שימוש בתבנית ’מסד נתונים של פרוייקטים’ ב- Access

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

מאת מייקל גרו, Access MVP

השתמש במסד הנתונים של ’ניהול פרוייקטים’ של Access 2007 כדי לנהל פרוייקטים ואת המשימות והעובדים המשויכים אליהם. ניתן גם לחפש ולסנן פרטים של פרוייקט, להזין משימות נפוצות ולשלוח או לקבל נתונים דרך הודעות דואר אלקטרוני.

תבנית מסד הנתונים 'פרוייקטים'

שימוש במסד הנתונים

מאמר זה יעסוק בשלבים הבסיסיים של השימוש בתבנית מסד הנתונים השולחנית של ’פרוייקטים’.

הכנה של מסד הנתונים לשימוש

כדי לוודא שכל התוכן של מסד הנתונים הופך לזמין, השתמש בהליך הבא:

  1. בסרגל ההודעות, לחץ על אפשרויות.

  2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות אבטחה ב- Microsoft Office, לחץ על הפוך תוכן זה לזמין ולאחר מכן לחץ על אישור.

לקבלת מידע נוסף אודות הפיכת תוכן מסד נתונים לזמין, עיין במאמר קבע אם לתת אמון במסד נתונים.

הוספת עובדים

כדי להתחיל להשתמש בתבנית מסד הנתונים של ’פרוייקטים’, השלב הראשון הוא הוספת העובדים, כך שיהיה לך מישהו להקצות לו פרוייקטים ומשימות. השתמש בהליך זה כדי להוסיף באופן ידני עובדים, או עיין בסעיף הבא כדי להוסיף עובדים מתוך אנשי הקשר שלך ב- Outlook 2007.

  1. בטופס רשימת פרוייקטים, לחץ על רשימת עובדים.

  2. בטופס רשימת עובדים, מלא את הפרטים של כל עובד.

  3. כדי להזין מידע מפורט יותר אודות עובד, לחץ פעמיים על שם העובד בטופס רשימת עובדים והזן את המידע בטופס פרטי עובד.

  4. לחץ על סגור כדי לחזור לטופס רשימת פרוייקטים.

הוספת אנשי קשר מ- Microsoft Office Outlook 2007

אם אתה משתמש ב- Office Outlook 2007, באפשרותך להוסיף מתוכנית זו מבלי להקליד מחדש את המידע.

  1. בטופס רשימת פרוייקטים, לחץ על רשימת עובדים.

  2. בטופס רשימת עובדים, לחץ על הוסף מ- Outlook.

  3. בתיבת הדו-שיח בחירת שמות להוספה, בחר את השמות שברצונך להוסיף למסד הנתונים.

  4. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

הוספת פרוייקט חדש

  1. בטופס רשימת פרוייקטים, לחץ על פרוייקט חדש.

  2. בטופס פרטי פרוייקט, מלא את הפרטים של הפרוייקט ולאחר מכן לחץ על סגור.

עריכת פרוייקט קיים

  1. בטופס רשימת פרוייקטים, לחץ פעמיים על הפרוייקט שברצונך לערוך.

  2. בטופס פרטי פרוייקט, הוסף או ערוך את הפרטים של הפרוייקט.

    הוספת משימה

    • בטופס פרטי פרוייקט, לחץ על משימה חדשה.

    • בטופס פרטי משימה, מלא את הפרטים של המשימה ולאחר מכן לחץ על סגור.

      Access מציג את הפרוייקט החדש ברשימה משימות פרוייקט בטופס פרטי פרוייקט.

      עריכת משימה

    • בטופס פרטי פרוייקט, לחץ על הכרטיסיה משימות פרוייקט.

    • לחץ פעמיים על המשימה שברצונך לערוך.

    • בטופס פרטי משימה, ערוך את הפרטים של המשימה ולאחר מכן לחץ על סגור.

      הוספת משימה נפוצה

      משימות נפוצות הן משימות הנמצאות בשימוש לעתים קרובות בפרוייקטים רבים ושונים, כגון תקצוב או הדרכה. לאחר שתזין משימה נפוצה, ניתן להוסיף אותה לכל פרוייקט במסד הנתונים של ’פרוייקט’ ללא צורך להזין מחדש את פרטי המשימה.

    • בטופס פרטי פרוייקט, לחץ על משימות נפוצות.

    • בחר את תיבת הסימון לצד כל משימה נפוצה שברצונך להוסיף לפרוייקט. הוסף משימות נפוצות חדשות בסוף הרשימה.

    • לחץ על סגור כדי לחזור לטופס פרטי פרוייקט.

איסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני

תוכל לאסוף נתונים אודות פרוייקטים או עובדים ממשתמשי דואר אלקטרוני על-ידי כך שתשלח להם טופס הזנת נתונים בהודעת דואר אלקטרוני. כאשר המשתמשים מחזירים את הטופס המלא, ניתן לעבד ולאחסן את הנתונים ברשימת המשימות.

  1. בטופס רשימת פרוייקטים או רשימת עובדים, לחץ על איסוף נתונים.

  2. בצע את ההוראות המופיעות באשף איסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני כדי לאסוף נתונים מנמעני הדואר האלקטרוני שצוינו.

סינון רשימת הפרוייקטים

בטופס רשימת פרוייקטים תוכל לסנן את הרשימה של הפרוייקטים ולשמור את המסננים המועדפים שלך לשימוש עתידי.

  1. החל מסננים על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס ובחירה במסננים הרצויים.

  2. לחץ על שמירת מסנן.

  3. בטופס פרטי מסנן, הזן שם ותיאור מסנן ולאחר מכן לחץ על סגור.

  4. השתמש בתיבה מסננים מועדפים כדי להחיל מסנן שנשמר, או לחץ על (נקה מסנן) כדי להסיר את המסנן.

הצגת פרטי פרוייקט או עובד

הטופס פרטי פרוייקט והטופס פרטי עובד מאפשרים לך להציג ולהזין מידע נוסף אודות פרוייקט או עובד. כדי להציג את הטופס פרטי פרוייקט או הטופס פרטי עובד:

  • בטופס רשימת פרוייקטים או רשימת עובדים, לחץ פעמיים על הפריט שברצונך לראות.

הוספת קבצים מצורפים

בטופס פרטי פרוייקט, בטופס פרטי משימה ובטופס פרטי עובד, באפשרותך להוסיף תמונות וקבצים מצורפים אחרים.

  • בכל טופס פרטים, לחץ פעמיים על השדה קבצים מצורפים (בטופס פרטי עובד, לחץ פעמיים על סמל התמונה).

  • בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על הוסף.

  • בתיבת הדו-שיח בחירת קובץ, נווט לתיקיה המכילה את הקובץ.

  • בחר את הקובץ שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על פתח.

  • בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על אישור.

הערה: ניתן לצרף קבצים מרובים עבור כל פריט, כולל סוגי קבצים שונים, כגון מסמכים או גליונות אלקטרוניים.

הצגת דוחות

מסד הנתונים של ’פרוייקטים’ כולל מספר דוחות, לרבות פרוייקטים פתוחים, פרטי משימה, פנקס כתובות של עובדים ועוד. להצגת דוח:

  • בטופס רשימת פרוייקטים, בחר את הדוח שברצונך להציג מתוך הרשימה דוחות.

כדי להדפיס דוח:

  • לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על הדפס.

באפשרותך ליצור דוחות מותאמים אישית משלך. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר יצירת דוח פשוט.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×