שימוש במיזוג דואר להתאמה אישית של מכתבים להפצת דואר מסחרי

שימוש במיזוג דואר להתאמה אישית של מכתבים להפצת דואר מסחרי

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

כאשר ברצונך לשלוח דואר מסחרי לאנשים ברשימת דיוור, באפשרותך להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור מקבץ של מכתבים מותאמים אישית. כל המכתבים המופקים זהים מבחינת הפריסה, העיצוב, הטקסט והגרפיקה. רק מקטעים ספציפיים של המכתב משתנים ומותאמים אישית.

ביצירה והדפסה של מכתבים באמצעות תהליך מיזוג הדואר מעורבים שלושה קבצים:

  • המסמך הראשי
    מסמך זה הוא מכיל טקסט וגרפיקה (סמל או תמונה, לדוגמה) זהים עבור בכל הגירסאות של המסמך הממוזג. גוף המכתב הוא דוגמה לתוכן זהה.

  • רשימת הדיוור שלך
    זהו מקור הנתונים המשמש לאכלוס מידע במכתב. רשימת הדיוור שלך יש שמות, לדוגמה, והוא המסמך הראשי המכתב המשתנה תטופל לשמות ברשימה שלך.

  • המסמך הממוזג
    מסמך זה הוא שילוב של המסמך הראשי ובין את רשימת דיוור. מיזוג דואר מושך מידע מרשימת הדיוור והוספתו במסמך הראשי, והתוצאה מכתב מותאם אישית עבור כל אדם.

באפשרותך ללמוד עוד אודות אופן הפעולה של מיזוג דואר עבור מכתבים בסרטון הווידאו שלהלן המהווים חלק קורס הדרכה.

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו. התקן את Microsoft Silverlight‏, Adobe Flash Player או Internet Explorer 9.

שלב 1: הכנת המסמך הראשי

לפני שתתחיל את מיזוג הדואר, הכן את המכתב. אם אתה מודיע לאנשים על אירוע קרוב, לדוגמה, כלול את השם, התאריך, השעה והמיקום של האירוע. אלה הם הפרטים החשובים לכל הנמענים של המכתב.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה הפעל מיזוג דואר, בחר הפעל מיזוג דואר > מכתבים.

    ב- Word, בכרטיסיה דברי דואר, בחר התחל מיזוג דואר ולאחר מכן בחר אפשרות.

  2. ב- Word, הקלד את גוף המכתב (בדוגמה להלן) שברצונך לשלוח לכל המשתתפים.

    דוגמה של מכתב ב- Word תווית המשמש עבור מיזוג דואר.

שלב 2: הגדרת רשימת הדיוור

רשימת הדיוור היא מקור הנתונים שלך. היא יכולה להיות גיליון אלקטרוני של Excel, מדריך אנשי קשר של Outlook, מסד נתונים של Access, או רשימת כתובות של Office. היא מכילה את הרשומות שבהן משתמש Word כדי לשאוב מהן מידע לבניית המכתב שלך.

עצות

  • אם אין לך רשימת דיוור, באפשרותך ליצור אחת במהלך מיזוג הדואר. לפני שתתחיל בתהליך מיזוג הדואר, אסוף את כל רשומות הנתונים והוסף אותן למקור הנתונים שלך.

  • אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני של Excel, ודא שעמודת המיקוד מעוצבת כטקסט, כך שלא תאבד אפסים.

  • אם ברצונך להשתמש באנשי הקשר שלך ב- Outlook, ודא ש- Outlook הוא תוכנית הדוא"ל המהווה ברירת מחדל.

שלב 3: קישור רשימת הדיוור למסמך הראשי

כעת אתה מוכן לפתוח את מקור הנתונים עבור רשימת הדיוור שלך וקשר אותו למכתב שלך.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה הפעל מיזוג דואר, בחר בחירת נמענים ולאחר מכן בחר אפשרות.

    כחלק ממיזוג דואר של Word, בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה התחל מיזוג, בחר באפשרות בחר נמענים ולאחר מכן בחר הקלד רשימה חדשה

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם אין לך רשימת דיוור, בחר הקלד רשימה חדשה וצור אחת.

      או

    • אם רשימת הדיוור נמצאת בגיליון אלקטרוני של Excel, מסד נתונים של Access, או סוג אחר של קובץ נתונים, בחר השתמש ברשימה קיימת. לאחר מכן אתר את הרשימה שלך ובחר פתח.

      או

    • אם אתה משתמש באנשי הקשר שלך ב- Outlook, בחר בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook.

  3. בחר קובץ > שמור בשם.

  4. בתיבה שם קובץ, הקלד שם קובץ ולאחר מכן בחר שמור.


עריכת רשימת נמענים

אם אתה יצירה והדפסה אותיות עבור כולם ברשימת שלך, עבור אל "שלב 4: הוספת תוכן מותאם אישית למכתב שלך." אם ברצונך לשלוח לאנשים המתגוררים אותיות, לדוגמה, בתוך מיילים 20 של אירוע שאתה מארח, לאחר מכן שימוש במסנן כגון מיקוד או מיקוד כדי לצמצם את הרשימה.

  1. בחר עריכת רשימת נמענים.

    כחלק ממיזוג הדואר ב- Word, בכרטיסיה 'דברי דואר', בקבוצה 'התחל מיזוג', בחר 'עריכת רשימת נמענים'.

  2. בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, בחר בתיבת הסימון לצד שמה של כל אדם שאתה מעוניין לקבל הודעת הדואר האלקטרוני שלך.

    בחירת שורות על-ידי סימון תיבת הסימון

בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, קיימות אפשרויות כדי למקד את רשימת הנמענים. שתי האפשרויות הנמצאות בשימוש התדיר ביותר הם למיון וכדי לסנן את הרשימה כדי להפוך אותו לאתר שמות וכתובות ביתר קלות.

במסמך מיזוג דואר של Word, בחר 'ערוך נמענים' ובתיבת הדו-שיח 'נמעני מיזוג דואר', תחת 'מקד את רשימת הנמענים', בחר אפשרות.

לקבלת מידע מפורט יותר, ראה מיון וסינון הנתונים עבור מיזוג דואר.

שלב 4: הוספת תוכן מותאם אישית למכתב

הוספת תוכן למכתב שלך שונה עבור כל אדם מקבל אותה — לדוגמה, השמות והכתובות. שיטת העבודה המומלצת עבור הוספת פרטים אלה היא להוסיף שדות מיזוג במסמך הראשי.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר בלוק הכתובת.

    כחלק ממיזוג הדואר ב- Word, בכרטיסיה 'דברי דואר', בקבוצה 'כתיבה והוספה של שדות', בחר 'בלוק כתובת'.

  2. בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר תבנית עבור שם הנמען כפי שהוא יופיע במכתב.

    אפשרויות בלוק כתובת

  3. בחר באפשרות אישור.

    הערה: כדי להציג כיצד כתובת תופיע במכתב, תחת תצוגה מקדימה, בחר הצג תוצאות בתצוגה מקדימה. בחר הבא לחצן הרשומה הבאה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר או לחצן רשומה לחצן הרשומה הקודמת עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר הקודם כדי לעבור בין רשומות במקור הנתונים שלך.

  4. בקבוצה כתוב & הוספת, בחר את שורת ברכה.

    כחלק ממיזוג דואר של Word, בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתוב והוסף שדות, בחר את שורת ברכה.

  5. בתיבת הדו-שיח הוסף שורת ברכה, בחר את התבנית שבה ברצונך להשתמש.

  6. בחר אישור כדי להוסיף את שדה המיזוג במכתב.

  7. בחר קובץ > שמור כדי לשמור על האות (להלן דוגמה) שאתה יוצר עבור מיזוג הדואר.

    מכתב של מיזוג דואר לדוגמה ב- Word המציג "בלוק כתובת" והשדה "שורת ברכה".

כדי להוסיף מידע מותאם אישית אחר האות מרשימת הדיוור שלך, ראה הוספת שדות מיזוג דואר בזה בכל פעם.


וידוא שמות של שדות מיזוג

ודא ש- Word מאתר את השמות והכתובות ברשימת הדיוור שלך.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר התאמת שדות.

    עצה:  ניתן לפתוח את שדות מיזוג גם מתוך תיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת שהשתמשת בה כדי להוסיף בלוק כתובת למסמך הראשי.

  2. בתיבת הדו-שיח התאמת שדות, ודא ששדות הרשומה המופיעים ברשימה מתאימים לשמות כותרות העמודות עבור רשומות במקור הנתונים ברשימת הדיוור שלך.

    תיבת הדו-שיח התאמת שדות

    הערה: קיימות שתי עמודות בתיבת הדו-שיח. העמודה הימנית היא רשימה של שמות נפוצים ברשומה עסקית לדוגמה. העמודה השמאלית היא שם השדה עבור השם הנפוץ הממופה לכותרת עמודה בקובץ מקור הנתונים שברשותך.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם שמות השדות המופיעים מתאימים לכותרות העמודות שבהן השתמשת עבור רשומות במקור הנתונים ברשימת הדיוור שלך, אל תעשה דבר.

      או

    • אם מופיע הכיתוב (לא תואם) בשם שדה שציפית שיתאים לכותרת עמודה במקור הנתונים, בחר את החץ הנפתח ולאחר מכן בחר את שם השדה במקור הנתונים ברשימת הדיוור שלך. חזור על הפעולה לפי הצורך.

  4. בחר באפשרות אישור.


עיצוב שדות מיזוג דואר

כדי לשנות את הגופן, הגודל או המרווח של התוכן הממוזג, בחר את שם שדה המיזוג ובצע את השינויים הרצויים.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה תצוגה מקדימה של תוצאות, בחר הצג תצוגה מקדימה של תוצאות כדי לעבור מהתוצאות הממוזגות לשדות מיזוג הדואר במכתב.

    ב- Word, בכרטיסיה 'דברי דואר', הקבוצה 'הצג תצוגה מקדימה של תוצאות'.

  2. בחר את שם שדה המיזוג.

    שדה 'בלוק כתובת' שנבחר

  3. בכרטיסיה בית, בחר את הגופן ואת גודל הגופן שבהם ברצונך להשתמש.

    ב- Word, בכרטיסיה 'בית', בקבוצה 'גופן', בחר גופן וגודל גופן.

  4. בכרטיסיה פריסת עמוד (Word 2013) או בכרטיסיה פריסה (Word 2016), בחר המרווח הרצוי בין פיסקאות.

    ב- Word, בכרטיסיה 'פריסה', בקבוצה 'פיסקה', הגדר את המרווח.

    הערה: מאחר ש- Word מתייחס לכל שורה בבלוק כתובת כפיסקה, מומלץ לצמצם את המרווח בין השורות.

שלב 5. תצוגה מקדימה והדפסה של האותיות

  1. בחר הצג תוצאות בתצוגה מקדימה ולאחר מכן בחר את לחצן הרשומה הבא לחצן הרשומה הבאה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר או הקודם לחצן הרשומה הקודמת עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר כדי לוודא שהשמות והכתובות בגוף המכתב שלך נראים תקינים.

    עצה:  כדי לעבור לתחילת הרשימה, בחר את לחצן הרשומה הראשון לחצן הרשומה הראשונה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר וכדי לעבור לסוף הרשימה, בחר את לחצן הרשומה האחרון לחצן הרשומה האחרונה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר .

  2. בחר סיים ומזג > הדפס מסמכים.

    כחלק ממיזוג דואר של Word, בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה סיום, בחר באפשרות סיים ומזג ולאחר מכן בחר אפשרות.

שלב 6: שמירת המכתב המותאם אישית

במהלך שמירה של מסמך מיזוג הדואר, הוא נשאר מחובר לרשימת הדיוור שלך כך שתוכל להשתמש בו עבור הדיוור בצובר הבא.


כדי לעשות שימוש חוזר את מסמך מיזוג הדואר

  • פתח את מסמך מיזוג הדואר ובחר כן כאשר Word יציג לך הנחיה לשמור את החיבור.


כדי לשנות כתובות במסמך מיזוג דואר

  • פתח את מסמך מיזוג הדואר ובחר עריכת רשימת נמענים כדי למיין, לסנן ולבחור כתובות ספציפיות.

מידע נוסף

לפני שתתחיל את מיזוג הדואר, הכן את המכתב. אם אתה מודיע לאנשים על אירוע קרוב, לדוגמה, כלול את השם, התאריך, השעה והמיקום של האירוע. אלה הם הפרטים החשובים לכל הנמענים של המכתב.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה הפעל מיזוג דואר, בחר הפעל מיזוג דואר > מכתבים.

    מכתבים אחידים

  2. ב- Word, הקלד את גוף המכתב שברצונך לשלוח לכולם.

רשימת הדיוור היא מקור הנתונים שלך. היא יכולה להיות גיליון אלקטרוני של Excel, מדריך אנשי קשר של Outlook, מסד נתונים של Access, או רשימת כתובות של Office. היא מכילה את הרשומות שבהן משתמש Word כדי לשאוב מהן מידע לבניית המכתב שלך.

עצות

  • אם אין לך רשימת דיוור, באפשרותך ליצור אחת במהלך מיזוג הדואר. לפני שתתחיל בתהליך מיזוג הדואר, אסוף את כל רשומות הנתונים והוסף אותן למקור הנתונים שלך.

  • אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני של Excel, ודא שעמודת המיקוד מעוצבת כטקסט, כך שלא תאבד אפסים.

  • אם ברצונך להשתמש באנשי הקשר שלך ב- Outlook, ודא ש- Outlook מוגדר כתוכנית ברירת המחדל לדואר אלקטרוני. לשם כך, פתח את Apple Mail, ובתפריט Mail בתפריט, בחר Preferences. בכרטיסיה General, לצד Default email reader, בחר Microsoft Outlook

  • כדי להשתמש באנשי הקשר של Apple, ודא ש- Apple Mail מוגדר כתוכנית ברירת המחדל לדואר.

  • השתמש במסד הנתונים FileMake Pro כמקור הנתונים למיזוג דואר.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר באפשרות בחר נמענים ולאחר מכן בחר אפשרות.

    בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרות 'בחירת נמענים' מסומנת עם רשימה של אפשרויות

    בחר

    כדי

    צור רשימה חדשה

    יצירת רשימת כתובות חדשה בזמן שאתה מגדיר את מיזוג הדואר

    השתמש ברשימה קיימת

    להשתמש בגיליון אלקטרוני של Excel, או בסוג אחר של קובץ נתונים, כרשימת הכתובות

    בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook

    בחירת שמות ישירות מאנשי הקשר של Outlook עבור רשימת הכתובות שלך

    אנשי קשר של Apple

    בחירת שמות ישירות מ- Apple Address Book עבור רשימת הכתובות שלך

    FileMaker Pro

    לייבא נתונים ממסד נתונים של FileMaker Pro

  2. אם בחרת צור רשימה חדשה, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בתיבת הדו-שיח עריכת שדות רשימה, Word יוצר באופן אוטומטי שדות של מידע בסיסי, כגון שם פרטי, שם משפחה וכתובת. אם ברצונך להוסיף שדה חדש, לדוגמה, שדה ההודעה, הוסף אותו כעת, כך שתוכל למלא אותו כאשר תקליד את ערכי הרשימה. תחת שם שדה חדש, הקלד את שם השדה שברצונך להוסיף ולאחר מכן בחר בסימן החיבור (+).

      עצה:  כדי לשנות את סדר השדות, בחר את השדה שברצונך להעביר ולאחר מכן השתמש בחצים למעלה או למטה כדי להזיז את השדה למקום שבו ברצונך שהוא יופיע ברשימה.

    2. לאחר שכל השדות יוגדרו כרצונך, בחר צור כדי ליצור את הרשימה.

  3. אם בחרת השתמש ברשימה קיימת, בצע את הפעולות הבאות:

    1. דפדף לקובץ שבו ברצונך להשתמש ובחר פתח.

    2. אם בחרת לפתוח גיליון אלקטרוני של Excel, בתיבת הדו-שיח פתיחת חוברת עבודה, בחר את הגיליון שבו ברצונך להשתמש והשאר את השדה טווח תאים ריק כדי להשתמש בגליון העבודה כולו, או הזן טווח תאים עבור הנתונים שבהם ברצונך להשתמש ולאחר מכן בחר אישור.

  4. אם בחרת בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook או אנשי קשר של Apple, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בחר סנן נמענים כדי לבחור את הנמענים שברצונך לכלול.

    2. עבור אנשי קשר של Outlook, בתיבת הדו-שיח אפשרויות שאילתה, לצד פרט נמענים של מיזוג דואר לפי, בחר רשומה שלמה. ברשימת אנשי הקשר, בחר את אנשי הקשר שלהם ברצונך לשלוח דואר מסחרי ולאחר מכן בחר אישור.

    3. עבור אנשי קשר של Apple, בתיבת הדו-שיח אפשרויות שאילתה, תחת קבוצת אנשי קשר של Apple, בחר את הקבוצה שאליה ברצונך לשלוח דואר מסחרי ולאחר מכן בחר אישור.

    4. עבור מסד נתונים של FileMaker Pro, בחר את קובץ מסד הנתונים בתיבת הדו-שיח בחירת מסד נתונים של FileMaker Pro לשימוש כמקור נתונים ובחר פתח

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן בחר בשדה שברצונך להוסיף.

    בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרות 'הוסף שדה מיזוג' מסומנת

    המשך להוסיף שדות עד להוספת כל המידע הרצוי עבור המכתב.

  2. עצב את השדות במכתב כדי להעניק לו את המראה הרצוי שיופיע בכל המכתבים. לדוגמה, הוסף רווח בין שדות השם הפרטי ושם המשפחה, והקש Return כדי להתחיל שורה חדשה עבור שדה הכתובת.

    עצה: כדי למיין את רשימת הנמענים או להסיר נמענים, בכרטיסיה דברי דואר, בחר סנן נמענים ולאחר מכן בחר מיין רשומות או סנן רשומות. לסיום, בחר אישור.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר הצגת תוצאות בתצוגה מקדימה כדי לראות כיצד המכתב ייראה. השתמש בחצים ימינה ושמאלה בכרטיסיה דברי דואר כדי לגלול לאורך כל מכתב.

    בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרות 'הצגת תוצאות בתצוגה מקדימה' מסומנת

  2. כדי לבצע שינויים נוספים בעיצוב, בחר שוב תצוגה מקדימה של תוצאות, כך שתוכל להוסיף או להסיר שדות מיזוג.

  3. כאשר המכתב ייראה כרצונך, בכרטיסיה דברי דואר, בחר סיים ומזג > הדפס מסמכים להשלמת מיזוג הדואר.

    בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרויות 'סיים ומזג' ו'הדפס מסמכים' מסומנות

    עצה: אם ברצונך לסקור ולעדכן כל מכתב בנפרד לפני ההדפסה, בכרטיסיה דברי דואר, בחר סיים ומזג > עריכת מסמכים נפרדים. כשתסיים, לחץ על קובץ > הדפס כדי להדפיס את המכתבים.

במהלך שמירה של מסמך מיזוג הדואר, הוא נשאר מחובר לרשימת הדיוור שלך כך שתוכל להשתמש בו עבור הדיוור בצובר הבא.

כדי לעשות שימוש חוזר במסמך מיזוג הדואר

  • פתח את מסמך מיזוג הדואר ובחר כן כאשר Word יציג לך הנחיה לשמור את החיבור.

כדי לשנות את הכתובות במסמך מיזוג דואר

  • פתח את מסמך מיזוג הדואר ובחר עריכת רשימת נמענים כדי למיין, לסנן ולבחור כתובות ספציפיות.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×