מבט כולל על שיתוף נתונים ב- Excel

שיתוף נתוני Excel

קיימות דרכים רבות לשתף, לנתח ולהעביר מידע עסקי ונתונים עסקיים ב- Microsoft Office Excel 2007. הדרך בה תבחר לשתף נתונים תלויה בגורמים רבים, כולל האופן בו ברצונך שאחרים יציגו או יעבדו עם הנתונים. לדוגמה, האם ברצונך לשמור על מידע רגיש או חשוב מפני שינויים או האם ברצונך לאפשר למשתמשים לשנות ולערוך את הנתונים? ייתכן שתידרש לשתף נתונים עם משתמשים שאין ברשותם Microsoft Office Excel או שברשותם גירסאות אחרות של Excel. אולי ברצונך רק לשתף גירסה קבועה של חוברת העבודה שלך, שאותה ניתן לשלוח בקלות בדואר אלקטרוני ולהדפיסה.

מאמר זה הוא מבט כולל הדן באופן שיתוף הנתונים ב- Excel, בדברים להם אתה ואחרים זקוקים כדי להציג או לעבוד עם הנתונים ובמגבלות הקשורות לשיתוף נתונים. כמו כן, המאמר מכיל קישורים למאמרים מפורטים יותר.

במאמר זה

שימוש ב- Excel Services לשיתוף נתונים בעת שמירה על גירסה אחת של חוברת העבודה

שיתוף פעולה בחוברות עבודה המאוחסנות בשרת ניהול מסמכים

הפצת נתונים באמצעות דואר אלקטרוני, בפקס או על-ידי הדפסה

החלפת חוברות עבודה עם משתמשים שברשותם בגירסאות קודמות של Excel

הפצת חוברות עבודה למשתמשים שאין ברשותם Excel

מתן אפשרות למשתמשים מרובים לערוך בו-זמנית חוברת עבודה

הפצת עותקים של חוברת עבודה ולאחר מכן מיזוג או איחוד נתונים מכל עותק

שימוש ב- Excel Services לשיתוף נתונים בעת שמירה על גירסה אחת של חוברת העבודה

אם יש לך גישה ל- Excel Services, חלק של Microsoft Office SharePoint Server 2007 בעל יכולת להפעיל Excel Calculation Services, באפשרותך לשמור חוברת עבודה בשרת זה כך שאחרים יוכלו לגשת לכל חוברת העבודה או לחלקים ממנה בדפדפן.

לאחר שמירת חוברות עבודה בשרת, הן מוצגות על-ידי Microsoft Office Excel Web Access. באמצעות Excel Web Access, משתמשים יכולים להציג ולקיים אינטראקציה עם חוברות עבודה בסביבת דפדפן מוכרת וגם לחשב, ליצור תמונות, לרענן נתונים ולחלץ ערכים מחוברות העבודה. ניתן גם להשתמש בחוברות עבודה בדוחות לוח מחוונים (בדומה ללוח מחוונים במכונית, דוח לוח מחוונים מייצג באופן חזותי מידע חיוני בצורה תמציתית כך שמשתמשים יכולים לקבל את המידע הדרוש להם במבט אחד). יתר על כן, משתמשים אינם נדרשים להתקין Microsoft Office Excel 2007 במחשביהם המקומיים כדי להשתמש ב- Excel Web Access.

האיור הבא מדגים את Excel Web Access בדוח לוח מחוונים.

נתוני Excel בדוח לוח מחוונים

בעת שמירת חוברת עבודה ב- Excel Services, חוברת העבודה תמוקם בשלמותה בשרת, אך באפשרותך לציין את חלקי חוברת העבודה (כגון גליונות עבודה בודדים, טווחים בעלי שם או תרשימים) שברצונך להציג בדפדפן. באפשרותך גם להגדיר פרמטרים כדי לאפשר אינטראקציה על-ידי ציון תאים בודדים הניתנים לעריכה בגליון עבודה בר-הצגה. לדוגמה, באפשרותך לציין תאים שלתוכם משתמשים יכולים להזין ערכים בהם נעשה שימוש על-ידי נוסחאות בתאים אחרים ולאחר מכן, המשתמשים יוכלו לראות את התוצאות המחושבות על-ידי Excel Services.

השתמש ב- Excel Services כדי לשתף נתונים כאשר:

  • יש לך גישה ל- Excel Services, חלק מ- Office SharePoint Server בעל יכולת להפעיל Excel Calculation Services.

  • ברצונך לשמור רק עותק אחד של חוברת עבודה או של גליון עבודה במיקום מרכזי ובטוח.

  • משתמשים צריכים לנתח, להכין תרשימים, לסובב ולקיים אינטראקציה עם נתונים על-ידי שימוש בדפדפן. אין צורך להתקין Excel במחשבי המשתמשים.

  • ברצונך לסייע לאבטח ולהגן על מודלים של גליון עבודה ועל הנתונים המאכלסים אותם. באפשרותך להעניק למשתמשים הרשאות לתצוגה בלבד, כך שיוכלו להציג את גליון העבודה בדפדפן, אך לא יוכלו לקבל גישה ישירה אל גליון העבודה על-ידי שימוש ב- Excel או בכל תוכנית לקוח אחרת. בנוסף, באפשרותך לשלוט בחלקי גליון העבודה שאותם מתאפשר למשתמשים להציג בדפדפן.

  • ברצונך להשתמש בחוברת עבודה בדוח לוח מחוונים בדף אינטרנט בו באפשרותך להציג ולנתח במהירות מידע של פרוייקט חשוב.

  • ברצונך להשתמש בתכונות דיווח כדי להתריע בפני משתמשים על דוחות מעודכנים.

בנוסף, Excel Services מאפשר למנהלי מערכת לנהל ולהפיץ בצורה תוכניתית או באופן ידני גליונות עבודה מותאמים אישית של Excel בשרת.

לקבלת מידע נוסף אודות שמירה וניהול של חוברות עבודה על-ידי שימוש ב- Excel Services, המהווה חלק מ- Office SharePoint Server, ראה שמירת חוברת עבודה ב- Excel Services.

לראש הדף

שיתוף פעולה בחוברות עבודה המאוחסנות בשרת ניהול מסמכים

כאשר ברצונך להפוך חוברת עבודה אחת או יותר לזמינה לשיתוף פעולה במיקום מרכזי, באפשרותך לשמור אותה בשרת ניהול מסמכים. שרת ניהול מסמכים מאפשר שימוש בתכונות ניהול מסמכים, כגון זרימות עבודה ממוכנות וספריות מסמכים משותפות, כדי לבצע רישומי כניסה ויציאה של מסמכים. בנוסף, אם יש ברשותך Windows SharePoint Services 3.0, באפשרותך לשמור את המסמך בסביבת עבודה משותפת ואף להקל יותר על משתמשים אחרים לשתף פעולה במסמך ולשמור עותק מקומי של חוברת העבודה בסינכרון עם השינויים מהשרת.

שמירת חוברת עבודה בשרת ניהול מסמכים

באפשרותך לשמור חוברות עבודה בשרת ניהול מסמכים, כגון Windows SharePoint Services 3.0, כדי להעניק למשתמשים מיקום מרכזי לשתף פעולה במסמכים וליהנות מתכונות ניהול המסמך הרבות המוצעות על-ידי מערכות שרת ניהול המסמכים.

שתף פעולה על-ידי שימוש בשרת ניהול מסמכים כאשר:

  • ברשותך גישה לשרת ניהול מסמכים.

  • Excel מותקן אצל המשתמשים כדי לפתוח ולהשתמש בחוברות עבודה משרת ניהול המסמכים.

  • ברצונך ליהנות מתכונות שרת ניהול המסמכים, כגון:

    • זרימת עבודה ממוכנת, כך שמשתמשים העובדים על מסמך מקבלים הודעה ויודעים באיזה שלב הם נמצאים בעבודה בה הם לוקחים חלק (סקירה, משוב, אישור וכן הלאה) וכדי שמשתמשים יוכלו לספק מידע ומומחיות כנדרש.

    • ספריות מסמכים בהן באפשרותך לאחסן ולארגן חוברות עבודה.

    • רישום כניסה, רישום יציאה ועריכת גירסאות של חוברות עבודה.

    • תכונות ניהול ודיווח.

    • תכונות שיתוף פעולה, כגון אתרי סביבת עבודה של מסמך.

כדי לפרסם חוברת עבודה בשרת ניהול מסמכים, ודא כי שרת ניהול המסמכים זמין ולאחר מכן לחץ על לחצן Office תמונת לחצן, לחץ על החץ ליד פרסום ולאחר מכן לחץ על שרת ניהול מסמכים. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, בחר מיקום שרת ואת שם חוברת העבודה ולאחר מכן לחץ על שמור.

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמך באמצעות Windows SharePoint Services 3.0

אם ברצונך לשתף את חוברת העבודה באתר של Windows SharePoint Services 3.0 ולאפשר למשתמשים אחרים לשתף פעולה בקלות בחוברת העבודה בעת שתשמור עותק מקומי שלה בסינכרון עם שינויים, באפשרותך ליצור ולהשתמש באתר סביבת עבודה של מסמך.

אתר סביבת עבודה של מסמך הוא אזור המתארח בשרת של Windows SharePoint Services 3.0 בו משתמשים משתפים מסמכים ומידע, שומרים רשימות של נתונים רלבנטיים ומעדכנים זה את זה במצב של פרוייקט מסוים.

השתמש באתר סביבת עבודה של מסמך כאשר:

  • ברשותך גישה לשרת המפעיל Windows SharePoint Services 3.0.

  • באפשרותך ליצור ולנהל את האתר בו תאחסן את המסמכים שלך וברצונך להעניק רמות הרשאה שונות למשתמשים המבקרים או משתמשים באתר.

  • Excel מותקן אצל המשתמשים כדי לפתוח ולהשתמש בחוברות עבודה מהשרת.

  • ברצונך להשתמש ברשימת משימות כדי להקצות פריטים לביצוע עם תאריכי יעד עבור חברי אתר סביבת עבודה של מסמך. אם חבר אחר הקצה משימה עבורך, באפשרותך לסמנה ברשימה 'משימות'. כאשר חברי צוות אחרים פותחים את הרשימה משימות בחלונית סביבת עבודה של מסמך, באפשרותם לראות כי השלמת את המשימה.

  • ברצונך להציג את שמות המשתמשים של חברי אתר סביבת העבודה של המסמך ברשימה 'חברים'. בחלונית סביבת העבודה של המסמך, נכללים פרטי אנשי קשר - כגון מצב פנוי או עסוק, מספר טלפון וכתובת דואר אלקטרוני - ומאפיינים אחרים, כך שחברים יוכלו לשמור בקלות על קשר זה עם זה. אם ברצונך להשתמש בהעברת הודעות מיידיות, תוכל לראות גם את מצבם המקוון של חברי אתר סביבת עבודה של מסמך.  

  • ברצונך להשתמש בהתראות דואר אלקטרוני כדי להודיע לחברים על שינויים ברשימה, בפריט מסוים (כגון מצב של משימה) או במסמך באתר סביבת עבודה של מסמך.

כדי ליצור אתר סביבת עבודה של מסמך מ- Excel וכדי לשמור חוברת עבודה באתר זה, ודא כי התקנת Windows SharePoint Services 3.0 וכי הוא זמין לשימוש ולאחר מכן לחץ על לחצן Office תמונת לחצן, לחץ על החץ ליד פרסום ולאחר מכן לחץ על צור סביבת עבודה של מסמך. בחלונית המשימות, הקלד את השם שברצונך לתת לאתר סביבת העבודה של המסמך ולאחר מכן הקלד או בחר בכתובת ה- URL עבור שרת האינטרנט בו ברצונך לשמור את חוברת העבודה.

לראש הדף

הפצת נתונים באמצעות דואר אלקטרוני, בפקס או על-ידי הדפסה

כמה מהדרכים הנפוצות ביותר לשתף נתוני Excel הן על-ידי שליחת חוברות עבודה באמצעות דואר אלקטרוני, על-ידי שליחת חוברות עבודה בפקס ועל-ידי הדפסה והפצה של תדפיסים של חוברות עבודה. השתמש בדואר אלקטרוני, בפקס או בדפוס כדי להפיץ חוברות עבודה כאשר:

  • ברשותך תוכנית דואר אלקטרוני כגון Microsoft Office Outlook 2007.

  • יש ברשותך מכונת פקס או תוכנת פקס וחיבור אינטרנט.

  • ברשותך מדפסת וברצונך להשתמש או להפיץ תדפיסי נתונים למטרת הפניה.

שליחת חוברות עבודה באמצעות דואר אלקטרוני

באפשרותך לשלוח חוברת עבודה מ- Excel או מתוכנית הדואר האלקטרוני שלך. כדי לשלוח חוברת עבודה מ- Excel, פתח את חוברת העבודה שברצונך לשלוח, לחץ על לחצן Office תמונת לחצן, לחץ על החץ ליד שלח ולאחר מכן לחץ על דואר אלקטרוני.

העברת חוברות עבודה בפקס

באפשרותך לשלוח בפקס חוברת עבודה מ- Excel אם אתה רשום אצל ספק שירותי פקס או אם ברשותך תוכנת פקס וחיבור אינטרנט או מודם פקס. כמו כן, באפשרותך להדפיס את חוברת העבודה ולאחר מכן לפקססה על-ידי שימוש במכונת פקס.

כדי לשלוח חוברת עבודה מ- Excel בפקס, ודא כי ברשותך חיבור אינטרנט וכי אתה רשום אצל ספק פקס. פתח את חוברת העבודה המכילה את המידע שברצונך לפקסס, לחץ על לחצן Office תמונת לחצן, לחץ על החץ ליד שלח ולאחר מכן לחץ על פקס אינטרנט.

הדפסת חוברות עבודה

באפשרותך להדפיס בקלות חוברת עבודה מ- Excel. לפני הדפסת חוברת עבודה המכילה כמויות גדולות של נתונים או תרשימים, באפשרותך לכווננה במהירות בתצוגה 'פריסת עמוד' כדי להשיג תוצאות בעלות מראה מקצועי. בתצוגה זו, באפשרותך לשנות את הפריסה והעיצוב של הנתונים באותו אופן שבו ניתן לעשות זאת בתצוגה רגילה. אולם תוכל להשתמש גם בסרגלים כדי למדוד את רוחב וגובה הנתונים, לשנות את כיוון ההדפסה של העמוד, להוסיף או לשנות את הכותרות העליונות והתחתונות של העמוד, להגדיר שוליים להדפסה ולהסתיר או להציג את כותרות השורה והעמודה. לקבלת מידע נוסף אודות התצוגה 'פריסת עמוד', ראה שימוש בתצוגה 'פריסת עמוד' כדי לכוונן עמודים לפני הדפסה.

לקבלת מידע נוסף אודות הדפסה מ- Excel, ראה הדפסת גליון עבודה או חוברת עבודה.

לראש הדף

החלפת חוברות עבודה עם משתמשים שברשותם בגירסאות קודמות של Excel

כאשר ברצונך להחליף חוברות עבודה עם משתמשים אחרים שברשותם גירסאות קודמות של Excel, באפשרותך לשמור את חוברת העבודה בתבנית Excel 97-2003‏ (‎.xls) במקום בתבנית XML או בתבנית בינארית (‎.xlsx או ‎.xlsb) של Office Excel 2007 ולעבוד על המסמך במצב תאימות. מצב תאימות הופך לזמין באופן אוטומטי בעת פתיחת חוברת עבודה של Excel 97-2003. הסימן החזותי מצב תאימות מופיע בפס הכותרת של התוכנית בעת עבודה בתבנית קובץ בגירסה קודמת.

מצב תאימות כופה תאימות בין Microsoft Office Excel 2003,‏ Excel 2002,‏ Excel 2000 ו- Office Excel 2007 על-ידי השמטת תכונות בתוך Office Excel 2007 שעלולות להוסיף תוכן שאינו תואם עם גירסאות קודמות של Office. לדוגמה, בעת עבודה במצב תאימות של Office Excel 2007, מנגנון הכנת התרשימים החדש של Microsoft Office system 2007 אינו זמין, אך באפשרותך להוסיף תרשימים על-ידי שימוש באותו מנגנון שהיה זמין בגירסאות הקודמות, המבטיח שיהיה באפשרותך להחליף תרשימים בחופשיות.

כשאתה שומר חוברת עבודה שנפתחה במצב תאימות, Excel מפעיל אוטומטית את בודק התאימות כדי לזהות בעיות תאימות אפשריות. אם אינך משתמש במצב תאימות, באפשרותך גם להשתמש בבודק התאימות כדי לסייע לך בעת שמירת תבניות של מהדורה 2007 של Office לתבנית קובץ של גירסאות קודמות של Excel — לדוגמה, בעת המרת ‎.xlsx (תבנית XML של Excel) ל- ‎.xls (חוברת עבודה של Excel 97–2003). בודק התאימות מזהיר מפני כל תוכן בחוברת עבודה העלול להיות בלתי תואם לגירסאות קודמות ולכן עלול להיות מושפע מהמרת תבנית הקובץ.

השתמש במצב תאימות כאשר:

  • ברצונך להפיץ עותקים של חוברת העבודה למשתמשים אחרים העובדים בגירסאות קודמות של Excel.

  • אתה צופה שמשתמשים אחרים ירצו לשנות או לטפל בנתונים שהפצת.

  • ברצונך שנמעני חוברת העבודה יוכלו להשתמש בתכונות Excel מוכרות לעבודה עם הנתונים.

לקבלת מידע נוסף אודות אופן העבודה במצב תאימות, ראה שימוש ב- Office Excel 2007 עם גירסאות קודמות של Excel.

לראש הדף

הפצת חוברות עבודה למשתמשים שאין ברשותם Excel

דרך טובה לאפשר למשתמשים שאין ברשותם Excel להציג ולעבוד עם נתוני Excel היא באמצעות Excel Services. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף שימוש ב- Excel Services לשיתוף נתונים בעת שמירה על גירסה אחת של חוברת העבודה.

אם אין לך גישה אל Excel Services, אך באפשרותך להתקין תוספת כדי לשמור חוברת עבודה בתבנית של PDF או XPS, או שבאפשרותך לשמור חוברת עבודה לתבניות קובץ אחרות ולאחר מכן לשלוח אותה אל נמענים שלך דרך דואר אלקטרוני או פקס, או על-ידי שמירה של הקובץ בשיתוף רשת או שיתוף אינטרנט אליו יכולים המשתמשים לגשת.

הפצת גירסאות קבועות של נתונים להצגה ולהדפסה על-ידי שימוש בתבנית PDF או XPS

  באפשרותך לשמור כקובץ PDF או XPS מתוך תוכנית של Microsoft Office system 2007 רק לאחר שתתקין תוספת. לקבלת מידע נוסף, ראה אפשר תמיכה עבור תבניות קובץ אחרות, כגון PDF ו-XPS.

לאחר התקנת התוספת, באפשרותך לשמור נתוני Excel בתבנית PDF (Portable Document Format) או בתבנית XPS (מפרט נייר XML) להדפסה, להצבה ולהפצה בדואר אלקטרוני. שמירת גליון עבודה כקובץ PDF או XPS מאפשר לך ללכוד מידע בטופס הניתן בקלות להפצה המשמר את כל מאפייני העיצוב שלך, אך אינו מצריך ממשתמשים אחרים להתקין Excel כדי להציג או להדפיס את הפלט שלך.

שמור את גליון העבודה בתבנית PDF או XPS כאשר:

  • ברצונך להפיץ גירסאות קבועות של קבצים באמצעות דואר אלקטרוני או ברשת או בשרת אינטרנט.

  • ייתכן שנמעני הקובץ לא התקינו Excel.

  • ברצונך שמשתמשים יוכלו להדפיס בקלות את המידע.

  • ברצונך שאף אחד לא ישנה את נתוני המקור.

  • אינך צופה עדכונים תכופים בנתונים.

לקבלת מידע נוסף אודות המרת חוברת העבודה לתבנית PDF או XPS, ראה שמירת קובץ בתבנית PDF ושמירת קובץ בתבנית XPS.

הפצת חוברות עבודה בתבניות קובץ אחרות

באפשרותך לשמור חוברות עבודה של Excel בתבניות קובץ שונות, כך שאלה שאין ברשותם Excel יוכלו לפתוח את חוברות העבודה ביישומים אחרים או במערכות נתונים אחרות.

באפשרותך לשמור קבצי Excel כקבצי XML, כקבצי טקסט, כדפי אינטרנט (קבצי HTML) וכקבצים אחרים. עבור רשימת התבניות בהן באפשרותך לשמור, ראה תבניות קובץ הנתמכות ב- Excel.

  לא כל תכונות Excel יישמרו בעת שמירה לתבניות קובץ אחרות. לעתים קרובות העיצוב אינו נשמר ולעתים נוסחאות אינן נשמרות, תלוי בתבנית. יתר על כן, בעת שמירה במספר תבניות, נשמר רק הגליון הפעיל. לכן, אם ברשותך מספר גליונות עבודה בחוברת עבודה וברצונך לשמור את כל גליונות העבודה בתבנית מסוימת, תצטרך לשמור כל גליון עבודה בנפרד.

שמור חוברות עבודה בתבניות קובץ אחרות כאשר:

  • ברצונך לשתף את הנתונים אך לא בהכרח את העיצוב או את התכונות הייחודיות ל- Excel.

  • ברשותך מערכת מבוססת XML וברצונך להעביר נתונים על-ידי שימוש ב- XML.

  • יש צורך בקבצי טקסט פשוט לשימוש במערכות אחרות.

  • ברצונך להציב מידע באינטרנט ולשמור נתוני Excel כדף אינטרנט כדי לשלבם לתוך אתר האינטרנט שלך.

כדי לשמור קובץ בתבנית אחרת, לחץ על לחצן Office תמונת לחצן ולאחר מכן לחץ על שמור בשם. לחץ על החץ ליד הרשימה שמור כסוג ולאחר מכן לחץ על סוג קובץ ברשימה.

לקבלת מידע נוסף אודות שמירה בתבניות קובץ אחרות, ראה שמירת חוברת עבודה בתבנית קובץ אחרת.

לראש הדף

מתן אפשרות למשתמשים מרובים לערוך בו-זמנית חוברת עבודה

אם ברשותך חוברת עבודה בה ברצונך לאפשר לאדם אחד או יותר להוסיף או לשנות נתונים בו-זמנית, באפשרותך להגדיר ולשמור את חוברת העבודה כ"משותפת" ולאחר מכן להפוך אותה לזמינה במיקום משותף ברשת (לא בשרת אינטרנט).

חלק מתיבת הדו-שיח שיתוף חוברת עבודה

השתמש בתכונה 'שיתוף חוברת עבודה' כאשר:

  • ברצונך שמשתמשים מרובים יוכלו לערוך בו-זמנית את הנתונים בחוברת עבודה אחת ואינך מוטרד משינוי הנתונים המקוריים, כולל עריכות, הוספות ומחיקות.

  • ברשותך מיקום משותף ברשת זמין בו באפשרותך לאחסן את חוברת העבודה ושאליו יש למשתמשים גישה.

    הערה   אין אפשרות ליותר ממשתמש אחד לערוך שינויים בו-זמנית בחוברת עבודה משותפת המאוחסנת באתר Windows SharePoint Services 3.0. אם ברצונך לאחסן את חוברת העבודה באתר Windows SharePoint Services 3.0, עליך לעשות זאת רק לאחר השלמת ניסיון שיתוף הפעולה באמצעות שיתוף.

  • ברצונך לשמור רשומה של השינויים שנערכו בחוברת העבודה.

  • אינך צופה שינוי בתכונות הבאות, שלא ניתן לשנותן לאחר שיתוף חוברת עבודה: תאים ממוזגים, עיצוב מותנה, אימות נתונים, תרשימים, תמונות, אובייקטים (כולל אובייקטי ציור), היפר-קישורים, תרחישים, חלוקה לרמות, סיכומי ביניים, טבלאות נתונים, דוחות PivotTable, הגנה על חוברת העבודה וגליון העבודה ופקודות מאקרו.

   שמירת חוברת עבודה משותפת של Office Excel 2007 בתבנית קובץ של גירסה קודמת מבטלת את השיתוף של חוברת העבודה ואובדת היסטוריית התיקון, המתעדת את ההתנגשויות והפתרונות שלהן. אם ברצונך לשמור את חוברת העבודה בתבנית של גירסה קודמת, כדאי לשמור תחילה עותק של היסטוריית התיקון.

כבעלים של חוברת העבודה, באפשרותך להכינה לשיתוף על-ידי הזנה ועיצוב של הנתונים הדרושים. לאחר שסיימת, לחץ על שיתוף חוברת עבודה בקבוצה שינויים בכרטיסיה סקירה, בחר באפשרויות הרצויות ולאחר מכן שמור את חוברת העבודה במיקום משותף ברשת (לא בשרת אינטרנט) הזמין למשתמשים המיועדים. לחלופין, באפשרותך ללחוץ על הגן ושתף חוברת עבודה בקבוצה שינויים בכרטיסיה סקירה כדי למנוע ממשתמשים אחרים לבטל מעקב אחר שינויים בחוברת העבודה.

תמונת רצועת הכלים של Excel

בכל פעם בה נשמרת חוברת עבודה משותפת, מוצגים בפניך השינויים שנשמרו על-ידי משתמשים אחרים מהפעם האחרונה בה שמרת את חוברת העבודה המשותפת. אם ברצונך לשמור את חוברת העבודה המשותפת פתוחה כדי לעקוב אחר ההתקדמות, יש ל- Excel אפשרות לעדכנך בשינויים באופן אוטומטי, במרווחי זמן קצובים שציינת, עם או בלי לשמור את חוברת העבודה בעצמך.

בעת שמירת שינויים בחוברת עבודה משותפת, ייתכן שאדם אחר העורך את חוברת העבודה שמר שינויים באותם תאים. במקרה זה, השינויים מתנגשים ומוצגת בפניך תיבת הדו-שיח פתרון התנגשויות כך שיהיה באפשרותך לבחור אילו שינויים לשמור.

לקבלת מידע נוסף אודות הגדרה ושימוש בחוברות עבודה משותפות, ראה שימוש בחוברת עבודה משותפת כדי לשתף פעולה

לראש הדף

.

הפצת עותקים של חוברת עבודה ולאחר מכן מיזוג או איחוד נתונים מכל עותק

הפצת חוברות עבודה ומיזוג שינויים מכל אחת מהן

כדי להפיץ עותקים של חוברת עבודה ולאחר מכן למזג שינויים מכמה מהעותקים, עליך להגדיר את חוברת העבודה כחוברת עבודה משותפת (ראה אפשר למשתמשים מרובים לערוך בו-זמנית חוברת עבודה). ההבדל הוא שבמקום לאחסן את חוברת העבודה במיקום אחד לעריכה על-ידי כמה משתמשים, באפשרותך להפיץ עותקים של חוברת העבודה ולאפשר למשתמשים לערוך שינויים ולאחר מכן לשלוח את חוברות העבודה ששונו בחזרה אליך. אחסן את חוברות העבודה במיקום אחד ולאחר מכן לחץ על השוואה ומיזוג חוברות עבודה. באפשרותך לסקור את השינויים ולאשר את השינויים שברצונך לשמור ולהשתמש בחוברת עבודה ראשית אחת. כדי להוסיף את הפקודה השוואה ומיזוג חוברות עבודה לסרגל הכלים לגישה מהירה, לחץ על לחצן Office תמונת לחצן, לחץ על אפשרויות Excel ולאחר מכן לחץ על התאמה אישית. ברשימה בחר פקודות מתוך, לחץ על כל הפקודות, בחר באפשרות השוואה ומיזוג חוברות עבודה... , לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

השתמש בתכונה 'השוואה ומיזוג' כאשר:

  • ברצונך לאסוף קלט ממספר משתמשי מפתח, אך ברצונך לשמור על פיקוח מוגבר על השינויים הנערכים ומתקבלים בגירסה המקורית.

  • אין ברצונך לאחסן את חוברת העבודה במיקום מרכזי אחד אליו יוכלו לגשת מספר משתמשים, אך ברצונך להפיץ עותקים של חוברת העבודה במקום זאת (בדואר אלקטרוני, לדוגמה).

  • ברצונך לשמור רשומות של השינויים שקיבלת.

  • באפשרותך לקבל את המגבלות של חוברות העבודה המשותפות (עיין בסעיף אפשר למשתמשים מרובים לערוך בו-זמנית חוברת עבודה).

הפצת חוברות עבודה ואיחוד נתונים מגליונות עבודה מרובים

אם תגדיר פריסות זהות או דומות בגליונות עבודה ותשלח עותקים של גליונות עבודה אלה למילוי על-ידי משתמשים אחרים, תוכל לסכם ולדווח את התוצאות מכל המשתמשים בגליון עבודה ראשי. לדוגמה, אם ברשותך גליון עבודה של נתוני הוצאות בחוברות עבודה עבור כל אחד ממשרדיך האזוריים, באפשרותך לאסוף נתונים אלה בגליון עבודה ראשי אחד של נתוני הוצאות הארגון.

דוגמה של איחוד נתונים

השתמש באיחוד נתונים כאשר:

  • ברצונך לאסוף קלט ממספר משתמשי מפתח ולאספו בגליון עבודה ראשי אחד.

  • אין ברצונך לאחסן את חוברת העבודה במיקום מרכזי אחד אליו יוכלו לגשת מספר משתמשים, אך ברצונך להפיץ עותקים של חוברת העבודה במקום זאת (בדואר אלקטרוני, לדוגמה).

  • ברשותך או ברצונך ליצור גליונות עבודה דומים או זהים שמהם ניתן לבצע איחוד.

כדי לאחד נתונים, בכרטיסיה נתונים, בקבוצה כלי נתונים, לחץ על איחוד ולאחר מכן הקלד או בחר בהפניות לנתונים שברצונך לאחד.

תמונת רצועת הכלים של Excel

ברשותך מספר אפשרויות לאיחוד נתונים. באפשרותך לאחד נתונים לפי:

מיקום     בחר באפשרות זו כאשר הנתונים בכל גליונות העבודה מסודרים בסדר ובמיקום זהים.

קטגוריה     בחר באפשרות זו כאשר הנתונים מאורגנים באופן שונה בכל גליון עבודה, אך יש להם תוויות שורה ועמודה זהות, בהן תוכל להשתמש כדי להתאים בין הנתונים.

נוסחאות תלת-ממדיות     בחר באפשרות זו כאשר אין לגליונות העבודה תבנית עקבית. באפשרותך ליצור נוסחאות המפנות לתאים בכל טווח נתונים שתשלב. נוסחאות המפנות לתאים בגליונות עבודה מרובים נקראות נוסחאות תלת-ממדיות.

לקבלת מידע נוסף, ראה איחוד נתונים בגליונות עבודה מרובים.

לראש הדף

.

חל על: Excel 2007



האם מידע זה היה שימושי?

כן לא

כיצד נוכל לשפר זאת?

255 תווים שנותרו

כדי להגן על הפרטיות שלך, אל תכלול פרטי קשר במשוב. סקור את מדיניות פרטיות.

תודה על המשוב!

משאבי תמיכה

שנה שפה