כלל הוא פעולה שמופעלת Outlook Web App אוטומטי בהודעות נכנסות או יוצאות. לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל כדי להעביר באופן אוטומטי את כל הדואר האלקטרוני שנשלח לקבוצה שאתה חבר בה לתיקיה ספציפית, או כדי למחוק את כל ההודעות הכוללות את "קנה עכשיו" בנושא.
אם ברצונך ליצור ולנהל כללי תיבת דואר נכנס בתוכנית שולחן העבודה של Outlook, ראה ניהול הודעות דואר אלקטרוני באמצעות כללים.
|
מאמר זה מיועד ל- Outlook Web App, שנמצא בשימוש על-ידי ארגונים המנהלים שרתי דואר אלקטרוני הפועלים על Exchange Server 2013 או 2010. אם אתה משתמש ב- Microsoft 365 או ב- Exchange Server 2016 או 2019, תוכנית הדואר האלקטרוני שלך היא Outlook באינטרנט. לקבלת עזרה עם Outlook באינטרנט, ראה קבל עזרה עבור Outlook באינטרנט. |
-
בדפדפן אינטרנט, היכנס ל- Outlook Web App באמצעות כתובת ה- URL שסופקה על-ידי האדם המנהל את הדואר האלקטרוני עבור הארגון שלך. הזן את שם המשתמש והסיסמה שלך ולאחר מכן בחר היכנס.
-
בחלק העליון של הדף, בחר הגדרות > אפשרויות.
-
באפשרויות, בחר ארגון דואר אלקטרוני > כללי תיבת דואר נכנס.
הדף 'כללי תיבת דואר נכנס' מציג לך מבט כולל על כל כללי תיבת הדואר הנכנס שלך. ממקום זה, באפשרותך לסקור את הפעולות שכלל מבצע, להפעיל או לבטל כלל, ליצור כללים חדשים, לערוך כללים קיימים או למחוק כללים שאינך צריך עוד.
|
פריט |
תיאור |
|---|---|
|
|
השתמש באפשרות זו כדי ליצור כלל תיבת דואר נכנס חדש. |
|
|
סמן כלל ולאחר מכן בחר כדי להציג או לערוך את פרטי הכלל. |
|
|
סמן כלל ולאחר מכן בחר מחק כדי למחוק אותו. |
|
|
השתמש באפשרות זו כדי להזיז את הכלל שנבחר כלפי מעלה ברשימה. כללים מעובדים מלמעלה למטה. |
|
|
השתמש באפשרות זו כדי להזיז את הכלל שנבחר כלפי מטה ברשימה. |
|
|
השתמש באפשרות זו כדי לרענן את רשימת הכללים. |
|
פועל |
השתמש בתיבת הסימון שלצד כלל כדי להפעיל אותו (סימון התיבה) או לבטל אותו (תיבה לא מסומנת). |
|
כלל |
שם הכלל |
כדי ליצור כלל ריק חדש באמצעות הדף כללי תיבת דואר נכנס, בחר 
חלון הכלל החדש כולל שלושה מקטעים:
|
מקטע |
תיאור |
|---|---|
|
שם כאשר ההודעה מתקבלת ואתה: |
תן שם לכלל משתמש בתיבה זו כדי לבחור קריטריונים עבור הכלל שלך. משתמש בחץ למטה כדי להציג ולבחור את הקריטריונים שבהם ברצונך להשתמש. אם הקריטריונים כוללים אפשרויות נוספות, הזן אותן בחלון שמופיע. |
|
בצע את הפעולות הבאות: |
השתמש בתיבה זו כדי לבחור את הפעולה שברצונך לבצע כאשר מתקבלת הודעה העומדת בקריטריונים שבחרת. |
|
אפשרויות נוספות |
השתמש ב'אפשרויות נוספות' כדי:
|
באפשרותך לערוך כל כלל על-ידי בחירתו ובחירה ב- 
אם יש לך כלל שאינו מעוניין בו עוד, באפשרותך לבחור אותו ולאחר מכן לבחור 
-
בעת יצירת כלל חדש ב- Outlook Web App, ייתכן שתקבל אזהרה שלפיה כללים מסוימים שנוצרו ב- Outlook ואינן זמינות כעת יימחקו. לפני מחיקת כללים אלה, מומלץ להיכנס לחשבון שלך באמצעות Outlook לבדוק את הכללים כדי לראות אם ברצונך לשמור אותם. הפעל את הכללים שברצונך לשמור.
-
כללים פועלים מלמעלה למטה בסדר שבו הם מופיעים בחלון 'כללים'. כדי לשנות את סדר הכללים, בחר את הכלל שברצונך להעביר ולאחר מכן בחר את
-
סוגים מסוימים של הודעות לא יפעילו כללי תיבת דואר נכנס, לרבות:
-
הודעות מצב מסירה, הכוללות דוחות אי-מסירה והודעות מערכת.
-
אישורי קריאה ואישורי מסירה הנוצרים על-ידי לקוח דואר אלקטרוני.
-
כמה הודעות תשובה-אוטומטית (מחוץ למשרד).
-
-
אינך צריך להשתמש בכרטיסיה כללי תיבת דואר נכנס כדי ליצור כלל. באפשרותך גם ליצור כללים ישירות מהודעות. ליצירת כלל ישירות מתוך הודעה:
-
לחץ על ההודעה באמצעות לחצן העכבר הימני בחלונית רשימת ההודעות ולאחר מכן בחר יצירת כלל.
-
לחלופין, בעת הצגת ההודעה בחלונית הקריאה, בחר בתפריט
-
-
כל כלל שאתה יוצר יתפוס רווח במקטע מוסתר של תיבת הדואר הנכנס שלך. מקטע זה מוגבל ל- 64 KB. כמות השטח בפועל שבה משתמש כלל תלויה בכמה גורמים, כגון כמה ארוך השם וכמה תנאים החלת. כאשר תגיע למגבלת ה- 64 KB, תקבל אזהרה שאין באפשרותך ליצור כללים נוספים. אם הדבר מתרחש, יהיה עליך למחוק או לפשט חלק מהכללים הקיימים לפני שתוכל ליצור עוד. להלן כמה דרכים שבהן ניתן לצמצם את השטח המשמש את הכללים:
-
מחיקת כללים שאינם דרושים לך עוד.
-
קיצור שמות הכללים.
-
שילוב של כלל אחד או יותר המבצעים את אותה פעולה.
-
הסרת קריטריונים מתוך כללים.
-
-
בעת יצירת כלל העברה, באפשרותך להוסיף יותר מכתובת אחת כדי לבצע אליה העברה. מספר הכתובות שבאפשרותך להעביר אל עשוי להיות מוגבל, בהתאם להגדרות של החשבון שלך. אם תוסיף יותר כתובות מן המותר, כלל ההעברה שלך לא יפעל. אם אתה יוצר כלל העברה המכיל יותר מכתובת אחת, בדוק אותו כדי לוודא שהוא פועל.
