תחילת העבודה: יצירת פגישה הערה מערכת עם InfoPath וב -SharePoint

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

על-ידי ביצוע שינויים בתבנית טופס לדוגמה משנית מ- Microsoft Office InfoPath 2007 ויצירת ספריית מסמכים באתר Windows SharePoint Services 3.0, באפשרותך ליישם מערכת שבה באפשרותך להשתמש כדי לרשום הערות פגישה באופן עקבי, שלח את ההערות אל כל המשתתפים בפגישה ולאחסן שהערות אלה בספריית מסמכים של SharePoint Services. מאמר זה נראה לך כיצד ליצור מערכת זו.

במאמר זה

סקירה

לפני שתתחיל

יצירת החדש שלך מערכת הערות פגישה

עדכן את תבנית הטופס

מבט כולל

הכלול ב- InfoPath היא תבנית טופס לדוגמה תוכננה במיוחד כדי לאסוף נתוני פגישה נפוצות, כגון סדרי יום, משתתפים, ופריטי דיון פריטי פעולה. תבנית הטופס לדוגמה מוגדר כך באפשרותך לשלוח עותק של טופס המבוסס על תבנית באמצעות דואר אלקטרוני לכל המשתתפים בפגישה.

תבנית הטופס לדוגמה נקבעה כדי לסייע האדם שקיבל את ההערה איסוף נתונים הנרשם בדרך כלל במהלך פגישה. הפקדים מסודרים מקטעים לוגיים כדי לסייע האדם שקיבל את ההערה לאיסוף בנתונים המתאימים, גם להקל לו מתוך אוסף נתונים שלא ניתן ליצור באופן אוטומטי. פריסת הפקדים וגם מספקת מסגרת עקביים, כך במקום האדם שקיבל את ההערה נתקל לזכור איזה סוג נתונים כדי לאסוף הוא פשוט ממלא את התאים הריקים התקדמות לפגישה.

למרות שניתן לשנות את תבנית טופס כדי לאסוף נתונים נוספים, אנו מציעים שהשימוש בתבנית טופס קיימת כמות שהיא עם שינוי אחד המאפשרת לך לשמור את הטפסים המלאים בספריית מסמכים של SharePoint. לאחר מכן באפשרותך לבדוק את היעילות של המערכת, ולהשתמש מה שלמדת במהלך הבדיקה כדי לשנות את תבנית הטופס בהתאם לצרכים של הקבוצה שלך.

באפשרותך להשתמש בתבנית טופס זה לדוגמה במערכת שלך על-ידי פרסום תבנית הטופס לדוגמה חדש בספריית מסמכים באתר SharePoint. עליך ליצור ספריית מסמכים חדשה כחלק תהליך הפרסום. לאחר פרסום תבנית טופס יצירת ספריית מסמכים חדשה, לאחר מכן תשנה את תבנית הטופס כך שהוא שומר טופס שהושלם אל ספריית המסמכים החדשה ושולח עותק של הטופס למשתתפי הפגישה.

כדי להשתמש מערכת זו, האדם שקיבל את ההערה עובר אל ספריית המסמכים ויוצר טופס חדש המבוסס על תבנית טופס זו. במהלך פגישה, האדם שקיבל את ההערה ממלא את הנתונים בפקדים המתאימים בטופס. עם סיום הפגישה, האדם שקיבל את ההערה שולח את הטופס אל ספריית המסמכים ולאחר עותק של הטופס נשלחת לכל המשתתפים בפגישה. האנשים לא להשתתף בפגישה באפשרותך לקרוא את ההערות על-ידי מעבר אל ספריית המסמכים ופתיחת הטופס ב- InfoPath.

תבנית הטופס לדוגמה מכילה הסעיפים הבאים:

תבנית טופס של סדר יום של פגישה עם ארבעה מקטעים

1. מקטע כותרת מכיל פקדים עבור שם, המטרה, מיקום, ופגישה תאריכים ושעות. פקד תאריכים מציג את התאריך שהטופס נוצר באופן אוטומטי. כברירת מחדל, פקד תיבת הטקסט שעת סיום באופן אוטומטי הצגת כלומר שעה אחת מאוחר יותר הזמן המוזן בפקד תיבת טקסט שעת התחלה.

2. משתתפים חוזרים המקטע מכיל פקדים עבור השמות וכתובות הדואר האלקטרוני של כל המשתתפים בפגישה. כאשר האדם שקיבל את ההערה שולח את הטופס שהושלמו, כל משתתף מפורט בסעיף זה מקבל עותק של הטופס שהושלם.

3. פריט דיון מקטע חוזר מכיל פקדים עבור כל מגיש (משתתף מנחה דיון) והערות אודות כל פריט דיון. פקד תיבת הרשימה הנפתחת מגיש מציגה שמות מהמקטע משתתפים.

4. פריט פעולה מקטע חוזר מכיל פקדים עבור שם, הקצאה ו יעד תאריך עבור כל פריט פעולה. פקד תיבת הרשימה הנפתחת הקצאה ' מציג את שמות מהמקטע משתתפים.

אם אתה משתמש חדש ב- InfoPath, המאמרים הבאים יסייע לך להבין את מושגים חשובים ולהגדיר טוב יותר את התנאים שבהם תיתקל בעת השלמת כל המשימות במאמר זה. גם תמצא קישורים אלה בסעיפים המתאימים המפורטים במאמר זה למקרה שתזדקק מידע נוסף בעת השלמת משימה.

לראש הדף

לפני שתתחיל

אתה צורך מאתר המשאבים האחיד (URL) ולעצב, לכל הפחות, הרשאות לאוסף האתרים של אתר SharePoint שבו תשתמש עבור מערכת זו. אם אתה יוצר ספריית מסמכים באוסף האתרים שלך, יש לך את ההרשאות המתאימות. אנשים שצריכים לראות את הערות הפגישה זקוק תקרא הרשאות לאוסף האתרים שלך. אם אתה זקוק להרשאות כדי ליצור ספריית מסמכים או כדי להגדיר הרשאות קריאה לאוסף האתרים שלך עבור משתמשי הטופס, פנה אל מנהל המערכת של אוסף האתרים שלך.

יהיה עליך גם כתובת דואר אלקטרוני אחת לפחות שאליה באפשרותך לשלוח עותק של הטופס שהושלם ולקוח דואר אלקטרוני, כגון Microsoft Office Outlook 2007, שתצורתו נקבעה לקבל הודעות כך באפשרותך לבדוק את תבנית הטופס.

מאמר זה מניח שאתה משתמש תצורת ברירת מחדל של SharePoint Services.

לראש הדף

יצירת החדש שלך מערכת הערות פגישה

כדי ליצור מערכת זו, בצע את הפעולות הבאות:

  1. פתח ושמור את תבנית הטופס לדוגמה.

  2. פרסום תבנית טופס לדוגמה כדי ליצור ספריית מסמכים חדשה עבור הערות הפגישה.

  3. שנה את תבנית הטופס לדוגמה כדי לשמור את הטפסים המלאים ספריית מסמכים חדשה ולאחר מכן לשלוח עותק של כל משתתף.

  4. פרסום תבנית הטופס ששונתה.

  5. בדוק את תבנית הטופס ששונתה ואת ספריית מסמכים חדשה על-ידי יצירה ושליחה של בדיקת הטפסים המבוססים על תבנית טופס זו.

פתיחה ושמירה של תבנית הטופס

  1. בתפריט קובץ, לחץ על עיצוב תבנית טופס.

  2. תחת פתיחת תבנית טופס, לחץ על התאמה אישית מדגם.

  3. תחת התאמה אישית מדגם, לחץ פעמיים על סדר יום של פגישה-לדוגמה.

  4. בתפריט קובץ, לחץ על שמור.

  5. אם InfoPath מציג הודעה אודות פרסום תבנית טופס, לחץ על אישור.

  6. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, ציין את המיקום שבו ברצונך לשמור את תבנית הטופס.

  7. בתיבה שם הקובץ, הקלד שם עבור תבנית הטופס.

  8. ברשימה שמור כסוג, לחץ על תבנית טופס של InfoPath ולאחר מכן לחץ על שמור.

פרסום תבנית טופס

כחלק תהליך הפרסום, עליך ליצור ספריית מסמכים חדשה.

כדי ללמוד עוד אודות פרסום תבנית טופס, עיין במאמר מבוא לפרסום תבנית טופס.

  1. בתפריט קובץ, לחץ על פרסום.

  2. בעמוד הראשון של אשף פרסום, לחץ כדי SharePoint server עם או בלי InfoPath Forms Services, ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בעמוד הבא של האשף, בתיבה הזן המיקום של אתר SharePoint או ב- InfoPath Forms Services, הקלד את כתובת ה-URL של אוסף האתרים שלך באתר SharePoint ולאחר מכן לחץ על הבא. לדוגמה, כדי להשתמש אוסף אתרים עם ה-URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, הקלדת http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly בתיבה.

  4. בדף הבא, לחץ על ספריית מסמכים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. בדף הבא, לחץ על צור ספריית מסמכים חדשה ולאחר מכן לחץ על הבא.

  6. בעמוד הבא, הקלד שם ותיאור עבור ספריית המסמכים החדשה ולאחר מכן לחץ על הבא.

  7. קבל את העמודות המוצע ולחץ על הבא.

  8. בעמוד האחרון של האשף, ודא שהמידע המוצג נכון ולאחר מכן לחץ על פרסם.

  9. לחץ על סגור.

    תקבל אישור בעמוד האחרון של האשף בעת פרסום תבנית הטופס בהצלחה.

כתוב את כתובת ה-URL של ספריית מסמכים חדשה; תזדקק למידע זה בהמשך מאמר זה. כתובת ה-URL של ספריית המסמכים החדשה תהיה כתובת ה-URL של אוסף האתרים, ואחריו קו נטוי (/), ואחריו השם של ספריית המסמכים. לדוגמה, אם יצרת ספריית מסמכים חדשה הנקראת MeetingNotes באוסף האתרים עם ה-URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, כתובת ה-URL של ספריית המסמכים החדשה תהיה http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

לשנות את תבנית הטופס

סעיף זה מראה לך כיצד לבצע את הפעולות הבאות:

  • הוסף חדש חיבור נתונים של שליחה שומר את הטופס שהושלמו אל ספריית המסמכים החדשה.

    כדי ללמוד שעוד אודות חיבורי נתונים של שליחה, ראה מבוא חיבורי נתונים.

  • שנה את האפשרויות עבור חיבור הנתונים כך שהוא שומר את הטופס שהושלמו לספריית המסמכים ושולח עותק של הטופס שהושלם כל המשתתפים בפגישה.

  • קביעת התצורה של תבנית הטופס כך שהוא סוגר את הטופס לאחר שליחת.

לקבלת מידע נוסף אודות שליחת טופס המבוסס על תבנית טופס, עיין במאמר מבוא לשליחת נתוני טופס.

הוספת חיבור נתונים של שליחה

בסעיף זה, עליך ליצור קובץ חדש חיבור נתונים אל ספריית המסמכים החדשה של שליחה וקביעת תצורה של חיבור הנתונים כדי לשמור את הטופס עם שם ייחודי. שם הטופס יהיה שילוב של הכותרת פגישה והתאריך שבו נוצר הטופס.

התחל ליצור חיבור הנתונים
  1. בתפריט כלים, לחץ על חיבורי נתונים.

  2. בתיבת הדו-שיח חיבורי נתונים, לחץ על הוסף.

  3. באשף חיבורי הנתונים, לחץ על צור חיבור חדש עבור, לחץ על שליחת נתונים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  4. בעמוד הבא של האשף, לחץ על ספריית מסמכים באתר SharePoint ולאחר מכן לחץ על הבא. בחירת יעד עבור הנתונים שנשלחו באשף חיבורי הנתונים

  5. בעמוד הבא של האשף, בתיבה ספריית מסמכים, הקלד את כתובת ה-URL של ספריית המסמכים שיצרת בסעיף הקודם. לדוגמה, כדי להשתמש בספריית מסמכים עם ה-URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, תקליד http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes בתיבה ספריית המסמכים.

    בסעיף הבא מנחה אותך לאורך תהליך ההגדרה שם ייחודי של הטופס, אשר דורש לך להישאר בדף זה של האשף. אל תלחץ על הבא עדיין.

הגדרת שם ייחודי של הטופס

תבנית הטופס שומר את הטופס לספריית מסמכים עם שם ברירת המחדל. אם אתה משתמש בשם המהווה ברירת מחדל, ספריית המסמכים החדשה יאחסנו טופס מלא אחד בלבד. בסעיף זה, תקבע את חיבור הנתונים כדי לשמור את הטפסים המבוססים על תבנית טופס זו עם שם המורכבת הכותרת פגישה לבין תאריך הפגישה. ניתן לעשות זאת על-ידי יצירת נוסחה המשתמשת בפונקציית XPath .

כדי ללמוד עוד אודות נוסחאות ופונקציות, ראה הוספת נוסחה לפקד.

  1. לחץ על הוסף נוסחה תמונת לחצן .

  2. בתיבת הדו-שיח הוספת נוסחה, לחץ על הוספת פונקציה.

  3. ברשימה קטגוריות בתיבת הדו-שיח הוספת פונקציה, לחץ על טקסט.

  4. ברשימה פונקציות, לחץ על איש קשר ולאחר מכן לחץ על אישור.

  5. בתיבה נוסחה, לחץ פעמיים על המופע הראשון של לחץ פעמיים כדי להוסיף שדה.

    לחיצה כפולה כדי להוסיף את השדה הראשון שישמש כחלק משם הטופס

  6. בתיבת הדו-שיח בחירת שדה או קבוצה, פתח את הפגישה, לחץ meetingTitle ולאחר מכן לחץ על אישור.

    בחירת השדה meetingTitle בתיבת הדו-שיח 'בחירת שדה או קבוצה'

  7. בתיבה נוסחה, לחץ על המופע השני של לחץ פעמיים כדי להוסיף שדה כדי לבחור אותה (אל תלחץ פעמיים אותו).

    לחיצה כפולה להוספת תו מקף כחלק משם הטופס

  8. הקלד תו מרכאות כפולות ("), ואחריו מקף (-), ואחריו מרכאות כפולות.

    הוספת תו מקף כחלק משם הטופס

  9. לחץ פעמיים על המופע השלישי של לחץ פעמיים כדי להוסיף שדה.

    לחיצה כפולה כדי להוסיף שדה אחר שישמש כחלק משם הטופס

  10. בתיבת הדו-שיח בחירת שדה או קבוצה, פתח את הפגישה, לחץ על meetingDate ולאחר מכן לחץ על אישור.

    בחירת השדה meetingDate בתיבת הדו-שיח 'בחירת שדה או קבוצה'

    תיבת הדו-שיח ' הוספת נוסחה אמור להיראות הפעולות הבאות:

    הנוסחה הסופית בתיבת הדו-שיח 'הוספת פונקציה' שבונה את שם הטופס

  11. כדי לאמת את תחביר הנוסחה, בתיבת הדו-שיח הוספת נוסחה, לחץ על אימות נוסחה.

  12. אם הנוסחה אינו מכיל שגיאות, לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח.

סיום הגדרת חיבור הנתונים
  1. באשף, לחץ על הבא.

  2. בעמוד הבא של האשף, בתיבה הזן שם עבור חיבור נתונים זה, הקלד שם תיאורי עבור זה חיבור נתונים של שליחה.

  3. ודא שהמידע במקטע תקציר נכון ולאחר מכן לחץ על סיום.

  4. לחץ על סגור.

  5. בתפריט קובץ, לחץ על שמור.

שינוי אפשרויות השליחה לשימוש שני חיבורי נתונים של שליחה

  1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות שליחה.

  2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות שליחה, בחר בתיבת הסימון אפשר למשתמשים לשלוח טופס זה.

  3. לחץ על בצע פעולה מותאמת אישית באמצעות כללים ולאחר מכן לחץ על כללים.

  4. בתיבת הדו-שיח כללים לשליחת טפסים, לחץ על הוספה.

  5. לחץ על הוספת פעולה.

  6. בתיבה פעולה, לחץ על שלח באמצעות חיבור נתונים.

  7. ברשימה חיבור נתונים, לחץ על חיבור הנתונים לספריית המסמכים שיצרת בסעיף הקודם ולאחר מכן לחץ על אישור.

  8. לחץ על הוספת פעולה.

  9. בתיבה פעולה, לחץ על שלח באמצעות חיבור נתונים.

  10. ברשימה חיבור נתונים, לחץ על השליחה העיקרית ולאחר מכן לחץ על אישור.

    תשתמש חיבור הנתונים השליחה העיקרית כדי לשלוח עותק של הטופס כל משתתף.

  11. בתיבה שם של תיבת הדו-שיח ' כלל, הקלד כללי שליחת כדי לזהות את הכלל שיצרת זה עתה.

  12. לחץ על אישור פעמיים.

קביעת התצורה של תבנית הטופס כדי לסגור את הטופס לאחר שליחת.

  1. בתיבת הדו-שיח אפשרויות שליחה, לחץ על מתקדם.

  2. ברשימה אחרי לשלוח, לחץ על סגור את הטופס.

  3. לחץ על אישור.

  4. בתפריט קובץ, לחץ על שמור.

פרסום תבנית טופס

לאחר שינוי תבנית הטופס, עליך לפרסם אותו לספריית המסמכים לפרוס את השינויים.

  1. בתפריט קובץ, לחץ על פרסום.

  2. בעמוד הראשון של אשף פרסום, לחץ כדי SharePoint server עם או בלי InfoPath Forms Services, ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בעמוד הבא של האשף, בתיבה הזן המיקום של אתר SharePoint או ב- InfoPath Forms Services, הקלד את המיקום של ספריית המסמכים באוסף האתרים של אתר SharePoint שלך ולאחר מכן לחץ על הבא.

  4. בדף הבא, לחץ על ספריית מסמכים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. בדף הבא, לחץ על עדכן את תבנית הטופס בספריית מסמכים קיימת.

  6. ברשימה ספריית מסמכים כדי לעדכן, לחץ על ספריית המסמכים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  7. לחץ על הבא.

  8. בדף הבא, ודא שהמידע המוצג נכון ולאחר מכן לחץ על פרסם.

    תקבל אישור בעמוד האחרון של האשף בעת פרסום תבנית הטופס בהצלחה.

בדיקת תבנית הטופס והן באתר

  1. בעמוד האחרון של אשף פרסום, לחץ על פתיחת ספריית מסמכים זו ולאחר מכן לחץ על סגור.

  2. בספריית המסמכים, לחץ על חדש.

  3. מלא את הטופס כאילו היו רושם הערות במהלך פגישה. לאחר שתיכנס פעם בפקד תיבת טקסט שעת התחלה, הקש על מקש TAB כדי לעבור לפקד הבא. InfoPath ממלא באופן אוטומטי את פקד תיבת טקסט שעת הסיום.

  4. הזן את כתובת הדואר האלקטרוני המשתתפים בפגישה בתיבה דואר אלקטרוני של המקטע משתתף. כדי להוסיף משתתפים נוספים וכתובות הדואר האלקטרוני שלהם, לחץ על הוספת משתתפים.

  5. בסרגל הכלים של InfoPath, לחץ על שלח.

  6. בתיבת הדו-שיח, ודא כי מופיע כתובות הדואר האלקטרוני הנכונה.

  7. לחץ על שלח ולאחר מכן לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח.

הערות הפגישה שלך אמור להופיע בספריית המסמכים ולאחר יש גם מגיעות בתיבת הדואר הנכנס שלך בתור הודעת דואר אלקטרוני חדשה.

לאחר בדיקת המערכת על-ידי יצירה ושליחה של כמה טפסים המבוססים על תבנית טופס זו, באפשרותך להתחיל להשתמש המערכת לאחסן ולהפיץ את הערות הפגישה שלך.

לראש הדף

עדכן את תבנית הטופס

לאחר שאנשים אחרים שניסית החוצה המערכת החדשה שלך על-ידי יצירה ושמירה של הערות פגישה, ייתכן שתרצה לשנות את העיצוב של תבנית הטופס בתגובה משוב שלהם. כדי לבצע שינויים בתבנית הטופס, עליך לבצע את הפעולות הבאות:

  1. פתח את תבנית הטופס מספריית המסמכים, לשנות את תבנית הטופס לפי הצורך ולאחר מכן שמור את השינויים.

  2. להחיל את השינויים שערכת לספריית המסמכים על-ידי פרסום תבנית הטופס.

פתח את תבנית הטופס מספריית המסמכים

  1. פתח את ספריית המסמכים.

  2. לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על הגדרות ספריית טפסים.

  3. תחת הגדרות כלליות, לחץ על הגדרות מתקדמות.

  4. תחת התיבה כתובת URL של תבנית במקטע תבנית מסמך, לחץ על ערוך תבנית.

  5. אם InfoPath מציג הודעה אודות פרסום תבנית טופס, לחץ על כן.

לאחר שינוי תבנית הטופס שלך, שמור את תבנית הטופס לפני פרסומו.

פרסום תבנית טופס

לאחר ביצוע שינויים, עליך לפרסם את תבנית הטופס ששונתה אל ספריית המסמכים.

  1. בתפריט קובץ, לחץ על פרסום.

  2. בעמוד הראשון של אשף פרסום, לחץ כדי SharePoint server עם או בלי InfoPath Forms Services, ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בעמוד הבא של האשף, בתיבה הזן המיקום של אתר SharePoint או ב- InfoPath Forms Services, הקלד את המיקום של ספריית המסמכים באוסף האתרים של אתר SharePoint שלך ולאחר מכן לחץ על הבא.

  4. בדף הבא, לחץ על ספריית מסמכים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. בדף הבא, לחץ על עדכן את תבנית הטופס בספריית מסמכים קיימת.

  6. ברשימה ספריית מסמכים כדי לעדכן, לחץ על ספריית המסמכים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  7. לחץ על הבא.

  8. בדף הבא, ודא שהמידע המוצג נכון ולאחר מכן לחץ על פרסם.

  9. לחץ על סגור.

    תקבל אישור בעמוד האחרון של האשף לאחר פרסום תבנית הטופס בהצלחה.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×