שימוש בכללים כדי להשיב להודעות

שימוש בכללים כדי להשיב להודעות

אם אתה משתמש בחשבון POP או IMAP, אין לך גישה לתכונה תשובות אוטומטיות (מחוץ למשרד). עם זאת, אם תשאיר את Outlook פועל כשאינך נמצא במשרד, באפשרותך להשתמש בכללים כדי להשיב להודעות הדואר האלקטרוני שלך באופן אוטומטי. כללים גם מאפשרים לך להעביר הודעות דואר אלקטרוני לחשבון אחר, לסמן הודעות כהודעות שנקראו או להעביר אותן באופן אוטומטי לתיקיה. לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם כללים, ראה יצירת כלל ב- Outlook.

השתמש בכללים כדי להשיב להודעות דואר אלקטרוני נכנסות כאשר אתה לא נמצא/ת

כברירת מחדל, חשבונות Microsoft Exchange Server (החל מ- Exchange Server 2010) אינם מאפשרים שימוש בכללים להעברת הודעות לכתובות דואר אלקטרוני מחוץ לארגון שלך. הגדרה זו עוזרת במניעת חשיפה של מידע חסוי ופרטי של הארגון. רק מנהל Exchange יכול לשנות הגדרה זו.

אם אתה משתמש בחשבון POP או IMAP, באפשרותך להשתמש בשלבים הבאים כדי להשיב לכל הודעות הדואר האלקטרוני הנכנסות עם הודעה המציינת שאתה נמצא מחוץ למשרד.

  1. בחר את הכרטיסיה קובץ.

  2. בחר ניהול כללים והתראות.

  3. בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, בכרטיסיה כללי דואר אלקטרוני, לחץ על כלל חדש.

  4. תחת התחל מכלל ריק, לחץ על החל את הכלל על הודעות שאני מקבל ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. כדי להשיב לכל הודעת דואר אלקטרוני שאתה מקבל, השאר את שלבים 1 ו- 2 ללא שינוי ולחץ שוב על 'הבא'. 

  6. תחת 'מה ברצונך לעשות עם ההודעה', בשלב 1: בחר פעולות, בחר:

    • העברה למשתמשים או לקבוצה ציבורית

    • ניתוב מחדש לאנשים או לקבוצה ציבורית

  7. תחת שלב 2: עריכת תיאור הכלל, לחץ על הטקסט המסומן בקו תחתון עבור משתמשים או קבוצה ציבורית, ציין את המשתמשים או הקבוצה הציבורית שאליהם ברצונך להעביר הודעות ולאחר מכן לחץ על הבא.

  8. תחת שלב 1: בחירת חריגים (במקרה הצורך), בחר את החריגים הרצויים.

  9. תחת שלב 2: עריכת תיאור הכלל, לחץ על כל קטע טקסט המסומן בקו תחתון, ציין ערכים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  10. תחת שלב 1: ציון שם עבור כלל זה, הזן שם.

  11. תחת שלב 2: הגדרת אפשרויות עבור הכלל, סמן את התיבות של האפשרויות הרצויות.

    • אם ברצונך להפעיל כלל זה בהודעות הנמצאות כבר בתיבת הדואר הנכנס, סמן את התיבה הפעל כלל זה כעת על הודעות הנמצאות כבר בתוך "תיבת הדואר הנכנס".

    • כברירת מחדל, הכלל החדש מופעל. כדי לבטל את הכלל, בטל את סימון התיבה הפעל כלל זה.

    • כדי להחיל כלל זה על כל חשבונות הדואר האלקטרוני המוגדרים ב- Outlook, סמן את התיבה צור כלל זה בכל החשבונות.

  12. לחץ על סיום.

הערה: אם אתה משתמש בחשבון POP או IMAP, כדי לגרום לכלל לשלוח תשובות אוטומטיות להודעות הדואר האלקטרוני שלך כאשר אינך נמצא, עליך להשאיר את Outlook פועל.

הערה: כדי ליצור כלל עבור תיקיה ציבורית, עליך לעשות זאת מתוך תיבת הדו-שיח מאפיינים של התיקיה.

  1. לחץ על דואר בחלונית הניווט.

  2. בתפריט כלים, לחץ על כללים והתראות.

  3. אם יש לך יותר מחשבון דואר אלקטרוני אחד בפרופיל הדואר האלקטרוני של Outlook, ברשימה החל את השינויים על תיקיה זו, לחץ על תיבת הדואר הנכנס שעליה ברצונך להחיל את הכלל החדש.

  4. לחץ על כלל חדש.

  5. תחת התחל מכלל ריק, לחץ על בדוק הודעות בעת הגעתן, ולאחר מכן לחץ על הבא.

  6. תחת שלב 1: בחירת תנאים, בחר בתיבת הסימון לצד כל תנאי שאליו ברצונך שההודעה הנכנסת תתאים.

  7. תחת שלב 2: עריכת תיאור הכלל, לחץ על הערך המסומן בקו תחתון שמתאים לתנאי, ולאחר מכן בחר או הקלד את המידע הדרוש עבור התנאי.

    1. תחת שלב 1: בחירת תנאים, בחר בתיבת הסימון ממשתמשים או מרשימת תפוצה.

    2. תחת שלב 2: עריכת תיאור הכלל, לחץ על משתמשים או רשימת תפוצה.

    3. באחת מרשימות הכתובות, לחץ פעמיים על שם הנמען ולאחר מכן לחץ על אישור.

  8. לחץ על הבא.

  9. תחת שלב 1: בחירת פעולות, בחר באחת מתיבות סימון אלה:

    • העברה למשתמשים או לקבוצה ציבורית

    • ניתוב מחדש לאנשים או לקבוצה ציבורית

  10. תחת שלב 2: עריכת תיאור הכלל, לחץ על משתמשים או רשימת תפוצה.

  11. באחת מרשימות הכתובות, לחץ פעמיים על השם או על רשימת התפוצה שאליה ברצונך להעביר את ההודעות ולאחר מכן לחץ על אישור.

  12. לחץ פעמיים על הבא.

  13. תחת שלב 1: ציון שם עבור כלל זה, הקלד שם.

    כדי להפעיל כלל זה בהודעות שכבר נמצאות בתיקיות שלך, בחר בתיבת הסימון הפעל כלל זה כעת על הודעות הנמצאות כבר בתוך"תיקיה".

    כדי להחיל כלל זה על כל חשבונות הדואר האלקטרוני ותיבות הדואר הנכנס שלך, בחר בתיבת הסימון צור כלל זה בכל החשבונות. אפשרות זו תיראה מעומעמת אם אין לך יותר מחשבון דואר אלקטרוני אחד או תיבת דואר נכנס אחת.

  14. לחץ על סיום.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×