שימוש בזרימת עבודה של שלושה מצבים

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

זרימת עבודה של שלושה מצבים עוקב אחר המצב של פריט רשימה לאורך שלושה מצבים (שלבים). ניתן להשתמש בו כדי לנהל תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נושאים או פריטים, כגון נושאים הקשורים לתמיכה בלקוחות, מכירות פוטנציאליות או משימות פרוייקטים. לדוגמה, שלושה מצבים של פעילות הפרוייקט היתה אפשרות, לא הופעל, מתבצע והסתיים.

במאמר זה

כיצד פועלת זרימת עבודה של שלושה מצבים?

הגדרת רשימה לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

יצירת רשימת מעקב אחר נושאים לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

יצירת רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

התאמה אישית של רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה

הפעלת זרימת עבודה של שלושה מצבים בפריט

השלמת משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים

כיצד פועלת זרימת עבודה של שלושה מצבים?

זרימת עבודה של שלושה מצבים תומכת תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר המצב של נושא או פריט לאורך שלושה מצבים ומעברים שני בין המצבים. עם כל מעבר בין מצבים, זרימת העבודה מקצה משימה לאדם ושולח אותו אדם התראה בדואר אלקטרוני אודות המשימה. בעת השלמת משימה זו, זרימת העבודה מעדכנת את המצב של הפריט ומתקדמת למצב הבא. הפעולה של זרימת העבודה של שלושה מצבים עם תבנית הרשימה מעקב אחר נושאים . עם זאת, הוא יכול לשמש עם כל רשימה שהוגדרה כך שתכיל עמודת בחירה עם שלושה ערכים או יותר. הערכים בעמודת בחירה זו להוות מצבי זרימת העבודה עוקבת.

רשימה ניתן להתקין את עמודת בחירה יותר מרשומה אחת וכן עמודת בחירה יכול לכלול יותר משלושה ערכים. עם זאת, ניתן להגדיר את זרימת העבודה של שלושה מצבים רק לשימוש אחת מהעמודות בחירה ושלושה רק הערכים בעמודה בחירה שנבחרה. בעת הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה או לספריה, בחר עמודה בחירה וספק three הערכים לפי העמודה. כדי ללמוד כיצד לעבוד עם עמודות ברשימה, ראה יצירת עמודה ברשימה או בספריה או מחיקה של עמודה ברשימה או בספריה.

זרימת עבודה של שלושה מצבים ניתן להשתמש כדי לנהל תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נושאים או פריטים, כגון נושאים הקשורים לתמיכה בלקוחות, מכירות פוטנציאליות או משימות פרוייקטים. לדוגמה, העובדים בחברה קטנה לניהול אירועים יכולים להשתמש ברשימת מעקב אחר נושאים ואת זרימת עבודה מותאמות אישית של שלושה מצבים כדי לנהל את משימות רבות הקשורות לאירועים שהם מתכננים. זרימת עבודה של שלושה מצבים עוקבת אחר משימות תכנון האירועים לאורך שלושה מצבים: פעיל, מוכן לבדיקהו הושלם. כל משימות הכנת האירוע הקשורות לאירוע מסוים הידור לתוך רשימת מעקב אחר נושאים שנוצרה עבור אירוע זה ומסומנת כפעיל. המתאם אירוע מקצה משימות יחידות לחברי הצוות שלה ולאחר מכן מפעיל את זרימת העבודה של שלושה מצבים בפריטים אלה כדי ליזום עבודה בפעילות האירוע.

כאשר זרימת העבודה מופעלת, היא יוצרת משימה עבור האדם המיועד. כאשר חבר צוות מקבל משימה, באפשרותו מבצע הנדרשת להשלמת הפעילות. ייתכן שהדבר עבודה המתרחשת מחוץ להרשימה או באתר שבו ממוקם הרשימה מעקב אחר נושאים. לדוגמה, אם חבר צוות מקבל משימת זרימת עבודה לפתח תוכנית הסעדה, שהוא יוצר קשר עם חברת הסעדה ולאחר מכן עובד איתה כדי לפתח תוכנית. כאשר טיוטה של תוכנית ההסעדה, חבר הצוות מסמנת את משימת זרימת העבודה שלו כמשימה שהושלמה. בשלב זה, זרימת העבודה מעדכנת את המצב של משימת האירוע ברשימת מעקב אחר נושאים מ- Active כדי מוכן לבדיקה, והיא יוצרת משימה שניה עבור המתאם אירוע לבדיקת תוכנית ההסעדה. לאחר המתאם אירוע סוקר מאשר תוכנית ההסעדה, היא מסמנת את משימת זרימת העבודה שלה כ'הושלם ולאחר זרימת העבודה מעדכנת את מצב המשימה מ מוכן לבדיקהכ'הושלם.

הערה: משתתף בזרימת עבודה יכולים להשלים משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים בשתי דרכים. משתתף באפשרותך לערוך את משימת זרימת העבודה כדי לסמן אותה כמשימה שהושלמה, או משתתף יכול לשנות את המצב של פריט זרימת העבודה ברשימה (אם למשתתף יש הרשאה לשנות רשימה זו). אם משתתף מעדכן באופן ידני את המצב של פריט זרימת העבודה ברשימה, משימת זרימת העבודה הושלמה. אם המשתמש עורך את משימת זרימת העבודה כדי לסמן אותה כמשימה שהושלמה, המצב של פריט זרימת העבודה ברשימה מעודכן כ'הושלם.

הפעולות בזרימת העבודה של שלושה מצבים בדוגמה הקודמת משתמשות בתהליך עקוב:

תרשים זרימה של זרימת עבודה של שלושה מצבים דוגמה

לראש הדף

הגדרת רשימה לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

לפני שתוכל להשתמש בזרימת של שלושה מצבים, עליך להגדיר רשימה לשימוש זרימת העבודה. רשימה זו להכיל את הפריטים שאתה מתכנן לעקוב אחר או ניהול באמצעות זרימת העבודה. תבנית הרשימה מעקב אחר נושאים פועלת עם זרימת עבודה של שלושה מצבים. עם זאת, באפשרותך גם ליצור רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימות עבודה אלה. אם אתה יוצר רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים, עליך לוודא שהרשימה מכילה אחד לפחות עמודת בחירה הכוללת שלושה ערכים או יותר בחירה. בעת הגדרת זרימת עבודה של שלושה מצבים לשימוש עם הרשימה, עליך לציין את עמודת בחירה המכילה את ערכי המצב שאחריהם זרימת העבודה תעקוב.

לראש הדף

יצירת רשימת מעקב אחר נושאים לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

כברירת מחדל, באפשרותך להשתמש בזרימת של שלושה מצבים עם כל רשימה שאתה יוצר מתבנית הרשימה מעקב אחר נושאים .

  1. בתפריט פעולות אתר , לחץ על הצג את כל תוכן האתר.

  2. בדף כל תוכן האתר, לחץ על צור.

  3. בתיבת הדו-שיח יצירה , לחץ על מעקב אחר נושאים, והקלד שם עבור הרשימה. שם הרשימה הוא פריט נדרש.

    הערה: שם הרשימה מופיעה בחלק העליון של דף הרשימה, הופך לחלק כתובת האינטרנט של דף הרשימה ומופיעה וברכיבי ניווט שעוזרים למשתמשים לאתר ולפתוח את הרשימה.

  4. אם ברצונך לספק תיאור עבור הרשימה או לציין שאם קישור אל הרשימה מוצגת בהפעלה המהירה, ברירת המחדל היא כן, לחץ על אפשרויות נוספות.

    • בתיבה תיאור , הקלד תיאור של מטרת הרשימה. התיאור הוא פריט אופציונלי.

    • כדי להוסיף קישור לרשימה זו בהפעלה המהירה, לחץ על כן במקטע ניווט .

  5. בחלק התחתון של תיבת הדו-שיח יצירת, לחץ על צור.

לראש הדף

יצירת רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

אם ברצונך ליצור רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים, עליך להוסיף עמודת בחירה אחת לפחות המכיל לפחות שלושה ערכי המצב שאחריהם זרימת העבודה תעקוב.

  1. בתפריט פעולות אתר , לחץ על הצג את כל תוכן האתר.

  2. בדף כל תוכן האתר, לחץ על צור.

  3. בתיבת הדו-שיח יצירה, לחץ על רשימה מותאמת אישיתולאחר מכן הקלד שם עבור הרשימה. שם הרשימה הוא פריט נדרש.

    הערה: שם הרשימה מופיעה בחלק העליון של דף הרשימה, הופך לחלק כתובת האינטרנט של דף הרשימה ומופיעה וברכיבי ניווט שעוזרים למשתמשים לאתר ולפתוח את הרשימה.

  4. אם ברצונך לספק תיאור עבור הרשימה או לציין שאם קישור אל הרשימה מוצגת בהפעלה המהירה, ברירת המחדל היא כן, לחץ על אפשרויות נוספות.

  5. בתיבה תיאור , הקלד תיאור של מטרת הרשימה. התיאור הוא פריט אופציונלי.

  6. כדי להוסיף קישור לרשימה זו בהפעלה המהירה, לחץ על כן במקטע ניווט .

  7. בחלק התחתון של תיבת הדו-שיח יצירת, לחץ על צור.

לראש הדף

התאמה אישית של רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

  1. מתוך הרשימה מותאם אישית, ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה ולאחר מכן לחץ על הגדרות רשימה.

  2. תחת עמודות, לחץ על צור עמודה.

  3. במקטע שם וסוג , תחת שם עמודה, הקלד את שם העמודה שבה ברצונך להשתמש כדי לציין את ערכי המצב עבור זרימת העבודה.

  4. תחת סוג המידע בעמודה זו הוא, בחר בחירה (תפריט מתוכו ניתן לבחור).

  5. במקטע הגדרות נוספות של עמודות , תחת תיאור, הקלד תיאור אפשרי עבור העמודה.

  6. תחת דרוש שעמודה זו תכיל מידע, לחץ על כן.

  7. בתיבת הרשימה תחת הקלד כל אפשרות בשורה נפרדת, הקלד שלושה ערכים או יותר בחירה הרצויות עבור עמודה זו. ערכים אלה יהפכו למצבים עבור זרימת העבודה.

  8. תחת הצג אפשרויות באמצעות, בחר תפריט נפתח או לחצני אפשרויות.

  9. תחת אפשר שימוש באפשרויות 'מילוי', לחץ על לא.

  10. ציין אם ברצונך ערך ברירת מחדל ספציפי עבור עמודה זו או אם ברצונך להוסיף אותה לתצוגת ברירת המחדל עבור הרשימה.

  11. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה

עליך להוסיף זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה לפני שתוכל להשתמש בה על פריטים ברשימה זו. בעת הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה, אתה מציין איזו עמודה ברשימה מכילה את ערכי המצב שאחריהם ברצונך שזרימת העבודה כדי לעקוב אחר. באפשרותך גם לציין מידע אודות מה אתה רוצה להתרחש בכל שלב של זרימת העבודה. לדוגמה, באפשרותך לציין את הנושא וטקסט עבור התראות דואר אלקטרוני המקבלות הנמענים הפעילות.

זרימת עבודה של שלושה מצבים מופעלת כברירת מחדל על רוב סוגי האתרים. עם זאת, מנהל אוסף אתרים יכול לבטל את התכונה. אם זרימת העבודה של שלושה מצבים אינה זמינה, פנה למנהל אוסף האתרים שלך.

חשוב: דרושה לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימת עבודה לרשימה.

  1. פתח את הרשימה שאליה ברצונך להוסיף זרימת עבודה של שלושה מצבים. מתוך הרשימה מותאם אישית, ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה ולאחר מכן לחץ על הגדרות רשימהאו לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח. לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

  2. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

    אם זרימות עבודה כבר נוספו לרשימה, ספריה או סוג תוכן זה, שלב זה יעביר אותך ישירות לדף ' שינוי הגדרות זרימת עבודה ', ועליך ללחוץ על הוסף זרימת עבודה כדי לעבור אל הוספת דף זרימת העבודה. אם זרימות עבודה נוספו רשימה, ספריה או סוג תוכן זה, שלב זה יעביר אותך ישירות להוספת דף זרימת העבודה.

  3. אם כבר קיימת זרימת עבודה עבור הרשימה, בדף שינוי הגדרות זרימת עבודה, לחץ על הוסף זרימת עבודה.

  4. בדף ' הוספת זרימת ' במקטע זרימת עבודה , לחץ על שלושה מצבים תחת בחר תבנית זרימת עבודה.

  5. במקטע שם, הקלד שם ייחודי עבור זרימת העבודה.

  6. במקטע רשימת משימות , ציין רשימת משימות לשימוש עם זרימת העבודה.

    הערות: 

    • באפשרותך להשתמש ברשימה משימות או ליצור חשבון חדש. אם תשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות, המשתתפים בזרימת העבודה יוכלו לאתר ולהציג את משימות זרימת העבודה שלהם בקלות באמצעות התצוגה המשימות שלי של הרשימה משימות.

    • צור רשימת משימות חדשה אם המשימות עבור זרימת עבודה זו יחשפו נתונים רגישים או סודיים שברצונך לשמור בנפרד מרשימת המשימות הכללית.

    • צור רשימת משימות חדשה אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה רבות או אם בזרימות העבודה יהיו מעורבות משימות רבות. במקרה זה, ייתכן שתרצה ליצור רשימת משימות עבור כל זרימת עבודה.

  7. במקטע רשימת היסטוריה, בחר רשימת היסטוריה בה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו. רשימת ההיסטוריה מציגה את כל האירועים המתרחשים במהלך כל מופע של זרימת העבודה.

    באפשרותך להשתמש ברשימת ההיסטוריה ברירת המחדל או ליצור חשבון חדש. אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה רבות, ייתכן שתרצה ליצור רשימת היסטוריה נפרדת עבור כל זרימת עבודה.

  8. במקטע אפשרויות הפעלה , בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם ברצונך לאפשר את זרימת העבודה כך שתופעל באופן ידני, בחר את תיבת הסימון אפשר זרימת עבודה זו ניתנת להפעלה באופן ידני על-ידי משתמש מאומת בעל הרשאות השתתפות . בחר את תיבת הסימון דרוש ניהול רשימות הרשאות כדי להפעיל את זרימת העבודה אם ברצונך לדרוש הרשאות נוספות כדי להפעיל את זרימת העבודה.

    • אם ברצונך שזרימת העבודה תופעל אוטומטית כשנוצרים פריטים חדשים, בחר בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו בעת יצירה של פריט חדש.

  9. לחץ על הבא.

  10. במקטע מצבי זרימת עבודה , תחת בחר בשדה 'אפשרות', בחר את העמודה בחירה מתוך הרשימה שמכילה את הערכים שבהם ברצונך להשתמש עבור המצבים בזרימת העבודה שלך ולאחר מכן בחר את ערכי העמודה הרצויות עבור מצב התחלתי, מצב האמצע, ו- מצב סופי של זרימת העבודה.

  11. בשני המקטעים ציין מה ברצונך שיתרחש בעת זרימת עבודה (אפשרויות עבור המשימה הראשונה בזרימת העבודה) ציין מה ברצונך שיתרחש כאשר זרימת עבודה עוברת למצב הביניים שלה (אפשרויות עבור המשימה השניה בזרימת העבודה) ציין את המידע הבא:

    פרטי משימה

תיאור משימה:

הקלד את המידע שברצונך לכלול בתיאור המשימה. אם תבחר בתיבת הסימון כלול שדה רשימה , השדה שאתה בוחר מתווסף לסוף של ההודעה. אם תבחר בתיבת הסימון הוסף קישור לפריט רשימה , קישור לפריט הרשימה נכלל בתיאור.

יעד למשימה תאריך:

אם ברצונך לציין תאריך יעד עבור הפעילות, בחר בתיבת הסימון כלול שדה רשימה ולאחר מכן בחר את עמודת התאריך מהרשימה המכילה את המידע התאריך שבו ברצונך להשתמש עבור תאריך היעד.

משימה הוקצתה ל:

כדי להקצות את המשימה לאדם שצוין ברשימה, לחץ על כלול שדה רשימהולאחר מכן בחר בעמודה מהרשימה אשר מכילה את פרטי המשתמש שברצונך להשתמש. כאשר זרימת עבודה זו מופעלת, הפעילות הראשונה מוקצה לאדם ששמו מופיע בעמודה זו עבור פריט זרימת העבודה.

כדי להקצות משימה זו בכל המופעים של זרימת עבודה זו לאדם שאתה מציין, לחץ על מותאם אישית, ולאחר מכן הקלד או בחר את שם האדם שאליו ברצונך להקצות את המשימה.

  1. בחר בתיבת הסימון שלח הודעת דואר אלקטרוני אם ברצונך שהמשתתפים בזרימת העבודה יקבלו התראות דואר אלקטרוני על משימות זרימת העבודה שלהם.

    הערה: אם ברצונך לוודא כי המשתתפים בזרימת העבודה יקבלו התראות דואר אלקטרוני ותזכורות אודות משימות זרימת העבודה שלהם לאחר ההפעלה של זרימות עבודה, פנה למנהל אוסף האתרים שלך כדי לוודא שדואר אלקטרוני זמין עבור האתר שלך.

    פרטי הודעת דואר אלקטרוני

לשם

הקלד את שם האדם שאליו ברצונך לקבל התראה בדואר אלקטרוני אודות משימת זרימת העבודה יישלחו. בחר בתיבת הסימון כלול משימה המוקצה ל אם ברצונך לשלוח את התראת דואר אלקטרוני אל הבעלים של המשימה.

נושא

הקלד את שורת הנושא שבהם ברצונך להשתמש עבור ההתראה דואר אלקטרוני. בחר את תיבת הסימון השתמש בכותרת משימה אם ברצונך להוסיף את הכותרת פעילות שורת הנושא של הודעת הדואר האלקטרוני.

גוף

הקלד את המידע שברצונך שיופיע בגוף ההודעה של התראת הדואר האלקטרוני. בחר בתיבת הסימון הוסף קישור לפריט רשימה אם ברצונך לכלול קישור לפריט הרשימה בהודעה.

  1. לחץ על אישור.

לראש הדף

הפעלת זרימת עבודה של שלושה מצבים בפריט

זרימת עבודה של שלושה מצבים תחילה עליך להתווסף רשימה כדי להפוך אותו לזמין לשימוש בפריטים ברשימה זו. עיין בסעיף הקודם לקבלת מידע נוסף.

ניתן להגדיר זרימת עבודה של שלושה מצבים להפעלה אוטומטית בעת הוספת פריטים חדשים לרשימה, או ניתן להגדיר כדי לאפשר למשתמשים בעלי הרשאות ספציפיות להפעיל את זרימת העבודה באופן ידני. זרימות עבודה מסוימות עשויות להתיר את שתי האפשרויות.

כדי להתחיל באופן ידני זרימת עבודה של שלושה מצבים בפריט רשימה, בצע שלבים אלה. דרושה לך הרשאת עריכת פריטים עבור הרשימה. זרימות עבודה מסוימות עשוי לדרוש לך ההרשאה ' ניהול רשימות '.

הערה: אם ברצונך לוודא שמשתתפים בזרימת עבודה יקבלו התראות בדואר אלקטרוני ותזכורות אודות משימות זרימת העבודה שלהם לאחר שתתחיל זרימת עבודה, פנה למנהל אוסף האתרים שלך כדי לוודא שדואר אלקטרוני זמין עבור האתר שלך.

  1. פתח את הרשימה המכילה את הפריט שעליו ברצונך להפעיל זרימת עבודה של שלושה מצבים.

  2. הצבע על הפריט שעליו ברצונך להפעיל זרימת עבודה, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה.

    הערה: הפקודה זרימות עבודה זמינה רק כאשר הפריט נמצא ברשימה או בספריה שאליה משויכת זרימת עבודה אחת לפחות.

  3. בתפריט פעולות אתר , לחץ על הצג את כל תוכן האתר.

  4. תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על שם זרימת העבודה של שלושה מצבים שעבורה ברצונך להתחיל.

    זרימת העבודה תופעל מיד.

לראש הדף

השלמת משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים

כדי להשלים משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים, שדרושה לך לפחות הרשאת עריכת פריטים לביצוע המשימות רשימות שבהן מתועדות משימות זרימת העבודה.

  1. פתח את הרשימה משימות עבור האתר ולאחר מכן בחר באפשרות המשימות שלי בתפריט תצוגה כדי לאתר את משימת זרימת העבודה.

    הערה: אם זרימת העבודה אינה משתמשת ברשימה משימות המוגדרת כברירת מחדל, ייתכן שמשימת זרימת העבודה שלך לא תופיע ברשימה משימות. כדי לאתר את משימת זרימת העבודה שלך, עבור לרשימה או לספריה שבה פריט זרימת העבודה שמור. הצבע על שם הפריט שברצונך להשלים, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה. בדף 'מצב זרימת עבודה', תחת זרימות עבודה פועלות, לחץ על שם זרימת העבודה שבה אתה משתתף. תחת משימות, אתר את משימת זרימת העבודה שלך.

  2. פתח את הרשימה המכילה את הפריט שעליו ברצונך לסמן כפריט שהושלם.

  3. הצבע על שם המשימה שברצונך להשלים, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על עריכת פריט.

  4. בתיבת הדו-שיח משימות , הקלד או בחר את המידע שנדרש להשלמת המשימה ולאחר מכן לחץ על שמור.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×