באפשרותך לחבר רשימה חיצונית המכילה לקוחות, משימות, פעילויות או רשומות באמצעות Microsoft Outlook 2013. לאחר ההתחברות, באפשרותך להציג, לערוך ולהדפיס את הנתונים באמצעות ממשק המשתמש המוכר של Outlook כאילו הוא מידע מקורי של Outlook.
אם הנתונים שאתה מעדכן הם פרטי קשר, כגון הקשורים ללקוחות שלך, באפשרותך להתקשר אליהם, לשלוח להם הודעות דואר אלקטרוני ולקבוע בקשות לפגישה. הסינכרון של הנתונים הוא דו-כיווני או דו-כיווני. שינויים שבוצעו בOutlook 2013 מסונכרנים באופן אוטומטי עם מקור הנתונים החיצוני. שינויים שבוצעו במקור הנתונים החיצוני מסונכרנים עם הפריטים ב- Outlook 2013, אך ייתכן שיהיה צורך בפעולת רענון.
לקבלת מידע נוסף, ראה איתור תוכן אודות נתונים חיצוניים.
איזו פעולה ברצונך לבצע?
לפני שתתחיל
עבודה עם נתונים חיצוניים מחייבת כמה משימות שנדרשות מראש כדי לאפשר גישה מאובטחת לנתונים. המידע הבא יכול לעזור לך לתכנן את השלבים הבאים. כמו כן, אם אתה נתקל בבעיות בניסיון לעבוד עם נתונים חיצוניים, מידע זה יכול לעזור לך לזהות את הבעיה. כדי לגשת לנתונים חיצוניים, אתה או מנהל מערכת חייבים לבצע את הפעולות הבאות:
משימות נפוצות של דרישה מוקדמת
הכנת מקור הנתונים החיצוני ייתכן שיהיה עליך ליצור חשבון ולספק הרשאות למקור הנתונים כדי להבטיח שלאנשים הנכונים תהיה גישה לנתונים ושהנתונים לא יגיעו לידיים הלא נכונות. במסד נתונים חיצוני, מנהל המערכת עשוי גם לרצות ליצור טבלאות, תצוגות, שאילתות וכדומה מסוימים כדי להגביל את התוצאות רק לצורך הדרוש ולסייע בשיפור הביצועים.
קביעת התצורה של שירותים וחשבונות של SharePoint מנהל מערכת צריך להפעיל שירותי קישוריות לנתונים עסקיים ושירותי אחסון מאובטח.
קביעת תצורה של שירותי אחסון מאובטח מנהל מערכת חייב לבצע את הפעולות הבאות: קביעת מצב הגישה הטוב ביותר עבור מקור הנתונים החיצוני, יצירת יישום יעד והגדרת האישורים עבור יישום היעד.
קביעת תצורה של שירותי קישוריות לנתונים עסקיים מנהל מערכת חייב להבטיח שלמשתמש היוצר את סוג התוכן החיצוני יש הרשאה למאגר המטה-נתונים של קישוריות הנתונים העסקיים ושלמשתמשים מתאימים יש גישה לסוג התוכן החיצוני שעליו מבוסס הרשימה החיצונית.
יצירת סוג תוכן חיצוני משתמש חייב להגדיר סוג תוכן חיצוני שמכיל מידע אודות חיבורים, גישה, שיטות של פעולה, עמודות, מסננים ומטה-נתונים אחרים המשמשים לאחזור הנתונים ממקור הנתונים החיצוני.
יצירת רשימה חיצונית משתמש חייב ליצור רשימה חיצונית בהתבסס על סוג התוכן החיצוני ותצוגה אחת או יותר של הרשימה החיצונית בהתאם לצורך.
ודא שמוצרי Office מוכנים לשימוש כדי לסנכרן נתונים חיצוניים עם מוצרי Office, דרושים לך Windows 7 ואילך ומוצרי התוכנה החינמיים הבאים, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ו-WCF Services 5.0 עבור OData V3 בכל מחשב לקוח (במידת הצורך, אתה מתבקש להוריד את התוכנה באופן אוטומטי). כמו כן, ודא שהאפשרות התקנת Office, שירותי קישוריות למידע עסקי זמינה (זוהי ברירת המחדל). אפשרות זו מתקינה את זמן הריצה של לקוח שירותי קישוריות למידע עסקי שעושה את הפעולות הבאות: מטמונים וסינכרון עם נתונים חיצוניים, ממפה נתונים עסקיים לסוגי תוכן חיצוניים, מציגה את בורר הפריטים החיצוניים במוצרי Office ומפעיל פתרונות מותאמים אישית בתוך מוצרי Office.
משימות מוגדרות מוקדמת ספציפיות של Outlook
הפעלת הסינכרון הלא מקוון עבור התכונה ' רשימות חיצוניות ' תכונת החווה והאתר, סינכרון לא מקוון עבור רשימות חיצוניות, חייבת גם היא להיות פעילה. תכונה זו פעילה כברירת מחדל ברמת החווה, אך אינה פעילה כברירת מחדל ברמת האתר.
יצירת סוג תוכן חיצוני הנתמך על-ידי Outlook בעת יצירת סוג תוכן חיצוני, על המשתמש להפוך את האפשרות לתמיכה בסינכרון לא מקוון ולהגדיר את השדה סוג פריט Office לאחד מהבאים: איש קשר, פעילות, משימהאו רשומה.
מיפוי שדות מתאימים משתמש חייב למפות אחד או יותר מהשדות של סוג התוכן החיצוני לשדות Outlook המתאימים.
בעת מיפוי סוג תוכן חיצוני, כגון לקוח, לסוג פריט של Outlook, כגון איש קשר, עליך למפות באופן מפורש את השדות הבודדים בסוג התוכן החיצוני, כגון שם פרטי של לקוח, שם משפחה, כתובת לקוחוטלפון לקוח,לשדות מסוג הפריט המתאים של outlook ,כגון שם איש קשר,BusinessPhone
אין צורך למפות את כל השדות המתאימים, אך יש למפות את השדות הבאים.
|
סוג פריט של Outlook |
שדה פריט Outlook |
|---|---|
|
איש קשר |
שם_משפחה |
|
משימה |
נושא |
|
Appointment |
התחלה, סיום ונושא |
|
פרסם |
נושא |
שדות שאינם ממופים, בהתאם למספר, מוצגים כמאפיינים מורחבים באופן הבא:
-
סמוכים מצורף לאזור הטופס בחלק התחתון של דף ברירת המחדל של טופס Outlook (2 עד 5 שדות).
-
נפרד נוסף כעמוד חדש לטופס Outlook (6 שדות או יותר).
אם סוג התוכן החיצוני אינו ממפה ישירות לסוג פריט של Outlook, באפשרותך למפות את השדות לסוג הפריט Post Outlook, שהוא סוג הפריט הכללי ביותר.
חיבור רשימה חיצונית ל-Outlook 2013
-
נווט אל אתר SharePoint המכיל את הרשימה החיצונית.
-
לחץ על List _GT_ התחבר ל-Outlook.
-
במידת הצורך, Outlook 2013 פותח ויוצר קובץ נתונים חדש של Outlook (BCSStorage. pst), שנקרא רשימות חיצוניות של SharePoint בחלונית הניווט ולאחר מכן יוצר תיקיה בשם <Site>-<External List>.
עצה: כברירת מחדל, הנתונים מתרעננים באופן אוטומטי כל שש שעות, אך ניתן לשנות ערך זה. כדי לוודא שאתה רואה את הנתונים הנוכחיים ממקור הנתונים החיצוני, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ולאחר מכן לחץ על סנכרן כעת.
הערה: כברירת מחדל, Outlook 2013 מציג רק שדות שמופו באופן מפורש לשדות Outlook המתאימים על-ידי המחבר של סוג התוכן החיצוני. לחלופין, כדי להציג את כל השדות מהרשימה החיצונית אם ממופה או לא מופו, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:
-
פתיחת פריט בודד בטופס (בכרטיסיה איש קשר , בקבוצה הצגת , לחץ על פרטי <name>.)
-
צור תצוגת Outlook מותאמת אישית וכלול את כל השדות מהרשימה החיצונית.
חפש מידע נוסף אודות הצגת שדות ויצירת תצוגות מותאמות אישית במערכת העזרה של Outlook.
