שימוש בזרימת עבודה של 'איסוף משוב'

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

זרימת העבודה 'איסוף משוב' מנתבת מסמך או פריט שנשמר ברשימה או בספריה לקבוצת אנשים כדי לאסוף את משוב הסקירה שלהם. כברירת מחדל, זרימת העבודה 'איסוף משוב' משויכת לסוג התוכן 'מסמך' ולכן זמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים.

בנושא זה

כיצד פועלת זרימת העבודה של איסוף משוב?

הוספה או שינוי של זרימת עבודה של ' איסוף משוב ' עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן

הפעלה של איסוף משוב זרימת עבודה במסמך או בפריט

השלמת משימת זרימת עבודה של איסוף משוב

כיצד זרימת העבודה 'איסוף משוב' פועלת?

זרימת העבודה 'איסוף משוב' תומכת בתהליכים עסקיים הכוללים שליחת מסמך או פריט לקבוצה של אנשים כדי לאסוף משוב סקירה. זרימת העבודה 'איסוף משוב' מייעלת סקירה של תהליך עסקי על ידי ניהול ומעקב של כל המשימות האנושיות המעורבות בתהליך. לאחר השלמתה, זרימת העבודה 'איסוף משוב' מאחדת את כל המשוב מהסוקרים עבור הבעלים של זרימת העבודה ומספקת תיעוד של תהליך הסקירה.

אם זרימות עבודה זמינות, באפשרותך להתחיל זרימת עבודה של 'איסוף משוב' ישירות ממסמך או פריט ברשימה או בספריה. כדי להתחיל זרימת עבודה, תיבחר את זרימת העבודה בה ברצונך להשתמש ולאחר מכן תמלא את טופס התחלת זרימת העבודה המציין את המשתתפים בזרימת העבודה (סוקרים), תאריך יעד והוראות משימה רלוונטיות כלשהן. לאחר שזרימת עבודה תתחיל, השרת יקצה משימות לכל המשתתפים. אם התראות דואר אלקטרוני זמינות עבור השרת, השרת אף ישלח התראות דואר אלקטרוני לכל המשתתפים. משתתפים יוכלו ללחוץ על קישור בהתראת המשימה בדואר אלקטרוני כדי לפתוח את המסמך או את הפריט שיש לסקור. משתתפים יוכלו לבצע שינויים או להוסיף הערות ישירות למסמך. בטופס המשימה, הם יוכלו לספק הערות משוב. הם יוכלו אף להקצות מחדש את משימות הסקירה שלהם או לבקש שינוי במסמך או בפריט שיש לסקור. למשתתפים יש את האפשרות להשלים את משימות זרימת העבודה שלהם באתר אינטרנט של Microsoft Office SharePoint Server 2007 או ישירות מתוכניות מסוימות שהן חלק מ- Microsoft Office system 2007. בזמן שזרימת העבודה מתקדמת, הבעלים של זרימת העבודה או המשתתפים בזרימת העבודה יכולים לצפות בדף 'מצב זרימת עבודה' כדי לראות מי מבין המשתתפים השלימו את משימות זרימת העבודה שלהם. כאשר משתתפי זרימת העבודה משלימים את משימות זרימת העבודה, זרימת העבודה מסתיימת והבעלים של זרימת העבודה יקבל באופן אוטומטי הודעה שזרימת העבודה הושלמה.

כברירת מחדל, זרימת העבודה 'איסוף משוב' משויכת לסוג התוכן 'מסמך' ולכן זמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים. זרימת העבודה 'איסוף משוב' של ברירת המחדל עבור ספריות מסמכים היא זרימת עבודה מקבילית, שבה המשימות יוקצו לשל המשתתפים בו זמנית. באפשרותך להתאים אישית גירסה זו המשויכת מראש של זרימת העבודה 'איסוף משוב' כדי לעמוד בדרישות הארגון שלך, או שתוכל להוסיף גירסה חדשה לגמרי של זרימת העבודה 'איסוף משוב' לרשימה, לספריה או לסוג תוכן.

לראש הדף

הוספה או שינוי של זרימת עבודה של 'איסוף משוב' עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן

לפני שניתן יהיה להשתמש בזרימת עבודה, יש להוסיף אותה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן כדי להפוך אותה לזמינה עבור מסמכים או פריטים במיקום ספציפי. עליך להיות בעל ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להוסיף זרימת עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן. ברוב המקרים, מנהלי אתר או אנשים המנהלים רשימות ספציפיות עבור ספריות מבצעים משימה זו.

זמינות זרימת עבודה בתוך אתר משתנה, בהתאם למיקום שבו היא נוספת:

  • אם תוסיף זרימת עבודה ישירות לרשימה או לספריה, היא תהיה זמינה רק עבור פריטים ברשימה או בספריה זו.

  • אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן רשימה (מופע של סוג תוכן אתר שנוסף לרשימה או ספריה ספציפיים), היא תהיה זמינה עבור פריטים מאותו סוג תוכן בלבד ברשימה או בספריה הספציפית שלה שויך סוג תוכן זה.

  • אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן אתר, זרימת עבודה זו תהיה זמינה עבור כל פריט בעל סוג תוכן זה בכל רשימה או ספריה אליה התווסף מופע של סוג תוכן אתר זה. אם ברצונך שזרימת עבודה תהיה זמינה בהיקף נרחב לאורך רשימות או ספריות באוסף אתרים עבור פריטים בעלי סוג תוכן מסוים, הדרך היעילה ביותר להשיג תוצאה זו היא על-ידי הוספת זרימת עבודה זו ישירות לסוג תוכן אתר.

הוספה או שינוי של זרימת עבודה של 'איסוף משוב' עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן

אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה של 'איסוף משוב' לרשימה, לספריה או לסוג תוכן, או אם ברצונך לשנות זרימת עבודה של 'איסוף משוב' שכבר משויכת לרשימה, לספריה או לסוג תוכן, תעקוב אחר אותם שלבים.

  1. כדי לפתוח את הדף 'הוספת זרימת עבודה' או את הדף 'שינוי זרימת עבודה' עבור הרשימה, הספריה או סוג התוכן שעבורם ברצונך להוסיף או לשנות זרימת עבודה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • עבור רשימה או ספריה:

      1. פתח את הרשימה או הספריה שעבורה ברצונך לשנות זרימת עבודה.

      2. תפריט ' הגדרות ' תפריט הגדרות , לחץ על הגדרות רשימה, או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

        לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

      3. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

    • עבור סוג תוכן רשימה:

      1. פתח את הרשימה או הספריה המכילה את המופע של סוג תוכן הרשימה שעבורו ברצונך להוסיף או לשנות זרימת עבודה.

      2. תפריט ' הגדרות ' תפריט הגדרות , לחץ על הגדרות רשימה, או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

        לדוגמה בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

      3. תחת סוגי תוכן, לחץ על השם של סוג התוכן.

        הערה: אם הרשימה או הספריה אינן מוגדרות כך שיאפשרו סוגי תוכן מרובים, המקטע סוגי תוכן אינו מופיע בדף ' התאמה אישית ' עבור הרשימה או הספריה.

      4. תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

    • עבור סוג תוכן אתר:

      1. בדף הבית של אוסף האתרים, על תפריט ' פעולות אתר ' תמונת לחצן , הצבע על הגדרות האתר ולאחר מכן לחץ על שינוי כל הגדרות האתר.

      2. תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

      3. לחץ על השם של סוג תוכן האתר שעבורו ברצונך להוסיף או לשנות זרימת עבודה ולאחר מכן לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

        אם כבר נוספו זרימות עבודה לרשימה, ספריה או סוג תוכן אלה, שלב זה מעביר אותך ישירות אל הדף 'שינוי הגדרות של זרימת עבודה' ועליך ללחוץ על הוסף זרימת עבודה כדי לעבור אל הדף 'הוספת זרימת עבודה'. אם לא נוספו זרימות עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן אלה, שלב זה יעביר אותך ישירות לדף 'הוספת זרימת עבודה'.

  1. בדף 'שינוי הגדרות של זרימת עבודה', לחץ על הוספת זרימת עבודה או לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות.

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם אתה מוסיף זרימת עבודה, בדף 'הוספת זרימת עבודה', במקטע זרימת עבודה, לחץ על תבנית זרימת העבודה איסוף משוב.

    • אם אתה משנה את ההגדרות עבור זרימת עבודה, בדף 'שינוי זרימת עבודה', שנה את ההגדרות שברצונך לשנות לפי השלבים הבאים.

  3. במקטע שם, הקלד שם ייחודי עבור זרימת העבודה.

    1. בסעיף רשימת משימות, ציין רשימת משימות שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו.

      • באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות או ליצור רשימה חדשה. אם תשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות, המשתתפים בזרימת העבודה יוכלו לאתר ולהציג את משימות זרימת העבודה שלהם בקלות באמצעות התצוגה המשימות שלי של הרשימה משימות.

      • אם המשימות של זרימת עבודה זו יחשפו נתונים רגישים או סודיים שאותם ברצונך לשמור בנפרד מהרשימה משימות הכללית, עליך ליצור רשימת משימות חדשה.

      • אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות או אם בזרימות העבודה יהיו מעורבות משימות מרובות, עליך ליצור רשימת משימות חדשה. במקרה זה, ייתכן שתרצה ליצור רשימת משימות עבור כל זרימת עבודה.

  4. במקטע רשימת היסטוריה, בחר רשימת היסטוריה שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו. רשימת ההיסטוריה מציגה את כל האירועים המתרחשים במהלך כל מופע של זרימת העבודה.

    באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל היסטוריה או ליצור רשימה חדשה. אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות, ייתכן שתרצה ליצור רשימת היסטוריה נפרדת עבור כל זרימת עבודה.

  5. במקטע אפשרויות הפעלה, ציין את האופן או המועד בהם ניתן להפעיל זרימת עבודה או את האדם שיכול להפעיל זרימת עבודה.

    הערות: 

    • ייתכן שאפשרויות מסוימות לא יהיו זמינות אם תבנית זרימת העבודה שבחרת אינה תומכת בהן.

    • The option Start this workflow to approve publishing a major version of an item is available only if support for major and minor versioning is enabled for the library and if the workflow template that you selected can be used for content approval.

  6. אם אתה מוסיף זרימת עבודה זו לסוג תוכן של אתר, ציין אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לכל סוגי התוכן היורשים מסוג תוכן זה במקטע עדכון סוגים של רשימות ותוכן אתר.

    הערה: המקטע עדכון סוגים של רשימות ותוכן אתרמופיע בדף 'הוספת זרימת עבודה' עבור סוגי תוכן של אתר בלבד.

  7. לחץ על הבא.

  8. בדף 'התאמה אישית של זרימת עבודה', ציין את האפשרויות הרצויות עבור אופן ניתוב המשימות, ערכי ברירת המחדל לתחילת זרימת עבודה, אופן השלמת זרימת העבודה וסוג הפעולות שיתבצעו בעת השלמת זרימת העבודה בהצלחה.

    בחר אפשרויות בכל אחד מהמקטעים הבאים. אינך נדרש לציין אפשרויות בכל מקטע:

    משימות זרימת עבודה

    לשם

    בצע פעולה זו

    הקצאת משימות לכל המשתתפים בו-זמנית (זרימת עבודה מקבילית)

    בחר בלחצן כל המשתתפים בו-זמנית (מקבילי).

    הקצאת משימות למשתתף אחד בכל פעם (זרימת עבודה טורית)

    אם תהפוך את זרימת העבודה לזרימת עבודה טורית, על משתתף אחד להשלים משימה לפני שהמשתתף הבא יקבל משימה

    בחר בלחצן משתתף אחד בכל פעם (טורי).

    מתן אפשרות למשתתפים בזרימת עבודה להקצות מחדש את משימותיהם לאנשים אחרים

    בחר בתיבת הסימון הקצה מחדש את המשימה לאדם אחר.

    מתן אפשרות למשתתפים בזרימת עבודה לבקש שינוי במסמך או בפריט שיאושר לפני השלמת משימה

    בחר בתיבת הסימון בקשה לשינוי לפני השלמת המשימה.

    ערכי לתחילת זרימת עבודה המהווה ברירת מחדל

    לשם

    בצע פעולה זו

    ציון רשימת ברירת המחדל של משתתפים עבור כל המופעים של זרימת עבודה זו

    הקלד את שמות האנשים שברצונך שישתתפו כאשר זרימת עבודה זו תתחיל, או לחץ על Reviewers כדי לבחור אנשים וקבוצות מתוך שירות מדריך הכתובות.

    הערה: אם תגדיר זרימת עבודה זו כזרימת עבודה טורית, הוסף את השמות של המשתתפים בזרימת העבודה בסדר בו ברצונך שהמשימות יוקצו.

    הקצאת משימות בודדות לקבוצות

    בחר בתיבת הסימון הקצה משימה בודדת לכל קבוצה שהוזנה (אל תרחיב קבוצות).

    בחר באפשרות זו אם בכוונתך לציין קבוצות כמשתתפים בזרימת עבודה וברצונך להקצות משימה אחת בלבד לקבוצה במקום משימות בודדות עבור כל חבר בקבוצה.

    מתן אפשרות לאנשים המתחילים את זרימת העבודה לשנות או להוסיף משתתפים

    בחר בתיבת הסימון אפשר שינויים ברשימת המשתתפים כאשר זרימת עבודה זו כבר התחילה.

    אפשרות זו נבחרת כברירת מחדל. אם ברצונך למנוע מאנשים המתחילים את זרימת העבודה את היכולת לשנות או להוסיף משתתפים, נקה תיבת סימון זו.

    ציון הודעת ברירת מחדל המופיעה עם כל משימה

    הקלד הודעה או הוראות בתיבת הטקסט.

    ציון תאריך יעד עבור זרימות עבודה מקביליות

    הקלד או בחר תאריך תחת יש לסיים את המשימות עד (מקבילי).

    ציון כמות הזמן שיש למשתתפים בזרימת עבודה טורית כדי להשלים משימות זרימת עבודה

    תחת תן לכל אדם את הקצאת הזמן הבאה לסיום המשימה שלו (טורי), הקלד מספר ולאחר מכן בחר בימים או בשבועות כתוספת הזמן הקבועה.

    ציון רשימת אנשים שעליהם לקבל התראות (לא הקצאות משימה) עם תחילת זרימת העבודה

    תחת הודעה לאחרים, הקלד את שמות האנשים שברצונך שיקבלו הודעה או לחץ על עותק כדי לבחור אנשים וקבוצות משירות מדריך הכתובות.

    משלימות את זרימת העבודה

    לשם

    בצע פעולה זו

    קביעה שזרימת עבודה מקבילית תושלם לאחר שמספר מסוים של משתתפים יסיימו את משימותיהם

    בחר בתיבת הסימון יסתיים מספר המשימות הבא ולאחר מכן הקלד מספר.

    הערה: אפשרות זו אינה זמינה אם זרימת העבודה שלך היא זרימת עבודה טורית.

    קביעה שזרימת עבודה תושלם לאחר דחיית המסמך או הפריט

    בחר בתיבת הסימון המסמך נדחה.

    קביעה שזרימת עבודה תושלם לאחר שינוי המסמך או הפריט

    בחר בתיבת הסימון המסמך השתנה.

    פעילויות זרימת עבודה לאחר ההשלמה

    לשם

    בצע פעולה זו

    עדכון מצב האישור עבור מסמך או פריט לאחר שזרימת העבודה הושלמה

    בחר בתיבת הסימון עדכן את מצב האישור (השתמש בזרימת עבודה זו כדי לשלוט באישור תוכן).

    בחר באפשרות זו אם ברצונך להשתמש בזרימת עבודה זו כדי לנהל אישור תוכן ואם גם בחרת בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט. בדף 'הוספת זרימת עבודה'.

  9. לחץ על אישור.

לראש הדף

התחלת זרימת עבודה של 'איסוף משוב' במסמך או בפריט

באפשרותך להתחיל באופן ידני זרימת עבודה של 'איסוף משוב' על מסמך או פריט ישירות מהרשימה או הספריה שבה הוא שמור. ייתכן שהאפשרויות הזמינות לך בעת התחלת זרימת העבודה ישתנו לפי הדרך בה זרימת עבודה זו הותאמה אישית בעת הוספתה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן עבור הפריט. עליך להיות בעל ההרשאה 'עריכת פריטים' לפחות כדי להתחיל זרימת עבודה. ייתכן שחלק מזרימות העבודה ידרשו שתהיה גם בעל ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להתחיל זרימת עבודה על מסמך או פריט.

הערה: אם ברצונך להבטיח שמשתתפים בזרימת עבודה יקבלו התראות ותזכורות בדואר אלקטרוני אודות משימות זרימת העבודה שלהם לאחר שתתחיל זרימת עבודה, פנה אל מנהל השרת שלך כדי לוודא שדואר אלקטרוני זמין עבור האתר שלך.

  1. אם הרשימה או הספריה לא פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הרשימה או שם הספריה שלך לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הרשימה או הספריה שלך.

  2. הצבע על שם המסמך או הפריט שעבורם ברצונך להתחיל זרימת עבודה, לחץ על החץ שיופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה.

  3. תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על שם זרימת העבודה של 'איסוף משוב' שברצונך להתחיל.

  4. הקלד את שמות האנשים שברצונך שיסקרו את המסמך או הפריט בשורה בודקים, או לחץ על בודקים כדי לבחור אנשים וקבוצות מתוך שירות מדריך הכתובות.

    הערה: אם זרימת העבודה שלך היא זרימת עבודה טורית, הקלד או בחר את שמות המשתתפים בזרימת העבודה בסדר בו ברצונך שהמשימות יוקצו.

  5. אם אתה כולל קבוצות כמשתתפים בזרימת עבודה, בחר בתיבת הסימון הקצה משימה בודדת לכל קבוצה שהוזנה (אל תרחיב קבוצות) אם ברצונך להקצות הודעת משימה אחת בלבד לקבוצה במקום הודעות משימה בודדות עבור כל חבר בקבוצה.

  6. אם ברצונך לכלול הודעה או הוראות משימה מסוימות, הקלד מידע זה בתיבת הטקסט תחת הקלד הודעה שתיכלל בבקשה שלך.

  7. כדי לציין את המועד בו יש להשלים את המשימה, תחת תאריך יעד, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • עבור זרימת עבודה טורית, הקלד מספר ולאחר מכן בחר בימים או בשבועות כתוספת זמן.

    • עבור זרימת עבודה מקבילית, הקלד או בחר תאריך תחת יש לסיים את המשימות עד.

    • אם ברצונך שאנשים אחרים יקבלו הודעות (לא הקצאות משימה) עם תחילת זרימת העבודה, הקלד את שמותיהם בשורה עותק או לחץ על עותק כדי לבחור אנשים וקבוצות משירות מדריך הכתובות.

  8. לחץ על הפעל.

לראש הדף

השלמת משימה של זרימת עבודה של 'איסוף משוב'

משתתפים בזרימת עבודה של 'איסוף משוב' יכולים להשלים את משימות זרימת העבודה שלהם מתוך הרשימה או הספריה שבה הפריט או המסמך ממוקמים או ישירות מתוך תוכניות מסוימות שהן חלק מ- מהדורה 2007 של Office. לקבלת מידע אודות הדרך להשלים משימה של זרימת עבודה בתוכנית לקוח, עיין ב'עזרה' עבור תוכנית זו.

השלמת משימה של זרימת עבודה של 'איסוף משוב' בשרת

  1. עבור אל הרשימה משימות עבור האתר ולאחר מכן בחר באפשרות המשימות שלי בתפריט תצוגה כדי לאתר את משימת זרימת העבודה שלך.

    הערה: אם זרימת העבודה אינה משתמשת ברשימה משימות של ברירת המחדל, ייתכן שהמשימה של זרימת העבודה שלך לא תופיע ברשימה משימות. כדי לאתר את המשימה של זרימת העבודה שלך, פתח את הרשימה או הספריה שבה פריט זרימת העבודה שמור. הצבע על הפריט הרצוי, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה. תחת זרימות עבודה פועלות, לחץ על שם זרימת העבודה שבה אתה משתתף. בדף 'מצב זרימת עבודה', תחת משימות, אתר את משימת זרימת העבודה שלך.

  2. הצבע על שם המשימה שברצונך להשלים, לחץ על החץ שיופיע ולאחר מכן לחץ על ערוך פריט.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לקרוא או לצפות בתכנים של המסמך או הפריט, לחץ על הקישור לפריט שמוצג בחלק העליון של טופס המשימה.

      אם תוסיף הערות או תבצע שינויים ישירות במסמך, זכור לשמור את השינויים שלך בשרת.

    • כדי לספק הערות משוב לבעלים של זרימת העבודה, הקלד את המשוב שלך בתיבת הטקסט המסופקת ולאחר מכן לחץ על שלח משוב.

    • כדי להקצות מחדש את משימת הסקירה לאדם אחר, לחץ על הקצאה מחדש של משימה, ציין למי ברצונך להקצות את המשימה ולאחר מכן לחץ על שלח.

    • כדי לבקש שינוי בפריט, לחץ על בקשת שינוי, ציין למי ברצונך להקצות את בקשת השינוי, ספק מידע אודות השינוי המבוקש ולאחר מכן לחץ על שלח.

      הערה: בהתאם לאופן שבו זרימת העבודה הותאמה אישית בעת הוספתה לרשימה, לספריה או לסוג התוכן עבור פריט זה, ייתכן שהאפשרויות להקצאה מחדש של המשימה או לבקשת שינוי לא יהיו זמינות.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×