שימוש בתיבת דואר של אתר כדי לשתף פעולה ולתאם דואר אלקטרוני של צוות

ארגונים וצוותים בתוך ארגונים, לעתים קרובות מספר רצפי תגובות בדואר אלקטרוני שונים ממשיכים בזמנים. במצב זה, פעמים רבות נחצים גבולות, מידע הולך לאיבוד או לא מטופל, והתקשורת מתנתקת. תיבות דואר של אתר יכולות לעזור לך לרכז ולאחסן דואר אלקטרוני הקשור לצוות או לפרוייקט במקום אחד, כך שכל חברי הצוות יוכלו לראות את כל פריטי התקשורת.

חשוב: התכונה ' תיבת דואר של אתר ' ב- SharePoint Online אינה מאושרת החל ממרץ, 2017. תכונה זו תוסר כולה במהדורה עתידית. לארגונים חדשים SharePoint Online אין עוד גישה לתכונה ' תיבת דואר של אתר '. ארגונים קיימים SharePoint Online אינם יכולים עוד ליצור תיבות דואר חדשות של אתר. כל תיבת דואר של אתר שהוגדרה ונפרסת לפני מרץ, 2017 תמשיך לפעול.
אנו נספק תהליך שיעזור לך להעביר את אתרי תיבת הדואר הקיימים של האתר לקבוצת Office 365 בספטמבר, 2017. אם אתה משתמש כעת בתכונה ' תיבת דואר של אתר ' ב- SharePoint Online, עליך לשקול שינוי לקבוצות Office 365 במקום לתמוך בתרחישים שיתוף הדואר האלקטרוני שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש בקבוצות של Office 365 במקום בתיבות דואר של אתר.

הערה: התכונה ' תיבת דואר של אתר ' תישאר נתמכת, אך לא תהיה בשימוש ב-SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 ומוצרי SharePoint Server 2010. לקוחות מומלץ לעיין בתיבות דואר משותפות כחלופה לתיבות דואר של אתר.

בהפעלה המהירה, לחץ על תיבת דואר.

תיבת דואר בהפעלה המהירה

תיבת הדואר של האתר נפתחת כתיבת דואר נכנס ומבנה תיקיות נפרדים לצד חשבון הדואר האלקטרוני האישי שלך. דואר שנשלח אל ומחשבון תיבת הדואר של האתר משותף בין כל האנשים שיש להם הרשאות משתתף באתר הSharePoint.

הגדרת תיבת הדואר של האתר שלך

באפשרותך להוסיף תיבת דואר של אתר כנמען דואר, לשלוח דואר מתיבת הדואר, או להוסיף אותה למועדפים שלך. כדי להוסיף תיבת דואר לאתר, ראה הוספת יישום תיבת דואר של אתר כדי לשמור את הדואר האלקטרוני בהקשר באתר. האתר שלך צריך להיות מותאם לדואר. אם היא אינה מפנה למנהל המערכת.

כאשר אתה כולל את תיבת הדואר של האתר ברצף הודעות דואר אלקטרוני חשוב, עותק של המידע בהליך משנה זה מאוחסן במיקום שניתן לגשת אליו על-ידי כל אחד בצוות.

הוסף את תיבת הדואר של האתר בשורה ' אל', ' עותק' או ' עותק מוסתר ' של הודעת דואר אלקטרוני.

הודעת דואר אלקטרוני עם תיבת דואר של אתר הכלולה בשדה 'עותק'.

באפשרותך להוסיף את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת דואר האתר לקבוצות אנשי קשר או לרשימות תפוצה. כך, דואר אלקטרוני רלוונטי יאוחסן באופן אוטומטי בתיבת הדואר של האתר השייכת לצוות.

בעת כתיבה ושליחה של דואר אלקטרוני מתיבת הדואר של האתר, היא מופיעה כאילו היא באה ממך.

כל המשתמשים בעלי הרשאות משתתף באתר יכולים לגשת לתיבת הדואר של האתר, כך שכמה אנשים יוכלו לעבוד יחד כדי לבצע טיוטה של הודעת דואר אלקטרוני.

כדי לחבר הודעה, לחץ על דואר חדש.

לחצן דואר חדש עבור תיבות דואר של אתר.

פעולה זו פותחת הודעה חדשה בתיבת הדואר של האתר שלך.

הוספת כתובות לדואר אלקטרוני בתיבת הדואר של האתר

אם אתה משתמש ברשימת המועדפים ב- Outlook, ייתכן שתרצה לכלול תיקיות מתיבת הדואר של האתר ברשימת המועדפים שלך.

ב- Outlook, ניתן ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיה בתיבת דואר של אתר, כגון תיבת דואר נכנס וללחוץ על הצג במועדפים. אם יש לך שתי תיקיות ברשימת המועדפים עם אותו שם (לדוגמה, שתי תיבות דואר נכנס), Outlook מוסיף באופן אוטומטי את שם תיבת הדואר לשם התיקיה (לדוגמה, "Inbox – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") כדי שתוכל לזהות איזו תיקיה היא.

לקבלת מידע נוסף על מועדפים של Outlook, ראה שמירת תיקיות דואר הנמצאות בשימוש תכוף במועדפים.

שיתוף פעולה עם הצוות שלך באמצעות תיבת הדואר של האתר

הצוות שלך יכול להשתמש בתיבת דואר של אתר כדי לשתף פעולה בכתיבת הודעת דואר אלקטרוני חשובה או לאסוף שיחות דואר אלקטרוני רלוונטיות ברמת הצוות. הצוות שלך יכול גם לשתף מסמכים חשובים באופן מאובטח באמצעות תיבת דואר של אתר.

לאחר הגדרת תיבת דואר של אתר עבור האתר שלך, נוצר חשבון דואר אלקטרוני חדש באמצעות שם האתר שלך. לדוגמה, אתר צוות משתמש בכתובת ה-URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. כתובת הדואר האלקטרוני עבור תיבת דואר של אתר זו היא HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

אריח Web Part

צוותים רבים מקיימים שיחות באמצעות הודעות דואר אלקטרוני על בסיס קבוע. לעתים קרובות, שיחות אלה מהוות מידע שיכול להיות הפניה שימושית במקום כלשהו במורד הקו. באפשרותך להעביר את הדואר האלקטרוני השימושי ביותר בתוך רצף התגובות לתיבת הדואר של האתר כדי לשמר אותה. כל מי שיש לו הרשאות של Contribute לאתר שלך מצליח לפתוח את תיבת הדואר של האתר ולהציג הודעה זו. חברי צוות יכולים לפתוח במועד מאוחר יותר את תיבת הדואר של האתר, לחפש בדואר שנלכד בחשבון זה, ולראות את ההיסטוריה של הבעיה הרלוונטית.

רעיון נוסף לאיסוף שיחות דואר אלקטרוני אלה ברמת הצוות הוא עותק של כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר של האתר כאשר אתה שולח הודעת דואר אלקטרוני לצוות. באפשרותך גם להוסיף את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת דואר האתר לקבוצת אנשי קשר או לרשימת תפוצה, כך שתיכלל באופן אוטומטי בכל פעם שאתה שולח דואר לצוות שלך.

הודעת דואר אלקטרוני עם תיבת דואר של אתר הכלולה בשדה 'עותק'.

אם אתה מאחסן את המסמכים של הצוות שלך באתר הSharePoint שלך, באפשרותך למנף את יישום תיבת הדואר של האתר כדי לשתף מסמכים אלה עם אנשים בעלי גישה לאתר.

חשוב: כאשר משתמשים מציגים תיבת דואר של אתר ב-Outlook, הם רואים רשימה של כל המסמכים בספריות המסמכים של האתר. תיבות דואר של אתר מציגות אותה רשימת מסמכים לכל המשתמשים, כך שחלק מהמשתמשים עשויים לראות מסמכים שאין להם גישה לפתוח.

אם אתה משתמש ב-Exchange, המסמכים שלך מופיעים גם בתיקיה ב-Outlook ומאפשרים לך להעביר מסמכים לאנשים אחרים בקלות רבה יותר.

העברת מסמך מתוך תיבת הדואר של האתר

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×