אם ברצונך לשנות קובץ שממוקם ב- ספריית SharePoint ואינך מעוניין שאנשים אחרים יוכלו לגשת אליו, באפשרותך להוציא את הקובץ. באופן זה, תוכל לדעת בוודאות שאף אחד אחר אינו יכול לשנות את הקובץ בזמן שאתה עובד עליו. לאחר שתשלים את העריכה ותכניס את הקובץ בחזרה לספריית SharePoint, אנשים אחרים יוכלו לראות את השינויים שביצעת. בנוסף, הוא הופך לזמין עבורם להוצאה, אם יש להם הרשאות מתאימות. אם אתה מחליט לא לבצע שינויים או לשמור שינויים בקובץ, באפשרותך לבטל את ההוצאות שלך כך שלא תשפיע על היסטוריית הגירסאות.
חשוב: באפשרותך לשמור בשרת שבו מותקנים Microsoft Office SharePoint Server 2007 ו- Microsoft SharePoint Server 2010. כדי לעבוד עם SharePoint ב- Office עבור Mac, דרוש לך Microsoft Office for Mac Home and Business 2011, Microsoft Office for Mac Academic 2011 או Microsoft Office for Mac Standard 2011.
בצע אחת מהפעולות הבאות:
הכנסת שינויים בקובץ
בהתאם לדרישות הארגון, ייתכן שהספריה שלך מוגדרת לבצע מעקב אחר גירסאות ראשיות בלבד. או שייתכן שהיא עוקבת גם אחר גירסאות ראשיות וגם אחר גירסאות משניות. אם אנשים בקבוצה שלך לא עובדים לעתים קרובות על מספר תיקונים, ייתכן שהארגון שלך ירצה לעקוב רק אחר גירסאות ראשיות. אם אנשים רבים עובדים על קבצים ביחד ויוצרים בדרך כלל מספר גירסאות, ייתכן שהארגון שלך ירצה לעקוב הן אחר גירסאות ראשיות והן אחר גירסאות משניות. מתן שני סוגים של גירסאות יכול לסייע לצוות שלך לנהל טוב יותר את תוכנן. אנשים שעובדים עם התוכן יכולים להבין טוב יותר את המצב הנוכחי של קובץ. לדוגמה, גירסה ראשית היא בדרך כלל גירסה המוכנה שקבוצה גדולה יותר תראה ותסקור אותה, בעוד שגירסה משנית היא טיוטה שמישהו עדיין עובד עליה.
-
בתפריט קובץ, לחץ על הכנס.
-
אם תתבקש לבחור איזה סוג גירסה אתה מכניס, המשמעות היא שהספריה שלך עוקבת הן אחר גירסאות ראשיות והן אחר גירסאות משניות של קבצים, ובאפשרותך לבצע אחת מהפעולות הבאות:
|
כדי לעדכן את הקובץ בשרת וגם |
בצע פעולה זו |
|---|---|
|
אפשר לאנשים להציג ולאשר את השינויים |
לחץ על גירסה ראשית (גלויה לכל). |
|
יצירת עותק טיוטה של הקובץ |
לחץ על גירסה משנית (גלויה לאנשים בעלי הרשאת קריאה). |
|
החלפת הגירסה המשנית הנוכחית |
לחץ על החלף קיים (החלף את הקובץ בשרת). |
-
הערה: אפשרויות הגירסה גם מקצות מספר לגירסה שאתה מכניס. לדוגמה, 2.3 הוא הגירסה המשנית השלישית של קובץ שפורסם פעמיים כגירסה ראשית, ו- 3.0 הוא הגירסה הראשית הבאה של קובץ זה.
-
כדי להכניס את השינויים שלך אך לשמור את הקובץ במצב הוצאה, בחר בתיבת הסימון שמור קובץ במצב הוצאה לאחר הכנסת גירסה זו.
הערה: אפשרות זו זמינה רק אם המסמך הוא ב- תבנית Open XML.
-
תחת הערות גירסה, הזן תיאור של השינויים שביצעת בקובץ ולאחר מכן לחץ על הכנס.
בטל הוצאת קבצים
אם אתה מוציא קובץ מספריה באתר, מבצע שינויים ולאחר מכן מחליט שאינך מעוניין לשמור את השינויים שביצעת, באפשרותך לבטל את ההוצאה. השינויים שביצעת בקובץ לאחר שהוצאת אותו מתבטלים והקובץ הופך לזמין שוב לעריכה על-ידי אנשים אחרים.
-
בתפריט קובץ, לחץ על בטל הוצאת קבצים.
