שימוש ברשימה המאחסנת ערכים מרובים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

בנושא זה מוסבר כיצד להשתמש ברשימות נפתחות של תיבות סימון וברשימות תיבות סימון - רשימות המאפשרות לבחור ולאחסן יותר מערך אחד בשדה טבלה. רשימות מרובות ערכים אלה הן תכונה חדשה ב- Microsoft Office Access 2007. הן מתפקדות בדומה מאד לרשימות רגילות, אולם מסופקות בהן תיבות סימון ליד כל פריט רשימה. באפשרותך לבחור עד ל- 100 פריטים על-ידי בחירה בתיבות הסימון. 

הרשימות החדשות מסייעות לפתור מספר בעיות נפוצות של הזנה ושל אחסון נתונים. לדוגמה, נניח שהשתמשת ב- Access כדי לעקוב אחר משימות עבודה. כעת באפשרותך להקצות כמה אנשים למשימה אחת על-ידי בחירת שמותיהם מתוך רשימה אחת  — דבר שלא ניתן היה לעשותו בגירסאות קודמות של Access מבלי להשתמש בתיכנות של Visual Basic for Applications ‏(VBA).

הערה: הרשימות החדשות לוקחות את נתוניהן מרכיב מסד נתונים אחר הנקרא שדה בדיקה מרובה ערכים. עליך להשיג שדה בדיקה מרובה ערכים באחת מטבלאות מסד הנתונים שלך, בטרם יהיה באפשרותך ליצור רשימות מרובות ערכים. ההסבר כיצד ליצור שדות בדיקה מרובי ערכים חורג מהיקף מאמר זה.

לקבלת מידע אודות יצירת שדה בדיקת מידע מרובה ערכים, עיין במאמרים הוספה או שינוי שדה בדיקת מידע המאפשר לך לאחסן ערכים מרוביםומדריך לשדות בעלי ערכים מרובים.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

הכרת הטכנולוגיה שמאחורי רשימות נפתחות של תיבות סימון ורשימות תיבות סימון

שימוש ברשימה מרובת ערכים בטופס

שימוש ברשימה מרובת ערכים בטבלה

הגדלת רשימה נפתחת של תיבות סימון כדי להציג אפשרויות נוספות

הכרת הטכנולוגיה שמאחורי רשימות נפתחות של תיבות סימון ורשימות תיבות סימון

רשימות נפתחות של תיבות סימון ורשימות תיבות סימון נסמכות על תכונה חדשה הנקראת שדות מרובי ערכים. בקצרה, ניתן לומר כי שדות מרובי ערכים מאפשרים לך לצרף פריטים מרובים לשדה בודד בטבלה, פעולה שלא ניתן היה לבצעה בגירסאות קודמות של Access.

Office Access 2007 מציג שדות מרובי ערכים בצורת כמה תכונות הכוללות רשימות נפתחות של תיבות סימון, שדות טבלה מרובי ערכים וקבצים מצורפים. הרשימות ושדות הטבלה מרובי הערכים מאפשרים לך לבחור פריטים מרובים מרשימה בודדת והקבצים המצורפים מאפשרים לך לצרף פריטי נתונים מרובים לרשומה בדומה מאד לצירוף תמונות וקבצים אחרים להודעות דואר אלקטרוני.

לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בקבצים מצורפים, עיין במאמר צירוף קבצים וגרפיקה לרשומות במסד הנתונים שלך.

כדי ליצור רשימה נפתחת של תיבת סימון או רשימות תיבות סימון, עליך להתחיל עם שדה בדיקת מידעמרובה ערכים -שדה טבלה המשתמשת בשאילתה כדי לחפש ערכים הנמצאים במקום אחר במסד הנתונים. הסבר אודות אופן יצירת שדות בדיקת מידע מרובה ערכים מתוארת במאמר זה.

לקבלת מידע אודות יצירת השדות, עיין במאמרים שנקרא הוספה או שינוי שדה בדיקת מידע המאפשר לך לאחסן ערכים מרוביםומדריך לשדות בעלי ערכים מרובים.

לאחר שיצרת שדה בדיקה מרובה ערכים, באפשרותך להשתמש ישירות בשדה, או לחלופין, באפשרותך לאגוד רשימה נפתחת של תיבות סימון או רשימת תיבות סימון לשדה. רשימה נפתחת של תיבות סימון היא פקד תיבה משולבת המוגדר לתמיכה בערכים מרובים.

איורים אלה מציגים רשימה נפתחת של תיבות סימון אופיינית במצב פתוח ובמצב סגור.

רשימה נפתחת של תיבות סימון במצב הסגור

רשימה נפתחת של תיבות סימון במצב פתוח.

הערה: פקדי תיבה משולבת רגילים מאפשרים לך לבחור פריטים מתוך רשימה או להזין פריטים חדשים הישר בפקד. עם זאת, בעת הגדרת פקד תיבה משולבת לתמיכה בערכים מרובים, באפשרותך לבחור רק פריטים מתוך הרשימה. אין באפשרותך להזין ערכים משלך.

רשימת תיבות הסימון היא פקד תיבת רשימה המוגדר לתמיכה בערכים מרובים.

רשימת תיבות סימון.

בניגוד לרשימה הנפתחת של תיבות סימון, רשימת תיבות סימון אינה נסגרת לאחר ביצוע הבחירות ולא מסופקים בה לחצני אישור או ביטול.

באפשרותך להשתמש בכל אחד מהפקדים בטפסים ובדוחות, אולם כאשר אתה משתמש בהם בדוחות, הם מציגים רק את הבחירות שלך. כברירת מחדל, אין באפשרותך להשתמש בפקדים בדוח כדי לשנות נתונים.

לבסוף, באפשרותך גם להשתמש בשדה בדיקה מרובה ערכים הישר בטבלה על-ידי לחיצה או על-ידי בחירה בשדה הטבלה. בעת ביצוע פעולה זו, Access מחיל רק את הרשימה הנפתחת של תיבות הסימון כברירת מחדל — אין באפשרותך להשתמש בפקד אחר.

בשלבים במקטעים הבאים מוסבר כיצד לבחור פריט אחד או יותר משדה חיפוש מרובה ערכים. בשלבים נעשה שימוש בתבנית מסד הנתונים 'מעקב אחר נושאים' המגיעה עם Office Access 2007.

לראש הדף

שימוש ברשימה מרובת ערכים בטופס

בשלבים אלו מונחת ההנחה כי ברשותך טבלת מסד נתונים המכילה שדה בדיקה מרובה ערכים וטופס המכיל רשימה נפתחת של תיבות סימון או רשימת תיבות סימון.

לקבלת מידע נוסף אודות יצירת שדה בדיקת מידע, עיין במאמרים שנקרא הוספה או שינוי שדה בדיקת מידע המאפשר לך לאחסן ערכים מרוביםומדריך לשדות בעלי ערכים מרובים.

שימוש ברשימה מרובת ערכים

  1. פתח את הטופס המכיל את הרשימה הנפתחת של תיבות הסימון או את רשימת תיבות הסימון.

    בשני סוגי הרשימות, מתלווה תיבת סימון לכל פריט.

  2. לחץ על תיבות הסימון שברצונך לבחור. אם אתה משתמש ברשימה נפתחת של תיבת סימון, לחץ על אישור.

    אם אתה משתמש ברשימה נפתחת של תיבת סימון, הפקד נסגר ומציג את בחירותיך ברשימה המופרדת על-ידי פסיקים, כך:

    רשימה נפתחת של תיבת סימון סגורה בטופס

    אם אינך יכול לראות את כל האפשרויות הרצויות, באפשרותך לפתוח את הטופס בתצוגות עיצוב או פריסה ולהתקין להגדיל את הפקד רשימה. לקבלת מידע אודות ביצוע פעולה זו, ראה את הסעיף הגדלת רשימה נפתחת של תיבת הסימון כדי להציג אפשרויות נוספות, בהמשך מאמר זה.

הערה: 

  • זכור שבאפשרותך לזהות תמיד רשימת ערכים מרובים מכיוון שתיבות סימון מופיעות ליד כל פריט ברשימה.

  • בדוגמה זו, ברשימה שבדגימת מסד הנתונים נעשה שימוש בפקד רשימה נפתחת של תיבות סימון. פקד תיבת רשימת תיבות הסימון מתפקד באותו אופן - עליך לבחור פריטים על-ידי לחיצה על תיבות הסימון - אולם לא מסופקים בו לחצני אישור או ביטול.  

    כתזכורת, באפשרותך לבחור מספר מרבי של 100 תיבות סימון.

לראש הדף

שימוש ברשימה מרובת ערכים בטבלה

בעת השימוש בשדה מרובה ערכים בטבלה, Access מספק רק פקד אחד - של רשימה נפתחת של תיבות סימון - ואין באפשרותך לשנות פקד זה.  

  1. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה שבה ברצונך להשתמש. פעולה זו פותחת את הטבלה בתצוגת גליון נתונים.

  2. מקם את המוקד בשדה מרובה הערכים ולאחר מכן לחץ על החץ למטה הסמוך לשדה.

    הערה: הגדרות האזור והשפה של Windows מפקחות על מיקומו של החץ למטה.

  3. לחץ על תיבת הסימון ליד כל אחד מהפריטים שברצונך לבחור ולאחר מכן לחץ על אישור.

    הרשימה נסגרת ומציגה את בחירותיך, מופרדות על-ידי פסיקים, כך:

    רשימה נפתחת של תיבת סימון בגליון נתונים

לראש הדף

הגדלת רשימה נפתחת של תיבות סימון כדי להציג יותר בחירות

בעת שימוש ברשימה נפתחת של תיבות סימון כדי לבחור מספר גדול של פריטים, יתכן שלא תראה את כל הפריטים שנבחרו בעת סגירת הרשימה. מעצבי מסדי נתונים משתמשים ברשימות נפתחות (פקדי תיבה משולבת) מכיוון שהם עושים שימוש יעיל בשטח המסך - הם מציגים את האפשרויות להן נזקק המשתמש הנסגרות לאחר שהמשתמש ביצע בחירה. אם רשימה נפתחת של תיבות סימון אינה גדולה מספיק כדי להציג את כל הבחירות, באפשרותך להגדיל את הפקד. בשלבים הבאים מוסבר כיצד להגדיל את הפקד ולבדוק את השינויים. 

הערה: לרוב אין צורך לשנות את גודל פקדי רשימת תיבות הסימון מכיוון שהם מספקים פס גלילה כאשר הרשימה חורגת מגודלו של חלון הפקד.

שינוי גודל פקד

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס שאותו ברצונך לשנות ולחץ על תצוגת עיצוב או על תצוגת פריסה.

    -לחלופין-

    בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב או על תצוגת פריסה.

  2. לחץ על פקד הרשימה הנפתחת של תיבת הסימון, הצבע על אחת מנקודות האחיזה לשינוי גודל וגרור את קצה הפקד עד שיגיע לגובה או לרוחב הרצויים, כך:

    שינוי גודל של שדה מרובה ערכים

    -לחלופין-

    לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הפקד ולחץ על מאפיינים. בגליון המאפיינים, לחץ על הכרטיסיה הכל, לחץ על המאפיינים גובה או רוחב והזן גודל.

    Access אוטומטית מזיז פקדים סמוכים כלשהם למטה או שמאלה או ימינה.

  3. שמור את עבודתך ועבור לתצוגת טופס כדי לראות באיזו מידת הצלחה פועלים השינויים שלך. כדי לעבור בין תצוגות, באפשרותך להשתמש בלחצן בשורת המצב של Access, או לחלופין, באפשרותך ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כרטיסיית המסמכים של הטופס ולהשתמש בתפריט הקיצור.

    בעת בדיקת השינויים, שאל את עצמך את סוגי השאלות הבאות:

    • האם בגודל החדש מוצגים מספיק נתונים?

    • האם אתה או משתמש אופייני תבחר במספיק פריטים מתוך הרשימה כדי למלא את השטח הנוסף?

    • האם השינויים משפיעים על העיצוב החזותי או על שימושיות וזרימת העבודה של הטופס?

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×