הוספת הנתונים שנאספו דרך הודעות דואר אלקטרוני למסד הנתונים של Access

לפני שתתחיל

אם זוהי הפעם הראשונה שבה אתה אוסף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני, בצע את השלבים הבאים:

1. ודא שהתקנת את היישומים הבאים במחשב שלך:

   • Access 2007 או Access 2010.

   • Outlook 2007 או Outlook 2010. עליך להתקין את Outlook ולקבוע את תצורתו במחשב שבו אתה משתמש כדי לשלוח את הודעות הדואר האלקטרוני. אם Outlook מותקן אך טרם קבעת את תצורתו, הפעל את Outlook ובצע את ההוראות באשף האתחול של Outlook. לקבלת עזרה עבור האשף, ראה עזרה של Outlook.

   • אם אתה מתכנן להשתמש בטופס InfoPath, ודא שמותקנת אצלך InfoPath 2007 או גירסה מתקדמת יותר, והנמענים שלך יצטרכו גם להתקין את InfoPath במחשבים שלהם.

   • נמעני דואר אלקטרוני חייבים להיות בעלי InfoPath או לקוח דואר אלקטרוני התומך בתבנית HTML המותקנת במחשבים שלהם כדי שתוכל להציג ולערוך את הטופס.

     הטופס המשמש לאיסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני אינו טופס של Access. האשף יוצר טופס מיוחד בתבנית HTML או InfoPath.

     זיהוי מסד נתונים של יעד. מסד הנתונים יכול להיות בתבנית. mdb או. accdb בנוסף, קבצי. mde ו-. accde נתמכים. אם אינך מעוניין להשתמש במסד נתונים קיים, עליך ליצור קובץ חדש.

2. זהה או צור את הטבלאות שברצונך לאכלס עם הנתונים מתשובות הדואר האלקטרוני. אם אתה אוסף נתונים עבור טבלאות קיימות, ודא שהטבלאות אינן לקריאה בלבד ושיש לך את ההרשאות הדרושות להוספה או לעדכון של התוכן שלהן.

אם פעולת איסוף הנתונים מאכלסת שתי טבלאות או יותר, עליך ליצור שאילתת בחירה ולהשתמש בה כמקור הרשומות של הטופס. ודא שהשאילתה כוללת את כל השדות הדרושים מהטבלאות המשמשות כבסיס. אם אתה משתמש בשאילתה קיימת, ודא שהשאילתה אינה לקריאה בלבד ושיש לך את ההרשאות הדרושות להוספה או לעדכון של התוכן שלה. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת שאילתה המבוססת על שתי טבלאות או יותר, עיין במאמר מבוא לשאילתות.

אחסן את הנתונים כרשומות חדשות במצבים הבאים:

• אם הנתונים מאכלסים טבלאות מרובות.

• אם טבלת היעד אינה כוללת שדה מפתח ראשי. ערכי המפתח הראשי נחוצים כדי למפות כל תשובה לרשומה קיימת. אם טבלת היעד שלך אינה כוללת שדה מפתח ראשי, הוסף אותו כעת או הקצה שדה קיים שמכיל ערכים ייחודיים כמפתח ראשי.

• אם טבלת היעד אינה כוללת רשומות. אם הטבלה ריקה, האשף מניח שברצונך להוסיף רשומות.

• אם כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים אינם מאוחסנים כשדה במסד הנתונים. בעת איסוף נתונים לעדכון רשומות, לא תוכל להקליד את הכתובות באופן ידני בהודעה שנוצרה באמצעות האשף. שדה הכתובת חייב להיות בטבלת היעד, או בטבלה הכוללת קשר גומלין עם טבלת היעד.

לראש הדף

תחילת העבודה

1. פתח את מסד הנתונים שבו הנתונים שנאספו יאוחסנו.

2. כדי להוסיף את הנתונים לטבלה בודדת, בחר את הטבלה בחלונית הניווט. כדי לאכלס טבלאות קשורות מרובות, בחר את השאילתה המאוגדת לטבלאות אלה.

3. בצע אחת מהפעולות הבאות כדי להפעיל את האשף:

   • בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה איסוף נתונים , לחץ על צור דואר אלקטרוני.

   • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה או השאילתה ולאחר מכן לחץ על איסוף ועדכון נתונים באמצעות דואר אלקטרוני.

     הערה: אם הטבלה אינה מכילה שדות כלשהם, או רק מכיל את הפונקציה ' מספור אוטומטי ', ' אובייקט OLE ', ' קובץ מצורף ' או ' סוגי שדה ' בדיקת מידע מרובה ערכים ', Access מציג את ההודעה הבאה: לטבלה או לשאילתה שנבחרו אין שדות התומכים באיסוף נתונים באמצעות דואר

אם הטבלה מכילה שדות התומכים באיסוף נתונים, האשף מופעל. אם טבלת היעד תומכת הן בהוספה והן בעדכון הנתונים, האשף ינחה אותך לבצע את השלבים הדרושים כדי לאסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני.

השתמש בסעיפים הבאים כחומר עזר עבור שאלות שייתכן שתיתקל בהן במהלך שבעת השלבים העיקריים הבאים של התהליך.

1. בחר את סוג טופס הזנת הנתונים שברצונך לשלוח

2. בחירה אם לאסוף נתונים חדשים או לעדכן נתונים קיימים

3. ציין את הנתונים שברצונך שייאספו

4. ציון עיבוד נתונים אוטומטי או ידני

5. בחר כיצד ברצונך לציין כתובות דואר אלקטרוני של הנמענים

6. סקירה וציון של רשימת הנמענים

7. יצירה ושליחה של הודעת דואר אלקטרוני

לראש הדף

בחר את סוג טופס הזנת הנתונים שברצונך לשלוח

בחר את סוג הטופס בהתבסס על נוחות השימוש עבור עצמך ועם הנמענים שלך.

בחירת טופס HTML    ניתן להציג ולערוך טופס HTML על-ידי כל משתמש שלקוח הדואר האלקטרוני שלו תומך ב-HTML

בחר טופס Microsoft InfoPath    תוכל לראות אפשרות זו רק אם InfoPath מותקן במחשב שלך. בחר באפשרות זו רק אם הנמענים שלך כוללים את InfoPath ו-Outlook מותקנים במחשבים שלהם. טופס InfoPath מציע סביבת נתונים טובה יותר וסביבת עריכה

דף האשף המוצג הבא תלוי בשאלה אם אובייקט היעד תומך בעדכון הנתונים. אם האובייקט הוא שאילתה המבוססת על שתי טבלאות או יותר, או אם היא טבלה שאינה כוללת שדה מפתח ראשי או שאינה מכילה רשומות, האשף מניח שברצונך להוסיף רשומות חדשות ומבקש ממך לבחור את שדות הטופס. בכל המקרים האחרים, האשף מבקש ממך לציין אם ברצונך להוסיף או לעדכן נתונים לפני שאתה מבקש ממך לבחור את שדות הטופס.

לראש הדף

בחירה אם לאסוף נתונים חדשים או לעדכן נתונים קיימים

ציין מה ברצונך לעשות עם הנתונים. סוג הטופס שבו אתה משתמש משפיע על מספר הרשומות החדשות שנמען יכול לשלוח לך בתשובה אחת. בעת עדכון נתונים, מספר הרשומות שיש לעדכן על-ידי נמען מזהה את מספר הטפסים שהושלמו מראש, שתיכלל בהודעה.

לראש הדף

ציין את הנתונים שברצונך שייאספו

בעת בחירת השדות שברצונך לכלול בטופס, אין צורך לכלול את כל השדות שקיימים בטבלה או בשאילתה המשמשת כבסיס בטופס. עם זאת, יש לעמוד בתנאים הבאים:

• שדות דרושים:    שדות המסומנים בסימן כוכבית (*) מהווים שדות דרושים. אם אתה אוסף רשומות חדשות, האשף יכלול באופן אוטומטי את כל השדות שהמאפיין נדרש שלהם מוגדר ככן. אם השדות הדרושים של רשומה כלשהי ריקים, Access נכשל בהוספת הרשומה לטבלה.

• סוגי שדות שאינם נתמכים:    לא תוכל לכלול סוגי שדות מסוימים בטופס כגון, מספור אוטומטי, קובץ מצורף, אובייקט OLE או שדות בדיקת מידע מרובי ערכים.

• שדה מפתח ראשי:    עם זאת, המשתמש יוכל להקליד ערך בשדה בעת הוספת רשומות; התשובה לא תעובד אם הערך שצוין נמצא כבר בשימוש.

  הערה: עבור כל שדה כלול, תחת מאפייני שדה, ציין תווית ולחץ על קריאה בלבד אם אינך מעוניין שהמשתמש ישנה את הנתונים בשדה זה.

לראש הדף

ציון עיבוד נתונים אוטומטי או ידני

באפשרותך לבחור עיבוד אוטומטי או ידני של תשובות. עיבוד אוטומטי פירושו שכאשר תקבל את התשובות, Outlook ו-Access יפעלו יחד כדי לייצא את הנתונים לטבלאות היעד במסד הנתונים שלך. עיבוד אוטומטי יכול לחסוך לך זמן ומאמץ. עיבוד ידני פירושו שאתה מפעיל את פעולת הייצוא כדי להעביר את הנתונים מתיקיה שצוינה ב-Outlook, לטבלת היעד ב-Access.

התשובות מיוצאות בהצלחה לטבלת היעד כל עוד התנאים הבאים מתקיימים במועד שבו התשובות מגיעות לתיבת הדואר שלך:

• Outlook חייב לפעול כבר במחשב שלך. אם Outlook אינו פועל, העיבוד מתחיל בפעם הבאה שתפעיל את Outlook.

• ל-Access אסור להיות מוגן באמצעות סיסמה, ואין לפתוח אותו במצב בלעדי. השם או המיקום של מסד הנתונים אינם חייבים להשתנות מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

• השמות של הטבלאות והשאילתות, והמאפיינים של השדות הכלולים בטופס, חייבים לא להשתנות מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

• עליך להיות בעל ההרשאות הנדרשות כדי להוסיף או לעדכן את התוכן של הטבלאות והשאילתות המשמשות כבסיס.

  הערה: אם העיבוד האוטומטי נכשל, נסה לתקן בעיות כלשהן ולאחר מכן יצא באופן ידני את התשובות שנכשלו. כל התשובות שיגיעו לתיבת הדואר הנכנס שלך לאחר שתפתור את הבעיות ימשיכו להיות מעובדות באופן אוטומטי.

בחר כיצד ברצונך לציין כתובות דואר אלקטרוני של הנמענים

אם אתה אוסף מידע חדש בלבד, באפשרותך לציין את כתובות הדואר האלקטרוני בשתי דרכים:

• הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני בנפרד בהודעת הדואר האלקטרוני של Outlook, או בחר את הכתובות מתוך פנקס כתובות.

• השתמש בשדה כתובת הדואר האלקטרוני בטבלה או בשאילתה של מסד הנתונים הנוכחי של Access.

  הערה: בעת איסוף נתונים לעדכון רשומות קיימות, אינך רואה תיבת דו-שיח זו, מכיוון שכתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים חייבות תחילה להיות זמינות כשדה במסד הנתונים.

סקירה וציון של רשימת הנמענים

השלב הראשי הסופי כולל תצוגה מקדימה והתאמה אישית של הודעת הדואר האלקטרוני, כוונון עדין של רשימת הנמענים, ולאחר מכן שליחת הודעת איסוף הנתונים.

יצירה ושליחה של הודעת דואר אלקטרוני

כאשר האשף מיידע אותך שניתן כעת ליצור את הודעת הדואר האלקטרוני, ומראה לך כיצד להציג מצב דואר אלקטרוני באמצעות הפקודה ' ניהול תשובות ', ייתכן שיופיעו כמה הודעות אזהרה. הטבלה הבאה מתארת כל אזהרה ואת הפעולה שניתן לנקוט כדי לפתור אותה:

לאחר התצוגה המקדימה וההתאמה האישית של ההודעה, באפשרותך לסנן את שדה כתובת הדואר האלקטרוני ולבחור את הנמענים שלך. בחר את כתובות הדואר האלקטרוני שבהן ברצונך להשתמש על-ידי בחירה בתיבות הסימון המתאימות. אם אתה רואה תיבת דו-שיח המציגה כתובות דואר אלקטרוני לא חוקיות, רשום לעצמך את הכתובות ברשימה ולחץ על Exit. אמת את הכתובות הלא חוקיות, בצע את כל התיקונים הדרושים ולאחר מכן נסה לשלוח מחדש את ההודעה.

לראש הדף