10 סיבות עיקריות לשימוש ב-Access עם Excel

בעת שימוש במשפחת Office של products, האם עליך להשתמש ב-Excel או להשתמש ב-Access כדי לנהל את הנתונים הטבלאיים שלך? מאמר לוויה, תוך שימוש ב-Access או ב-Excel כדי לנהל את הנתונים שלך, דן ביתרונות של כל מוצר ומה הם מביאים לטבלה. מדוע לבחור בין אחד או אחר? אם אתה מאחסן את הנתונים שלך ב-Access ומתחבר אליו מ-Excel, אתה מקבל את היתרונות של שניהם. להלן עשר סיבות לכך ששימוש ב-Excel וב-Access מאפשר הרבה הגיון.

למרות ש-Excel אינו מסד נתונים, הוא משמש רבות לאחסון נתונים, ומשמש לעתים קרובות כדי לפתור בעיות פשוטות במסד הנתונים. עם זאת, Excel הוא מסד נתונים של קובץ שטוח, ולא מסד נתונים יחסי. כאשר טבלאות פשוטות צריכות להתפתח לטבלאות מרובות של נתונים קשורים, Access מהווה את האפשרות הראשונה לעובדי מידע כדי ליצור במהירות יישום מסד נתונים. Access תמיד היה ' לוח נחיתת נתונים ' נהדר לאיסוף ואיחוד של נתונים שונים ברחבי הארגון, שרבים מהם חיים בתוך חוברות עבודה של Excel. לאחר שהנתונים שלך נמצאים ב-Access, באפשרותך להוסיף טבלאות נוספות ולהצטרף אליהן, ליצור שאילתות (או תצוגות של הנתונים שלך), לבנות את הנתונים ולהגדיר סוגי נתונים כדי לסייע בהבטחת תקינות הנתונים, לשתף ולעדכן נתונים בין משתמשים רבים, וליצור דוחות וטפסים חזקים.

בניגוד לפריסת הגיליון האלקטרוני הפשוט של Excel, Access מאורגן באופן שונה עם כמה אובייקטים קשורים שעשויים להיראות מפחידים בהתחלה. אך אינך צריך להיות מומחה לשימוש ב-Access. Access מיועד לכל סוגי המשתמשים, ובאפשרותך להעביר אותו רק עד שתצטרך לעבור.

לקלף חזרה את הגישה לשכבה בכל פעם.

גישה לשכבות

1. השתמש ב-Access בשלוש דרכים: כמשתמש מזדמן, משתמש power או מפתח.

2. טבלאות, שאילתות, טפסים ודוחות מובנות זה על זה ויוצרות את הלב של יישום מסד נתונים.

3. משתמשים מזדמנים משתמשים באשפים, בוני מאפיינים, ממשק המשתמש של Office Fluent ותכונות בדומה ל-Excel כדי לבצע במהירות משימה.

4. Power users כולל פקודות מאקרו, חלונית המאפיינים, הביטויים וכלי עיצוב מסד הנתונים כדי להתעמק ולבצע פעולות נוספות.

5. מפתחים יכולים לעבוד עם מודולים ולפתח קוד VBA כדי ליצור פתרונות מסד נתונים מותאמים אישית ולפרוס יישומי זמן ריצה.

העתקת נתוני Excel ל- Access

דרך טובה להתחיל היא להעתיק נתונים מ-Excel ל-Access. באפשרותך ליצור טבלת Access ולהציג אותה בתצוגת גליון נתונים, הדומה באופן דומה לגליון עבודה של Excel. באפשרותך לבצע משימות נפוצות של יצירת טבלה, כגון הגדרת סוג נתונים, שם שדה או שדה חדש, ישירות בתצוגת גליון הנתונים. לדוגמה, אם תזין תאריך בשדה ריק, Access יגדיר את סוג הנתונים תאריך/שעה עבור שדה זה. אם תזין טקסט כגון שם, Access יחיל את סוג הנתונים ' טקסט ' על השדה. אם ברצונך להעביר שדה, פשוט לחץ וגרור אותו.

בעת העתקת נתונים מ-Excel והדבקתו ב-Access, אין לך אפילו צורך ליצור טבלה תחילה, או לפתוח טבלה בתצוגת גליון נתונים. Access ישאל אותך באופן אוטומטי אם הנתונים שלך כוללים כותרות, והוא מתאר היטב את השימוש בסוג הנתונים הנכון ויוצר טבלת Access. לא יכול להיות פשוט יותר.

לקבלת מידע נוסף, ראה פתיחת גליון נתונים ריק.

קישור נתוני Excel ל- Access

אחת הדרכים הקלות ביותר להפקת היתרונות של Excel ו-Access היא לקשר גליון עבודה של Excel לטבלת Access. השתמש בקישור של Access כאשר אתה מתכנן לשמור את הנתונים ב-Excel, אך גם למנף באופן קבוע כמה מהתכונות הרבות של Access, כגון דיווח ושאילתה. אתה מקשר נתונים מ-Access, ולא מ-Excel.

Access תומך בשתי דרכים שונות במהותן ליצירת טבלאות מסד נתונים. משתמשים יכולים ליצור טבלאות מקוריות חדשות כדי לאחסן את הנתונים במסד נתונים של Access, או ליצור קישורים לנתונים קיימים מחוץ למסד הנתונים של Access. נתונים בטבלאות מקושרות מופיעים ומתנהגים בדרכים רבות כמו טבלאות מקוריות. אשף מנהל הטבלאות המקושרות עוזר לך לעקוב אחר, לאתר ולעדכן את גליון העבודה של Excel או מקור נתונים אחר אם הוא זז והקישור מתנתק.

בעת קישור לגליון עבודה של Excel או לטווח בעל שם, Access יוצר טבלה חדשה המקושרת לנתוני Excel. אם ברצונך להוסיף, לערוך או למחוק נתונים, עליך לבצע את השינויים ב-Excel ולרענן (או לבצע שאילתה מחדש) את הנתונים בטבלה של Access. עם זאת, לא ניתן לערוך את תוכן הטבלה ב-Access. כאשר הנתונים שלך מקושרים ל-Excel, באפשרותך ליצור דוחות, שאילתות וטפסים לקריאה בלבד ב-Access.

לקבלת מידע נוסף, ראה ייבוא נתונים או קישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel.

ייבוא נתונים מ- Excel ל- Access

אם תחליט לגזור את כבל הנתונים, באפשרותך להעביר את הנתונים ל-Excel על-ידי ייבוא הנתונים ל-Access. שים לב שהייבוא של word מכיל שתי משמעויות שונות בין Excel ל-Access. ב-Excel, בעת ייבוא (או חיבור), באפשרותך ליצור חיבור קבוע לנתונים שניתן לרענן. ב-Access, בעת הייבוא, אתה מעביר נתונים לתוך Access פעם אחת, אך ללא חיבור נתונים קבוע. בעת ייבוא נתונים, Access מאחסן את הנתונים בטבלה חדשה או קיימת מבלי לשנות את הנתונים ב-Excel. ב-Access, באפשרותך לייבא את כל גליונות העבודה או את כולם בחוברת עבודה של Excel בפעולה אחת.

אשף הייבוא מדריך אותך בשלבי הייבוא ועוזר לך לקבל החלטות חשובות לגבי השאלה אם לשנות סוגי נתונים ולהוסיף כותרות. אם אתה נתקל בשגיאות בעת ייבוא הנתונים, Access מתריע ושומר את השגיאות בטבלה כדי שתוכל למצוא אותן ולתקן אותן במהירות. לדוגמה, ייתכן שקיים קוד מיקוד אלפאנומרי הקבור עמוק בעמודה שחשבת שהיא מספרית כולה, או שמזהה כפול זוהה עבור שדה מפתח ראשי. באפשרותך לבצע את השינויים בחוברת העבודה של Excel ולייבא מחדש את הנתונים, או לבצע את השינויים בטבלה החדשה של Access. לאחר השלמת הפעולה, באפשרותך לשמור את השלבים שבהם השתמשת ואף ליצור משימת Outlook כדי להזכיר לך מתי לבצע את פעולת הייבוא על בסיס קבוע.

לאחר ייבוא הנתונים, הוא משמש כעת לגישה, ובאפשרותך להשתמש בגליונות נתונים וטפסים כדי להוסיף, לערוך ולמחוק את הנתונים. לאחר ייבוא הנתונים, באפשרותך להחליט אם למחוק את הנתונים מ-Excel. בדרך כלל, מומלץ להתקין מיקום אחד בלבד לעדכון הנתונים.

הערה: ייבוא נתונים מ-Excel ל-Access אינו מייבא נוסחאות, רק את התוצאות של נוסחאות אלה.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

התחבר אל נתוני Access מתוך Excel

באפשרותך גם לחבר מחדש את נתוני Access ל-Excel. לשם כך, צור חיבור ב-Excel, המאוחסן לעתים קרובות בקובץ חיבור נתונים של Office (. odc), אל מסד הנתונים של Access ואחזר את כל הנתונים מטבלה או שאילתה. לאחר ההתחברות לנתונים, באפשרותך גם לרענן (או לעדכן) באופן אוטומטי את חוברות העבודה של Excel ממסד הנתונים המקורי של Access בכל פעם שמסד הנתונים מתעדכן במידע חדש.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

דוח של עובדים בפריסה טבלאית

לאחר שהנתונים שלך ב-Access, באפשרותך ליהנות מהמערך המופלא של הכלים יצירת דוחות והתאמה אישית. ברצונך ליצור דוח בלחיצות ספורות בלבד? השתמש באשף הדוחות. ברצונך לעצב ולשנות את פריסת הדוח בזמן אמת עם נתונים חיים, להעביר ולשנות את הגודל של בלוקי נתונים, להוסיף ולהסיר שדות, ולראות באופן מיידי את השינויים בעת בנייתו? השתמש בתצוגת הפריסה. מעוניין לקיים אינטראקציה עם הדוח כדי לחפש, לסנן ולמיין נתונים חיים? השתמש בתצוגת הדוח. ברצונך להוסיף לעצמך לחצני פקודה, מספרי עמודים, תמונות, היפר-קישורים וסגנונות בעלי מראה מקצועי בעצמך? השתמש באשפים ובגלריות רבים של פקדים בקבוצות פקדים ופריסה בכרטיסיה עיצוב ברצועת הכלים. באמצעות Access, באפשרותך ליצור בקלות דוחות פשוטים, דוחות קבוצה וסיכום, תוויות דיוור, דוחות גרפיים ודוחות משנה.

לאחר יצירת הדוח, השתמש ב-Access כדי להפיץ באופן אלקטרוני את הדוח. לדוגמה, באפשרותך לשלוח את הדוח באמצעות הודעת דואר אלקטרוני, או לשמור את הדוח בתבניות שונות, כגון תמונת Access או קובץ PDF, כדי להוסיף אותו לדף אינטרנט או לאתר SharePoint.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

טופס לדוגמה

לאחר שהנתונים שלך נמצאים ב-Access, באפשרותך ליהנות מהכלים הרבים של יצירת טפסים והתאמה אישית. מעוניין ליצור טופס בלחיצות ספורות בלבד? השתמש באשף הטפסים. ברצונך לעצב ולשנות את פריסת הטופס בזמן אמת עם נתונים חיים, להעביר ולשנות את הגודל של בלוקי נתונים, להוסיף ולהסיר שדות, ולראות באופן מיידי את השינויים בעת בנייתו? השתמש בתצוגת הפריסה. ברצונך להוסיף לעצמך לחצני פקודה, תיבות רשימה, תיבות משולבות, קבוצות אפשרויות, תמונות, מסיכות קלט, תרשימים, היפר-קישורים וסגנונות בעלי מראה מקצועי בעצמך? השתמש באשפים ובגלריות רבים של פקדים בקבוצות פקדים ופריסה בכרטיסיה עיצוב ברצועת הכלים. באמצעות Access, באפשרותך ליצור בקלות טפסים פשוטים, טפסים בכרטיסיות, טפסים רציפים, טפסים מוקפצים, תיבות דו-שיח מודאליות וטפסי משנה.

ב-Access, באפשרותך ליצור בקלות טופס מפוצל, המציג גליון נתונים מסונכרן ותצוגת טופס כדי שתוכל לקבל את המרב משניהם. לאחר יצירת טופס מלוטש, קל לגלול, לסנן ואף לחפש את הנתונים מאחורי הטופס באמצעות לחצני הניווט הרגילים ותיבת החיפוש בחלק התחתון של הטופס.

טופס מפוצל

לקבלת מידע נוסף, ראה:

סינון אוטומטי

בכל מוצר שאתה משתמש בו, עליך לסנן נתונים כדי לעבוד עם קבוצת משנה של נתונים, ולמיין נתונים כך שיזמינו אותו בדיוק כפי שרצית. ב-Access, משתמשי Excel יכולים לסנן ולמיין נתונים בתצוגת גליון נתונים מבלי שתצטרך ללמוד מחדש ממשק משתמש חדש לחלוטין. הסמלים, תפריטי הפקודות, הפקודות, הקריטריונים ותיבות הדו דומים מאוד, בין אם אתה עובד עם טקסט, מספרים, תאריכים או ריקים. באפשרותך גם לשמור את המסננים ולמיין יחד עם תצוגת גליון הנתונים.

באפשרותך ליצור שאילתה ב-Access, ואפילו לא לדעת מה מייצג SQL. ארבעה אשפי שאילתה מסייעים לך ליצור שאילתות פשוטות, לחפש כפילויות, לאתר רשומות לא תואמות וליצור שאילתות הצלבות. אין לך אפילו אפשרות ליצור שאילתה; פשוט סנן ומיין את הנתונים באופן שבו ברצונך שהוא ייראה והוא יישמר באמצעות גליון נתונים.

קריטריונים של מדינה/אזור

לקבלת מידע נוסף, ראה:

עמוד ראשון של אשף התוויות

כעת, לאחר שמשפחתך גדלה, רשימת כרטיסי החגים שלך גדלה לפתע ועליך לעקוב אחר הרבה יותר ימי הולדת וימי נישואין. אין בעיה. באפשרותך להשתמש בטבלה או בשאילתה של Access כמקור נתונים של מיזוג דואר, וליצור פעולת מיזוג דואר באמצעות אשף מיזוג הדואר של Word, עבור מכתבים, כרטיסים, הודעות דואר אלקטרוני ומעטפות. אם עליך רק ליצור תוויות מען, השתמש באשף התוויות ב-Access כדי ליצור ולהדפיס את התוויות שלך מדוח שאתה יוצר. באפשרותך גם להוסיף באופן אוטומטי ברקוד המתאים לכל כתובת לקוח.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

הן Access והן Excel מספקים פקודות להתחברות לנתונים ברשימות SharePoint. Excel מספק חיבור לקריאה בלבד (בכיוון אחד) לרשימות SharePoint מקושרות; הואיל ו-Access מאפשר לך לקרוא ולכתוב נתונים ברשימות SharePoint מקושרות. הרשימות Access ו-SharePoint פועלות היטב יחד. סוגי נתונים של Access ו-SharePoint — כגון טקסט עשיר, מצורפים בלבד (כדי לתמוך בהיסטוריית מעקב אחר שינויים בשדה תזכיר), קבצים מצורפים, מספור אוטומטי, בדיקות מידע ושדות מרובי ערכים — מתבצעים עבור שילוב חלק ומעטים, אם קיימים חוסר עקביות בנתונים.

לאחר קישור נתוני רשימת SharePoint למסד נתונים של Access, באפשרותך גם לבצע את נתוני רשימת SharePoint במצב לא מקוון במסד נתונים מקומי של Access, לעבוד עם הנתונים באופן מקומי ולאחר מכן להתחבר מחדש לאתר SharePoint כדי להעלות שינויים כלשהם. כל שינויי הנתונים המתנגשים שבוצעו על-ידי משתמשים אחרים יטופלו באמצעות אשף פתרון התנגשויות. הטפסים והדוחות שיצרת ב-Access מבוססים על אותם נתונים, אך מקושרים לרשימות SharePoint.

Excel מספק את נקודות השילוב הבאות באמצעות SharePoint Server.

נקודות שילוב ממוקדות נתונים של Excel

1. בצע ייבוא חד-פעמי של נתוני גליונות עבודה של Excel לרשימת SharePoint, או ייצא נתוני גליונות עבודה של Excel לרשימת SharePoint כדי ליצור חיבור נתונים חד-כיווני קבוע.

2. השתמש בחיבור הנתונים החד-כיווני והקבוע כדי לרענן נתונים בגליון עבודה של Excel מרשימת SharePoint.

3. פרסם חוברות עבודה של Excel ב- Excel Services, והצג וקיים אינטראקציה עם נתונים באמצעות ה-Web Part של Excel Web Access בדף web part.

4. יבא (חבר) נתונים לחוברת עבודה של Excel משרתים של OLAP, SQL Server ומסדי נתונים של Access וקבצים שטוחים.

Access מספק את נקודות השילוב הבאות באמצעות SharePoint Server.

1. בצע ייבוא או ייצוא חד-פעמי של נתונים בין תצוגות Access לרשימת SharePoint.

2. קשר נתונים בין טבלאות Access לבין רשימת SharePoint על-ידי יצירת חיבור דו-כיווני לאופן קבוע. (ניתן לראות נתוני רשימה מעודכנים בטבלת Access; נתונים מעודכנים של טבלאות Access ניתנים להצגה ברשימה.)

3. העבר נתוני רשימה למצב לא מקוון, עדכן אותם ב- Access, החזר למצב מקוון, סנכרן עדכונים ופתור התנגשויות.

4. הצג וערוך נתוני רשימה בתצוגות גליון נתונים, טופס ודוח של Access.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

באפשרותך ליצור יישומי מסד נתונים של שולחן עבודה מתוחכמים למדי מבלי לכתוב אף שורה אחת של קוד VBA. כל אובייקט Access מכיל קבוצה מקיפה של מאפיינים ואירועים הנגישים בקלות מגליון מאפיינים כדי לעזור לך להתאים אישית את הפתרון שלך. כל אובייקט כולל מעצבי מפורט החושפים את כל התכונות הזמינות עבורך. תבניות נוספות של מסד נתונים זמינות ב-Office Online. תבניות שדה וטבלה עוזרות לך ליצור ולהתאים אישית טבלאות חדשות במהירות. באפשרותך לעצב מסד נתונים חדש מאפס עם כלי עיצוב מוכללים של מסד נתונים.

פקודות מאקרו של Access משתמשות בסביבה הצהרתי שאינה דורשת לכתוב כל קוד VBA, כך שאינך צריך להיות מפתח. כל פעולת מאקרו מבצעת משימה, כגון פתיחת טופס, הפעלת שאילתה, איתור רשומות או הצגת הודעה. באפשרותך להטביע פקודות מאקרו בכל אירוע של דוח, טופס או פקד. רוב פקודות המאקרו כוללות ארגומנטים, ובאפשרותך להוסיף להם לוגיקה מותנית כדי לגרום להם לעשות מה שאתה רוצה. באפשרותך גם להגדיר משתנים ולבצע בדיקת שגיאות, שוב מבלי לכתוב קוד VBA.

עיצוב אב-טיפוס והפעלתה על-ידי מחלקת ה-IT. צור פתרון עבור הצוות שלך כאשר הם זקוקים לו בהקדם הרצוי, ולאחר מכן בצע אותו בshoestring עם צוות של עצמות חשופות. עקוב אחר כרטיסים הנמכרים עבור מפלגת חברה, עקוב אחר חיי המדף של חומרי ייצור או הדפס תגי קבלה עבור חלקים. מעקב אחר משימות, בעיות ותוצרים בפרוייקטי צוות. צור מסד נתונים של צבר מכירות כדי לנטר מכירות פוטנציאליים בתוך קבוצה קטנה של מומחי מכירות.

מידע נוסף

לראש הדף

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×