שימוש בזרימת עבודה של 'איסוף חתימות'

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

זרימת העבודה של 'איסוף חתימות' מנתבת מסמך Microsoft Office ששמור ברשימה או בספריה לקבוצה של אנשים כדי לאסוף את החתימות הדיגיטליות שלהם. זרימת העבודה 'איסוף חתימות' פועלת עם מסמכי Microsoft Office Word 2007 או Microsoft Office Excel 2007 בלבד שמכילים את שורות חתימה אחת או יותר של Microsoft Office. כברירת מחדל, זרימת העבודה 'איסוף חתימות' משויכת לסוג תוכן 'מסמך' ולכן זמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים עבור מסמכים או חוברות עבודה המכילים שורות חתימה של Microsoft Office.

בנושא זה

כיצד פועלת זרימת העבודה ' איסוף חתימות '?

הוספה או שינוי של זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' עבור ספריה או סוג תוכן

הפעלה של זרימת עבודה של איסוף חתימות במסמך או חוברת עבודה

השלמת משימת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות '

כיצד זרימת העבודה של 'איסוף חתימות' פועלת?

זרימת העבודה של 'איסוף חתימות' תומכת בתהליך עסקי הכולל שליחת מסמך לקבוצה של אנשים כדי לאסוף חתימות. זרימת העבודה של 'איסוף חתימות' מייעלת את תהליך החתימה הדיגיטלית על ידי ניהול ומעקב של משימות אנושיות הקשורות בתהליך החתימה ועל ידי אספקת תיעוד של תהליך החתימה לאחר השלמתו.

זרימת העבודה 'איסוף חתימות' שונה מזרימות עבודה מוגדרות מראש אחרות ב- Microsoft Office SharePoint Server 2007 בכך שעל המשתמשים להתחיל את זרימת עבודה זו מתוך תוכנית הלקוח של Microsoft Office system 2007 שבה משימת הוספת החתימה תבוצע. גם על המשתתפים להשלים את משימות החתימה שלהם עבור זרימת העבודה 'איסוף חתימות' בתוך תוכנית הלקוח.

כדי להשתמש בזרימת עבודה של ' איסוף חתימות ', עליך לשמור תחילה את המסמך או את חוברת העבודה לספריית SharePoint שבו זמין זרימת העבודה ספציפי של איסוף חתימות בה ברצונך להשתמש. כדי להפעיל זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ', פתח את Office Word 2007 מסמך או Office Excel 2007 חוברת העבודה שבה ברצונך לאסוף חתימה אחת או יותר. אם המסמך או חוברת העבודה כבר מכיל הקווים חתימות של Microsoft Office הדרוש לך, עליך להוסיף אותן או זרימת העבודה של ' איסוף חתימות ' לא יהיה זמין לשימוש. כדי להפעיל את זרימת העבודה מתוך תוכנית הלקוח, לחץ על לחצן Microsoft Office, לחץ על זרימות עבודה ולאחר מכן בחר את זרימת העבודה של איסוף חתימות בה ברצונך להשתמש. מילוי טופס אתחול זרימת עבודה אשר קבעת את שמות האנשים שצריכים כדי לחתום על המסמך. הטופס מציג באופן אוטומטי את השמות של החותמים המוצעים שצוינו בתוך המסמך או חוברת עבודה. באפשרותך לבחור להקצות את משימות החתימה בסדר שבו החתימות יופיעו או לכל החותמים בבת אחת.

לאחר שזרימת העבודה מתחילה, השרת יקצה משימות חתימה לכל המשתתפים. אם התראות דואר אלקטרוני זמינות עבור השרת, השרת ישלח התראות דואר אלקטרוני גם לכל המשתתפים על משימות החתימה שלהם. משתתפים יוכלו ללחוץ על לחצן עריכת משימה זו בהתראת משימה בדואר אלקטרוני כדי לפתוח את המסמך או חוברת העבודה עליהם יש לחתום ולהשלים את משימות החתימה שלהם.

בזמן שזרימת העבודה 'איסוף חתימות' מתקדמת, הבעלים של זרימת העבודה או משתתפי זרימת העבודה יכולים לצפות בדף 'מצב זרימת עבודה' כדי לראות מי מבין המשתתפים השלימו את משימות זרימת העבודה שלהם. כאשר משתתפי זרימת העבודה ישלימו את משימות זרימת העבודה שלהם, זרימת העבודה תסתיים והבעלים של זרימת העבודה יקבל באופן אוטומטי הודעת דואר אלקטרוני שזרימת העבודה של 'איסוף חתימות' הושלמה. הודעת דואר אלקטרוני זו תציין את שמות כל האנשים שחתמו על המסמך, וכן את שמות האנשים שצוינו במקור כחותמים מוצעים.

לראש הדף

הוספה או שינוי של זרימת עבודה של 'איסוף חתימות' עבור ספריה או סוג תוכן

לפני שניתן יהיה להשתמש בזרימת עבודה של 'איסוף חתימות' , יש להוסיפה לספריה או לסוג תוכן כדי להפוך אותה לזמינה עבור מסמכים או פריטים במיקום ספציפי. זרימת העבודה 'איסוף חתימות' מיועדת בעיקר לשימוש בספריות וניתן להתחיל אותה רק במסמכים הנפתחים ב- Office Word 2007 או ב- Office Excel 2007. עליך להיות בעל ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להוסיף זרימת עבודה לספריה או לסוג תוכן. ברוב המקרים, מנהלי אתר או אנשים המנהלים רשימות או ספריות ספציפיות יבצעו משימה זו.

הזמינות של זרימת העבודה בתוך אתר משתנה, תלוי במקום אליו היא נוספה:

  • אם תוסיף זרימת עבודה ישירות לספריה, היא תהיה זמינה עבור מסמכים בספריה זו בלבד.

  • אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן של רשימה (מופע של סוג תוכן של אתר שנוסף לספריה ספציפית), היא תהיה זמינה רק עבור פריטים בסוג תוכן זה בספריה ספציפית שאליה סוג תוכן זה משויך.

  • אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן של אתר, זרימת עבודה זו תהיה זמינה עבור כל הפריטים בסוג תוכן זה בכל רשימה וספריה שאליהם מופע של סוג תוכן של אתר זה נוסף. אם ברצונך שזרימת עבודה תהיה זמינה בהיקף נרחב לאורך ספריות באוסף אתרים עבור פריטים של סוג תוכן ספציפי, הדרך היעילה ביותר להשגת תוצאה זו היא על ידי הוספת זרימת עבודה זו ישירות לסוג תוכן של אתר.

הוספה או שינוי של זרימת עבודה של 'איסוף חתימות' עבור ספריה או סוג תוכן

אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה של 'איסוף חתימות' לספריה או לסוג תוכן, אם אם ברצונך לשנות זרימת עבודה של 'איסוף חתימות' שכבר משויכת לספריה או לסוג תוכן, עקוב אחר אותם שלבים.

  1. כדי לעבור לדף 'הוספת זרימת עבודה' לדף 'שינוי זרימת עבודה' עבור הספריה או סוג התוכן שאליהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • עבור ספריה:

      1. פתח את הספריה שאליה ברצונך להוסיף זרימת עבודה או לשנות בה זרימת עבודה.

        1. בכרטיסיה תפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

          לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

      2. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

    • עבור סוג תוכן רשימה:

      1. פתח את הספריה המכילה את המופע של סוג תוכן של רשימה שעבורות ברצונך להוסיף או לשנות זרימת עבודה.

        1. בכרטיסיה תפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

          לדוגמה בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

      2. תחת סוגי תוכן, לחץ על השם של סוג התוכן.

        הערה: אם הספריה אינה מוגדרת כדי לאפשר סוגי תוכן מרובים, המקטע סוגי תוכן לא יופיע בדף 'התאמה אישית' עבור הספריה.

      3. תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

    • עבור סוג תוכן אתר:

      1. בדף הבית של אוסף האתרים, על תפריט ' פעולות אתר ' תמונת לחצן , הצבע על הגדרות האתר ולאחר מכן לחץ על שינוי כל הגדרות האתר.

      2. תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

      3. לחץ על שם סוג תוכן של אתר שברצונך להוסיף לו זרימת עבודה או לשנות בו זרימת עבודה ולאחר מכן לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

        אם זרימות עבודה כבר נוספו לספריה או לסוג תוכן אלה, שלב זה יביא אותך ישירות לדף 'שינוי הגדרות זרימת עבודה', ותצטרך ללחוץ על הוספת זרימת עבודה כדי לעבור לדף 'הוספת זרימת עבודה'. אם לא נוספו זרימות עבודה לספריה או לסוג תוכן אלה, שלב זה יעביר אותך ישירות לדף 'הוספת זרימת עבודה'.

  2. בדף 'שינוי הגדרות של זרימת עבודה', לחץ על הוסף זרימת עבודה או לחץ על שם זרימת העבודה עבורה ברצונך לשנות את ההגדרות.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם אתה מוסיף זרימת עבודה, בדף 'הוספת זרימת עבודה', במקטע זרימת עבודה, לחץ על תבנית זרימת העבודה אסוף חתימות.

    • אם אתה משנה את ההגדרות עבור זרימת עבודה, בדף 'שינוי זרימת עבודה', שנה את ההגדרות שברצונך לשנות לפי השלבים הבאים.

  4. במקטע שם, הקלד שם ייחודי עבור זרימת העבודה.

    1. בסעיף רשימת משימות, ציין רשימת משימות שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו.

      • באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות או ליצור רשימה חדשה. אם תשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות, המשתתפים בזרימת העבודה יוכלו לאתר ולהציג את משימות זרימת העבודה שלהם בקלות באמצעות התצוגה המשימות שלי של הרשימה משימות.

      • אם המשימות של זרימת עבודה זו יחשפו נתונים רגישים או סודיים שאותם ברצונך לשמור בנפרד מהרשימה משימות הכללית, עליך ליצור רשימת משימות חדשה.

      • אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות או אם בזרימות העבודה יהיו מעורבות משימות מרובות, עליך ליצור רשימת משימות חדשה. במקרה זה, ייתכן שתרצה ליצור רשימת משימות עבור כל זרימת עבודה.

  5. במקטע רשימת היסטוריה, בחר רשימת היסטוריה שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו. רשימת ההיסטוריה מציגה את כל האירועים המתרחשים במהלך כל מופע של זרימת העבודה.

    באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל היסטוריה או ליצור רשימה חדשה. אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות, ייתכן שתרצה ליצור רשימת היסטוריה נפרדת עבור כל זרימת עבודה.

  6. במקטע אפשרויות הפעלה, ציין את האופן או המועד בהם ניתן להפעיל זרימת עבודה או את האדם שיכול להפעיל זרימת עבודה.

    הערות: 

    • ייתכן שאפשרויות מסוימות לא יהיו זמינות אם תבנית זרימת העבודה שבחרת אינה תומכת בהן.

    • The option Start this workflow to approve publishing a major version of an item is available only if support for major and minor versioning is enabled for the library and if the workflow template that you selected can be used for content approval.

  7. אם אתה מוסיף זרימת עבודה זו לסוג תוכן של אתר, ציין אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לכל סוגי התוכן היורשים מסוג תוכן זה במקטע עדכון סוגים של רשימות ותוכן אתר.

    הערה: המקטע עדכון סוגים של רשימות ותוכן אתר מופיע בדף 'הוספת זרימת עבודה' עבור סוגי תוכן של אתר בלבד.

  8. לחץ על אישור.

לראש הדף

התחלת זרימת עבודה של 'איסוף חתימות' במסמך או בחוברת עבודה

לפני שתוכל להתחיל זרימת עבודה של 'איסוף חתימות', עליך לשמור את המסמך או חוברת העובדה שעבורם ברצונך לאסוף חתימות בספריית SharePoint שעבורה זרימת העבודה של 'איסוף חתימות' היא זמינה. עליך להיות בעל ההרשאה 'עריכת פריטים' לפחות כדי להתחיל זרימת עבודה. ייתכן שחלק מזרימות העבודה ידרשו שתהיה גם בעל ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להתחיל זרימת עבודה במסמך או בפריט.

הערה: אם ברצונך לוודא שמשתתפים בזרימת עבודה יקבלו הודעות דואר אלקטרוני ותזכורות אודות משימות זרימת העבודה שלהם לאחר תחילת זרימת עבודה, פנה אל מנהל השרת שלך כדי לוודא שהודעות דואר אלקטרוני הפכו לזמינות עבור האתר שלך.

  1. אם הספריה לא פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הספריה לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה.

  2. הצבע על המסמך או חוברת העבודה שבו ברצונך להפעיל זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ', לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על ערוך בשם התוכנית.

  3. אם המסמך או חוברת העבודה עדיין לא מכילים שורות חתימה כדי ללכוד את החתימות הדיגיטליות שברצונך לאסוף, הוסף אותם כעת.

    כיצד?

    1. במסמך Office Word 2007 או Office Excel 2007 פתוח, הנח את המצביע במיקום במסמך שלך שבו ברצונך להוסיף את שורת חתימה.

    2. בכרטיסיה הוספה, בקבוצה טקסט, לחץ על החץ ליד שורת חתימה ולאחר מכן לחץ על שורת חתימה של Microsoft Office.

    3. בתיבת הדו-שיח הגדרת חתימה , הקלד מידע אודות האדם שיוסיף חתימה בשורת חתימה זו. מידע זה מוצג הישר מתחת לשורת החתימה במסמך. בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • הקלד את שם החותם בתיבה חותם מוצע.

      • הקלד את התואר הארגוני של החותם (אם בכלל) בתיבה התפקיד של החותם המוצע.

      • הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני של החותם (אם קיימת) בתיבה כתובת הדואר האלקטרוני של החותם המוצע.

    4. אם ברצונך לספק לחותם הוראות כלשהן, הקלד הוראות אלה בתיבה הוראות לחותם. הוראות אלה יוצגו בתיבת הדו-שיח חתימהבה ישתמש החותם כדי להוסיף את חתימתו למסמך.

    5. אם ברצונך שהחותם יוכל להוסיף הערות יחד עם החתימה, בחר בתיבת הסימון אפשר לחותם להוסיף הערות בתיבת הדו-שיח של החתימה.

    6. אם ברצונך להציג את התאריך שבו נוספה החתימה בשורת החתימה, בחר בתיבת הסימון הצג תאריך חתימה בשורת חתימה.

    7. לחץ על אישור.

    8. כדי להוסיף שורות חתימה נוספות, חזור על שלבים 1 עד 7.

  4. אם תוסיף שורות חתימה חדשות, לחץ על לחצן Office ולאחר מכן לחץ על שמור כדי לשמור את השינויים שלך.

  5. אם המסמך הוצא, עליך גם להכניס את המסמך לפני שתתחיל את זרימת העבודה. כדי להכניס את המסמך, לחץ על לחצן Microsoft Office, הצבע על שרת ולאחר מכן לחץ על הכנס.

  6. כדי להפעיל את זרימת העבודה, לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה.

  7. בתיבת הדו-שיח זרימות עבודה, אתר את זרימת העבודה איסוף חתימות בה ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על הפעל.

  8. בתיבת הדו-שיח שם זרימת עבודה, הקלד את שמות האנשים שברצונך חתימה על המסמך בשורות החתימה המתאימות, או לחץ על חותם כדי לבחור אנשים משירות מדריך הכתובות.

  9. אם ברצונך להקצות את משימות החתימה בסדר שבו שורות החתימה מופיעות במסמך, בחר בתיבת הסימון בקש חתימות סדר לעיל, ולא את כולן בבת אחת.

    הערה: אפשרות זו זמינה רק אם המסמך מכיל יותר משורת חתימה אחת של Microsoft Office.

  10. אם ברצונך שאנשים אחרים יקבלו הודעות (לא הקצאות משימה) עם תחילת זרימת העבודה, הקלד את שמותיהם בשורה עותק או לחץ על עותק כדי לבחור אנשים וקבוצות משירות מדריך הכתובות.

  11. לחץ על הפעל.

לראש הדף

השלמת משימה של זרימת עבודה של 'איסוף חתימות'

כדי להשלים משימת זרימת עבודה של 'איסוף חתימות' על ידי הוספת חתימה למסמך, עליך להשלים את המשימה שלך מתוך Office Word 2007 או Office Excel 2007. עם זאת, באפשרותך לערוך משימת זרימת עבודה של 'איסוף חתימות' בשרת כדי להסמיך את המשימה שלך לאדם אחר או כדי לציין שהחתימה שלך כבר לא נחוצה.

הוספת חתימה למסמך כדי להשלים משימה של זרימת עבודה של 'איסוף חתימות'

  1. בהודעת הדואר האלקטרוני של המשימה שלך, לחץ על לחצן עריכת משימה זו ולאחר מכן לחץ על פתח מסמך.

  2. ב'סרגל ההודעות' שמופיע בחלק העליון של המסמך הפעיל שלך, לחץ על חתימה.

    הערות: 

    • אם הספריה שבה מסמך זה שמור דורשת שמסמכים יוצאו לפני שהם יערכו, ייתכן שתצטרך ללחוץ על הוצאת קבצים ב'סרגל ההודעות' לפני שתלחץ על חתימה.

    • אם החתימה שלך נחוצה ביותר ממיקום אחד במסמך, לחץ על הצג משימות זרימת עבודה ב'סרגל ההודעות'. בתיבת הדו-שיח משימות זרימת עבודה, בחר משימה ולאחר מכן לחץ על פתח כדי להוסיף חתימה במיקום ספציפי. חזור על פעולה זו עבור כל משימת חתימה רשומה.

  3. כדי להוסיף את חתימתך למסמך, בתיבת הדו-שיח חתימה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי להוסיף גירסה מודפסת של חתימתך, הקלד את שמך בתיבה ליד ה- X.

    • כדי לבחור תמונה של החתימה הכתובה שלך, לחץ על בחירת תמונה. בתיבת הדו-שיח בחירת תמונת חתימה, מצא את המיקום של קובץ תמונת החתימה שלך, בחר את הקובץ הרצוי ולאחר מכן לחץ על בחירה.

    • כדי להוסיף חתימה בכתב יד (רק עבור משתמשי מחשב לוח), הוסף חתימה של שמך בתיבה שליד ה- X על-ידי שימוש בתכונת הכתיבה בכתב יד.

  4. בתיבת הדו-שיח חתימה, לחץ על חתום.

לראש הדף

עריכה של משימת זרימת עבודה של 'איסוף חתימות' בשרת

  1. עבור אל הרשימה משימות עבור האתר ולאחר מכן בחר באפשרות המשימות שלי בתפריט תצוגה כדי לאתר את משימת זרימת העבודה שלך.

    הערה: אם זרימת העבודה אינה משתמשת ברשימה משימות של ברירת המחדל, ייתכן שהמשימת זרימת העבודה שלך לא תופיע ברשימה משימות. כדי לאתר את משימת זרימת העבודה שלך, עבור לספריה שבה פריט זרימת העבודה שמור. הצבע על הפריט הרצוי, לחץ על החץ שיופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה. תחת זרימות עבודה פועלות, לחץ על שם זרימת העבודה שבה אתה משתתף. בדף 'מצב זרימת עבודה', תחת משימות, אתר את משימת זרימת העבודה שלך.

  2. הצבע על שם המשימה שברצונך להשלים, לחץ על החץ שיופיע ולאחר מכן לחץ על ערוך פריט.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי להקצות את משימת החתימה שלך לאדם אחר, הקלד את שם האדם בשורה הקצאה או לחץ על הקצאה כדי לבחור אדם משירות מדריך הכתובות.

    • כדי לציין שורת החתימה כבר נכנסת או שהחתימה שלך כבר עוד נדרשת, תחת עדכון משימה, בחר את תיבת הסימון שורת חתימה זו כבר נחתם, או חתימה נדרש עוד.

  4. לחץ על אישור.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×