זרימות עבודה של SharePoint מתוכנתות מראש יישומים מיני שמייעלות ומייעלות מגוון רחב של תהליכים עסקיים – החל מאיסוף חתימות, משוב או אישורים עבור תוכנית או מסמך, כדי לעקוב אחר המצב הנוכחי של הליך שגרתי. זרימות עבודה של SharePoint מיועדות לחסוך זמן ומאמץ, וכיצד להביא עקביות ויעילות למשימות שאתה מבצע באופן קבוע.
מאמר זה עוסק בזרימות העבודה המתוכנתות מראש הכלולות ב-SharePoint 2010, שעבורן ברצונך לבחור אפשרויות בטופס שיוך בעת הוספת גירסאות שלהן לשימוש ברשימות, ספריות ואוספי אתרים שלמים.
ניתן גם לבצע התאמות אישיות נרחבות יותר של סוגי זרימות העבודה הכלולים הללו – ואף ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית משלך מאפס – באמצעות SharePoint designer ויישומים אחרים. לקבלת מידע נוסף אודות תהליכים אלה , עיין במאמר מבוא לעיצוב והתאמה אישית של זרימות עבודה.
בינתיים, במאמר זה, תוכל ללמוד עוד אודות כל קבוצת זרימות העבודה הכלולות.
אם אתה מעדיף לדלג ישירות להוראות מפורטות עבור זרימת עבודה ספציפית, תוכל למצוא קישורים לכל אחד מהם בסעיף הבא, שאליו באפשרותך לקשר מתוכן העניינים הבא.
מה ברצונך לדעת?
מהי זרימת עבודה של SharePoint?
אתה בטח כבר יודע מהו תרשים זרימה. זוהי מפה גרפית של תהליך, עם הוראות לגבי מה שקורה בכל שלב.
זרימת עבודה של SharePoint דומה לתרשים זרימה אוטומטי שלוקח חלק גדול מתהליכי העבודה, הניחושים והאקראיות מתוך תהליכי העבודה הסטנדרטיים שלך.
לדוגמה, הסתכל על אישור המסמך-תהליך באיור. הפעלת תהליך זה מאפשרת לך לבדוק ולעקוב אחר מעקב, להעביר מסמכים ולשלוח תזכורות-וכל אחת מהמשימות האלה צריכה להתבצע על-ידך או על-ידי אחד או יותר מהעמיתים שלך. משמעות הדבר היא הרבה עבודה נוספת ו-(אולי אפילו גרוע יותר) זרם קבוע של הפרעות.
אך בעת שימוש בזרימת העבודה של אישור מסמכים של SharePoint כדי להפעיל את התהליך, כל הבדיקה והמעקב וההעברה וההעברה מתבצעים על-ידי זרימת העבודה באופן אוטומטי. אם מישהו מאחר מסיים משימה, או אם מתעוררת תקלה אחרת, רוב זרימות העבודה הכלולות יוצרות הודעה כדי ליידע אותך על כך. לאף אחד בקבוצה אין אפשרות לנטר באופן פרואקטיבי את התהליך – מכיוון שבאמצעות זרימת עבודה של SharePoint, התהליך תמיד מנטר את עצמו באופן פרואקטיבי.
והפעלת זרימת עבודה של SharePoint היא קלה. פשוט בחר את סוג זרימת העבודה הרצוי, ציין את האפשרויות שיפעלו בצורה הטובה ביותר במצב שלך, ולאחר מכן תן ל-SharePoint להשתלט. וכמובן, באפשרותך לבטל או לסיים זרימת עבודה בכל פעם שתצטרך.
אילו תהליכים ניתן להפוך לאוטומטיים באמצעות זרימת עבודה של SharePoint?
כל אחד מסוגי זרימות העבודה הכלולות ב-SharePoint פועל כתבנית. עליך להוסיף גירסה של זרימת העבודה עבור רשימה או ספריה בודדת, או עבור אוסף אתרים שלם, באמצעות טופס אתחול כדי לציין את האפשרויות והבחירות הרצויים עבור גירסה זו — שאליה זרימת העבודה מקצה פעילויות, תאריכי יעד של פעילויות, כיצד ניתן להפעיל את זרימת העבודה ועל-ידי מי, הוראות כלולות בהודעות הפעילות וכן הלאה.
SharePoint 2010 מספק חמישה סוגי זרימת עבודה המתוכנתים מראש
הערה: עם SharePoint Server 2010, עם SharePoint Online עבור Office 365 עבור ארגונים, כל חמשת סוגי זרימות העבודה הבאים נכללים. באמצעות SharePoint Online עבור Office 365 לעסקים ולמומחים קטנים, עם זאת, רק סוג זרימת העבודה של שלושה מצבים כלול.
אישור (ניתוב מסמך או פריט לאישור או דחייה)
באפשרותך גם להשתמש בזרימת עבודה של אישור כדי לשלוט באישור תוכן ברשימה או בספריה
לקבלת מידע נוסף, ולקבלת הוראות מפורטות, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של אישור.
(קיים גם סוג אחר של זרימת עבודה דומה לשימוש באתרי פרסום באינטרנט, זרימת העבודה של אישור פרסום.)
איסוף משוב (ניתוב מסמך או פריט לקבלת משוב)
זרימת העבודה של איסוף משוב מאחדת את כל המשוב מהמשתתפים עבור הבעלים של זרימת העבודה ומספקת תיעוד של תהליך הסקירה.
לקבלת מידע נוסף, ולקבלת הוראות מפורטות, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב.
איסוף חתימות (ניתוב מסמך, חוברת עבודה או טופס עבור חתימות דיגיטליות)
שים לב שזרימת העבודה ' איסוף חתימות ' פועלת רק עם מסמכי Word, חוברות עבודה של Excel, טפסים של amd InfoPath.
לקבלת מידע נוסף, ולקבלת הוראות מפורטות, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף חתימות.
אישור מחיקה (ניהול תפוגת מסמכים ושמירה)
כאשר זרימת עבודה של אישור מחיקה מופעלת, היא יוצרת משימות זרימת עבודה של אישור מחיקה עבור מסמכים ופריטים ספציפיים ברשימת המשימות של זרימת העבודה. מאחר שסביר להניח שזרימת העבודה של אישור מחיקה עשויה ליצור עוצמת משימות גבוהה (במיוחד אם היא מוגדרת להפעלה אוטומטית בעת תפוגת הפריטים), זרימת העבודה של אישור מחיקה מציעה תמיכה בהשלמת פעילות בצובר, כך שהרשומות מנהלים או אנשים מורשים אחרים יכולים לעבד מספר גדול של פריטים למחיקה בשלב אחד.
באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה של אישור מחיקה לפעול בשיתוף פעולה עם תכונת מדיניות התפוגה של מדיניות ניהול מידע, כך שזרימת העבודה תופעל באופן אוטומטי בכל פעם שתוקף מסמך או פריט באתר יפוג.
שלושה מצבים (מעקב אחר בעיה, פרוייקט או משימה דרך שלושה מצבים או שלבים)
עם כל מעבר בין מצבים, זרימת העבודה מקצה משימה לאדם ושולחת לאדם זה התראת דואר אלקטרוני לגבי הפעילות. לאחר השלמת משימה זו, זרימת העבודה מעדכנת את מצב הפריט ומתקדמת למצב הבא. זרימת העבודה של שלושה מצבים מיועדת לפעול עם תבנית הרשימה ' מעקב אחר נושאים ', אך ניתן להשתמש בה עם כל רשימה המכילה עמודת בחירה בעלת שלושה ערכים או יותר.
לקבלת מידע נוסף, ולקבלת הוראות מפורטות, עיין במאמר שימוש בזרימת עבודה של שלושה מצבים.
מי יכול להוסיף ולהפעיל זרימת עבודה של SharePoint?
כדי להוסיף או להפעיל זרימת עבודה, דרושה לך ההרשאה הנכונה עבור הרשימה, הספריה או אוסף האתרים שבהם זרימת העבודה פועלת:
-
כדי להוסיף זרימת עבודה כברירת מחדל, עליך להיות בעל הרשאת ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימת עבודה. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' והקבוצה ' מבקרים ' אינם מופיעים.)
-
כדי להפעיל זרימת עבודה כמו כן, כברירת מחדל, עליך להיות בעל הרשאת עריכת פריטים כדי להפעיל זרימת עבודה שכבר נוספה. (הקבוצה ' חברים ' והקבוצה ' בעלים ' מכילים את ההרשאה ' עריכת פריטים ' כברירת מחדל; הקבוצה ' מבקרים ' אינה מתבקשת.)
לחלופין, בעלים יכולים לבחור לקבוע תצורה של זרימות עבודה ספציפיות כדי שניתן יהיה להפעיל אותן רק על-ידי חברים בקבוצה ' בעלים '.
כיצד ניתן להוסיף ולהפעיל זרימת עבודה של SharePoint?
הדיאגרמה הבאה מספקת תצוגה ברמה גבוהה של השלבים הבסיסיים לתכנון, הוספה, ריצה ושינוי של זרימת עבודה של SharePoint. מקטעים בודדים בכל אחד מהשלבים עוקבים.
הקפד לדעת אילו אפשרויות רצויות לך ואיזה מידע תצטרך להיות זמין בעת שימוש בטופס intiation כדי להוסיף את הגירסה של זרימת העבודה.
-
למוד גלה אילו מסוגי זרימות העבודה הכלולות יבצע את המשימה שברצונך לבצע.
-
הוספת מלא את טופס האתחול כדי להוסיף את גירסת זרימת העבודה לרשימה, לספריה או לאוסף אתרים.
-
התחל הפעל את זרימת העבודה החדשה, באופן ידני או אוטומטי, במסמך או בפריט אחר ברשימה או בספריה. (אם תפעיל אותו באופן ידני, תהיה לך הזדמנות לשנות חלק מההגדרות של טופס השיוך של זרימת העבודה בטופס אתחול קצר יותר.) כאשר זרימת העבודה מופעלת, היא יוצרת משימות, שולחת הודעות דיווח ומתחילה לעקוב אחר פעולות ואירועים.
-
צג כאשר זרימת העבודה פועלת, באפשרותך להציג את הדף ' מצב זרימת עבודה ' כדי לראות אילו פעילויות הושלמו ואילו פעולות אחרות אירעו. במידת הצורך, באפשרותך להתאים את הפעילויות הנוכחיות והעתידיות מכאן, ואף לבטל או לסיים הפעלת זרימת עבודה זו.
-
סקירה לאחר השלמת ההפעלה, ניתן לסקור את כל ההיסטוריה שלו בדף ' מצב זרימת עבודה '. כמו כן מתוך דף המצב, ניתן ליצור דוחות סטטיסטיים על הביצועים הכלליים של זרימת עבודה זו.
-
שינוי אם זרימת העבודה אינה פועלת בדיוק כפי שאתה מעוניין בכך, באפשרותך לפתוח את טופס השיוך המקורי שבו השתמשת כדי להוסיף אותו ולבצע את השינויים שביצעת.
האם ניתן ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית של SharePoint משלי?
אם אתה זקוק לגמישות רבה יותר באמצעות זרימת עבודה מוכללת, באפשרותך להתאים אותה אישית עוד יותר באמצעות כלי כגון SharePoint designer. באפשרותך גם ליצור זרימת עבודה מקורית משלך מאפס.
באמצעות מעצב זרימת העבודה, אתה יוצר כללים המשייכים תנאים ופעולות לפריטים ברשימות ובספריות של SharePoint. שינויים בפריטים ברשימות או בספריות מפעילים פעולות בזרימת העבודה.
לדוגמה, באפשרותך לעצב זרימת עבודה שמפעילה זרימת עבודה נוספת של אישור, אם העלות של פריט חורגת מסכום ספציפי.
באפשרותך גם להגדיר זרימת עבודה עבור קבוצת מסמכים קשורים. לדוגמה, אם זרימת העבודה משויכת לספריית מסמכים, או אם היא מסוננת לסוג התוכן ' מסמך ', מופיעים קבוצת פעולות של ערכת מסמכים הקשרית. ערכת מסמכים היא תכונה חדשה ב-SharePoint Server 2010 שמאפשרת להתייחס לקבוצת מסמכים כיחידה אחת, כך שפעולת זרימת עבודה עבור ערכת מסמכים תפעל בכל אחד מהפריטים בערכת מסמכים זו.
לקבלת מידע נוסף, ראה מבוא לעיצוב והתאמה אישית של זרימות עבודה.
מה השלב הבא?
הצג אחד מהמאמרים הבאים לקבלת הוראות מפורטות יותר לעבודה עם סוגי זרימות העבודה הכלולים:
אם אתה מעוניין לבצע התאמות אישיות נוספות באחד מסוגי זרימות העבודה הבסיסיים הכלולים בצורה הבסיסית – מעבר למה שניתן לעשות באמצעות טופס השיוך, כלומר — או אם ברצונך לבנות את זרימת העבודה המקורית שלך מהקרקע, עיין במאמר מבוא לעיצוב והתאמה אישית של זרימות עבודה.
