שימוש בתבנית ’מסד נתונים של נכסים' ב- Access

השתמש בתבנית ’מסד נתונים של נכסים' ב- Access כדי לעקוב אחר מחשבים, ציוד משרדי או כל דבר אחר השייך לאנשים או המנוהל על-ידם. גירסה זו של תבנית Access פופולרית גם מאפשרת לך לחפש פרטי נכס, להציג או להסתיר עמודות, לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ולמפות כתובות של בעלי נכסים.

שימוש בתבנית מסד הנתונים 'נכסים'

תחילת העבודה

מאמר זה יעסוק בשלבים הבסיסיים של השימוש בתבנית ’מסד נתונים של נכסים’.

הכנה של מסד הנתונים לשימוש

  • כאשר תפתח לראשונה את מסד הנתונים, Access יציג את הדף 'תחילת העבודה’. כדי למנוע הצגה של דף זה בפעם הבאה שתפתח את מסד הנתונים, נקה את תיבת הסימון הצג את ’תחילת העבודה’ בעת פתיחת מסד נתונים זה.

    סגור את הדף 'תחילת העבודה' כדי להתחיל להשתמש במסד הנתונים.

  • כדי לוודא שכל התוכן של מסד הנתונים הופך לזמין, השתמש בהליך הבא:

    1. בסרגל ההודעות, לחץ על אפשרויות.

    2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות אבטחה ב- Microsoft Office, לחץ על הפוך תוכן זה לזמין ולאחר מכן לחץ על אישור.

      לקבלת מידע נוסף אודות הפיכת תוכן מסד נתונים לזמין, עיין במאמר קבע אם לתת אמון במסד נתונים.

איסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני

תוכל לאסוף מידע אודות נכס ממשתמשי דואר אלקטרוני על-ידי כך שתשלח להם טופס הזנת נתונים בהודעת דואר אלקטרוני. כאשר המשתמשים מחזירים את הטופס המלא, ניתן לעבד ולאחסן את הנתונים ברשימת הנכסים.

  1. בטופס רשימת נכסים, לחץ על איסוף נתונים.

  2. ‎2.‎ בצע את ההוראות המופיעות באשף איסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני כדי לאסוף נתונים מנמעני הדואר האלקטרוני שצוינו.

הצגה או הסתרה של נכסים שהוצאו משימוש

נכסים שהוצאו משימוש הם פריטים שתאריך ההוצאה משימוש שלהם הוא התאריך הנוכחי, או תאריך שחל לפני כן. נכסים עשויים להיות מוצאים משימוש כאשר הם מיושנים, פגומים או אם אינם בשימוש. באפשרותך להציג או להסתיר נכסים שהוצאו משימוש בטופס ’רשימת נכסים’.

  • בטופס רשימת נכסים, בחר או נקה את תיבת הסימון הצג הוצאה משימוש.

חיפוש נכס או איש קשר

התיבה חיפוש מהיר מאפשרת לך למצוא במהירות נכס בטופס רשימת נכסים ואיש קשר בטופס רשימת אנשי קשר.

  • הקלד את הטקסט שברצונך לחפש בתיבה חיפוש מהיר ולאחר מכן הקש ENTER או לחץ על בצע.

    Access מסנן את הרשימה כך שתציג רק את הרשומות המכילות את הטקסט שחיפשת. כדי לחזור לרשימה המלאה, לחץ על הצג את כל הרשומות.

סינון רשימת הנכסים

בטופס רשימת נכסים תוכל לסנן את הרשימה של הנכסים ולשמור את המסננים המועדפים שלך לשימוש עתידי.

  1. החל מסננים על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס ובחירה במסננים הרצויים.

  2. לחץ על שמירת מסנן.

  3. בטופס פרטי מסנן, הזן שם ותיאור מסנן ולאחר מכן לחץ על סגור.

  4. השתמש בתיבה מסננים מועדפים כדי להחיל מסנן שנשמר, או לחץ על (נקה מסנן) כדי להסיר את המסנן.

הצגה או הסתרה של עמודות

בטופס רשימת נכסים ובטופס רשימת אנשי קשר, שדות (עמודות) מסוימים מוסתרים כברירת מחדל. לשינוי השדות המוצגים:

  1. לחץ על הצג/הסתר שדות.

  2. בתיבת הדו-שיח בטל הסתרת עמודות, בחר את תיבת הסימון לצד כל עמודה שברצונך להציג. נקה את תיבת הסימון כדי להסתיר את העמודה.

הצגה של פרטי נכס או איש קשר

הטופס פרטי נכס והטופס פרטי איש קשר מאפשרים לך להציג ולהזין מידע נוסף אודות פריט. כדי להציג את הטופס פרטי נכס או פרטי איש קשר:

  • בטופס רשימת נכסים או בטופס רשימת אנשי קשר, לחץ על פתח לצד הפריט שברצונך לראות.

הוספת תמונה

בטופס פרטי נכס ובטופס פרטי איש קשר, באפשרותך להוסיף תמונות וקבצים מצורפים אחרים.

  • תחת מסגרת התמונה, לחץ על + / -תמונות.

  • בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על הוסף.

  • בתיבת הדו-שיח בחירת קובץ, נווט לתיקיה המכילה את הקובץ.

  • בחר את הקובץ שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על פתח.

  • בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על אישור.

הערה: ניתן לצרף קבצים מרובים עבור כל פריט, כולל סוגי קבצים שונים, כגון מסמכים או גליונות אלקטרוניים.

הוספת אנשי קשר מ- Microsoft Office Outlook 2007

אם אתה משתמש ב- Office Outlook 2007, באפשרותך להוסיף אנשי קשר או בעלים של נכס מתוכנית זו מבלי להקליד מחדש את המידע.

  1. בטופס רשימת אנשי קשר, לחץ על הוסף מ- Outlook.

  2. בתיבת הדו-שיח בחירת שמות להוספה, בחר את השמות שברצונך להוסיף למסד הנתונים.

  3. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

הצגת מפה של כתובת איש קשר

בטופס פרטי איש קשר, אם הזנת כתובת רחוב עבור איש הקשר, תוכל להציג מפה של מיקום זה:

  • לחץ על לחץ למפה.

הצגת דוחות

מסד הנתונים של הנכסים כולל מספר דוחות, לרבות כל הנכסים, פרטי נכס, נכסים שהוצאו משימוש, פנקס כתובות של אנשי קשר ועוד. להצגת דוח:

  • בחלונית הניווט, תחת דוחות, לחץ פעמיים על הדוח שברצונך להציג.

באפשרותך ליצור דוחות מותאמים אישית משלך. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר יצירת דוח פשוט.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×