אחסון בארכיון ב-Outlook עבור Windows
יש כמה דרכים לאחסון הודעות בארכיון ב- Outlook. השיטות שבהן ניתן להשתמש תלויות בסוג חשבונות הדואר האלקטרוני שהגדרת ב- Outlook.
לכל החשבונות יש גישה אל התיקיה 'ארכיון'. עבור חשבונות Microsoft 365, Outlook.com ו-Exchange, התיקיה 'ארכיון' היא אחת מתיקיות ברירת המחדל של Outlook, בדומה לתיקיות 'תיבת דואר נכנס', 'פריטים שנשלחו' ו'פריטים שנמחקו'. לא ניתן למחוק תיקיה זו. אם אתה משתמש ב- Outlook עם חשבון Exchange או Exchange Online, מדיניות הקשורה לתיקיות, כגון מדיניות שמירה, חלה על התיקיה 'ארכיון'.
עבור חשבונות POP ו- IMAP, תוכל ליצור תיקיה בשם 'ארכיון' או לייעד תיקיה קיימת אשר תשמש כתיקיית הארכיון. לא ניתן לשנות את מיקום התיקיה 'ארכיון' עבור חשבונות של Microsoft 365 או Exchange.
השימוש בלחצן 'אחסן בארכיון' להעברת הודעות אל התיקיה 'ארכיון' לא מקטין את גודל תיבת הדואר שלך. אם עליך להקטין את גודל תיבת הדואר, באפשרותך להשתמש ב'ארכיון מקוון' ב- Microsoft 365 עבור ארגונים.
אחסון הודעות בארכיון באמצעות לחצן 'אחסן בארכיון'
באפשרותך להשתמש בלחצן 'אחסן בארכיון' בקבוצה 'מחק' שברצועת הכלים, כדי להעביר הודעה אחת או יותר לתיקיה ארכיון מבלי למחוק אותן. השימוש בתכונה 'אחסן בארכיון' מציע כמה יתרונות.
-
ניתן למצוא בקלות פריטים המאוחסנים בארכיון דרך תיבת החיפוש או על-ידי ניווט אל התיקיה ארכיון. כשאתה מקליד מונח בתיבת החיפוש, ברירת המחדל של Outlook היא לבצע חיפוש בכל התיקיות בתיבת הדואר שלך.
-
פריטים עדיין זמינים בטלפון או במכשירים אחרים באמצעות התיקיה 'ארכיון'.
חשוב: השלבים עשויים להיות שונים בין הגרסה החדשה והקלאסית Outlook עבור Windows. כדי לקבוע באיזו גרסה של Outlook אתה משתמש, חפש קובץ ברצועת הכלים. אם האפשרות קובץ איננה, בצע את השלבים תחת הכרטיסייה Outlook החדש. אם אפשרות הקובץ מופיעה, בחר את הכרטיסייה עבור Outlook הקלאסי.
-
בחר את הודעת הדואר האלקטרוני שברצונך לאחסן בארכיון.
-
בחר
-
תקבל הודעה מוקפצת המאשרת את הפעולה ותאפשר לך לבטל.
אחסון פריטים בארכיון ב- Outlook
-
בחר הודעה אחת או יותר בתיבת הדואר הנכנס או בכל תיקיה אחרת שברצונך לאחסן בארכיון.
-
בקבוצה מחק, בחר אחסן בארכיון. באפשרותך גם להשתמש במקש Backspace כדי לאחסן הודעה אחת או יותר בארכיון באופן מיידי.
הערה: עבור חשבונות Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ו-Outlook.com, התיקייה ארכיון כבר קיימת, גם אם מעולם לא השתמשת בתכונה זו בעבר. תוכל למצוא אותה ברשימת התיקיות של Outlook. אם אינך רואה את התיקייה ואתה משתמש ב-Outlook 2016 או ב-Microsoft 365, עבור אל קובץ > חשבון Office > אפשרויות עדכון > עדכן כעת.
-
ההודעות שלך יועברו לתיקיה 'ארכיון'. אם אחסן הודעה בארכיון בטעות, עבור אל התיקיה 'ארכיון' והעבר את ההודעה בחזרה לתיבת הדואר הנכנס.
הערה: לחצן ארכיון גלוי רק ב- Outlook 2016, ב-Outlook 2019 וב-Outlook עבור Microsoft 365. בגרסאות ישנות יותר של Outlook אין את הלחצן אחסן בארכיון ברצועת הכלים.
אחסון הודעות בארכיון באמצעות לוח המקשים
באפשרותך לאחסן הודעה אחת או יותר בארכיון באמצעות הקשה על המקש Backspace. אם תקיש על המקש מחק, ההודעות יעברו אל התיקיה פריטים שנמחקו. לא ניתן לשנות את ההתנהגות של המקש Backspace.
הערה: אם יש לך הודעה הפתוחה בחלון משלה ולא בחלונית הקריאה, מקש Backspace לא יאחסן את ההודעה בארכיון. עליך לסגור את ההודעה ולהציג אותה בחלונית הקריאה כדי שמקש Backspace יאחסן את ההודעה בארכיון. כאשר ההודעה פתוחה בחלון חדש, הדרך היחידה לאחסן אותה בארכיון היא ללחוץ על לחצן אחסן בארכיון ברצועת הכלים.
כיצד ניתן לבטל את האחסון בארכיון על-ידי מקש Backspace ב-Outlook עבור Microsoft 365?
כדי למנוע ממקש Backspace להעביר פריטים לתיקיית הארכיון, באפשרותך להוסיף את ערכי הרישום הבאים כדי להשבית פונקציונליות זו.
חשוב
בצע בקפידה את השלבים המפורטים בסעיף זה. אם תבצע שינויים לא נכונים ברישום, הדבר עלול לגרום לבעיות חמורות. לפני שתבצע שינויים,גבה את הרישום לצורך שחזור במקרה שיתרחשו בעיות.
נתיב הרישום של המדיניות הקבוצתית:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
שם: DisableOneClickArchive
סוג: DWORD
ערך: 1
נתיב הרישום של כלי ההתאמה האישית של office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
שם: DisableOneClickArchive
סוג: DWORD
ערך: 1
הערה: תיקון זה אינו חל על גירסאות קבועות של Outlook.
כיצד ניתן למצוא את תיקיית הארכיון ?
התיקיה ארכיון נמצאת ברשימת התיקיות. כדי להציג את רשימת התיקיות, בחר הצג > חלונית תיקיות> Normal.
כיצד מבצעים חיפוש בתיקיה 'ארכיון'?
כברירת מחדל, כשאתה מחפש פריטי Outlook באמצעות התכונה 'חפש בתיבת הדואר הנוכחית' שנמצאת בחלק העליון של רשימת התיקיות, Outlook מבצע חיפוש בכל תיבת הדואר.
אם ברצונך שהחיפוש יתבצע בתיקיה 'ארכיון' בלבד, עליך לבחור תחילה את התיקיה 'ארכיון' ברשימת התיקיות. כעת, תיבת החיפוש תבצע את החיפוש רק בתיקיה 'ארכיון'.
איך זה שונה מ'ארכיון מקוון'?
'ארכיון מקוון' היא תכונה עבור לקוחות ארגוניים של Microsoft 365 בעלי תיבות דואר גדולות במיוחד. לקוחות אלה יכולים להשתמש בארכיון מקוון כדי להימנע ממחיקת דואר ישן. הארכיון המקוון של המשתמש משמש כחשבון נוסף ב- Outlook, עם מבנה תיקיות משלו. לכן הוא אינו נכלל בחיפושים שמתבצעים מתיבת הדואר הנכנס.
אם 'ארכיון מקוון' זמין, מנהלי מערכת ומשתמשים יכולים להגדיר את תיבת הדואר שלהם כדי להעביר באופן אוטומטי הודעות ישנות לארכיון המקוון באמצעות מדיניות ארכיון.
מתי להשתמש ב'אחסן בארכיון' ומתי ב'ארכיון מקוון'?
אנו ממליצים להשתמש בתכונה 'אחסן בארכיון' כדי לנקות מתיבת הדואר הנכנס הודעות שכבר השבת להן או פעלת בהתאם להן. חשוב על התכונה 'אחסן בארכיון' כעל תיקיית קבצים. באפשרותך לאחסן פריטים בתיקיה 'ארכיון' ועדיין לגשת אליהם בקלות. באפשרותך גם למחוק הודעות או להעביר אותן לתיקיות ספציפיות, בהתאם להעדפתך.
עבור משתמשים בעלי תיבות דואר גדולות בארגון Office 365 Enterprise, אנו ממליצים למנהלי המערכת להגדיר מדיניות ארכיון שמעבירה פריטים ל'ארכיון מקוון' לאחר שנה או לאחר פרק זמן קצר יותר, אם המשתמשים מגיעים מהר יותר למיכסת תיבת הדואר שלהם. פעולה זו מבטיחה שהמשתמשים לא יצטרכו למחוק דואר ישן כדי לפנות מקום לדואר חדש. ניתן להעביר דואר שגילו עולה על הזמן שצוין הן מהתיקיה 'תיבת דואר נכנס' והן מתיקיית הארכיון המקומית.
שאלות נפוצות לגבי אחסון בארכיון
אם אתה משתמש בחשבון Microsoft 365, Exchange, Exchange Online או Outlook.com, לא ניתן לשנות את המיקום שאליו מועברים הפריטים המאוחסנים בארכיון. התיקיה 'ארכיון' היא אחת מתיקיות המערכת בברירת מחדל של Outlook ולא ניתן לשנות את שמה, להעביר או למחוק אותה. אם אתה משתמש בחשבון POP או IMAP, כגון Gmail, Yahoo או iCloud, ניתן לשנות את מיקום התיקיה 'ארכיון' על-ידי בחירה באפשרות קובץ > הגדרות תיבת דואר > כלים > הגדרת תיקיית ארכיון.
אחסון בארכיון הוא תכונה מוכרת היטב הזמינה כבר ב- Outlook Mobile, Outlook Web App ו- Outlook.com, ואפילו אצל ספקי דואר אלקטרוני אחרים, כגון Gmail. מאחר שזהו שם מוכר, ומאחר ש'ארכיון מקוון' הוא תכונה קיימת, החלטנו לשמור על שמות דומים.
'ארכיון אוטומטי' היא תכונה ישנה יותר של Outlook שמאפשרת העברה אוטומטית של הודעות דואר ישנות לקובץ .pst פירוש הדבר שהודעות הדואר מוסרות מהשרת, וקשה יותר לאתר אותן באמצעות חיפוש. אם הכונן הקשיח המכיל את הקובץ AutoArchive.pst יוצא מכלל שימוש, הודעות אלה יאבדו. התכונה 'ארכיון מקוון' היא החלופה ברמה ארגונית ל'ארכיון אוטומטי'.
תוכל עדיין להשתמש ב'ארכיון אוטומטי' אם אין לך ארכיון מקוון ואם מחלקת ה-IT שלך לא הפכה את הפונקציונליות ללא זמינה. לקבלת מידע נוסף על 'ארכיון אוטומטי' ב- Outlook 2016, ראה אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן ידני ב- Outlook עבור Windows.
התכונה 'אחסן בארכיון' זמינה בהיקף נרחב ב- Outlook עבור Windows, ב- Outlook Mobile, ב- Outlook באינטרנט וב- Outlook.com. לא ניתן להפוך את התכונה 'אחסן בארכיון' ללא זמינה באמצעות מדיניות קבוצתית.
זקוק לעזרה נוספת?
זקוק לעזרה נוספת?
מעוניין באפשרויות נוספות?
גלה את יתרונות המנוי, עיין בקורסי הדרכה, למד כיצד לאבטח את המכשיר שלך ועוד.
קהילות עוזרות לך לשאול שאלות ולהשיב עליהן, לתת משוב ולשמוע ממומחים בעלי ידע עשיר.
