שימוש ב-Access או Excel לניהול נתונים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

Microsoft Access, Microsoft Excel מחזיק קווי דמיון רבים, ניתן להקשות להחליט איזו תוכנית עליך להשתמש. לדוגמה, שתי התוכניות באפשרותך לאחסן כמויות גדולות של נתונים, להפעיל שאילתות רב-עוצמה וכלי ניתוח נתונים אלה ולגזור ולבצע חישובים מורכבים מחזירה את הנתונים הדרושים לך.

עם זאת, כל תוכנית יש יתרונות נקה, בהתאם לסוג הנתונים שאתה מנהל ואת מה ברצונך לעשות עם נתונים אלה. לדוגמה, אם היא נמצאת המטרה שלך כדי לשמור על תקינות נתונים בתבנית שניתן לגשת אליו על-ידי משתמשים מרובים, Access היא הבחירה הטובה ביותר, בעוד ש- Excel מתאים עבור נתונים מספריים מורכבים שברצונך לנתח באופן מעמיק יותר.

במקרים רבים, באפשרותך להשתמש בשני תוכניות, הפעלת כל עבור המטרה שאליה היא המתאימה ביותר. באופן כללי, היא טובה יותר לניהול נתוני Access: סיוע להשאיר מאורגנת, קל לחפש וזמין למשתמשים מרובים בו-זמנית. Excel הוא בדרך כלל טובה יותר עבור ניתוח נתונים: ביצוע חישובים מורכבים, סיור האפשריות והפקת תרשימים באיכות גבוהה. אם אתה משתמש ב- Access כדי לאחסן את הנתונים ו- Excel כדי לנתח אותו, באפשרותך לקבל את היתרונות של שתי התוכניות.

לפני שתחליט איזו תוכנית לשימוש, ייתכן שתרצה להשוות בין היתרונות של כל תוכנית, למד כאשר מומלץ להשתמש אחת מהגירסאות וגלה כיצד לעבוד עם שתי התוכניות להשגת התוצאות הרצויות.

הערה: כל חבילות Microsoft Office כלול Excel, אך לא כל חבילות גישה למורה

השוואה בין היתרונות של כל תוכנית

בחירת התוכנית המתאימה חיוני אם ברצונך לגשת ולעדכן את המידע שלך עם ביצועים מיטביים ודיוק. כדי לגלות איזו תוכנית מתאימה במיוחד עבור הפעילויות שברצונך לבצע, כדאי השוואה בין היתרונות המכיל כל תוכנית להציע בנוגע אחסון נתונים, ניתוח נתונים, שיתוף פעולה מרובה משתמשים ואבטחה.

שטוח לעומת נתונים יחסיים    כדי לעזור לך להחליט איזו תוכנית הוא המתאים ביותר עבור אחסון הנתונים שלך, שאל את עצמך את השאלה הבאה: האם הנתונים יחסיים או לא? נתונים שניתן להזין ביעילות בטבלה בודדת או גליון העבודה נקרא נתונים שטוחים או nonrelational . לדוגמה, אם ברצונך ליצור רשימה פשוטה של לקוחות, עם אדם אחד בלבד של כתובת והקשר עבור כל לקוח, Excel עשוי להיות בחירה טובה יותר. עם זאת, אם ברצונך לאחסן את רשימת לקוחות מורכבות יותר המכילה חיוב ואת כתובות משלוח עבור כל לקוח או איש קשר אנשים מרובים עבור כל לקוח, Access הוא הפתרון טובה יותר.

ב- מסד נתונים יחסי, תוכל לארגן את המידע שלך לטבלאות מרובות. במסד נתונים יחסי מעוצב היטב, כל טבלה שטוח והוא מכיל מידע אודות סוג נתונים אחד בלבד. לדוגמה, אם אתה יוצר מסד נתונים של לקוח, שמות הלקוחות יש לאחסן בטבלה אחת, בעוד לקוחות אלה וחיוב כתובות משלוח יאוחסנו בטבלה נפרדת. אחסון כתובות בנפרד משמות נובע כדאי לכל לקוח יכולים להיות יותר מכתובת אחת, וברצונך לאפשר למשתמשים להזין מספר כתובות עבור כל לקוח מבלי להזין מחדש את שם הלקוח עבור כל כתובת.

מקומי לעומת נתונים חיצוניים    באפשרותך להשתמש ב- Access כדי להתחבר לנתונים מתוך מגוון של מקורות נתונים חיצוניים, כך באפשרותך להציג, השאילתה, ולערוך נתונים אלה מבלי לייבא אותו. לדוגמה, Access מספק פקודות כדי להתחבר לנתונים קיים מסד נתונים של Microsoft SQL Server, קובץ dBASE או תיקיית Outlook, יחד עם מקורות נתונים רבים אחרים. באפשרותך להשתמש ב- Excel כדי להתחבר למגוון רחב של מקורות נתונים, כולל Access, SQL Server ומסדי נתונים של Analysis Services, וטקסט קבצי XML ומקורות נתונים של ODBC ו- OLE DB. עם זאת, לא ניתן לערוך את הנתונים כדי לשנות את נתוני המקור באמצעות ממשק המשתמש של Excel.

Access ו- Excel מספקות פקודות כדי להתחבר לנתונים ברשימות Windows SharePoint Services. עם זאת, Excel מספק רק חיבור לקריאה בלבד לרשימות SharePoint; בעוד ש- Access מאפשר לך לקרוא ולכתוב נתונים לרשימות SharePoint.

תקינות נתונים לעומת גמישות    המזהים הייחודיים לסייע בשמירה על תקינות הנתונים ולהבטיח שהם לא שתי שורות (או רשומות) מכילים נתונים זהים בדיוק. המזהים הייחודיים גם מספקים הדרך המהירה ביותר כדי לאחזר נתונים בעת לחפש או למיין את הנתונים שלך. ב- Access, באפשרותך להשתמש בסוג הנתונים מספור אוטומטי כדי ליצור באופן אוטומטי מזהה ייחודי עבור כל רשומה. לאחר מכן באפשרותך להשתמש מזהי אלה כדי לקשר רשומות בטבלה אחת לרשומות אחד או יותר בטבלה אחרת.

מבנה שמחיל גישה לנתוני מסייע להבטיח תקינות נתונים. Access באפשרותך לדרוש רשומות חדשות בטבלה אחת ערך קיים המתאים בטבלה אחרת, כך לא ניתן ליצור רשומות "מיותמות". לדוגמה, ברצונך להיות הזמנה לא נכלל פרטי הלקוח. Access באפשרותך לדרוש בכל רשומה חדשה בטבלה Orders מכיל ערך המתאים של לקוח בטבלה Customers. הדבר נדרש תכתובת מהערכים נקרא שלמות הקשרים.

באפשרותך גם לאכוף אילוצים וכללים משלך כדי להבטיח עוד יותר את הנתונים הוזן כראוי. Excel מאפשר לך להזין נתונים באופן יותר חופשית, אך מאחר ש- Excel אינו תומך נתונים יחסיים, אין אפשרות לתמוך שלמות הקשרים בין הטבלאות. עם זאת, באפשרותך להשתמש בפקודה אימות נתונים כדי לשלוט הזנת נתונים ב- Excel.

ביצוע שאילתות    אם יש לך לעתים קרובות להציג את הנתונים שלך במגוון דרכים, בהתאם שינוי תנאים או אירועים, Access ייתכן בחירה טובה יותר עבור אחסון ועבודה עם הנתונים שלך. Access מאפשר לך להשתמש שאילתות שפת שאילתות מובנית (SQL) כדי לאחזר במהירות רק את השורות והעמודות של הנתונים הרצויים, אם כלול את הנתונים בטבלה אחת או טבלאות רבות. כמו כן, באפשרותך להשתמש בביטויים בשאילתות כדי ליצור שדות מחושבים. שימוש בביטוי ב- Access דומה תהליך השימוש נוסחאות ב- Excel כדי לחשב ערכים. באפשרותך גם להשתמש שאילתות Access כדי לסכם את הנתונים וכדי להציג ערכי צבירה, כגון סכומים, ממוצעים ספירות.

מידול    ב- Excel, באפשרותך להשתמש בכלים ניתוח "מה-אם" כדי לחזות את התוצאה של מודל של גליון עבודה. ניתוח מה-אם ' מאפשר לך להפעיל תרחישים שונים על הנתונים שלך, כגון מקרה מיטבי ותרחישים המקרה הגרוע ביותר, והשווה את הנתונים המתקבלים מהתרחישים כמה על דוח סיכום. תכונה דומה ללא זמינה ב- Access.

Pivoting ויצירת תרשימים    בתוכניות שני, באפשרותך ליצור דוחות PivotTable ותרשימי PivotTable. עם זאת, Excel מספק PivotTable מתקדמת יותר ודיווח על תכונות של יצירת תרשימים מ- Access מבצע. אם בכוונתך ליצור דוחות PivotTable נרחבת או לספק תרשימים בעלי מראה מקצועי באופן קבוע, עליך להשתמש דיווח PivotTable או PivotTable שרטוט תרשימים ב- Excel במקום אותן תכונות ב- Access.

Access ו- Excel יכול לשמש בסביבות שיתופית, כגון Windows SharePoint Services ומיקומים משותפים של קבצים רשת, אך קיימים הבדלים אופן שוניתן לגשת אליהן את הנתונים על-ידי משתמשים מרובים.

גישת משתמשים מרובים לנתונים    תחת פעולה רגילה, Access מאפשר למשתמשים מרובים על-ידי פתיחת מסד נתונים יחיד בבת אחת; אפשרות זו פועלת היטב מאחר ש- Access נועל רק את הנתונים שאתה עורך; כתוצאה מכך, משתמשים אחרים, באפשרותך לערוך רשומות שונות מבלי התנגשויות. ב- Excel, באפשרותך לשתף חוברת עבודה עם משתמשים אחרים, אך פונקציות שיתוף פעולה מרובה משתמשים הטובה ביותר כאשר משתמשים עובדים על הנתונים בחוברת עבודה זו במועדים שונים במקום בו-זמנית. למעשה, משתמשים של מסד נתונים של Access לשתף פעולה ערכת נתונים, ולעבוד משתמשים חוברת עבודה של Excel על המסמך.

משתמש ב- Windows SharePoint Services עבור שיתוף פעולה    שילוב שתי התוכניות עם טכנולוגיות Microsoft Windows SharePoint Services, כגון ספריות מסמכים ורשימות SharePoint.

Access מספק מגוון דרכים לשיתוף פעולה עם משתמשים מרובים באתר SharePoint. לדוגמה, ניתן להעלות מלא מסד נתונים בספריית מסמכים של Windows SharePoint Services, הפיכת טפסים ודוחות הזמינות תצוגות Windows SharePoint Services, ולקשר מסד נתונים כדי לנתונים המאוחסנים ברשימות SharePoint.

Excel מספק את הדרך היחידה לשיתוף פעולה עם משתמשים מרובים באתר SharePoint Services. באפשרותך להעלות חוברת עבודה ל- Windows SharePoint Services, ספריות מסמכים, שבו משתמשים בודדים יכולים להוציא את חוברת העבודה כדי לבצע שינויים, מניעה ממשתמשים אחרים שינוי חוברת העבודה בבת אחת. משתמשים יכולים לערוך חוברת עבודה מבלי לבדוק אותו מחוץ ספריית המסמכים, ובמקרה עליך לתאם עם משתמשים אחרים כדי למנוע התנגשויות נתונים.

באמצעות תיקיות רשת לשיתוף פעולה    אם אתה מאחסן מסד נתונים של Access בתיקיית רשת משותפת, משתמשים מרובים יכולים לפתוח את מסד הנתונים ועבודה עם הנתונים שלה בו-זמנית. רשומות בודדות נעולים כשמשתמש אותם עורך. אם אתה מאחסן חוברת עבודה של Excel בתיקיית רשת משותפת, משתמש אחד בלבד, באפשרותך לערוך את חוברת העבודה בכל פעם. למטרות צפייה, משתמשים מרובים באפשרותך לפתוח את חוברת העבודה כאשר משתמש אחר עורך אותו, אך משתמשים אלה אין באפשרותך לבצע שינויים בנתונים עד שהמשתמש מי עורך את חוברת העבודה יסגור אותו.

שתי התוכניות מספקות תכונות דומה — סיסמאות והצפנה — העשויים לסייע לך למנוע אובדן נתונים והגנה על הנתונים שלך מפני גישה לא מורשית. עם זאת, קיימים כמה הבדלים בין Access ובין Excel ברמת המשתמש כיצד נתונים הגנה אפשרי.

מניעת אובדן נתונים    ב- Access, העבודה תישמר באופן רציף כך, במקרה של כשל בלתי צפוי, לא סביר לאבד עבודה רבה (אם קיימת). עם זאת, מאחר ש- Access שומר את עבודתך באופן רציף, הוא גם מאפשר לך לבצע שינויים תחליט מאוחר יותר שרצית לבצע. כדי להבטיח שלא תוכל לשחזר את מסד הנתונים באופן שהרצוי לך, עליך ליצור עותק גיבוי של קובץ מסד הנתונים לפי לוח זמנים בהתאם לצרכים שלך. ניתן לשחזר מסד נתונים שלם מגיבוי, או לשחזר רק את הטבלה או אובייקט אחר של מסד הנתונים הדרושים לך. אם אתה משתמש של כלי הגיבוי של מערכת קבצים, באפשרותך גם להשתמש עותק של מסד נתונים מגיבוי מערכת קובץ כדי לשחזר את הנתונים שלך. ב- Excel, באפשרותך לשמור מידע שחזור אוטומטי במרווחי זמן מוגדרים כאשר אתה מעדכן את הנתונים שלך.

הגנה על נתונים ברמת המשתמש    ב- Excel, באפשרותך להסיר נתונים קריטיים או פרטי מהתצוגה על-ידי הסתרת עמודות ושורות של נתונים, ולאחר מכן הגנה על גליון העבודה כולו על שליטה בגישת משתמשים לנתונים מוסתרים. בנוסף להגנה על גליון עבודה ורכיבי שלו, באפשרותך גם לנעול, ביטול נעילה של תאים בגליון עבודה כדי למנוע ממשתמשים אחרים לשנות בטעות נתונים חשובים.

אבטחה ברמת הקובץ    ברמת הקובץ, באפשרותך להשתמש הצפנה בתוכניות שני כדי למנוע ממשתמשים בלתי מורשים לראות את הנתונים. באפשרותך גם לדרוש סיסמה יש להזין כדי לפתוח קובץ מסד נתונים או חוברת עבודה. בנוסף, באפשרותך לסייע באבטחת של קובץ מסד הנתונים או את חוברת העבודה על-ידי הפעלת של חתימה דיגיטלית.

גישה לנתוני מוגבלת    ב- Excel, באפשרותך לציין הרשאות מבוסס משתמש כדי לגשת לנתונים או להגדיר זכויות לקריאה בלבד למנוע ממשתמשים אחרים לבצע שינויים בנתונים שיש להם גישה. Access מספק תכונות אבטחה ברמת המשתמש, אך Access תומך מודל האבטחה המשתמש של כל שרת מסד הנתונים שבו הוא מתחבר. לדוגמה, אם קישור לרשימת SharePoint, Access heeds את הרשאות משתמש עבור רשימת SharePoint. אם ברצונך למנוע ממשתמשים לא מורשים מחוץ נתוני Access שלך, באפשרותך להצפין את מסד הנתונים שלך על-ידי הגדרת סיסמה. על המשתמשים להזין את הסיסמה לקרוא נתונים במסד הנתונים, גם אם הם לגשת אליו באמצעות תוכנית אחרת, כגון Excel.

לקבלת מידע נוסף אודות האופן לסיוע בהגנה על הנתונים שלך, ראה אבטחת מסד נתונים של Access 2007והגנה ואבטחה ב- Excel.

כדי לראות השוואה מהירה לעזור לך להחליט איזה מוצר כדי לבחור, באפשרותך להשתמש בטבלה הבאה.

מקרא:    סמל המציין שיש תמיכה מלאה = מומלצים סמל תמיכה חלקית = קביל סמל ללא תמיכה = אינו חל 

תכונה

Access

Excel

הערות

ניהול נתונים

כמות שטח האחסון

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

Access ו- Excel, באפשרותך לעבוד עם מיליוני השורות או הרשומות.

מגוון סוגי נתונים

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

הן פועלות היטב עם טקסט, מספרים, תאריכים, וסוגים אחרים נפוצות נתונים.

אימות נתונים

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל תמיכה חלקית

הן מאפשרות לך לשלוט קלט נתונים. Access מספק לך גמישות, כגון ציון המסיכה קלט נתונים ולפקד נוסף.

אבטחה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

שתיהן שליטה בגישת משתמשים לנתונים שלך באמצעות מגוון של תכונות אבטחה, כגון הצפנה, סיסמאות, חתימות דיגיטליות הגנה על נתונים.

טקסט עשיר ואובייקטים

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל ללא תמיכה

Access כוללת מספר תכונות שימושיות לעבודה עם טקסט עשיר ולקבלת אחסון אובייקטים גדולים, כגון מסמכים ותמונות.

טבלאות מרובות עם קשרי גומלין

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל ללא תמיכה

Access מספק כלי ליצירת קשרי גומלין של יחיד-לרבים ורבים-לרבים בין טבלאות. באפשרותך ליצור כללים המבוססים על קשרים אלה כדי להבטיח את תקינות הנתונים שלך.

שיתוף נתונים

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל תמיכה חלקית

Access מאפשרת לאנשים רבים לעבוד בו-זמנית עם אותם נתונים ומספק אפשרויות יציב לעדכון הנתונים, כגון רזולוציה נעילת ופתרון התנגשויות.

אסוף ולאיחוד נתונים נפרדים

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל תמיכה חלקית

ייבוא, ייצוא ולפרסם

  • ייבוא וייצוא של נתונים.

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

שני המוצרים ולייבא נתונים מייצוא נתונים למגוון של מקורות נתונים חיצוניים, כגון טקסט, XML ותבניות אחרות מסדי נתונים וגליונות אלקטרוניים.

  • התחברות לנתונים חיצוניים כך באפשרותך להציג, שאילתה, ולערוך נתונים אלה.

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל תמיכה חלקית

Access מאפשר לך להתחבר למקורות נתונים חיצוניים באמצעות טבלאות מקושרות ולאחר יכול לשמש כממשק משתמש ידידותי ל- SQL Server על-ידי שימוש פרוייקטים של Microsoft Access.

  • פרסום דפי אינטרנט

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

באפשרותך להשתמש הן ב- Access והן ב- Excel כדי ליצור דפי אינטרנט סטטי ודינאמי. ב- Excel, באפשרותך ליצור דפי אינטרנט ואינטראקטיביים באמצעות Excel Services. באפשרותך להשתמש ב- Access כדי לקרוא, ליצור, לעדכן ובחר לפתור התנגשויות עם רשימות SharePoint.

מינוף רשימות SharePoint

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל ללא תמיכה

שימוש בטפסים ובדוחות

ייצוא לתבנית PDF ו- XPS

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

יצירה ושימוש של דוחות

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

באפשרותך להשתמש ב- Access כדי ליצור במהירות דוחות לסנן, למיין, לקבץ, וסיכום של נתונים באופן שהרצוי לך.

יצירה ושימוש של טפסים

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל תמיכה חלקית

ב- Access, באפשרותך ליצור טפסים להקל על הוספה, שינוי, מחיקה ומעבר נווט הנתונים שלך.

יצירת מיזוג דואר לתוויות כתובת יוצרות לנמענים מרובים

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל ללא תמיכה

שאילתה על נתונים

בקלות מיון וסינון של נתונים

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

יצירת תצוגות שונות ובשאילתות מורכבות

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל תמיכה חלקית

הצגת נתונים באופן חזותי

השימוש בגרפיקת SmartArt

סמל ללא תמיכה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

יצירת תרשימים

סמל תמיכה חלקית

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

עיצוב מותנה של נתונים

סמל תמיכה חלקית

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

חישוב נתונים

ביצוע ניתוח מה-אם

סמל ללא תמיכה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

השתמש בפונקציות ונוסחאות

סמל תמיכה חלקית

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

השתמש בתצוגות PivotTable ובתצוגות PivotChart כדי לעבוד עם הנתונים שלך באופן אינטראקטיבי.

סמל תמיכה חלקית

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

הפעל חישובים מורכבים להפקת את המידע הרצוי.

סמל תמיכה חלקית

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

השתמש ב- Excel אם אתה בעיקר לבצע חישובים והשוואות סטטיסטיות בנתונים. לדוגמה, באפשרותך להציג ניתוח עלות/היתרון בהתקציב של החברה שלך. Excel לעיתים קרובות היא הבחירה הטובה ביותר לביצוע חישובים על נתונים, במיוחד אם נתונים אלה בעיקר הוא מספרי; לדוגמה, אם ברצונך לשמור על תקציב פיננסי עבור השנה הנתונה.

לראש הדף

מתי להשתמש ב- Access

במונחים כללי מאוד, Access היא הבחירה הטובה ביותר כאשר יש כדי לעקוב אחר נתוני רשומה באופן קבוע, ולאחר מכן הצג, ייצוא, או הדפסת קבוצות משנה של נתונים אלה. טפסי access המספקות ממשק נוח יותר מאשר גליון עבודה של Excel לעבודה עם הנתונים שלך. באפשרותך להשתמש ב- Access כדי להפוך פעולות נפוצות לאוטומטיות ולאחר דוחות Access מאפשרים לך לסכם נתונים בטופס מודפסים או אלקטרוניים. Access מספק מבנה נוסף עבור הנתונים שלך; לדוגמה, באפשרותך לקבוע את סוגי הנתונים שניתן להזין, ערכים שניתן להזין ובאפשרותך לציין כיצד הנתונים בטבלה אחת קשורים לנתונים בטבלאות אחרות. מבנה זה עוזר לך לוודא שהתחום שלך הוזנו את סוגי הנתונים הנכונים בלבד.

Access מאחסן את הנתונים בטבלאות שלא נראים הרבה כמו גליונות העבודה — אך טבלאות של Access מיועדות לביצוע שאילתות מורכבות ביחס נתונים המאוחסנים בטבלאות אחרות.

השתמש לגשת כאשר אתה:

  • צופה אנשים רבים עובד במסד הנתונים וברצונך אפשרויות חזקים אשר בביטחון לטפל בעדכונים על הנתונים שלך, כגון רזולוציה נעילת ופתרון התנגשויות רשומה.

  • צופה צורך להוסיף טבלאות נוספות ערכת נתונים שמקורם בטבלה שטוחה או nonrelational.

  • הפעלת שאילתות מורכבות שתרצה.

  • ברצונך ליצור מגוון של דוחות או תוויות מען.

  • ניהול אנשי קשר    באפשרותך לנהל את אנשי הקשר ואת כתובות משלוח, ולאחר מכן ליצור דוחות ב- Access או למזג את הנתונים באמצעות Microsoft Office Word כדי להדפיס מכתבים אחידים, מעטפות או תוויות מען.

  • מעקב אחר מלאי ונכסים    באפשרותך ליצור רשימת מלאי של הפריטים בבית או בבית העסק שלך, ולאחסן תמונות או מסמכים קשורים אחרים יחד עם הנתונים.

  • סדר מעקב    באפשרותך להזין מידע אודות מוצרים, לקוחות והזמנות, ולאחר מכן ליצור דוחות המציגים מכירות לפי עובד, אזור, פרק זמן או ערך אחר כלשהו.

  • מעקב אחר המשימות    באפשרותך לעקוב אחר פעילויות עבור קבוצה של אנשים, והזן את הפעילויות החדשות בבת אחת שאחרים מעדכנים שלהם פעילויות קיימות באותו מסד נתונים.

  • ארגון ספריות השאלה    באפשרותך להשתמש ב- Access כדי לאחסן נתונים אודות ספרים ולבני תקליטורים, ונהל מעקב אחר למי יש להשאיל ממנו.

  • תכנון אירועים    באפשרותך להזין מידע אודות תאריכים אירוע, מיקומים משתתפים ולאחר מכן הדפס לוחות זמנים או סיכומים אודות האירועים.

  • מעקב אחר תזונה    עקוב אחר מתכונים, ו להיכנס דיאטה ותרגיל פעילויות.

לראש הדף

מתי להשתמש ב- Excel

תוכנית גיליון אלקטרוני, Excel יכולים לאחסן כמויות גדולות של נתונים בחוברות עבודה המכילות גליון עבודה אחד או יותר. עם זאת, במקום הפיכה מערכת ניהול מסדי נתונים, כגון Access, Excel ממוטבת עבור ניתוח נתונים וחישוב. באפשרותך להשתמש בתוכנית זו גמישה בניית מודלים עבור ניתוח נתונים, לכתוב נוסחאות פשוטות ומורכבות כדי לבצע חישוב על נתונים אלה, pivot הנתונים כלשהו באופן הרצוי לך, ולהציג נתונים במגוון של תרשימים בעלי מראה מקצועי.

השתמש ב- Excel כאשר אתה:

  • דרוש תצוגה שטוחה או nonrelational של הנתונים שלך במקום מסד נתונים יחסי המשתמשת טבלאות מרובות, והוא כאשר הנתונים שלך בעיקר מספריים.

  • לעתים קרובות לבצע חישובים והשוואות סטטיסטיות בנתונים.

  • ברצונך להשתמש בדוחות PivotTable כדי להציג נתונים הירארכיים בפריסה מצומצמת וגמישה.

  • תכנון ליצור תרשימים באופן קבוע, וברצונך להשתמש בתבניות יצירת תרשימים החדשות הזמינות ב- Office Excel 2007.

  • ברצונך להדגיש את הנתונים באמצעות סמלי עיצוב מותנה, סרגלי נתונים, סרגלי וצבע.

  • מעוניין לבצע פעולות מתוחכמות של ניתוח מה-אם על הנתונים שלך, כגון סטטיסטי, הנדסי ניתוח רגרסיה.

  • מעוניין לעקוב אחר פריטים ברשימה פשוט, לשימוש אישי או למטרות שיתוף פעולה מוגבלות.

  • ניהול חשבונות    באפשרותך להשתמש בתכונות החישוב החזקות של Excel בדוחות חשבונאות פיננסיים רבים — לדוגמה, דוח תזרים מזומנים, הצהרות הכנסות או דוח רווח והפסד.

  • תקצוב    אם בצרכים אישיים או עסקיים קשורים, באפשרותך ליצור כל סוג של תקציב ב- Excel — לדוגמה, תוכניות תקציב לשיווק, תקציבים לאירועים או תקציבים לפרישה.

  • חיובים ומכירות    Excel שימושית גם לניהול נתוני חיובים ומכירות ולאחר מכן תוכל ליצור בקלות את הטפסים הדרושים — לדוגמה, חשבוניות מכירות, תעודות משלוח או הזמנות רכש.

  • דיווח    באפשרותך ליצור סוגי דוחות שונים ב- Excel המשקפים את ניתוח הנתונים שלך או מסכמים את הנתונים שלך — לדוגמה, דוחות שמודדים ביצועי פרוייקט, לחזות נתונים, סיכום נתונים או מציגים נתוני שונות.

  • תכנון    Excel הוא כלי נהדר ליצירת תוכניות מקצועיות או לוחות תכנון שימושיים — לדוגמה, תוכנית שיעורים שבועית, תוכנית מחקר שיווקי, תוכנית מיסוי לסוף השנה או לוחות תכנון שעוזרים לך לתכנן ארוחות שבועיות, מסיבות או חופשות.

  • מעקב אחר    באפשרותך להשתמש ב- Excel כדי לעקוב אחר נתונים גליון זמנים או רשימה — לדוגמה, גליון זמנים עבור מעקב אחר עבודה או רשימת מלאי שמנהל מעקב אחר ציוד.

  • שימוש בלוחות שנה    בשל טבע דמוי רשת שלו, Excel lends עצמו גם ליצירת כל סוג של לוח שנה — לדוגמה, לוח שנה אקדמי כדי לעקוב אחר הפעילויות במהלך השנה בית הספר או לוח שנה כדי לעקוב אחר אירועים business ואבני שנת הכספים.

עבור תבניות Excel שימושי בכל אחת מקטגוריות אלה, ראה תבניות עבור Excel ב- Microsoft Office Online.

לראש הדף

שימוש ב- Access והן ב- Excel יחד

ייתכנו מקרים שברצונך בדרך כלל לנצל היתרונות שתי התוכניות בעלי להציע. לדוגמה, יצרת גליון עבודה ב- Excel שבה ניתן לחשב ולנתח את הנתונים, אך הפך גליון העבודה גדול מדי ומורכבות ולאחר משתמשים רבים אחרים דרושה לך גישה לנתונים. בשלב זה, כדאי לך לייבא או לקשר גליון העבודה לתוך Access ולהשתמש בו כמסד נתונים במקום עבודה ב- Excel. לחלופין, אולי יש לך נתונים במסד נתונים של Access שעבורה ברצונך ליצור מסוימים מפורט דוחות PivotTable של Excel ו- Excel תרשימים בעלי מראה מקצועי.

אין זה משנה באיזו תוכנית אתה משתמש תחילה, באפשרותך תמיד להעביר את הנתונים מתוכנית אחת לצורה האחרת, שבו תוכל להמשיך לעבוד איתו. עם או בלי חיבור נתונים, באפשרותך להעביר נתונים ל- Access מתוך Excel (ולהיפך) על-ידי העתקה, ייבוא או ייצוא שלהם.

לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו נתונים בין שתי התוכניות של exchange, ראה נתוני Exchange (העתקה, ייבוא, ייצוא) בין Excel ל- Access.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×