שימוש בסינון לשינוי תצוגה של SharePoint

שימוש בסינון לשינוי תצוגה של SharePoint

סינון מפחית את מספר הפריטים המוצגים בתצוגה, כך שמופיעים רק הנתונים שברצונך לראות. מסנן בוחר פריטים שעומדים בקריטריונים ספציפיים, כגון מיקום, סוג פריט או טווח מחירים. שימוש באינדקסים ומסננים יכול גם לעזור לך לחזור לנתונים שלך או למנוע חריגה מסף תצוגת הרשימה. מסנן יכול להחזיר נתונים בפני עצמם או במצב מקובץ או ממוין להשגת עיצוב טוב יותר.

אינדקסים פועלים עם מסננים כדי לשפר את הביצועים שלהם. אם מספר הפריטים ברשימה או בספריה שלך חורג מסף תצוגת הרשימה, אך עדיין אינו מגיע ל- 20,000 פריטים, באפשרותך להוסיף בדרך כלל אינדקסים לעמודות קיימות. לאחר מכן ניתן להחיל מסננים כדי שכמות הנתונים המוצגים תרד אל מתחת לסף תצוגת הרשימה, 5000 פריטים.

מסננים מפחיתים את כמות הנתונים המוחזרים על-ידי בחירת פריטים בהתבסס על פעולות (כגון 'גדול מ-' או 'קטן מ-') והתאמת נתונים. בעת יצירת תצוגה מסוננת, העמודה הראשונה הסדורה באינדקס בביטוי המסנן אמורה לצמצם את ערכת הנתונים במידה הרבה ביותר. לדוגמה, סינון לפי שדה מדינה או תאריך יכול לעתים קרובות לצמצם ערכת נתונים באופן משמעותי. אם יש לך 15,000 פריטים, מומלץ להגדיר את האינדקס הראשון כך שיחזיר פחות מ- 5000 פריטים. אם ערכת הנתונים שלך אינה כוללת יותר מ- 5000 פריטים, עדיין מומלץ לעשות זאת.

SharePoint בוחר את העמודה הראשונה הסדורה באינדקס בשאילתה ולאחר מכן משתמש בשאר העמודות כדי לבחור את הנתונים שלך. עמודות אחרות שתציין במסנן התצוגות עשויות להיכלל או לא להיכלל באינדקס. התצוגה לא תשתמש באינדקסים אלה, גם אם התוצאה של התצוגה המסוננת מחזירה ערך נמוך מסף תצוגת הרשימה.

לדוגמה, יש לך שאילתה: size = large וגם color = red. ברשימה, הגודל לא מאורגן לפי אינדקס, אך הצבע כן מאורגן לפי אינדקס. כל עוד הרשימה מכילה פחות מ- 5,000 פריטים בצבע "אדום", השאילתה תצליח ברשימה גדולה. עם זאת, אם יש לך שאילתה כזו: size = large או color = red, על אף שמסד הנתונים עשוי למצוא את כל הפריטים בצבע אדום, עליו לסרוק את הרשימה המלאה כדי למצוא את כל הפריטים הגדולים. אם מוחזרים יותר מ- 5000 פריטים, מתבצע ויסות בשאילתה.

אם אתה משתמש בשתי עמודות או יותר בביטוי של המסנן, האינדקס או האינדקסים הקובעים צריכים להשתמש באופרטור 'וגם'. לדוגמה, אם ברצונך להחזיר 'כלבים' מתוך רשימה גדולה של בעלי חיים. יש לך עמודה שאינה סדורה באינדקס המכונה 'זנים', שבה מופיע הערך 'כלב'. אם אתה מבצע שאילתה רק עבור Species = Dog, יתבצע ויסות של השאילתה. עם זאת, אם יש לך עמודה סדורה באינדקס, המכונה 'מחלקה', השאילתה שלך תהפוך להיות: ‎Class = Mammals וגם Species = Dog. ניתן גם לחפש חתולים וכלבים באמצעות השאילתה ‎Class = Mammals וגם (Species = DOG או Species = Cats). השאילתה השניה בוחרת את כל ה'יונקים' ולאחר מכן מסננת ל'כלבים' ו'חתולים'.

הערה: אם תעביר פריטים אל סל המיחזור, פריטים אלה עדיין יילקחו בחשבון כאשר תקבע אם ביטוי המסנן עולה על סף תצוגת הרשימה. אם תנקה את סל המיחזור, הם לא יילקחו עוד בחשבון. לקבלת מידע נוסף, ראה ריקון סל המיחזור או שחזור הקבצים שלך.

אם העמודות שבהן תשתמש לסינון אינן כוללות אינדקסים, מומלץ ליצור אינדקסים תחילה. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת אינדקס לעמודה של SharePoint.

לאחר הוספת אינדקס לעמודה, באפשרותך להוסיף אותה בעת היצירה או השינוי של תצוגה, ולאחר מכן להשתמש בה כדי לסנן את התצוגה. לפני יצירת תצוגה, כדאי להוסיף עמודות נוספות לרשימה כדי לאפשר יותר גמישות בפעולות המיון, הקיבוץ והסינון. בפעולות המיון והסינון, ניתן לבחור עמודות הכלולות בערכת הנתונים, אך אינן מוצגות.

יצירת תצוגה

  1. פתח את הרשימה או הספריה שבה ברצונך ליצור תצוגה.

  2. בהתאם לגירסה שברשותך, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • ב- ‎SharePoint גירסה 2016,‏ 2013, 2010, או בחוויה הקלאסית של SharePoint Online, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה ולאחר מכן לחץ על צור תצוגה.

      לחצן 'צור תצוגה' של ספריית SharePoint ברצועת הכלים.
    • ב- SharePoint Online או ב- SharePoint המחובר לקבוצה, לחץ על החץ למטה בלחצן אפשרויות תצוגה ולאחר מכן לחץ על ניהול תצוגות או עריכת התצוגה הנוכחית.

      תפריט בחירת התצוגה כאשר האפשרות 'ניהול תצוגות' נבחרה
      עריכת התצוגה הנוכחית
  3. גלול מטה אל המקטע תצוגות ולאחר מכן לחץ על יצירת תצוגה.

  4. בדף סוג תצוגה, לחץ על התצוגה שבה תרצה להשתמש. אם אינך בטוח, בחר תצוגה רגילה.

    הדף 'סוג תצוגה'
  5. הקלד שם תצוגה.

    הגדר שם ובאופן אופציונלי שם קובץ עבור התצוגה
  6. ערוך את כתובת האינטרנט עבור התצוגה או קבל את ברירת המחדל. תוכל לחזור אחורה ולשנות זאת מאוחר יותר.

  7. במקטע סינון, לחץ על הצג פריטים רק כאשר התנאי הבא מתקיים ולאחר מכן בחר את האופן שבו ברצונך לסנן את הפריטים בהתאם לאחת מהעמודות באינדקס.

    לדוגמה, כדי ליצור תצוגה של פריטים שהשתנו היום בלבד, בחר את העמודה שונה (סדור באינדקס) ואת התנאי שווה ל- ולאחר מכן הקלד [Today].

    ב- SharePoint Online, בחר שדה סדור באינדקס

    הערה: אם אינך רואה עמודות עם הטקסט (סדור באינדקס) לאחר שמן, אין עמודות סדורות באינדקס הזמינות עבור רשימה או ספריה זו. עליך לבצע תחילה את הפעולות ליצירת אינדקס פשוט או מורכב.

  8. כדי להגביל את מספר הפריטים המוצגים בכל דף, גלול מטה אל מגבלת פריטים והגדר את הערך מספר הפריטים שיוצגו. בעת יצירת תצוגה, מספר הפריטים המהווה ברירת מחדל שיוצג הוא 30.

    הגדר את מספר הפריטים שברצונך להציג בדף 'הגדרות תצוגה'
  9. בעת הגדרת מגבלת פריטים בדף, ניתן לבחור בין שתי אפשרויות:

    • הצג פריטים בקבוצות בגודל שצוין. זוהי פעולה שיוצרת תצוגת נתונים מסוג דף אחר דף שניתן להשתמש בה בעת עיון בפריטים באופן שאינו אינטראקטיבי.

      כאשר יש פריטים רבים יותר מאשר המגבלה שהוגדרה, התצוגה תהפוך לתצוגה מעומדת.

      תמונת תכונה

    • הגבל את המספר הכולל של פריטים מוחזרים לכמות שצוינה. פעולה זו יוצרת מגבלה קשיחה שעשויה, או לא עשויה, להחזיר את כל התוצאות של פעולת המסנן. אפשרות זו יכולה להועיל בעת בדיקת התצוגה, יצירת אב-טיפוס, או אם תרצה רק לאחזר את הערכים העליונים בתצוגה.

  10. תחת סגנון, באפשרותך לבחור חלונית תצוגה מקדימה כדי לראות את כל המידע מהפריטים ברשימה בתבנית של חלונית אנכית. חלונית התצוגה המקדימה היא אחת מסגנונות התצוגה שניתן לבחור תחת סגנון בעת עריכה או יצירה של תצוגה.

    אפשרויות סגנון בדף 'הגדרות תצוגה'

    באפשרותך לנווט במהירות רבה יותר בין הנתונים על-ידי ריחוף מעל לכותרת הפריט באזור גלילה בצד הימני של הדף, כדי לראות את כל ערכי העמודה של הפריט הנוכחי המופיעים בצורה אנכית בצד השמאלי של הדף. יוצגו נתונים פחות ראשוניים - עובדה שעוזרת להציג את התצוגה מהר יותר. סגנון זה הנו גם שימושי מאוד כאשר הרשימה שלך רחבה או מכילה עמודות רבות והצגת הנתונים דורשת גלילה אופקית.

    תמונת תכונה

  11. לחץ על אישור.

תצוגה מאפשרת לבצע פעולות נוספות, אך די בפעולות אלה כדי להציג נתונים שחרגו מסף תצוגת הרשימה אם אתה חסום. באפשרותך גם למיין, או לקבץ לפי, להגדיר סכומים, להרחיב תיקיות ולמטב את התצוגה בעת צפייה בה באמצעות מכשיר נייד.

כדי לשנות תצוגה

  1. פתח את הרשימה או הספריה שבה ברצונך ליצור תצוגה.

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • ב- SharePoint גירסה 2016,‏ 2013, 2010, או בחוויה הקלאסית של SharePoint Online, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה, בחר את התצוגה תחת תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על שנה תצוגה.

      הכרטיסיה 'ספריה' עם האפשרות 'שנה תצוגה' מסומנת
    • ב- SharePoint Online, לחץ על החץ למטה בלחצן אפשרויות תצוגה ולאחר מכן לחץ על עריכת התצוגה הנוכחית.

      תפריט בחירת התצוגה כאשר האפשרות 'ניהול תצוגות' נבחרה
  3. גלול מטה אל המקטע תצוגות ולאחר מכן לחץ על תצוגה.

  4. לאחר מכן תוכל לשנות הגדרות כמתואר בשלבים 5 עד 9 בהליך יצירת תצוגה שלעיל.

  5. לחץ על אישור.

על מנת שתצוגה תסנן במהירות פריטים רבים, יש לסדר באינדקס את העמודה הראשונה שבמסנן. עמודות אחרות שתציין במסנן התצוגה ייכללו או לא ייכללו באינדקס, אולם התצוגה לא תשתמש באינדקסים אלה. העמודה הראשונה של המסנן צריכה להחזיר פחות פריטים מאשר הערך של 'סף תצוגת רשימה'.

אם העמודה הראשונה של המסנן מחזירה פריטים רבים יותר מאשר הערך של 'סף תצוגת רשימה', באפשרותך להשתמש במסנן עם שתי עמודות או יותר. בעת הגדרת תצוגה מסוננת המשתמשת בשתי עמודות או יותר, השתמש באופרטור וגם כדי להגביל את המספר הכולל של הפריטים המוחזרים. עם זאת, גם במקרה זה יהיה עליך לציין כעמודה הראשונה במסנן את העמודה שככל הנראה תחזיר את כמות הנתונים הקטנה יותר. השימוש במסנן או מגדיל כמעט תמיד את מספר הפריטים המוחזרים ולא יהיה יעיל בנסיבות אלה.

לקבלת מידע נוסף על תצוגות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

חשוב:  על אף שניתן לארגן עמודת בדיקת מידע יחידה באינדקס כדי לשפר את הביצועים, השימוש בעמודת בדיקת מידע הסדורה באינדקס כדי למנוע חריגה מסף תצוגת הרשימה אינו פועל. השתמש בסוג אחר של עמודה כאינדקס ראשי או משני.

חשוב:  אם אתה מסנן רשימה לפי שדה סדור באינדקס, בדוק את סל המיחזור לאיתור פריטים שנמחקו מהרשימה או מהספריה. פריטים בסל המיחזור נספרים במסגרת סף תצוגת הרשימה, ואינם נמחקים ממסד הנתונים העורפי עד להסרתם מסל המיחזור. אם המספר הכולל של פריטים מסוננים ברשימה ובסל המיחזור גדול מערך המגבלה של סף הרשימה, אתה עשוי לקבל ערכה לא שלמה של תוצאות, או להיחסם. לקבלת מידע נוסף, ראה ריקון סל המיחזור או שחזור הקבצים שלך.

קיימות שתי מילות מפתח שבהן באפשרותך להשתמש כדי לסנן בהתבסס על היום הנוכחי [Today] או המשתמש הנוכחי [Me]. מילות מפתח אלה הן דינאמיות משום שהן משתנות בהתאם למשתמש או לתאריך.

השימוש ב- [Me] יכול להועיל כשברצונך לראות רק את המסמכים שלך בספריה גדולה. [Me] פועל עם אנשים בהתבסס על עמודות כגון 'נוצר על-ידי' או 'השתנה על-ידי'. לדוגמה, כדי לראות את כל המסמכים שיצרת, הגדר מסנן שבו העמודה 'נוצר על-ידי' שווה ל- [Me]. אם אתה עורך וברצונך לראות את הקבצים האחרונים שעליהם עבדת, הגדר מסנן בעמודה 'השתנה על-ידי' כשווה ל- [Me]. כדי לראות את שניהם, צור שני מסננים המחוברים באמצעות או.

סינון באמצעות [Me]
מסנן הלוכד מסמכים שיצרת או מסמכים ששינית

מילת המפתח [Today] פועלת בעמודות המבוססות על תאריכים. באפשרותך להשתמש במתמטיקה כדי לקבל טווחים המשתנים בהתאם לתאריך של היום. לדוגמה, כדי לראות את כל המסמכים שהשתנו ב- 30 הימים האחרונים, באפשרותך ליצור מסנן בעמודה 'תאריך' הגדול או שווה ל: ‎[Today] - 30. כדי להשמיט את היום הנוכחי, הגדר מסנן שני בעמודה 'תאריך' כקטן יותר מ- [Today] ולחבר את המסננים באמצעות וגם.

סינון באמצעות [Today]
מסנן הלוכד קבצים שהשתנו ב- 30 הימים האחרונים

ניתן גם לסנן במהירות ישירות מתוך הרשימה או הספריה, מבלי להוסיף את התקורה של תצוגה אחרת. אין לך אפשרות להגדיר אופרטורים כגון 'גדול מ-' או 'שווה ל-'. רשימת המסננים נלקחת מתוך הנתונים בעמודה. לדוגמה, עם עמודה עבור מחלקות, ניתן לסנן לפי מחלקת משאבי האנוש או ה- IT.

  1. ברשימה או בספריה, רחף מעל הכותרת של העמודה שברצונך לסנן ולאחר מכן לחץ על החץ למטה.

  2. במקטע התחתון של התיבה הנפתחת, לחץ על אחד מהערכים שלפיהם ברצונך לסנן. תופיע תיבת סימון עם הבחירה שלך אם הן לא הוצגו מלכתחילה.

    לחץ על כותרת העמודה ובחר את הערך שלפיו ברצונך לסנן.
    SharePoint גירסה 2010, 2013 או 2016
    לחץ על הכותרת בעמודה כדי לסנן במהירות
    SharePoint Online או אתרי SharePoint המחוברים לקבוצה
  3. כשאתה מסיים, וברצונך לחזור להציג את כל הערכים, לחץ על חץ הרשימה הנפתחת ולאחר מכן לחץ על נקה מסננים [משם העמודה] ולחץ על סגור.

להלן כמה הצעות לתצוגות אופייניות שפועלות היטב עם עמודות אינדקס:

כדי לסנן לפי:

הוסף לאינדקס את:

לדוגמה:

פריטים שהשתנו לאחרונה

העמודה השתנה

כדי להציג רק פריטים שהשתנו בשבוע האחרון, החל את המסנן השתנה גדול מ-[Today]‏-7.

פריטים חדשים

העמודה נוצר

כדי ליצור תצוגה המכילה את הפריטים שנוספו בשבוע האחרון בלבד, החל את המסנן נוצר גדול מ- [Today]‏-7.

הפריטים שלי

העמודה נוצר על-ידי

כדי ליצור תצוגה המכילה את הפריטים שהוספת בלבד, החל את המסנן נוצר על-ידי שווה ל- [Me].

פריטים שתאריך היעד שלהם חל היום

העמודה תאריך יעד (נוצרה על-ידך ברשימה או ספריה)

כדי ליצור תצוגה הכוללת אך ורק פריטים עם תאריך היעד של היום, החל את המסנן תאריך יעד שווה ל- [Today].

עדכוני לוח דיונים

העמודה עודכן לאחרונה

כדי ליצור תצוגה של הדיונים שעודכנו בחודש שעבר בלבד, החל את המסנן עדכון אחרון גדול מ ‎[Today]-30.

אחסון קבצים מספריית מסמכים בארכיון

תאריך שינוי

כדי ליצור תצוגה של מסמכים שלא השתנו מאז שנת 2016 (שברצונך לאחסן בארכיון), החל את המסנן תאריך השינוי קטן מ- 31 בדצמבר 2016.

חיפוש קבוצת משנה של נתונים פיננסיים

אזור, שנה (כשני אינדקסים פשוטים)

כדי ליצור תצוגה של נתונים פיננסיים עבור האזור הצפון מזרחי בשנת 2015, החל את המסנן אזור שווה "NE"‏ וגם 'שנה' שווה 2015 מכיוון שסביר להניח שהעמודה אזור מכילה פחות ערכים מאשר העמודה שנה.

הערה: גם כאשר תיצור תצוגה מסוננת לפי אינדקסים של עמודות, אם אתה חורג מסף תצוגת הרשימה, ייתכן שפעולות נוספות עדיין ייחסמו מכיוון שהן דורשות גישה לרשימה או לספריה המלאה. פעולות אלה כוללות: הוספה או מחיקה של אינדקס, יצירת מיון בהגדרת התצוגה; הצגת סכום עמודה; והוספה, עדכון או מחיקה של שדות מחושבים. אם הדבר קורה, נסה להפעיל את הפעולה במהלך חלון הזמן היומי, בעת הסרת המגבלות.

סוגי עמודות נתמכים

  • שורת טקסט יחידה

  • בחירה (ערך יחיד)

  • מספר

  • מטבע

  • תאריך ושעה

  • אדם או קבוצה (ערך יחיד)

  • מטה-נתונים מנוהלים

  • כן/לא

  • בדיקת מידע

סוגי עמודות שאינם נתמכים

  • שורות טקסט מרובות

  • בחירה (ריבוי ערכים)

  • מחושב

  • היפר-קישור או תמונה

  • עמודות מותאמות אישית

  • אדם או קבוצה (ריבוי ערכים)

  • נתונים חיצוניים

אנחנו מקשיבים

נוצר ב- 30 באפריל 2017

האם מאמר זה היה שימושי? אם כן, ספר לנו על כך בחלק התחתון של דף זה. אם הוא לא היה שימושי, ספר לנו מה היה מבלבל או חסר. ציין את ה- SharePoint שלך, מערכת ההפעלה שברשותך וגירסת הדפדפן שבה אתה משתמש. נשתמש במשוב שלך כדי לבדוק שוב את העובדות, להוסיף מידע ולעדכן מאמר זה.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×