שיתוף אתרי Office 365 עם משתמשים חיצוניים

אנשים שצריכים לראות את תוכן האתר שלך או לעבוד איתו, אך אין להם חשבונות משתמש עבור SharePoint Online בסביבת Office 365 שלך, נקראים "משתמשים חיצוניים". באפשרותך לשתף את האתרים והמסמכים שלך עם משתמשים חיצוניים באופן כללי, כלומר, עבור כל האתרים בדייר, או עבור כל אוסף אתרים בנפרד.

לאחר שהפכת את השיתוף לזמין עבור הדייר ועבור אוספי אתרים בודדים, מנהלי אוסף האתרים יכולים להרחיב את ההזמנות למשתמשים ספציפיים. ראה שיתוף אתרים או מסמכים עם אנשים מחוץ לארגון שלך לקבלת הוראות.

החלטה כיצד לשתף את התוכן שלך

כאשר אתה שוקל אם ברצונך לשתף תוכן באופן חיצוני וכיצד לעשות זאת, חשוב על הפרטים הבאים:

  • למי ברצונך להעניק גישה לתוכן באתר הצוות שלך ובאתרי משנה כלשהם, ואילו פעולות ברצונך לאפשר להם לבצע?

  • למי בארגון שלך ברצונך להעניק הרשאה לשיתוף תוכן באופן חיצוני?

  • האם קיים תוכן שברצונך להבטיח שלא יהיה אף פעם זמין להצגה על-ידי אנשים מחוץ לארגון שלך?

התשובות לשאלות אלה יעזרו לך לתכנן את האסטרטגיה שלך לשיתוף תוכן.

נסה זאת:

אם עליך…

לשתף אתר. אם ברצונך לשתף אתר, אך ברצונך גם למנוע ממשתמשים חיצוניים לקבל גישה לחלק מהתוכן הפנימי של הארגון שלך, שקול ליצור אתר משנה עם הרשאות ייחודיות שאתה משתמש בהן רק עבור שיתוף חיצוני.

ספק לאדם מחוץ לארגון שלך גישה מתמשכת למידע ולתוכן באתר. הוא זקוק ליכולת לפעול כמשתמש מלא באתר וליצור, לערוך ולהציג תוכן.

שתף מסמך ודרוש כניסה.

ספק לאדם אחד או לכמה אנשים מחוץ לארגון שלך גישה מאובטחת למסמך ספציפי לצורך סקירה או שיתוף פעולה, אבל אנשים אלה אינם זקוקים לגישה מתמשכת לתוכן אחר באתר הפנימי שלך.

שתף מסמך, אך אל תדרוש כניסה.

שתף קישור למסמך לא רגיש או לא חסוי עם אנשים מחוץ לארגון שלך, כדי שיוכלו להציג או לעדכן אותו עם משוב. אנשים אלה אינם דורשים גישה מתמשכת לתוכן באתר הפנימי שלך.

הערת אבטחה : 

  • בעת ביטול הפעלה של שיתוף חיצוני, משתמשים חיצוניים שהיתה להם גישה לאתר בזמן ביטול ההפעלה של התכונה, לא יוכלו לגשת לאתר, ובעתיד לא תהיה עוד אפשרות לשלוח הזמנות. אם התכונה מופעלת מחדש עם שמות של משתמשים חיצוניים בקבוצות ההרשאות של SharePoint, משתמשים אלה יוכלו לגשת שוב לאתר באופן אוטומטי. כדי למנוע ממשתמש מסוים גישה לאתר SharePoint לצמיתות, באפשרותך להסיר אותו מהרשימה של המשתמשים החיצוניים.

  • אם שיתוף חיצוני כבוי באופן כללי, כל קישורי האורחים המשותפים יפסיקו לפעול אף הם. אם התכונה תופעל מחדש בהמשך, קישורים אלה ימשיכו לפעול.

הפעלת שיתוף חיצוני עבור כל אתרי SharePoint ב-מרכז הניהול של Office 365

היכולת להזמין משתמשים חיצוניים לאתרי SharePoint זמינה כברירת מחדל, כך שבעלי אתרים ומנהלי אוסף אתרים יכולים לשתף אתרי צוות ואתרי משנה עם משתמשים חיצוניים בכל עת.

  1. היכנס ל- Office 365 באמצעות חשבון בעבודה או בבית ספר השייך לך.

  2. עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    אריח הניהול של Office 365 מסומן
  3. ב- מרכז הניהול של Office 365, הקלד חיצוני בתיבת החיפוש בדף הבית, ובחר שיתוף חיצוני של אתרים.

    צילום מסך של שיתוף חיצוני אופייני בתיבה 'חיפוש' בדף הבית של מרכז הניהול
  4. לצד אפשר לאנשים מחוץ בארגון לגשת לאתרים שלך, הסט את המחוון לכיוון מופעל כדי להפעיל שיתוף חיצוני.

    צילום מסך של תיבת הדו-שיח 'שיתוף חיצוני' כאשר ההגדרה 'אפשר לאנשים מחוץ לארגון לגשת לאתרים שלך' כבויה.
  5. כדי לבחור באפשרות אפשר למשתמשים לשלוח קישורי אורחים לגישה לאתרים ולמסמכים של הארגון שלך, הסט את המחוון של אפשרות זו לכיוון מופעל.

    צילום מסך של שיתוף חיצוני במרכז הניהול.

    שנה את המחוון למצב כבוי אם ברצונך לדרוש מהמשתמשים להיכנס באמצעות שם משתמש וסיסמה. (לקבלת מידע נוסף אודות מזהי משתמש עבור חשבון בעבודה או בבית ספר, ראה מהו מזהה המשתמש שלי ומדוע אני זקוק לו?)

  6. בחר שמור.

כוונון ההגדרות עבור אתרים בודדים

כאשר אתה הופך שיתוף באתרי SharePoint לזמין, השיתוף הופך לזמין עבור כל האתרים בדייר. אולם, מתוך מרכז הניהול של Office 365 באפשרותך לכוונן את הגדרות השיתוף כדי לא לאפשר שיתוף באתרים שבהם נדרשת בקרה קפדנית יותר, או כדי לבטל את התוקף של גישת משתמש מסוים לאתרים ספציפיים.

הערה: אם שיתוף חיצוני מבוטל עבור כל סביבת SharePoint Online, לא תוכל להפעיל אותו עבור אוספי אתרים ספציפיים.

בדף האתרים של הגדרות השיתוף (מרכז הניהול של Office 365), תוכל לראות רשימה של כל אוספי האתרים הפעילים כעת בדייר שלך, יחד עם הגדרות השיתוף של כל אוסף אתרים.

  1. היכנס ל- Office 365 באמצעות חשבון בעבודה או בבית ספר השייך לך.

  2. עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    אריח הניהול של Office 365 מסומן
  3. נווט אל משאבים > אתרים.

    תפריט 'משאבים' במרכז הניהול של Office 365 עם האפשרות 'אתרים' נבחרת
  4. בחר את מצב השיתוף (שתף קישורים והזמנות או אסור) לצד אוסף האתרים הרצוי.

    רשימת אוספים של אתרי SharePoint עם מצב שיתוף חיצוני לכל אוסף אתרים
  5. בתיבת הדו-שיח של השיתוף, לצד מצב השיתוף, לחץ על ערוך.

    תיבת הדו-שיח 'מצב שיתוף' עבור אוסף אתרים ספציפי כשהשיתוף כבוי.
  6. לצד אפשר לאנשים מחוץ בארגון לגשת לאתרים שלך, הסט את המחוון לכיוון מופעל כדי להפעיל שיתוף חיצוני.

    צילום מסך של תיבת הדו-שיח 'שיתוף חיצוני' כאשר ההגדרה 'אפשר לאנשים מחוץ לארגון לגשת לאתרים שלך' כבויה.
  7. כדי לבחור באפשרות אפשר למשתמשים לשלוח קישורי אורחים לגישה לאתרים ולמסמכים של הארגון שלך, הסט את המחוון של אפשרות זו לכיוון מופעל.

    צילום מסך של שיתוף חיצוני במרכז הניהול.

    שנה את המחוון למצב כבוי אם ברצונך לדרוש מהמשתמשים להיכנס באמצעות שם משתמש וסיסמה. (לקבלת מידע נוסף אודות מזהי משתמש עבור חשבון בעבודה או בבית ספר, ראה מהו מזהה המשתמש שלי ומדוע אני זקוק לו?)

  8. לחץ על שמור.

  1. אם אינך נמצא כבר במסך 'שיתוף אתרים חיצוניים', בצע את שלבים 1-4 שמוצג בחלק עריכת הגדרות השיתוף של אוסף אתרים מסוים במרכז הניהול של Office 365.

  2. בחר את מצב השיתוף (שתף קישורים והזמנות או אסור) לצד אוסף האתרים הרצוי.

  3. בתיבת הדו-שיח של השיתוף, לצד חברים חיצוניים, לחץ על ערוך.

  4. תחת הסרת חברים חיצוניים, חפש את החברים שברצונך להסיר.

    תיבת דו-שיח להסרת חברים חיצוניים מאוסף אתרים
  5. לצד שם החבר, בחר הסר.

  6. לחץ על שמור כדי לאשר את המחיקה. לתשומת לבך, לאחר שתלחץ על שמור, למשתמשים שנבחרו לא תהיה עוד גישה לאתר שנבחר. כל קישורי האורח שהוענקו יהפכו ללא זמינים.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×