שימוש במשימות פרוייקט ב- Business Contact Manager

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

כדי לסייע לך בהשלמת פעילויות פרוייקט עסקי, באפשרותך לחלק אותו לסידרה של משימות פרוייקט באפשרותך לארגן בסדר שבו הן צורך לבצע ולהקצות אותם לחברי הצוות שלך.

על כל פעילות, אתה מקצה תאריך התחלה ותאריך יעד. בעת ביצוע ההתקדמות בפעילות, באפשרותך לעדכן את הרמה של השלמה. בעזרת מידע זה, באפשרותך להציג את הפרוייקט העסקי בתור תרשים עמודות פרוסים לאורך ציר זמן. פעולה זו מעניקה לך פריט חזותי השימושי של שבו אתה נמצא בתהליך וברשותך באיזו מידה נוספים לעבור.

מאמר זה מסביר כיצד ליצור, להקצות, לעדכן אותן לעקוב אחר פעילויות פרוייקט.

לקבלת מידע אודות אופן המחיקה של רשומות, כולל פעילויות פרוייקט, ראה מחיקת Business Contact Manager רשומות.

איזו פעולה ברצונך לעשות?

יצירה והקצאה של משימת פרוייקט

עדכון שהוקצתה לך משימת פרוייקט

מעקב אחר פעילויות פרוייקט המקושרות לפרוייקט עסקי

תרשים משימות פרוייקט בציר זמן

יצירה והקצאה של משימת פרוייקט

בעת יצירת פרוייקט עסקי, כגון מצגת מכירות, באפשרותך לכלול כמה פעילויות פרוייקט. לדוגמה:

  • סידור עבור שטח מצגת

  • לספק catered refreshments

  • יצירה, להפיק ושיתוף להגיש חומרים מכירות.

באפשרותך להקצות משימות אלה שאיתם שיתפת את מסד נתונים של Business Contact Manager לכל משתמש.

הערה: אין באפשרותך לקשר קבצים או הודעות דואר אלקטרוני פעילויות ב- project, אך באפשרותך לצרף פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני בתיבה comments של רשומה פעילות הפרוייקט וקבצים.

צור משימה חדשה של פרוייקט

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על ניהול פרוייקטים.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה חדש, לחץ על פעילות חדשה של פרוייקט.

מלא את הטופס פעילויות פרוייקט

טופס המשימה הפרוייקט כולל דפים כללי ' ו'פרטים '. הדף כללי מוצגת כברירת מחדל.

הדף General

באפשרותך להשתמש בתצוגה זו כדי לתעד את המידע אודות פעילות הפרוייקט שלך, כולל כדי הקבוצות פעילות הפרוייקט מוקצה, הפרוייקט העסקי מקושרות, תאריך יעד, המצב.

במקטע פרטי פעילות פרוייקט
  1. בתיבה נושא, הקלד שם עבור פעילות הפרוייקט (נדרש).

  2. הקצאת פעילות הפרוייקט חבר צוות או לעובד    לחץ שם האדם ברשימה Assigned to.

    הערה: השמות ברשימה Assigned to הם העובדים שאיתם שיתפת את מסד הנתונים של Business Contact Manager. לקבלת מידע אודות אופן השיתוף של מסד הנתונים שלך, ראה לשתף את הנתונים של Business Contact Manager עם משתמשים אחרים.

מקטע פרוייקט מקושר
  1. לחץ על לחצן Link To כדי לבחור את פרוייקט עסקי שמקושר משימה זו פרוייקט (נדרש).

    הערה: ניתן לקשר פעילות פרוייקט לפרוייקט עסקי אחד בלבד. אם יצרת משימת פרוייקט זו מטופס פרוייקט עסקי, מידע זה כבר הוזנו.

במקטע הגדרות של פעילויות פרוייקט
  1. בתיבות תאריך התחלה ותאריך סיום, הזן את תאריך ההתחלה ותאריך עבור הפעילות.

    מידע אודות תאריך ההתחלה יתווסף לחלק העליון של הרשומה, מתחת לרצועת הכלים.

  2. לחץ על תיאור של מצב פעילות הפרוייקט בתיבה מצב.

  3. בתיבה % ביצוע, הזן מספר בין 0 ל- 100.

  4. בחר את תיבת הסימון נדרש תשומת לב אם משימת פרוייקט זו דורשת תשומת לב מהאדם שהוקצתה.

הפעילות נוספת לרשימת המשימות של האדם בשורת המשימות לביצוע ב- Outlook.

  1. בתיבה עדיפות, בחר רמת עדיפות, נמוכה, רגילה או גבוהה, עבור פעילות הפרוייקט.

כדי להתאים אישית את הרשימה, לחץ על ערוך רשימה זו. לקבלת מידע אודות אופן ההתאמה האישית של רשימה, עיין בסעיף "רשימות יצירה או עריכה" ב- יצירה והתאמה אישית של רשימות וסוגי רשומות מאמר.

  1. בחר את תיבת הסימון תזכורת כדי להגדיר תזכורת עבור הבעלים של פעילות זו של הפרוייקט, ולאחר מכן לחץ על החץ ובחר תאריך ושעה.

המקטע Comments
  1. הקלד או הדבק הערות או צרף קבצים או פריטים אחרים של Outlook, כגון הודעות דואר אלקטרוני, בשדה הערות.

    הערה: קבצים מצורפים ופריטי Outlook מפורטים בשדה הערות. הפריטים אינם מפורטים בעמוד היסטוריה של הפרוייקט העסקי המקושר.

  2. לחץ על לחצן הוספת חותמת זמן כדי להוסיף את התאריך והשעה להערות שלך.

  3. אם סיימת להזין את המידע אודות פעילות הפרוייקט, לחץ על שמור וסגור. אחרת, המשך לסעיף הבא במאמר זה.

הדף Details

באפשרותך להשתמש בדף זה כדי לתעד את תאריך הסיום, שעות של עבודה שהושלמה וכל מרחק שבהם באפשרותך הוצאות שיש להחזיר או הדורשת יש לעקוב אחריהם.

  1. כדי להציג את פרטי דף, ברצועת הכלים, בקבוצה הצג, לחץ על פרטים.

  2. הזן את התאריך שבו פעילות הפרוייקט הושלמה בתיבה תאריך סיום.

  3. הזן את המספר של שעות עבודה הכולל מוערך עבור משימה זו בתיבה עבודה הכולל.

  4. הזן את מספר שעות של עבודה בפועל בתיבה עבודה בפועל.

  5. בתיבה מרחק, הזן את מרחק לחיוב עבור משימה זו של project.

  6. לחץ על שמור וסגור.

עצה: לאחר ששמרת את פעילות הפרוייקט, הצג הפרטים של פעילות זו במקטע מידע אודות פעילויות פרוייקט של הפרוייקט העסקי המקושר.

לראש הדף

הקצאת משימה פרוייקט

הערה: באפשרותך להקצות משימה פרוייקט לאדם אחר רק אם מסד הנתונים של Business Contact Manager משותף עם משתמשים אחרים. לקבלת מידע נוסף אודות אופן מסד הנתונים שלך, ראה שיתוף הנתונים של Business Contact Manager עם משתמשים אחרים.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על ניהול פרוייקטים.

  2. בחלונית הרשימה, לחץ על הכרטיסיה פעילויות פרוייקט ולאחר מכן לחץ פעמיים על פעילות הפרוייקט כדי לפתוח אותו.

  3. ברשומת פעילות פרוייקט, ברשימה Assigned to, לחץ על שם.

    הערה: תראה השמות ברשימה Assigned to רק אם שיתפת את מסד הנתונים שלך עם משתמשים אחרים.

  4. לחץ על שמור וסגור.

לראש הדף

עדכון שהוקצתה לך משימת פרוייקט

כדי לעדכן את ההתקדמות של הפרוייקט העסקי הדואר, פעילויות פרוייקט צורך לעדכן בזמן שאתה ולאחר עמיתים לעבודה לבצע את העבודה על פעילויות אלה. כאשר מוקצית לך משימה פרוייקט, באפשרותך לראות אותה בשורת המשימות לביצוע של Outlook.

כיצד?

  1. ב- Outlook, ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה תצוגה.

  2. בקבוצה ' פריסה ', לחץ על שורת משימות לביצוע ולאחר מכן בצע את הפעולות הבאות:

  3. אם שורת המשימות לביצוע אינה מוצגת, לחץ על רגילה.

  4. אם לא נכלל רשימת המשימות בשורת המשימות לביצוע, חזור על השלבים הקודמים ולאחר מכן לחץ על רשימת פעילויות.

עדכון פעילות פרוייקט

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על ניהול פרוייקטים.

  2. בחלונית הרשימה, בכרטיסיה פעילויות פרוייקט, לחץ פעמיים על הפעילות הפרוייקט כדי לפתוח אותו.

  3. במקטע הגדרות משימת פרוייקט, עדכן המצב הנוכחי, אחוז ההשלמה ולאחר אם הפעילות תשומת לב מהבעלים פרוייקט עסקי.

  4. במקטע הערות, באפשרותך להדביק הערות מקבצים אחרים או הקלד הערות ישירות לשדה זה. לחץ על לחצן הוספת חותמת זמן כדי להוסיף תאריך ושעה להערות שלך.

  5. לחץ על שמור וסגור.

הערה: לאחר ששמרת את רשומת הפעילות פרוייקט, מציגה המידע העדכני ביותר ממשימה זו במקטע מידע אודות פעילויות פרוייקט של רשומת פרוייקט עסקי המקושר.

לראש הדף

מעקב אחר פעילויות פרוייקט המקושרות לפרוייקט עסקי

אם אתה הבעלים פרוייקט עסקי, באפשרותך לעקוב אחר ההתקדמות של משימות פרוייקט על-ידי הצגת הגאדג'טים פעילות פרוייקט, כגון Project משימות-יעד הבא, או על-ידי הצגת פעילויות הפרוייקט, במקטע מידע אודות פעילויות פרוייקט של רשומת פרוייקט עסקי.

הגאדג'טים משימות פרוייקט להציג מידע אודות כל הפעילויות פרוייקטים עבור כל הפרוייקטים העסק שלך.

לקבלת מידע אודות אופן ההצגה של גאדג'טים בסביבת העבודה של ניהול פרוייקטים, ראה שימוש בגאדג'טים ב- Business Contact Manager.

הצגת פעילויות הפרוייקט בפרוייקט עסקי בודד

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על ניהול פרוייקטים.

  2. בחלונית הרשימה, בכרטיסיה פרוייקטים עסקיים, לחץ פעמיים על הפרוייקט העסקי שברצונך לסקור.

    במקטע מידע אודות פעילויות פרוייקט, מוצג מידע אודות כל פעילות הפרוייקט. באפשרותך ללחוץ פעמיים על כל פעילות הפרוייקט כדי לפתוח אותה ולהציג מידע מפורט יותר.

לראש הדף

תרשים משימות פרוייקט בציר זמן

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על ניהול פרוייקטים.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה Reports.

  3. בקבוצה ניהול פרוייקטים, לחץ על פעילויות הפרוייקט, ולאחר מכן בחר משימות פרוייקט - כל.

  4. בחלון בדוח, ברצועת הכלים, בקבוצה מיון וסינון, לחץ על Filter.

  5. בתיבת הדו-שיח מסנן פעילויות פרוייקט, לחץ על הכרטיסיה סינון מתקדם.

  6. מתוך הרשימה שם שדה, לחץ על מקושרות כדי. מתוך הרשימה השוואה, לחץ על שווה ל ולאחר מכן, בתיבה השווה ל, הקלד את שם הפרוייקט העסקי אתה עוקב.

  7. לחץ על אישור.

  8. ברצועת הכלים, בקבוצה הצג, לחץ על תרשים.

    הצגת פעילויות הפרוייקט של הפרוייקט העסקי כמייצגי פעילויות ירוק בציר זמן. קו שחור בתוך מייצג פעילות ' מציין את אחוזי הפעילות הושלמה.

עצה: באפשרותך להציג רכיבי תרשים נוספים. ברצועת הכלים, בקבוצה תרשימים, לחץ על תוויות ולאחר מכן בחר את התוויות שברצונך להציג.

לקבלת מידע נוסף אודות דוחות ומסננים, ראה שימוש בדוחות ובתרשימים ב- Business Contact Managerוסינון רשומות ב- Business Contact Manager.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×