שיפור היעילות של הזנת הנתונים בעזרת שדות בדיקת מידע

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

יצירה של שדה בדיקת מידע בטבלאות Microsoft Office Access יכולה לסייע בשיפור היעילות של תהליך הזנת הנתונים במסד הנתונים שלך. שדה בדיקת מידע יכול להציג ערך ידידותי למשתמש המאוגד לערך אחר בטבלת הנתונים או ברשימת הערכים של המקור. לדוגמה, שדה בדיקת המידע יכול להציג שם איש קשר המאוגד למספר מזהה מתאים של איש קשר בטבלה, שאילתה או רשימה אחרת.

מאמר זה מסביר את הסוגים של שדות בדיקת המידע ולאחר מכן מדגים לך כיצד ומתי ליצור כל סוג.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

בחר סוג שדה בדיקת מידע

יצירת שדות בדיקת מידע

מתי להשתמש ערכים מרובים בשדה בדיקת מידע

הסרת מאפיין בדיקת מידע

בחירת סוג של שדה בדיקת מידע

שדה בדיקת מידע מציג רשימת ערכים שהמשתמש יכול לבחור מתוכה. הוא יכול להפוך את הזנת הנתונים ליעילה ומדויקת יותר. כאשר נתונים המוזנים בשדה קיימים כבר בטבלה אחרת, באפשרותך להימנע מכפילות ומשגיאות אפשריות הנובעות מהזנה מחדש של הנתונים. שדות בדיקת מידע יכולים להיות פשוטים או מורכבים. שדות בדיקת מידע פשוטים מאפשרים לך לאחסן ערך יחיד, בעוד ששדות בדיקת מידע מורכבים או שדות בדיקת מידע מרובי-ערכים מאפשרים לך לאחסן ערכים מרובים המוצגים בתיבה משולבת או בפקד תיבת רשימה. עבור כל ערך בשדה מרובה ערכים, מתבצע "חיפוש" של ערך תצוגה בהתבסס על ערך האיגוד המתאים לו. בעת הצגה של שדה בדיקת מידע בגליון נתונים או גישה אליו, הוא נקרא עמודת בדיקת מידע. שני הסוגים של שדות בדיקת המידע שניתן ליצור הם רשימת בדיקת מידע ורשימת ערכים.

שימוש ברשימת בדיקת מידע

כאשר שדה בדיקת מידע מבוסס על רשימת בדיקת מידע, השדה מקבל את הנתונים שלו מטבלה או שאילתה קיימת במסד הנתונים. בסוג זה של בדיקת מידע, הטבלאות קשורות וכאשר הערכים במקור הנתונים משתנים, הנתונים העדכניים זמינים בשדה בדיקת המידע.

שימוש ברשימת ערכים של בדיקת מידע

כאשר שדה בדיקת מידע מבוסס על רשימת ערכים של בדיקת מידע, שדה בדיקת המידע מקבל את הנתונים שלו מרשימת ערכים שאתה מקליד בעת יצירת השדה. סוג זה של שדה בדיקת מידע אידיאלי כאשר יש לך ערכת ערכים מוגבלת שאינה משתנה לעתים קרובות.

יצירה של שדות בדיקת מידע

באפשרותך ליצור שדה בדיקת מידע בתצוגת עיצוב או בתצוגת גליון נתונים. כדי להפוך שדה קיים לשדה בדיקת מידע, השתמש בתצוגת העיצוב ושנה את סוג הנתונים. כדי להוסיף שדה בדיקת מידע חדש, השתמש בטבלה או בשאילתה קיימת כמקור הנתונים עבור שדה בדיקת המידע שלך, או צור רשימת ערכים משלך. הסעיפים הבאים מסבירים את שתי הדרכים ליצירה של שדה בדיקת מידע.

יצירה של שדה בדיקת מידע בהתבסס על מקור נתונים של טבלה או שאילתה

  1. פתח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים ולחץ על כותרת העמודה שבה ברצונך ליצור את שדה בדיקת המידע.

  2. לחץ על סוג הנתונים בדיקת מידע וקשרי גומלין.

    תצוגת שדה בדיקת מידע

  3. באשף בדיקת המידע, בחר אני רוצה ששדה בדיקת המידע יקבל את הערכים מטבלה או שאילתה אחרת ולאחר מכן לחץ על הבא.

הערה: אם שדה בדיקת מידע מקושר לרשימת SharePoint, כל עריכה של הנתונים חייבת להתבצע ברשימת SharePoint.

  1. כדי לבחור את המקור עבור הערך של שדה בדיקת המידע, בחר מתוך האפשרויות טבלאות, שאילתות או שניהם.

אם היישום תוכננה עבור האתר, אך וטבלת המקור נמצא במצב לקוח, הוא חייב להיות מפתח ראשי מספרי או Access מציג הודעת שגיאה. במקרה זה, עליך ליצור תחילה מפתח ראשי מספרי עבור הטבלה בתצוגת עיצוב ולאחר מכן לחזור למצב אינטרנט כדי ליצור את שדה בדיקת המידע. לקבלת מידע נוסף אודות עיצוב טבלה במצב אינטרנט, ראה לבנות מסד נתונים לשיתוף באינטרנט.

  1. בחר טבלה או שאילתה מהרשימה ולחץ על הבא.

  2. מתוך רשימת השדות הזמינים, בחר את השדה שברצונך להוסיף, ולאחר מכן לחץ > לחצן כדי להוסיף אותו לרשימת שדות נבחרים. ודא כי השדה שנבחר או לשדות יופיעו ברשימת השדות שנבחרו, חזור על כדי להוסיף שדות עד להוספת כל השדות הנדרשים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. אם בחרת שדות מרובים וברצונך לציין אפשרויות מיון עבור שדה בדיקת המידע, בחר את החץ למטה לצד שדה המיון הראשון ולאחר מכן לחץ על שם השדה שלפיו ברצונך למיין את הערכים.

  4. כדי לשנות את סדר המיון, לחץ על לחצן סדר עולה ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. כדי להתאים את הרוחב של שדה בדיקת המידע, השתמש בעכבר כדי לגרור את העמודה בהתאם לרוחב הבחירה שלך ולאחר מכן לחץ על הבא.

הערה: באפשרותך להתאים את רוחב העמודה של שדה בדיקת המידע, אבל אם ברצונך לצמצם את הרוחב כך שלא יהיה גלוי עוד, הוא לא יוצג.

עצה: השאר את תיבת הסימון הסתר עמודת מפתח נבחרת כך כל אחד באמצעות עמודת בדיקת המידע רואה רק את הערכים שבהם אתה מעוניין שאחרים יראו בשדה, ולא את ערכי בשדה מפתח ראשי.

  1. הקלד שם תווית עבור שדה בדיקת המידע.

  2. כדי ליצור עמודת בדיקת מידע מרובת-ערכים, בחר את תיבת הסימון אפשר ערכים מרובים.

הערה: יש לבחור אפשר ערכים מרובים כדי לאפשר אחסון ערכים מרובים. עיין בסעיף, מתי אפשר ערכים מרובים בשדה בדיקת מידע.

מאשף בדיקת המידע, בחירת האפשרות של בדיקת מידע של ערכים מרובים

  1. לחץ על סיום, לחץ על הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן לחץ על שמור.

עצה: כדי לאמת או שינוי של מאפיינים עבור שדה בדיקת מידע, פתח הטבלה בתצוגת עיצוב ואת המאפיינים על זמינות בכרטיסיה בדיקת מידע, תחת מאפייני שדה.

שימוש בטבלה או בשאילתה כמקור הנתונים של שדה בדיקת מידע

 לראש הדף

יצירת שדה בדיקת מידע בהתבסס על רשימת ערכים

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה שאיתה ברצונך לעבוד ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

  2. לחץ על התא בעמודה סוג נתונים התואם העמודה שברצונך להגדיר כ שדה בדיקת מידע, לחץ על החץ למטה ובחר סוג נתונים ולאחר מכן לחץ על אשף בדיקת המידע.

הערה: אם Access מציג הודעה שאינו יכול להפעיל את אשף בדיקת המידע, עליך לשנות את סוג הנתונים של השדה.

  1. באשף בדיקת המידע, בחר אני אקליד את הערכים הרצויים לי ולחץ על הבא.

  2. בעמוד הבא של האשף, הקלד את מספר העמודות הרצוי ברשימת בדיקת המידע שלך.

הערה: באפשרותך להתאים את רוחב העמודה של שדה בדיקת המידע, אך אם ברצונך לצמצם את הרוחב כך שלא יהיה גלוי עוד, הוא לא יוצג.

  1. הקלד את הערכים הרצויים לך המוצגים ברשימת בדיקת המידע ולאחר מכן לחץ על הבא.

באפשרותך לערוך רשימת ערכים ישירות בתוך תיבת הטקסט מקור שורה מתוך מאפייני שדה בדיקת המידע.

  1. אם ציינת יותר מעמודה אחת בשלב 4, עליך לבחור את העמודה שבה תשתמש כדי לזהות באופן ייחודי כל ערך. בתיבה שדות זמינים, לחץ פעמיים על העמודה שבה ברצונך להשתמש כדי לזהות באופן ייחודי כל ערך, ולאחר מכן לחץ על הבא.

הערה: שלב זה אינו מופיע אם לא ציינת יותר מעמודה אחת בשלב 4.

  1. בעמוד הבא של האשף, הקלד שם תווית עבור שדה בדיקת המידע.

  2. אם אתה יוצר עמודת בדיקת מידע מרובת-ערכים, בחר את תיבת הסימון אפשר ערכים מרובים.

    הערה: יש לבחור אפשר ערכים מרובים כדי לאפשר אחסון ערכים מרובים. עיין בסעיף, מתי אפשר ערכים מרובים בשדה בדיקת מידע.

  3. לחץ על סיום ולחץ על כן כדי לשמור את השינויים שלך.

לראש הדף

מתי להשתמש בערכים מרובים בשדה בדיקת מידע

שקול לאפשר הצגת ערכים מרובים בשדה בדיקת המידע, אם אחד מהתנאים הבאים מתאים לאופן שבו מסד הנתונים שלך משמש:

  • ברשותך רשימה עדכנית של ערכים שמאפשרת למשתמש מספר אפשרויות להזנת נתונים.

  • אם מסד הנתונים שלך ניגש לעתים קרובות לאתר SharePoint.

  • מסד הנתונים שלך מקושר לאתר SharePoint.

בעוד שהתרת שימוש בערכים מרובים בשדה היא שימושית, היא יכולה גם להקטין את הפונקציונליות של מסד הנתונים אם אתה מעביר אותו לשרת.

זהירות: בעת יצירת שדה בדיקת מידע בעל ערכים מרובים אשר מקור הנתונים שלו הוא טבלה קיימת, לא תוכל לשנות את סוג הנתונים או את גודל השדה של שדה בדיקת המידע מבלי למחוק תחילה את קשרי הגומלין.

הגדרה או שינוי של מאפיינים של שדה בדיקת מידע

כאשר אתה משתמש באשף בדיקת המידע, המאפיינים של שדה בדיקת המידע מוגדרים באופן אוטומטי. עם זאת, באפשרותך לשנות מאפיינים אלה כך שישנו את אופן הפעולה של שדה בדיקת מידע.

  • בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה שאיתה ברצונך לעבוד ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

  • לחץ על השדה שאת מאפייני בדיקת המידע שלו ברצונך לשנות.

  • לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע.

  • לחץ על החץ הנפתח לצד המאפיין שברצונך לשנות ובחר את האפשרות הרצויה.

הטבלה הבאה מפרטת את המאפיינים של שדה בדיקת המידע שבאפשרותך להגדיר או לשנות.

מאפיין

פעולה

הצג פקד

בהתאם לסוג הפקד, ניתן להגדיר את הסוג לאחת מהאפשרויות הבאות:

שדות לא חוקי של תיבת הסימון בלבד.

  • תיבת טקסט     מציגה את תוכן אשר הוזנו על-ידי משתמש.

  • תיבת רשימה     מציג רשימה של ערכים בחלון פתוח.

  • תיבה משולבת     מציג ערכים נבחרים בעת סגירת ומציג את רשימת הערכים בעת פתיחת זמינים.

הערה: הגדרת פקד תצוגההמאפיין תיבת טקסט או תיבת הסימון מבטלת בדיקות מידע.

סוג מקור שורה

בחר אם לאכלס את שדה בדיקת המידע בערכים מטבלה או שאילתה אחרת, או מתוך רשימת ערכים שתציין. באפשרותך גם לבחור לאכלס את הרשימה בשמות השדות בטבלה או בשאילתה.

מקור שורה

ציין את הטבלה, השאילתה או רשימת הערכים שמספקת את הערכים עבור שדה בדיקת המידע. כאשר המאפיין סוג מקור שורה מוגדר כטבלה/שאילתה או רשימת שדות, מאפיין זה צריך להיות מוגדר כשם טבלה או שאילתה או כמשפט SQL המייצגים את השאילתה. כאשר המאפיין סוג מקור שורה מוגדר כרשימת ערכים, על מאפיין זה להכיל רשימה של ערכים שמופרדים באמצעות נקודה-פסיק.

עמודה מאוגדת

ציין את העמודה במאפיין מקור שורה שמספקת את הערך שמאוחסן על-ידי עמודת בדיקת המידע. ערך זה יכול לנוע בין 1 למספר העמודות במאפיין מקור שורה.

מונה עמודות

ציין את מספר העמודות במקור השורה שאותן ניתן להציג בעמודת בדיקת המידע. מאפיין זה יכול להיות מספר שלם מ- ‏1 עד 255.

כותרות עמודה

ציין אם להציג כותרות עמודות. הערך יכול להיות 'לא' (ברירת מחדל) או 'כן'.

רוחב עמודה

הזן את רוחב העמודה עבור כל עמודה. לדוגמה, אם אינך רוצה להציג עמודה, כגון מספר מזהה, באפשרותך לציין 0 עבור הרוחב.

שורות רשימה

ציין את מספר השורות שיופיע כאשר תציג את עמודת בדיקת המידע.

רוחב רשימה

ציין את רוחב הפקד שיופיע כאשר תציג את עמודת בדיקת המידע.

הגבל לרשימה

בחר אם משתמש יכול להזין ערך שאינו נמצא ברשימה או לא.

מתן אפשרות לערכים מרובים

ציין אם שדה בדיקת המידע משתמש בשדה מרובה ערכים ואם מאפשר לבחור ערכים מרובים. הגדרה זו יכולה להיות לא (ברירת מחדל) או כן. אם תבחר כן, המשתמש תהיה אפשרות לבחור ערכים מרובים מתוך המאפיין מקור שורה עבור כל רשומה. לקבלת מידע נוסף אודות השימוש, ראה אפשרות זו; מתי אפשר ערכים מרובים בשדה בדיקת מידע.

אפשר פעולות עריכה של רשימת ערכים

ציין אם ניתן לערוך את הפריטים בשדה בדיקת מידע של רשימת ערכים. כאשר האפשרות מוגדרת לערך כן, לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על שדה בדיקת המידע מציגה את אפשרות התפריט עריכת פריטי רשימה. אם שדה בדיקת המידע כולל יותר מעמודה אחת, המערכת תתעלם ממאפיין זה.

טופס עריכה של פריטי רשימה

ציין טופס קיים שבו באפשרותך להשתמש כדי לערוך את פריטי הרשימה בשדה בדיקת המידע.

הצג ערכי מקור שורה בלבד

הצג רק ערכים שתואמים למקור השורה הנוכחי כאשר אפשר ערכים מרובים מוגדר לערך כן.

לראש הדף

הסרת מאפיין של בדיקת מידע

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה שאיתה ברצונך לעבוד ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

  2. בחר את הטבלה שאת מאפיין בדיקת המידע שלה ברצונך להסיר.

  3. לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע.

  4. ברשימה הנפתחת פקד תצוגה, לחץ על תיבת טקסט, ולאחר מכן שמור את השינוי.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×