שימוש ב- Microsoft Query לאחזור נתונים חיצוניים

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

באפשרותך להשתמש ב-Microsoft Query כדי לאחזר נתונים ממקורות חיצוניים. על-ידי שימוש ב-Microsoft Query כדי לאחזר נתונים ממסדי הנתונים והקבצים של החברה שלך, אינך צריך להקליד מחדש את הנתונים שברצונך לנתח ב-Excel. באפשרותך גם לרענן את הדוחות והסיכומים של Excel באופן אוטומטי ממסד הנתונים המקורי של המקור בכל פעם שמסד הנתונים מתעדכן במידע חדש.

באמצעות Microsoft Query, באפשרותך להתחבר למקורות נתונים חיצוניים, לבחור נתונים ממקורות חיצוניים אלה, לייבא נתונים אלה לתוך גליון העבודה ולרענן את הנתונים בהתאם לצורך כדי לסנכרן את נתוני גליון העבודה עם הנתונים במקורות החיצוניים.

סוגי מסדי נתונים שאליהם באפשרותך לגשת     באפשרותך לאחזר נתונים מכמה סוגים של מסדי נתונים, כולל Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server ו-Microsoft SQL Server Services OLAP. באפשרותך גם לאחזר נתונים מחוברות עבודה של Excel ומקבצי טקסט.

Microsoft Office מספק מנהלי התקנים שבהם ניתן להשתמש כדי לאחזר נתונים ממקורות הנתונים הבאים:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (ספק OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • מסדי נתונים של קבצי טקסט

באפשרותך להשתמש גם במנהלי התקנים של ODBC או במנהלי מקור נתונים מיצרנים אחרים כדי לאחזר מידע ממקורות נתונים שאינם מפורטים כאן, כולל סוגים אחרים של מסדי נתונים של OLAP. לקבלת מידע אודות התקנת מנהל התקן ODBC או מנהל התקן של מקור נתונים שאינו מופיע כאן, בדוק את התיעוד של מסד הנתונים או פנה לספק מסד הנתונים שלך.

בחירת נתונים ממסד נתונים     אתה מאחזר נתונים ממסד נתונים על-ידי יצירת שאילתה, שהיא שאלה שאתה שואל לגבי נתונים המאוחסנים במסד נתונים חיצוני. לדוגמה, אם הנתונים שלך מאוחסנים במסד נתונים של Access, ייתכן שתרצה לדעת את נתוני המכירות עבור מוצר ספציפי לפי אזור. באפשרותך לאחזר חלק מהנתונים על-ידי בחירת הנתונים עבור המוצר והאזור שברצונך לנתח בלבד.

באמצעות Microsoft Query, באפשרותך לבחור את עמודות הנתונים הרצויות ולייבא רק נתונים אלה ל-Excel.

עדכון גליון העבודה שלך בפעולה אחת     לאחר שאתה מקבל נתונים חיצוניים בחוברת עבודה של Excel, בכל פעם שמסד הנתונים משתנה, באפשרותך לרענון את הנתונים כדי לעדכן את הניתוח — מבלי שתצטרך ליצור מחדש את דוחות הסיכום והתרשימים. לדוגמה, באפשרותך ליצור סיכום מכירות חודשי ולרענן אותו מדי חודש כאשר נתוני המכירות החדשים מגיעים.

כיצד Microsoft Query משתמש במקורות נתונים     לאחר הגדרת מקור נתונים עבור מסד נתונים מסוים, באפשרותך להשתמש בו בכל פעם שתרצה ליצור שאילתה כדי לבחור ולאחזר נתונים ממסד נתונים זה — מבלי להקליד מחדש את כל פרטי החיבור. Microsoft Query משתמש במקור הנתונים כדי להתחבר למסד הנתונים החיצוני ולהראות לך אילו נתונים זמינים. לאחר שאתה יוצר את השאילתה ומחזיר את הנתונים ל-Excel, Microsoft Query מספק את חוברת העבודה של Excel עם השאילתה והמידע של מקור הנתונים, כך שתוכל להתחבר מחדש למסד הנתונים כאשר ברצונך לרענן את הנתונים.

דיאגרמה של האופן שבו Query משתמש במקורות נתונים

שימוש ב-Microsoft Query לייבוא נתונים     כדי לייבא נתונים חיצוניים ל-Excel באמצעות Microsoft Query, בצע את השלבים הבסיסיים הבאים, שכל אחד מהם מתואר ביתר פירוט בסעיפים הבאים.

מהו מקור נתונים?     מקור נתונים הוא אוסף מידע מאוחסן המאפשר ל-Excel ול-Microsoft Query להתחבר למסד נתונים חיצוני. בעת שימוש ב-Microsoft Query כדי להגדיר מקור נתונים, אתה נותן שם למקור הנתונים ולאחר מכן מספק את השם ואת מיקום מסד הנתונים או השרת, את סוג מסד הנתונים ואת פרטי הכניסה והסיסמה שלך. המידע כולל גם את השם של מנהל התקן של OBDC או מנהל התקן של מקור נתונים, שהוא תוכנית היוצרת חיבורים לסוג ספציפי של מסד נתונים.

כדי להגדיר מקור נתונים באמצעות Microsoft Query:

  1. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה קבל נתונים חיצוניים , לחץ על ממקורות אחריםולאחר מכן לחץ על מתוך Microsoft Query.

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לציין מקור נתונים עבור מסד נתונים, קובץ טקסט או חוברת עבודה של Excel, לחץ על הכרטיסיה מסדי נתונים .

    • כדי לציין מקור נתונים של קוביית OLAP, לחץ על הכרטיסיה קוביות olap . כרטיסיה זו זמינה רק אם הפעלת את Microsoft Query מ-Excel.

  3. לחץ פעמיים על _LT_New Data Source>.

    -לחלופין-

    לחץ על _LT_New Data Source>ולאחר מכן לחץ על אישור.

    תיבת הדו ' יצירת מקור נתונים חדש ' מוצגת.

  4. בשלב 1, הקלד שם כדי לזהות את מקור הנתונים.

  5. בשלב 2, לחץ על מנהל התקן עבור סוג מסד הנתונים שבו אתה משתמש כמקור הנתונים.

    הערות: 

    • אם מסד הנתונים החיצוני שאליו ברצונך לגשת אינו נתמך על-ידי מנהלי התקנים של odbc המותקנים עם microsoft Query, עליך להשיג ולהתקין מנהל התקן odbc תואם microsoft Office מספק חיצוני, כגון יצרן ה מסד. פנה לספק מסד הנתונים לקבלת הוראות התקנה.

    • מסדי נתונים של OLAP אינם דורשים מנהלי התקנים של ODBC. בעת התקנת Microsoft Query, מנהלי התקנים מותקנים עבור מסדי נתונים שנוצרו באמצעות Microsoft SQL Server Analysis Services. כדי להתחבר למסדי נתונים אחרים של OLAP, עליך להתקין מנהל מערכת של מקור נתונים ותוכנת לקוח.

  6. לחץ על התחבר ולאחר מכן ספק את המידע הדרוש כדי להתחבר למקור הנתונים שלך. עבור מסדי נתונים, חוברות עבודה של Excel וקבצי טקסט, המידע שאתה מספק תלוי בסוג מקור הנתונים שבחרת. ייתכן שתתבקש לספק שם כניסה, סיסמה, גירסה של מסד הנתונים שבו אתה משתמש, מיקום מסד הנתונים או מידע אחר ספציפי לסוג מסד הנתונים.

    חשוב: 

    • השתמש בסיסמאות חזקות המשלבות אותיות רישיות ואותיות קטנות, מספרים וסמלים. סיסמאות חלשות אינן מערבבות רכיבים אלה. סיסמה חזקה: Y6dh!et5. סיסמה חלשה: House27. סיסמאות צריכות להכיל 8 תווים או יותר. ביטוי סיסמה המשתמש ב- 14 תווים או יותר עדיף.

    • חיוני שתזכור את הסיסמה שלך. אם תשכח את הסיסמה שלך, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה. שמור את הסיסמאות שאתה כותב במקום בטוח הרחק מהמידע המוגן באמצעות סיסמאות אלה.

  7. לאחר שתזין את המידע הנדרש, לחץ על אישור או על סיום כדי לחזור לתיבת הדו יצירת מקור נתונים חדש .

  8. אם מסד הנתונים שלך כולל טבלאות וברצונך שטבלה מסוימת תוצג באופן אוטומטי באשף השאילתות, לחץ על התיבה עבור שלב 4 ולאחר מכן לחץ על הטבלה הרצויה.

  9. אם אינך מעוניין להקליד את שם הכניסה והסיסמה שלך בעת שימוש במקור הנתונים, בחר את תיבת הסימון שמור את מזהה המשתמש והסיסמה שלי בהגדרת מקור הנתונים . הסיסמה שנשמרה אינה מוצפנת. אם תיבת הסימון אינה זמינה, עיין במנהל מסד הנתונים כדי לקבוע אם ניתן להפוך אפשרות זו לזמינה.

    הערת אבטחה: הימנע משמירת פרטי כניסה בעת התחברות למקורות נתונים. מידע זה עשוי להיות מאוחסן כטקסט רגיל, ומשתמש זדוני יכול לגשת למידע כדי לסכן את האבטחה של מקור הנתונים.

לאחר השלמת שלבים אלה, מופיע שם מקור הנתונים בתיבת הדו ' בחירת מקור נתונים ' .

שימוש באשף השאילתות עבור רוב השאילתות     אשף השאילתות מאפשר לך לבחור וליצור בקלות נתונים מטבלאות ושדות שונים במסד הנתונים שלך. באמצעות אשף השאילתות, באפשרותך לבחור את הטבלאות והשדות שברצונך לכלול. צירוף פנימי (פעולת שאילתה המציינת ששורות משתי טבלאות משולבות בהתבסס על ערכי שדה זהים) נוצרות באופן אוטומטי כאשר האשף מזהה שדה מפתח ראשי בטבלה אחת ובשדה בעל אותו שם בטבלה שניה.

באפשרותך גם להשתמש באשף כדי למיין את ערכת התוצאות ולבצע סינון פשוט. בשלב האחרון של האשף, באפשרותך לבחור להחזיר את הנתונים ל-Excel, או למקד את השאילתה ב-Microsoft Query. לאחר יצירת השאילתה, באפשרותך להפעיל אותה ב-Excel או ב-Microsoft Query.

כדי להפעיל את אשף השאילתות, בצע את השלבים הבאים.

  1. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה קבל נתונים חיצוניים , לחץ על ממקורות אחריםולאחר מכן לחץ על מתוך Microsoft Query.

  2. בתיבת הדו בחירת מקור נתונים , ודא שתיבת הסימון השתמש באשף השאילתות כדי ליצור/לערוך שאילתות נבחרה.

  3. לחץ פעמיים על מקור הנתונים שבו ברצונך להשתמש.

    -לחלופין-

    לחץ על מקור הנתונים שבו ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על אישור.

עבודה ישירה ב-Microsoft Query עבור סוגים אחרים של שאילתות     אם ברצונך ליצור שאילתה מורכבת יותר מאשר אשף השאילתות מאפשר, באפשרותך לעבוד ישירות ב-Microsoft Query. באפשרותך להשתמש ב-Microsoft Query כדי להציג ולשנות שאילתות שאתה מתחיל ליצור באשף השאילתות, או ליצור שאילתות חדשות ללא שימוש באשף. עבוד ישירות ב-Microsoft Query כאשר ברצונך ליצור שאילתות שמבצעות את הפעולות הבאות:

  • בחירת נתונים ספציפיים משדה     במסד נתונים גדול, ייתכן שתרצה לבחור חלק מהנתונים בשדה ולהשמיט נתונים שאינך זקוק להם. לדוגמה, אם אתה זקוק לנתונים עבור שניים מהמוצרים בשדה המכיל מידע עבור מוצרים רבים, באפשרותך להשתמש ב- קריטריונים כדי לבחור נתונים עבור שני המוצרים הרצויים בלבד.

  • אחזור נתונים בהתבסס על קריטריונים שונים בכל פעם שאתה מפעיל את השאילתה     אם עליך ליצור דוח או סיכום זהה של Excel עבור מספר אזורים באותם נתונים חיצוניים — כגון דוח מכירות נפרד עבור כל אזור — באפשרותך ליצור שאילתת פרמטר. בעת הפעלת שאילתת פרמטר, אתה מתבקש להשתמש בערך כקריטריון כאשר השאילתה בוחרת רשומות. לדוגמה, שאילתת פרמטר עשויה לבקש ממך להזין אזור ספציפי, ובאפשרותך לעשות שימוש חוזר בשאילתה זו כדי ליצור כל אחד מדוחות המכירות האזוריות שלך.

  • הצטרפות לנתונים בדרכים שונות     הצירופים הפנימיים שאשף השאילתות יוצר הם סוג הצירוף הנפוץ ביותר המשמש ביצירת שאילתות. לעתים, עם זאת, ברצונך להשתמש בסוג אחר של צירוף. לדוגמה, אם יש לך טבלה של מידע אודות מכירות מוצרים וטבלה של מידע לקוחות, צירוף פנימי (הסוג שנוצר על-ידי אשף השאילתות) ימנע את האחזור של רשומות לקוחות עבור לקוחות שלא ביצעו רכישה. באמצעות Microsoft Query, באפשרותך להצטרף לטבלאות אלה כך שכל רשומות הלקוחות יאוחזרו, יחד עם נתוני מכירות עבור לקוחות שביצעו רכישות.

כדי להפעיל את Microsoft Query, בצע את השלבים הבאים.

  1. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה קבל נתונים חיצוניים , לחץ על ממקורות אחריםולאחר מכן לחץ על מתוך Microsoft Query.

  2. בתיבת הדו בחירת מקור נתונים , ודא שתיבת הסימון השתמש באשף השאילתות כדי ליצור/לערוך שאילתות היא נקיה.

  3. לחץ פעמיים על מקור הנתונים שבו ברצונך להשתמש.

    -לחלופין-

    לחץ על מקור הנתונים שבו ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על אישור.

שימוש חוזר ושיתוף של שאילתות     הן באשף השאילתות והן בשאילתת Microsoft, באפשרותך לשמור את השאילתות שלך כקובץ. dqy שבאפשרותך לשנות, לעשות בו שימוש חוזר ולשתף. Excel יכול לפתוח קבצי. dqy ישירות, מה שמאפשר לך או למשתמשים אחרים ליצור טווחי נתונים חיצוניים נוספים מאותה שאילתה.

כדי לפתוח שאילתה שנשמרה מ-Excel:

  1. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה קבל נתונים חיצוניים , לחץ על ממקורות אחריםולאחר מכן לחץ על מתוך Microsoft Query. תיבת הדו ' בחירת מקור נתונים ' מוצגת.

  2. בתיבת הדו בחירת מקור נתונים , לחץ על הכרטיסיה שאילתות.

  3. לחץ פעמיים על השאילתה שנשמרה שברצונך לפתוח. השאילתה מוצגת ב-Microsoft Query.

אם ברצונך לפתוח שאילתה שנשמרה ושאילתה של Microsoft כבר פתוחה, לחץ על תפריט קובץ השאילתה של microsoft ולאחר מכן לחץ על פתח.

אם תלחץ פעמיים על קובץ. dqy, Excel ייפתח, יפעיל את השאילתה ולאחר מכן יוסיף את התוצאות לגליון עבודה חדש.

אם ברצונך לשתף סיכום או דוח של Excel המבוססים על נתונים חיצוניים, באפשרותך להעניק למשתמשים אחרים חוברת עבודה המכילה טווח נתונים חיצוני, או ליצור תבנית. תבנית מאפשרת לך לשמור את הסיכום או הדוח מבלי לשמור את הנתונים החיצוניים כך שהקובץ יהיה קטן יותר. הנתונים החיצוניים מאוחזרים כאשר משתמש פותח את תבנית הדוח.

לאחר יצירת שאילתה באשף השאילתות או ב-Microsoft Query, באפשרותך להחזיר את הנתונים לגליון עבודה של Excel. הנתונים הופכים לטווח נתונים חיצוני או דוח PivotTable שניתן לעצב ולרענן.

עיצוב נתונים שאוחזרו     ב-Excel, באפשרותך להשתמש בכלים, כגון תרשימים או סכומי ביניים אוטומטיים, להציג ולסכם את הנתונים שאוחזרו על-ידי Microsoft Query. באפשרותך לעצב את הנתונים, והעיצוב יישמר בעת רענון הנתונים החיצוניים. באפשרותך להשתמש בתוויות עמודה משלך במקום בשמות השדות ולהוסיף מספרי שורות באופן אוטומטי.

Excel יכול לעצב באופן אוטומטי נתונים חדשים שאתה מקליד בסוף טווח כדי להתאים לשורות הקודמות. Excel יכול גם להעתיק באופן אוטומטי נוסחאות שחוזרות על עצמן בשורות הקודמות ומרחיב אותן לשורות נוספות.

הערה: כדי להרחיב לשורות חדשות בטווח, התבניות והנוסחאות חייבות להופיע בשלוש מתוך חמש השורות הקודמות לפחות.

באפשרותך להפעיל אפשרות זו (או לבטל אותה שוב) בכל עת:

  1. לחץ על קובץ >‏ אפשרויות >‏ מתקדם.

    ב- Excel 2007: לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , לחץ על אפשרויות Excelולאחר מכן לחץ על הקטגוריה מתקדם .

  2. במקטע אפשרויות עריכה , בחר באפשרות הרחב את התבניות של טווח הנתונים ובדיקת הנוסחאות . כדי לבטל שוב את עיצוב טווח הנתונים האוטומטי, נקה תיבת סימון זו.

רענון נתונים חיצוניים     בעת רענון נתונים חיצוניים, עליך להפעיל את השאילתה כדי לאחזר נתונים חדשים או נתונים שהשתנו התואמים למפרטים שלך. באפשרותך לרענן שאילתה הן ב-Microsoft Query והן ב-Excel. Excel מספק כמה אפשרויות לרענון שאילתות, כולל רענון הנתונים בכל פעם שאתה פותח את חוברת העבודה ומרענן אותה באופן אוטומטי במרווחי זמן קצובים. באפשרותך להמשיך לעבוד ב-Excel בזמן רענון הנתונים, ובאפשרותך גם לבדוק את המצב בזמן רענון הנתונים. לקבלת מידע נוסף, ראה רענון נתונים מחוברים (מיובאים).

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×