שליחת דואר אלקטרוני בזרימת עבודה

שליחת דואר אלקטרוני בזרימת עבודה

שליחת הודעת דואר אלקטרוני כאשר פריט רשימה נוסף בגירסאות מסוימות של SharePoint הצריכה שלבים רבים, המפורטים להלן. עם זאת, אם אתה משתמש בגירסה העדכנית ביותר של SharePoint, באפשרותך להוסיף זרימה ישירות מתוך הרשימה. תבנית של Microsoft Flow לצורך שליחת הודעת דואר אלקטרוני בעת הוספת פריט רשימה כוללת את השלבים הבסיסיים הדרושים שיעזרו לך להתחיל לעבוד במהירות.

שליחת דואר אלקטרוני מתוך זרימת עבודה

שליחת הודעת דואר אלקטרוני בסיסית מתוך זרימת עבודה

בחירה דינאמית של משתמשים או קבוצות שיקבלו את ההודעה

הכללת מידע לגבי הפריט הנוכחי

הכללת היפר-קישור סטטי

הכללת היפר-קישור לפריט הנוכחי

הכללת תמונה

זיהוי אפשרויות שאינן נתמכות

שליחת הודעת דואר אלקטרוני בסיסית מתוך זרימת עבודה

פריט חדש גורם לזרימת עבודה לשלוח הודעת דואר אלקטרוני

באמצעות הפעולה שליחת הודעת דואר אלקטרוני במעצב זרימות העבודה, באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה המותאמת אישית לשליחת הודעות דואר אלקטרוני אליך או אל כל משתמש או קבוצה אחרים שצוינו. השדות הזמינים עבור הודעת דואר אלקטרוני הם אל, עותק, נושא וגוף. שדות אלה עשויים להכיל גם טקסט סטטי וגם טקסט שנוצר באופן דינאמי מבדיקות מידע של זרימת העבודה.

ניתן להשתמש בפעולה שליחת הודעת דואר אלקטרוני כדי ליצור סוגים רבים של הודעות, כולל הודעות כאשר זרימת העבודה מגיעה לשלבים שצוינו או מבצעת פעולות שצוינו (כולל ההפעלה והעצירה הכוללות של זרימת העבודה) ותזכורות לגבי משימות שלא הושלמו עד תאריך היעד שלהן.

הערה: כדי שזרימת העבודה תוכל לשלוח הודעות דואר אלקטרוני, יש לקבוע את הגדרות הדואר האלקטרוני היוצא בשרת. אם אינך בטוח מהן הגדרות הדואר האלקטרוני הנוכחיות של השרת, פנה למנהל השרת. תוכל למצוא קישורים למידע נוסף לגבי הגדרות דואר אלקטרוני יוצא בסעיף למידע נוסף.

בדוגמה זו, תגדיר את זרימת העבודה לשליחת הודעת דואר אלקטרוני אליך בכל פעם שהיא מתחילה לפעול על פריט חדש. השתמש בגירסה של SharePoint Designer שתואמת לגירסה של SharePoint Server. לדוגמה, עבור SharePoint Server 2010, השתמש ב- SharePoint Designer 2010. ועבור כל גירסה לאחר SharePoint Server 2010, כולל SharePoint Server 2016 ו- SharePoint Online, השתמש ב- SharePoint Designer 2013. תוכל להוריד את SharePoint Designer 2013 ממרכז ההורדות של Microsoft ולמצוא מידע נוסף לגביו בסעיף למידע נוסף.

פתיחת SharePoint Designer 2013 והתחברות אל אתר SharePoint

‏SharePoint Designer 2013 מותקן כיישום של Office 2013. כדי לפתוח את SharePoint Designer 2013 ולהתחבר אל אתר SharePoint, בצע את השלבים הבאים:

  1. פתח את SharePoint Designer 2013 על-ידי בחירתו בתפריט התחלה. לחץ על סמל 'התחל', לחץ על כל התוכניות, לחץ על Microsoft Office 2013 ולאחר מכן לחץ על SharePoint Designer 2013.

  2. לחץ על פתח אתר בדף הפותח של SharePoint Designer 2013.

  3. הזן את אתר SharePoint שאליו ברצונך להתחבר. לדוגמה, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. לחץ על פתח כדי לפתוח את האתר.

  5. הזן את האישורים שלך, אם תתבקש לעשות זאת (אם אבטחה אינה משולבת במחשב שבו נכנסת, תוצג לך הנחיה להזין את האישורים שלך). הקפד להשתמש באישורים שיש להם גישה לאתר SharePoint.

יצירת זרימת עבודה של רשימה על בסיס הפלטפורמה של 'זרימת עבודה של SharePoint'

  1. לחץ הצומת 'זרימות עבודה' בחלונית הניווט.

  2. לחץ על הרשימה הנפתחת זרימת עבודה של רשימה במקטע חדש של הכרטיסיה זרימות עבודה.

  3. בחר את הרשימה שברצונך לשייך לזרימת העבודה החדשה.

  4. בתיבת הדו-שיח יצירת זרימת עבודה של רשימה, הזן שם ותיאור עבור זרימת העבודה ולאחר מכן ודא שהאפשרות סוג פלטפורמה מוגדרת לזרימת עבודה של SharePoint 2013.

בחר אישור כדי ליצור את זרימת העבודה.

כעת, לאחר יצירת זרימת העבודה, באפשרותך להוסיף פעולות, תנאים, שלבים, צעדים ולולאות כדי לבנות את זרימת העבודה. רכיבי זרימת עבודה אלה זמינים ברצועת הכלים של SharePoint Designer 2013.

הערה: אם אינך רואה את האפשרות זרימת עבודה של SharePoint 2013 כסוג פלטפורמה זמין, הרי שמנהל זרימות העבודה אינו מוגדר לפעולה עם חוות SharePoint. ראה קביעת התצורה של מנהל זרימות העבודה לפעולה עם חוות SharePoint Server 2013.

תוכל למצוא מידע נוסף על הרשימה הזמינה של פעולות זרימת עבודה בסעיף למידע נוסף.

יצירת הפעולה שתשלח את הודעת הדואר האלקטרוני 

  1. לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על שליחת הודעת דואר אלקטרוני

  2. בפעולה, לחץ על משתמשים אלה

  3. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, בחר משתמשים מתוך המשתמשים והקבוצות הקיימים, או הזן את כתובת הדואר האלקטרוני שלך בתיבה אל

    הערות: 

    • כדי לשלוח הודעת דואר אלקטרוני לכתובת דואר אלקטרוני חיצונית, עליך להיות מסוגל לאחזר מידע משרת הדואר האלקטרוני המתאים.

    • כתובת אל בהודעה יכולה להיות כתובת סטטית ספציפית (לדוגמה, NORTHWINDTRADERS\yinon או yinon@northwindtraders.com) או בדיקת מידע של זרימת עבודה עבור פרטי משתנה. לקבלת מידע נוסף על השימוש בבדיקות מידע של זרימת עבודה כדי למען באופן דינאמי הודעות דואר אלקטרוני שנשלחות מזרימת העבודה במקום להשתמש בכתובות סטטיות, עיין בסעיף הבא, בחירה דינאמית של משתמשים או קבוצות שיקבלו את ההודעה.

    • כתובת השולח של ההודעה המעובדת תהיה תמיד כתובת הדואר האלקטרוני של מנהל השרת, אלא אם מנהל השרת שינה את כתובת השולח עבור יישום האינטרנט הנוכחי או כל יישומי האינטרנט. לקבלת מידע נוסף, קרא את המאמר קביעת התצורה של דואר אלקטרוני יוצא עבור יישום אינטרנט ספציפי.

  4. בתיבה נושא, הקלד נושא עבור ההודעה, או לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן כדי להגדיר בדיקת מידע של זרימת עבודה עבור הטקסט שברצונך שיופיע כאן

    הערה: עליך להוסיף ערך בתיבה נושא לצורך הידור תקין של זרימת העבודה.

  5. בתיבה הגדולה מתחת לתיבה נושא, הקלד או הדבק את גוף הטקסט של ההודעה

  6. בחר אישור

  7. בחר פעולה > מעבר לשלב

  8. בחר סוף זרימת עבודה

  9. לחץ על פרסם

אפשרויות מתקדמות יותר לשינוי התוכן של הודעת הדואר האלקטרוני מפורטות בסעיפים הבאים.

לראש הדף

בחירה דינאמית של משתמשים או קבוצות שיקבלו את ההודעה

אם תספק כתובות סטטיות בשדות אל ועותק של ההודעה שלך, בכל פעם שתצטרך לשנות את הנמענים, תצטרך לפתוח את זרימת העבודה במעצב זרימות העבודה ולבצע את השינויים באופן ידני. אם הכתובות ישתנו לעתים קרובות, מומלץ להשתמש בבדיקות מידע של זרימת עבודה בשדות אל ועותק. בדיקות מידע יכולות להפנות אל כתובות מתוך שדה בפריט הנוכחי, מתוך שדה בפריט שנמצא ברשימה או בספריה אחרת, או מתוך משתני זרימת העבודה.

שימוש ברשימה מותאמת אישית כדי לאחסן את כתובות הנמענים

אם הנמענים משתנים מעת לעת, אך לא בתדירות שמחייבת לציין אותם בטופס אתחול בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת, באפשרותך ליצור רשימת נמענים מותאמת אישית שמכילה פריט רשימה אחד עבור כל זרימת עבודה שמפנה אליה, ולאחר מכן ליצור עמודות שבהן תוכל לאחסן את הכתובות שאליהן תישלח כל הודעת דואר אלקטרוני מכל זרימת עבודה. כאשר הנמענים של הודעת זרימת עבודה ישתנו, תצטרך רק לשנות את הכתובות בשדה המתאים בפריט רשימת הנמענים עבור זרימת עבודה זו.

חשוב: העמודות שבהן תאחסן את הכתובות עבור הודעות דואר אלקטרוני של זרימת עבודה יכולות להיות 'שורת טקסט יחידה', 'מספר שורות טקסט' או עמודות מסוג 'משתמש או קבוצה'. אם תשתמש בעמודה מסוג 'משתמש או קבוצה', תוכל ליצור ערך אחד בלבד בכל שדה שזרימת העבודה תפנה אליו עבור כתובות דואר אלקטרוני. בעת יצירת העמודה, הקפד לבחור לא תחת אפשר בחירת פריטים מרובים. אם ברצונך להשתמש בסוג עמודה זה כדי לציין נמענים מרובים, תוכל ליצור קבוצת SharePoint שכוללת את האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תמען את הודעת הדואר האלקטרוני, ולאחר מכן לציין את הקבוצה בשדה. בעת יצירת העמודה, הקפד לבחור אנשים וקבוצות תחת אפשר בחירה של. תוכל למצוא קישורים למידע נוסף על יצירת רשימות והוספת עמודות בסעיף למידע נוסף.

הערה: בעת יצירת קבוצות SharePoint, ודא שלכל קבוצה יש לפחות הרשאות קריאה עבור האתר וכן שהאפשרות כולם נבחרה תחת מי יכול להציג את החברות בקבוצה באזור הגדרות קבוצה של הדף 'קבוצה חדשה'.

כדי להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה עבור רשימת נמענים מותאמת אישית:

  1. בדפדפן, צור רשימה מותאמת אישית בשם 'נמענים' עם שלוש העמודות הבאות:

    • שנה את השם של עמודת ברירת המחדל כותרת לשם זרימת עבודה. אל תשנה את האפשרויות האחרות. תוכל למצוא קישור למידע נוסף על שינוי עמודה ברשימה או בספריה בסעיף למידע נוסף.

    • הוסף עמודה מסוג 'משתמש או קבוצה' בשם אל. בעמודה זו, אפשר בחירה של אנשים וקבוצות, אך אל תאפשר בחירת פריטים מרובים. אל תשנה את האפשרויות האחרות. תוכל למצוא קישור למידע נוסף על יצירת עמודה ברשימה או בספריה בסעיף למידע נוסף.

    • הוסף 'שורת טקסט יחידה' בשם עותק. אל תשנה את האפשרויות האחרות.

  2. ברשימת הנמענים, צור פריט חדש ולאחר מכן בצע את הפעולות הבאות:

    • בשדה שם זרימת עבודה, הקלד סקירת מסמכים, שהוא השם של זרימת העבודה לדוגמה שבה אנו משתמשים כאן.

    • בשדה אל, לחץ על פנקס כתובות תמונת לחצן ולאחר מכן, בתיבת הדו-שיח בחירת אנשים וקבוצות, בחר אדם אחד או קבוצה אחת שאליהם יישלחו ההודעות.

    • בשדה עותק, הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים שאליהם יישלחו עותקים, תוך הפרדת כתובות מרובות באמצעות תווי נקודה-פסיק.

  3. יצירת זרימת עבודה חדשה

  4. לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על שליחת הודעת דואר אלקטרוני.

  5. בפעולה, לחץ על משתמשים אלה.

  6. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, בסוף התיבה אל, לחץ על פנקס כתובות תמונת לחצן .

  7. בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים, בתיבה או בחר מתוך קבוצות ומשתמשים קיימים, לחץ על בדיקת מידע של זרימת עבודה עבור משתמש... ולאחר מכן לחץ על הוסף.

  8. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור אדם או קבוצה, בחר את האפשרויות הבאות:

    • מקור נתונים: נמענים, או שם הרשימה המותאמת אישית.

    • שדה ממקור: אל, או השדה שמכיל את הכתובת שברצונך שתופיע בתיבה 'אל'.

    • החזר שדה בתור: שם כניסה. הוא יקבע את תבנית השדה 'אל' בהודעת הדואר האלקטרוני.

    • שדה: נמענים: שם זרימת עבודה

    • ערך: הקלד סקירת מסמכים או את שם זרימת העבודה הנוכחית.

      בדיקת מידע זו קובעת: "מהרשימה 'נמענים', בחר את הערך של השדה 'אל' כאשר שם זרימת העבודה שווה 'סקירת מסמכים'".

      החלק העליון של תיבת הדו-שיח מציין את הרשימה והעמודה; החלק התחתון של תיבת הדו-שיח מציין את השורה.

  9. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור אדם או קבוצה, לחץ על אישור.

  10. בהודעה שמטרתה לוודא בדיקות מידע ייחודיות, לחץ על אישור.

  11. לחץ שוב על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת משתמשים.

  12. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, בסוף התיבה עותק, לחץ על פנקס כתובות תמונת לחצן .

  13. בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים, בתיבה או בחר מתוך קבוצות ומשתמשים קיימים, לחץ על בדיקת מידע של זרימת עבודה עבור משתמש... ולאחר מכן לחץ על הוסף.

  14. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר את האפשרויות הבאות:

    • מקור נתונים: נמענים, או שם הרשימה המותאמת אישית.

    • שדה ממקור: עותק, או השדה שמכיל את הכתובת שברצונך שתופיע בתיבה 'עותק'.

    • החזר שדה בתור: שם כניסה. הוא יקבע את תבנית השדה 'אל' בהודעת הדואר האלקטרוני.

    • שדה: נמענים: שם זרימת עבודה

    • ערך: הקלד סקירת מסמכים או את שם זרימת העבודה הנוכחית.

      בדיקת מידע זו קובעת: "מהרשימה 'נמענים', בחר את הערך של השדה 'עותק' כאשר שם זרימת העבודה שווה 'סקירת מסמכים'".

  15. לחץ על אישור, לחץ שוב על אישור בהודעת האזהרה ולאחר מכן לחץ שוב על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת משתמשים.

כעת, כאשר זרימת העבודה תשלח הודעת דואר אלקטרוני זו, היא תשלח אותה אל הכתובות המפורטות בשדות 'אל' ו'עותק' של הפריט 'סקירת מסמכים' ברשימת הנמענים המותאמת אישית. כדי לשנות את הנמענים, פשוט בצע את השינויים הרצויים בפריט הרשימה.

זרימת עבודה בודדת עשויה לשלוח כמה הודעות דואר אלקטרוני, וייתכן שההודעות לא יישלחו אל אותם נמענים. כדי לאחסן כתובות אחרות עבור הודעות נוספות שנשלחות על-ידי זרימת עבודה זו, באפשרותך להוסיף עמודות לרשימה כדי לאחסן כתובות אחרות. במקרה זה, מומלץ לבחור עבור העמודות את השמות "אל - הודעה ראשונה", "אל - הודעה שניה" וכן הלאה.

לחלופין, באפשרותך לעצב את הרשימה כדי ליצור פריט אחד עבור כל הודעה שזרימת העבודה שולחת, במקום פריט אחד עבור כל זרימת עבודה. במקרה זה, ודא שנעשה שימוש בשם ייחודי לזיהוי כל הודעה, כך שבדיקות המידע שיאחזרו את הכתובות יחזירו את הערך הייחודי הרצוי.

שימוש בטופס האתחול של זרימת העבודה כדי לציין נמענים

אם ברצונך לציין את הנמענים בכל פעם שזרימת עבודה מופעלת באופן ידני, באפשרותך להתאים אישית את טופס האתחול של זרימת העבודה כדי לאסוף את הכתובות מהאדם שמפעיל את זרימת העבודה. לאחר מכן, זרימת העבודה תוכל פשוט להשתמש בכתובות שהוזנו ישירות או להעתיק אותן לתוך שדות בפריט הנוכחי – שבו הן עדיין יהיו זמינות להפניה לאחר שזרימת העבודה תשלים את המופע הנוכחי שלה. אם זרימת העבודה מוגדרת גם להפעלה אוטומטית, באפשרותך לציין כתובות ברירת מחדל בטופס האתחול עבור כל פעם שמתרחשת הפעלה אוטומטית.

לראש הדף

הכללת מידע לגבי הפריט הנוכחי

עד כה, גוף הטקסט בהודעה לדוגמה היה סטטי: בכל פעם שזרימת העבודה יוצרת מופע של ההודעה, הטקסט יהיה זהה לחלוטין.

עם זאת, ייתכן שתעדיף לכלול טקסט שמשתנה ביחס לפריט שעליו פועלת כעת זרימת העבודה. לדוגמה, תוכל לכלול את כותרת המסמך לסקירה בגוף ההודעה. כדי לכלול מידע דינאמי מסוג זה, עליך להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה. בדיקות מידע מאחזרות נתונים ממקורות נתונים שונים, כגון רשימות, ספריות ונתוני זרימת עבודה.

כדי להוסיף את כותרת המסמך לטקסט ההודעה:

  1. הקלד או הדבק את הטקסט הסטטי שבו ברצונך שיופיעו פרטי בדיקת המידע.

  2. מקם את נקודת הכניסה במקום שבו ברצונך למקם את בדיקת המידע.

    עצה: לאחר הוספת בדיקת מידע, לא ניתן לגרור אותה למיקום חדש (עם זאת, ניתן "למקם מחדש" בדיקת מידע על-ידי גרירת הטקסט שנמצא מסביבה). בדומה לכך, לא ניתן לגזור, להעתיק או להדביק בדיקת מידע או טקסט שכולל בדיקת מידע.

  3. לחץ על הוסף או שנה בדיקת מידע.

  4. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידעעבור מחרוזת, בחר פריט נוכחי בתיבה מקור נתונים ושם בתיבה שדה ממקור.

  5. לחץ על אישור.

  6. בדיקת המידע שהוספת תופיע בגוף ההודעה.

  7. לחץ על פרסם כדי לפרסם את זרימת העבודה.

בעת הפעלת זרימת העבודה ויצירת ההודעה, בדיקת המידע תוחלף בכותרת המסמך.

הוספת כותרת 5

הכללת כותרת המסמך היא שימושית, אך ייתכן שתעדיף לכלול היפר-קישור שמעביר את המשתמש ישירות למסמך עצמו. לשם כך, עליך לכלול בדיקת מידע בהיפר-קישור.

לראש הדף

הכללת היפר-קישור סטטי

ניתן לכלול היפר-קישור סטטי – שמקשר תמיד לאותה כתובת או לאותו מיקום – בגוף הודעת הדואר האלקטרוני של זרימת העבודה באמצעות לחצן ערוך היפר-קישור, שנמצא בפינה השמאלית העליונה של חלונית כלי העיצוב בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני.

  1. הקלד או הדבק את הטקסט הסטטי שבו ברצונך שיופיע הקישור.

  2. בחר את הטקסט ולחץ על ערוך היפר-קישור.

  3. בתיבת הדו-שיח 'עריכת היפר-קישור', הקלד את הכתובת של אתר האינטרנט.

  4. לחץ על אישור.

    ההיפר-קישור שהוספת יופיע בגוף ההודעה.

הערה: תוכניות דואר אלקטרוני המבוססות עלטקסט לא יעבדו את ההיפר-קישור.

כדי ללמוד כיצד להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה כדי ליצור היפר-קישור דינאמי שמפנה אל כתובות משתנות – בהתאם לפריט שעליו פועלת כעת זרימת העבודה – עיין בסעיף הבא, הכללת היפר-קישור לפריט הנוכחי.

לראש הדף

הכללת היפר-קישור לפריט הנוכחי

בסעיף הקודם, הכללת היפר-קישור סטטי, הכתובת בהיפר-קישור לדוגמה לא כללה מידע משתנה: בכל פעם שזרימת העבודה תשלח את הודעת הדואר האלקטרוני, ההיפר-קישור יצביע על אותו דף.

עם זאת, באמצעות בדיקת מידע של זרימת עבודה, באפשרותך ליצור קישור דינאמי שמשתמש במידע לגבי הפריט הנוכחי כדי להחליט על איזו כתובת URL יש להצביע.

אם הפריט הנוכחי הוא מסמך בספריית מסמכים

בהודעת האתחול של זרימת העבודה, ייתכן שתרצה לספק קישור למסמך החדש עצמו:

  1. הקלד או הדבק את הטקסט הסטטי שבו ברצונך שיופיע הקישור.

  2. בחר את הטקסט ולחץ על ערוך היפר-קישור.

  3. בתיבת הדו-שיח 'עריכת היפר-קישור', לחץ על 'פונקציה' (fx).

    עצה: לאחר הוספת בדיקת מידע, לא ניתן לגרור אותה למיקום חדש (עם זאת, ניתן "למקם מחדש" בדיקת מידע על-ידי גרירת הטקסט שנמצא מסביבה). בדומה לכך, לא ניתן לגזור, להעתיק או להדביק בדיקת מידע או טקסט שכולל בדיקת מידע.

  4. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור מחרוזת, בחר פריט נוכחי בתיבה מקור נתונים.

  5. בתיבה שדה ממקור, בחר כתובת URL מוחלטת מקודדת ולאחר מכן לחץ על אישור.

    הוספת היפר-קישור עבור הפריט הנוכחי 1 הוספת היפר-קישור עבור הפריט הנוכחי 2 הוספת היפר-קישור עבור הפריט הנוכחי 3

כאשר נמען ההודעה ילחץ על הקישור, המסמך ייפתח לצורך הצגה או עריכה.

אם הפריט הנוכחי הוא פריט רשימה

בעת יצירת קישור לפריט רשימה – לדוגמה, הכרזה או אירוע בלוח השנה – באפשרותך לבחור אם הקישור יפתח את טופס התצוגה (DispForm.aspx) או את טופס העריכה (EditForm.aspx) של פריט הרשימה.

כדי ליצור קישור שפותח את פריט הרשימה:

  1. בדפדפן, נווט אל הרשימה שעליה ברצונך ליצור זרימת עבודה זו

  2. פתח את פריט הרשימה עבור מסמך קיים בספריה. השתמש באפשרות הצג פריט אם ברצונך שהקישור יפתח את טופס התצוגה, או באפשרות ערוך פריט אם ברצונך שהקישור יפתח את טופס העריכה

  3. העתק את הכתובת בשורת הכתובת מההתחלה, http:‎ או https:‎, עד סימן השוויון (=) הראשון

    הוספת היפר-קישור עבור פריט רשימה 1

  4. הטקסט של ‎?ID=‎ הוא פרמטר מחרוזת שאילתה שמנחה את הדף להציג את הטופס עבור הפריט ברשימה או בספריה הנוכחית שכולל את מזהה הרשימה שמופיע לאחר סימן השוויון (=) – בדוגמה זו, מדובר במזהה הרשימה של הפריט הנוכחי, כפי שהוא מזוהה על-ידי בדיקת המידע של זרימת העבודה.

    הערה: אם הפריט הנוכחי הוא משימה שנוצרה על-ידי אחת משלוש פעולות המשימה של זרימת העבודה, ואם ברצונך שהקישור יפתח את טופס המשימה המותאם אישית (ולא את טופס התצוגה או העריכה המוגדר כברירת מחדל עבור רשימת המשימות), עיין בסעיף אם הפריט הנוכחי הוא טופס משימה מותאם אישית בהמשך. עבור משימות שלא שנוצרו על-ידי פעולת משימה של זרימת עבודה, ואפילו עבור טפסי התצוגה של המשימות שנוצרו על-ידי אחת מפעולות המשימה של זרימת העבודה, תזדקק להליך הנוכחי בלבד.

  5. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, הקלד או הדבק את הטקסט הסטטי שבו ברצונך שהקישור יופיע (לדוגמה – כדי להציג את פריט הרשימה, לחץ כאן).

  6. בחר את הטקסט ולחץ על ערוך היפר-קישור.

  7. תחת עריכת היפר-קישור, בחר בונה מחרוזות עבור השדה כתובת.

  8. בתיבת הדו-שיח 'בונה מחרוזות', הדבק את הכתובת.

  9. מקם את נקודת הכניסה מיד לאחר סימן השוויון (=) ולאחר מכן לחץ על הוסף או שנה בדיקת מידע.

  10. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור מחרוזת, בחר פריט נוכחי בתיבה מקור ומזהה בתיבה שדה ממקור.

    הוספת היפר-קישור עבור פריט רשימה 3

  11. לחץ על אישור.

    המחרוזת הסופית בבונה מחרוזת צריכה להתחיל ב- http:// או ב- https:// ולהסתיים ב- [%Current Item:ID%] הוספת היפר-קישור עבור פריט רשימה 4

    חשוב: למרות שבדיקת המידע של מזהה הפריט הנוכחי שימושית עבור בניית קישורים אל פריט הרשימה הנוכחי, בדיקות המידע הבאות עשויות להציג שגיאות בנתיב המעובד, ולכן לא מומלץ לכלול אותן בקישורים בהודעת דואר אלקטרוני: 'נתיב', 'כתובת URL יחסית של השרת', 'כתובת URL של מקור' ו'נתיב כתובת URL'.

  12. בחר אישור פעמיים.

הקישורים יוצגו בטקסט כחול עם קו תחתון בהודעת הדואר האלקטרוני.

הוספת היפר-קישור עבור פריט רשימה 5

אם בכוונתך להשתמש בקישור יותר מפעם אחת, המשך לסעיף הבא.

אחסון כתובת של פריט רשימה כמשתנה זרימת עבודה

באפשרותך לאחסן את כתובת ה- URL עבור טופס התצוגה או טופס העריכה של פריט רשימה במשתנה זרימת עבודה, כך שתוכל להשתמש בה בכמה מיקומים באותה זרימת עבודה.

  1. בחלון של מעצב זרימות העבודה, לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על חילוץ מחרוזת משנה מאינדקס של מחרוזת

    משתנה 1

  2. בשלב, לחץ על מחרוזת ולחץ על לחצן שלוש הנקודות [...]

  3. בתיבת הדו-שיח בונה מחרוזות, הדבק את חלק הטקסט הסטטי של כתובת ה- URL (אך לא את בדיקת המידע עבור מזהה הפריט הנוכחי)

    משתנה 2

  4. מקם את נקודת הכניסה לאחר סימן השוויון (=) ולאחר מכן לחץ על הוסף או שנה בדיקת מידע

  5. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור מחרוזת, בחר פריט נוכחי בתיבה מקור נתונים ומזהה בתיבה שדה ממקור

    משתנה 3

  6. לחץ על אישור

    בדיקת המידע תתווסף לטקסט בתיבת הדו-שיח

    משתנה 4

  7. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בונה מחרוזות

  8. לחץ על 0 תחת 'החל מ- 0' והחלף אותו ב- 1

    הערה: כאשר האפשרות החל מ- כוללת ערך שגדול מ- 1, יוסרו תווים מהמחרוזת הסופית.

  9. בחר משתנה: substring או משתנה: substring1 תחת העבר כפלט אל משתנה: substring

  10. ברשימה, לחץ על יצירת משתנה חדש ולאחר מכן, בתיבת הדו-שיח עריכת משתנה, הקלד שם עבור המשתנה החדש

  11. ודא שהאפשרות סוג מוגדרת למחרוזת ולאחר מכן לחץ על אישור משתנה 5

  12. לחץ מתחת לפעולה שיצרת זה עתה והוסף את הפעולה שליחת הודעת דואר אלקטרוני אל הפעולות. לאחר מכן, לחץ על משתמשים אלה בפעולה. משתנה 6

  13. כדי להשתמש במשתנה החדש בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, הקלד או הדבק בגוף ההודעה את הטקסט שבו ברצונך שהקישור יופיע. בחר את הטקסט ולחץ על 'ערוך היפר-קישור' בתפריט העיצוב. לחץ על לחצן [fx] או על לחצן שלוש הנקודות [...] ולאחר מכן לחץ על הוסף או שנה בדיקת מידע

  14. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור מחרוזת, ברשימת התיבה מקור נתונים, בחר משתנים ופרמטרים של זרימת עבודה

  15. ברשימה שדה ממקור, בחר משתנה: שם המשתנה ולאחר מכן לחץ על אישור ועל אישור בתיבה הבאה

    משתנה 7 המסך 'הגדרת הודעת דואר אלקטרוני' לאחר הוספת משתנה

כעת באפשרותך להוסיף משתנה זה בכל מקום שבו ברצונך שהוא יופיע בזרימת העבודה הנוכחית.

לראש הדף

הכללת תמונה

באפשרותך לכלול פריט גרפיקה בהודעה שלך על-ידי יצירת משתנה ושימוש בתג HTML מסוג <img/> כדי לקשר לתמונה שאחסנת כקובץ JPEG ‏(‎.jpg) והעלית אל ספריית תמונות באתר שלך.

  1. בחלון של מעצב זרימות העבודה, לחץ על 'פעולות' ולאחר מכן לחץ על הגדרת משתנה של זרימת עבודה

  2. לחץ על משתנה זרימת עבודה ובחר יצירת משתנה חדש....

  3. בתיבת הדו-שיח 'עריכת משתנה', הקלד שם עבור המשתנה החדש וודא שהאפשרות סוג מוגדרת למחרוזת. לאחר מכן, לחץ על אישור.

  4. לחץ על ערך, לחץ על לחצן שלוש הנקודות [...] ולאחר מכן, בחלון בונה מחרוזות, הוסף, הקלד או הדבק את כתובת ה- URL עבור קובץ התמונה מסוג JPEG בתבנית תג HTML –‏ <img src ="URL"/> בונה מחרוזות עבור תמונה

  5. לחץ על אישור.

  6. הפעולה שהוספת תופיע באופן הבא. הגדרת משתנה כדי להוסיף תמונה

  7. לחץ מתחת לפעולה שיצרת זה עתה והוסף את הפעולה שליחת הודעת דואר אלקטרוני אל הפעולה. לאחר מכן, לחץ על משתמשים אלה בפעולה. הוספת הפעולה 'שליחת דואר אלקטרוני'

  8. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, לחץ על הוסף או שנה בדיקת מידע.

  9. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור מחרוזת, ברשימה 'מקור נתונים', בחר משתנים ופרמטרים של זרימת עבודה.

  10. ברשימה שדה ממקור, בחר משתנה: שם המשתנה ובחר אישור. זרימת עבודה - מחרוזת דואר אלקטרוני - תמונה זרימת עבודה - גוף הודעת דואר אלקטרוני עם תמונה

  11. בחר שוב אישור כדי לסגור את החלון הגדרת הודעת דואר אלקטרוני ולפרסם את זרימת העבודה.

 בעת שליחת ההודעה, התמונה מתוך קובץ ה- JPEG תופיע במקום תג הקישור.

לראש הדף

זיהוי אפשרויות שאינן נתמכות

האפשרויות הבאות אינן נתמכות על-ידי הגירסה הנוכחית של הפעולה שליחת הודעת דואר אלקטרוני:

  • ציון כתובת בשורה מאת (הודעות דואר אלקטרוני שנשלחות על-ידי זרימת העבודה מציגות תמיד את כתובת הדואר האלקטרוני שצוינה על-ידי מנהל השרת בשורה מאת. רק מנהל השרת יכול לשנות זאת, וניתן לשנות זאת רק עבור כל ההודעות ביישום האינטרנט הנוכחי, ולא עבור זרימות עבודה בודדות).

  • שימוש בגליון סגנונות מדורג (CSS) מוטבע כדי לעצב את תוכן ההודעה. ניתן לעצב את הטקסט על-ידי שימוש בתכונה סגנון, אך התג <style> ומחלקות CSS אינם נתמכים.

  • שימוש בבדיקת מידע של זרימת עבודה בתיבה אל או עותק אשר מפנה לעמודה מסוג 'משתמש או קבוצה' שמכילה ערכים מרובים.

  • ציון נמען עותק מוסתר עבור הודעה.

  • הכללת קובץ אחר בהודעה כקובץ מצורף.

  • הטבעת תמונה או קבצי גרפיקה בהודעה. עליך לכלול תמונה במקום זאת.

לראש הדף

למידע נוסף

מדריך מפורט של SharePoint 2013: הגדרה עבור הגדרת דואר אלקטרוני יוצא

הצגת SharePoint Designer

קביעת התצורה של דואר אלקטרוני יוצא עבור יישום אינטרנט ספציפי

קביעת התצורה של מנהל זרימות העבודה לפעולה עם חוות SharePoint Server 2013

מדריך לעיון מהיר בנושא פעולות זרימת עבודה

יצירת רשימה ב- SharePoint

יצירת עמודה ברשימה או בספריה של SharePoint

שינוי עמודה ברשימה או בספריה

יצירת התראה או הרשמה כמנוי להזנת RSS ב- SharePoint Online‏, SharePoint 2016 ו- SharePoint 2013

יצירת התראה או הרשמה כמנוי להזנת RSS ב- SharePoint 2010

עצות בסיסיות לפתרון בעיות 

רשימת השאלות הבאה עשויה לעזור לך למצוא את הגורם לבעיה ביצירת זרימת עבודה:

  1. האם אתה מצליח ליצור זרימת עבודה מסוג אחר על אותה רשימה? לדוגמה, נסה ליצור זרימת עבודה של אישור

  2. האם אתה מצליח ליצור את אותה זרימת עבודה:

    • על רשימה אחרת באותו אתר?

    • על אתר אחר באותו אוסף אתרים?

    • על אוסף אתרים אחר באותו יישום אינטרנט?

    • על יישום אינטרנט אחר?

    • כאשר אתה נכנס באמצעות חשבון אחר?

    • באמצעות מחשב אחר?

 עצות מתקדמות לפתרון בעיות

אם אף אחת מהעצות הבסיסיות לפתרון בעיות אינה עוזרת לך למצוא את הגורם לבעיה בזרימת עבודה, בצע את השלבים הבאים:

  1. ודא שברשותך ההרשאות הנדרשות ברמת האתר וברמת זרימת העבודה. עבור אל הגדרות אתר > הרשאות אתר > בדיקת הרשאות / הגדרות רשימה > הרשאות עבור רשימה זו וודא שהתוצאות של בדיקת הרשאות תואמות לתנאים הבאים:

    1. הרשאות מינימליות לעיצוב זרימת עבודה (שמירה ופרסום):

      1. באתר SharePoint: עיצוב

      2. ברשימת SharePoint: עריכה

    2. הרשאות מינימליות להפעלת זרימת עבודה:

      1. באתר SharePoint: הצגה בלבד/קריאה

      2. ברשימת SharePoint: השתתפות

  2. ודא שהגדרות הדואר האלקטרוני היוצא מוגדרות לשרת Exchange הנכון.

    1. פתח שורת פקודה כמנהל מערכת.

    2. הפעל את nslookup <Exchange כתובת השרת>. לדוגמה: nslookup exch.contoso.com.

    3. אתה אמור לראות בפלט את כתובת ה- IP המפוענחת בשרת Exchange. אם מידע זה לא מופיע, פנה אל מנהל המערכת של Exchange ובקש ממנו את שם התחום המלא (FDQN) הנכון של Exchange.

  3. שלח הודעת דואר אלקטרוני לאותו אדם באמצעות הפונקציה SendEmail של המחלקה SPUtility עם מעטפת הניהול של SharePoint בהתאם לשלבים הבאים.

    1. פתח את מעטפת הניהול של SharePoint כמנהל מערכת (לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על 'מעטפת הניהול של SharePoint' > 'הפעל כמנהל')

    2. הפעל את קובץ ה- Script הבא. אם קובץ ה- Script מגיב עם True, והמשתמש מקבל הודעת דואר אלקטרוני מ- SharePoint‏, SMTP מוגדר כראוי ב- SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. שלח הודעת דואר אלקטרוני לאותו משתמש דרך שרת SharePoint באמצעות פונקציונליות SMTP. בצע את השלבים המפורטים במאמר שימוש ב- Telnet כדי לבדוק תקשורת SMTP.

הערה: כברירת מחדל, SharePoint אינו יוצר ערכי יומן רישום עבור הודעות דואר יוצאות. SharePoint לעולם אינו שולח דואר אלקטרוני ישירות. הודעות הדואר האלקטרוני מועברות באמצעות שרת SMTP ‏(Exchange) שתצורתו נקבעה תחת ניהול מרכזי. בצע את השלבים לעיל לצורך פתרון בעיות בזרימת עבודה מסוג זה.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×