תמיכה בהטמעת Project Online עם אחראי ניהול פרוייקטים (PMO)

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

> עזרה נוספת של Project

מהו PMO?

אתה מתכנן להטמיע את Project Online בעסק שלך. כיצד אתה מתכנן להשתמש בו, או בניסוח טוב יותר - איזו בעיה עסקית אתה מנסה לפתור? להלן חלק מהדוגמאות האפשריות:

  • המנהלים שלי רוצים לקבל מבט טוב יותר על מצב הפרוייקטים.

  • אני זקוק לדרך טובה יותר לניהול המשאבים שלי ולהקצאתם לפרוייקטים.

  • אני רוצה לעקוב בקלות אחר הזמן שאנשים משקיעים בפעילויות שלהם.

  • אני מעוניין בדרך למעקב אחר נתוני פרוייקטים שתהיה חזקה יותר משימוש בגליונות אלקטרוניים של Excel.

ארגונים מי ששמו מוצלחת ביותר בשימוש Project Online במיעון בעיות עסקיות כגון אלה הם יוצר מערך של תקנים, תהליכים, וכן שיטות עבודה מומלצות עבור האופן שבו פרוייקטים מנוהלות בארגון שלהם. האדם או הקבוצה שאליה יצירה וניהול של כללים אלה של ניהול פרוייקט לעתים נקרא בשם ניהול פרוייקטים (PMO).

מה עושה PMO?

בחברות גדולות, ה- PMO יכולה להיות מחלקה העוסקת בנושאי ניהול פרוייקטים בארגון כולו, כגון פיקוח על ניהול פרוייקטים, הטמעה, הדרכה, מחקר לגבי צרכי ניהול פרוייקטים או קביעת הדרך הטובה ביותר לבניית דוחות שימושיים. בעסקים קטנים או בינוניים, ה- PMO יכול להיות אדם אחד או קבוצה קטנה של אנשים, אך הוא יכול לעסוק באותם נושאים כמו בעסקים גדולים. המטרות המשותפות לכל גופי ה- PMO הן:

  • הנעה וקידום של הטמעת המערכת לניהול הפרוייקטים.

  • הפיכת ניהול הפרוייקטים לפשוט יותר עבור המשתמשים בארגון על ידי ביצוע תהליכים באופן אוטומטי באמצעות הכלי.

  • יצירת מדיניות, נהלים ושיטות עבודה מומלצות סביב פונקציות של ניהול פרוייקטים.

  • קבלת מעמד של מומחי ניהול פרוייקטים על ידי הפיכה ל"מרכז מצוינות" לכל מה שקשור לניהול פרוייקטים, ומתן הדרכה לגבי שיטות עבודה מומלצות וכלים לניהול פרוייקטים.

  • קבלת חסות ניהולית שתאפשר ליזום ולאכוף שינויים באמצעות ההמלצות שלהם.

עדיין מבולבל? בוא נלך צעד אחורה ונשתמש בדוגמה שאנשים מכירים מקרוב – איך ראשי משק הבית דואגים למשפחה שלהם:

צורך

PMO

משפחה

PMO - מידע

ה- PMO עוזר ליצור דרך יעילה להעברת מידע אל בעלי העניין בפרוייקט באמצעות דוחות מצב ודוחות תקינות לגבי הפרוייקט. פעילות זו עשויה לכלול מחקר על צורכי הדיווח, העברת הנתונים הדרושים לתוך המערכת ויצירת זרימות עבודה שיבטיחו שהנתונים הדרושים לדוחות חוזרים יגיעו למערכת בזמן.

ראשי משק הבית יהיו זקוקים למידע על מצב העניינים:

  • דוחות רבעוניים על הלימודים של הילדים.

  • דפי חשבון חודשיים מהבנק שיציגו את המצב הכספי.

  • ביקורים שנתיים אצל הרופא כדי לבדוק את בריאותם של בני המשפחה.

מידע PMO על מי עושה מה

ה-PMO יצירת תהליכים כדי לקבל בנתונים המתאימים למערכת ניהול פרוייקט כדי לספק מצב הנמצאת ברמה פרוייקט מנהלי פרוייקטים. היא גם מספקת הנחיות ושיטות עבודה מומלצות עבור ניהול משאבים.

אנשים במשפחה צריכים לדעת מי עושה מה. מידע זה יכול לכלול:

  • מי אוסף את הילדים מבית הספר היום, מטייל עם הכלב בערב, מכין את ארוחת הערב וכו'.

  • אם מישהו אינו יכול לבצע את המשימה הרגילה שלו, עליך לדעת מי זמין למלא את מקומו.

  • שיטה זו עוזרת להציג את לוחות הזמנים של העבודה והלימודים של כל בני המשפחה ואת הזמינות שלהם בלוח שנה משפחתי מרכזי. כך ניתן לדעת בקלות למי ניתן להקצות איזו משימה.

PMO - פורומים לשיתוף פעולה

ה- PMO עוזר ליצור אתרי שיתוף פעולה לפרוייקטים ולהתאים אותם אישית לפי הצרכים של משתמשי האתר.

בני המשפחה יזדקקו לפורום שבו יוכלו לעבוד בשיתוף פעולה, כגון:

  • פרסום אירועים חשובים על לוח קיר במטבח.

  • שיחות יומיומיות בשעת הארוחה.

PMO-הערכה והפחתת סיכון

ה- PMO אחראי להגדרת מערכת לטיפול בניהול סיכונים.

ראשי משק הבית עשויים להזדקק לתוכנית להפחתת סיכונים:

  • זיהוי הצרכים לביטוחי בריאות.

  • רכישת מנוי למכון כושר.

  • הגדלת סכום החיסכון לפנסיה.

PMO - יצירת כללים ותהליכים

ה-PMO בודק הנוכחי התהליכים וזרימות ולאחר ומוצא שיטה לביצוע אוטומטי שלהם באמצעות כלי ניהול הפרוייקטים שיוטמע. אחת מהאפשרויות הבאות עשוי לכלול קביעה מנהלי לבחירת אילו פרוייקטים כדי לקדם הנתון תקציב ערכת (ניתוח תיקים).

ראשי משק הבית יגדירו כללים ותהליכים למשפחה, כגון:

  • קביעת השעות שבהן הילדים צריכים לחזור הביתה או ללכת לישון

  • בדיקת גורמים שונים כדי להחליט אילו רכישות לבצע (לדוגמה, "האם עלינו לקנות רכב, לעשות שיפוץ או לצאת לחופשה השנה?").

  • התקנת ממטרות לגינה עם קוצב זמן אוטומטי.

  • בחירת מועד שבועי לקניית מוצרי מזון ולסידורים.

PMO מוביל את החברה לניהול פרוייקטים יעיל יותר באמצעות פעולות כגון:

  • איסוף מידע כדי לעזור להגדיר מהן הדרישות לניהול פרוייקטים בארגון. לדוגמה, ניתוח הצרכים העסקיים של הארגון, תכנון תהליכים שיטפלו בצרכים אלה ולאחר מכן מיפוי תהליכים אלה להגדרות או לזרימות עבודה ב- Project Online.

  • זיהוי הנתונים החשובים שיש לבדוק באופן שוטף, ועבודה עם מנהל המערכת של Project כדי לשתף נתונים אלה עם בעלי העניין. לדוגמה, זיהוי הנתונים הדרושים והתהליך להכנסת הנתונים למערכת כדי ליצור דוח מצב שבועי של הפרוייקט ולספק לבעלי העניין סיכום של תקינות הפרוייקטים המתבצעים.

  • יצירת כללים עבור תהליכים וזרימות עבודה. לדוגמה, יצירת זרימת עבודה שבה רעיונות לפרוייקטים עוברים תהליך אישור כדי להפוך לפרוייקטים ב- Project Online.

  • העברת נתונים קיימים ממערכת ניהול הפרוייקטים הנוכחית שלך למערכת חדשה. לדוגמה, איתור הדרך הנוחה ביותר להעברת נתוני משאבים ופרוייקטים מגליונות אלקטרוניים של Microsoft Excel ל- Project Online, או מ- Project Professional במחשב של כל אחד מהאנשים לסביבה ריכוזית של Project Online.

  • מתן תמיכה ניהול תיקים של הפרוייקט כדי לסייע לך עם סדר עדיפויות של project והחיזוי. כמו רוב חברות, קיימות פרוייקטים רבים שאתה רוצה בכך, אך תהיה מוגבלת תקציב ומשאבים כדי לבצע כל אחת מהן. אתה זקוק לדרך כדי לקבוע אילו פרוייקטים שבהם עליך להעביר בסרגל. באפשרותך Pmo הכונן תהליך הבחירה פרוייקט ותוכנית כדי לוודא השקעות בעתיד ביישור עם יעדים אסטרטגיים וראייה גידול של הארגון.

  • ניהול המשתמשים את השינויים לגיל ייתכן פרצוף במעבר משאליהם הם מצורפים שלהם מערכת ניהול פרוייקטים הנוכחי. לדוגמה, influencing tactfully מנהלי פרוייקטים כדי להזיז מתהליך הישן שלהם שמירת קבצי פרוייקט שלו מהכוננים ובשיתוף אותם על-ידי הצגתם יתרונות פרסומם Project Online. ה-PMO לעשות זאת על-ידי להקדיש זמן רב יותר שכנוע מנהלי הפרוייקט בכיר יותר תחילה ולאחר בתקווה השפעתם באחרים פרוייקט מנהלי מסייע בכונן השינוי.

  • ניהול האתגרים הטכניים הכרוכים בשינוי על-ידי הצעת אפשרויות טובות להדרכה.

מדוע אני זקוק ל- PMO?

בדוגמה משפחתי, ההשלכות של כתובות חלק לצרכים לא יכול להיות נ. לדוגמה, לא סקירה דוח של ילד כאשר מתקבלת אותה תחילה עלולה לגרום לכך ההנחה דברים סביר תקינה, כאשר למעשה עוד לחקירת זמן או tutor של ייתכן שיהיה צורך. באותו אופן, פריסת Project Online בלי ליצור ישות כדי לסייע לך עם תקנים ולהטמעה יכולים גם לכלול נסיבות נ. יצירת PMO יסייע כדי להגדיל את סיכויי ההצלחה עבור הפריסה Project Online שלך. בהתאם מטרות שלך, כך יוכלו לתרגם כדי יעילות משופרת בניהול פרוייקטים (לדוגמה, פרוייקטים נוספים הושלמה בזמן), שהוא בדרך כלל משויכת עלויות נמוכות יותר לניהול פרוייקטים (לדוגמה, נוסף פרוייקט הושלמה או במסגרת התקציב).

מהם השלבים הראשונים ביצירת PMO?

סביר להניח שהשלבים הראשונים ביצירת PMO התרחשו כבר אם השקעת את המאמץ לאיתור מאמר זה. אם אתה מעוניין לעבור ל- Project Online, בוודאי כבר יש לך מושג כיצד הוא יכול לשפר את היעילות או לפתור בעיה בחברה שלך. ביצירת מסלול להגדרה רשמית של ה- PMO, עליך לשקול את הנקודות הבאות:

הגדר מה אתה רוצה שה- PMO יעשה

מטרת שה-PMO הראשי עומד להיות כדי לענות על בעיה עסקיים ספציפיים? לדוגמה, כדאי לך ליישם מערכת גליון זמנים כדי לקבל לשליטה רבה יותר של ניתוח עלויות. לחלופין, ייתכן הפרוייקט נתונים פרושה לכל שניים או שלושה גם יישומים שונים, וברצונך לאחד את נתוני מערכת יחידה, אשר בדרך כלל לסייע לספק הבנה טובה יותר הביצוע של פרוייקטים. או, ייתכן שהיא מספקים הנחיות ניהול הפרוייקט המתנהל, ולטיפול צרכי הדרכה מנהל פרוייקט. לאחר שאתה יודע מדוע נחוצה שה-PMO, תהיה היקף מהן הדרישות ביצירת ולשמור אותה בקלות רבה יותר.

השגת חסות ניהולית

ודא שמישהו בעמדה בכירה תומך בך. חשוב שתהיה ל- PMO חסות ניהולית, מכיוון שהיעדר תמיכה של ההנהלה הבכירה מהווה את אחת הסיבות העיקריות לכישלונם של גופי PMO. אם יש כבר מנהל בכיר שמכיר ביתרונות ובחשיבות של מה שאתה מנסה לעשות, מצוין! אם לא, אחת הדרכים הטובות ביותר לגרום לאנשים לתמוך בך היא להראות להם את יתרונות המעבר למערכת ניהול פרוייקטים כמו Project Online. תוכל לעשות זאת על-ידי הצגת הבעיה העסקית שתיפתר. ייתכן שכבר עשית זאת במידה מסוימת כשביצעת את ההערכה הראשונית של Project Online, אך תוכל למצוא שותפים אמיתיים בקרב ההנהלה הבכירה אם תראה להם איך המערכת עובדת עם הנתונים שלכם בסביבת ניסיון. הצגת היתרונות מהווה מרכיב חיוני בהשגת חסות ניהולית.

חסות ניהולית חזקה עשויה להועיל ב מיעון התנגדות משתמשים יצטרכו במעבר ממה הם מכיר, למערכת ניהול פרוייקט חדש, כגון Project Online. Evangelizing וקידום היתרונות לבעלי העניין influential אחרים, כגון מנהלי פרוייקטים בכיר, גם לסייע השבירה מצורפים לגיל משתמשים אחרים שעשויים להכיל למערכת שאתה מעביר מתוך.

בניית הצוות שלך

בין אם אתה מנסה להקים PMO בחברה גדולה או קטנה, אלה הם תחומי האחריות שתפקידי ה- PMO צריכים לכלול:

תפקיד

תיאור

הנעת תוכנית ההטמעה של Project Online

אם אתה נמצא בתהליך של יישום Project Online, התוכנית הכללית צריך לאדם כונן אותו. בדיוק כמו בכל פרוייקט, התוכנית בהטמעה צריך בעלים כדי להבטיח המשימות נדרש staffed הושלמה.

מחקר של צורכי ניהול הפרוייקטים

אדם זה יעריך את דרישות ניהול הפרוייקטים בארגון. אדם זה יצטרך לשוחח עם משתמשים בכל חלקי החברה ובמחלקות שונות כדי לבדוק איך הם מנהלים פרוייקטים כעת, מה יהיו הדרישות שלהם ואיך ניתן לשפר זאת באמצעות הטמעת Project Online. הוא יצטרך להסביר דרישות אלה למנהל המערכת של Project כדי להבטיח הטמעה תקינה שלהן ב- Project Online. אדם זה צריך להיות בעל כישורי ניהול פרוייקטים ובעל כישורי תקשורת טובים. ייתכן מאוד שלאנשים בחברה יש קשר רגשי לתהליך שאתה מנסה לנתק אותם ממנו, ולכן אדם זה יצטרך להתמודד עם המצב על-ידי הצגת האופן שבו המערכת החדשה תשפר את חייהם.

הדרכה, תיעוד ותמיכה

אדם זה יצטרך להעריך את רמת הכישורים של המשתמשים, ויהיה אחראי למתן משאבי ההדרכה הדרושים כדי להשתמש במוצר בהצלחה. תפקיד זה עשוי לכלול יצירת הדרכה מבוססת-תפקיד למנהלי המערכת של Project, למנהלי הפרוייקטים, לראשי הצוותים ולחברי הצוותים. ייתכן שרוב המאמץ שלך יוקדש להכנת הדרכה למנהלי הפרוייקטים או למנהלי המערכת, ואילו ראשי הצוותים וחברי הצוותים יגלו שהמשאבים היעילים ביותר הם כרטיסים לעיון מהיר, גליונות סיכום, רשימות משימות לביצוע או ערכות לימוד קצרות. תצטרך גם למצוא דרך לספק תמיכה פנימית למשתמשים, ושיטה להסלים בעיות מורכבות יותר בערוצים המתאימים.

קישור למחלקת ה- IT

שיתוף פעולה עם מחלקת ה-IT חיונית מרתקים אותם כדי לסייע sign למעלה, תוכנית ההתקנה וקביעת התצורה של Project Online. אם אתה רק בתהליך של הערכת Project Online, תוכל בדרך כלל לעשות זאת על-ידי מישהו מתוך מחלקת ה-IT ללא בבעיות מדי על-ידי הצגת בתיעוד תחילת העבודה עם Project Online .

ה- PMO יצטרך לעבוד עם מחלקת ה- IT כדי לטפל בשני תחומים אלה:

  • ניהול office 365: ה-PMO יצטרך לעבוד עם מנהל Office 365 עבור להקצות משתמשים ורשיונות.

  • ניהול Project Online: ה- PMO יצטרך גם לעבוד עם מנהל המערכת של Project Online בנושאים כגון שדות מותאמים אישית, משאבים והגדרת גליונות זמנים. ייתכן שהוא יצטרך גם לעבוד עם ה- PMO כדי להטמיע תהליכים ב- Project Online באמצעות זרימות עבודה.

בגופי PMO בחברות גדולות יש גם מנהלי פרוייקטים שניתן להקצות כדי לספק הכוונה לפרוייקטים ספציפיים שנדרש בהם סיוע. סיוע כזה יכול לנוע ממתן ייעוץ לבעלים של הפרוייקט ועד לקיחת הבעלות בפועל, בהתאם להיקף הפרוייקט.

יצירת הצהרת כוונות ל- PMO

לכל PMO דרושה הצהרת כוונות. אם כבר הערכת את הצורך ב- PMO, יהיה קל מאוד ליצור אותה. עיין בהצהרת הכוונות הקיימת של החברה ונסה ליצור הצהרת כוונות חדשה שתתאים לה. היא אינה צריכה להיות מורכבת מאוד, אלא רק לתת לכולם הבנה בסיסית של הסיבות לקיום ה- PMO ושל תפקידו בחברה.

יצירת תוכנית לבניית ה- PMO

לאחר הגדרת טווח החוצה הפעילויות, עליך לבנות שה-PMO, כדאי לך ליצור תוכנית פרוייקט ברמה גבוהה עבורו. שקול בבניית שה-PMO כפרוייקט גדול אחד, עם משימות עם שיוך, משכי זמן והקצאות. תוכנית הפרוייקט שלך לבלתי מוגדרים יותר בעת ביצוע שלבי כמה ממשימות ההתחלתי, כגון הערכת בסביבה שלך. תוכנית הפרוייקט מסייע כדי להעניק שה-PMO בנה לוח זמנים כדי לעקוב אחר מה עשית, מה אתה עובד על, ומה ברשותך עדיין לביצוע ביצירת PMO שלך. לדוגמה, להלן כמה כיצד פעילויות בנה PMO בתוכנית פרוייקט Project Online עשויה להיראות:

תוכנית פרוייקט של PMO ב- Project Online

קבל מידע נוסף על PMO

אם כבר אין לך PMO, ייתכן חשש קצת בכל המחשבה על הפעלת אחד. למרות צרכי ודרישות של החברה שלך כונן ה-PMO, עליך ללמוד כיצד ליצור המסגרת ליצירה ולקביעת להתפתח שה-PMO. בהתאם מטרות שלך, ייתכן שתרצה לחקור את השונות PMO תהליך ו- industry לתמיכה, או עיין באיזה מודל PMO ייתכן ליישר באופן הדוק עם. זמינות רבות ספרי הדרכה וכן משאבים מקוונים אודות יצירה וניהול של Pmo שיכולות לעזור לך במאמצי שלך.

אם אתה מנסה להגדיר PMO וכן זקוק לסיוע, מומלץ ליצור קשר עם שותף מורשה של Microsoft כותרת או שירותי ייעוץ של Microsoft. גם יש לנו יועצים בתוך הארגון ב- Microsoft עם חוויית מצוינת בחלק הגדרת Pmo עבור חברות קטנות, בינוניות וגדולות.

מה עושים עכשיו?

כן, אתה מוכן להתחיל שה-PMO? אנו מקווים מעולם לממש לאחר הקראת מאמר זה שנמצא החל PMO השקעה שיהיו היטב שווי זמן ומאמץ. ידרשו כמות גדולה של שיתוף פעולה עם אנשים בחברה שלך, ותוכל נתקל מנהל "champion" חיוניים. גם יידרש השקעה ב לפריטים מחפש מידע נוסף אודות הגדרת PMO באמצעות המשאבים הרבים הזמינים. ואם אתה זקוק לעזרה, באפשרותך לבטל את השותפים המוסמכים של Microsoft, כמו גם שירותי ייעוץ של Microsoft.

אם אתה נמצא חברה קטן יותר, אולי נראה מבלבלת היקף כל התהליך. ייתכן שאין לך את המשאבים לשכור אנשים עבור כל תפקיד PMO המצויינים בטבלה "בניית הצוות שלך" ואין צורך. רק זכור כי אלה הם תחומי האחריות להניח שתצטרך להישלח בנקודה מסוימת בזמן ומידה אשר המתאימה לצרכים שלך. שים לב גם כי מאמץ הצורך באפשרותך לשנות את קנה המידה גודל חברה ולבני יעדים. PMO בחברה קטנה יותר רק ייתכן שיהיה עליך לענות עם כמה מנהלי פרוייקטים בכיר בחברה שלהן כדי להעריך לצרכים שלהם, לעומת מחלקות מרובים לדרישות מגוונים בחברה גדולה יותר.

הקמת PMO יכולה לעזור להצלחת Project Online, ושימוש ב- Project Online יכול לעזור להצלחת ה- PMO. בהצלחה בהטמעה!

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×