שיתוף מידע עם תיקיות ציבוריות

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

תכונה זו מחייבת שימוש בחשבון Microsoft Exchange Server 2000‏, Exchange Server 2003 או Exchange Server 2007. רוב החשבונות הביתיים והאישיים אינם משתמשים ב- Microsoft Exchange. לקבלת מידע נוסף אודות חשבונות Microsoft Exchange וכיצד לקבוע לאיזו גירסה של Exchange מתחבר החשבון שלך, עיין בקישורים במקטע ’למידע נוסף’.

תיקיות ציבוריות היא תכונה של Microsoft Exchange, אשר מספק דרך איסוף, לארגן ולשתף מידע עם אנשים אחרים בארגון. בדרך כלל, תיקיות ציבוריות משמשות לצוותי פרוייקט או קבוצות משתמשים כדי לשתף מידע על אזור נפוצות עניין. כאשר אתה מחובר להשרת שבו פועל Exchange, תיקיות עם התווית "תיקיות ציבוריות" מופיעות באתר Microsoft Outlook  רשימת תיקיות ב- חלונית הניווט. באפשרותך לנהל תיקיות אלה מתוך Outlook. תיקיות ציבוריות יכולות להכיל כל סוג של פריט מתיקיית Outlook כגון הודעות, פעילויות, אנשי קשר, משימות, ערכי יומן, הערות, טפסים, קבצים ואנשי רישומים. באפשרותך גם להוסיף קיצור דרך לתיקיה ציבורית כלשהי לתיקיה מועדפים תחת תיקיות ציבוריות.

הפעולות שבאפשרותך לבצע עם תיקיות ציבוריות כוללות:

הצבת מידע בלוח הודעות אלקטרוני

  • לוח הודעות מאפשר לך להשתתף בדיונים מקוונים. ניתן לאחסן כל נושא בתיקיה משלו עם הרשאות גישה משלו.

  • ניתן להפוך לוח הודעות ללא מונחה ובכך יהיה דומה לקבוצת דיון באינטרנט, כאשר לכולם הרשאה לקרוא אותה ולהציב בה מידע.

  • בנוסף, ניתן להפוך לוח הודעות למונחה על-ידי אדם שהוקצה, שמקבל פריטים של משתמשים וקובע אילו פריטים להציב.

  • באפשרותך לעבוד עם מידע שהוצב, באופן הבא:

    • לאחר פתיחת הדיון המקוון, באפשרותך להציב תשובה בתיקיה הציבורית כדי שהקבוצה תקרא אותה.

    • אם אינך רוצה שכל הקבוצה תקרא את התשובה שלך, באפשרותך להשיב באופן ישיר לאדם שהציב את המידע, או להעביר מידע מוצב רק לנמענים שתבחר.

    • כדי להשתמש בתיקיה ציבורית כלוח הודעות, התיקיה חייבת להיות מסוגלת לאחסן הודעות דואר אלקטרוני.

שיתוף פריטים של Outlook בלוח שנה, רשימת אנשי קשר או רשימת משימות

  • שתף לוח שנה כדי לעקוב אחר פגישות, אירועים, חגים, חופשות ותאריכי יעד של פרוייקטים שמשפיעים על הקבוצה.

  • שתף רשימת אנשי קשר כדי להפוך שמות, משרות, כתובות ומספרי טלפון לזמינים עבור הקבוצה.

  • שתף רשימת משימות כדי לעקוב אחר התקדמותו של כל חבר בפרוייקט שעליו עובדת הקבוצה.

שיתוף קבצים

  • פתח קובץ בתיקיה ציבורית כדי לקרוא או לעדכן את הקובץ או כדי לעיין במהירות בסדרת קבצים.

  • השתמש ב-Windows Explorer כדי להעתיק קובץ קיים מתוכנית אחרת לתיקיה ציבורית ללא הצורך לפתוח את תוכנית הקובץ.

  • הצב קובץ בתיקיה ציבורית מבלי לצאת מהתוכנית ששימשה ליצירת הקובץ. לדוגמה, ייתכן שתרצה להציב דוח רבעוני של מכירות שעדכנת בחוברת עבודה של Microsoft Office Excel כדי שהקבוצה תוכל להציג במהירות את המידע החדש ביותר.

אם ברצונך לשתף קבצים שנקראים או מעודכנים לעתים תכופות על-ידי אחרים, על התוכנית שבה נשמר הקובץ להיות מותקנת במחשב שלך. כאשר אתה מעתיק קובץ מ-Windows Explorer או מציב קובץ מתוכנית אחרת של Microsoft Office שפתוחה לתיקיה ציבורית, הקובץ המקורי יישאר במקום שבו אוחסן. שינויים שנעשים בקובץ המועתק או המוצב בתיקיה הציבורית אינם משפיעים על הקובץ המקורי.

קביעת גישה לתיקיה באמצעות הרשאות

  • הרשאות לתיקיות ציבוריות נקבעות בדרך כלל על-ידי מנהל מערכת או אדם בארגון שלך שבבעלותו תיקיה עבור פרוייקט או נושא ספציפיים.

  • עבור התיקיות שיש ברשותך הרשאה לגשת אליהן, תוכל בדרך כלל לקרוא פריטים ולהוסיף פריטים לתיקיה אך אין באפשרותך למחוק פריטים מלבד הפריטים שאתה מוסיף.

  • אם ברשותך הרשאה, באפשרותך להגדיר את התיקיות הציבוריות ולהעניק לאחרים הרשאה להשתמש בהן.

  • אם ברשותך תיקיה ציבורית, באפשרותך להחיל תצוגות מותאמות אישית, טפסים, שדות מותאמים אישית וכללים משלך על התיקיות הציבוריות. ייתכן שתרצה לציין תצוגה ספציפית שתופיע כאשר אחרים פותחים את התיקיה בפעם הראשונה.

  • גם אם אין ברשותך הרשאה לביצוע שינויים בתיקיה, באפשרותך עדיין לשמור תצוגה אישית של תיקיה ציבורית שעונה על צרכיך. כאשר אתה שומר תצוגה אישית של תיקיה ציבורית, תצוגה זו תמיד זמינה עבורך.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×