דלג לתוכן הראשי
היכנס דרך Microsoft
היכנס או צור חשבון.
שלום,
בחר חשבון אחר.
יש לך חשבונות מרובים
בחר את החשבון שברצונך להיכנס באמצעותו.

הוספת משאבים לפרוייקט

כאשר אתה מקצה אנשים לעבודה בפרוייקט, זכור שני דברים:

  1. עליך להוסיף אנשים ללוח הזמנים של הפרוייקט כדי . . .

  2. שתוכל להקצות אותם לעבודה על פעילויות.

הבדל זה גורם פעמים רבות לבלבול בעת עבודה עם התוכנות השונות לניהול פרוייקטים.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים לניהול פרוייקטים.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

אם אתה חדש בניהול פרוייקטים אם אתה חדש בניהול פרוייקטים, ייתכן שתבין שעליך לדאוג יותר מאשר רק להוסיף משימות, כגון כמה אנשים להוסיף להן חשבון, כיצד לתזמן חגים וחופשות של אנשים, וכיצד והיכן להוסיף מידע אישי כגון מספרי טלפון, כתובות דואר אלקטרוני ופרטי שכר.

להלן עצות שיסייעו לך להתחיל בעבודה.

  • למד אילו סוגי משאבים באפשרותך להקצות לפעילויות    לאחר איסוף המידע הדרוש לך אודות פעילויות פרוייקט, זהה את סוגי המשאבים הדרושים לך.

    • אנשים משאבים    אלה משאבים שאנו בדרך כלל חושבים עליהם כעבודה על פעילויות. מנהלי פרוייקטים קוראים לעתים למשאבי עבודה אלה, בניגוד חומרים וציוד.

    • משאבי ארגון    משאבים אלה הם משאבי עבודה המנוהליים ומשותפים ברחבי הארגון. משאבים ארגוניים נמצאים בשימוש עם Project Professional.

    • משאבי חומרים    משאבים אלה כוללים מחשבים או מכונות המשמשים להשלמת עבודה על פעילויות.

    • משאבים כלליים    משאבים אלה מציינים את דרישות הצוות עבור פעילויות ולא אנשים ספציפיים, כגון ננגרים או מפתחים.

  • שקול כיצד מספר המשאבים משנה משכי זמן בעת הצבת משאבים מרובים בפעילות, היית מצפה למשך הפעילות להתקצר. עם זאת, במקרים רבים, הוספת אנשים לפעילות יכולה להיות השפעה הפוכה. הוא יכול להוסיף עלויות נוספות, תקשורת נוספת ויעילות אחרת. לדוגמה, העיצוב של גשר בתשלום חדש לא יתנצל מהר יותר אם תכפיל את מספר האדריכלים בפרוייקט. Project מאפשר לך לקבוע מה קורה משכי הזמן של הפעילויות לאחר הוספתן לפעילויות.

  • שקול כיצד יכולות של אדם משפיעות על משכי זמן של פעילויות ניסיון של אדם יכול להשפיע ישירות על משך הפעילות. ייתכן שתצפה שאדם עם ניסיון של חמש שנים ישלים משימה בפחות זמן ממישהו עם שתיים.

אם אתה מנהל פרוייקטים מיוונת ככל שפרוייקטים גדלים, יש דברים נוספים שעליך לחשוב עליו. כעת עליך לדאוג לגבי השימוש במשאבים במחלקות אחרות, העסקת ספקים, מעקב אחר עבודה של מאה אנשים, יצירת דוחות עבור מנהלים ומורכבויות רבות אחרות שטרם חשבת עליו עדיין. למרבה המזל, Microsoft Project כולל את הכלים המומחים הדרושים לך.

להלן עצות לקידום המומחיות שלך.

  • סקירה ומיקוד של הערכות משך הזמן    השתמש במידע שאתה אוסף אודות הפרוייקט הנוכחי שלך ופרוייקטים דומים כדי למקד את הערכות המשך. מידת הדיוק של ההערכות עבור דרישות משאבים (ובסופו של דבר עלויות פרוייקט) תלויה בעיקר ברמת הדיוק של הערכות משך הפעילות.

  • מעקב אחר התקדמות משאבים    ודא שאנשים בפרוייקט שולחים עדכוני מצב פעילויות רגילים. התצוגות והדוחות ב- Microsoft Project עוזרים לך לא לאבד את המעקב אחר מה שכולם עושים.

  • זיהוי בעיות של הקצאת יתר של משאבים    Project יכול לעזור לך לזהות מתי אנשים עובדים על יותר מדי פעילויות בו-זמנית.

  • שים עין על התוכניות הבסיסיות שלך    תוכניות בסיסיות נותנות לך תמונת מצב של הפרוייקט כדי שתוכל להשוות את ההתקדמות הנוכחית לתכנון המקורי.

  • הפצת עבודה על-ידי החלקת משאבים    כאשר אנשים עובדים על יותר מדי פעילויות בו-זמנית, Project יכול להתאים את ההקצאות עומס עבודה מציאותי יותר. החלקת הקצאות משאבים היא דרך אחת לבצע איזון בטעינה.

  • יצא נתוני פרוייקט ל- Excel לצורך ניתוח נוסף Excel יכול לעזור לך כאשר אתה זקוק לניתוח נוסף של מידע מ- Project. לדוגמה, באפשרותך לייצא מידע אודות פעילויות ומשאבים ל- Excel להפקת דוחות ערך מזוכה מתקדמים, ולאחר מכן להציג את המידע באמצעות 'תרשימים זעירים' כדי לראות כיצד מושקעות עלויות ביחס לכמות העבודה שהושלמה.

    שימוש בתרשימים זעירים בניהול פרוייקטים

    הדרך עובדים להקניית מיומנויות חדשות    ארגונים גדולים משקיעים זמן וכסף בהדרכת העובדים שלהם להקניית מיומנויות חדשות ולעבודה בסביבות מגוונות. הדרכת עובדים קיימים יכולה להיות דרך משתלמת יותר לשיפור ביצועים מאשר גיוס אנשים חדשים.

שלב 1: הוספת אנשים לפרוייקט

הוספת אנשים לפרוייקט שלך

עליך להוסיף אנשים וכן משאבים אחרים כדי שתוכל להקצות אותם לעבודה על פעילויות. משאבים אחרים עשויים לכלול משאבי חומרים כגון מלט או צבע, או משאבי עלות כמו טיסה ואוכל.

שינוי ימי העבודה עבור לוח התאריכים של פרוייקט

לאחר שהוספת אנשים לפרוייקט, שנה את לוחות השנה של העבודה שלהם כדי לקחת בחשבון את זמן העבודה שלהם. Project מניח שרוב האנשים עובדים שבוע רגיל, שני עד שישי, מ- 8:00 עד 17:00. אבל אינך צריך להישאר עם לוח הזמנים של העבודה.

הוספת ימי חג וחופשה

כולנו זקוקים לחופשות. כולנו חולים לפעמים. וכולנו אוהבים את החגים שלנו. למד כיצד לקחת בחשבון את כל אותם פרקי זמן לא מתוזמנים על-ידי הוספתם ללוח הזמנים.

שיתוף אנשים באמצעות מאגר משאבים

באפשרותך להוסיף אנשים לפרוייקט מתוך מאגר של משאבים. מאגר משאבים מאפשר לך לשמור את כל המידע אודות האנשים בקובץ אחד של Project שישמש כחלק מפרוייקטי אב.

הסתרת עמודה של מידע רגיש

באפשרותך להוסיף מידע רגיש כמו משכורות ומספרי טלפון לפרוייקט, אך להסתיר מידע זה בתצוגות - מבלי לאבד מידע.

לראש הדף

שלב 2: הקצאת אנשים ומשאבים אחרים לפעילויות

הקצאת אנשים לעבודה על פעילויות

לאחר שהוספת פעילויות ללוח הזמנים, ניתן להתחיל להקצות אנשים לעבוד עליהן.

הצגת עומסי עבודה וזמינות של משאבים

באפשרותך למצוא משאבים בהקצאת יתר או בהקצאת יתר בפרוייקט או בפרוייקטים מרובים, ולראות אם ההקצאות שביצעת הובילו להתנגשויות.

הצגת שמות פעילויות לצד מייצגי פעילויות בתרשים גנט

תוכל להבין מייצגי פעילויות בתרשים גנט בקלות רבה יותר אם שמות פעילויות יופיעו לצדם. אפשרות זו שימושית בדוחות ובפגישות.

הזנת עלויות של אנשים וחומרים

בעת הוספת אנשים לפרוייקט, עליך להוסיף עלויות עבורם. לאחר הקצאת אנשים לעבודה על פעילויות, Microsoft Project מחשב באופן אוטומטי את עלות הפרוייקט.

בדיקת עדכוני מצב

אם אנשים הזנו את מצב העבודה שלהם Project Web App, באפשרותך לראות שינויים בלוח הזמנים ב- Project.

הסרת אדם מהפרוייקט

אנשים עוזבים פרוייקטים, עוזבים את החברה, או אולי בשל איות שגוי של שם, מעולם לא היו קיימים באמת מלכתחילה. מכל הסיבות הללו, ייתכן שיהיה עליך להסיר אנשים מפרוייקט.

לראש הדף

שלב 3: ניהול אנשים ומשאבים אחרים

בחירת התצוגה הנכונה להצגת משאבים‏

לאחר שהקצית אנשים לפעילויות והעבודה החלה, השתמש בתצוגות הרבות ב- Project כדי לפקח על ההתקדמות שלהם ולבצע שינויים בלוח הזמנים.

שינוי משך פעילות

שיטה אחת לטיפול בבעיות של עומס עבודה היא קיצור משכי פעילויות.

חלוקת עבודה להקלת עומס העבודה של אנשים

כאשר אנשים בפרוייקט שלך עובדים על יותר מדי הקצאות בו-זמנית, באפשרותך לאפשר ל- Project לבצע חלוקה שווה יותר.

שינוי ההגדרה 'מונחה מאמץ' עבור סוגי פעילויות

בעת הוספת אנשים לפעילות או הסרתם ממנה, Project מאריך או מקצר את משך הפעילות. הדבר קרוי תזמון מונחה מאמץ. אם אינך מעוניין לשנות את משך הפעילות, באפשרותך לשנות את ההגדרה 'מונחה מאמץ' של הפעילות.

מעקב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים

מעקב אחר עבודה בפרוייקט אינו רק חיוני לסיום הפרוייקט בזמן. הוא גם מאפשר לך ללמוד מטעויות ומהצלחות בפרוייקט.

שמירת תוכנית בסיסית

כאשר הממונה עליך שואל כיצד מתקדם הפרוייקט שלך בהשוואה לתוכנית המקורית, הדבר האחרון שאתה רוצה לומר הוא, "אני לא יודע". הימנע מתשובה כזו על-ידי הגדרת תוכנית בסיסית שתשמש תמונת מצב של לוח הזמנים המקורי שלך, לפני שהפרוייקט יוצא לדרך.

הצגת דוח פרוייקט אודות התקדמות של אנשים

צור והתאם אישית דוחות גרפיים של התקדמות הפרוייקט. באפשרותך להציג דוחות אלה ב- Project או לייצא אותם ליישומים אחרים, כגון PowerPoint, ‏Word או Excel.

חזור אל מפת הדרכים של ניהול פרוייקטים

זקוק לעזרה נוספת?

מעוניין באפשרויות נוספות?

גלה את יתרונות המנוי, עיין בקורסי הדרכה, למד כיצד לאבטח את המכשיר שלך ועוד.

קהילות עוזרות לך לשאול שאלות ולהשיב עליהן, לתת משוב ולשמוע ממומחים בעלי ידע עשיר.

האם מידע זה היה שימושי?

עד כמה אתם מרוצים מאיכות השפה?
מה השפיע על החוויה שלך?
בלחיצה על 'שלח', אתה מאפשר למשוב שלך לשפר מוצרים ושירותים של Microsoft. מנהל ה-IT שלך יוכל לאסוף נתונים אלה. הצהרת הפרטיות.

תודה על המשוב!

×