10 סיבות להשתמש ב- Access עם Excel

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

בעת שימוש מסדרת מוצרי Office, יש לך להשתמש ב- Excel או עליך להשתמש גישה לניהול נתונים טבלאיים? מאמר של מסייע, באמצעות Access או Excel לניהול הנתונים, דן היתרונות של כל מוצר ולהעביר מה הם לטבלה. אבל מדוע לבחור בין אחד או אחר? אם אתה מאחסן את הנתונים שלך ב- Access להתחבר אליו מ- Excel, תהיה לך היתרונות של שניהם. להלן סיבות עשר מדוע באמצעות Excel ו- Access יחד הופך הרבה מתאים.

למרות Excel אינה מסד נתונים, הוא נמצא בשימוש נרחב כדי לאחסן נתונים והוא נמצא בשימוש לעיתים קרובות לפתרון בעיות של מסד נתונים פשוט. עם זאת, Excel הוא מסד נתונים לקובץ שטוח, לא מסד נתונים יחסי. כאשר טבלאות פשוטות צורך להתפתח לטבלאות מרובות של נתונים קשורים, Access היא הבחירה הראשונה עבור עובדי מידע ליצור במהירות ביישום של מסד נתונים. גישה תמיד היתה "נתונים של לוח היעד" עבור איסוף ואיחוד נתונים נפרדים בכל הארגון, במיוחד שטח של שבו שוכן בתוך חוברות עבודה של Excel. לאחר הנתונים שלך ב- Access, אתה באפשרותך להוסיף טבלאות נוספות וצרף אותן, ליצור שאילתות (או תצוגות של הנתונים שלך), לבנות את הנתונים ולהגדיר סוגי נתונים כדי להבטיח נתונים שלמות, שיתוף ועדכון של נתונים בין משתמשים רבים וליצור דוחות רבי עוצמה וטפסים.

בניגוד פריסה פשוטה של גיליון אלקטרוני של Excel, Access מאורגן בצורה שונה עם כמה אובייקטי שקשורים שנראים ייתכן מרתיעה ראשונה. אך אינך צריך להיות מומחה כדי להשתמש ב- Access. Access מתוכנן עבור סוגים שונים של משתמשים ושבאפשרותך לבצע אותה רק כמה משבצות עליך לעבור.

Peel בחזרה לגשת שכבה בכל פעם.

שכבות של access

1. השתמש ב- Access בשלוש דרכים: משתמש מזדמנות, משתמש מתקדם או מפתח.

2. טבלאות, שאילתות, טפסים, דוחות לבנות בעת ביצוע זה לזה ולבצע טיפול הלב של יישום מסד הנתונים.

3. מזדמנות למשתמשים יש אשפים, בונים מאפיין, את ממשק המשתמש של Office Fluent ותכונות דמויית Excel כדי להגיע במהירות לביצוע המשימה.

4. משתמשים מתקדמים יש פקודות מאקרו, את החלונית ' מאפיינים ', ביטויים וכלי מסד נתונים עיצוב delve מעמיק יותר ויעשו עוד.

5. מפתחים באפשרותך לעבוד עם מודולי ו פיתוח קוד VBA כדי ליצור פתרונות מסד נתונים מותאמים אישית ולפרוס זמן הריצה של יישומים.

העתקת נתוני Excel ל- Access

היא דרך טובה להתחיל כדי להעתיק את הנתונים מ- Excel לתוך Access. באפשרותך ליצור טבלת Access ולהציג אותו בתצוגת גליון נתונים, הדומה בשיתוף פעולה הדוק גליון עבודה של Excel. באפשרותך לבצע משימות נפוצות של יצירת טבלה, כגון הגדרת סוג נתונים שם שדה, או שדה חדש, מימין בתצוגת גליון נתונים. לדוגמה, אם אתה מזין תאריך בשדה ריק, Access יגדיר תאריך/שעה סוג הנתונים עבור שדה זה. אם אתה מזין טקסט כגון שם, Access מחיל את סוג הנתונים טקסט לשדה. אם ברצונך להעביר שדה, פשוט לחץ וגרור אותה.

בעת העתקת נתונים מ- Excel ההדבקה ב- Access, אין צורך זוגי כדי ליצור טבלה תחילה, או פתח טבלה בתצוגת גליון נתונים. Access מבקש באופן אוטומטי אם הנתונים שלך מכילים כותרות, הופך ניחושים טובה בחלק להשתמש בסוג הנתונים הנכון, ואתה יוצר טבלת Access. לא היתה אפשרות פשוטה יותר.

לקבלת מידע נוסף, ראה פתיחת גליון נתונים ריק.

קישור נתוני Excel ל- Access

אחת הדרכים הקלה ביותר להפקת היתרונות של Excel ו- Access היא קישור לגליון עבודה של Excel לטבלה של Access. השתמש קישור גישה בעת תכנון לשמור את הנתונים ב- Excel, אך באופן קבוע גם לנצל חלק מהתכונות Access רבים, כגון דיווח וביצוע שאילתות. קישור נתונים מ- Access ולאחר מכן, ולא מתוך Excel.

Access תומך בשתי דרכים שונות מהותי יצירת טבלאות במסד נתונים. משתמשים יכולים ליצור טבלאות מקוריות חדשות כדי לאחסן את הנתונים במסד נתונים של Access, או שהם יכולים ליצור קישורים על נתונים קיימים מחוץ מסד הנתונים של Access. נתונים בטבלאות מקושרות מופיעות ומתנהגות בדרכים רבות בדיוק כמו טבלאות מקורית. אשף מנהל טבלאות מקושרות מסייע לך לעקוב אחר, לאתר ולעדכן את גליון העבודה של Excel או מקור נתונים אחר אם הוא יעבור ומעברי קישור.

בעת קישור לגליון עבודה של Excel או טווח בעל שם, Access יוצר טבלה חדשה המקושרת לנתונים של Excel. אם ברצונך להוסיף, לערוך או למחוק נתונים, בצע את השינויים ב- Excel, ואתה רענון (או מחדש שאילתה) את הנתונים בטבלה של Access. עם זאת, לא ניתן לערוך את תוכן הטבלה ב- Access. עם הנתונים מקושרת ל- Excel, באפשרותך ליצור דוחות, שאילתות וטפסים לקריאה בלבד ב- Access.

לקבלת מידע נוסף, ראה ייבוא או קישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel.

ייבוא נתונים מ- Excel ל- Access

אם תחליט גזור את כבל נתונים, באפשרותך להעביר את הנתונים ל- Excel על-ידי ייבוא הנתונים לתוך Access. שים לב כי word לייבא יש שתי משמעויות שונות Excel ו- Access. ב- Excel, בעת ייבוא (או חיבור), עליך להפוך חיבור קבוע לנתונים הניתנת לרענון. ב- Access, בעת ייבוא, באפשרותך להעביר נתונים לתוך Access פעם אחת, אך ללא חיבור נתונים קבוע. בעת ייבוא נתונים, Access מאחסן את הנתונים בטבלה חדשה או קיימת מבלי לשנות את הנתונים ב- Excel. ב- Access, באפשרותך לייבא כל גליונות העבודה בחוברת עבודה של Excel בפעולה אחת או.

אשף ייבוא מדריך אותך לאורך שלבי ייבוא ועוזר לך לקבל החלטות חשובות המציין אם שינוי סוגי נתונים וכדי להוסיף כותרות. אם אתה נתקל בשגיאות בעת ייבוא הנתונים, Access מספק לך התראה ושומר את השגיאות בטבלה כך שתוכל למצוא ולתקן אותן. לדוגמה, ייתכנו בר קוד אלפאנומרי קבורות עמוק כלפי מטה בעמודה שלך מחשבה היה מספרי הכל, או מזהה כפול זוהה עבור שדה מפתח ראשי. באפשרותך לבצע את השינויים בחוברת העבודה של Excel ולייבא מחדש את הנתונים, או בצע את השינויים בטבלה החדשה של Access. לאחר שתשלים את הפעולה, באפשרותך לשמור את השלבים שבו השתמשת ולאחר אף ליצור משימה של Outlook כדי להזכיר לך מתי יש לבצע את פעולת הייבוא באופן קבוע.

לאחר ייבוא הנתונים, הוא כעת מקורית ל- Access, באפשרותך להשתמש בגליונות נתונים וטפסים כדי להוסיף, לערוך ולמחוק את הנתונים. לאחר ייבוא הנתונים, באפשרותך להחליט אם ברצונך למחוק את הנתונים מ- Excel. הוא בדרך כלל כדאי ליהנות ממיקום אחד בלבד עבור עדכון הנתונים.

הערה: ייבוא נתונים מ- Excel ל- Access לא מייבא נוסחאות, רק על התוצאות של נוסחאות אלה.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

התחבר אל נתוני Access מתוך Excel

באפשרותך גם להתחבר מחדש את נתוני Access ל- Excel. לשם כך, ליצור חיבור ב- Excel, המאוחסן בדרך כלל בקובץ חיבור נתוני Office (. odc), מסד נתונים של Access ולאחזר כל הנתונים מטבלה או שאילתה. לאחר שתתחבר לנתונים, באפשרותך גם באופן אוטומטי רענון (או עדכון) חוברות עבודה של Excel מתוך Access מסד הנתונים המקורי בכל פעם שמסד הנתונים מתעדכן במידע חדש.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

דוח של עובדים בפריסה טבלאית

לאחר הנתונים שלך ב- Access, תוכל ליהנות מהיישום של המערך נפלא של דוח כלים יצירה והתאמה אישית. ברצונך ליצור דוח בלחיצות ספורות? השתמש באשף הדוחות. ברצונך לעצב ולשנות את פריסת דוח בזמן אמת עם נתונים חיים, להעביר ושינוי גודל בלוקים של נתונים, הוספה והסרה של שדות, ותוכל לראות את השינויים באופן מיידי בזמן שאתה מגדיל אותו? השתמש בתצוגת פריסה. מעוניין לקיים אינטראקציה עם הדוח חיפוש, סינון ו מיון נתונים חיים? השתמש בתצוגת דוח. ברצונך להוסיף לחצני פקודה, מספרי עמודים, תמונות, היפר-קישורים וסגנונות בעלי מראה מקצועי באותו משלך? השתמש רבים באשפי בקרה גלריות בקבוצות בפקדים ובפריסות בכרטיסיה ' עיצוב ' של רצועת הכלים. על-ידי שימוש ב- Access, באפשרותך ליצור דוחות פשוטים, קבוצה ולדוחות הסיכום, תוויות מען, דוחות גרפיים ודוחות משנה בקלות.

לאחר יצירת הדוח, השתמש ב- Access באופן אלקטרוני להפיץ את הדוח. לדוגמה, באפשרותך לשלוח את הדוח באמצעות הודעת דואר אלקטרוני, או לשמור את הדוח בתבניות שונות, כגון תמונה Access או כקובץ PDF, כדי להוסיף אותו לדף אינטרנט או אתר SharePoint.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

טופס לדוגמה

לאחר הנתונים שלך ב- Access, תוכל ליהנות מהיישום מהכלים רבים טופס יצירה והתאמה אישית. ברצונך ליצור טופס בלחיצות ספורות? השתמש באשף הטפסים. ברצונך לעצב ולשנות את פריסת הטופס בזמן אמת עם נתונים חיים, להעביר ושינוי גודל בלוקים של נתונים, הוספה והסרה של שדות, ותוכל לראות את השינויים באופן מיידי בזמן שאתה מגדיל אותו? השתמש בתצוגת פריסה. ברצונך להוסיף לחצני פקודה, תיבות רשימה, תיבות משולבות, קבוצות אפשרויות, תמונות, מסיכות קלט, תרשימים, היפר-קישורים וסגנונות בעלי מראה מקצועי באותו משלך? השתמש רבים באשפי בקרה גלריות בקבוצות בפקדים ובפריסות בכרטיסיה ' עיצוב ' של רצועת הכלים. באמצעות Access באפשרותך ליצור בקלות טפסים פשוטים, טפסים בכרטיסיות, טפסים רציפים, טפסים המוקפץ, תיבות דו-שיח מודאליות וטפסי משנה.

ב- Access, תוכל ליצור בקלות טופס מפוצל, אשר מציגה מסונכרן גליון נתונים ותצוגת טופס כך תוכל לקבל את מיטב שתיהן. לאחר שיצרת טופס מראה מלוטש, קל גלילה, לסנן ולחפש גם את הנתונים מאחורי הטופס באמצעות לחצני הניווט הרגילים בתיבת החיפוש בחלק התחתון של הטופס.

טופס מפוצל

לקבלת מידע נוסף, ראה:

סינון אוטומטי

בכל מוצר תשתמש, סינון נתונים כדי לעבוד עם קבוצת משנה של נתונים ולאחר מכן מיון נתונים כדי לסדר אותו בדיוק באופן שהרצוי לך. ב- Access, Excel משתמשים יכולים להציג סינון ומיון של נתונים בגליון נתונים ללא צורך ללמוד מחדש של ממשק משתמש חדש לגמרי. סמלים, הפקודה תפריטים, פקודות, קריטריונים ותיבות דו-שיח דומים מאוד, אם אתה עובד עם טקסט, מספרים, תאריכים או ערכים ריקים. באפשרותך גם לשמור את המסננים ואת ממיין יחד עם תצוגת גליון נתונים.

באפשרותך ליצור שאילתה ב- Access ולאחר גם לא יודע מה מסמל SQL. אשפים שאילתה ארבע לעזור לך ליצור שאילתות פשוטות, למצוא ערכים כפולים, לאיתור רשומות לא תואמות וליצור שאילתות הצלבות. אפילו אין צורך ליצור שאילתה; פשוט מיון וסינון הנתונים באופן שהרצוי לך לבחון אותו והוא נשמר עם גליון נתונים.

קריטריונים של מדינה/אזור

לקבלת מידע נוסף, ראה:

עמוד ראשון של אשף התוויות

כעת, לאחר המשפחה שלך גדל, את רשימת כרטיס חג פתאום יש לך גדול יותר, אתה זקוק לעקוב אחר ימי הולדת וימי נישואין הרבה יותר. אינה בעיה. באפשרותך להשתמש טבלת Access או בשאילתת כמקור נתונים למיזוג דואר, וצור את פעולת מיזוג דואר באמצעות אשף מיזוג הדואר של Word, עבור אותיות, כרטיסי, הודעות דואר אלקטרוני ומעטפות. אם אתה זקוק רק ליצור תוויות מען, השתמש באשף התוויות ב- Access כדי ליצור ולהדפיס את התוויות שלך מתוך דוח שאתה יוצר. באפשרותך להוסיף באופן אוטומטי גם ברקוד התואמת כל כתובת הלקוח.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

Access ו- Excel מספקות פקודות כדי להתחבר לנתונים ברשימות SharePoint. Excel מספק לקריאה בלבד (חד-כיווני) חיבור רשימות SharePoint מקושרות; בעוד ש- Access מאפשר לך לקרוא ולכתוב נתונים (שני צדדים) ברשימות SharePoint מקושרות. Access ו- SharePoint רשימות עובדות היטב יחד. סוגי נתונים של access ו- SharePoint — כגון טקסט עשיר, צרף בלבד (לתמיכה מעקב אחר היסטוריית בשדה תזכיר), קבצים מצורפים, מספור אוטומטי, בדיקות מידע ושדות מרובת ערכים — ביצוע עבור שילוב חלק ומצומצם, אם יש כאלה, חוסר עקביות של נתונים.

לאחר קישור את נתוני רשימת SharePoint לתוך מסד נתונים של Access, תוכל ליהנות גם את רשימת SharePoint נתונים במצב לא מקוון ב- Access מסד נתונים מקומי, לעבוד עם הנתונים באופן מקומי ולאחר מכן התחבר מחדש לאתר SharePoint כדי להעלות את השינויים. שינויי נתונים מתנגשים שבוצעו על-ידי משתמשים אחרים תטופל על-ידי אשף פתרון התנגשות. הטפסים והדוחות שיצרת ב- Access בהתבסס על נתונים זהים, אך המקושרות לרשימות SharePoint.

Excel מספק את נקודות השילוב הבאות ב- SharePoint Server.

נקודות שילוב ממוקדות נתונים של Excel

1. בצע ייבוא חד-פעמי של נתוני גליונות עבודה של Excel לרשימת SharePoint, או ייצא נתוני גליונות עבודה של Excel לרשימת SharePoint כדי ליצור חיבור נתונים חד-כיווני קבוע.

2. השתמש בחיבור הנתונים החד-כיווני והקבוע כדי לרענן נתונים בגליון עבודה של Excel מרשימת SharePoint.

פרסום חוברות עבודה של Excel ב- Excel Services, ומסמכים להציג אינטראקציה עם נתונים על-ידי שימוש ב- Web Part של Excel Web Access בדף Web Part.

4. ייבוא (לחבר) נתונים לחוברת עבודה של Excel מתוך שרתי OLAP, מסדי נתונים של SQL Server וגישה וקבצים שטוחה.

Access מספק את נקודות השילוב הבאות ב- SharePoint Server.

1. בצע ייבוא או ייצוא חד-פעמי של נתונים בין תצוגות Access לרשימת SharePoint.

2. קישור נתונים בין טבלאות של Access רשימה של SharePoint על-ידי יצירת חיבור דו-כיווני קבוע. (נתוני רשימה מעודכן במופיעים בטבלת Access; נתונים טבלת Access המעודכן ניתנים להצגה ברשימה).

3. העבר נתוני רשימה למצב לא מקוון, עדכן אותם ב- Access, החזר למצב מקוון, סנכרן עדכונים ופתור התנגשויות.

4. הצג וערוך נתוני רשימה בתצוגות גליון נתונים, טופס ודוח של Access.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

באפשרותך ליצור יישומי מסד נתונים של שולחן עבודה מתוחכמים למדי מבלי להימצא לכתוב שורה אחת של קוד VBA. לכל אובייקט Access יש מקיף של מאפיינים ואירועים הנגישים בקלות מגליון מאפיינים כדי לעזור לך להתאים אישית את הפתרון. כל אובייקט מכיל מפורט מעצבי אשר לחשוף את כל התכונות הזמינות עבורך. תבניות מסד נתונים נוספים זמינים ב- Office Online. תבניות טבלה ושדה לעזור לך ליצור ולהתאים אישית את הטבלאות החדשות מהיר. באפשרותך לעצב מסד נתונים חדש מאפס באמצעות כלי עיצוב מסד הנתונים מוכלל.

פקודות מאקרו של access השתמש סביבה מוצהרות שאינו דורש לכתוב קוד VBA, כך שאינך צריך להיות מפתח. כל פעולת מאקרו ביצוע משימה, כגון פתיחת טופס, הפעלת שאילתה, חיפוש רשומות או מציגה הודעה. באפשרותך להטביע פקודות מאקרו אירוע כלשהו של דוח, טופס או פקד. פקודות מאקרו רוב מכילות את הארגומנטים ולאחר מכן באפשרותך להוסיף לוגיקה מותנית עליהם להשיגם כדי לבצע את הפעולה הרצויה. באפשרותך גם להגדיר משתנים, לבצע בדיקת שגיאות, שוב ללא כתיבת קוד VBA.

עיצוב אב-טיפוס והפעל אותו על-ידי מחלקת ה-IT. יצירת פתרון עבור הצוות שלך כאשר הוא זקוק לו ASAP ולאחר הביצוע על shoestring עם צוות בסיסית. לעקוב אחר כרטיסים שנמכרו עבור מסיבת החברה, לעקוב אחר חיי מדף ייצור חומרים, או הדפסת תגיות הקבלה עבור חלקים. מעקב אחר משימות, נושאים ותוצרים בפרוייקטים הצוות. יצירת מסד נתונים צבר מכירות לניטור מכירות אפשריות בתוך קבוצה קטנה של מומחי מכירות.

מידע נוסף

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×