תחילת העבודה עם קבוצות Office 365 ב-Outlook

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

שמעת על קבוצות Office 365 וכיצד ניתן להשתמש בהן ב-Outlook, אך ייתכן שאינך בטוח כיצד להתחיל בעבודה. במאמר זה נלווה אותך בכמה שלבים בסיסיים לגבי האופן שבו אתה והצוות שלך יכולים להתחיל בעבודה עם קבוצות Office 365 ב-Outlook. אנו נספק לך גם כמה קישורים לתוכן מעמיק יותר כאשר תהיה מוכן לעשות יותר.

אם אינך בטוח מהן הקבוצות, מומלץ לבקר במידע על קבוצות Office 365 תחילה.

כדי לקבל את המירב מקבוצות office 365 ב-Outlook, עליך להיות בעל תוכנית של office 365 שתומכת ב-Exchange online וב-SharePoint online, כגון Business Premium, E3 או E5.

הערה: כדי להשתמש בקבוצות של Office 365 ב-outlook 2016, עליך להשתמש ב-outlook במצב cached Exchange. לקבלת מידע נוסף אודות פעולה זו, ראה הפעלת מצב cached Exchange.

בחר כרטיסיה להלן כדי למצוא מידע נוסף אודות תחילת העבודה עם תכונה זו.

הדבר הראשון שעליך לעשות הוא ליצור את הקבוצה שלך. יצירת קבוצה ב- Outlook 2016 היא תהליך פשוט מאוד. הגירסה הקצרה של הכתבה היא:

  1. לחץ על קבוצה חדשה ממקטע ' קבוצות ' ברצועת הכלים. אם אתה משתמש ב- Outlook באינטרנט במקום בגירסת שולחן העבודה, באפשרותך להתחיל תהליך זה על-ידי לחיצה על החץ הנפתח לצד הקבוצהחדש ובחירה.

    עמוד פרטי קבוצה חדשה ב- Outlook
  2. הענק לקבוצה שלך שם.

  3. הגדר את הגדרת הפרטיות. קבוצות הן פרטיות כברירת מחדל. משמעות הדבר היא שחברי הקבוצה יוכלו להציג אותם בלבד ולדרוש הרשאה של בעלי קבוצה להצטרף. ניתן להציג קבוצות ציבוריות ולצרף אותן לכל אדם בארגון שלך. אף אחת מההגדרות אינה חושפת את הקבוצות שלך לאנשים מחוץ לארגון, אלא אם אתה מזמין אותם באופן ספציפי כאורחים.

    עצה: קבוצות הן פרטיות כברירת מחדל בעת יצירתן באמצעות Outlook באינטרנט. בחודשים הקרובים, הם יהיו פרטיים כברירת מחדל כאשר הם ייווצרו באמצעות אחד מיישומי Outlook.

  4. החלט אם ברצונך שחברים חדשים יעקבו אחר הקבוצה (אפשרויות מתקדמות). חברים המצייתים לקבוצה יקבלו עותקים של כל הודעה קבוצתית בתיבת הדואר הנכנס האישית שלהם. חברים שמצורפים אליהם בלבד יצטרכו לעבור לתיבת הדואר הנכנס המשותפת של הקבוצה כדי להשתתף בשיחות קבוצתיות.

בצע פעולות נוספות:

לאחר יצירת הקבוצה, באפשרותך להוסיף חברים לקבוצה. כדי להוסיף חברים חדשים:

  1. עבור אל הקבוצה שלך ב- Outlook 2016 על-ידי איתורה בחלונית הניווט מימין. היא אמורה להיות מתחת לתיבת הדואר שלך במקטע ' קבוצות '.

  2. לאחר שאתה נמצא בקבוצה, לחץ על הוסף חברים ברצועת הכלים. אם אתה משתמש ב- Outlook באינטרנט, לחץ במקום שבו ההודעה מציינת כמה חברים יש לקבוצה שלך, ליד החלק השמאלי העליון של החלון ולאחר מכן לחץ על הוסף חברים.

    הקלד את השמות או את כתובות הדואר האלקטרוני של האנשים שברצונך להוסיף לקבוצה ולחץ על אישור.
  3. הקלד את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני של כל אדם שברצונך להוסיף בשדה המצורף. לאחר שתסיים, לחץ על אישור והוא יתווסף. כל אחד מהם יקבל הודעת דואר אלקטרוני שמברכת אותם לקבוצה ומעניקה להם קישורים נוחים כדי לגשת לתוכן הקבוצתי.

    עצה: אם ברצונך להוסיף את כל החברים ברשימת תפוצה קיימת, פשוט הקלד את שם רשימת התפוצה וכולם יתווספו בשלב אחד.

בצע פעולות נוספות:

שיחות בקבוצות Office 365 ב-Outlook מתרחשות בתיבת הדואר הנכנס המשותפת של הקבוצה. משתמשים יכולים לקרוא הודעות ולהשיב להן, והחברים יוכלו לחפש או לגלול בקלות באמצעות היסטוריית ההודעות כדי להיתפס על הדברים שנדונו לפני כן. תיבת הדואר הנכנס המשותפת דומה מאוד לתיבת הדואר הנכנס האישית שOutlook 2016 משתמשים מכיר. כל שיחה מופיעה בנפרד ברשימת ההודעות מימין ולחיצה על אחת תיפתח בחלונית הקריאה.

תיבת הדואר הנכנס המשותפת של הקבוצה שלך ב-Office 365 היא המקום שבו מתרחשים שיחות.

עצה: שיחות בקבוצה של Office 365 ב-Outlook מופיעות בערימה-אשר כתוב כרשומה אחת שאתה מגלול בניגוד לרצף של הודעות בודדות. אם אתה מעדיף לראות אותם כהודעות בודדות, בצע את הקבוצה ותקבל את ההודעות הבודדות בתיבת הדואר הנכנס האישית שלך.

כעת, לאחר שיצרת את הקבוצה שלך, בוא נתחיל שיחה חדשה. באפשרותך לפרסם הודעה חדשה על-ידי פתיחת תיבת הדואר הנכנס המשותפת עבור הקבוצה ולחיצה על שיחה חדשה ברצועת הכלים. לחלופין, באפשרותך פשוט לשלוח דואר אלקטרוני לכינוי הקבוצה. כל חברי הקבוצה יוכלו לקרוא את ההודעה החדשה שפרסמת וכל החברים הבאים בקבוצה יקבלו עותק של ההודעה שלך בתיבת הדואר הנכנס האישית שלהם.

בצע פעולות נוספות:

כל קבוצה של Office 365 מקבלת ספריה של קבצים משותפים שבה באפשרותך לאחסן, לשתף ולשתף פעולה במסמכים, חוברות עבודה, מצגות או כמעט כל סוג של קובץ.

גש לספריית הקבצים על-ידי מעבר אל הקבוצה שלך ב-Outlook (בחלונית הניווט הימנית) ולחץ על קבצים ברצועת הכלים. ספריית הקבצים תיפתח בדפדפן ומכאן תוכל ליצור קבצים חדשים, להעלות קבצים מהמחשב שלך ולבצע כמעט כל דבר אחר שספריית מסמכים של SharePoint יכולה לבצע. חשוב על סוגי הקבצים שיהיו שימושיים לשיתוף עם הקבוצה שלך, והוא לא ירגיש מוגבל לקבצי Microsoft Office. באפשרותך גם לשתף מסמכי pdf, תמונות או כמעט כל סוג אחר של קובץ שהקבוצה שלך תמצא שימושית.

לחץ על קבצים בקבוצה של Office 365 כדי לראות את רשימת הקבצים והתיקיות המאוחסנים בקבוצה שלך

כדי להוריד או למחוק קובץ, פשוט בחר אותו ואפשרויות אלה יופיעו בסרגל הכלים בחלק העליון.

בצע פעולות נוספות:

כל קבוצה של Office 365 מקבלת מחברת OneNote משותפת משלה שבה הם יכולים לאסוף רעיונות, לשתף פעולה ולאחסן מחקר.

עבור אל הקבוצה שלך ב- OneNote 2016 על-ידי מציאת הכרטיסיה בחלונית הניווט הימנית, או ב- Outlook באינטרנט על-ידי מעבר לאריח ' אנשים '. לאחר שתסיים ללחוץ על מחברת ברצועת הכלים כדי לפתוח את המחברת המשותפת של הקבוצה.

איסוף ושיתוף פעולה בהערות וברעיונות במחברת OneNote המשותפת

בפעם הראשונה שתפתח את המחברת המשותפת של הקבוצה, היא תיפתח בדפדפן ב-OneNote Online. באפשרותך לבצע פעולות עריכה שם, או אם יש לך OneNote 2016 ואתה מעדיף להשתמש בה פשוט לחץ על ערוך ב-OneNote מרצועת הכלים. לאחר פתיחתו ב- OneNote 2016, המחברת תסתנכרן עם רשימת המחברות הפתוחות ב- OneNote 2016 ותוכל לגשת אליה ישירות מתוך OneNote מבלי לעבור לקבוצה תחילה.

נסה לעבור אל מחברת OneNote של הקבוצה שלך וחשוב מה עשוי להועיל לקבוצה כדי לאסוף רעיונות ולשתף פעולה. לדוגמה, ייתכן שיש לך מקטע שאתה משתמש בו כדי לאסוף ולהגיב בתוכן אינטרנט ובמאמרים הרלוונטיים לצוות שלך.

הערה: מחברת הקבוצה שלך זמינה גם עבורך בטלפון החכם או ב-tablet באמצעות OneNote עבור iOS או Android.

בצע פעולות נוספות:

רוב הסיכויים טובים שהקבוצה שלך כוללת אירועים, פגישות, אבני דרך או פריטים אחרים שירוויחו מלוח שנה משותף. כל קבוצה של Office 365 כוללת לוח שנה משותף שכל החברים יכולים לראות ולתרום להם.

עבודה עם לוח השנה של הקבוצה אינה שונה מהעבודה עם לוח השנה האישי שלך. אם תבחר את לחצן ' לוח שנה ' בחלונית הניווט, תראה את לוח השנה האישי שלך, בנוסף ללוחות השנה המשותפים של כל הקבוצות שבהן אתה חבר. באפשרותך לבדוק את התיבות לצד כל לוח שנה שברצונך לראות ולהציג אותן זה לצד זה או חופפות.

דוגמה של לוח שנה של קבוצות עם קידוד צבע כדי לציין קבוצות שונות

הוספת פריט ללוח השנה המשותף פועלת בדיוק כפי שהיא עושה בלוח השנה האישי שלך, אם כי כל פריט שאתה מוסיף ללוח השנה המשותף יזמין גם את החברים האחרים בקבוצה לאירוע זה, כך שיוכלו לכלול אותו בלוחות השנה שלהם. כעת, לאחר שאתה מקבל את לוח השנה המשותף, נסה להוסיף כל פגישה או אירועים קרובים שהקבוצה שלך משתתפת בה.

בצע פעולות נוספות:

אז עכשיו כאשר הקבוצה שלך מופעלת ופועלת, היכן אתה עובר משם?

למידע נוסף

יש לך שאלות?

בקר בדף הקהילה Microsoft Tech Community כדי לפרסם שאלות ולהשתתף בשיחות בנושא הקבוצות של Microsoft Office 365.

אנחנו מקשיבים

דיאן עודכנה לאחרונה מאמר זה ב- 18 באפריל 2018 כתוצאה מהמשוב. אם אתה מוצא בכך תועלת, ובמיוחד אם לא עשית זאת, לחץ על פקדי המשוב שלהלן והשאר לנו הערות בונות כדי שנוכל להמשיך לשפר אותה. תודה!

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×