שליחת תשובות אוטומטיות של 'מחוץ למשרד' מ- Outlook

באפשרותך לשלוח תשובות אוטומטיות מחוץ למשרד באמצעות שלבים אלה רק אם יש לך חשבון Office 365‏, Outlook.com או Exchange. עבור כל חשבונות הדואר האלקטרוני האחרים, ראה העברה וניתוב מחדש של דואר אלקטרוני באופן אוטומטי.

  1. בחר קובץ > תשובות אוטומטיות.

    תשובות אוטומטיות

  2. בתיבה תשובות אוטומטיות, בחר שלח תשובות אוטומטיות.

    תוכל גם להגדיר טווח תאריכים עבור תשובות אוטומטיות. פעולה זו תבטל את התשובות האוטומטיות בתאריך ובשעה שתזין עבור מועד הסיום. אם לא תעשה זאת, תצטרך לבטל את התשובות האוטומטיות באופן ידני.

    הערה: אם אינך רואה את 'תשובות אוטומטיות', סביר להניח שאתה משתמש ב- Outlook עם חשבון POP או IMAP. ראה העברה וניתוב מחדש של דואר אלקטרוני באופן אוטומטי לקבלת הוראות לגבי הגדרת תשובות אוטומטיות.

  3. בכרטיסיה בתוך הארגון שלי, הקלד את התשובה שברצונך לשלוח לחברי צוות או לעמיתים בעת שאתה מחוץ למשרד.

    הזנת הודעת התשובה האוטומטית שלך

    הערה: שליחת תשובות אוטומטיות אל כל אדם מחוץ לארגון שלי תשלח את התשובה האוטומטית שלך לכל הודעת דואר אלקטרוני, כולל ידיעונים, פרסומות ואפילו דואר זבל. אם ברצונך לשלוח תשובות אוטומטיות לאנשים מחוץ לארגון שלך, מומלץ לבחור את האפשרות אנשי הקשר שלי בלבד.

  4. בחר אישור כדי לשמור את ההגדרות.

ביטול תשובות אוטומטיות של 'מחוץ למשרד'

כאשר Outlook מוגדר לשליחת תשובות אוטומטיות, תופיע מתחת לרצועת הכלים הודעה עם מידע זה. בחר בטל כדי לבטל תשובות אוטומטיות של 'מחוץ למשרד'. אם ברצונך לשנות את התאריכים עבור התשובה האוטומטית שלך או את ההודעה שנשלחת, השתמש בשלבים שלעיל כדי לשנות את ההגדרות.

ביטול הודעות מענה אוטומטי

פתרון בעיות: איני רואה את האפשרות 'תשובות אוטומטיות'

אם אינך רואה את האפשרות Automatic Replies לאחר בחירת קובץ, כנראה שאתה משתמש בחשבון Gmail‏ או Yahoo או בחשבון אחר מסוג POP או IMAP שאינו תומך בתכונה 'תשובות אוטומטיות' של Outlook. באפשרותך להגדיר כלל שישיב להודעות נכנסות, אך רק אם תשאיר את Outlook פועל. לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול הודעות דואר אלקטרוני באמצעות כללים.

קיימות שתי דרכים להגדרת תשובות אוטומטיות. השיטה שבה תבחר תלויה בסוג חשבון הדואר האלקטרוני שבו אתה משתמש ב- Outlook.

יש לי חשבון Exchange Server.

יש לי חשבון Outlook.com‏, Hotmail‏, Gmail או Yahoo!‎ או חשבון אחר מסוג POP3 או IMAP.

איני בטוח איזה סוג חשבון יש לי.

יש לי חשבון Exchange Server

הפעלה או ביטול של מסייע 'מחוץ למשרד'

  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

    הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

    הערה: תפריט כלים מופיע בחלון Outlook הראשי. החלון הראשי הוא החלון המופיע בעת הפעלת Outlook, והוא כולל את התפריטים קובץ, עריכה, תצוגה, מעבר אל, כלים, פעולות, ועזרה. תפריט כלים אינו מופיע בחלונות שבהם אתה יוצר או מציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

    אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' לא מופיעה, שיטה חלופית למענה אוטומטי להודעות זמינה לכל משתמשי Outlook. עבור אל יש לי חשבון Outlook.com‏, Hotmail‏, Gmail או Yahoo!‎ או חשבון אחר מסוג POP3 או IMAP.

  2. לחץ על שלח תשובות 'מחוץ למשרד' אוטומטיות.

  3. אם תרצה, בחר את תיבת הסימון שלח בטווח זמן זה בלבד כדי לקבוע מתי התשובות 'מחוץ למשרד' יהיו פעילות. אם לא תציין שעת התחלה ושעת סיום, התשובות האוטומטיות יישלחו עד שתלחץ על אל תשלח הודעות מענה אוטומטי 'מחוץ למשרד'.

  4. בכרטיסיה בתוך הארגון שלי, הקלד את התגובה שברצונך לשלוח בעת שהייה מחוץ במשרד.

    כדי לשלוח תשובות אוטומטיות לאנשים מחוץ לארגון שלך, המשך בשלבים 4 ו- 5.

  5. בכרטיסיה מחוץ לארגון שלי, בחר את תיבת הסימון השב אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי, ולאחר מכן הקלד את התשובה שברצונך לשלוח כשאתה מחוץ למשרד.

    ארגון מוגדר בדרך כלל כחברה שבה אתה עובד והוא כולל אנשים בעלי חשבון Exchange Server במערכת הדואר האלקטרוני של הארגון.

    בעת הבחירה בתיבת הסימון השב אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי, הכרטיסיה מחוץ לארגון שלי מציגה את (מופעל) לצד שם הכרטיסיה.

  6. בכרטיסיה מחוץ לארגון שלי, לחץ על אנשי הקשר שלי בלבד או על כל אדם מחוץ לארגון שלי כדי לציין את האנשים שאליהם יישלחו התשובות האוטומטיות.

    הערה: איש הקשר חייב להתקיים בתיקיה אנשי קשר של Exchange Server. אם איש הקשר קיים רק בתיקיה המהווה חלק מקובץ תיקיות אישיות (‎.pst), לא תישלח הודעת התשובה האוטומטית.

יש לי חשבון Outlook.com‏, Hotmail‏, Gmail או Yahoo!‎ או חשבון אחר מסוג POP3 או IMAP

באפשרותך לשלב תבנית דואר אלקטרוני של Outlook עם הכללים של Outlook כדי לחקות את הפונקציונליות של מסייע 'מחוץ למשרד' הזמינה רק למשתמשי חשבון Exchange Server. באמצעות שילוב זה, באפשרותך להשתמש בחשבון הדואר האלקטרוני שלך לשליחת תשובות אוטומטיות להודעות נכנסות.

חשוב: עליך להשאיר את המחשב פועל ואת Outlook פועל כדי שהודעות המענה האוטומטי יישלחו.

שלב 1: יצירת תבנית הודעה

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על הודעת דואר.

  2. בכרטיסיה אפשרויות, בקבוצה עיצוב, לחץ על טקסט רגיל.

  3. בגוף ההודעה, הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח כתשובה אוטומטית.

  4. בחלון ההודעה, לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על שמור בשם.

  5. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, ברשימה שמור כסוג, לחץ על Outlook Template (*.oft)‎.

  6. בתיבה שם הקובץ, הקלד שם עבור תבנית ההודעה ולאחר מכן לחץ על שמור.

שלב 2: יצירת כלל למענה אוטומטי על הודעות דואר אלקטרוני חדשות

  1. בתפריט כלים, לחץ על כללים והתראות.

  2. בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, לחץ על כלל חדש.

  3. תחת התחל מכלל ריק, לחץ על בדוק הודעות בעת הגעתן ולאחר מכן לחץ על הבא.

  4. תחת אילו תנאים ברצונך לבדוק, בחר את תיבת הסימון נשלחה אלי בלבד וקריטריונים אחרים בהם ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. כאשר תוצג תיבת דו-שיח לפיה כלל זה יחול על כל ההודעות שיתקבלו, לחץ על כן.

  6. תחת מה ברצונך לעשות עם ההודעה, בחר את תיבת הסימון השב באמצעות תבנית ספציפית.

  7. תחת שלב 2: עריכת תיאור הכלל (לחץ על ערך המסומן בקו תחתון), לחץ על תבנית ספציפית.

  8. בתיבת הדו-שיח בחירת תבנית תשובה, בתיבה חפש ב, לחץ על תבניות משתמש במערכת הקבצים.

  9. בחר את התבנית שיצרת בסעיף הקודם ולאחר מכן לחץ על פתיחה.

  10. לחץ על הבא.

  11. באפשרותך לבחור תיבות סימון עבור חריגים כלשהם לכלל התשובה האוטומטית.

  12. לחץ על הבא.

  13. תחת שלב 1: ציון שם עבור כלל זה, הקלד שם עבור כלל התשובה האוטומטית ולאחר מכן לחץ על סיום.

עצה: שקול יצירת משימת Outlook או תזכורת משימה לביצוע שיסייעו לך לזכור לבטל כלל זה כאשר תרצה להפסיק לשלוח הודעות מענה אוטומטי.

הכלל השב באמצעות תבנית ספציפית באשף הכללים ישלח את המענה האוטומטי שלך פעם אחת בלבד לכל שולח במהלך הפעלה בודדת. כלל זה מונע מ- Outlook לשלוח תשובות חוזרות לשולח יחיד ממנו קיבלת הודעות מרובות. במהלך ההפעלה, מנהל Outlook מעקב אחר רשימת המשתמשים שאליהם הוא השיב. עם זאת, אם תצא מ- Outlook ולאחר מכן תפעיל אותו מחדש, תתאפס הרשימה של השולחים אליהם נשלחו הודעות מענה אוטומטי.

חשוב: כדי שאשף הכללים ישלח תשובה באופן אוטומטי, Outlook חייב לפעול ותצורתו חייבת להיות מוגדרת כך שיבדוק מדי פעם אם הגיעו הודעות חדשות.

ביטול תשובות אוטומטיות

  1. בתפריט כלים, לחץ על כללים והתראות.

  2. בכרטיסיה כללי דואר אלקטרוני, תחת שם, נקה את תיבת הסימון של הכלל שברצונך לבטל.

איני בטוח איזה סוג חשבון יש לי

הדרך הקלה ביותר לבדוק אם אתה משתמש בחשבון Exchange Server היא לפתוח את התיקיה תיבת דואר נכנס ולראות אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' קיימת בתפריט כלים. אם מופיע לחצן הרחבה תמונת לחצן בחלקו התחתון של התפריט, לחץ עליו כדי להציג את כל הפקודות בתפריט כלים.

הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

אם הפקודה לא מופיעה, כנראה שאינך משתמש בחשבון Exchange Server, ומסייע 'מחוץ למשרד' אינו זמין. קיימת שיטה חלופית למענה אוטומטי להודעות. עבור אל יש לי חשבון POP3‏, IMAP או Outlook.com.

הערה: תפריט כלים מופיע בחלון Outlook הראשי. תפריט כלים אינו זמין בחלונות שבהם אתה יוצר או מציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

אם ידוע לך שאתה משתמש בחשבון Exchange Server, אך הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' לא מופיעה בתפריט כלים, מומלץ לפנות למומחה תמיכה של Microsoft לקבלת סיוע.

למידע נוסף

שימוש בלוח השנה של Outlook 2007 כדי להציג זמן מחוץ למשרד

שליחת תשובות אוטומטיות של 'מחוץ למשרד' ב- Outlook עבור Mac

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×