שלב 3: עדכון ההתקדמות

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

התמצאות הגשת גליון זמנים שלב 3: עדכון ההתקדמות

חשוב אמנם לדווח על שעות העבודה שלך בפעילויות ב- Project Web App, אבל חשוב לא פחות להודיע למנהל הפרוייקט איך העניינים מתנהלים באופן כללי יותר.

במאמר זה, נדון בנושאים הבאים:

זמן לעומת התקדמות פעילות: מה ההבדל?

לפני שנדבר על אופן הדיווח על התקדמות פעילות ב- Project Web App, חשוב להבהיר את ההבדלים בין זמן להתקדמות פעילות.

זמן

זמן הוא מספר השעות שאתה מקדיש בפועל לעבודה על פעילות ספציפית. זה מה שאתה ממלא בגליון הזמנים כדי לתעד את מספר השעות שהקדשת לדברים שונים במהלך שבוע העבודה שלך.

התקדמות הפעילות

התקדמות פעילות היא מונח כללי לנתונים כגון אחוז העבודה שהושלמה עבור פעילות (אחוז ביצוע) וכמות העבודה שנותרה עד סיום הפעילות (עבודה נותרת).

שליחת נתונים לגבי התקדמות פעילות היא דרך לתעד תיאור מקיף יותר של מהלך העניינים בפעילויות שלך, מנקודת מבטך.

הבה נעיין בדוגמה...

בדוגמה זו, הוקצתה לך פעילות המתוזמנת להימשך 40 שעות.

פעילויות

השקעת 8 שעות בפעילות ביום ראשון, 4 שעות ביום שני ו- 8 שעות ביום שלישי, ובסך הכול 20 שעות.

ראשון

שני

שלישי

רביעי

חמישי

סה"כ

בפועל

8

4

8

0

0

20

מתוכנן

8

8

8

8

8

40

זה הזמן שהיית מזין בגליון זמנים.

עכשיו, בוא נתבונן בעבודה שביצעת מנקודת מבט של התקדמות פעילות.

למרות שהשקעת 20 מתוך 40 שעות בפעילות, ייתכן שאינך מרגיש שהגעת ל- 50% ביצוע.

ייתכן שתחשוב שהגעת רחוק יותר, נאמר 75% ביצוע, או שאתה נמצא בפיגור קל, אולי 25%.

20 מתוך 40 שעות נראות כך:

50%

אבל בפועל, ייתכן שאתה מקדים את לוח הזמנים, כך:

75%

או מפגר אחר לוח הזמנים, כך:

כאשר אתה מודיע על אחוז הביצוע המשוער, זו ההתקדמות של הפעילות. הודעה על מספר השעות המשוער שנשאר בפעילות עבודה נותרת) נחשבת גם היא להתקדמות של פעילות.

אם נמשיך בדוגמה שלנו, לאחר השלמת 20 מתוך 40 השעות המתוזמנות, יתכן שתרגיש שנותרו לך יותר מ- 20 שעות עבודה לסיום המשימה. על-ידי שליחת המידע לגבי העבודה הנותרת המשוערת למנהל פרוייקט, אתה מדווח על התקדמות הפעילות.

בסדר, אבל תזכירו לי למה אנחנו עושים זאת?

זכור, בדיוק כמו עם גליונות זמנים, דיווח על התקדמות הפעילות בעצם אינו עוסק בך. הוא עוסק בפרוייקט עצמו, ומטרתו להבטיח שמשימות יתבצעו בזמן ובמסגרת התקציב.

אם הפעילות שעליה אתה עובד נמשכת זמן רב יותר מהצפוי, מסיבה כלשהי, ייתכן שמנהל הפרוייקט שלך יוכל לארגן את הדברים מחדש כך שהפרוייקט הכולל לא ישתבש.

גם כאשר אתה עושה את עבודתך על הצד הטוב ביותר, דברים לא תמיד עובדים כמתוכנן. כל מנהל פרוייקט טוב יודע זאת, כך שאינך צריך להילחץ אם ההתקדמות שלך בפעילות אינה עומדת בלוח הזמנים. פשוט תהיה כן, דווח מה המצב, ותמלא את חלקך בשמירת הפרוייקט במסלול הנכון.

היכן עליי להזין את ההתקדמות שלי בפעילות?

זוהי שאלה מורכבת מעט. קיימות שתי דרכים להגדרת Project Web App לצורך הזנת התקדמות פעילות.

תצוגות נפרדות עבור זמן והתקדמות פעילות.    אם הארגון שלך הגדיר את Project Web App בדרך זו, חברי צוות מזינים ומגישים את המידע לגבי זמן בתצוגת גליון זמנים, ואת המידע לגבי התקדמות פעילות בתצוגת פעילויות.

  • השעה מוזנת כ:    שעות בתצוגה 'גליון זמנים'

  • התקדמות הפעילות מוזנת כ:    אחוז ביצוע בתצוגה 'פעילויות' + עבודה נותרת בתצוגה 'פעילויות'

תצוגה משולבת אחת עבור זמן והתקדמות פעילות.    אם הארגון שלך הגדיר את Project Web App בדרך זו, חברי צוות יכולים לתעד הן את הזמן והן את התקדמות הפעילות בתצוגת גליון זמנים. התקדמות פעילות מיוצגת על-ידי השעות במקרה זה, ולא על-ידי אחוז הביצוע, בנוסף לעבודה הנותרת.

  • השעה מוזנת כ:    שעות בתצוגה 'גליון זמנים'

  • התקדמות הפעילות מוזנת כ:    עבודה נותרת בתצוגה 'גליון זמנים'

שיטת "התצוגה המשולבת" (שמנהל המערכת שלך מכיר אותה אולי כ"מצב כניסה יחידה") מבטלת את הצורך בתיעוד נתונים בשני מקומות, אבל אתה מאבד את היכולת לדווח על אחוז ביצוע באופן כללי יותר ("סיימתי כ- 25% מפעילות זו"). יש לה יתרונות וחסרונות. בסופו של דבר, כחבר צוות, אתה פועל בדרך שהארגון שלך מכתיב, אבל לפעמים כדאי לדעת את הפרטים מאחורי הקלעים.

מוכן להוסיף את ההתקדמות שלך בפעילות?    

הוספת הערות לגבי העבודה שלך

דרך אחרת לדווח על התקדמות פעילות היא הוספת מספר הערות בעת שליחת עדכונים למנהל הפרוייקט. לפעמים ייתכן שתצטרך להסביר מדוע דברים נמשכים זמן רב יותר מהמתוכנן ("הוספתי 20 שעות של עבודה נותרת משום ש…"), או שתרצה למסור פרטים נוספים לגבי העבודה שביצעת השבוע ("השקעתי 6 שעות בפעילות הזו ביום שלישי כדי…")

כדי להוסיף הערות, בחר את תיבת הסימון הוסף הערה עם השליחה בסרט לפני שתשלח את גליון הזמנים או את התקדמות הפעילות, ותוכל למלא תיבת הערות לפני שליחת השינויים למנהל הפרוייקט.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×