שימוש בזרימת עבודה של אישור פריסה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

זרימת העבודה של אישור פריסה מיועדת לתמיכה בצרכי ניהול רשומות בתוך ארגון. זרימת עבודה זו מנהלת את תהליך התפוגה והשימור של מסמך על-ידי מתן אפשרות למשתתפים להחליט אם לשמור או למחוק מסמכים או פריטים שפג תוקפם.

בנושא זה

כיצד פועלת זרימת עבודה של אישור פריסה?

הוספה או שינוי של זרימת עבודה של אישור פריסה עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן

קביעת תצורה של מדיניות תפוגה כדי להשתמש בזרימת עבודה של אישור פריסה

הפעלת זרימת עבודה של אישור פריסה

השלמת משימת זרימת עבודה של אישור פריסה

כיצד פועלת זרימת עבודה של אישור פריסה?

זרימת העבודה של אישור פריסה תומכת גם בתהליך ניהול רשומות וגם בתהליך ניהול מסמכים על-ידי מתן דרך לארגונים לנהל ולעקוב אחר התהליך בו תוכן שפג תוקפו או תוכן שעבר זמנו מוערכים ונמחקים. משתמשים יכולים להפעיל באופן ידני את זרימת העבודה של אישור פריסה במסמכים או בפריטים בודדים. לקבלת עקביות גדולה יותר בניהול תוכן שפג תוקפו, ארגונים יכולים לקבוע את תצורת זרימת העבודה של אישור פריסה כדי לפעול ביחד עם תכונת מדיניות התפוגה של מדיניות ניהול מידע כך שזרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי כאשר פג תוקפם של מסמכים או פריטים באתר. אף שניתן להשתמש בזרימת העבודה של אישור פריסה עבור כל רשימה, ספריה או סוג תוכן באתר Microsoft Office SharePoint Server 2007, ניתן להשתמש בה במיוחד באתר מרכז רשומות כדי לתמוך בצרכי ניהול רשומות ובמדיניות שמירת מסמך של ארגון.

כאשר מופעלת זרימת עבודה של אישור פריסה, היא יוצרת משימות זרימת עבודה של אישור פריסה עבור מסמכים ופריטים מסוימים ברשימת המשימות עבור זרימת העבודה. משימות אלה אינן משויכות לפרטים מסוימים אלא מתועדות ברשימת המשימות עבור זרימת העבודה. פרטים בעלי הרשאה לקבלת גישה לרשימת משימות זו (לדוגמה, מנהלי רשומות) יכולים לעבור לרשימת המשימות ולהשלים משימות אלה על-ידי אישור או דחייה של הפריטים למחיקה. משום שסביר שזרימת העבודה של אישור פריסה תיצור נפח גבוה של משימות אישור פריסה, בפרט אם הוגדרה כך שתופעל באופן אוטומטי כאשר פג תוקפם של פריטים, זרימת העבודה של אישור פריסה מציעה תמיכה בהשלמת משימה גדולה כך שמנהלי רשומות או פרטים מורשים אחרים יכולים לעבד מספר גדול של פריטים למחיקה בשלב אחד.

לראש הדף

הוספה או שינוי של זרימת עבודה של אישור פריסה עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן

כדי שיהיה ניתן להשתמש בזרימת עבודה, עליה להתווסף לרשימה, ספריה או סוג תוכן כדי להפוך אותה לזמינה עבור מסמכים או פריטים במיקום מסוים. עליך להיות בעל הרשאת ניהול רשימות כדי להוסיף זרימת עבודה לרשימה, ספריה או סוג תוכן. ברוב המקרים, מנהלי אתרים או בודדים אשר מנהלים רשימות או ספריות מסוימות מבצעים משימה זו. זמינות זרימת העבודה באתר משתנה בהתאם למיקום אליו התווספה:

  • אם תוסיף זרימת עבודה ישירות לרשימה או לספריה, היא תהיה זמינה רק עבור פריטים ברשימה או בספריה זו.

  • אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן של רשימה (מופע של סוג תוכן אתר אשר התווסף לרשימה או לספריה מסוימת), היא תהיה זמינה רק עבור פריטים בעלי סוג תוכן זה ברשימה או בספריה המסוימת אליה משויך סוג תוכן זה.

  • אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן של אתר, זרימת עבודה זו תהיה זמינה עבור פריטים בעלי סוג תוכן זה בכל רשימה וספריה אשר אליה התווסף מופע של סוג תוכן אתר זה. אם ברצונך שזרימת עבודה תהיה זמינה בהיקף נרחב לאורך רשימות או ספריות באוסף אתרים עבור פריטים בעלי סוג תוכן מסוים, הדרך היעילה ביותר להשגת תוצאה זו היא על-ידי הוספת זרימת עבודה זו ישירות לסוג תוכן של אתר.

הוספה או שינוי של זרימת עבודה של אישור פריסה

אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה של אישור פריסה לרשימה, ספריה או סוג תוכן, או אם ברצונך לשנות זרימת עבודה של אישור פריסה אשר משויכת כבר לרשימה, ספריה או סוג תוכן, פעל לפי אותם שלבים.

  1. כדי לפתוח את הדף 'הוספת זרימת עבודה' עבור הרשימה, הספריה או סוג התוכן אליהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה, בצע אחת מהפעולות הבאות.

עבור רשימה או ספריה

  1. פתח את הרשימה או את הספריה אליה ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

    1. תפריט ' הגדרות ' תפריט הגדרות , לחץ על הגדרות רשימה, או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

  2. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

עבור סוג תוכן של רשימה

  1. פתח את הרשימה או את הספריה המכילה את המופע של סוג תוכן הרשימה אליו ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

    1. תפריט ' הגדרות ' תפריט הגדרות , לחץ על הגדרות רשימה, או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

  2. תחת סוגי תוכן, לחץ על שם סוג התוכן לו ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

    הערה: אם הרשימה או הספריה אינן מוגדרות כך שיאפשרו סוגי תוכן מרובים, המקטע סוגי תוכן אינו מופיע בדף 'התאמה אישית' עבור הרשימה או הספריה.

  3. תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

עבור סוג תוכן של אתר

  1. בכרטיסיה דף הבית של אוסף האתרים, על תפריט ' פעולות אתר ' תמונת לחצן , הצבע על הגדרות האתר ולאחר מכן לחץ על שינוי כל הגדרות האתר.

  2. תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  3. לחץ על שם סוג תוכן האתר אליו ברצונך להוסיף זרימת עבודה ולאחר מכן לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

אם זרימות עבודה כבר התווספו לרשימה, לספריה או לסוג תוכן אלה, שלב זה לוקח אותך ישירות אל הדף 'שינוי הגדרות זרימת עבודה'. לחץ על הוספת זרימת עבודה כדי לעבור אל הדף 'הוספת זרימת עבודה'. אם לא התווספו זרימות עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן אלה, שלב זה לוקח אותך ישירות אל הדף 'הוספת זרימת עבודה'.

  1. בדף 'הוספת זרימת עבודה', במקטע זרימת עבודה, לחץ על תבנית זרימת העבודה אישור מחיקה.

  2. במקטע שם, הקלד שם ייחודי עבור זרימת העבודה.

  3. בסעיף רשימת משימות, ציין רשימת משימות שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו.

    הערות: 

    1. באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל 'משימות' או ליצור רשימה חדשה. אם תשתמש ברשימת ברירת המחדל 'משימות', המשתתפים בזרימת העבודה יוכלו לאתר ולהציג את משימות זרימת העבודה שלהם בקלות באמצעות התצוגה המשימות שלי של הרשימה 'משימות'.

    2. צור רשימת משימות חדשה אם המשימות עבור זרימת עבודה זו כוללות או חושפות נתונים רגישים או סודיים שברצונך להשאיר בנפרד מרשימת המשימות הכללית.

    3. בעת יצירת רשימת משימות עבור זרימת עבודה של אישור פריסה, מומלץ להגביל הרשאות לרשימת משימות זו עבור פרטים אלה בארגון שלך המורשים לאשר פריטים להרס, לדוגמה, מנהלי רשומות.

    4. צור רשימת משימות חדשה אם לארגונים שלך יש זרימות עבודה רבות או אם זרימת העבודה כוללות משימות רבות. במופע זה, ייתכן שיהיה ברצונך ליצור רשימת משימות עבור כל זרימת עבודה.

  4. במקטע רשימת היסטוריה, בחר רשימת היסטוריה בה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו. רשימת ההיסטוריה מציגה את כל האירועים המופיעים במהלך מופע מסוים של זרימת עבודה.

    באפשרותך להשתמש ברשימה 'היסטוריה' המשמשת כברירת מחדל, או באפשרותך ליצור רשימה חדשה. אם לארגון שלך יש זרימות עבודה רבות, ייתכן שיהיה ברצונך ליצור רשימת היסטוריה נפרדת עבור כל זרימת עבודה.

  5. במקטע אפשרויות הפעלה, ציין את האופן והמועד בהם ניתן להתחיל זרימת עבודה או את האדם שיכול להתחיל זרימת עבודה.

    הערות: 

    1. ייתכן שאפשרויות מסוימות לא יהיו זמינות אם תבנית זרימת העבודה שבחרת אינה תומכת בהן.

    2. The option Start this workflow to approve publishing a major version of an item is available only if support for major and minor versioning is enabled for the library and if the workflow template that you selected can be used for content approval.

  6. אם אתה מוסיף זרימת עבודה זו לסוג תוכן של אתר, ציין אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לכל סוגי התוכן היורשים מסוג תוכן זה במקטע עדכון סוגים של רשימות ותוכן אתר.

    הערה: המקטע עדכון סוגים של רשימות ותוכן אתר מוצג בדף 'הוספת זרימת עבודה' עבוד סוגי תוכן של אתר בלבד.

  7. לחץ על אישור.

לראש הדף

קביעת תצורה של מדיניות תפוגה כך שתשתמש בזרימת עבודה של אישור פריסה

אם ברצונך שזרימת עבודה של אישור פריסה תופעל באופן אוטומטי כאשר פג תוקפם של מסמכים או של פריטים, עליך לקבוע תצורה של מדיניות תפוגה במדיניות ניהול המידע עבור הרשימה, הספריה או סוג התוכן הרלוונטיים.

  1. אם עדיין לא עשית זאת, הוספת זרימת עבודה של אישור מחיקה רשימה, ספריה או סוג התוכן שעבורו ברצונך לקבוע תצורה של מדיניות תפוגה.

  2. כדי לפתוח את דף 'הגדרות מדיניות ניהול מידע' עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן, בצע אחת מהפעולות הבאות:

עבור רשימה או ספריה

  1. פתח את הרשימה או את הספריה עבורה ברצונך לקבוע תצורת מדיניות תפוגה.

    1. תפריט ' הגדרות ' תפריט הגדרות , לחץ על הגדרות רשימה, או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

  2. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.

עבור סוג תוכן של רשימה

  1. פתח את הרשימה או את הספריה המכילה את המופע של סוג תוכן הרשימה עבורו ברצונך לקבוע תצורת מדיניות תפוגה.

    1. תפריט ' הגדרות ' תפריט הגדרות , לחץ על הגדרות רשימה, או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

  2. תחת סוגי תוכן, לחץ על שם סוג התוכן לו ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

    אם הרשימה או הספריה אינן מוגדרות לאפשר סוגי תוכן מרובים, המקטע סוגי תוכן לא יופיע בדף 'התאמה אישית' עבור הרשימה או הספריה.

  3. תחת הגדרות, לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.

עבור סוג תוכן של אתר

  1. בכרטיסיה דף הבית של אוסף האתרים, על תפריט ' פעולות אתר ' תמונת לחצן , הצבע על הגדרות האתר ולאחר מכן לחץ על שינוי כל הגדרות האתר.

  2. תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  3. לחץ על שם סוג תוכן האתר עבורו ברצונך לקבוע תצורת מדיניות תפוגה ולאחר מכן לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.

אם ברצונך לקבוע תצורת מדיניות תפוגה עבור רשימה או ספריה ואם ברצונך שהן יתמכו בניהול של סוגי תוכן מרובים, בחר בסוג התוכן עבורו ברצונך לציין מדיניות ניהול מידע ולאחר מכן לחץ על אישור.

  1. במקטע ציון המדיניות, לחץ על הגדרת מדיניות.

  2. לחץ על אישור.

  3. בדף 'עריכת מדיניות', במקטע שם ותיאור ניהולי, הקלד תיאור קצר של המדיניות שאתה יוצר.

    הערה: באפשרותך לציין שמות רק עבור פריטי מדיניות ניהול מידע המוגדרים ברשימה 'פריטי מדיניות של אוסף אתרים'.

  4. במקטע הצהרת מדיניות, הקלד הצהרה תיאורית המסבירה את מטרת המדיניות למשתמשים. הצהרה זו תוצג כאשר משתמשים יפתחו מסמכים או פריטים הכפופים למדיניות. ההצהרה צריכה להסביר אילו תכונות מדיניות חלות על התוכן או איזה טיפול מיוחד נדרש עבור התוכן. הצהרת מדיניות יכולה לכלול עד 512 תווים.

  5. כדי לציין תקופת שימור של מסמכים ופריטים הכפופים למדיניות זו, לחץ על הפעל תפוגה ולאחר מכן ציין את תקופת השימור ואת הפעולות שברצונך שיתרחשו כאשר פג תוקפם של פריטים.

  6. בחר אפשרות תקופת שימור כדי לציין מתי מוגדרת תפוגתם של מסמכים או של פריטים. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    1. כדי להגדיר את תאריך התפוגה במאפיין תאריך, לחץ על פרק זמן המבוסס על מאפייני הפריט ולאחר מכן בחר בפעולת המסמך או הפריט (לדוגמה, נוצר או שונה) ובתוספת הזמן לאחר פעולה זו (לדוגמה, מספר הימים, החודשים או השנים) כאשר ברצונך שיפוג תוקפו של פריט.

    2. כדי להשתמש בזרימת עבודה או בנוסחת שימור מותאמת אישית כדי לקבוע תפוגה, לחץ על מוגדרת באופן תוכניתי.

  7. תחת כאשר פג תוקף הפריט, ציין איזו פעולה ברצונך שתתרחש כאשר פג תוקפו של המסמך או של הפריט. כדי להפעיל זרימת עבודה של אישור פריסה במסמך או בפריט, לחץ על התחל זרימת עבודה זו ולאחר מכן בחר בשם זרימת העבודה של אישור פריסה הרצויה.

  8. לחץ על אישור.

לראש הדף

הפעלת זרימת עבודה של אישור פריסה

במקרים רבים, זרימת עבודה של אישור פריסה מוגדרת כמופעלת באופן אוטומטי כאשר פג תוקפם של פריטים. אם זרימת עבודה של אישור פריסה מוגדרת לאפשר למשתמשים להפעיל אותה באופן ידני, באפשרותך להפעיל זרימת עבודה זו במסמך או בספריה ישירות מהספריה או מהרשימה בה נשמרה. עליך להיות בעל הרשאה של עריכת פריטים לכל הפחות כדי להפעיל זרימת עבודה. זרימות עבודה מסוימות עשויות לדרוש שתהיה גם בעל הרשאת ניהול רשימות כדי להפעיל זרימת עבודה.

  1. אם הרשימה או הספריה לא פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הרשימה או שם הספריה שלך לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הרשימה או הספריה שלך.

  2. הצבע על שם המסמך או הפריט שעבורם ברצונך להתחיל זרימת עבודה, לחץ על החץ שיופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה.

  3. תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על שם זרימת העבודה של אישור פריסה שברצונך להפעיל.

    זרימת העבודה של אישור פריסה מופעלת באופן מיידי ויוצרת משימת אישור פריסה ברשימת המשימות עבור זרימת העבודה.

לראש הדף

השלמת משימת זרימת עבודה של אישור פריסה

זרימת עבודה של אישור פריסה מיועדת ליצור משימות אישור פריסה עבור מסמכים או פריטים. משימות אלה אינן משויכות לפרטים מסוימים אלא מתועדות ברשימת המשימות עבור זרימת העבודה. פרטים בעלי הרשאה לקבלת גישה לרשימת משימות זו (לדוגמה, מנהלי רשומות) יכולים לעבור לרשימת המשימות ולהשלים משימות אלה על-ידי אישור או דחייה של הפריטים למחיקה.

משימות זרימת עבודה של אישור פריסה יכולות להיות מושלמות באופן בנפרד או בכמות גדולה. משום שסביר שזרימות עבודה של אישור פריסה ייצרו נפח גבוה של משימות זרימת עבודה ביחד, ייתכן שיהיה שימושי לעבד בכמות גדולה את משימות זרימת העבודה.

השלמת משימת זרימת עבודה יחידה של אישור פריסה

  1. עבור לרשימת המשימות עבור האתר כדי למקם את משימות אישור הפריסה שברצונך להשלים.

    הערה: אם זרימת העבודה אינה משתמשת ברשימת ברירת המחדל 'משימות', ייתכן שמשימת זרימת העבודה לא תופיע ברשימת המשימות. כדי לאתר את משימות זרימת העבודה שלך, עבור אל הרשימה או הספריה בהן נשמר פריט זרימת העבודה. הצבע על הפריט הרצוי, לחץ על החץ שיופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה. בדף 'מצב זרימת עבודה', תחת משימות, לחץ על הקישור לרשימת המשימות עבור זרימת העבודה.

  2. הצבע על שם המשימה שברצונך להשלים, לחץ על החץ שיופיע ולאחר מכן לחץ על ערוך פריט.

  3. כדי להציג את הפריט שנשלח לפריסה, לחץ על הקישור לצד משימת זרימת עבודה זו חלה.

  4. תחת פריסה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי למחוק את הפריט, לחץ על מחק פריט זה ולאחר מכן ציין אם ברצונך לשמור עותק של המטה-נתונים של הפריט ביומן הביקורת.

    • כדי לשמור את הפריט, לחץ על אל תמחק פריט זה.

  5. תחת הערות, הקלד הערה שברצונך לספק אודות הפעולה שאתה מבצע.

  6. לחץ על אישור.

לראש הדף

השלמת משימות זרימת עבודה של אישור פריסה בפעם אחת

  1. פתח את רשימת המשימות עבור זרימת העבודה של אישור פריסה עבורה ברצונך להשלים משימות מרובות בו-זמנית.

    הערה: אם זרימת העבודה אינה משתמשת ברשימת ברירת המחדל 'משימות', ייתכן שמשימת זרימת העבודה לא תופיע ברשימת המשימות. כדי לאתר את משימות זרימת העבודה שלך, עבור אל הרשימה או הספריה בהן נשמר פריט זרימת העבודה. הצבע על הפריט הרצוי, לחץ על החץ שיופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה. בדף 'מצב זרימת עבודה', תחת משימות, לחץ על הקישור לרשימת המשימות עבור זרימת העבודה.

  2. רשימת המשימות עבור זרימת העבודה, על תפריט ' פעולות ' תמונת תפריט , לחץ על עבד את כל המשימות.

  3. במקטע בחירת משימות בצובר, בחר בסוג המשימה שברצונך לערוך בכמות גדולה.

  4. אם החלת מסננים כדי להציג ערכת משנה של משימות אישור הפריסה ברשימות המשימות, במקטע פרטי משימה, אשר שסיננת עבור המשימות הרצויות.

  5. לחץ על אישור.

  6. תחת פריסה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לאשר פריטים למחיקה, לחץ על מחק פריטים אלה. אם ברצונך לשמור על עותקים של המטה-נתונים של פריטים אלה, בחר בתיבת הסימון שמור עותקים של המטה-נתונים של הפריטים ביומן הביקורת .

    • כדי לדחות פריטים אלה עבור פריסה, לחץ על אל תמחק פריטים אלה.

  7. הקלד הערות כלשהן שברצונך לספק אודות פעולות הפריסה שלך תחת הערות.

  8. לחץ על אישור.

  9. בדף הפעולה הושלמה בהצלחה כדי ליידע אותך הפעילויות הנבחרות תוזמנו עבור processsing, ותקבל בדואר האלקטרוני אישור כאשר עובד הפעילויות. כברירת מחדל, הפעילויות מעובדים nightly, למרות מנהל השרת שלך יכולים לשנות הגדרה זו. לחץ על אישור.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×