שימוש בזרימת עבודה של שלושה מצבים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

זרימת עבודה של שלושה מצבים תוכננה כדי לעקוב אחר פריט רשימה במשך שלושה מצבים (שלבים). ניתן להשתמש בה לשם ניהול של תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נושאים או פריטים רבים, כגון נושאים הקשורים לתמיכה בלקוחות, אספקת מכירות או משימות פרוייקטים .

במאמר זה

כיצד פועלת זרימת עבודה של שלושה מצבים?

הגדרת רשימה לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה

הפעלת זרימת עבודה של שלושה מצבים על פריט

השלמת משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים

כיצד פועלת זרימת עבודה של שלושה מצבים?

זרימת העבודה של שלושה מצבים תומכת בתהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר מצבו של נושא או פריט לאורך שלושה מצבים שונים ושני מעברים בין המצבים. בכל מעבר בין מצבים, זרימת העבודה מקצה משימה לאדם ושולחת אליו התראה על המשימה בדואר אלקטרוני. עם השלמתה של משימה זו, זרימת העבודה מעדכנת את מצב הפריט ומתקדמת למצב הבא. זרימת העבודה של שלושה מצבים תוכננה לעבוד עם תבנית הרשימה מעקב אחר נושאים, אך ניתן להשתמש בה עם כל רשימה שהוגדרה כך שתכיל עמודת בחירה עם שלושה ערכים או יותר. הערכים בעמודת בחירה זו משמשים כמצבים שאחריהם זרימת העבודה עוקבת.

בזרימת עבודה של שלושה מצבים ניתן להשתמש כדי לנהל תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נושאים או פריטים רבים, כגון נושאים הקשורים לתמיכה בלקוחות, אספקת מכירות או משימות פרוייקטים. לדוגמה, העובדים בחברה קטנה לניהול אירועים יכולים להשתמש ברשימה מעקב אחר נושאים ובזרימת עבודה של שלושה מצבים המותאמת אישית כדי לנהל את המשימות הרבות הקשורות לאירועים שהם מתכננים. זרימת העבודה של שלושה מצבים עוקבת אחר משימות תכנון האירועים לאורך שלושה מצבים: פעיל, מוכן לבדיקה והושלם. כל משימות הכנת האירוע הקשורות לאירוע מסוים נאספות לרשימת מעקב אחר נושאים שנוצרה עבור אירוע זה ומסומנות כ- פעיל. מתאמת האירועים מקצה משימות יחידות לחברי הצוות שלה ולאחר מכן מפעילה את זרימת העבודה של שלושה מצבים, כדי לאתחל את העבודה של משימת האירוע.

כשזרימת העבודה פועלת, היא יוצרת משימה עבור האדם המיועד. כשחבר צוות מקבל משימה, הוא מבצע את העבודה הדרושה לשם השלמתה. זו יכולה להיות עבודה המתבצעת מחוץ לרשימה או לתאר בו ממוקמת רשימת המעקב אחר נושאים. לדוגמה, אם חבר צוות מקבל משימת זרימת עבודה לפתח תוכנית הסעדה, הוא יוצר קשר עם חברת הסעדה ולאחר מכן עובד איתה כדי לפתח תוכנית. כשנערכת טיוטה של תוכנית ההסעדה, חבר הצוות מסמן את משימת זרימת העבודה שלו כ'הושלם'. בשלב זה, זרימת העבודה מעדכנת את המצב של משימת האירוע ברשימת המעקב אחר נושאים מפעיל למוכן לבדיקה, ויוצרת משימה שניה למתאמת האירועים, לבדיקת תוכנית ההסעדה. לאחר שמנהלת האירועים בודקת ומאשרת את תוכנית ההסעדה, היא מסמנת את משימת זרימת העבודה שלה כ'הושלם' וזרימת העבודה מעדכנת את מצב המשימה ממוכן לבדיקה להושלם.

משתתף בזרימת עבודה יכול להשלים משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים בשתי דרכים שונות. למשתתף יש אפשרות לערוך את משימת זרימת העבודה כדי לסמנה כמשימה שהושלמה, או לשנות את המצב של פריט זרימת העבודה ברשימה (אם למשתתף יש הרשאה לשנות רשימה זו). אם משתמש מעדכן באופן אוטומטי את המצב של פריט זרימת העבודה ברשימה, משימת זרימת העבודה נקבעת כמשימה שהושלמה. אם המשתמש עורך את משימת זרימת העבודה כדי לסמן אותה כמשימה שהושלמה, המצב של פריט זרימת העבודה ברשימה מעודכן להושלם.

הפעולות בזרימת עבודה של שלושה מצבים המתוארות בדוגמה זו מתבצעות בהתאם לתהליך הבא:

תרשים זרימה של זרימת עבודה של שלושה מצבים דוגמה

לראש הדף

הגדרת רשימה לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

לפני שתוכל להשתמש בזרימת עבודה של שלושה מצבים, עליך להגדיר רשימה לשימוש עם זרימת העבודה. על רשימה זו להכיל את הפריטים שאחריהם ברצונך לעקוב או שאותם ברצונך לנהל בעזרת זרימת העבודה. תבנית הרשימה מעקב אחר נושאים עוצבה לעבוד עם זרימת עבודה של שלושה מצבים, אך באפשרותך גם ליצור רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימות עבודה אלו. אם תיצור רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים, עליך לוודא שהרשימה מכילה לפחות עמודת בחירה אחת הכוללת שלושה ערכי בחירה או יותר. כשאתה מגדיר זרימת עבודה של שלושה מצבים לשימוש עם הרשימה, עליך לציין את עמודת בחירה המכילה את ערכי המצב שאחריהם זרימת העבודה תעקוב.

יצירה של רשימת מעקב אחר נושאים לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

כברירת מחדל, באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של שלושה מצבים עם כל רשימה שאתה יוצר מתבנית הרשימה מעקב אחר נושאים.

  1. לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על צור בדף 'כל תוכן האתר'.

    במרבית המקרים, באפשרותך להשתמש במקום זאת בתפריט פעולות אתר תמונת לחצן כדי להשלים שלב זה.

  1. תחת מעקב, לחץ על מעקב אחר נושאים.

    1. בתיבה שם, הקלד שם עבור הרשימה. שם הרשימה נדרש.

      השם מופיעה בחלק העליון של דף הרשימה הופך לחלק כתובת האינטרנט של דף הרשימה וכן וברכיבי ניווט שעוזרים למשתמשים לאתר ולפתוח את הרשימה.

  2. בתיבה תיאור, הקלד תיאור עבור מטרת הרשימה. התיאור הוא פריט אופציונלי.

  3. כדי להוסיף קישור לרשימה זו בהפעלה המהירה, לחץ על כן במקטע ניווט.

  4. לחץ על צור.

יצירת רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

אם ברצונך ליצור רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים, עליך להוסיף לפחות עמודת בחירה אחת הכוללת את ערכי המצבים אחריהם זרימת העבודה תעקוב.

  1. לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על צור בדף 'כל תוכן האתר'.

    במרבית המקרים, באפשרותך להשתמש במקום זאת בתפריט פעולות אתר תמונת לחצן כדי להשלים שלב זה.

  1. תחת רשימות מותאמות אישית, לחץ על רשימה מותאמת אישית.

    1. בתיבה שם, הקלד שם עבור הרשימה. שם הרשימה נדרש.

      השם מופיעה בחלק העליון של דף הרשימה הופך לחלק כתובת האינטרנט של דף הרשימה וכן וברכיבי ניווט שעוזרים למשתמשים לאתר ולפתוח את הרשימה.

  2. בתיבה תיאור, הקלד תיאור עבור מטרת הרשימה. התיאור הוא פריט אופציונלי.

  3. כדי להוסיף קישור לרשימה זו בהפעלה המהירה, לחץ על כן במקטע ניווט.

  4. לחץ על צור.

התאמה אישית של רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים

  1. אם הרשימה אינה פתוחה כבר, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הרשימה שלך לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הרשימה שלך.

  2. בתפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על הגדרות רשימה.

  3. תחת עמודות, לחץ על צור עמודה.

  4. במקטע שם וסוג, תחת שם עמודה, הקלד את שם העמודה בה ברצונך להשתמש כדי לציין את ערכי המצב עבור זרימת העבודה.

  5. תחת סוג המידע בעמודה זו הוא, בחר בחירה (תפריט מתוכו ניתן לבחור).

  6. במקטע הגדרות נוספות של עמודות, תחת תיאור, הקלד תיאור אפשרי לעמודה.

  7. תחת דרוש שעמודה זו תכיל מידע, לחץ על כן.

  8. בתיבת הרשימה, תחת הקלד כל בחירה בשורה נפרדת, הקלד שלושה ערכי בחירה או יותר הרצויים עבור עמודה זו.

    ערכים אלה יהפכו למצבים עבור זרימת העבודה.

  9. תחת הצג אפשרויות באמצעות, בחר תפריט נפתח או לחצני אפשרויות.

  10. תחת אפשר שימוש באפשרויות 'מילוי', לחץ על לא.

  11. ציין אם רצוי לך ערך ברירת מחדל ספציפי עבור עמודה זו או שברצונך להוסיף אותה לתצוגת ברירת המחדל עבור הרשימה.

  12. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה

עליך להוסיף זרימת עבודה של שלושה מצבים לפני שתוכל להשתמש בה על פריטים ברשימה זו. כשאתה מוסיף זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה, אתה מציין איזו עמודה ברשימה מכילה את ערכי המצב שאחריהם ברצונך שזרימת העבודה תעקוב. באפשרותך גם לציין מידע על מה שברצונך שיקרה בכל שלב של זרימת העבודה. לדוגמה, באפשרותך לציין את האנשים שלהם יש להקצות משימות, ואת פרטי התראות הדואר האלקטרוני הנשלחות אל מקבלי המשימות.

נדרשת לך הרשאת ניהול רשימות לשם הוספת זרימת עבודה לרשימה.

  1. פתח את הרשימה שאליה ברצונך להוסיף זרימת עבודה של שלושה מצבים.

    1. תפריט ' הגדרות ' תפריט הגדרות , לחץ על הגדרות רשימה, או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

  2. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

    אם זרימות עבודה כבר נוספו לרשימה, לספריה או לסוג תוכן אלה, שלב זה ייקח אותך ישירות אל דף 'שינוי הגדרות של זרימת עבודה', ויהיה עליך ללחוץ על הוסף זרימת עבודה כדי לעבור לדף 'הוספת זרימת עבודה'. אם לא נוספו עדיין זרימות עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן אלה, שלב זה ייקח אותך ישירות לדף 'הוספת זרימת עבודה'.

  3. בדף 'שינוי הגדרות של זרימת עבודה', לחץ על הוסף זרימת עבודה.

  4. בדף 'הוספת זרימת עבודה', במקטע זרימת עבודה, לחץ על שלושה מצבים תחת בחר תבנית של זרימת עבודה.

  5. במקטע שם, הקלד שם ייחודי עבור זרימת העבודה.

  6. במקטע רשימת משימות, ציין רשימת משימות לשימוש עם זרימת העבודה.

    • באפשרות להשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות או ליצור רשימה חדשה. אם תשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות, למשתתפים בזרימת עבודה תהיה אפשרות לחפש ולהציג את משימות זרימת העבודה שלהם בקלות באמצעות התצוגה המשימות שלי של רשימת משימות.

    • צור רשימת משימות חדשה אם המשימות עבור זרימת עבודה זו יחשפו נתונים רגישים או סודיים שברצונך לשמור בנפרד מהרשימה משימות הכללית.

    • צור רשימת משימות חדשה אם לארגון שלך יהיו מספר זרימות עבודה או אם זרימות העבודה יכללו מספר משימות. במקרה זה, ייתכן שתרצה ליצור רשימות משימות עבור כל אחת מזרימות העבודה.

  7. במקטע רשימת היסטוריה, בחר רשימת היסטוריה שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו. רשימת ההיסטוריה מציגה את כל האירועים המתרחשים במהלך כל מופע של זרימת העבודה.

    באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל היסטוריה או ליצור רשימה חדשה. אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות, ייתכן שתרצה ליצור רשימת היסטוריה נפרדת עבור כל זרימת עבודה.

  8. במקטע אפשרויות הפעלה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם ברצונך לאפשר הפעלה של זרימת העבודה באופן ידני, בחר בתיבת הסימון אפשר הפעלה ידנית של זרימת עבודה זו על-ידי משתמש מאומת בעל הרשאות לעריכת פריטים. בחר בתיבת הסימון דרוש הרשאות לניהול רשימות כדי להפעיל את זרימת העבודה אם ברצונך לדרוש הרשאות נוספות כדי להפעיל את זרימת העבודה.

    • אם ברצונך שזרימת העבודה תופעל אוטומטית כשנוצרים פריטים חדשים, בחר בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו בעת יצירה של פריט חדש.

  9. לחץ על הבא.

  10. במקטע מצבי זרימת עבודה, תחת בחר בשדה 'אפשרות', בחר בעמודה בחירה מהרשימה אשר מכילה את הערכים בהם ברצונך להשתמש עבור המצבים בזרימת העבודה שלך ולאחר מכן בחר את ערכי העמודה הרצויים עבור המצב ההתחלתי, מצב האמצע והמצב הסופי של זרימת העבודה.

  11. בשני המקטעים ציין מה ברצונך שיתרחש בעת הפעלת זרימת עבודה (אפשרויות עבור המשימה הראשונה בזרימת העבודה) וציין מה ברצונך שיתרחש כאשר זרימת עבודה עוברת למצב הביניים שלה (אפשרויות עבור המשימה השניה בזרימת העבודה) ציין את המידע הבא:

    פרטי משימה

כותרת משימה:

הקלד את כל המידע שברצונך לכלול בכותרת המשימה. אם תבחר בתיבת הסימון כלול שדה רשימה, פרטי הכותרת עבור פריט הרשימה נוספים להודעה המותאמת אישית.

תיאור משימה

הקלד את כל המידע שברצונך לכלול בתיאור המשימה. אם תבחר בתיבת הסימון כלול שדה רשימה, פרטי הכותרת של פריט המשימה יתווספו להודעה המותאמת אישית. אם תבחר בתיבת הסימון הוסף קישור לפריט רשימה, התיאור יכלול קישור לפריט המשימה.

תאריך יעד למשימה:

אם ברצונך לציין תאריך יעד עבור המשימה, בחר בתיבת הסימון כלול שדה רשימה ולאחר מכן בחר את עמודת התאריך מהרשימה המכילה את פרטי תאריך היעד בו ברצונך להשתמש.

משימה הוקצתה ל:

כדי להקצות את המשימה לאדם שצוין ברשימה, לחץ על כלול שדה רשימה ולאחר מכן בחר בעמודה מהרשימה אשר מכילה את פרטי המשתמש בהם ברצונך להשתמש. עם הפעלתה של זרימת עבודה זו, המשימה הראשונה תוקצה לאדם ששמו מופיע בעמודה זו עבור פריט זרימת העבודה.

כדי להקצות משימה זו בכל המופעים של זרימת עבודה זו לאדם לך לציין, לחץ על מותאם אישית, ולאחר מכן הקלד או בחר את שם האדם שאליו ברצונך להקצות את המשימה.

פרטי הודעת דואר אלקטרוני

בחר בתיבת הסימון שלח הודעות דואר אלקטרוני אם ברצונך שהמשתתפים בזרימת העבודה יקבלו התראות דואר אלקטרוני על משימות זרימת העבודה.

אם ברצונך לוודא שמשתתפי זרימת העבודה יקבלו בדואר אלקטרוני התראות ותזכורות אודות משימות זרימת העבודה שלהם לאחר הפעלתה של זרימת העבודה, בדוק עם מנהל השרת שלך כדי לוודא שדואר אלקטרוני זמין עבור האתר שלך.

לשם

הקלד את שם האדם שאליו ברצונך לשלוח התראת דואר אלקטרוני בדבר משימת זרימת העבודה. בחר בתיבת הסימון כלול משימה המוקצה ל אם ברצונך לשלוח את התראת הדואר האלקטרוני לבעלי המשימה.

נושא

הקלד את שורת הנושא בה ברצונך להשתמש להתראת הדואר האלקטרוני. בחר בתיבת הסימון השתמש בכותרת משימה אם ברצונך להוסיף את כותרת המשימה לשורת הנושא של הודעת הדואר האלקטרוני.

גוף

הקלד את המידע שתרצה שיופיע בגוף ההודעה של התראת הדואר האלקטרוני. בחר בתיבת הסימון הוסף קישור לפריט רשימה אם ברצונך לכלול קישור לפריט הרשימה בהודעה.

  1. לחץ על אישור.

לראש הדף

הפעלת זרימת עבודה של שלושה מצבים על פריט

זרימת עבודה של שלושה מצבים יש להוסיף ראשית לרשימה כדי להפוך אותה לזמינה לשימוש על פריטים ברשימה זו.

ניתן להגדיר תצורה של זרימת עבודה של שלושה מצבים כך שתפעל אוטומטית בעת הוספת פריטים חדשים לרשימה, או כך שתאפשר למשתמשים עם הרשאות ספציפיות להפעיל את זרימת העבודה באופן ידני. מספר זרימות עבודה עשויות להתיר את שתי האפשרויות. כדי להפעיל זרימת עבודה של שלושה מצבים באופן ידני על פריט רשימה, נדרשת לך הרשאת עריכת פריטים עבור הרשימה. מספר זרימות עבודה עשויות לחייב הרשאת ניהול רשימות.

אם ברצונך להבטיח שמשתתפים בזרימת עבודה יקבלו התראות ותזכורות בדואר אלקטרוני אודות משימות זרימת העבודה שלהם לאחר שתתחיל זרימת עבודה, פנה אל מנהל השרת שלך כדי לוודא שדואר אלקטרוני זמין עבור האתר שלך.

  1. פתח את הרשימה המכילה את הפריט שעליו ברצונך להפעיל זרימת עבודה של שלושה מצבים.

  2. הצבע על הפריט שעליו ברצונך להפעיל זרימת עבודה, לחץ על החץ המופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה.

    הערה: הפקודה זרימות עבודה זמינה רק במקרים בהם הפריט נמצא ברשימה או בספריה אליהן משויכת זרימת עבודה אחת לפחות.

  3. תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על שם זרימת העבודה של שלושה מצבים שאותה ברצונך להפעיל.

    זרימת העבודה תופעל מיד.

לראש הדף

השלמת משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים

לשם השלמת משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים נדרשת שלך הרשאת עריכת פריטים לפחות עבור רשימות המשימות שבהן משימות זרימת העבודה רשומות.

  1. פתח את הרשימה משימות עבור האתר ולאחר מכן בחר באפשרות המשימות שלי בתפריט תצוגה כדי לאתר את משימת זרימת העבודה.

    הערה:  אם זרימת העבודה אינה משתמשת ברשימה משימות המוגדרת כברירת מחדל, ייתכן שמשימת זרימת העבודה שלך לא תופיע ברשימה משימות. כדי לאתר את משימת זרימת העבודה שלך, עבור לרשימה או לספריה שבה פריט זרימת העבודה שמור. הצבע על השם של המשימה שברצונך להשלים, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה. בדף 'מצב זרימת עבודה', תחת זרימות עבודה פועלות, לחץ על שם זרימת העבודה שבה אתה משתתף. תחת משימות, אתר את משימת זרימת העבודה שלך.

  2. הצבע על שם המשימה שברצונך להשלים, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על עריכת פריט.

  3. בטופס שמופיע, הקלד או בחר את המידע המבוקש כדי להשלים את המשימה.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×