שליחה אוטומטית של הודעות 'מחוץ למשרד' באמצעות חשבון Exchange

באפשרותך להגדיר את Microsoft Office Outlook 2007 לשליחת מענה אוטומטי לחלק מהאנשים ששולחים אליך הודעות דואר אלקטרוני או לכולם.

חשוב: הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' מופיעה רק בתפריט כלים בעת השימוש בחשבון Microsoft Exchange Server. אם אתה משתמש בחשבון Exchange Server, ואתה לוחץ בתיקיה תיבת דואר נכנס והפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' לא מופיעה בתפריט כלים, מומלץ לפנות למומחה תמיכה של Microsoft לקבלת סיוע. שיטה חלופית למענה אוטומטי להודעות זמינה לכל משתמשי Outlook. עבור אל מענה אוטומטי להודעות.

כיצד אוכל לדעת אם יש לי חשבון Exchange Server?

הדרך הקלה ביותר לבדוק אם אתה משתמש בחשבון Exchange Server היא לפתוח את התיקיה תיבת דואר נכנס ולראות אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' קיימת בתפריט כלים. אם כן, לחץ על לחצן ההרחבה תמונת לחצן בחלקו התחתון של התפריט כך שכל הפקודות בתפריט כלים יוצגו.

הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

אם הפקודה לא מופיעה, כנראה שאינך משתמש בחשבון Exchange Server ומסייע 'מחוץ למשרד' אינו זמין. קיימת שיטה חלופית למענה אוטומטי להודעות. עבור אל מענה אוטומטי להודעות.

הערה: תפריט כלים מופיע בחלון Outlook הראשי. תפריט כלים אינו זמין בחלונות שבהם אתה יוצר או מציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

איזו פעולה ברצונך לעשות?

הפעלה או ביטול של מסייע 'מחוץ למשרד'

שימוש בכללים עם מסייע 'מחוץ למשרד'

עריכת כללים הנמצאים בשימוש עם מסייע 'מחוץ למשרד'

הפעלה או ביטול של כללים הנמצאים בשימוש עם מסייע 'מחוץ למשרד'

זיהוי גירסת Exchange Server שבה משתמש החשבון שלי

הפעלה או ביטול של מסייע 'מחוץ למשרד'

חשבונות Microsoft Exchange Server 2007

אם אינך בטוח באיזו גירסת Exchange Server משתמש החשבון שלך, עבור אל זיהוי גירסת Exchange Server שבה משתמש החשבון שלי.

  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

    הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

    הערה: תפריט כלים מופיע בחלון Outlook הראשי. החלון הראשי הוא החלון המופיע בעת הפעלת Outlook, והוא כולל את התפריטים קובץ, עריכה, תצוגה, מעבר, כלים, פעולות, ועזרה. תפריט כלים אינו מופיע בחלונות שבהם אתה יוצר או מציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

    אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' לא מופיעה, שיטה חלופית למענה אוטומטי להודעות זמינה לכל משתמשי Outlook. עבור אל מענה אוטומטי להודעות.

  2. לחץ על שלח תשובות 'מחוץ למשרד' אוטומטיות.

  3. אם תרצה, בחר את תיבת הסימון שלח בטווח זמן זה בלבד כדי לקבוע מתי התשובות 'מחוץ למשרד' יהיו פעילות. אם לא תציין שעת התחלה ושעת סיום, התשובות האוטומטיות יישלחו עד שתלחץ על אל תשלח הודעות מענה אוטומטי 'מחוץ למשרד'.

  4. בכרטיסיה בתוך הארגון שלי, הקלד את התגובה שברצונך לשלוח בעת שהייה מחוץ במשרד.

    כדי לשלוח תשובות אוטומטיות לאנשים מחוץ לארגון שלך, המשך בשלבים 4 ו- 5.

  5. בכרטיסיה מחוץ לארגון שלי, בחר את תיבת הסימון השב אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי, ולאחר מכן הקלד את התשובה שברצונך לשלוח כשאתה מחוץ למשרד.

    ארגון מוגדר בדרך כלל כחברה שבה אתה עובד, והוא כולל אנשים בעלי חשבון Exchange Server במערכת הדואר האלקטרוני של הארגון.

    בעת הבחירה בתיבת הסימון השב אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי, הכרטיסיה מחוץ לארגון שלי מציגה את (מופעל) לצד שם הכרטיסיה.

  6. בכרטיסיה מחוץ לארגון שלי, לחץ על אנשי הקשר שלי בלבד או על כל אדם מחוץ לארגון שלי כדי לציין את האנשים שאליהם יישלחו התשובות האוטומטיות.

    הערה: איש הקשר חייב להתקיים בתיקיה אנשי קשר של Exchange Server. אם איש הקשר קיים רק בתיקיה המהווה חלק מקובץ תיקיות אישיות (‎.pst), לא תישלח הודעת התשובה האוטומטית.

חשבונות Microsoft Exchange Server 2003 ו- Microsoft Exchange Server 2000

אם אינך בטוח באיזו גירסת Exchange Server משתמש החשבון שלך, עבור אל זיהוי גירסת Exchange Server שבה משתמש החשבון שלי.

  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

    הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

    הערה: תפריט כלים מופיע בחלון Outlook הראשי. תפריט כלים אינו זמין בחלונות שבהם אתה יוצר או מציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

    אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' לא מופיעה, שיטה חלופית למענה אוטומטי להודעות זמינה לכל משתמשי Outlook. עבור אל מענה אוטומטי להודעות.

  2. לחץ על האפשרות אני מחוץ למשרד כעת.

  3. בתיבה השב אוטומטית פעם אחת בלבד לכל שולח עם הטקסט הבא, הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח לאנשים אחרים בעת שהייה מחוץ למשרד.

לראש הדף

שימוש בכללים עם מסייע 'מחוץ למשרד'

אם אינך מתכוון לבדוק הודעות דואר אלקטרוני כאשר תימצא מחוץ למשרד, השתמש במסייע 'מחוץ למשרד' באמצעות כללים לניהול אוטומטי של הודעות נכנסות על-ידי ציון הפעולה ש- Outlook צריך לבצע עבורן. לדוגמה, באפשרותך ליצור כללים להעברה או העתקה אוטומטיות של הודעות לתיקיות אחרות, למחיקת הודעות, לשליחת תשובות מותאמות אישית וכן הלאה.

אם אתה יוצר כללים, חשוב שתבין כיצד הם חלים ב- Outlook:

  • כללים חלים לפי סדר הופעתם ברשימת הכללים, מלמעלה למטה.

  • אם תבחר ביותר מתנאי אחד בתיבת הדו-שיח עריכת כלל, הכלל יחול רק על הודעות שעונות על כל התנאים הנבחרים. לדוגמה, אם תציין את יוסף לוי כשולח (תנאי) ו"פגישת שיווק" (תנאי) בתיבה נושא, הכלל יחול רק על הודעות שעונות על שני התנאים.

  • עם זאת, אם תקבע קריטריונים מרובים עבור תנאי יחיד, הכלל יחול על כל הודעה שעונה על קריטריון אחד לפחות עבור תנאי זה. לדוגמה, אם תציין "יוסף לוי;לאה פרנס" בתיבה מאת, הכלל יחול על הודעות מיוסף לוי או מלאה פרנס.

  • בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

    הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

    הערה: תפריט כלים מופיע בחלון Outlook הראשי. תפריט כלים אינו זמין בחלונות שבהם אתה יוצר או מציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

  • לחץ על כללים.

    הערה: אם אתה משתמש בחשבון Exchange Server 2003 או Exchange Server 2000, לחץ על הוסף כלל במקום זאת. אם אינך בטוח באיזו גירסת Exchange Server משתמש החשבון שלך, עבור אל זיהוי גירסת Exchange Server שבה משתמש החשבון שלי.

  • תחת כאשר מגיעה הודעה העומדת בתנאים הבאים, ציין את התנאים בהם צריכה ההודעה לעמוד כדי שהכלל יחול.

  • אם ברצונך לציין תנאים נוספים, לחץ על מתקדם, בחר באפשרויות הרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.

  • אם ברצונך לציין שיש להחיל כלל זה אחרון, בחר בתיבת הסימון אל תעבד את הכללים הבאים.

  • תחת בצע פעולות אלה, בחר את הפעולות הרצויות. באפשרותך לבחור יותר מפעולה אחת.

    הערה: אם ציינת שהודעה מסוימת חייבת להימחק, הכללים שבאים אחרי כלל המחיקה ברשימת הכללים בתיבת הדו-שיח מסייע "מחוץ למשרד" לא ישפיעו על ההודעה.

עריכת כללים הנמצאים בשימוש עם המסייע 'מחוץ למשרד'

  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

    הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

    הערה: תפריט כלים מופיע בחלון Outlook הראשי. תפריט כלים אינו זמין בחלונות שבהם אתה יוצר או מציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

  2. כדי לערוך את הכללים, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • שינוי כלל ספציפי   

    • לחץ על כללים, בחר את הכלל ולאחר מכן לחץ על עריכת כלל.

      הערה: אם אתה משתמש בחשבון Exchange Server 2003 או Exchange Server 2000, לחץ תחילה לבחירת הכלל ולאחר מכן לחץ על ערוך כלל.

    • ערוך שינויים בתנאים ובפעולות עבור הכלל.

    • שינוי הסדר שבו חלים כללים על הודעות נכנסות   

    • תחת כללים אלה יחולו על הודעות נכנסות כאשר תימצא מחוץ למשרד, לחץ על הכלל שברצונך להזיז מעלה או מטה ברשימה.

    • לחץ על הזז למעלה או הזז למטה.

    • מחיקת כלל   

    • תחת כללים אלה יחולו על הודעות נכנסות כאשר תימצא מחוץ למשרד, לחץ על הכלל שברצונך למחוק.

    • לחץ על מחק כלל.

הפעלה או ביטול של כללים הנמצאים בשימוש עם מסייע 'מחוץ למשרד'

  1. כדי להפעיל או לבטל את כללי 'מחוץ למשרד', בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

    הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

    הערה: תפריט כלים מופיע בחלון Outlook הראשי. תפריט כלים אינו זמין בחלונות שבהם אתה יוצר או מציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

  2. לחץ על כללים.

    הערה: אם אתה משתמש בחשבון Exchange Server 2003 או Exchange Server 2000, עבור לשלב הבא. אין לחצן כללים.

  3. בעמודה מצב, בחר או נקה את תיבת הסימון הסמוכה לכלל שברצונך להפעיל או לבטל.

לראש הדף

זיהוי גירסת Exchange Server שבה משתמש החשבון שלי

אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' קיימת בתפריט כלים, ובעת הלחיצה עליה מופיעה תיבת הדו-שיח הבאה, יש לך חשבון Exchange 2007.

הערה: תפריט כלים מופיע בחלון Outlook הראשי. תפריט כלים אינו זמין בחלונות שבהם אתה יוצר או מציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

תיבת הדו-שיח של מסייע 'מחוץ למשרד'

אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' קיימת בתפריט כלים, ובעת הלחיצה על הפקודה מופיעה תיבת הדו-שיח הבאה, יש לך חשבון ב- Exchange Server 2003 או בגירסה קודמת.

תיבת הדו-שיח של מסייע 'מחוץ למשרד'

אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' לא קיימת בתפריט כלים, נראה שאין לך חשבון Exchange Server. עם זאת, תוכל לחקות את רוב ההתנהגות של מסייע 'מחוץ למשרד' על-ידי שימוש בכללים. כדי ללמוד כיצד לבצע זאת, עבור אל מענה אוטומטי להודעות לקבלת מידע נוסף.

לראש הדף

למידע נוסף

מה חדש ב- Microsoft Office Outlook 2007

יידוע של כולם לגבי מועדים שבהם אני לא במשרד

זיהוי הגירסה של Microsoft Exchange Server שאליה מתחבר החשבון שלי

האם מידע זה היה שימושי?

כיצד נוכל לשפר זאת?

כיצד נוכל לשפר זאת?

כדי להגן על הפרטיות שלך, אל תכלול פרטי קשר במשוב. סקור את מדיניות פרטיות.

תודה על המשוב!