תרחישים לשימוש ב-InfoPath וב-InfoPath Forms Services

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

מאמר זה דן בתרחישים שבו ארגונים עשוי להשתמש InfoPath Forms Services ו- Microsoft Office InfoPath כדי לשפר את תהליכים עסקיים, כגון החזר הוצאות או דיווח תביעת ביטוח.

תרחישים שחברות הם המוזכרים במאמר זה הם בדויה וכרטיסי מובאים להמחשה בלבד. כדי ללמוד כיצד InfoPath וב - InfoPath Forms Services השתמשת בסביבות עסקיות הממשי, באפשרותך להפנות אל ניתוחי בפועל. חפש קישורים למידע נוסף אודות ניתוחי בסעיף למידע נוסף.

במאמר זה

תרחיש 1: דוחות הוצאות

תרחיש 2: תביעות ביטוח

תרחיש 3: בקשות להיתרים

תרחיש 4: ניהול מלאי

תרחיש 5: מחקר שוק

תרחיש 1: דוחות הוצאות

חלק מטופס של דוח הוצאות א' חברת פרט, אתר ציוד מחשבים לאומי לבין ספק שירותי IT, מוכר מחשבים, חומרת רשת ו- IT חוזי השירות.

קבוצות רבות בתוך Corporation פרט a. — כולל שיווק, מכירות יועצים תמיכה — לשלם אליו ודווח הוצאות הקשורים לעבודה.

מומחי בחלק Corporation פרט a. שתרצה להשתמש ב- InfoPath וב - InfoPath Forms Services כדי לפשט את תהליך בתוך החברה דיווח ההוצאות. באופן ספציפי, שהם רוצים כדי למנוע שגיאות הזנת נתונים וכדי להיפטר מהצורך צוות הניהול להזין מחדש נתונים מדוחות הוצאות למסד נתונים אחר, נפרד. A. Corporation פרט מעוניינת גם מספקים עובדים עם דרך להציג את המצבים של דוחות הוצאות שלהם באינטרנט.

לפני InfoPath

אף Corporation פרט א. להשתמש חוברת עבודה של Microsoft Office Excel כדי ליצור דוחות הוצאות, עובדים עדיין להשתמש בה תהליך ידני לשליחת דוחות הוצאות. לדוגמה, עובד שהזנת הוצאות שלו בחוברת עבודה של Excel ולאחר מכן להדפיס את חוברת העבודה. היא המצורפות תגית ניתוב נייר הדוח המודפס ולאחר מכן לשלוח את הדוח בדואר משרדי למנהל שלו.

לאחר מאשר את הדוח, המנהל שבדקת שלו שם בתגית הניתוב ולאחר מכן לשלוח את הדוח המחלקה בדואר משרדי. אם המנהל חשבונאות לאשר את הדוח, ולאחר מכן חייב להיות מונפק בדיקות החזר. עבור משרדים אזוריים, שבועות להעביר בין השעה שבה הדוח הראשוני נשלח ומתקבל כאשר העובד הסימון החזר שלו.

לאחר InfoPath

כתוצאה עובר מתהליך מבוססות הנייר תהליך אוטומטי המשתמש ב- InfoPath וב - InfoPath Forms Services, Corporation פרט a. הוריד את השעה ובדוחות כסף כי הוא שהושקע הוצאות עובדים העיבוד. עובדים באפשרותך כעת למלא את הטפסים שלהם באינטרנט ולשלוח אותם באופן אלקטרוני למנהלי שלהם. לאחר המנהלים יכולים לאשר את הדוחות, הם יכולים לנתב אותם באופן אלקטרוני המחלקה עבור האישור הסופי והחזר.

היתרונות של מעבר למערכת מבוססי-InfoPath כוללים:

  • נוחות מקוונת    עובדים שהתקינו InfoPath במחשבים שלהם יכולים להשתמש ב- InfoPath כדי למלא ולשלוח את טופס דוח הוצאות. העובדים לא התקינו InfoPath במחשבים שלהם יכולים למלא ולשלוח דוחות הוצאות שלהם באמצעות דפדפן אינטרנט.

  • תמיכה לא מקוונת    אם עובדים ממלאים טופס דוח הוצאות ב- InfoPath, הם יכולים לשמור שלהם טפסים החלקית במחשבים שלהם, לעבוד במצב לא מקוון בטופס ולאחר מכן שלח הטופס שהושלם לרשת החברה כאשר הם מחוברים מחדש. פעולה זו שימושית במיוחד לעובדים שיוצאים להם גישה רציפה או מוגבלת למשאבי רשת או אל האינטרנט, כגון לעובדים שיוצאים לנסיעות עסקים לעתים קרובות.

  • דיוק Increased    מכיוון תבנית הטופס מתוכנן כדי להבטיח תקינות נתונים, להתרחש פחות ערכים לא חוקיים. לדוגמה, עובדים להשתמש בתיבת רשימה נפתחת כדי לבחור מתוך רשימת קטגוריות הוצאות, מתוקננת במקום צורך לזכור והזן באופן ידני בקטגוריית הוצאות בטופס.

  • יעילות     עובדים יש אפשרות לראות את מצב תהליך האישור על-ידי הצגת דף באתר Microsoft Windows SharePoint Services.

לראש הדף

תרחיש 2: תביעות ביטוח

חלק מטופס של תביעת ביטוח ביטוח הומונגוס היא חברה גדולה, רב-לאומיים המוכרת מוצרים ביטוח כדי סירה, מכונית ובעלים ביתי. מוצרים אלה הן למכור לצרכנים וגם לקוחות החברה.

ביטוח הומונגוס מכיל גדול, למכשירים ניידים כוח העבודה של אנשים יותר מ- 10,000, הכוללת את אנשי המכירות טענות מתאמי, לעורכי דין, לצוות ה-IT, צוות HR וחברי סגל כספים.

ביטוח הומונגוס מעוניין להשתמש ב- InfoPath וב - InfoPath Forms Services כדי לאפשר לקוחות, סוכני ביטוח ועסקים קשורות לשימוש טפסים מקוונים לעיבוד תביעות ביטוח שלהם.

לפני InfoPath

לפני השימוש ב- InfoPath וב - InfoPath Forms Services, העובדים בחברה ביטוח הומונגוס משמש תהליך תביעה ידנית, מבוססות הנייר. לאחר interviewing לקוח, סוכן בדרך כלל מילוי טופס תביעה באופן ידני ולאחר מכן פקס לטופס תביעה איש. כאשר איש סקרו את המידע, היא בדרך כלל לעתים קרובות עליך להתקשר את הסוכן עבור הבהרה, בהתאם איכות ההדפסה של הפקס.

לאחר InfoPath

המעבר מתהליך מבוססות הנייר תביעה ל- InfoPath וב - InfoPath Forms Services המותר ביטוח הומונגוס להתחבר לקוחות, סוכני ומתאמי באינטרנט.

לדוגמה, כעת לקוח ביטוח הומונגוס לקובץ תביעה באינטרנט על-ידי מילוי טופס המותאמות לשימוש בדפדפן. הלקוח לעבור לאתר האינטרנט ביטוח הומונגוס, עליך ליצור חשבון שלו, היכנס ולאחר קובץ תביעה. לאחר הלקוח שולח את הטופס, הוא נשלח אל איש בהודעת דואר אלקטרוני ועותק של הודעת הדואר האלקטרוני נשלחת לנציג. איש פונקציה זו מחזירה את הטופס הסוכן אם נדרש מידע נוסף. המערכת אוטומטית מופחתת עלויות עיבוד, קוצר בפעם it כדי לעבד תביעות ולאחר מוגברת שביעות רצון הלקוחות הכולל.

היתרונות של מעבר למערכת מבוססי-InfoPath כוללים:

  • נוחות    בנוסף שליחת תביעות בטלפון, לקוחות יכולים לשלוח תביעות על-ידי מילוי טופס באינטרנט. פעולה זו מאפשרת ללקוחות לשלוח טפסים בחלק נוחות שלהם, ולא רק במהלך שעות העבודה הרגילה.

  • דיוק Increased    מכיוון תבנית הטופס מתוכנן כדי להבטיח תקינות נתונים, להתרחש פחות ערכים לא חוקיים. לדוגמה, לקוחות או סוכני להשתמש בתיבת רשימה נפתחת כדי לבחור מתוך רשימת סוגי דרישה, רגיל במקום שיהיה עליך לחפש והזן באופן ידני סוג דרישה בטופס.

  • יעילות    בנוסף, השימוש של זרימת עבודה של אישור משולב מאפשרת סוכן או איש לראות את המצב של הצדדים האחרים שעובדים התביעה במהירות. למרות חברי הצוות בחלק ביטוח הומונגוס השתמשת בעבר ברורה זרימת עבודה, תהליכים שלהם היו מבוססות הנייר. לכן, סוכני ומתאמי היתה אפשרות במהירות לקבוע את מצב הטענה מבלי לבצע שיחת טלפון. כעת, סוכן, לדוגמה, באפשרותך לבדוק את דף מצב זרימת עבודה באתר SharePoint שבו מאוחסן הטופס כדי לראות אם הושלמה איש תהליך האישור.

לראש הדף

תרחיש 3: בקשות להיתרים

חלק מטופס של בקשות להיתרים מחלקה של בניין בדיקות הוא סוכנות המורכבים 100 של ממשלת עיר עבור Springfield של עיר.

סוכנות זה אחראי סוקר בקשות בקשה להיתרים שנשלחו על-ידי קבלני חשמל, ולאחר מכן עבור אישור או דחייה של בקשות אלה.

מחלקה של בניין בדיקות מעוניינת קבלני יוכלו למלא בקשות להיתרים בדפדפן אינטרנט, כדי שתהליך קבלת ההיתרים יהיה קל ונוח יותר.

לפני InfoPath

לפני השימוש ב- InfoPath וב - InfoPath Forms Services, מחלקה של בניין בדיקות משמש תהליך היישום ידנית, מבוססות הנייר שתוצאתם הזנת נתונים מיותרים. קבלני למלא טופסי נייר במשרד ממשלתי. פקידי מכן לשלוח את הטפסים בכתב יד לפקידת הקבלה מי הזנת הנתונים מערכת מסד נתונים. לאחר הזנת הנתונים, הערכים המתקבל היו בהשוואה לטופס נייר כדי להבטיח דיוק. אם אירעו נתונים לא חוקיים או קריאים, הטופס החזיר קבלן דואר, יחד עם טופס שני שהכיל הוראות לתיקון השגיאה שערכי לא חוקיים.

לאחר קבלן שליחת טופס מתוקן, העדכונים מכן שהוזנו לתוך מסד הנתונים ולאחר לבדוק את הערכים החדשים היו דיוק מול הטפסים המקורי והשניה. לאחר הנתונים היה מזוהים חוקי, התחלת תהליך האישור. במהלך שלב אישור, מפקח שאושרו או דחה את הבקשה היתר בהתבסס על קריטריונים שונים. לאחר זרימת העבודה של אישור הושלמה, קבלן היה הודעה ההחלטה בדואר.

לאחר InfoPath

על-ידי הזזת מתהליך מבוססות הנייר היתר תהליך אוטומטי המשתמש ב- InfoPath וב - InfoPath Forms Services, מחלקה של בניין בדיקות הוא שתוכל להתחבר קבלני, פקידי, ומפקחים באינטרנט.

לדוגמה, כאשר קבלן שולח יישום רשות על מחלקה של בניין בדיקות אתר אינטרנט, נתוני הטופס נשלח אל מסד נתונים שנמצא ברשת המחלקה של בניין בדיקות '. לאחר שליחת היישום, בקשה היתר חדשה מופיעה באופן אוטומטי באתר SharePoint, כאשר הגורם המקבל בודק את המידע עבור השלמתו ומוסיף חתימה דיגיטלית לטופס יישום אישור קבלה.

היתרונות של מעבר למערכת מבוססי-InfoPath כוללים:

  • נוחות מקוונת    והקבלנים לא יצטרכו עוד לנסוע למשרד הממשלתי כדי להחיל להיתר. קבלני כעת באפשרותך לשלוח את הבקשה היתר שלהם באמצעות האינטרנט, על-ידי מילוי טופס המותאמות לשימוש בדפדפן בדפדפן, כגון Firefox, Safari או ב- Internet Explorer.

  • דיוק Increased    מכיוון תבנית הטופס היתר מתוכנן כדי להבטיח תקינות נתונים, להתרחש פחות ערכים לא חוקיים. לדוגמה, קבלני להשתמש בתיבת רשימה נפתחת כדי לבחור מתוך רשימת הקטגוריות רגיל כאשר הם בחר בסוג היתר שהמערכת חיפשה בעבר, ולא נתקל לחפש והזן באופן ידני את סוג היתר בטופס.

  • חוויית משתמש טובה יותר    לאחר שליחת הנתונים, טופס בקשת היתר חדש מופיע באתר אינטרא-נט מחלקה של בניין בדיקות באופן אוטומטי. כאשר פקיד פותח טופס, הוא רואה קבלן נתוני החברה ולאפשר נתוני יישום בטופס.

לראש הדף

תרחיש 4: ניהול מלאי

חלק מטופס מלאי יבואני הוא חברת בינלאומי בהתבסס על Baltimore, MD. החברה ייבוא textiles, מלאכת יד וחומרים מתכלים עם מסוים ההדגשה סחורה מצפון אפריקה.

יבואני קונה בין יותר מ- 70 ספקים הממוקמים ב- 12 מדינות/אזורים. מאחר מלאי שבוצעו על-ידי ספקים אלה דינאמיים ואת עונתי לגמרי, יבואני מעוניינת לעצב תבניות טופס של InfoPath אשר יאפשרו אותם בקלות וביעילות שאילתה שלהם ספקים לגבי המלאי.

לפני InfoPath

לפני השימוש ב- InfoPath וב - InfoPath Forms Services, יבואני משמש תהליך סקר ידנית, מבוססות הנייר שתוצאתם הזנת נתונים מיותרים. מרכז יישלחו סקרים דואר להבטיח Express הכללי לספקים overseas. ספקי בדרך כלל דואר הקודם סקר שהושלמו טפסים או פקס אותם. לעתים, הם בדרך כלל טלפון יבואני עם התגובות שלהם. במקרים נדירים, צוות מכירות שנאסף תוצאות הסקר מהספקים פנים אל פנים. באופן כללי, חודשים להעביר לפני יבואני קבלת תוצאות הסקר הסופי.

כמעט כל סקר גרם הזנת נתונים מיותרים. סקרים נייר שהוזנו לתוך מסד נתונים על-ידי מזכיר בחלק יבואני. השוואה בין הרשומות מסד נתונים שנוצר היו לטופס נייר כדי להבטיח דיוק. במקרה של מידע לא חוקי או קריאים, בוצעו ראיון המשך טיפול עם הספק באמצעות הטלפון. אם לא שלא היתה אפשרות, לבקשת הבהרה נשלחה על-ידי דואר או פקס. לאחר יבואני שהתקבלו תיקון מידע, היה להשלים את הנתונים.

לאחר InfoPath

במקום שליחת סקרים יבואני רחב בדואר, ספקי כעת לשלוח את הסקרים על-ידי מילוי טפסים המותאמות לשימוש בדפדפן באינטרנט. הנתונים ספקי מזינים בטפסים מאוכלס באופן מיידי במסד נתונים של מלאי. כתוצאה מעבר ל- InfoPath וב - InfoPath Forms Services, יבואני נהנה כעת מהם היתרונות הבאים:

  • נוחות מקוונת    עם מערכת מבוססי-InfoPath, ספקים יכולים לבצע סקרים באמצעות דפדפן. ספקי צריך עוד דואר או פקס את הסקרים בחזרה ליבואני.

  • דייקנות    במערכת הקודמת, מבוססות הנייר, אירעה לעתים קרובות עיכוב משמעותי משעת ספקי למלא את הסקר לזמן התגובות שלהם שהוזנו במסד הנתונים מייבא רחב של Word. לכן, לעתים קרובות הערכות מלאי היו מיושנת. באמצעות תבנית טופס תואמת דפדפן של InfoPath, הנתונים ספקי מזינים בטפסים מאוכלס באופן מיידי אל מסד הנתונים מלאי.

  • דיוק Increased    מכיוון תבנית הטופס מתוכנן כדי להבטיח תקינות נתונים, להתרחש פחות ערכים לא חוקיים. לדוגמה, ספקי להשתמש בתיבת רשימה נפתחת כדי לבחור מתוך רשימת הקטגוריות רגיל כאשר הם בחר סוג מוצר, במקום שיהיה עליך לחפש והזן באופן ידני את סוג המוצר של הטופס.

לראש הדף

תרחיש 5: מחקר שוק

חלק מטופס מחקר שוק פרוזוור היא חברה תוכנה מבוססי בקנדה שמפתח מוצרי עבור תעשיית פרסום הדפסה.

פרוזוור מתחילה הפיתוח למהדורה הבאה של המוצר flagship שלהם. הצוות פיתוח מחליט להשתמש ב- InfoPath וב - InfoPath Forms Services כדי לסייע לך עם פעילויות של מחקר שוק. במהלך פגישות עם לקוחות, לצוות הפיתוח מתכנן להשתמש בתבנית טופס לאיסוף, ולתיעוד משוב מהלקוחות. המטרה של הטופס הוא לתעד כל האינטראקציות עם הלקוחות כדי להבין טוב יותר את צרכי הלקוחות וכדי להבטיח הנתונים הנאספים לגילוי בקלות והניתן לשימוש חוזר.

תבנית הטופס ישלח נתונים ישירות למסד נתונים, שיאפשר עובדים לאחזר ולנתח את הנתונים שנאספו מפגישות שונים רבים. פרוזוור מעוניינת חנות הושלמה טפסים בספריה באתר SharePoint.

לפני InfoPath

למרות חברי הצוות פיתוח רגיל להשתמש ב- Microsoft Office Word או ב- Microsoft Office Excel כדי לרשום הערות כאשר הם שנאספו משוב מלקוחות ומשותפים, ניתוח ומפיץ נתונים אלה לעתים קרובות גרם הזנת נתונים מיותרים. חברי צוות בדרך כלל כתיבה של הערות בחופשית קשורות ופרטי tended כדי לקבל מפוזרים בתוך ובין מסמכים. כאשר חברי צוות רצית לשלב את המידע שהן היו שנאסף לתוך מפרטים טכניים, הם שהושקע לחפש מסמכים לאיתור בהם צורך זמן רב.

לאחר InfoPath

המעבר לתהליך אוסף נתונים רגיל המשתמש ב- InfoPath וב - InfoPath Forms Services מאפשר לצוות הפיתוח פרוזוור להקטין את השעה ואת כסף שהושקע איסוף, ניתוח ואת מפיץ נתונים באופן פנימי.

פגישה עם לקוחות פוטנציאליים וקיים, חברי הצוות פיתוח כעת להשתמש טופס InfoPath כדי לאסוף נתונים אודות צרכי הלקוח ורעיונות. הצוות משתמשת ספריה באתר SharePoint כדי לאחסן ולשתף טפסים. מספריה זו, חברי צוות יכולים למלא טפסי נתונים של לקוח חדש, סקירת נתונים בטפסים קיימים, ייצוא נתונים מטפסים מלאים ל- Microsoft Office Excel 2003 או Microsoft Office Excel 2007 או למזג את הנתונים ממספר טפסים לטופס אחד.

היתרונות של מעבר למערכת מבוססי-InfoPath כוללים:

  • מידע עקבי    תבנית הטופס נועדה לעזור להבטיח עקביות מסודר ומתוקנן בצורה של מידע. הנתונים המופיעים ברשימות בטופס מקורו קבצי ה-xml ורשימות SharePoint מתוקננת. לדוגמה, הערכים ברשימה סוג עסק להגיע ישירות סכימת XML מוגדרת מראש המשמש לאורך פרוזוור standardize חילופי נתונים עסקיים בין מערכות שונות.

  • שילוב עם מערכות קיימות    בעת שליחת טופס, היא מאוחסנת באופן אוטומטי בספריה באתר SharePoint. הנתונים מתוך כל טופס מופיע מחוץ להטופס, בעמודות בספריה. כך תוכל בקלות עבור חברי צוות למצוא ולמיין נתוני טופס בספריית, מבלי לפתוח כל טופס בנפרד.

  • תצוגות מרובות    טופס נתונים הלקוח כולל תצוגות העונות על צרכים שונים, לרבות תצוגות נפרדות עבור הקלטת פרטי הלקוח, הממצאים צוות, מתודולוגיית מחקר ומשאבים נוספים. הטופס כולל גם תצוגת הדפסה ייעודי מסכמת נתונים מהתצוגות האחרות בתבנית נוחה וידידותי הדפסה אחד.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×