שימוש במיזוג דואר כדי ליצור הודעת דואר אלקטרוני טופס ב- Word 2016 for Mac

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אם יש לך אות כדי לשלוח לאנשים רבים באמצעות הדואר האלקטרוני שברצונך מותאמים אישית עבור כל נמען, השתמש במיזוג דואר. באפשרותך ליצור קבוצת הודעות דואר אלקטרוני מותאמת אישית מעוצבים זהה ולהשתמש בו את אותו טקסט. רק ספציפי של הודעת הדואר האלקטרוני משתנים ובמקטעים מותאמים אישית. מיזוג דואר-בניגוד שידור הודעה כדי שקבוצת אנשים — הופכת הנמען הבלעדי לכל הנמענים של ההודעה.

קיימים שלושה קבצים הכרוכים ביצירת הודעות דואר אלקטרוני באמצעות תהליך מיזוג הדואר:

  • המסמך הראשי
    מסמך זה הוא הודעת הדואר האלקטרוני שלך; הוא מכיל טקסט הזהה עבור כל גירסה של המסמך הממוזג.

  • רשימת הדיוור שלך
    זהו מקור נתונים, לעתים קרובות Excel גיליון אלקטרוני, המשמש לאכלוס מידע בהודעת הדואר האלקטרוני. רשימת הדיוור שלך יש שמות, לדוגמה, והוא המסמך הראשי בהודעת הדואר האלקטרוני תטופל לשמות ברשימה שלך.

  • המסמך הממוזג
    מסמך זה הוא שילוב של המסמך הראשי ובין את רשימת דיוור. מיזוג דואר מושך את המידע מרשימת הדיוור והוספתו במסמך הראשי, והתוצאה היא מסמך ממוזג מותאמים אישית עבור כל אדם ברשימת הדיוור.

בשלב הראשון בתהליך מיזוג דואר היא ליצור מסמך ראשי.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר התחל מיזוג דואר > הודעות דואר אלקטרוני.

    דואר אלקטרוני של מיזוג דואר

  2. ב- Word, הקלד את הודעת הדואר האלקטרוני שברצונך לשלוח לכל המשתתפים.

השורה הראשונה בגיליון האלקטרוני שלך Excel הוא רשומת הכותרת. בכל עמודה בשורה יש שם תווית המציינת קטגוריית מידע. לדוגמה, ייתכן לתוויות עמודה כתובת הדואר האלקטרוני, שם, כתובת הרחוב, העיר, מצבו מיקוד. כל שורה עוקבת מכילה רשומה יחידה של נתונים עבור כל אחד מהנמענים. שם אינו יכול להיות כל שורות או עמודות ריקות ברשימה.

עצה: כדי להפוך את גיליון אלקטרוני Excel פנקס הכתובות שלך Outlook, ייצא את אנשי הקשר לקובץ המופרד באמצעות טאבים (. txt) ולאחר מכן פתח את קובץ ה-txt ב- Excel. לקבלת מידע נוסף, ראה ייצוא או אחסון פריטי Outlook בארכיון באופן ידני.

  1. בשורה הראשונה של הגיליון האלקטרוני Excel, הקלד את תוויות העמודות עבור הנמענים. לדוגמה, בעמודה הראשונה, הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני; בעמודה השניה, הקלד את השם הפרטי; והקלד בעמודה השלישית, שם משפחה.

    חשוב: מומלץ כי העמודה הראשונה מכילה את כתובת הדואר האלקטרוני של כל נמען.

  2. בשורות השניה, הקלד את כתובת הדואר האלקטרונישל נמען, שם פרטיושם משפחה.

  3. בתפריט קובץ, בחר באפשרות שמור, והזן שם קובץ.

    הערה: זכור את המיקום של הגיליון האלקטרוני; תזדקק אותו במועד מאוחר יותר כדי לקשר אותו למסמך מיזוג הדואר שלך.

  4. שמור וסגור את הגיליון האלקטרוני.

    הערה: אינך מצליח להשלים את המיזוג אם אינך תסגור את הגיליון האלקטרוני Excel המכיל את הרשימת, או אם תפתח אותו מחדש לפני השלמת מיזוג הדואר.

בכרטיסיה דברי דואר, בחר בחר נמענים ולאחר מכן בחר אפשרות.

בכרטיסיה דברי דואר, בחר נמענים מסומן עם רשימה של אפשרויות

אפשרות

תיאור

יצירת רשימה חדשה

הפעל רשימת כתובות חדשה כאשר אתה מגדיר את מיזוג הדואר

השתמש ברשימה קיימת

שישמש גיליון אלקטרוני Excel או סוג אחר של קובץ נתונים של רשימת הכתובות שלך

בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook

בחר שמות ישירות מתוך אנשי הקשר Outlook עבור רשימת הכתובות שלך

אנשי קשר של Apple

לבחור שמות ישירות מתוך פנקס הכתובות של Apple עבור רשימת הכתובות שלך

FileMaker Pro

ייבוא נתונים ממסד נתונים FileMaker Pro

יצירת רשימה חדשה

בתיבת הדו-שיח עריכת רשימת שדות, Word יוצר באופן אוטומטי את שדות עבור מידע בסיסי, כגון שם פרטי, שם משפחה וכתובת. אם ברצונך להוסיף שדה חדש — לדוגמה, שדה ההודעה — להוסיף אותה כעת, כך שתוכל למלא את השדה בעת הקלדת את הערך.

  1. תחת שם השדה החדש, הקלד את שם השדה שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על + (סימן חיבור).

    עצה: כדי לשנות את סדר השדות, בחר את השדה שברצונך להזיז, ולאחר מכן השתמש בחצים למעלה או החץ למטה כדי להעביר את השדה.

  2. כאשר כל השדות מוגדרים ככל שתרצה, בחר באפשרות צור כדי ליצור רשימה חדשה.

השתמש ברשימה קיימת

  1. אתר את הקובץ שבו ברצונך להשתמש ובחר באפשרות פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחה של חוברת העבודה, בחר את הגיליון האלקטרוני שבה ברצונך להשתמש ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • השאר את טווח התאים ריק כדי להשתמש הגיליון האלקטרוני כולו.

      או

    • הזן טווח תאים עבור הנתונים שבה ברצונך להשתמש.

  3. בחר באפשרות אישור.

בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook

  1. בחר סנן נמענים כדי לבחור את הנמענים שברצונך לכלול.

  2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות שאילתה, לצד רשימת נמענים של מיזוג דואר על-ידי, בחר תיעוד מקיף.

  3. ברשימת אנשי הקשר, בחר את אנשי הקשר שברצונך לכלול במיזוג הדואר, ולאחר מכן בחר אישור.

אנשי קשר של Apple

  1. בחר סנן נמענים כדי לבחור את הנמענים שברצונך לכלול.

  2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות שאילתה, תחת אנשי הקשר של הקבוצה Apple, בחר את הקבוצה שברצונך לכלול במיזוג הדואר ולאחר מכן בחר אישור.

FileMaker Pro

  1. אתר את הקובץ שבו ברצונך להשתמש ובחר באפשרות פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח מפרידי רשומת כותרת, בחר מפריד שדות כדי להפריד בין כל שדה נתונים ואת מפריד רשומות כדי להפריד בין כל רשומה נתונים ולאחר מכן בחר אישור.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן בחר את השדה שברצונך להוסיף.

    בכרטיסיה דברי דואר, מסומנת הוסף שדה מיזוג

  2. במסמך הראשי, לחץ על התיבה גרור שדות לטקסט תיבת או סוג זה ולאחר מכן לחץ על הטקסט כדי להסיר אותו.

  3. הוסף ולעצב את השדות שברצונך לכלול בהודעת הדואר האלקטרוני, ובחר אישור.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר הצג תוצאות בתצוגה מקדימה כדי לראות כיצד ייראו הודעות דואר אלקטרוני.

    בכרטיסיה דברי דואר, הצג תוצאות בתצוגה מקדימה מסומנת

    הערה: השתמש בלחצני החצים שמאלה וימינה בכרטיסיה דברי דואר, כדי לגלול בכל הודעת דואר אלקטרוני.

  2. כדי לבצע שינויי עיצוב נוספים, בחר הצג תוצאות בתצוגה מקדימה שוב, מה שמאפשר לך להוסיף או להסיר שדות מיזוג.

  3. כאשר ההודעות להיראות באופן הרצוי, בכרטיסיה דברי דואר, בחר באפשרות סיים ומזג > מזג לדואר אלקטרוני כדי להשלים את מיזוג הדואר.

    עצה: מיזוג לדואר אלקטרוני אינה זמינה אם לא בחרת את תוכנית הדואר האלקטרוני המהווה ברירת מחדל.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×