שימוש ב- Microsoft Query לאחזור נתונים חיצוניים

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

באפשרותך להשתמש ב- Microsoft Query לאחזור נתונים ממקורות חיצוניים. באמצעות Microsoft Query לאחזור נתונים במסדי נתונים של חברות ומקבצי שלך, אין צורך להקליד מחדש את הנתונים שברצונך לנתח ב- Excel. כמו כן, ניתן לרענן את דוחות Excel וסיכומים באופן אוטומטי ממסד הנתונים המקור המקורי בכל פעם שמסד הנתונים מתעדכן במידע חדש.

באמצעות Microsoft Query, אתה יכול להתחבר למקורות נתונים חיצוניים, בחר נתונים ממקורות חיצוניים אלה, לייבא הנתונים לתוך גליון העבודה ולאחר לרענן את הנתונים במידת הצורך כדי לסנכרן את נתוני גליון העבודה עם נתוני במקורות חיצוניים.

סוגים של מסדי נתונים שתוכל לגשת     תוכל לאחזר נתונים ממספר סוגים של מסדי נתונים, כולל Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server ו- Microsoft SQL Server OLAP Services. כמו כן, באפשרותך לאחזר נתונים מחוברות עבודה של Excel ומקבצי טקסט.

Microsoft Office מספק מנהלי התקנים שתוכל להשתמש בהם כדי לאחזר נתונים ממקורות הנתונים הבאים:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (ספק OLAP )

  • מחוון ביצועי מפתח

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • מסדי נתונים של קובץ טקסט

באפשרותך להשתמש גם מנהלי התקנים של ODBC או מנהלי התקנים של מקורות נתונים של יצרנים אחרים כדי לאחזר מידע ממקורות נתונים שאינם מפורטים כאן, לרבות סוגים אחרים של מסדי נתונים של OLAP. לקבלת מידע אודות התקנת מנהל התקן ODBC או מנהל התקן מקור נתונים שאינו מופיע כאן, עיין בתיעוד עבור מסד הנתונים או פנה לספק מסד הנתונים שלך.

בחירת נתונים ממסד נתונים     אחזור נתונים ממסד נתונים על-ידי יצירת שאילתה, שהיא שאלה אודות נתונים המאוחסנים במסד נתונים חיצוני. לדוגמה, אם הנתונים שלך מאוחסנים במסד נתונים של Access, כדאי לך לדעת את נתוני המכירות עבור מוצר ספציפי לפי אזור. באפשרותך לאחזר חלק מהנתונים על-ידי בחירת הנתונים עבור המוצר והאזור שברצונך לנתח.

באמצעות Microsoft Query, באפשרותך לבחור את עמודות הנתונים הרצויים ולייבא רק את הנתונים אשר ל- Excel.

עדכון גליון העבודה בפעולה אחת     כאשר יש לך נתונים חיצוניים בחוברת עבודה של Excel, בכל פעם שינוי של מסד הנתונים, באפשרותך רענון הנתונים כדי לעדכן את הניתוח — מבלי שיהיה צורך ליצור מחדש את דוחות הסיכום ותרשימים שלך. לדוגמה, שבאפשרותך ליצור סיכום מכירות חודשי ולרענן אותו מדי חודש, כאשר נתוני המכירות החדשים מגיעים.

כיצד Microsoft Query משתמש במקורות נתונים     לאחר הגדרת מקור נתונים עבור מסד נתונים מסוים, באפשרותך להשתמש בו בכל פעם שתרצה ליצור שאילתה לבחירה ואחזור של נתונים מאותו מסד נתונים — ללא צורך להקליד מחדש את כל מידע החיבור. Microsoft Query משתמש במקור הנתונים כדי להתחבר למסד הנתונים החיצוני כדי להראות לך אילו נתונים זמינה. לאחר שאתה יוצר את השאילתה להחזיר את הנתונים ל- Excel, Microsoft Query מספק את חוברת העבודה של Excel עם מידע של מקורות נתונים והן השאילתה כך באפשרותך להתחבר מחדש למסד הנתונים כאשר ברצונך לרענן את הנתונים.

דיאגרמה של האופן שבו Query משתמש במקורות נתונים

שימוש ב- Microsoft Query לייבוא הנתונים    כדי לייבא נתונים חיצוניים לתוך Excel באמצעות Microsoft Query, בצע את השלבים הבסיסיים, שכל אחד מהם מתואר בפירוט רב יותר בסעיפים הבאים.

מהו מקור נתונים?     מקור נתונים הוא ערכת מאוחסנת מידע המאפשר Excel ו- Microsoft Query להתחבר למסד נתונים חיצוני. כאשר אתה משתמש ב- Microsoft Query כדי להגדיר מקור נתונים, תן שם מקור הנתונים ולאחר מכן ספק את השם והמיקום של מסד הנתונים או השרת, הסוג של מסד הנתונים ואת פרטי הכניסה ואת הסיסמה שלך. המידע כולל גם השם של מנהל התקן OBDC או מנהל התקן מקור נתונים, שהיא תוכנית שיוצרת חיבורים לסוג מסוים של מסד הנתונים.

כדי להגדיר מקור נתונים באמצעות Microsoft Query:

  1. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה קבל נתונים חיצוניים, לחץ על ממקורות אחרים ולאחר מכן לחץ על מתוך Microsoft Query.

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לציין מקור נתונים עבור מסד נתונים, קובץ טקסט או חוברת עבודה של Excel, לחץ על הכרטיסיה מסדי נתונים.

    • כדי לציין מקור נתונים של קוביות OLAP, לחץ על הכרטיסיה קוביות OLAP. כרטיסיה זו זמינה רק אם הפעלת את Microsoft Query מ- Excel.

  3. לחץ פעמיים על < מקור נתונים חדש >.

    -לחלופין-

    לחץ על < מקור נתונים חדש > ולאחר מכן לחץ על אישור.

    תיבת הדו-שיח יצירת מקור נתונים חדש מוצגת.

  4. בשלב 1, הקלד שם כדי לזהות את מקור הנתונים.

  5. בשלב 2, לחץ על מנהל התקן עבור סוג מסד הנתונים שבה אתה משתמש כמקור הנתונים שלך.

    הערות: 

    • אם מסד הנתונים החיצוני שבו ברצונך לגשת אינו נתמך על-ידי מנהלי ההתקנים של ODBC, המותקנות עם Microsoft Query ולאחר מכן עליך להשיג ולהתקין מנהל התקן ODBC תואם ל- Microsoft Office מספק חיצוני, כגון היצרן מסד נתונים. פנה לספק מסד הנתונים לקבלת הוראות התקנה.

    • מסדי נתונים של OLAP אינם מצריכים מנהלי התקנים של ODBC. בעת התקנת Microsoft Query, מנהלי התקנים מותקנים עבור מסדי נתונים שנוצרו על-ידי שימוש ב- Microsoft SQL Server Analysis Services. כדי להתחבר למסד נתונים אחר OLAP, עליך להתקין מנהל התקן של מקור נתונים ותוכנות לקוח.

  6. לחץ על התחבר ולאחר מכן ספק את המידע הדרוש כדי להתחבר למקור הנתונים שלך. עבור מסדי נתונים, חוברות עבודה של Excel וקבצי טקסט, המידע שאתה מספק תלוי בסוג מקור הנתונים שבחרת. ייתכן שתתבקש לספק שם כניסה, סיסמה, את הגירסה של מסד הנתונים שבו אתה משתמש, המיקום של מסד הנתונים או מידע ספציפי לסוג מסד נתונים אחר.

    חשוב: 

    • השתמש בסיסמאות חזקות המשלבות אותיות רישיות ואותיות קטנות, מספרים וסמלים. סיסמאות חלשות אינן מערבבות רכיבים אלה. סיסמה חזקה: Y6dh!et5. סיסמה חלשה: House27. סיסמאות צריכות להכיל 8 תווים או יותר. ביטוי סיסמה המשתמש ב- 14 תווים או יותר עדיף.

    • חיוני שתזכור את הסיסמה שלך. אם תשכח את הסיסמה שלך, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה. שמור את הסיסמאות שאתה כותב במקום בטוח הרחק מהמידע המוגן באמצעות סיסמאות אלה.

  7. לאחר הזנת את המידע הנדרש, לחץ על אישור או על סיום כדי לחזור אל תיבת הדו-שיח יצירת מקור נתונים חדש.

  8. אם מסד הנתונים שלך כולל טבלאות וברצונך שטבלה מסוימת תופיע אוטומטית באשף השאילתות, לחץ על התיבה של שלב 4 ולאחר מכן לחץ על הטבלה הרצויה.

  9. אם אינך מעוניין להקליד את שם הכניסה ואת הסיסמה בעת שימוש במקור הנתונים, בחר את תיבת הסימון שמור את מזהה המשתמש והסיסמה שלי בהגדרת מקור הנתונים. הסיסמה שנשמרה אינה מוצפנת. אם תיבת הסימון אינה זמינה, פנה למנהל מסד הנתונים כדי לקבוע אם אפשרות זו שניתן להפוך אותם לזמינים.

    הערת אבטחה: הימנע שמירת פרטי כניסה בעת חיבור למקורות נתונים. ניתן לאחסן מידע זה כטקסט רגיל ולאחר שמשתמש זדוני עשויה לגשת למידע ולחשוף את האבטחה של מקור הנתונים.

לאחר השלמת שלבים אלה, שם מקור הנתונים שלך מופיע בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים.

שימוש באשף השאילתות עבור רוב השאילתות     אשף השאילתות מקל עליך לבחור ולקבץ נתונים מטבלאות שונות או שדות במסד הנתונים שלך. באמצעות אשף שאילתת, באפשרותך לבחור את הטבלאות והשדות שברצונך לכלול. צירוף פנימי (פעולת שאילתה המציין כי השורות משתי הטבלאות משולבים בהתבסס על ערכי שדות זהים) נוצר באופן אוטומטי כאשר האשף מזהה שדה מפתח ראשי בטבלה אחת ושדה בעלי אותו שם בטבלה השניה.

כמו כן, באפשרותך להשתמש באשף כדי למיין את ערכת התוצאות וכדי לבצע סינון פשוט. בשלב האחרון של האשף, באפשרותך לבחור להחזיר את הנתונים ל- Excel, או למקד עוד יותר את השאילתה ב- Microsoft Query. לאחר שתיצור את השאילתה, באפשרותך להפעיל אותו ב- Excel או ב- Microsoft Query.

כדי להפעיל את אשף השאילתות, בצע את השלבים הבאים.

  1. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה קבל נתונים חיצוניים, לחץ על ממקורות אחרים ולאחר מכן לחץ על מתוך Microsoft Query.

  2. בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים, ודא כי תיבת הסימון השתמש באשף השאילתות כדי ליצור/לערוך שאילתות נבחרה.

  3. לחץ פעמיים על מקור הנתונים שבו ברצונך להשתמש.

    -לחלופין-

    לחץ על מקור הנתונים שבו ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על אישור.

עבוד ישירות ב- Microsoft Query עבור סוגים אחרים של שאילתות     אם ברצונך ליצור שאילתה מורכבת יותר מאשר באשף השאילתות, תוכל לעבוד ישירות ב- Microsoft Query. באפשרותך להשתמש ב- Microsoft Query כדי להציג וכדי לשנות שאילתות שהתחלת ליצור באשף השאילתות, או באפשרותך ליצור שאילתות חדשות מבלי להשתמש באשף. עבוד ישירות ב- Microsoft Query כאשר ברצונך ליצור שאילתה בצע את הפעולות הבאות:

  • בחר נתונים ספציפיים משדה     במסד נתונים גדול, ייתכן שתרצה לבחור חלק מהנתונים בשדה ולהשמיט נתונים שאינך זקוק. לדוגמה, אם דרושים לך נתונים עבור שניים מהמוצרים בשדה המכיל מידע עבור מוצרים רבים, באפשרותך להשתמש ב- קריטריונים כדי לבחור נתונים עבור שני המוצרים בלבד הרצוי.

  • אחזור נתונים בהתבסס על קריטריונים שונים בכל פעם שאתה מפעיל את השאילתה     אם עליך ליצור את אותם דוחות Excel או סיכום עבור מספר תחומים באותם נתונים חיצוניים — כגון דוח מכירות נפרד לכל אזור — באפשרותך ליצור של שאילתת פרמטר. בעת הפעלת שאילתת פרמטר, תתבקש לספק ערך שישמש הקריטריון כאשר השאילתה בוחרת רשומות. לדוגמה, שאילתת פרמטר עשויה לבקש ממך להזין אזור מסוים ולאחר ותוכל היתה ולהשתמש בשאילתה זו כדי ליצור כל הדוחות שלך מכירות אזוריות.

  • צירוף נתונים בדרכים שונות     הצירופים הפנימיים שאשף השאילתות יוצר הם הסוג הנפוץ ביותר של הצירופים המשמשים ביצירת שאילתות. לעתים, עם זאת, שבה ברצונך להשתמש בסוג אחר של צירוף. לדוגמה, אם יש לך טבלה של נתוני מכירות מוצרים וטבלה של מידע אודות לקוחות, צירוף פנימי (סוג הצירוף שנוצר באשף השאילתות) ימנע האחזור של רשומות לקוחות עבור לקוחות שלא ביצעו רכישה. באמצעות Microsoft Query, באפשרותך לצרף טבלאות אלה כך שכל רשומות הלקוחות מאוחזרים, יחד עם נתוני מכירות עבור הלקוחות שביצעו רכישות.

כדי להפעיל את Microsoft Query, בצע את השלבים הבאים.

  1. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה קבל נתונים חיצוניים, לחץ על ממקורות אחרים ולאחר מכן לחץ על מתוך Microsoft Query.

  2. בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים, ודא כי תיבת הסימון השתמש באשף השאילתות כדי ליצור/לערוך שאילתות נוקה.

  3. לחץ פעמיים על מקור הנתונים שבו ברצונך להשתמש.

    -לחלופין-

    לחץ על מקור הנתונים שבו ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על אישור.

שימוש חוזר ושיתוף שאילתות     באשף השאילתות והן Microsoft Query, באפשרותך לשמור את השאילתות שלך כקובץ. dqy שלא ניתן לשנות, שימוש חוזר, ולשתף. Excel יכול לפתוח ולהשתמש המאפשרת לך או למשתמשים אחרים ליצור טווחי נתונים חיצוניים נוספים מאותה השאילתה.

כדי לפתוח שאילתה שמורה מ- Excel:

  1. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה קבל נתונים חיצוניים, לחץ על ממקורות אחרים ולאחר מכן לחץ על מתוך Microsoft Query. תיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים מוצגת.

  2. בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים, לחץ על הכרטיסיה שאילתות.

  3. לחץ פעמיים על השאילתה השמורה שברצונך לפתוח. השאילתה מוצג ב- Microsoft Query.

אם ברצונך לפתוח שאילתה שנשמרה Microsoft Query כבר פתוח, לחץ על תפריט קובץ של Microsoft Query ולאחר מכן לחץ על פתח.

אם תלחץ פעמיים על קובץ. dqy, Excel פותח, מפעיל את השאילתה ולאחר מכן מוסיף את התוצאות בגליון עבודה חדש.

אם ברצונך לשתף סיכום או של Excel דוח המבוסס על נתונים חיצוניים, באפשרותך לתת למשתמשים אחרים חוברת עבודה המכילה טווח נתונים חיצוני, או באפשרותך ליצור של תבנית. תבנית מאפשרת לך לשמור את הסיכום או הדוח מבלי לשמור את הנתונים החיצוניים, כך שהקובץ קטן יותר. הנתונים החיצוניים מאוחזרים כאשר משתמש פותח את תבנית הדוח.

לאחר יצירת שאילתה בתצוגת השימוש באשף השאילתות או Microsoft Query, באפשרותך להחזיר את הנתונים לגליון עבודה של Excel. הנתונים יהפכו של טווח נתונים חיצוני או דוח PivotTable באפשרותך לעצב ולרענן.

עיצוב נתונים מאוחזרים     ב- Excel, באפשרותך להשתמש בכלים, כגון תרשימים או סכומי ביניים אוטומטיים כדי להציג וכדי לסכם את הנתונים שאוחזרו על-ידי Microsoft Query. באפשרותך לעצב את הנתונים ולאחר מכן העיצוב שלך נשמר בעת רענון הנתונים החיצוניים. באפשרותך להשתמש בתוויות העמודה משלך במקום שמות השדות, ולהוסיף מספרי שורות באופן אוטומטי.

Excel באפשרותך לעצב באופן אוטומטי נתונים חדשים שאתה מקליד בסוף הטווח כך שיהיו תואמים לשורות הקודמות. Excel יכול להעתיק גם באופן אוטומטי נוסחאות החוזרות על עצמן בשורות הקודמות ולהחיל אותן על שורות נוספות.

הערה: כדי לבצע הרחבה לשורות חדשות בטווח, עיצובים ונוסחאות להופיע לפחות שלוש מתוך חמש השורות הקודמות.

באפשרותך להפעיל אפשרות זו (או לבטל אותה שוב) בכל עת:

  1. לחץ על קובץ >‏ אפשרויות >‏ מתקדם.

    ב- Excel 2007: לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , לחץ על אפשרויות Excel ולאחר מכן לחץ על הקטגוריה מתקדם.

  2. במקטע אפשרויות עריכה, בחר בדוק טווח נתונים הרחב עיצובים ונוסחאות. כדי לבטל נתונים אוטומטי עיצובי שוב, נקה תיבת סימון זו.

רענון נתונים חיצוניים     בעת רענון נתונים חיצוניים, תוכל להפעיל את השאילתה כדי לאחזר נתונים חדשים או ששונו התואמת מפרטים שלך. באפשרותך לרענן שאילתה ב- Microsoft Query ו- Excel. Excel מספק מספר אפשרויות לרענון שאילתות, לרבות רענון הנתונים בכל פעם שתפתח את חוברת העבודה ורענון אוטומטי במרווחי זמן קצובים. באפשרותך להמשיך לעבוד ב- Excel בעת רענון נתונים, באפשרותך גם לבדוק את המצב בעת רענון הנתונים. לקבלת מידע נוסף, ראה רענון נתונים מחוברים (מיובאים).

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×