תכנון התוכן עבור אתר SharePoint שלך

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

כאשר התוכן של אתר מאורגן לוגית וקלה שקשה למצוא, קל לשמר ולנהל, והם משתמשי האתר יעיל יותר. בתור מנהל אוסף אתרים או בעל אתר, ייתכן שתרצה לתכנון אסטרטגיית אתר לפני יצירת האתר שלך. במאמר זה, נסביר:

לאיזה סוגי אתרים אתה זקוק?

בהתאם לגודל או הארגון שלך ואין טווח התוכן שאתה מתכנן יש באתר שלך, ייתכן שתרצה ליצור אתרי משנה תחת האתר הראשי שלך כדי לארגן את התוכן. לקבלת מידע נוסף אודות אופן יצירת אתרים, ראה יצירת אתר.

דיאגרמת הירארכיית אתרים

קיימות דרכים אפשריות רבות, באפשרותך לבחור לארגן אתרי משנה. להלן כמה דוגמאות הן:

  • לפי צוות או מחלקה

  • לפי קטגוריית תוכן

  • לפי פרוייקט

  • לפי לקוח

  • לפי רמת הרשאה או רגישות (לדוגמה, אם יש מידע שיש להגביל, כדאי לבודד אותו באתר ספציפי)

לפני שתתחיל ביצירת אתרים, הקדש זמן מה לחשיבה על מספר האתרים הרצויים ועל הלוגיקה שלפיה תרצה לארגן אותם. יצירת דיאגרמה של הירארכיית האתרים עשויה להתגלות כאפשרות שימושית לארגון התכנון. באפשרותך לשרטט דיאגרמה במהירות על-גבי פיסת נייר או לוח, אך תוכל גם ליצור דיאגרמה רשמית יותר באמצעות אחת מצורות ההירארכיה הזמינות בתור SmartArt ב- Microsoft Word או Microsoft PowerPoint. כך תוכל ליצור דיאגרמה שניתן לשמור ולהיעזר בה, וכן לשנות אותה עם הזמן.

כמו כן, חשוב על המטרה או התפקוד של כל אתר. הדבר יעזור לך לקבוע את תבניות האתר הרצויות לשימוש ליצירת אתרים חדשים. SharePoint Online כולל מגוון רחב של תבניות אתר שמהן ניתן לבחור בעת יצירת אתר חדש. בחירת תבנית אתר שמיועדת למטרה מסוימת מאפשרת לך לספק למשתמשים יתרון התחלתי בעבודה. לדוגמה, אם ברצונך ליצור אתר שחברי צוות יוכלו להשתמש בו לשיתוף חדשות או רעיונות מעניינים מדי פעם בפעם, כדאי לך להתחיל בבחירת תבנית אתר בלוג משום שתבנית זו נועדה לסוג זה של תקשורת.

מספר דוגמאות של תבניות האתר הכלולות ב- SharePoint הן:

  • אתר צוות

  • בלוג

  • אתר פרוייקט

  • אתר קהילה

לקבלת מידע נוסף אודות תבניות אתר, ראה שימוש בתבניות כדי ליצור סוגים שונים של אתרי SharePoint.

איזה סוג תוכן יופיע באתרים שלך?

לאחר שחשבת על המספר והסוג של האתרים שברצונך ליצור, תכנן את התוכן שיאוחסן באתרים אלה. תכנון התוכן נועד לקבוע את הפרטים הבאים:

  • אילו סוגים של רשימות, ספריות, או עמודים שעבורה ברצונך ליצור באתרים כדי לארגן תוכן    ספריות יכול לשמש לאחסון מסמכים וקבצים אחרים, בעוד שרשימות יכולות להיות שימושיות למעקב אחר משימות או בעיות. דפים הם פריטים בודדים בתוך אתר שבו באפשרותך להציג תוכן, יישומים, קישורים ועוד.

  • אילו סוגים של יישומים שברצונך לכלול    SharePoint Online כולל יישומים מוכללים, כגון ספריות מסמכים ורשימות, אך באפשרותך גם ליצור יישומים משלך או קניית יישומים מספקים חיצוניים בחנות SharePoint.

  • אם ברצונך ליצור סוגי תוכן    סוגי תוכן עזרה שההתאמה האישית של כיצד לטפל ולעקוב אחר סוגים ספציפיים של תוכן.

ייתכן שהארגון שלך ירצה לנהל סוג זה של תכנון באופן ריכוזי (בעיקר בנושא סוגי תוכן), אך זה גם סוג התכנון שיש לעודד בעלי אתרים בודדים לבצע משום שעליהם להתאים אישית את האתרים שעליהם הם אחראים.

אילו סוגי יישומים ברצונך להוסיף?

בנוסף לסוגי התוכן, כדאי גם לחשוב על סוגי המידע האחרים שיאוחסנו באתרים, או על סוגי המשימות שהאנשים בארגון ירצו להשתמש באתרים לניהולם. הדבר יעזור לך לתכנן את הסוגים השונים של היישומים שכדאי להוסיף לאתרים כדי להתחיל בעבודה. לדוגמה, אם ידוע לך כי דרוש לך מקום לאחסון מסמכים, תרצה ודאי להוסיף ספריית מסמכים. אם ידוע לך כי ברצונך לעקוב אחר תאריכים חשובים, תרצה ודאי לוח שנה.

אינך צריך להוסיף מההתחלה את כל היישומים שייתכן שתצטרך בסופו של דבר. בעלי אתר יכולים להוסיף ולהסיר יישומים חדשים עם הזמן, ובמקביל לשינוי הצרכים העסקיים. עם זאת, תכנון מוקדם מסוים לגבי ההתאמה האישית הרצויה של התוכן באתרים שלך יכול להבטיח שהאתרים יהיו שימושיים באופן מיידי למשתמשים.

SharePoint Online כולל יישומים מוכללים השימושיים למגוון מטרות עסקיות, החל מאחסון וניהול של מסמכים, דרך ניהול פרוייקטים ומעקב אחריהם וכלה בתקשורת. באפשרותך להוסיף מופעים מרובים של סוגי יישומים אלה לאתר. באפשרותך גם לרכוש ולהוסיף יישומים של ספקים חיצוניים מחנות SharePoint לאתר שלך.

לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת יישום לאתר ורכישת יישום מחנות SharePoint.

האם עליך להגדיר סוגי תוכן?

סוגי תוכן מאפשרים למשתמשי אתר ליצור סוגים מיוחדים של תוכן במהירות באמצעות הפקודה פריט חדש או מסמך חדש ברשימה או בספריה. סוגי תוכן הם שימושיים משום שהם מספקים לבעלי אתרים דרך להבטיח שהתוכן יישאר עקבי בכל האתרים. סוגי תוכן גם מאפשרים לרשימה או ספריה אחת להכיל סוגי פריטים או סוגי מסמכים מרובים. בעלי אתר יכולים להגדיר מראש פרטים ספציפיים לגבי התוכן בעת הגדרת סוגי תוכן עבור אתר, רשימה או ספריה.

בעלי אתר יכולים להגדיר סוגי תוכן עבור פריטי רשימה, מסמכים או תיקיות.

כדאי להגדיר סוגי תוכן עבור חלק מהתוכן שלך אם התוכן עונה על אחד מהקריטריונים הבאים:

אם הדבר מתקיים:

סוגי תוכן עשויים להועיל בדרכים הבאות:

קיימים סוגי מסמכים ספציפיים עם תבנית או מטרה מתוקננת ואתה רוצה שהם יישארו עקביים בכל רחבי הארגון.

קבע תצורה של סוגי תוכן אתר עבור סוגי מסמכים אלה ברמת אתר הצוות כדי שיהיו זמינים לשימוש בכל אתרי המשנה של אתר הצוות. באופן זה, כל המשתמשים בארגון ייצרו מסמכים אלה בדרכים עקביות.

קיימות תבניות ספציפיות שיש להשתמש בהן לסוגי מסמכים ספציפיים.

הוסף תבניות מסמך אלה לסוגי התוכן הרלוונטיים כדי שכל המסמכים החדשים שייווצרו מסוג התוכן ישתמשו בתבנית.

קיימת סדרת פרטים קבועה שברצונך לעקוב אחריה עבור סוגים ספציפיים של מסמכים או פריטים.

הוסף עמודות לסוג התוכן כדי לעקוב אחר מידע זה. אם פרט כלשהו חיוני במיוחד, תוכל לייעד עמודות אלה כנדרש. ניתן גם לספק ערכי ברירת מחדל עבור עמודות ספציפיות בעת הגדרת סוג התוכן.

קיים תהליך עסקי מוגדר לאופן הטיפול בסוגים ספציפיים של מסמכים בכל פעם, או הסקירה שלהם.

שקול לקבוע תצורה של זרימות עבודה עבור סוגים ספציפיים של תוכן. ניתן להשתמש בזרימות עבודה לניהול תהליכים עסקיים כגון סקירה או אישור של מסמכים.

לאחר זיהוי התוכן שייתכן שתרצה ליצור עבורו סוגי תוכן, עליך לחשוב על המקומות שתרצה להגדיר בהם סוגי תוכן. אם אתה מגדיר את סוגי תוכן האתר ברמת אתר הצוות, הם יהיו זמינים באופן נרחב לשימוש חוזר ברשימות ובספריות בכל אתרי המשנה של אתר הצוות. בעלי אתרים בודדים יוכלו גם להגדיר סוגי תוכן אתר עבור האתרים שלהם, למרות העובדה שסוגי תוכן אלה יהיו זמינים לשימוש ברשימות ובספריות באתרים אלה בלבד ובכל האתרים שמתחת להם.

בעת תכנון סוגי תוכן, כדאי ליצור גיליון אלקטרוני או טבלה ללכידת המידע שברצונך לכלול בעת הגדרת סוגי התוכן. לדוגמה, תוכל להתחיל ביצירת משהו בסיסי כגון הטבלה להלן, ולאחר מכן תוכל להתאים אותה כך שתכלול כל מידע נוסף שחשוב לך לעקוב אחריו, כגון האתרים או הצוותים שישתמשו בסוגי התוכן:

סוג תוכן חדש

סוג תוכן אב

עמודות

תבנית מסמך

זרימות עבודה

ציין את השם של סוג התוכן שברצונך ליצור.

ציין את סוג תוכן האב שממנו הוא ייווצר.

פרט את העמודה החדשה או הקיימת שברצונך להוסיף לסוג התוכן.

ציין אם תבנית מסמך תהיה משויכת לסוג התוכן.

ציין אם זרימות עבודה יהיו משויכות לסוג התוכן.

לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם סוגי תוכן, ראה יצירה או התאמה אישית של סוג תוכן.

כיצד המשתמשים שלך יחפשו תוכן וייגשו אליו?

חשוב על האופן שבו משתמשי האתר יחפשו תוכן הנמצא באתרי SharePoint Online שלך וישתמשו בו. סוג זה של תכנון יעזור לך לקבל החלטות לגבי קביעת התצורה של הניווט והחיפוש של אתר הצוות ואתרי המשנה שלו.

אילו אתרים ברצונך לכלול בניווט הכללי?

כדי לתכנן את הניווט, כדאי ליצור דיאגרמה של האתרים בהירארכיית האתרים. אם כבר יצרת דיאגרמה במהלך תכנון האתרים, תוכל להתחיל עם דיאגרמה זו ולשנות אותה. כלול את כל אתרי המשנה של אתר הצוות. כדאי גם לכלול רשימות או ספריות חשובות שקיימות באתר הצוות ובאתרי המשנה. הדבר יעזור לך לזהות במהירות את היעדים החשובים שמשתמשי האתר ירצו למצוא אם הם מתחילים מדף הבית של אתר הצוות.

הניווט העליון באתר מספק מה שמכונה ניווט כללי.

ערכים עליונים קישורים אצל אחד נבחר.

כברירת מחדל, כל אתר משתמש בניווט עליון ייחודי משלו, אבל ניתן להחליט לאפשר לאתרים לקבל בירושה את הניווט העליון מאתר האב, כדי שחוויית הניווט תישאר עקבית בכל האתרים. באפשרותך להגדיר את האתרים שיופיעו בניווט העליון. ניתן גם לכלול קישורים לכל כתובת URL רצויה אחרת, למקרה שתרצה לשלב קישורים למשאבים חיצוניים בניווט של האתר. לקבלת מידע נוסף אודות התאמה אישית של הניווט העליון, ראה התאמה אישית של הניווט באתר הצוות שלך.

אם אתר הצוות מכיל אתרי משנה רבים, עדיף שלא לחשוף את כולם בסרגל הקישורים העליון משום שעומס המידע עלול להקשות על משתמשי האתר. מצד שני, לא תרצה להקשות על הגילוי של תוכן או אתרים חשובים. השתמש בדיאגרמת הירארכיית האתרים כדי לזהות את האתרים המרכזיים שברצונך לחשוף בניווט הכללי.

כיצד ינווטו אנשים בתוך האתרים?

בנוסף לניווט העליון, האתרים גם מציגים רכיב ניווט בצד הימני של הדף, הנקרא 'הפעלה מהירה'.

לרוב, ההפעלה המהירה מציגה קישורים שהם ספציפיים לאתר הנוכחי, וניתן להשתמש בה להדגשת התוכן בעל החשיבות הרבה ביותר. בעת יצירת רשימה או ספריה חדשה, קישור חדש יופיע באופן אוטומטי תחת אחרון בהפעלה המהירה. רק חמשת הקישורים החדשים ביותר מופיעים במקטע אחרון.

הקישור 'אחרון' בהפעלה המהירה מציג את הדפים, הרשימות והספריות האחרונים שנוצרו

באפשרותך להתאים אישית את ההפעלה המהירה כדי להוסיף או להסיר קישורים הרשימות והספריות באתר. באפשרותך גם קישורים קבוצה תחת כותרות מותאם אישית. אם תבחר שכל אתרי המשנה מקבלים בירושה את ניווט כללי, הערך שהוא יהיה חשובים לבעלי אתרים להתאים אישית את הניווט בהפעלה המהירה, משום שהוא יהיה שהמשתמשים לדרך ימצא תוכן בתוך אתר כאשר הם מבקרים אותו. אם תחליט לא שאתרי המשנה יקבלו בירושה הניווט הכללי מאתר הצוות, לאחר מכן למשתמשים תהיה אפשרות להשתמש סרגל הקישורים העליון והן ההפעלה המהירה באתר משנה כדי למצוא את התוכן בתוך אותו. לקבלת מידע נוסף אודות עריכת הקישורים בהפעלה המהירה, ראה התאמה אישית של הניווט באתר הצוות שלך.

לראש הדף

על מה יש לחשוב בעת תכנון החיפוש?

המשתמשים יהיו מעוניינים יותר להשתמש ב- SharePoint Online אם תהיה להם אפשרות למצוא את המידע הדרוש להם בקלות. באמצעות תכונות תוכן כגון סוגי תוכן, או על-ידי הוספת עמודות מטה-נתונים לרשימות וספריות, באפשרותך לעזור לתוכן להיות גלוי יותר באמצעות חיפוש.

מנהלי אוסף אתרים ומנהלי אתרים יכולים לבצע כמה תצורות כדי להתאים אישית את חוויית החיפוש עבור המשתמשים.

כדי לבצע פעולה זאת:

עיין בנושא זה:

להתאים אישית את הסגנון וההגדרות המשפיעים על תוצאות החיפוש, באפשרותך להתאים אישית את מרכז החיפוש ואת רכיבי ה- Web Part המשמשים בדפי מרכז החיפוש.

ניהול מרכז החיפוש ב- SharePoint Online

ליצור כללי שאילתה לשיפור האופן שבו החיפוש מגיב לכוונת המשתמשים.

ניהול כללי שאילתה

התאמה אישית של מקורות התוצאות עבור חיפושים.

ניהול מקורות של תוצאות

להציג, ליצור או לשנות מאפיינים מנוהלים או למפות המאפיינים שנסרקו למאפיינים מנוהלים.

ניהול סכימת החיפוש ב- SharePoint Online

לייצא ולייבא אישית הגדרות תצורת חיפוש מותאמות אישית בין אתרים. ההגדרות שאתה מייצא ומייבא כוללות את כל כללי השאילתה המותאמים אישית, את מקורות התוצאות, את סוגי התוצאות, את מודלי הדירוג ואת הגדרות החיפוש באתר.

ייצוא וייבוא של הגדרות תצורה מותאמות אישית של חיפוש

כיצד תוכן הופך לזמין בחיפוש?

שירות החיפוש מתוזמנת כדי לסרוק תוכן SharePoint Online מדי 5 דקות. לאחר הוספת פריט באתר SharePoint Online, תהיה פרק זמן לפני באינדקס ומוחזר בתוצאות החיפוש. פרק זמן זה משתנה בהתאם פעילויות המשתמש הנוכחי. משימות כגון העברת אתר, שדרוג ותחזוקה להגדיל את העומס על צבר יצירת האינדקס. פריטים חדשים תוכן צריך בדרך כלל להציג בתוצאות החיפוש בתוך שעה.

מה צריכים המשתמשים לעשות עם התוכן?

על-ידי שליחת כמה שאלות בסיסיות בנוגע לשימוש שמשתמשי האתר עושים עם התוכן, תוכל לקבוע את האופן שבו עליך להגדיר אתרים, רשימות או ספריות ספציפיים, וכן באילו תכונות ספציפיות משתמשי האתר יצטרכו להשתמש.

שאלות שיש לבחון:

שיקולים לתצורת תוכן:

האם עליך לעקוב אחר גירסאות של סוגים ספציפיים של מסמכים או פריטי רשימה?

  • שקול להפוך ניהול גירסאות לזמין באותן רשימות או ספריות.

  • שקול לדרוש הוצאה של מסמכים או פריטים לפני השינוי שלהם.

האם משתמשי האתר יצטרכו לעבוד או לשתף פעולה בו-זמנית בסוגים ספציפיים של מסמכים?

  • שקול להפוך עריכה משותפת לזמינה בספריות הרלוונטיות כדי לאפשר שיתוף פעולה.

האם סוגים ספציפיים של תוכן זקוקים לאישור לפני שהם הופכים לזמינים לכולם?

  • שקול להפוך אישור תוכן לזמין בספריות, או להשתמש בזרימות עבודה לניהול האישור.

האם סוגים מסוימים של מסמכים כפופים לתהליכים עסקיים ספציפיים או לזרימות עבודה של אנשים?

  • שקול ליצור או לקבוע תצורה של זרימות עבודה עבור סוגי התוכן שחלים על מסמכים אלה, או עבור הספריות שבהן שוכנים מסמכים אלה.

האם תשתמש ברשימות להפעלה או ניהול של תהליכים?

  • שקול ליצור או להגדיר זרימות עבודה המבוססות על רשימות עבור תהליכים כגון מעקב אחר נושאים וניהול.

האם יהיה תוכן רגיש באתרים שיש למנוע גישה כללית אליו?

  • שקול ליצור אתרים או ספריות ספציפיים שיוגדרו עם הרשאות ייחודיות לאחסון תוכן רגיש.

  • שקול להגדיר הרשאה ברמת הפריט אם יש צורך מועט להגביל את הגישה לתוכן.

  • שקול להשתמש בפילוח של קהל יעד להצגת תוכן שונה למשתמשים שונים.

  • שקול אם יש להוציא רשימות או ספריות ספציפיות מיצירת אינדקס החיפוש.

האם המשתמשים יצטרכו לקבל עדכונים לגבי שינויים בתוכן?

  • שקול להפוך RSS לזמין עבור רשימות וספריות מרכזיות.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×