שימוש בתבנית ’מסד נתונים של ניהול משימות’ ב- Access

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

השתמש בתבנית ’מסד נתונים של ניהול משימות’ ב- Access 2007 כדי לעקוב אחר קבוצה של פריטי עבודה שאתה או הצוות שלך צריכים להשלים. ניתן גם לחפש ולסנן פרטי משימות, להציג או להסתיר עמודות, לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ולמפות כתובות של בעלי משימות.

תבנית מסד הנתונים של משימות Access 2007

שימוש במסד הנתונים

מאמר זה יעסוק בשלבים הבסיסיים של השימוש בתבנית ’מסד נתונים של ניהול משימות’.

הכנה של מסד הנתונים לשימוש

  • כאשר תפתח לראשונה את מסד הנתונים, Access יציג את הדף 'תחילת העבודה’. כדי למנוע הצגה של דף זה בפעם הבאה שתפתח את מסד הנתונים, נקה את תיבת הסימון הצג את ’תחילת העבודה’ בעת פתיחת מסד נתונים זה.

    סגור את הדף 'תחילת העבודה' כדי להתחיל להשתמש במסד הנתונים.

  • כדי לוודא שכל התוכן של מסד הנתונים הופך לזמין, השתמש בהליך הבא:

    1. בסרגל ההודעות, לחץ על אפשרויות.

    2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות אבטחה ב- Microsoft Office, לחץ על הפוך תוכן זה לזמין ולאחר מכן לחץ על אישור.

      לקבלת מידע נוסף אודות הפיכת תוכן מסד נתונים לזמין, עיין במאמר קבע אם לתת אמון במסד נתונים.

איסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני

תוכל לאסוף מידע אודות משימה ממשתמשי דואר אלקטרוני על-ידי כך שתשלח להם טופס הזנת נתונים בהודעת דואר אלקטרוני. כאשר המשתמשים מחזירים את הטופס המלא, ניתן לעבד ולאחסן את הנתונים ברשימת המשימות.

  1. בטופס רשימת משימות, לחץ על איסוף נתונים.

  2. בצע את ההוראות המופיעות באשף איסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני כדי לאסוף נתונים מנמעני הדואר האלקטרוני שצוינו.

חיפוש משימה או איש קשר

התיבה חיפוש מהיר מאפשרת לך למצוא במהירות משימה בטופס רשימת משימות, או איש קשר בטופס רשימת אנשי קשר.

  • הקלד את הטקסט שברצונך לחפש בתיבה חיפוש מהיר ולאחר מכן הקש ENTER או לחץ על בצע.

    Access מסנן את הרשימה כך שתציג רק את הרשומות המכילות את הטקסט שחיפשת. כדי לחזור לרשימה המלאה, לחץ על הצג את כל הרשומות.

סינון רשימת המשימות

בטופס רשימת משימות תוכל לסנן את הרשימה של המשימות ולשמור את המסננים המועדפים שלך לשימוש עתידי.

  1. החל מסננים על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס ובחירה במסננים הרצויים.

  2. לחץ על שמירת מסנן.

  3. בטופס פרטי מסנן, הזן שם ותיאור מסנן ולאחר מכן לחץ על סגור.

  4. השתמש בתיבה מסננים מועדפים כדי להחיל מסנן שנשמר, או לחץ על (נקה מסנן) כדי להסיר את המסנן.

הצגה או הסתרה של עמודות

בטופס רשימת משימות ובטופס רשימת אנשי קשר, שדות (עמודות) מסוימים מוסתרים כברירת מחדל. לשינוי השדות המוצגים:

  1. לחץ על הצג/הסתר שדות.

  2. בתיבת הדו-שיח בטל הסתרת עמודות, בחר את תיבת הסימון לצד כל עמודה שברצונך להציג. נקה את תיבת הסימון כדי להסתיר את העמודה.

הצגה של פרטי משימה או איש קשר

הטופס פרטי משימה והטופס פרטי איש קשר מאפשרים לך להציג ולהזין מידע נוסף אודות פריט. כדי להציג את הטופס פרטי משימה או הטופס פרטי איש קשר:

  • בטופס פרטי משימה או בטופס פרטי איש קשר, לחץ על פתח לצד הפריט שברצונך לראות.

הוספת קבצים מצורפים

בטופס פרטי משימה ובטופס פרטי איש קשר, באפשרותך להוסיף תמונות וקבצים מצורפים אחרים.

  • בטופס הפרטים, לחץ על + / -תמונות.

  • בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על הוסף.

  • בתיבת הדו-שיח בחירת קובץ, נווט לתיקיה המכילה את הקובץ.

  • בחר את הקובץ שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על פתח.

  • בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על אישור.

הערה: ניתן לצרף קבצים מרובים עבור כל פריט, כולל סוגי קבצים שונים, כגון מסמכים או גליונות אלקטרוניים.

הוספת אנשי קשר מ- Microsoft Office Outlook 2007

אם אתה משתמש ב- Office Outlook 2007, באפשרותך להוסיף אנשי קשר או בעלים של משימות מתוכנית זו מבלי להקליד מחדש את המידע.

  1. בטופס רשימת אנשי קשר, לחץ על הוסף מ- Outlook.

  2. בתיבת הדו-שיח בחירת שמות להוספה, בחר את השמות שברצונך להוסיף למסד הנתונים.

  3. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

הצגת מפה של כתובת איש קשר

בטופס פרטי איש קשר, אם הזנת כתובת רחוב עבור איש הקשר, תוכל להציג מפה של מיקום זה:

  • לחץ על לחץ למפה.

הצגת דוחות

מסד הנתונים של ’משימות’ כולל מספר דוחות, לרבות משימות פעילות, פרטי משימה, פנקס כתובות של אנשי קשר ועוד. להצגת דוח:

  • בחלונית הניווט, תחת דוחות, לחץ פעמיים על הדוח שברצונך להציג.

באפשרותך ליצור דוחות מותאמים אישית משלך. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר יצירת דוח פשוט.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×