מאפייני מסמך, הנקראים גם מטה-נתונים, הם פרטים אודות קובץ המתארים או מזהים אותו. הם כוללים פרטים כגון כותרת, שם מחבר, נושא ומילות מפתח המזהים את הנושא או את תוכן המסמך.
אם תכלול את מאפייני המסמך עבור הקבצים שלך, תוכל לארגן ולזהות אותם בקלות מאוחר יותר. כמו כן, באפשרותך לחפש מסמכים בהתבסס על המאפיינים שלהם או להוסיף אותם למסמכים.
קבלת מידע נוסף אודות מאפייני המסמך
קיימים ארבעה סוגים של מאפייני מסמך:
-
מאפיינים רגילים - כברירת Microsoft 365, המסמכים משויכים לערכה של מאפיינים רגילים, כגון מחבר, כותרת ונושא. באפשרותך לציין ערכי טקסט משלך עבור מאפיינים אלה כדי להקל על ארגון וזיהוי המסמכים. לדוגמה, ב- Word, באפשרותך להשתמש במאפיין Keywords (נקרא גם תגיות) כדי להוסיף את מילת המפתח "customers" למסמכי המכירות שלך. לאחר מכן תוכל לחפש את כל מסמכי המכירות באמצעות מילת מפתח זו.
-
מאפיינים המעודכנים אוטומטית - מאפיינים אלה כוללים הן מאפייני מערכת קבצים (לדוגמה, גודל קובץ או תאריכים שבהם קובץ נוצר או השתנה לאחרונה) והן סטטיסטיקה המנוהלת עבורך על-ידי תוכניות Microsoft 365 (לדוגמה, מספר המילים או התווים במסמך). לא ניתן לציין או לשנות את המאפיינים המעודכנים אוטומטית.
באפשרותך להשתמש במאפיינים המעודכנים אוטומטית כדי לזהות או לחפש קבצים. לדוגמה, באפשרותך לחפש את כל הקבצים שנוצרו לאחר ה- 3 באוגוסט 2015, או את כל הקבצים שהשינוי האחרון שלהם בוצע אתמול.
-
מאפיינים מותאמים אישית - באפשרותך להגדיר מאפיינים מותאמים אישית נוספים עבור Microsoft 365 שלך. באפשרותך להקצות ערך מסוג טקסט, שעה או מספר למאפיינים מותאמים אישית, וכן באפשרותך להקצות להם את הערכים כן או לא. באפשרותך לבחור מתוך רשימה של שמות מוצעים או להגדיר שם משלך.
למידע נוסף, ראה הצגה או יצירה של מאפיינים מותאמים אישית עבור קובץ
-
מאפייני ספריית מסמכים - מאפיינים אלה משויכים למסמכים בספריית מסמכים באתר אינטרנט או בתיקיה ציבורית. בעת יצירת ספריית מסמכים חדשה, ניתן להגדיר מאפיין ספריית מסמכים אחד או יותר ולהגדיר כללים בנוגע לערכים שלהם. בעת הוספת מסמכים לספריית המסמכים, תתבקש לכלול את הערכים של כל המאפיינים הנדרשים, או לעדכן את כל המאפיינים השגויים. לדוגמה, ספריית מסמכים שבה נאספים רעיונות למוצרים עשויה לבקש מהמשתמש להזין מאפיינים כגון 'נשלח על-ידי', 'תאריך', 'קטגוריה' ו'תיאור'. בעת פתיחת מסמך מספריית מסמכים ב- Word, Excel, או PowerPoint, באפשרותך לערוך ולעדכן מאפייני ספריית מסמכים אלה על-ידי לחיצה על קובץ >מידע. כל המאפיינים הנדרשים מספריית המסמכים מחולקים לגבולות אדומים בכרטיסיה מידע ב- Word, Excel, ו-PowerPoint,.
אם ברצונך להוסיף אחד ממאפיינים אלה למסמך Word, ראה הוספת שם הקובץ, התאריך, המחבר או מאפייני מסמך אחרים לכותרת עליונה או כותרת תחתונה.
הצגה ושינוי של המאפיינים הרגילים עבור הקובץ הנוכחי
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על מידע.
-
לחץ על הקישור הצג וערוך מאפייני מסד נתונים בחלק העליון של הדף.
-
בתיבת הדו-שיח מאפיינים, לחץ על הכרטיסיות כדי לבחור את המאפיינים שברצונך להציג או לעדכן.
-
לחץ על אישור. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
-
לחץ שוב על הכרטיסיה קובץ כדי לחזור למסד הנתונים שלך.
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על מידע כדי להציג את המאפיינים של חוברת העבודה.
-
כדי להוסיף או לשנות מאפיינים, רחף עם המצביע מעל המאפיין שברצונך לעדכן והזן את המידע.
-
לחץ שוב על הכרטיסיה קובץ כדי לחזור לחוברת העבודה שלך. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:
-
כדי להציג מאפיינים נוספים, לחץ על הקישור הצג את כל המאפיינים בחלק התחתון של הדף.
-
כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה ניתן להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בו-זמנית ולהציג פרטים ונתונים סטטיסטיים על המסמך, לחץ על מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן לחץ על מאפיינים מתקדמים.
בכרטיסיה סיכום, באפשרותך להוסיף או לערוך את הכותרת, הנושא, המחבר, המנהל, החברה, הקטגוריה, מילות המפתח (נקראות גם תגיות) וההערות.
-
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על מידע כדי להציג את מאפייני המצגת.
-
כדי להוסיף או לשנות מאפיינים, רחף עם המצביע מעל המאפיין שברצונך לעדכן והזן את המידע.
-
לחץ שוב על הכרטיסיה קובץ כדי לחזור למצגת שלך. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:
-
כדי להציג מאפיינים נוספים, לחץ על הקישור הצג את כל המאפיינים בחלק התחתון של הדף.
-
כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה ניתן להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בו-זמנית ולהציג פרטים ונתונים סטטיסטיים על המסמך, לחץ על מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן לחץ על מאפיינים מתקדמים.
בכרטיסיה סיכום, באפשרותך להוסיף או לערוך את הכותרת, הנושא, המחבר, המנהל, החברה, הקטגוריה, מילות המפתח (נקראות גם תגיות) וההערות.
-
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על מידע כדי להציג את המאפיינים של הפרוייקט.
-
כדי להוסיף או לשנות מאפיינים, רחף עם המצביע מעל המאפיין שברצונך לעדכן והזן את המידע.
-
לחץ שוב על הכרטיסיה קובץ כדי לחזור לפרוייקט שלך. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:
כדי לראות נתונים סטטיסטיים או מאפיינים נוספים, לחץ על מידע אודות פרוייקט בחלק העליון של הדף ולאחר מכן לחץ על מאפיינים מתקדמים או סטטיסטיקות פרוייקט.
בכרטיסיה סיכום בתיבת הדו-שיח מאפיינים, באפשרותך להוסיף או לערוך את הכותרת, הנושא, המחבר, המנהל, החברה, הקטגוריה, מילות המפתח (נקראות גם תגיות) וההערות.
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על מידע כדי להציג את המאפיינים.
-
לחץ שוב על הכרטיסיה קובץ כדי לחזור לפרסום שלך. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:
כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה ניתן להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בו-זמנית ולהציג פרטים ונתונים סטטיסטיים על המסמך, לחץ על מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן לחץ על מאפייני פרסום.
בכרטיסיה סיכום, באפשרותך להוסיף או לערוך את הכותרת, הנושא, המחבר, המנהל, החברה, הקטגוריה, מילות המפתח (נקראות גם תגיות) וההערות.
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על מידע כדי להציג את המאפיינים.
-
כדי להוסיף או לשנות מאפיינים, רחף עם המצביע מעל המאפיין שברצונך לעדכן והזן את המידע.
-
לחץ שוב על הכרטיסיה קובץ כדי לחזור לפרסום שלך. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:
-
כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה ניתן להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בו-זמנית ולהציג את פרטי המסמך, לחץ על מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן לחץ על מאפיינים מתקדמים.
בכרטיסיה סיכום, באפשרותך להוסיף או לערוך מאפיינים כגון כותרת, נושא, מחבר, מנהל, חברה, קטגוריה, מילות מפתח (נקראות גם תגיות) והערות.
-
כדי להוסיף קישור למסמכים קשורים, לחץ על מסמכים קשורים בחלק התחתון של הדף מידע ובחר באפשרות הוסף קישור למסמך קשור.
-
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על מידע כדי להציג את מאפייני המסמך.
-
כדי להוסיף או לשנות מאפיינים, רחף עם המצביע מעל המאפיין שברצונך לעדכן והזן את המידע. שים לב כי עבור חלק מהמטה-נתונים, למשל מחבר, יהיה עליך ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המאפיין ולבחור הסר או ערוך.
-
לחץ שוב על הכרטיסיה קובץ כדי לחזור למסמך שלך. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:
-
כדי להציג מאפיינים נוספים, לחץ על הקישור הצג את כל המאפיינים בחלק התחתון של הדף.
-
כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה ניתן להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בו-זמנית ולהציג פרטים ונתונים סטטיסטיים על המסמך, לחץ על מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן לחץ על מאפיינים מתקדמים.
בכרטיסיה סיכום, באפשרותך להוסיף או לערוך את הכותרת, הנושא, המחבר, המנהל, החברה, הקטגוריה, מילות המפתח (נקראות גם תגיות) וההערות.
-
הצגה או יצירה של מאפיינים מותאמים אישית עבור הקובץ הנוכחי
מאפיינים מותאמים אישית הם מאפיינים שאתה מגדיר עבור Microsoft 365 אחר. באפשרותך להקצות ערך מסוג טקסט, שעה או מספר למאפיינים מותאמים אישית, וכן באפשרותך להקצות להם את הערכים כן או לא. באפשרותך לבחור מתוך רשימה של שמות מוצעים או להגדיר שם משלך.
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על מידע.
-
לחץ על מאפיינים בחלק העליון של הדף, ולאחר מכן בחר מאפיינים מתקדמים.
הערות:
-
ב Access עליך לבחור הצגה ועריכה של מאפייני מסד נתונים
-
תחת Project עליך לבחור מידע אודות פרוייקט
-
ב Publisher בחר מאפייני פרסום
-
בשלב זה, לא ניתן להציג או ליצור מאפיינים מותאמים אישיתVisio קבצים
-
-
לחץ על הכרטיסיה התאמה אישית.
-
בתיבה שם, הקלד שם עבור המאפיין המותאם אישית או בחר שם מתוך הרשימה.
-
ברשימה סוג, בחר את סוג הנתונים עבור המאפיין שברצונך להוסיף.
-
בתיבה ערך, הקלד ערך עבור המאפיין. הערך שתקליד חייב להתאים לבחירה ברשימה סוג. לדוגמה, אם תבחר במספר ברשימה סוג, יהיה עליך להקליד מספר בתיבה ערך. ערכים שאינם תואמים לסוג המאפיין מאוחסנים כטקסט.
-
-
לחץ על אישור.
