שימוש במיזוג דואר כדי לשלוח הודעות דואר אלקטרוני מסחרי

שימוש במיזוג דואר כדי לשלוח הודעות דואר אלקטרוני מסחרי

אם ברצונך לשלוח לאנשים רבים הודעה בדואר אלקטרוני שתוכל להתאים אישית עבור כל נמען, השתמש במיזוג דואר. ניתן ליצור קבוצה של הודעות דואר אלקטרוני מותאמות אישית המעוצבות באופן זהה ולהשתמש בטקסט ובגרפיקה זהים. רק מקטעים ספציפיים של הודעת הדואר האלקטרוני משתנים ומותאמים אישית. להבדיל משידור הודעה לקבוצת אנשים, מיזוג דואר הופך כל נמען של ההודעה לנמען יחיד.

שלושה קבצים בתהליך מיזוג הדואר: מסמך ראשי בנוסף לרשימת דיוור המפיקה קבוצות של מכתבים או הודעות דואר אלקטרוני, מעטפות או תוויות.

שלושה מסמכים מעורבים ביצירת הודעות דואר אלקטרוני באמצעות תהליך מיזוג הדואר:

  • המסמך הראשי
    מסמך זה הוא הודעת הדואר האלקטרוני שלך, הוא מכיל טקסט וגרפיקה (סמל או תמונה, לדוגמה) זהים עבור כל גירסה של המסמך הממוזג.

  • רשימת הדיוור
    מסמך זה מכיל את הנתונים המשמשים לאכלוס מידע במכתב. רשימת הדיוור שלך כוללת שמות, לדוגמה, והמסמך הראשי שלך הוא הודעת הדואר האלקטרוני אשר תמוען לשמות ברשימה.

  • המסמך הממוזג
    מסמך זה הוא שילוב של המסמך הראשי ורשימת הדיוור. מיזוג דואר שואב את התצורה מרשימת הדיוור ומציב אותה במסמך הראשי. התוצאה – מסמך ממוזג מותאם אישית עבור כל אדם ברשימת הדיוור.

שלב 1: הכנת המסמך הראשי

הקלד את גוף הודעת הדואר האלקטרוני שברצונך לשלוח לכולם ב- Word לפני שתתחיל. אם אתה מודיע לאנשים על אירוע קרוב, לדוגמה, כלול את השם, התאריך, השעה והמיקום של האירוע. חשוב שכולם ידעו את פרטי האירוע הללו.

  • בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה הפעל מיזוג דואר, בחר הפעל מיזוג דואר > הודעות דואר אלקטרוני.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הפקודה 'התחל מיזוג דואר' ואת רשימת האפשרויות הזמינות עבור סוג המיזוג שברצונך להפעיל.

שלב 2: הגדרת רשימת הדיוור

כדי לשלוח הודעות דואר אלקטרוני, יש להתקין תוכנית דואר אלקטרוני תואמת MAPI, כגון Outlook או Gmail. אם אתה משתמש ב- MAPI של Outlook, ודא שהגירסאות של Word ושל Outlook זהות.

רשימת הדיוור היא מקור הנתונים שלך. היא יכולה להיות מדריך אנשי קשר של Outlook, מסד נתונים של Access, או רשימת כתובות של Office. היא מכילה את הרשומות שבהן משתמש Word כדי לשאוב מהן מידע לבניית הודעות הדואר האלקטרוני שלך.


עצות

שלב 3: קישור רשימת הדיוור להודעת הדואר האלקטרוני שלך

כעת הגיע הזמן לבחור את הנמענים שלך ממקור נתונים (רשימת כתובות). ודא שמקור הנתונים שלך כולל עמודה עבור כתובות דואר אלקטרוני ושמופיעה כתובת דואר אלקטרוני עבור כל אדם שאתה שולח אליו את הודעת הדואר האלקטרוני.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה הפעל מיזוג דואר, בחר בחירת נמענים ולאחר מכן בחר אפשרות.

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם אין לך רשימת דיוור, בחר הקלד רשימה חדשה וצור אחת.

      או

    • אם רשימת הדיוור נמצאת בגיליון אלקטרוני של Excel, מסד נתונים של Access, או סוג אחר של קובץ נתונים, בחר השתמש ברשימה קיימת. לאחר מכן אתר את הרשימה שלך ובחר פתח.

      או

    • אם אתה משתמש באנשי הקשר שלך ב- Outlook, בחר בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook.

  3. בחר קובץ > שמור בשם.

  4. בתיבה שם קובץ, הקלד שם קובץ ולאחר מכן בחר שמור.


עריכת רשימת הדיוור

אם אתה שולח הודעות דואר אלקטרוני לכל הנמענים ברשימה, עבור אל שלב 4: הוספת תוכן מותאם אישית להודעת הדואר האלקטרוני. אם ברצונך לשלוח הודעות דואר אלקטרוני רק לאנשים מסוימים ברשימה, באפשרותך לצמצם את הרשימה ולהשתמש בשלבים המופיעים תחת ’עריכת רשימת הדיוור’.

  1. בחר עריכת רשימת נמענים.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הפקודה 'ערוך רשימת נמענים' כמסומנת.

  2. סמן את שמות האנשים שאתה מעוניין שיקבלו את הודעת הדואר האלקטרוני שלך.

    בחירת שורות על-ידי סימון תיבת הסימון

ניתן גם למיין או לסנן את הרשימה כדי לאתר שמות וכתובות ביתר קלות.

שלב 4: הוספת תוכן מותאם אישית להודעת הדואר האלקטרוני

התאם אישית כל הודעת דואר אלקטרוני על-ידי הוספת שם וכתובת של אדם. שיטת העבודה המומלצת להוספת פרטים אלה היא להוסיף שדות מיזוג במסמך הראשי.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר בלוק הכתובת.

    שדה המיזוג 'הוסף בלוק כתובת'

  2. בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר תבנית עבור שם הנמען כפי שיופיע בדואר האלקטרוני.

    אפשרויות בלוק כתובת

  3. בחר אישור כדי להוסיף את שדה המיזוג.

  4. בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר שורת ברכה.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הפקודה 'שורת ברכה' כמסומנת.

  5. בתיבת הדו-שיח הוסף שורת ברכה, בחר את התבנית שבה ברצונך להשתמש.

  6. בחר אישור כדי להוסיף את שדה המיזוג.

  7. בחר קובץ > שמור כדי לשמור את הודעת הדואר האלקטרוני.

    הערה: תצטרך לעצב את הודעת הדואר האלקטרוני באופן ידני לאחר הוספת השדות.

ניתן גם להוסיף שדות אחרים ממקור הנתונים שלך להודעת הדואר האלקטרוני. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת שדות מיזוג דואר.

וידוא שמות של שדות מיזוג

ודא ש- Word מאתר את השמות והכתובות ברשימת הדיוור שלך.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר התאמת שדות.

    עצה:  ניתן לפתוח את שדות מיזוג גם מתוך תיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת שהשתמשת בה כדי להוסיף בלוק כתובת למסמך הראשי.

  2. בתיבת הדו-שיח התאמת שדות, ודא ששדות הרשומה המופיעים ברשימה מתאימים לשמות כותרות העמודות עבור רשומות במקור הנתונים ברשימת הדיוור שלך.

    תיבת הדו-שיח התאמת שדות

    הערה: קיימות שתי עמודות בתיבת הדו-שיח. העמודה הימנית היא רשימה של שמות נפוצים ברשומה עסקית לדוגמה. העמודה השמאלית היא שם השדה עבור השם הנפוץ הממופה לכותרת עמודה בקובץ מקור הנתונים שברשותך.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם שמות השדות המופיעים מתאימים לכותרות העמודות שבהן השתמשת עבור רשומות במקור הנתונים ברשימת הדיוור שלך, אל תעשה דבר.

      או

    • אם מופיע הכיתוב (לא תואם) בשם שדה שציפית שיתאים לכותרת עמודה במקור הנתונים, בחר את החץ הנפתח ולאחר מכן בחר את שם השדה במקור הנתונים ברשימת הדיוור שלך. חזור על הפעולה לפי הצורך.

  4. בחר באפשרות אישור.


עיצוב שדות מיזוג דואר

כדי לשנות את הגופן, הגודל או המרווח של התוכן הממוזג, בחר את שם שדה המיזוג ובצע את השינויים הרצויים.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה תצוגה מקדימה של תוצאות, בחר הצג תצוגה מקדימה של תוצאות כדי לעבור מהתוצאות הממוזגות לשדות מיזוג הדואר במכתב.

    ב- Word, בכרטיסיה 'דברי דואר', הקבוצה 'הצג תצוגה מקדימה של תוצאות'.

  2. בחר את שם שדה המיזוג.

    שדה 'בלוק כתובת' שנבחר

  3. בכרטיסיה בית, בחר את הגופן ואת גודל הגופן שבהם ברצונך להשתמש.

    ב- Word, בכרטיסיה 'בית', בקבוצה 'גופן', בחר גופן וגודל גופן.

  4. בכרטיסיה פריסת עמוד (Word 2013) או בכרטיסיה פריסה (Word 2016), בחר המרווח הרצוי בין פיסקאות.

    ב- Word, בכרטיסיה 'פריסה', בקבוצה 'פיסקה', הגדר את המרווח.

    הערה: מאחר ש- Word מתייחס לכל שורה בבלוק כתובת כפיסקה, מומלץ לצמצם את המרווח בין השורות.

שלב 5: תצוגה מקדימה וסיום

לאחר הוספת שדות מיזוג למסמך הראשי, אתה מוכן להציג בתצוגה מקדימה את תוצאות המיזוג. כאשר תהיה מרוצה מהתצוגה המקדימה, השלם את המיזוג.

  1. בחר הצג תוצאות בתצוגה מקדימה ולאחר מכן בחר את לחצן הרשומה הבא לחצן הרשומה הבאה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר או הקודם לחצן הרשומה הקודמת עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר כדי לוודא שהשמות והכתובות בגוף המכתב שלך נראים תקינים.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הקבוצה 'תצוגה מקדימה של תוצאות'.

    עצה:  כדי לעבור לתחילת הרשימה, בחר את לחצן הרשומה הראשון לחצן הרשומה הראשונה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר וכדי לעבור לסוף הרשימה, בחר את לחצן הרשומה האחרון לחצן הרשומה האחרונה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר .

  2. בחר סיים ומזג > שליחת הודעות דואר אלקטרוני.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הפקודה 'סיים ומזג' ואת האפשרויות שלה.

  3. בתיבה אל, בחר את שם העמודה של כתובת הדואר האלקטרוני ברשימה.

    הערה: Word שולח הודעה בודדת לכל כתובת דואר אלקטרוני. אין אפשרות לשלוח עותק או עותק מוסתר לנמענים אחרים ולא ניתן להוסיף קבצים מצורפים לדואר האלקטרוני.

  4. בתיבה שורת נושא, הקלד שורת נושא עבור ההודעה.

  5. בתיבה תבנית דואר, בחר HTML (הגדרת ברירת המחדל) או טקסט רגיל כדי לשלוח את המסמך כגוף הודעת הדואר האלקטרוני.

    חשוב: אם אתה שולח את הודעת הדואר האלקטרוני כטקסט רגיל, המסמך הראשי לא יכלול כל עיצוב טקסט או גרפיקה.

  6. תחת שלח רשומות, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • קבל את הגדרת ברירת המחדל למזג ולשלוח את כל הרשומות.

      או

    • בחר רשומה נוכחית וההודעה תישלח רק לרשומה הניתנת להצגה שעל-גבי המסך.

      או

    • בחר באפשרות האחרונה, ובתיבה מאת, הזן את מספר הרשומה כדי להתחיל את המיזוג ובתיבה אל, הזן את מספר הרשומה כדי לסיים את המיזוג.

      הערה: דואר אלקטרוני לא נשלח לאדם שמספר הרשומה שלו אינו כלול בטווח ’מאת-אל’.

  7. בחר אישור כדי להפעיל מיזוג דואר.

שלב 6: שמירת ההודעה המותאמת אישית

שמור את הודעת הדואר האלקטרוני אם בכוונתך להשתמש בה עבור מיזוג דואר אחר.

בעת שמירת המסמך הראשי, אתה שומר גם את החיבור שלו למקור הנתונים שבחרת. בפעם הבאה שתפתח את המסמך הראשי, Word יבקש ממך לבחור אם להשאיר את החיבור למקור הנתונים.

  • אם תבחר באפשרות כן, המסמך ייפתח תוך הצגת מידע שהנו ממוזג עם הרשומה הראשונה.

  • אם תבחר באפשרות לא, החיבור בין המסמך הראשי ומקור הנתונים ינותק. המסמך הראשי עבור הדואר האלקטרוני יהפוך למסמך רגיל של Word.

למידע נוסף

אם ברשותך מכתב המיועד לשליחה לאנשים רבים באמצעות דוא"ל שברצונך להתאים אישית עבור כל נמען, השתמש במיזוג דואר. ניתן ליצור קבוצה של הודעות דוא"ל מותאמות אישית המעוצבות באופן זהה ולהשתמש בטקסט זהה. רק מקטעים ספציפיים של הודעת הדוא"ל משתנים ומותאמים אישית. להבדיל משידור הודעה לקבוצת אנשים, מיזוג דואר הופך כל נמען של ההודעה לנמען יחיד.

שלושה קבצים מעורבים ביצירת הודעות דוא"ל באמצעות תהליך מיזוג הדואר:

  • המסמך הראשי
    מסמך זה הוא הודעת הדוא"ל שלך; הוא מכיל טקסט זהה עבור כל גירסה של המסמך הממוזג.

  • רשימת הדיוור
    זהו מקור הנתונים (לרוב, גיליון אלקטרוני של Excel), המשמש לאכלוס מידע בהודעת דוא"ל. רשימת הדיוור כוללת שמות, לדוגמה, והמסמך הראשי שלך הוא הודעת הדוא"ל אשר תמוען לשמות ברשימה.

  • המסמך הממוזג
    מסמך זה הוא שילוב של המסמך הראשי ורשימת הדיוור. מיזוג דואר שואב את המידע מרשימת הדיוור וממקם אותו במסמך הראשי. התוצאה – מסמך ממוזג מותאם אישית עבור כל אדם ברשימת הדיוור.

השלב הראשון בתהליך מיזוג הדואר הוא יצירת מסמך ראשי.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר התחל מיזוג דואר > הודעות דוא"ל.

    דואר אלקטרוני של מיזוג דואר

  2. ב- Word, הקלד את הודעת הדוא"ל שברצונך לשלוח לכולם.

השורה הראשונה בגיליון אלקטרוני של Excel היא רשומת הכותרת. לכל עמודה בשורה יש תווית שם שמציינת קטגוריית מידע. לדוגמה, תוויות העמודות יכולות להיות כתובת דוא"ל, שם, כתובת רחוב, עיר, מדינה ומיקוד. כל שורה עוקבת מכילה רשומה אחת של נתונים עבור כל נמען. לא ניתן לכלול ברשימה שורות או עמודות ריקות.

עצה: כדי ליצור גיליון אלקטרוני של Excel של פנקס הכתובות של Outlook, יצא את אנשי הקשר אל קובץ טקסט מופרד באמצעות טאבים (‎.txt) ולאחר מכן פתח את קובץ ה- ‎.txt ב- Excel. לקבלת מידע נוסף, ראה ייצוא פריטי Outlook או אחסון שלהם בארכיון באופן ידני.

  1. בשורה הראשונה של הגיליון האלקטרוני של Excel, הקלד את תוויות העמודות עבור הנמענים שלך. לדוגמה, בעמודה הראשונה, הקלד כתובת דוא"ל, בעמודה השניה הקלד שם פרטי ובעמודה השלישית הקלד שם משפחה.

    חשוב: מומלץ שהעמודה הראשונה תכיל את כתובת הדוא"ל של כל נמען.

  2. בשורה השניה ובשורות הבאות, הקלד כתובת דוא"ל, שם פרטי ושם משפחה.

  3. בתפריט קובץ, בחר שמור והזן שם קובץ.

    הערה: זכור את המיקום של הגיליון האלקטרוני; תזדקק לו מאוחר יותר כדי לקשר אותו למסמך מיזוג הדואר.

  4. שמור וסגור את הגיליון האלקטרוני.

    הערה: לא תוכל להשלים את המיזוג אם לא תסגור את הגיליון האלקטרוני של Excel שמכיל את הרשימה, או אם תפתח אותו מחדש לפני סיום מיזוג הדואר.

בכרטיסיה דברי דואר, בחר באפשרות בחר נמענים ולאחר מכן בחר אפשרות.

בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרות 'בחר נמענים' מסומנת עם רשימה של אפשרויות

אפשרות

תיאור

צור רשימה חדשה

יצירת רשימת כתובות חדשה בזמן שאתה מגדיר את מיזוג הדואר

השתמש ברשימה קיימת

השתמש בגיליון אלקטרוני של Excel, או בסוג אחר של קובץ נתונים, כרשימת הכתובות

בחר מבין אנשי הקשר של Outlook

בחר שמות ישירות מאנשי הקשר של Outlook עבור רשימת הכתובות שלך

אנשי קשר של Apple

בחירת שמות ישירות מ- Apple Address Book עבור רשימת הכתובות שלך

FileMaker Pro

יבא נתונים ממסד נתונים של FileMaker Pro

יצירת רשימה חדשה

בתיבת הדו-שיח עריכת שדות רשימה, Word יוצר באופן אוטומטי שדות של מידע בסיסי, כגון שם פרטי, שם משפחה וכתובת. אם ברצונך להוסיף שדה חדש, לדוגמה, שדה ההודעה, הוסף אותו כעת כך שתוכל להזין את השדה כאשר תקליד את ערך הרשימה.

  1. תחת שם שדה חדש, הקלד את שם השדה שברצונך להוסיף ולאחר מכן בחר בסימן החיבור (+).

    עצה:  כדי לשנות את סדר השדות, בחר את השדה שברצונך להעביר ולאחר מכן השתמש בחצים למעלה או למטה כדי להזיז את השדה.

  2. כאשר כל השדות מוגדרים כרצונך, בחר צור כדי ליצור רשימה חדשה.

שימוש ברשימה קיימת

  1. דפדף לקובץ שבו ברצונך להשתמש ובחר פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחת חוברת עבודה, בחר את הגיליון האלקטרוני שבו ברצונך להשתמש ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • השאר טווח תאים כדי להשתמש בגיליון אלקטרוני שלם.

      לחלופין

    • הזן טווח תאים עבור הנתונים שבהם ברצונך להשתמש.

  3. בחר אישור.

בחר מבין אנשי הקשר של Outlook

  1. בחר סנן נמענים כדי לבחור את הנמענים שברצונך לכלול.

  2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות שאילתה, לצד הצג נמענים של מיזוג דואר לפי, בחר רשומה שלמה.

  3. ברשימת אנשי הקשר, בחר את אנשי הקשר שברצונך לכלול במיזוג הדואר, ולאחר מכן בחר אישור.

אנשי קשר של Apple

  1. בחר סנן נמענים כדי לבחור את הנמענים שברצונך לכלול.

  2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות שאילתה, תחת קבוצת אנשי קשר של Apple, בחר את הקבוצה שברצונך לכלול במיזוג הדואר ולאחר מכן בחר אישור.

FileMaker Pro

  1. דפדף לקובץ שבו ברצונך להשתמש ובחר פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח מפרידי רשומת כותרת, בחר מפריד שדות כדי להפריד בין שדות הנתונים ומפריד רשומות כדי להפריד בין רשומות הנתונים ולאחר מכן בחר אישור.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן בחר בשדה שברצונך להוסיף.

    בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרות 'הוסף שדה מיזוג' מסומנת

  2. במסמך הראשי, לחץ על גרור שדות לתוך תיבה זו או הקלד טקסט ולאחר מכן לחץ על הטקסט כדי להסיר אותו.

  3. הוסף ועצב את השדות שברצונך לכלול בהודעת הדוא"ל ובחר אישור.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר הצגת תוצאות בתצוגה מקדימה כדי לראות כיצד הודעות הדוא"ל תיראה.

    בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרות 'תצוגה מקדימה של תוצאות' מסומנת

    הערה: השתמש בכפתורי החצים ימינה ושמאלה בכרטיסיה דברי דואר כדי לגלול לאורך כל הודעת דוא"ל.

  2. כדי לבצע שינויים נוספים בעיצוב, בחר שוב תצוגה מקדימה של תוצאות, כך שתוכל להוסיף או להסיר שדות מיזוג.

  3. כאשר ההודעות ייראו כרצונך, בכרטיסיה דברי דואר, בחר סיים ומזג > מזג לדואר אלקטרוני להשלמת מיזוג הדואר.

    עצה: האפשרות מזג לדוא"ל אינה זמינה אם לא בחרת תוכנית דוא"ל המוגדרת כברירת מחדל.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×