תכנון אתר SharePoint-יסודות עיצוב

תכנון אתר SharePoint-יסודות עיצוב

מטרת מדריך זה היא לאפשר לבעלי אתרים ליצור אתר SharePoint חדש העונה על מטרות עסקיות, צרכי המשתמש וניתן לשמור אותו באמצעות השגחה מינימלית. קיימים גורמים מוכרים שיתרמו להצלחה הכוללת של האינטרא, האתר או הדף שלך. הבטחת יסודות ספציפיים משולבים בעיצוב שלך תגדיל את הסבירות לכך שיעדי העסק והמשתמשים שלך יפגשו. 

למד כיצד לשלב יסודות עיצוב של SharePoint בעיצוב ובטקטיקות שיכולים להאיץ או להאט את הצלחת הפרוייקט של SharePoint. 

מדריך זה מורכב משלושה חלקים נפרדים:

במאמר זה:

  • מבוא ליסודות העיצוב של SharePoint

  • טקטיקות הצלחה ידועות

  • משאבים ליצירת אתרים מודרניים

יסודות העיצוב של SharePoint

1. מאובטח ונגיש

פיקוח

ממשל מהווה את מדיניות המדיניות, התפקידים, תחומי האחריות והתהליכים השולטים על אופן הפעולה של החטיבות העסקיות וצוותי ה-IT של הארגון ב-SharePoint כדי להשיג את מטרותיו. לכל עסק יש צרכים ייחודיים ומטרות המשפיעים על גישתו לממשל. ככל הנראה, ארגונים גדולים יותר ידרשו יותר – ומפורטים יותר – ממשל מאשר ארגונים קטנים יותר.

ממשל נקבע בדרך כלל על-ידי מספר אנשים בארגון. מדיניות ממשל תיושם על-ידי מנהל SharePoint. כבעלים של אתר, לא תהיה לך שליטה מלאה על תוכנית הניהול של הארגון שלך, אך עליך להיות מודע למדיניות מסוימת כגון:

  • הרשאות ועריכה

  • שמירת תוכן

  • שיתוף-חיצוני ופנימי

מדוע לתעדף ממשל?

תוכנית ממשל טובה יכולה:

  • ייעל את הפריסה של מוצרים וטכנולוגיות, כגון SharePoint.

  • עזור לשמור על מערכת הארגון שלך מאובטחת ותואמת.

  • עזור להבטיח את החזרה הטובה ביותר על השקעתך בטכנולוגיה.

נגישות

אתרים שאתה יוצר ב-SharePoint Online כוללים תכונות נגישות שמקלות על אנשים בעלי מוגבלויות להשתמש בהם. המונח "אנשים בעלי מוגבלויות" כולל מיליוני אנשים עם מגוון רחב של צרכים. עם זאת, לכל קהל משנה יש צרכים ייחודיים ספציפיים. כמה מהמוגבלים הנפוצים ביותר כוללים: עיוורון, ראייה ירודה, עיוורון צבעים, ניידות מוגבלת ומיומנויות, חירשות ומוגבלויות קוגניטיביות, כגון דיסלקציה או הפרעת קשב וריכוז. 

קבל מידע נוסף על משאבים ליצירת אתרים נגישים ב-SharePoint online.

מדוע לתעדף את הנגישות?

על-ידי עיצוב אתרים תוך התחשבות בנגישות, תוכל ליצור אתרים:

  • נגישים ללא קשר למכשיר או לשיטת הקלט שבהם נעשה שימוש (לדוגמה, דפדפן במחשב שולחני, דפדפן קולי, דפדפן בטלפון נייד, מחשב מבוסס-רכב וכן הלאה).

  • נגישים ללא קשר לאילוצים הסביבתיים (לדוגמה, סביבה רועשת, חדרים עם רמות תאורה משתנות, סביבות נהיגה ללא שימוש בידיים וכן הלאה).

  • צפויים. חדשנות באתר חשובה, אך יכולת חיזוי חשובה יותר. כאשר אתה הופך את הניווט באתר שלך לצפוי ולקל להבנה, הוא נגיש יותר לכולם.

שימושיות

שימושיות מתייחסת לנוחות השימוש של האתר שלך-ביסודו של דבר, עד כמה קל למשתמשים לבצע את המטרות שלהם באמצעות האתר שלך? זכור, המשתמשים זקוקים לאתר זה כדי לגשת למשאבים ולייעל עומסי עבודה. ודא שמרכזי התכנון של יצירת האתר סביב פעילויות מפתח והמשתמש זקוק לתמיכה באתר שלך. 

הנחיות שימושיות בסיסיות לשקול:

  • Learnability: כמה קל למשתמשים לבצע משימות בסיסיות בפעם הראשונה שבה הם משתמשים באתר?

  • יעילות: לאחר שהמשתמשים למדו את העיצוב, באיזו מהירות הם יכולים לבצע משימות?

  • Memorability: כאשר משתמשים חוזרים לאתר לאחר פרק זמן שאינו משתמש בו, באיזו קלות ניתן ליצור מחדש מיומנות?

  • שגיאות: כמה שגיאות מתבצעות משתמשים וכמה ניתן לשחזר בקלות מהשגיאות?

  • שביעות רצון: כמה נעים להשתמש בעיצוב?

מקור: נילסון נורמן שימושיות 101

מדוע לתעדף שימושיות?

אתר SharePoint שלך יהיה בעל ערך למשתמשים כאשר הוא מסייע בהפחתת הזמן הדרוש להשלמת משימות וחיבור משתמשים למשאבים הנגישים בדרך כלל. האתר שלך יהפוך ליקר ערך לעסק שלך כאשר הוא מקטין את כרטיסי התמיכה של הלקוח ומאפשר להפוך משימות לאוטומטיות כגון עיבוד חוזים. כדי לענות על סוגי מטרות אלה, האתר שלך צריך להיות שמיש על-ידי כל הקהלים לדוגמה משתמשי מכשירים ניידים , חברי צוות מרוחקים, צרכים רב-לשונייםודרישות נגישות.

עבודה על כל מכשיר

כאשר משתמשים מחזיקים קבצים במכשיר המקומי שלהם או במיקום משותף ברשת, אין להם מזל כאשר אין להם את ההתקן איתם או שאין להם חיבור לרשת שלך. אם משהו קורה להתקן של משתמש, ייתכן שהנתונים לא ניתנים לשחזור. אם התקן של משתמש משודרג, יש להעביר נתונים מקומיים.

על-ידי אחסון קבצים ב- OneDrive, משתמשים יכולים לגשת אליהם מכל המכשירים שלהם, כגון הטלפון שלהם והמחשב הביתי שלהם (בהתאם למה שאתה מאפשר). הם יכולים גם לגשת לקבצים בדפדפן ממכשירים אחרים שהם סומכים עליהם. קבל את אפליקציית SharePoint למכשירים ניידים.

2. הודע והפעל

מינוף רשימות וספריות מודרניות

איסוף וניהול של תוכן באמצעות רשימות SharePoint בדיוק כמו שאתה עשוי לאסוף מידע ב-Excel. ספריות מאפשרות לך ולצוותים שלך לאסוף, לעקוב ולשתף מידע בספריות SharePoint.

רכיבי web part של ניהול תוכן מודרני:

  • להוסיף, לסדר מחדש, למיין, לסנן וליצור תצוגות מותאמות אישית של ספריות באמצעות ה- web part של ספריית מסמכים

  • שיפור התצוגה של רשימות עם עיצוב טורים ותצוגת רשימה באמצעות ה- web part של רשימה

  • הצגת תוכן באופן דינאמי מספריית מסמכים, אתר, אוסף אתרים או כל האתרים באמצעות ה- web part של תוכן מסומן

  • הוספת קבצים כקישורים במקום להעתיק אותם בין אתרים באמצעות ה- web part של קישור

חדשות ותוכן מותאמים אישית

צור חדשות ותיעוד הרלוונטיות לקהל שלך באמצעות ה- web part של news. צור במהירות פרסומים המושכים עין כגון הכרזות, חדשות של אנשים, עדכוני מצב ועוד שיכולים לכלול גרפיקה ועיצוב עשיר. ה-web part ' חדשות ' מאפשר לך לציין את המקור עבור הודעות חדשות אוטומטיות והסדר שברצונך שיופיע בדף שלך.

התאם אישית את האופן שבו המשתמשים שלך מציגים תוכן וחדשות באמצעות פילוח קהל. פילוח קהל מאפשר לקבוע עדיפות של תוכן ספציפי לקהלים ספציפיים בדף ההתחלה של SharePoint, חדשות באפליקציה למכשירים ניידים ובweb part של חדשות כאשר יעד הקהל זמין.

עבודה משותפת על אותו קובץ

עריכה משותפת היא שני מחברים או יותר פועלים בחלקים שונים של מסמך בו. בעוד שעורך אחד עובד על מקטע המסמך שלו, מחבר אחר יכול לעבוד על שלה, מבלי להפריע לעבודה של האחר. עריכה משותפת מסירה מחסומים לשיתוף פעולה מבוסס-שרת ומסייעת לארגונים לצמצם את התקורה המשויכת לשיתוף מסמכים מסורתי באמצעות קבצים מצורפים. 

חיבור אתר הצוות שלך לקבוצה של Office 365

אם קבעת שעליך לבנות אתר צוות, שקול לחבר אותו לקבוצת Office 365.

בעת יצירה או התחברות לקבוצה, משאבים משותפים הופכים לזמינים לצוות כגון תיבת דואר נכנס משותפת, לוח שנה של צוות, מחברת של OneNote, מקום ברירת מחדל עבור קבצים (ספריית המסמכים של אתר הצוות), המתכנן עבור ניהול משימות, דפים, רשימות, ספריות וחדשות צוות-הכל כדי לעזור לקבוצה ל

צור אתר צוות של SharePoint המחובר לקבוצה בשניות. 

3. בניית קהילה ותרבות 

חיבור של העובדים

לסייע לקבוצות העבודה להתחבר לארגון שלך ולעסוק בהן באמצעות קטרת. השתמש ב-קטרת כדי לדון ברעיונות, לשתף עדכונים ולרשת עם אחרים. קבל מידע נוסף על רכיבי ה-web part של נקודות הקטרת והשיחות של קטרת.

שיחות קטרת מאפשרות למשתמשים להשתתף בשיחות מקוונות מבלי לצאת מהדף שלך ב-SharePoint. מדגיש קטרת מספק סקירה מהירה של שיחות פעילות ופורטל ייעודי לקבוצות או לשיחות ספציפיות ב-קטרת.

מה ניתן לעשות עם רכיבי web part של קטרת:

  • חיפוש מומחים, שיחות וקבצים

  • הצטרפות לקבוצות כדי להישאר מעודכן, להתחבר לקהילה שלך ולאסוף רעיונות

  • @ אזכור מישהו שיעדכן אותם

  • שבחו מישהו ברשת שלך כדי לחגוג הצלחה, או רק לומר תודה

  • שימוש בסקרים למשוב ממקור המונים וקבלת תשובות במהירות

איחוד הארגון שלך

באפשרותך לשמור את השותפים, הצוות והעמיתים שלך בלולאה וכן להעסיק אותם בכתבות חשובות או מעניינות באמצעות התכונה ' חדשות ' באתר הצוות שלך. באפשרותך ליצור במהירות פרסומים המושכים את העין, כגון הכרזות, חדשות אודות אנשים, עדכוני מצב ועוד, שניתן לכלול בהם גרפיקה ועיצוב עשיר. השתמש ב- web part של חדשות באתר הצוות שלך.

לעתים יש להעביר את התוכן בעזרת סרטוני וידאו, כאשר הכרזות ברחבי הארגון מתבצעות או כאשר מנהיגים בכירים מארחות אירוע בשידור חי. Microsoft Stream הוא אתר הווידאו האישי של החברה שלך. השתמש ב- web part של זרםבאתר כדי להציג תוכן וידאו.

עזור לארגון שלך להעניק הניראות גבוהה יותר לאירועים עתידיים על-ידי הוספת ה- web Part events.

4. יצירה והרחבה של ידע

האתרים המוצלחים ביותר מפעילים משתמשים בעלי התוכן והמשאבים המתאימים בזמן המתאים. ניתן להגדיר תוכן כמסמכים, תמונות, וידאו, חדשות של החברה, כותרות מקטעים ותוויות מסמך-כל מידע שהמשתמשים צריכים לצרוך כדי לקבל מידע.

התוכן יחליט בסופו של דבר לגבי אופן הניתוק של האתר לעמודים, ספריות מסמכים, רשימות, קישורי ניווט באתר ורכיבים אחרים. השתמש בגישה לעיצוב הראשוני של תוכן כדי לקבוע איזה תוכן שייך לדף לפני בניית האתר שלך. כדי שהתוכן שלך יגיע לקהל הנכון, למד עוד אודות שיטות העבודה המומלצות של ניווט באתר, חיפוש וניהול תוכן. 

ניווט

אתרי SharePoint היעילים ביותר מסייעים למשתמשים למצוא את הפריטים הדרושים להם במהירות, כדי שיוכלו להשתמש במידע שהוא מחפש כדי לקבל החלטות, ללמוד מה קורה, לגשת לכלים הדרושים, או להשתתף בעמיתים כדי לסייע בפתרון בעיה. תכנון חוויית ניווט אפקטיבית מהווה רכיב קריטי של עיצוב אתרי SharePoint. חוויות ניווט טובות מציגות מבקרים עם תמונה מלאה של מה שזמין באתר ובשילוב עם דף הבית, מספקים "סיפור" מקיף עבור האתר. 

קבל מידע נוסף על תכנון ניווט באתר. יהיה עליך לעבוד לצד מנהל אוסף האתרים כדי לבצע שינויי ניווט המשפיעים על אתרי hub ואתרי בית.

חיפוש

Microsoft search ב-SharePoint מציע ממשק משתמש מצוין המותאם אישית לתוצאות חיפוש ללא צורך במנהל המערכת לקבוע את התצורה של כל דבר. באפשרותך גם לקדם את המידע והתשובות שהמשתמשים שלך יצטרכו להשלים משימות, לדוגמה, מדיניות, הטבות, משאבים, כלים ועוד. קבוצות יעד, כגון שירותים חדשים או עובדים מרוחקים, עם תוכן ספציפי באמצעות פילוח קהל

ניהול תוכן

ניהול תוכן מתייחס לניהול של כל התוכן באתר SharePoint שלך, כגון טקסט, תמונות, סמלים, תוויות, קישורים ומטה-נתונים. ניהול תוכן בהקשר זה פירושו להבטיח שהמשתמשים יוכלו למצוא את התוכן שלך-וכאשר הם ימצאו אותו, התוכן מעודכן ורלוונטי לצרכי המשתמש.

ניהול התוכן אמור להיות חלק מאסטרטגיית ממשל הארגונים כדי להפוך משימות מסוימות לאוטומטיות כגון הרשאות שמירהופרסום תוכן. כבעלים של אתר, יהיה עליך לעבוד עם אוסף האתרים או מנהל הדיירים כדי להבין אילו מדיניות מתקיימים עבור הארגון שלך. 

שיטות עבודה מומלצות לתכנון תוכן: 

  • זהה את המשתמשים שלך, הצרכים שלהם וודא שהאתר שלך עומד בדרישות אלה

  • השתמש בתפריט ' אתר ' כדי להראות למשתמשים מה הם יכולים לעשות באתר שלך

  • הנושא אתרים ספציפיים הם אידיאליים כדי לאפשר לאתר שלך לשנות את גודלו כאשר העסק שלך גדל

  • ביקורת תוכן נוכחי עבור הבטחת איכות לפני הוספתו לאתר

  • השארת שפע של שטח פתוח בעיצוב-פחות מכך

שיטות עבודה מומלצות לכתיבת תוכן: 

  • שימוש בצליל שיחה ובאוצר מילים מוכר עבור הקהל שלך

  • ענה על הפעולות הבאות עבור משתמשים באופן מיידי: היכן אני? מה ניתן לעשות כאן? מה ניתן לעשות כעת?

  • הבטחת כותרות H1 ו-H2 להשתמש במילות מפתח המחשיבות את סוגי המפתחות העיקריים שיחפשו בעת חיפוש תוכן זה

  • משתמשים אינם קוראים, הם סורקים-משתמשים בכותרות גדולות עם מילות מפתח

  • כתוב ראשי תיבות וקיצורים בנושא האזכור הראשון

  • שקול תרבות, כפול-משמעות ולוקליזציה

  • הבטחת תוכן נגיש, לדוגמה: תמונות וצבע בלבד אינם משמשים להעברת מידע וסרטוני וידאו כאשר כתוביות מקודדות לכבדי שמיעה

שיטות עבודה מומלצות לניהול תוכן:

  • שמות קבצים וכותרות מסמכים אמורים להיות בעלי משמעות עבור המשתמשים מכיוון שמידע זה יהפוך לחשוב כאשר משתמשים יחפשו תוכן באתר שלך

  • הימנעות משימוש בתאריכים ובמספרי גירסאות בשמות קבצים

  • בחירת שמות ידידותיים למשתמש עבור קישורי SharePoint hyper

  • תזמון ביקורות תוכן בתדירות הנדרשת כדי להבטיח שהתוכן נשאר רלוונטי

גורמי הצלחה ידועים

חיפוש אלופים

האלופים הם האנשים בארגון שלך שמקדישים זמן במכוון להגביר רעיונות ודרכי עבודה חדשים. האלופים יכולים לסייע בהאצת מעורבות המשתמש ובאימוץ עבור אתרי SharePoint שלך. האלופים הם נכס בעל ערך רב בעת יצירה והפעלה של אתרים חדשים, אתרים ופורטלים של hub. 

האלופים יכולים לעזור לך:

  • שינוי קנה מידה של מאמצי אימוץ בכל הארגון

  • טמעת SharePoint והערך שלו על-פני teams

  • מברך משתמשים חדשים ועונה על שאלות

למד עוד אודות האופן שבו ניתן למצוא ולמנף את האלופים במשרד באמצעות משאבי האימוץ של SharePoint.

בקשת משוב

בקש משוב מהמשתמשים במהלך תהליך העיצוב כדי לאמת שהעיצוב עונה על הצרכים שלהם. בדיקת האתר שלך לפני ההפעלה הראשונית שלו עשויה להיות בעלת תובנה במיוחד לגלות בעיות בארכיטקטורת המידע או במבנה האתר.

משוב יכול להיות בעל ערך בצורה של סקר, בדיקת שימושיות או על-ידי צפייה במשתמשים באינטראקציה עם האתר החדש שלך. זכור, בעת השימוש באתר שלך, הקהל שלך אמור להיות מסוגל להבין מיד: היכן אני, מה ניתן לעשות כאן וכיצד ניתן לבצע את הפעולות הבאות?

מדידת הצלחה באתר

מטרות האתר שנקבעו באופן קבוע ומועברות למעקב. הצגת ניתוח שימוש באתר כדי לקבל מידע נוסף על האופן שבו משתמשים מקיימים אינטראקציה עם האתר שלך.

כמה דוגמאות ליעדי האתר שניתן למדוד:

  • הפחתת זמן הפעילות (כלומר טפסים)

  • שיחות תמיכה מוקטנות

  • הגדלת מעורבות ושביעות רצון של עובדים

  • חיבור עובדים לעובדים ולכלים עסקיים אחרים

  • שער מידע (כגון הצטרפות לחברי צוות חדשים)

שמירת תוכן עדכני ותואם

עבור רוב הארגונים והאתרים, עוצמת הקול והמורכבות של התוכן גדלה יומית – דואר אלקטרוני, מסמכים, הודעות מיידיות ועוד. ניהול או שליטה באופן יעיל-מידע זה חשוב כאשר עליך: לפעול באופן יזום באמצעות תקנות תעשייה, לצמצם את הסיכון במקרה של פרצת אבטחה, ולעזור לארגון שלך לשתף את הידע בצורה יעילה ולהיות זריז יותר על-ידי להבטיח שהמשתמשים שלך יפעלו רק עם תוכן עדכני ורלוונטי.

עבוד לצד מנהל אוסף האתרים כדי ליצור מדיניות שמירה שיכולה לסייע בניהול תוכן על-ידי: שמירת תוכן כך שלא ניתן יהיה למחוק אותו לצמיתות לפני סוף תקופת השמירה ולמחוק תוכן לצמיתות בסוף תקופת השמירה.

היבט אחד של התוכן השולט מתוזמן לביקורת לפי הצורך. קבע את האופן שבו צוות ניהול האתרים שלך אמור: לרענן תוכן, להבטיח שקישורים אינם מנותקים, לעדכן פרטי עובדים ולסקור הגדרות הרשאה ושיתוף.  

משאבי הדרכה מודרניים של יצירת אתר:

תכנון האתר שלך:

תכנון של אתר SharePoint

קבל השראה באמצעות _z0z_ ספר המראה של SharePoint

הדרכה מודרכת: יצירת אתר תקשורת עבור הארגון שלך

הדרכה מודרכת: יצירת אתר צוות

בנה את האתר שלך:

יצירת דפים מודרניים ושימוש בהם באתר SharePoint

התאמה אישית של אתר SharePoint

התאמה אישית של הניווט באתר SharePoint שלך

שימוש ברכיבי web part בדפי SharePoint

נהל את האתר שלך:

ניהול ומחזור חיים של דף מודרני של SharePoint

ניהול הגדרות אתר SharePoint שלך

הצגת נתוני שימוש עבור אתר SharePoint שלך

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×