שלח אוטומטי מ- office תשובות מ- Outlook

שלח אוטומטי מ- office תשובות מ- Outlook

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אם אתה משתמש של שרת Exchange או Office 365 לעסקים, קל לשלוח תשובות אוטומטיות (מחוץ למשרד) מ- Outlook בכל עת לאפשר לאנשים ששולחים שלך דואר אלקטרוני לדעת כי אתה לא מגיב להודעות שלהם באופן מיידי. אם אתה משתמש Office 365 לעסקים או Exchange, תוכל עדיין להגדיר תשובות אוטומטיות באמצעות תבנית וכללים, אך היא התהליך מורכב קצת יותר.

אינך בטוח באיזה סוג חשבון יש לך?

הערה: אם אתה מחפש מידע אודות Outlook for Mac, ראה שליחת תשובות אוטומטיות מחוץ למשרד עבור Outlook for Mac.

קיימות שתי דרכים שונות הגדרת תשובות אוטומטיות. השיטה שתבחר, ללא קשר איזו גירסה של Office אתה משתמש, תלוי בסוג דואר אלקטרוני חשבון ב- Outlook.

יש לי חשבון Office 365 לעסקים או חשבון Exchange server.

יש לי חשבון עם Office 365 Home, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! או אחרים POP או IMAP לחשבון הדואר האלקטרוני.

אני לא בטוח באיזה סוג חשבון שיש לי.

יש לי חשבון Office 365 לעסקים או חשבון Exchange server

תשובות אוטומטיות התכונה זמינה רק אם יש לך חשבון Office 365 לעסקים או חשבון Exchange server.

הגדרת תשובות אוטומטיות כאשר אתה נמצא מחוץ למשרד
  1. בחר קובץ > תשובות אוטומטיות.

    תשובות אוטומטיות

    הערה: אם אינך רואה תשובות אוטומטיות, כנראה אין לך חשבון Exchange server. ראה שיש לי חשבון עם Office 365 Home, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! או אחרים POP או IMAP לחשבון הדואר האלקטרוני.

  2. בתיבה תשובות אוטומטיות, בחר שלח תשובות אוטומטיות.

    עצה: באפשרותך לבדוק בתיבת שלח רק במהלך טווח זמן זה כדי לתזמן כאשר שלך מחוץ למשרד משיב פעילים. אם לא תציין של שעת התחלה וסיום, תשובות אוטומטיות נשלחות עד שתבחר את תיבת הסימון אל תשלח תשובות אוטומטיות כדי לבטל אותם.

  3. בכרטיסיה בתוך הארגון שלי, הקלד את התשובה שברצונך לשלוח לחברי צוות או לעמיתים בעת שאתה מחוץ למשרד.

    שלח תשובות אוטומטיות

  4. באופן אופציונלי, אם תרצה שלך שהתשובות האוטומטיות יישלחו לאנשים מחוץ לארגון שלך, בחר את הכרטיסיה מחוץ לארגון שלי, סמן את התיבה השב אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי ולאחר מכן הקלד את התשובה שברצונך לשלוח כאשר אתה נמצא מחוץ למשרד. בחר אם ברצונך לשלוח תשובות אל אנשי הקשר שלי בלבד או כל אדם מחוץ לארגון שלי ששולח לך הודעות.

    הערה:    שליחת תשובות אוטומטיות לכל אדם מחוץ לארגון שלי יהיה לשלוח את התשובה האוטומטית בכל הודעת דואר אלקטרוני, כולל ידיעונים, מודעות, ולהפעיל זבל באופן פוטנציאלי, דואר אלקטרוני. אם ברצונך לשלוח תשובות אוטומטיות לאלה מחוץ לארגון שלך, אנו ממליצים בחירת אנשי הקשר שלי בלבד.

    מחוץ לארגון שלך

ביטול הודעות מענה אוטומטי
  1. בחר קובץ > תשובות אוטומטיות.

    תשובות אוטומטיות

  2. בתיבה תשובות אוטומטיות, בחר באפשרות אל תשלח תשובות אוטומטיות.

יש לי חשבון עם Office 365 Home, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! או POP אחרים או חשבון דואר אלקטרוני של IMAP

באפשרותך לשלב תבנית דואר אלקטרוני Outlook עם כללים Outlook כדי לדמות את הפונקציונליות של התכונה ' תשובות אוטומטיות ' הזמינה רק על Office 365 לעסקים או לחשבון Exchange Server.

חשוב: כדי לשלוח תשובה באופן אוטומטי, Outlook להיות לפעול ולהיות מוגדר כך שיבדוק באופן שוטף אם קיימות הודעות חדשות.

שלב 1: יצירת תבנית הודעה
  1. לחץ על בית > דואר אלקטרוני חדש.

    לחץ על 'דואר אלקטרוני חדש'

  2. בגוף ההודעה, הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח כתשובה אוטומטית.

    מחוץ למשרד

  3. בחלון ההודעה, לחץ על קובץ > שמירה בשם.

  4. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, ברשימה שמור כסוג, לחץ על Outlook Template.

    שמירה כתבנית

  5. בתיבה שם הקובץ, הקלד שם עבור תבנית ההודעה ולאחר מכן לחץ על שמור.

שלב 2: יצירת כלל למענה אוטומטי על הודעות דואר אלקטרוני חדשות
  1. לחץ על בית > כללים > ניהול כללים והתראות.

    ניהול כללים והתראות

  2. בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, לחץ על כלל חדש.

    יצירת כלל חדש

  3. תחת התחל מכלל ריק, לחץ על החל את הכלל על הודעות שאני מקבל ולאחר מכן לחץ על הבא.

    תנאי כלל

  4. תחת אילו תנאים ברצונך לבדוק?, סמן את הקריטריונים הרצויים ולאחר מכן לחץ על הבא. בדרך כלל, אין צורך לסמן פריטים כלל.

    תנאי כלל

  5. תחת מה ברצונך לעשות עם ההודעה?, סמן את השב באמצעות תבנית ספציפית.

  6. תחת שלב 2: עריכת תיאור הכלל (לחץ על ערך המסומן בקו תחתון), לחץ על תבנית ספציפית.

    השב באמצעות תבנית ספציפית

  7. בתיבת הדו-שיח בחירת תבנית תשובה, בתיבה חפש ב, לחץ על תבניות משתמש במערכת הקבצים.

    בחירת תבנית

  8. בחר את התבנית שיצרת בסעיף הקודם או תבנית שיצרת או הורדת ולאחר מכן לחץ על פתח > הבא.

  9. בדוק את החריגים לכלל התשובה האוטומטית. פעולה זו נפוצה לא כדי להוסיף חריגים ולאחר מכן בחר הבא.

  10. תחת שלב 1: ציון שם עבור כלל זה, הקלד שם עבור כלל התשובה האוטומטית ולאחר מכן לחץ על סיום.

    שם הכלל

  11. תראה הודעה האומרת כי לשלוח תשובה באופן אוטומטי, Outlook חייב לפעול. לחץ על אישור ולאחר מכן לחץ שוב על אישור.

הכלל השב באמצעות תבנית ספציפית באשף הכללים ישלח את התשובה האוטומטית שלך פעם אחת בלבד לכל שולח במהלך הפעלה בודדת. הפעלה היא כל פעם ש- Outlook מופעל עד שאתה יוצא מהיישום. כלל זה מונע מ- Outlook לשלוח תשובות חוזרות לשולח יחיד שממנו קיבלת הודעות מרובות. במהלך הפעלה, Outlook עוקב אחר האנשים שקיבלו תגובה. אם אתה יוצא מ- Outlook ולאחר מכן מפעיל אותו מחדש, זו נחשבת להפעלה חדשה. רשימת השולחים שקיבלו תשובות אוטומטיות תתאפס.

עצה: שקול ליצור משימת Outlook או תזכורת משימה לביצוע שיעזרו לך לזכור לבטל כלל זה כשתרצה להפסיק לשלוח תשובות אוטומטיות.

ביטול הודעות מענה אוטומטי
  1. בחר בית > כללים > ניהול כללים והתראות.

  2. בכרטיסיה כללי דואר אלקטרוני, תחת כלל, נקה את הסימון שלצד הכלל שברצונך לבטל.

אני לא בטוח באיזה סוג חשבון יש לי

הדרך הקלה ביותר לדעת אם יש לך חשבון Office 365 לעסקים או חשבון Exchange היא לבדוק אם הפונקציונליות תשובות אוטומטיות זמין לאחר שתבחר ' קובץ '. אם כן, ראה יש לי חשבון Office 365 לעסקים או חשבון Exchange server. אחרת, ראה שיש לי חשבון עם Office 365 Home, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! או אחרים POP או IMAP לחשבון הדואר האלקטרוני.

למידע נוסף

קורס: הגדרת תשובות אוטומטיות ואת כללי תיבת דואר נכנס ב- Outlook

הוספת חתימה להודעות

ניהול הודעות באמצעות כללים

קיימות שתי דרכים שונות הגדרת תשובות אוטומטיות. השיטה שתבחר תלויה בסוג חשבון הדואר האלקטרוני שלך ב- Outlook.

יש לי חשבון של Exchange Server.

יש לי חשבון Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! או אחרים חשבון POP3 או IMAP.

אני לא בטוח איזה סוג חשבון יש לי.

יש לי חשבון של Exchange Server

הפעלה או ביטול של המסייע 'מחוץ למשרד'
  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

    הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

    הערה: מופיע תפריט כלים בחלון הראשי של Outlook. החלון הראשי נמצא באותו חלון מופיעה בעת הפעלת Outlook וכוללת את הקובץ, עריכה, תצוגה, מעבר, כלי, פעולות ותפריטים עזרה. קיימת ללא בתפריט כלים ב- windows שבו באפשרותך ליצור או להציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

    אם הפקודה ' מחוץ למשרד ' אינה מופיעה, שיטה חלופית כדי מענה אוטומטי להודעות תהיה זמינה עבור כל המשתמשים ב- Outlook. מעבר אל יש לי חשבון Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! או אחרים חשבון POP3 או IMAP.

  2. לחץ על שלח תשובות 'מחוץ למשרד' אוטומטיות.

  3. אם תרצה, בחר את תיבת הסימון שלח בטווח זמן זה בלבד כדי לקבוע מתי התשובות 'מחוץ למשרד' יהיו פעילות. אם לא תציין שעת התחלה ושעת סיום, התשובות האוטומטיות יישלחו עד שתלחץ על אל תשלח הודעות מענה אוטומטי 'מחוץ למשרד'.

  4. בכרטיסיה בתוך הארגון שלי, הקלד את התגובה שברצונך לשלוח בעת שהייה מחוץ במשרד.

    כדי לשלוח תשובות אוטומטיות לאנשים מחוץ לארגון שלך, המשך בשלבים 4 ו- 5.

  5. בכרטיסיה מחוץ לארגון שלי, בחר את תיבת הסימון השב אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי, ולאחר מכן הקלד את התשובה שברצונך לשלוח כשאתה מחוץ למשרד.

    ארגון מוגדר בדרך כלל כחברה שבה אתה עובד והוא כולל אנשים בעלי חשבון Exchange Server במערכת הדואר האלקטרוני של הארגון.

    בעת הבחירה בתיבת הסימון השב אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי, הכרטיסיה מחוץ לארגון שלי מציגה את (מופעל) לצד שם הכרטיסיה.

  6. בכרטיסיה מחוץ לארגון שלי, לחץ על אנשי הקשר שלי בלבד או על כל אדם מחוץ לארגון שלי כדי לציין את האנשים שאליהם יישלחו התשובות האוטומטיות.

    הערה: איש הקשר חייב להתקיים בתיקיה אנשי קשר של Exchange Server. אם איש הקשר קיים רק בתיקיה המהווה חלק מקובץ תיקיות אישיות (‎.pst), לא תישלח הודעת התשובה האוטומטית.

יש לי חשבון Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! או אחרים חשבון POP3 או IMAP

באפשרותך לשלב תבנית דואר אלקטרוני של Outlook עם הכללים של Outlook כדי לשחזר את הפונקציונליות של המסייע ' מחוץ למשרד ', שאינו זמין רק למשתמשים חשבון Exchange Server. באמצעות שילוב זה, באפשרותך להשתמש חשבון הדואר האלקטרוני שלך כדי לשלוח תשובות אוטומטיות על הודעות נכנסות.

חשוב: עליך להשאיר את המחשב פועל ואת Outlook פועל כדי שהודעות המענה האוטומטי יישלחו.

שלב 1: יצירת תבנית הודעה
  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על הודעת דואר.

  2. בכרטיסיה אפשרויות, בקבוצה עיצוב, לחץ על טקסט רגיל.

  3. בגוף ההודעה, הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח כתשובה אוטומטית.

  4. בחלון ההודעה, לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על שמירה בשם.

  5. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, ברשימה שמור כסוג, לחץ על Outlook Template (*.oft)‎.

  6. בתיבה שם הקובץ, הקלד שם עבור תבנית ההודעה ולאחר מכן לחץ על שמור.

שלב 2: יצירת כלל למענה אוטומטי על הודעות דואר אלקטרוני חדשות
  1. בתפריט כלים, לחץ על כללים והתראות.

  2. בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, לחץ על כלל חדש.

  3. תחת התחל מכלל ריק, לחץ על בדוק הודעות בעת הגעתן ולאחר מכן לחץ על הבא.

  4. תחת אילו תנאים ברצונך לבדוק, בחר את תיבת הסימון נשלחה אלי בלבד וקריטריונים אחרים בהם ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. כאשר תוצג תיבת דו-שיח לפיה כלל זה יחול על כל ההודעות שיתקבלו, לחץ על כן.

  6. תחת מה ברצונך לעשות עם ההודעה, בחר את תיבת הסימון השב באמצעות תבנית ספציפית.

  7. תחת שלב 2: עריכת תיאור הכלל (לחץ על ערך המסומן בקו תחתון), לחץ על תבנית ספציפית.

  8. בתיבת הדו-שיח בחירת תבנית תשובה, בתיבה חפש ב, לחץ על תבניות משתמש במערכת הקבצים.

  9. בחר את התבנית שיצרת בסעיף הקודם ולאחר מכן לחץ על פתיחה.

  10. לחץ על הבא.

  11. באפשרותך לבחור תיבות סימון עבור חריגים כלשהם לכלל התשובה האוטומטית.

  12. לחץ על הבא.

  13. תחת שלב 1: ציון שם עבור כלל זה, הקלד שם עבור כלל התשובה האוטומטית ולאחר מכן לחץ על סיום.

עצה: שקול יצירת משימת Outlook או תזכורת משימה לביצוע שיסייעו לך לזכור לבטל כלל זה כאשר תרצה להפסיק לשלוח הודעות מענה אוטומטי.

הכלל השב באמצעות תבנית ספציפית באשף הכללים ישלח את המענה האוטומטי שלך פעם אחת בלבד לכל שולח במהלך הפעלה בודדת. כלל זה מונע מ- Outlook לשלוח תשובות חוזרות לשולח יחיד ממנו קיבלת הודעות מרובות. במהלך ההפעלה, מנהל Outlook מעקב אחר רשימת המשתמשים שאליהם הוא השיב. עם זאת, אם תצא מ- Outlook ולאחר מכן תפעיל אותו מחדש, תתאפס הרשימה של השולחים אליהם נשלחו הודעות מענה אוטומטי.

חשוב: כדי שאשף הכללים ישלח תשובה באופן אוטומטי, Outlook חייב לפעול ותצורתו חייבת להיות מוגדרת כך שיבדוק מדי פעם אם הגיעו הודעות חדשות.

ביטול הודעות מענה אוטומטי
  1. בתפריט כלים, לחץ על כללים והתראות.

  2. בכרטיסיה כללי דואר אלקטרוני, תחת שם, נקה את תיבת הסימון של הכלל שברצונך לבטל.

אני לא בטוח איזה סוג חשבון יש לי

הדרך הקלה ביותר כדי לברר אם אתה משתמש בחשבון Exchange Server היא לפתוח תיקיית הדואר הנכנס שלך ולאחר מכן בדוק אם קיימת פקודת במסייע מחוץ למשרד בתפריט ' כלים '. אם אתה רואה של לחצן תמונת לחצן של ההרחבה בתחתית התפריט, לחץ עליו כדי כל הפקודות בתפריט ' כלים ' מוצגות.

הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

אם הפקודה חסר, סביר להניח אינך משתמש בחשבון Exchange server והמסייע ' מחוץ למשרד ' אינה זמינה. שיטה חלופית כדי מענה אוטומטי להודעות זמינה. מעבר אל יש לי חשבון POP3, IMAP, או Outlook.com.

הערה: מופיע תפריט כלים בחלון הראשי של Outlook. תפריט כלים אינה זמינה ב- windows שבו באפשרותך ליצור או להציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.

אם ידוע לך כי אתה משתמש בחשבון Exchange Server, אך הפקודה ' מחוץ למשרד ' אינו מופיע בתפריט ' כלים ', אנו ממליצים לך כדי לפנות מומחה תמיכה של Microsoft לקבלת סיוע.

למידע נוסף

השתמש בלוח השנה של Outlook 2007 כדי הצג זמן נמצא במשרד

מענה אוטומטי מחוץ למשרד עבור Outlook for Mac

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

האם מידע זה היה שימושי?

מצוין! יש לך משוב אחר?

כיצד נוכל לשפר זאת?

תודה על המשוב!

×