בחירת אופן האחסון והניהול של רשומות

מרכז הרשומות

ניתן לשלוח תוכן מכל רחבי הארגון אל 'מרכז רשומות' ולאחר מכן לנתב אותו למקום המתאים, שבו יקבל את המדיניות וההרשאות הנכונות, כגון תפוגה וביקורת.

מטה-נתונים, או מידע אודות נתונים, משמש בתפקיד מפתח לסיוע בניהול המידע ואחזורו בשלב מאוחר יותר. תכונות כגון סוגי תוכן, סדרן התוכן ותיקיות וירטואליות מסייעות לתמוך בשימוש במטה-נתונים.

תכונות של מרכז רשומות כוללות:

• מזהה מסמך    ניתן להקצות לכל מסמך מזהה ייחודי, שנשאר עם המסמך גם כאשר הוא נשמר בארכיון. דבר זה מאפשר לבצע הפניות לרשומות בקלות באמצעות מזהה, לא משנה לאן המסמך מועבר.

• שמירה מרובת-שלבים    מדיניות שמירה יכולה לכלול שלבים מרובים, באופן שמאפשר לך לציין את מחזור החיים המלא של המסמך כמדיניות אחת (לדוגמה, סקירת חוזים מדי שנה ומחיקה לאחר 7 שנים)

• דוחות ביקורת לכל פריט    תוכל ליצור דוח ביקורת מותאם אישית אודות רשומה בודדת.

• תוכניות קבצים הירארכיות    באפשרותך ליצור מבני תיקיות הירארכיים מעמיקים ולנהל את מדיניות השמירה בכל תיקיה בהירארכיה (או לקבל אותה בירושה מתיקיות האב).

• דוח תוכנית קבצים    באפשרותך ליצור דוחות מצב המציגה את מספר הפריטים בכל שלב של תוכנית הקבצים, יחד עם סיכום פריטי מדיניות השמירה בכל צומת בתוכנית. טקסונומיה וסוגי תוכן מרכזי: הארכיון יהיה לצרכן של מיונים ברמת הארגון וסוגי תוכן, הבטחה העברת עקביות והקשר בין הרווחים שיתופיים בארכיון. אנו ניתן לדבר הרבה יותר אודות שלנו השקעות טקסונומיה 2010 עתידיות הצבות.

• טקסונומיה וסוגי תוכן מרוכזים    הארכיון יהיה צרכן של טקסונומיות וסוגי תוכן מרחבי הארגון, באופן שיבטיח עקביות והעברת הקשר בין אזורי שיתוף הפעולה לבין הארכיון. נדון בהרחבה בנושא ההשקעות שלנו בטקסונומיה ב- 2010 ברשומות עתידיות.

• סדרן תוכן    נתב הרשומות יכול להשתמש במטה-נתונים כדי לנתב מסמכים נכנסים אל המקום המתאים בתוכנית הקבצים ההירארכית. לדוגמה, הנתב מאפשר לך לאכוף כללים באופן אוטומטי על התוכן הנשלח, כמו למשל "אם הסכם רכש מתויג עם 'פרוייקט אלפא', שלח לתיקיית המשנה 'חוזי אלפא' והחל את מדיניות השמירה של תיקיה זו על הפריט."

• תיקיות וירטואליות   : תוכנית הקבצים היא דרך נהדרת ניהול מאגר, אך לעתים קרובות זמן אינם רצויים לך להשתמש כדי לנווט ולמצוא את התוכן שאתה מחפש. מרכז רשומות של SharePoint 2010 משתמש תכונה חדשה בשם ניווט מבוססי מטה-נתונים, המאפשר לך לחשיפת תיקיות וירטואליות מפתח מטה-נתונים:

לראש הדף

ניהול רשומות במקום

ניתן להפוך ניהול רשומות במקום לזמין בכל אתר ולקבוע את תצורת האתר כמערכת לניהול רשומות. בסוג זה של מערכת, שלא כמו ב'מרכז הרשומות', באפשרותך לאחסן רשומות ביחד עם המסמכים הפעילים באזור שיתוף פעולה.

ניהול במקום מאפשר לך לשלוט בתוכן באזורי שיתוף פעולה. דבר זה מאפשר למסמכי SharePoint מסוימים (או בלוגים, דפי Wiki, דפי אינטרנט ופריטי רשימה) להיות רשומות מוצהרות. המערכת יכולה למנוע מחיקה או עריכה של רשומות כאלה, אם הדבר נדרש בהתאם להגדרה שקבע הארגון שלך עבור רשומות.

ביקורת, שמירה, תפוגה, דיווח, זרימות עבודה של רשומות, גילוי אלקטרוני וחזקה משפטית הן כולן תכונות שבאפשרותך להשתמש בהן באזור שיתוף פעולה, באופן שיאפשר לך לאזן בין הערך שמעניק SharePoint למשתמשי קצה והצורך בפיקוח על הנתונים.

ניתן להצהיר על רשומות באופן ידני, כחלק מתהליך גדול יותר במסגרת זרימת עבודה, או כחלק מתוזמן במסגרת מדיניות שמירה של מסמך, למשל לאחר שנתיים. העיקרון המרכזי הוא, שכאשר רשומה מוצהרת, התוכן אינו עובר לארכיון - הוא נשאר במקומו כך שמשתמשי הקצה יכולים עדיין למצוא ולקיים אינטראקציה עם התוכן.

מספר יתרונות נוספים של שימוש במערכת לניהול רשומות במקום הם:

• הרשומות יכולות להתקיים וניתנות לניהול באתרים מרובים.

• כאשר ניהול גירסאות זמין, שמירת גירסאות של רשומות היא אוטומטית.

• ניתן לבצע חיפוש הן מול רשומות והן מול מסמכים פעילים בו-זמנית.

• קיימת שליטה רחבה יותר בקביעה מהי רשומה בארגון שלך ומי יכול ליצור רשומה.

לראש הדף

שיקולים בעת תכנון פתרון

כאשר תשקול אם לנהל רשומות במרכז רשומות נפרד או באותו אתר שיתוף פעולה שבו נוצרו המסמכים, חשוב על השאלות הבאות:

• האם צורת הפיקוח על אתר שיתוף הפעולה מתאימה לניהול רשומות?

• האם התעשייה שלך כפופה לדרישות תקינה המחייבות הפרדה של הרשומות ממסמכים פעילים?

• האם יש לתת אמון במנהל של אתר השיתוף לצורך ניהול אתר המכיל רשומות?

• ייתכן שתרצה לאחסן רשומות באתר המשתמש בגישה מוגבלת יותר מאשר אתר שיתוף הפעולה, או באתר המגובה על פי לוח זמנים שונה.

• למשך כמה זמן יימצא אתר שיתוף הפעולה בשימוש? אם יש צורך לשמור את הרשומות למשך זמן ארוך יותר מזמן ביצוע הפרוייקט, בחירה באסטרטגיית ניהול רשומות במקום פירושה שיהיה עליך לתחזק את אתר שיתוף הפעולה גם לאחר שלא נעשה בו עוד שימוש.

• האם החברים בפרוייקט יזדקקו לגישה תכופה למסמכים לאחר שהמסמכים הפכו לרשומות? אם אתה משתמש בגישת ניהול במקום, החברים בפרוייקט יוכלו לגשת למסמכים באותה צורה, בין אם המסמכים פעילים או שהפכו לרשומות.

• האם מנהלי רשומות בארגון שלך אחראים לרשומות בלבד, או שהם אחראים לכל המידע, בין אם מדובר במסמך פעיל או ברשומה? אם מנהלי רשומות אחראים רק לרשומות הרשמיות, ייתכן שיהיה להם קל יותר לנהל מרכז רשומות נפרד.

לראש הדף