תמיכה בהטמעת Project Online עם אחראי ניהול פרוייקטים (PMO)

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

> עזרה נוספת של Project

מהו PMO?

אתה מתכנן להטמיע את Project Online בעסק שלך. כיצד אתה מתכנן להשתמש בו, או בניסוח טוב יותר - איזו בעיה עסקית אתה מנסה לפתור? להלן חלק מהדוגמאות האפשריות:

  • המנהלים שלי רוצים לקבל מבט טוב יותר על מצב הפרוייקטים.

  • אני זקוק לדרך טובה יותר לניהול המשאבים שלי ולהקצאתם לפרוייקטים.

  • אני רוצה לעקוב בקלות אחר הזמן שאנשים משקיעים בפעילויות שלהם.

  • אני מעוניין בדרך למעקב אחר נתוני פרוייקטים שתהיה חזקה יותר משימוש בגליונות אלקטרוניים של Excel.

הארגונים שמגיעים להצלחה הרבה ביותר בשימוש ב- Project Online לפתרון בעיות עסקיות כגון אלה הם ארגונים שיוצרים אוסף של סטנדרטים, תהליכים ושיטות עבודה מומלצות לניהול פרוייקטים בארגון. האדם או הקבוצה שיוצרים ומנהלים כללים אלה של ניהול פרוייקטים מכונים לעתים אחראי ניהול פרוייקטים (PMO).

מה עושה PMO?

בחברות גדולות, ה- PMO יכולה להיות מחלקה העוסקת בנושאי ניהול פרוייקטים בארגון כולו, כגון פיקוח על ניהול פרוייקטים, הטמעה, הדרכה, מחקר לגבי צרכי ניהול פרוייקטים או קביעת הדרך הטובה ביותר לבניית דוחות שימושיים. בעסקים קטנים או בינוניים, ה- PMO יכול להיות אדם אחד או קבוצה קטנה של אנשים, אך הוא יכול לעסוק באותם נושאים כמו בעסקים גדולים. המטרות המשותפות לכל גופי ה- PMO הן:

  • הנעה וקידום של הטמעת המערכת לניהול הפרוייקטים.

  • הפיכת ניהול הפרוייקטים לפשוט יותר עבור המשתמשים בארגון על ידי ביצוע תהליכים באופן אוטומטי באמצעות הכלי.

  • יצירת מדיניות, נהלים ושיטות עבודה מומלצות סביב פונקציות של ניהול פרוייקטים.

  • קבלת מעמד של מומחי ניהול פרוייקטים על ידי הפיכה ל"מרכז מצוינות" לכל מה שקשור לניהול פרוייקטים, ומתן הדרכה לגבי שיטות עבודה מומלצות וכלים לניהול פרוייקטים.

  • קבלת חסות ניהולית שתאפשר ליזום ולאכוף שינויים באמצעות ההמלצות שלהם.

עדיין מבולבל? בוא נלך צעד אחורה ונשתמש בדוגמה שאנשים מכירים מקרוב – איך ראשי משק הבית דואגים למשפחה שלהם:

צורך

PMO

משפחה

PMO - מידע

ה- PMO עוזר ליצור דרך יעילה להעברת מידע אל בעלי העניין בפרוייקט באמצעות דוחות מצב ודוחות תקינות לגבי הפרוייקט. פעילות זו עשויה לכלול מחקר על צורכי הדיווח, העברת הנתונים הדרושים לתוך המערכת ויצירת זרימות עבודה שיבטיחו שהנתונים הדרושים לדוחות חוזרים יגיעו למערכת בזמן.

ראשי משק הבית יהיו זקוקים למידע על מצב העניינים:

  • דוחות רבעוניים על הלימודים של הילדים.

  • דפי חשבון חודשיים מהבנק שיציגו את המצב הכספי.

  • ביקורים שנתיים אצל הרופא כדי לבדוק את בריאותם של בני המשפחה.

מידע PMO על מי עושה מה

ה- PMO יוצר תהליכים כדי להביא את הנתונים הנכונים אל מערכת ניהול הפרוייקטים ולספק למנהלי הפרוייקטים דוחות מצב ברמת הפרוייקט. הוא גם מספק הנחיות ושיטות עבודה מומלצות לניהול משאבים.

אנשים במשפחה צריכים לדעת מי עושה מה. מידע זה יכול לכלול:

  • מי אוסף את הילדים מבית הספר היום, מטייל עם הכלב בערב, מכין את ארוחת הערב וכו'.

  • אם מישהו אינו יכול לבצע את המשימה הרגילה שלו, עליך לדעת מי זמין למלא את מקומו.

  • שיטה זו עוזרת להציג את לוחות הזמנים של העבודה והלימודים של כל בני המשפחה ואת הזמינות שלהם בלוח שנה משפחתי מרכזי. כך ניתן לדעת בקלות למי ניתן להקצות איזו משימה.

PMO - פורומים לשיתוף פעולה

ה- PMO עוזר ליצור אתרי שיתוף פעולה לפרוייקטים ולהתאים אותם אישית לפי הצרכים של משתמשי האתר.

בני המשפחה יזדקקו לפורום שבו יוכלו לעבוד בשיתוף פעולה, כגון:

  • פרסום אירועים חשובים על לוח קיר במטבח.

  • שיחות יומיומיות בשעת הארוחה.

PMO-הערכה והפחתת סיכון

ה- PMO אחראי להגדרת מערכת לטיפול בניהול סיכונים.

ראשי משק הבית עשויים להזדקק לתוכנית להפחתת סיכונים:

  • זיהוי הצרכים לביטוחי בריאות.

  • רכישת מנוי למכון כושר.

  • הגדלת סכום החיסכון לפנסיה.

PMO - יצירת כללים ותהליכים

ה- PMO בודק את התהליכים וזרימות העבודה הנוכחיים ומוצא שיטה לביצוע אוטומטי שלהם באמצעות כלי ניהול הפרוייקטים שיוטמע. אחד מהם עשוי לכלול זיהוי גורמים מניעים לבחירת הפרוייקטים שכדאי להתקדם איתם בהינתן תקציב מוגדר (ניתוח תיקים).

ראשי משק הבית יגדירו כללים ותהליכים למשפחה, כגון:

  • קביעת השעות שבהן הילדים צריכים לחזור הביתה או ללכת לישון

  • בדיקת גורמים שונים כדי להחליט אילו רכישות לבצע (לדוגמה, "האם עלינו לקנות רכב, לעשות שיפוץ או לצאת לחופשה השנה?").

  • התקנת ממטרות לגינה עם קוצב זמן אוטומטי.

  • בחירת מועד שבועי לקניית מוצרי מזון ולסידורים.

PMO מוביל את החברה לניהול פרוייקטים יעיל יותר באמצעות פעולות כגון:

  • איסוף מידע כדי לעזור להגדיר מהן הדרישות לניהול פרוייקטים בארגון. לדוגמה, ניתוח הצרכים העסקיים של הארגון, תכנון תהליכים שיטפלו בצרכים אלה ולאחר מכן מיפוי תהליכים אלה להגדרות או לזרימות עבודה ב- Project Online.

  • זיהוי הנתונים החשובים שיש לבדוק באופן שוטף, ועבודה עם מנהל המערכת של Project כדי לשתף נתונים אלה עם בעלי העניין. לדוגמה, זיהוי הנתונים הדרושים והתהליך להכנסת הנתונים למערכת כדי ליצור דוח מצב שבועי של הפרוייקט ולספק לבעלי העניין סיכום של תקינות הפרוייקטים המתבצעים.

  • יצירת כללים עבור תהליכים וזרימות עבודה. לדוגמה, יצירת זרימת עבודה שבה רעיונות לפרוייקטים עוברים תהליך אישור כדי להפוך לפרוייקטים ב- Project Online.

  • העברת נתונים קיימים ממערכת ניהול הפרוייקטים הנוכחית שלך למערכת חדשה. לדוגמה, איתור הדרך הנוחה ביותר להעברת נתוני משאבים ופרוייקטים מגליונות אלקטרוניים של Microsoft Excel ל- Project Online, או מ- Project Professional במחשב של כל אחד מהאנשים לסביבה ריכוזית של Project Online.

  • מתן תמיכה לניהול תיקי פרוייקטים כדי לעזור בחיזוי ובקביעת סדרי עדיפויות לפרוייקטים. כמו ברוב החברות, יש פרוייקטים רבים שאתה רוצה לבצע, אך התקציב והמשאבים מוגבלים ואינם מאפשרים לבצע את כולם. אתה זקוק לדרך שבה תוכל לקבוע אילו פרוייקטים כדאי לך לקדם. PMO יכול להניע את תהליך הבחירה של הפרוייקטים והתוכניות, כדי להבטיח שהשקעות עתידיות יתאימו ליעדים האסטרטגיים ולחזון הצמיחה של הארגון.

  • התמודדות עם השינויים הרגשיים שהמשתמשים עשויים לחוות במעבר ממערכת ניהול הפרוייקטים הנוכחית שהם קשורים אליה. לדוגמה, שכנוע מנהלי הפרוייקטים, באופן מנומס ומתחשב, לוותר על התהליך הישן של שמירת קבצי הפרוייקטים בכוננים הקשיחים שלהם והפצתם, על-ידי הצגת היתרונות של פרסום הקבצים ב- Project Online. ה- PMO יכול לעשות זאת על-ידי הקדשת זמן רב יותר לשכנוע מנהלי הפרוייקטים הבכירים תחילה, בתקווה שהשפעתם על מנהלי הפרוייקטים האחרים תעזור לקדם את השינוי.

  • ניהול האתגרים הטכניים הכרוכים בשינוי על-ידי הצעת אפשרויות טובות להדרכה.

מדוע אני זקוק ל- PMO?

בדוגמת המשפחה, עלולות להיות השלכות חמורות להיעדר טיפול בחלק מהצרכים. לדוגמה, ויתור על עיון בתעודה שילד מביא מבית הספר יכול להביא להנחה שהכל בסדר, בשעה שלמעשה נדרשים השקעה רבה יותר בלימודים או שיעורי עזר. בדומה לכך, גם לפריסת Project Online מבלי ליצור ישות שתעזור בקביעת סטנדרטים ובהטמעה עלולות להיות השלכות חמורות. הגדרת PMO תעזור לשפר את סיכויי ההצלחה של פריסת Project Online. בהתאם למטרותיך, התוצאה יכולה להיות יעילות משופרת של ניהול הפרוייקטים (לדוגמה, פרוייקטים רבים יותר יסתיימו בזמן), הקשורה בדרך כלל לעלויות נמוכות יותר של ניהול הפרוייקטים (לדוגמה, פרוייקטים רבים יותר יושלמו במסגרת התקציב או מתחתיה).

מהם השלבים הראשונים ביצירת PMO?

סביר להניח שהשלבים הראשונים ביצירת PMO התרחשו כבר אם השקעת את המאמץ לאיתור מאמר זה. אם אתה מעוניין לעבור ל- Project Online, בוודאי כבר יש לך מושג כיצד הוא יכול לשפר את היעילות או לפתור בעיה בחברה שלך. ביצירת מסלול להגדרה רשמית של ה- PMO, עליך לשקול את הנקודות הבאות:

הגדר מה אתה רוצה שה- PMO יעשה

מטרת שה-PMO הראשי עומד להיות כדי לענות על בעיה עסקיים ספציפיים? לדוגמה, כדאי לך ליישם מערכת גליון זמנים כדי לקבל לשליטה רבה יותר של ניתוח עלויות. לחלופין, ייתכן הפרוייקט נתונים פרושה לכל שניים או שלושה גם יישומים שונים, וברצונך לאחד את נתוני מערכת יחידה, אשר בדרך כלל לסייע לספק הבנה טובה יותר הביצוע של פרוייקטים. או, ייתכן שהוא מספקים הנחיות ניהול הפרוייקט המתנהל, ולטיפול צרכי הדרכה מנהל פרוייקט. לאחר שאתה יודע מדוע נחוצה שה-PMO, תהיה היקף מהן הדרישות ביצירת ולשמור אותה בקלות רבה יותר.

השגת חסות ניהולית

ודא שמישהו בעמדה בכירה תומך בך. חשוב שתהיה ל- PMO חסות ניהולית, מכיוון שהיעדר תמיכה של ההנהלה הבכירה מהווה את אחת הסיבות העיקריות לכישלונם של גופי PMO. אם יש כבר מנהל בכיר שמכיר ביתרונות ובחשיבות של מה שאתה מנסה לעשות, מצוין! אם לא, אחת הדרכים הטובות ביותר לגרום לאנשים לתמוך בך היא להראות להם את יתרונות המעבר למערכת ניהול פרוייקטים כמו Project Online. תוכל לעשות זאת על-ידי הצגת הבעיה העסקית שתיפתר. ייתכן שכבר עשית זאת במידה מסוימת כשביצעת את ההערכה הראשונית של Project Online, אך תוכל למצוא שותפים אמיתיים בקרב ההנהלה הבכירה אם תראה להם איך המערכת עובדת עם הנתונים שלכם בסביבת ניסיון. הצגת היתרונות מהווה מרכיב חיוני בהשגת חסות ניהולית.

חסות ניהולית חזקה יכולה לעזור לטפל בהתנגדויות אפשריות של משתמשים שאינם שמחים לעבור מהמערכת המוכרת למערכת ניהול פרוייקטים חדשה כגון Project Online. הסברה וקידום היתרונות בפני בעלי עניין אחרים שיש להם השפעה, כגון מנהלי פרוייקטים בכירים, יכולים גם הם לעזור לנתק את הקשר הרגשי של משתמשים למערכת הישנה.

בניית הצוות שלך

בין אם אתה מנסה להקים PMO בחברה גדולה או קטנה, אלה הם תחומי האחריות שתפקידי ה- PMO צריכים לכלול:

תפקיד

תיאור

הנעת תוכנית ההטמעה של Project Online

אם אתה נמצא בתהליך של יישום Project Online, התוכנית הכללית צריך לאדם כונן אותו. בדיוק כמו בכל פרוייקט, התוכנית בהטמעה צריך בעלים כדי להבטיח המשימות נדרש staffed הושלמה.

מחקר של צורכי ניהול הפרוייקטים

אדם זה יעריך את דרישות ניהול הפרוייקטים בארגון. אדם זה יצטרך לשוחח עם משתמשים בכל חלקי החברה ובמחלקות שונות כדי לבדוק איך הם מנהלים פרוייקטים כעת, מה יהיו הדרישות שלהם ואיך ניתן לשפר זאת באמצעות הטמעת Project Online. הוא יצטרך להסביר דרישות אלה למנהל המערכת של Project כדי להבטיח הטמעה תקינה שלהן ב- Project Online. אדם זה צריך להיות בעל כישורי ניהול פרוייקטים ובעל כישורי תקשורת טובים. ייתכן מאוד שלאנשים בחברה יש קשר רגשי לתהליך שאתה מנסה לנתק אותם ממנו, ולכן אדם זה יצטרך להתמודד עם המצב על-ידי הצגת האופן שבו המערכת החדשה תשפר את חייהם.

הדרכה, תיעוד ותמיכה

אדם זה יצטרך להעריך את רמת הכישורים של המשתמשים, ויהיה אחראי למתן משאבי ההדרכה הדרושים כדי להשתמש במוצר בהצלחה. תפקיד זה עשוי לכלול יצירת הדרכה מבוססת-תפקיד למנהלי המערכת של Project, למנהלי הפרוייקטים, לראשי הצוותים ולחברי הצוותים. ייתכן שרוב המאמץ שלך יוקדש להכנת הדרכה למנהלי הפרוייקטים או למנהלי המערכת, ואילו ראשי הצוותים וחברי הצוותים יגלו שהמשאבים היעילים ביותר הם כרטיסים לעיון מהיר, גליונות סיכום, רשימות משימות לביצוע או ערכות לימוד קצרות. תצטרך גם למצוא דרך לספק תמיכה פנימית למשתמשים, ושיטה להסלים בעיות מורכבות יותר בערוצים המתאימים.

קישור למחלקת ה- IT

שיתוף פעולה עם מחלקת ה- IT הוא מרכיב חיוני בגיוסה לסיוע בתהליך ההרשמה, ההגדרה וקביעת התצורה של Project Online. אם אתה נמצא רק בתהליך ההערכה של Project Online, מישהו ממחלקת ה- IT יכול בדרך כלל לעשות זאת ללא טרחה רבה על-ידי עיון בתיעוד תחילת העבודה עם Project Online.

ה- PMO יצטרך לעבוד עם מחלקת ה- IT כדי לטפל בשני תחומים אלה:

  • ניהול Office 365: ה- PMO יצטרך לעבוד עם מנהל המערכת של Office 365 כדי להקצות משתמשים ורשיונות.

  • ניהול Project Online: ה- PMO יצטרך גם לעבוד עם מנהל המערכת של Project Online בנושאים כגון שדות מותאמים אישית, משאבים והגדרת גליונות זמנים. ייתכן שהוא יצטרך גם לעבוד עם ה- PMO כדי להטמיע תהליכים ב- Project Online באמצעות זרימות עבודה.

בגופי PMO בחברות גדולות יש גם מנהלי פרוייקטים שניתן להקצות כדי לספק הכוונה לפרוייקטים ספציפיים שנדרש בהם סיוע. סיוע כזה יכול לנוע ממתן ייעוץ לבעלים של הפרוייקט ועד לקיחת הבעלות בפועל, בהתאם להיקף הפרוייקט.

יצירת הצהרת כוונות ל- PMO

לכל PMO דרושה הצהרת כוונות. אם כבר הערכת את הצורך ב- PMO, יהיה קל מאוד ליצור אותה. עיין בהצהרת הכוונות הקיימת של החברה ונסה ליצור הצהרת כוונות חדשה שתתאים לה. היא אינה צריכה להיות מורכבת מאוד, אלא רק לתת לכולם הבנה בסיסית של הסיבות לקיום ה- PMO ושל תפקידו בחברה.

יצירת תוכנית לבניית ה- PMO

לאחר הגדרת היקף המשימות הדרושות לבניית ה- PMO, כדאי לך ליצור תוכנית פרוייקט ברמה גבוהה לשם כך. התייחס לבניית ה- PMO כפרוייקט גדול אחד, עם פעילויות, משכי זמן והקצאות המשויכים אליו. תוכנית הפרוייקט תהפוך למוגדרת יותר לאחר שתתקדם לאורך חלק מהפעילויות ההתחלתיות, כגון גישה לסביבה שלך. תוכנית הפרוייקט עוזרת לתת ל- PMO לוח זמנים לבנייה כדי שתוכל לעקוב אחר מה שכבר עשית, השלבים שאתה עובד עליהם כעת והפעולות שנותרו לביצוע לצורך יצירת ה- PMO. לדוגמה, כך יכולות להיראות חלק מהפעילויות של בניית PMO בתוכנית פרוייקט של Project Online:

תוכנית פרוייקט של PMO ב- Project Online

קבל מידע נוסף על PMO

אם עדיין אין לך PMO, המחשבה על יצירתו עלולה להבהיל אותך מעט. למרות שה- PMO יתבסס על הצרכים והדרישות של החברה שלך, עליך ללמוד איך ליצור את המסגרת להקמה ולפיתוח של ה- PMO. בהתאם למטרותיך, כדאי לך לחקור את תהליכי ה- PMO השונים ואת המתודולוגיות בתעשייה, או לבדוק איזה מודל PMO מתאים לך. יש ספרים רבים, הדרכות ומשאבים מקוונים בנושא יצירה וניהול של PMO שיוכלו לעזור לך.

אם אתה מנסה להגדיר PMO ואתה זקוק לסיוע, כדאי לך לפנות לשותף מורשה של Microsoft או לשירותי הייעוץ של Microsoft. יש לנו גם יועצים פנימיים ב- Microsoft בעלי ניסיון מצוין בהגדרת PMO בחברות קטנות, בינוניות וגדולות.

מה עושים עכשיו?

ובכן, האם אתה מוכן להקים את ה- PMO שלך? נקווה שבעקבות קריאת מאמר זה הבנת שהקמת PMO היא השקעה שתצדיק מאוד את הזמן והמאמץ. היא תדרוש שיתוף פעולה רב עם אנשים בחברה שלך, וחיוני שיהיה לך "אלוף" מתוך ההנהלה הבכירה. תידרש גם השקעה במחקר נוסף לגבי הגדרת PMO באמצעות המשאבים הרבים העומדים לרשותך. אם תזדקק לעזרה, תוכל לפנות לשותפים מורשים של Microsoft ולשירותי הייעוץ של Microsoft.

אם אתה נמצא בחברה קטנה, היקף המשימה עלול להרתיע אותך. ייתכן שאין לך משאבים להעסקת אנשים שימלאו כל תפקיד PMO שצוין בטבלת "בניית הצוות שלך", וגם אין צורך בכך. עליך פשוט להיות מודע לכך שאלה הם תחומי האחריות שתצטרך לדאוג להם בשלב כלשהו, ובמידה שתתאים לדרישותיך. כמו כן, שים לב שניתן להתאים את המאמץ הנדרש לגודל ולמטרות של החברה שלך. ייתכן ש- PMO בחברה קטנה יצטרך להיפגש רק עם מספר קטן של מנהלי פרוייקטים בכירים בחברה כדי להעריך את הצרכים שלהם, לעומת מחלקות מרובות בעלות דרישות מגוונות בחברה גדולה יותר.

הקמת PMO יכולה לעזור להצלחת Project Online, ושימוש ב- Project Online יכול לעזור להצלחת ה- PMO. בהצלחה בהטמעה!

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×