שימוש בזרימת עבודה של שלושה מצבים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

זרימת העבודה של שלושה מצבים עוקבת אחר הסטטוס של פריט רשימה דרך שלושה מצבים (שלבים). ניתן להשתמש בה לשם ניהול של תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נושאים או פריטים רבים, כגון נושאים הקשורים לתמיכה בלקוחות, מכירות פוטנציאליות או משימות פרוייקטים . לדוגמה, שלושת המצבים של משימת פרוייקט יכולים להיות 'לא התחיל', 'מתבצע' ו'הסתיים'.

בנושא זה

כיצד פועלת זרימת עבודה של שלושה מצבים?

הגדרת רשימה לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

יצירת רשימת מעקב אחר נושאים לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

יצירת רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

התאמה אישית של רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה

הפעלת זרימת עבודה של שלושה מצבים בפריט

השלמת משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים

כיצד פועלת זרימת עבודה של שלושה מצבים?

זרימת העבודה של שלושה מצבים תומכת בתהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר הסטטוס של נושא או פריט דרך שלושה מצבים שונים ושני מעברים בין המצבים. בכל מעבר בין מצבים, זרימת העבודה מקצה משימה לאדם כלשהו ושולחת לו התראה על המשימה בדואר אלקטרוני. עם השלמתה של משימה זו, זרימת העבודה מעדכנת את סטטוס הפריט ומתקדמת למצב הבא. זרימת העבודה של שלושה מצבים פועלת עם תבנית הרשימה מעקב אחר נושאים. עם זאת, ניתן להשתמש בה עם כל רשימה שמוגדרת להכיל עמודת אפשרות עם שלושה ערכים או יותר. הערכים בעמודת אפשרות זו משמשים כמצבים שאחריהם זרימת העבודה עוקבת.

רשימה ניתן להתקין את עמודת בחירה יותר מרשומה אחת וכן עמודת בחירה יכול לכלול יותר משלושה ערכים. עם זאת, ניתן להגדיר את זרימת העבודה של שלושה מצבים רק לשימוש אחת מהעמודות בחירה ושלושה רק הערכים בעמודה בחירה שנבחרה. בעת הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה או לספריה, בחר עמודה בחירה וספק three הערכים לפי העמודה. כדי ללמוד כיצד לעבוד עם עמודות ברשימה, ראה יצירת עמודה ברשימה או בספריה או מחיקה של עמודה ברשימה או בספריה.

זרימת עבודה של שלושה מצבים ניתן להשתמש כדי לנהל תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נושאים או פריטים, כגון נושאים הקשורים לתמיכה בלקוחות, מכירות פוטנציאליות או משימות פרוייקטים. לדוגמה, העובדים בחברה קטנה לניהול אירועים יכולים להשתמש ברשימת מעקב אחר נושאים ואת זרימת עבודה מותאמות אישית של שלושה מצבים כדי לנהל את משימות רבות הקשורות לאירועים שהם מתכננים. זרימת עבודה של שלושה מצבים עוקבת אחר משימות תכנון האירועים לאורך שלושה מצבים: פעיל, מוכן לבדיקהו הושלם. כל משימות הכנת האירוע הקשורות לאירוע מסוים הידור לתוך רשימת מעקב אחר נושאים שנוצרה עבור אירוע זה ומסומנת כפעיל. המתאם אירוע מקצה משימות יחידות לחברי הצוות שלה ולאחר מכן מפעיל את זרימת העבודה של שלושה מצבים בפריטים אלה כדי ליזום עבודה בפעילות האירוע.

כשזרימת העבודה מתחילה לפעול, היא יוצרת משימה עבור האדם המיועד. כשחבר צוות מקבל משימה, הוא מבצע את העבודה הדרושה לשם השלמתה. זו יכולה להיות עבודה המתבצעת מחוץ לרשימה או לאתר שבהם ממוקמת רשימת המעקב אחר נושאים. לדוגמה, אם חבר צוות מקבל משימת זרימת עבודה לפתח תוכנית הסעדה, הוא יוצר קשר עם חברת הסעדה ולאחר מכן עובד איתה כדי לפתח תוכנית. כשנערכת טיוטה של תוכנית ההסעדה, חבר הצוות מסמן את משימת זרימת העבודה שלו כמשימה שהושלמה. בשלב זה, זרימת העבודה מעדכנת את הסטטוס של משימת האירוע ברשימת המעקב אחר נושאים ממצב פעיל למוכן לבדיקה, ויוצרת משימה שניה עבור מתאם האירועים לבדיקת תוכנית ההסעדה. לאחר שמתאם האירועים בודק ומאשר את תוכנית ההסעדה, הוא מסמן את משימת זרימת העבודה שלו כמשימה שהושלמה וזרימת העבודה מעדכנת את סטטוס המשימה ממוכן לבדיקה להושלם.

הערה: משתתף בזרימת עבודה יכול להשלים משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים בשתי דרכים. למשתתף יש אפשרות לערוך את משימת זרימת העבודה כדי לסמנה כמשימה שהושלמה, או לשנות את הסטטוס של פריט זרימת העבודה ברשימה (אם למשתתף יש הרשאה לשנות רשימה זו). אם משתמש מעדכן באופן אוטומטי את הסטטוס של פריט זרימת העבודה ברשימה, משימת זרימת העבודה נקבעת כמשימה שהושלמה. אם המשתתף עורך את משימת זרימת העבודה כדי לסמן אותה כמשימה שהושלמה, הסטטוס של פריט זרימת העבודה ברשימה מעודכן להושלם.

הפעולות בזרימת העבודה של שלושה מצבים המתוארות בדוגמה הקודמת משתמשות בתהליך הבא:

תרשים זרימה של זרימת עבודה של שלושה מצבים דוגמה

לראש הדף

הגדרת רשימה לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

כדי שתוכל להשתמש בזרימת עבודה של שלושה מצבים, עליך להגדיר רשימה לשימוש בזרימת העבודה. רשימה זו צריכה להכיל את הפריטים שאחריהם ברצונך לעקוב או שאותם ברצונך לנהל בעזרת זרימת העבודה. תבנית הרשימה מעקב אחר נושאים פועלת עם זרימת העבודה של שלושה מצבים. עם זאת, באפשרותך גם ליצור רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימות עבודה אלה. אם תיצור רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת העבודה של שלושה מצבים, יהיה עליך לוודא שהרשימה מכילה עמודת אפשרות אחת לפחות הכוללת שלושה ערכי אפשרות או יותר. בעת הגדרת זרימת עבודה של שלושה מצבים לשימוש עם הרשימה, עליך לציין את עמודת האפשרות המכילה את ערכי המצב שאחריהם זרימת העבודה תעקוב.

לראש הדף

יצירה של רשימת מעקב אחר נושאים לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

כברירת מחדל, באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של שלושה מצבים עם כל רשימה שאתה יוצר מתבנית הרשימה מעקב אחר נושאים.

  1. בתפריט פעולות אתר, לחץ על הצג את כל תוכן האתר.

  2. בדף 'כל תוכן האתר', לחץ על צור.

  3. בתיבת הדו-שיח יצירה, לחץ על מעקב אחר נושאים, והקלד שם עבור הרשימה. שם הרשימה נדרש.

    הערה: שם הרשימה מופיעה בחלק העליון של דף הרשימה, הופך לחלק כתובת האינטרנט של דף הרשימה ומופיעה וברכיבי ניווט שעוזרים למשתמשים לאתר ולפתוח את הרשימה.

  4. אם ברצונך לספק תיאור עבור הרשימה או לציין אם קישור לרשימה מוצג בהפעלה המהירה (ברירת המחדל היא כן), לחץ על אפשרויות נוספות.

    • בתיבה תיאור, הקלד תיאור עבור מטרת הרשימה. התיאור הוא פריט אופציונלי.

    • כדי להוסיף קישור לרשימה זו בהפעלה המהירה, לחץ על כן במקטע ניווט .

  5. בתחתית תיבת הדו-שיח 'יצירה', לחץ על צור.

לראש הדף

יצירת רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

אם ברצונך ליצור רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים, עליך להוסיף עמודת באשרות אחת לפחות המכילה שלושה ערכי מצב או יותר שאחריהם זרימת העבודה תעקוב.

  1. בתפריט פעולות אתר, לחץ על הצג את כל תוכן האתר.

  2. בדף 'כל תוכן האתר', לחץ על צור.

  3. בתיבת הדו-שיח יצירה, לחץ על רשימה מותאמת אישית ולאחר מכן הקלד שם עבור הרשימה. שם הרשימה נדרש.

    הערה: שם הרשימה מופיעה בחלק העליון של דף הרשימה, הופך לחלק כתובת האינטרנט של דף הרשימה ומופיעה וברכיבי ניווט שעוזרים למשתמשים לאתר ולפתוח את הרשימה.

  4. אם ברצונך לספק תיאור עבור הרשימה או לציין אם קישור לרשימה מוצג בהפעלה המהירה (ברירת המחדל היא כן), לחץ על אפשרויות נוספות.

  5. בתיבה תיאור, הקלד תיאור עבור מטרת הרשימה. התיאור הוא פריט אופציונלי.

  6. כדי להוסיף קישור לרשימה זו בהפעלה המהירה, לחץ על כן במקטע ניווט.

  7. בתחתית תיבת הדו-שיח 'יצירה', לחץ על צור.

לראש הדף

התאמה אישית של רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

  1. מתוך הרשימה מותאם אישית, ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה ולאחר מכן לחץ על הגדרות רשימה.

  2. תחת עמודות, לחץ על צור עמודה.

  3. במקטע שם וסוג, תחת שם עמודה, הקלד את שם העמודה בה ברצונך להשתמש כדי לציין את ערכי המצב עבור זרימת העבודה.

  4. תחת סוג המידע בעמודה זו הוא, בחר בחירה (תפריט מתוכו ניתן לבחור).

  5. במקטע הגדרות נוספות של עמודות, תחת תיאור, הקלד תיאור אפשרי לעמודה.

  6. תחת דרוש שעמודה זו תכיל מידע, לחץ על כן.

  7. בתיבת הרשימה, תחת הקלד כל אפשרות בשורה נפרדת, הקלד שלושה ערכי אפשרות רצויים או יותר עבור עמודה זו. ערכים אלה יהפכו למצבים עבור זרימת העבודה.

  8. תחת הצג אפשרויות באמצעות, בחר תפריט נפתח או לחצני אפשרויות.

  9. תחת אפשר שימוש באפשרויות 'מילוי', לחץ על לא.

  10. ציין אם רצוי לך ערך ברירת מחדל ספציפי עבור עמודה זו או שברצונך להוסיף אותה לתצוגת ברירת המחדל עבור הרשימה.

  11. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה

עליך להוסיף זרימת עבודה של שלושה מצבים לפני שתוכל להשתמש בה בפריטים ברשימה זו. בעת הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה, אתה מציין איזו עמודה ברשימה מכילה את ערכי המצב שאחריהם ברצונך שזרימת העבודה תעקוב. באפשרותך גם לציין מידע אודות הפעולה שברצונך שתתרחש בכל שלב של זרימת העבודה. לדוגמה, באפשרותך לציין את הנושא והטקסט של התראות דואר אלקטרוני שיקבלו נמעני המשימה.

זרימת העבודה של שלושה מצבים זמינה כברירת מחדל ברוב סוגי האתרים. עם זאת, מנהל אוסף אתרים יכול להפוך את התכונה ללא זמינה. אם זרימת העבודה של שלושה מצבים אינה זמינה, פנה למנהל אוסף האתרים שלך.

חשוב: נדרשת לך הרשאת ניהול רשימות לשם הוספת זרימת עבודה לרשימה.

  1. פתח את הרשימה שאליה ברצונך להוסיף זרימת עבודה של שלושה מצבים. מתוך הרשימה מותאם אישית, ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה ולאחר מכן לחץ על הגדרות רשימה או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח. לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות של ספריית מסמכים.

  2. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

    אם זרימות עבודה כבר נוספו לרשימה, ספריה או סוג תוכן זה, שלב זה יעביר אותך ישירות לדף ' שינוי הגדרות זרימת עבודה ', ועליך ללחוץ על הוסף זרימת עבודה כדי לעבור אל הוספת דף זרימת העבודה. אם זרימות עבודה נוספו לרשימה, ספריה או סוג תוכן, שלב זה יעביר אותך ישירות להוספת דף זרימת העבודה.

  3. אם כבר קיימת זרימת עבודה עבור הרשימה, בדף 'שינוי הגדרות זרימת עבודה', לחץ על הוספת זרימת עבודה.

  4. בדף ' הוספת זרימת ' במקטע זרימת עבודה, לחץ על שלושה מצבים תחת בחר תבנית של זרימת עבודה.

  5. במקטע שם, הקלד שם ייחודי עבור זרימת העבודה.

  6. במקטע רשימת משימות, ציין רשימת משימות לשימוש עם זרימת העבודה.

    הערה: 

    • באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות או ליצור רשימה חדשה. אם תשתמש ברשימת ברירת המחדל 'משימות', המשתתפים בזרימת העבודה יוכלו לאתר ולהציג את משימות זרימת העבודה שלהם בקלות באמצעות התצוגה 'המשימות שלי' של הרשימה 'משימות'.

    • צור רשימת משימות חדשה אם המשימות של זרימת עבודה זו יחשפו נתונים רגישים או סודיים שברצונך לשמור בנפרד מרשימת המשימות הכללית.

    • צור רשימת משימות חדשה אם לארגון יהיו זרימות עבודה רבות או אם זרימות העבודה יכילו משימות רבות. במקרה זה, ייתכן שתרצה ליצור רשימות משימות עבור כל אחת מזרימות העבודה.

  7. במקטע רשימת היסטוריה, בחר רשימת היסטוריה שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו. רשימת ההיסטוריה מציגה את כל האירועים המתרחשים במהלך כל מופע של זרימת העבודה.

    באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל היסטוריה או ליצור רשימה חדשה. אם לארגון יש זרימות עבודה רבות, כדאי ליצור רשימת היסטוריה נפרדת עבור כל זרימת עבודה.

  8. במקטע אפשרויות הפעלה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם ברצונך לאפשר הפעלה ידנית של זרימת העבודה, בחר בתיבת הסימון אפשר הפעלה ידנית של זרימת עבודה זו על-ידי משתמש מאומת בעל הרשאות משתתף. בחר בתיבת הסימון דרוש הרשאות לניהול רשימות כדי להפעיל את זרימת העבודה אם ברצונך לדרוש הרשאות נוספות כדי להפעיל את זרימת העבודה.

    • אם ברצונך שזרימת העבודה תופעל אוטומטית כשנוצרים פריטים חדשים, בחר בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו בעת יצירה של פריט חדש.

  9. לחץ על הבא.

  10. במקטע מצבי זרימת עבודה, תחת בחר בשדה 'אפשרות', בחר בעמודה בחירה מהרשימה אשר מכילה את הערכים בהם ברצונך להשתמש עבור המצבים בזרימת העבודה שלך ולאחר מכן בחר את ערכי העמודה הרצויים עבור המצב ההתחלתי, מצב האמצע והמצב הסופי של זרימת העבודה.

  11. בשני המקטעים ציין מה ברצונך שיתרחש בעת הפעלת זרימת עבודה (אפשרויות עבור המשימה הראשונה בזרימת העבודה) וציין מה ברצונך שיתרחש כאשר זרימת עבודה עוברת למצב הביניים שלה (אפשרויות עבור המשימה השניה בזרימת העבודה) ציין את המידע הבא:

    פרטי משימה

תיאור משימה:

הקלד את כל המידע שברצונך לכלול בתיאור המשימה. אם תבחר בתיבת הסימון כלול שדה רשימה, השדה שתבחר יתווסף לסוף ההודעה. אם תבחר בתיבת הסימון הוסף קישור לפריט רשימה, התיאור יכלול קישור לפריט המשימה.

תאריך יעד למשימה:

אם ברצונך לציין תאריך יעד עבור המשימה, בחר בתיבת הסימון כלול שדה רשימה ולאחר מכן בחר את עמודת התאריך מהרשימה אשר מכילה את פרטי התאריך שבהם ברצונך להשתמש עבור תאריך היעד.

משימה הוקצתה ל:

כדי להקצות את המשימה לאדם שצוין ברשימה, לחץ על כלול שדה רשימה ולאחר מכן בחר בעמודה מהרשימה אשר מכילה את פרטי המשתמש בהם ברצונך להשתמש. עם הפעלתה של זרימת עבודה זו, המשימה הראשונה תוקצה לאדם ששמו מופיע בעמודה זו עבור פריט זרימת העבודה.

כדי להקצות משימה זו בכל המופעים של זרימת עבודה זו לאדם שתציין, לחץ על התאמה אישית ולאחר מכן הקלד או בחר את שם האדם שברצונך להקצות לו את המשימה.

  1. בחר בתיבת הסימון שלח הודעות דואר אלקטרוני אם ברצונך שהמשתתפים בזרימת העבודה יקבלו התראות בדואר אלקטרוני על משימות זרימת העבודה שלהם.

    הערה: אם ברצונך לוודא כי המשתתפים בזרימת העבודה יקבלו התראות דואר אלקטרוני ותזכורות אודות משימות זרימת העבודה שלהם לאחר ההפעלה של זרימות עבודה, פנה למנהל אוסף האתרים שלך כדי לוודא שדואר אלקטרוני זמין עבור האתר שלך.

    פרטי הודעת דואר אלקטרוני

אל

הקלד את שם האדם שאליו ברצונך לשלוח התראת דואר אלקטרוני בדבר משימת זרימת העבודה. בחר בתיבת הסימון כלול משימה המוקצה ל אם ברצונך לשלוח את התראת הדואר האלקטרוני לבעלי המשימה.

נושא

הקלד את שורת הנושא בה ברצונך להשתמש להתראת הדואר האלקטרוני. בחר בתיבת הסימון השתמש בכותרת משימה אם ברצונך להוסיף את כותרת המשימה לשורת הנושא של הודעת הדואר האלקטרוני.

גוף

הקלד את המידע שתרצה שיופיע בגוף ההודעה של התראת הדואר האלקטרוני. בחר בתיבת הסימון הוסף קישור לפריט רשימה אם ברצונך לכלול קישור לפריט הרשימה בהודעה.

  1. לחץ על אישור.

לראש הדף

הפעלת זרימת עבודה של שלושה מצבים בפריט

יש להוסיף תחילה את זרימת העבודה של שלושה מצבים לרשימה כדי להפוך אותה לזמינה לשימוש בפריטים ברשימה זו. עיין בסעיפים הקודמים לקבלת מידע נוסף.

ניתן לקבוע את התצורה של זרימת עבודה של שלושה מצבים כך שתפעל אוטומטית בעת הוספת פריטים חדשים לרשימה, או כך שתאפשר למשתמשים בעלי הרשאות ספציפיות להפעיל את זרימת העבודה באופן ידני. זרימות עבודה מסוימות עשויות להתיר את שתי האפשרויות.

כדי להפעיל זרימת עבודה של שלושה מצבים בפריט רשימה באופן ידני, בצע את השלבים הבאים. דרושה לך ההרשאה 'עריכת פריטים' עבור הרשימה. זרימות עבודה מסוימות עשויות לדרוש את ההרשאה 'ניהול רשימות'.

הערה: אם ברצונך לוודא שמשתתפים בזרימת עבודה יקבלו התראות בדואר אלקטרוני ותזכורות אודות משימות זרימת העבודה שלהם לאחר שתתחיל זרימת עבודה, פנה למנהל אוסף האתרים שלך כדי לוודא שדואר אלקטרוני זמין עבור האתר שלך.

  1. פתח את הרשימה המכילה את הפריט שעליו ברצונך להפעיל זרימת עבודה של שלושה מצבים.

  2. הצבע על הפריט שעליו ברצונך להפעיל זרימת עבודה, לחץ על החץ המופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה.

    הערה: הפקודה זרימות עבודה זמינה רק במקרים בהם הפריט נמצא ברשימה או בספריה אליהן משויכת זרימת עבודה אחת לפחות.

  3. בתפריט פעולות אתר, לחץ על הצג את כל תוכן האתר.

  4. תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על שם זרימת העבודה של שלושה מצבים שאותה ברצונך להפעיל.

    זרימת העבודה תופעל מיד.

לראש הדף

השלמת משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים

לשם השלמת משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים נדרשת שלך הרשאת עריכת פריטים לפחות עבור רשימות המשימות שבהן משימות זרימת העבודה רשומות.

  1. פתח את הרשימה 'משימות' של האתר ולאחר מכן בחר המשימות שלי בתפריט תצוגה כדי לאתר את משימת זרימת העבודה שלך.

    הערה: אם זרימת העבודה אינה משתמשת ברשימה משימות המוגדרת כברירת מחדל, ייתכן שמשימת זרימת העבודה שלך לא תופיע ברשימה משימות. כדי לאתר את משימת זרימת העבודה שלך, עבור לרשימה או לספריה שבה פריט זרימת העבודה שמור. הצבע על שם הפריט שברצונך להשלים, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה. בדף 'מצב זרימת עבודה', תחת זרימות עבודה פועלות, לחץ על שם זרימת העבודה שבה אתה משתתף. תחת משימות, אתר את משימת זרימת העבודה שלך.

  2. פתח את הרשימה שמכילה את הפריט שאותו ברצונך לסמן כפריט שהושלם.

  3. הצבע על שם המשימה שברצונך להשלים, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על עריכת פריט.

  4. בתיבת הדו-שיח משימות, הקלד או בחר את המידע שנדרש להשלמת המשימה ולאחר מכן לחץ על שמור.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×