שימוש בזרימת עבודה לשם ניהול אישור תוכן עבור ספריה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה כדי לנהל אישור תוכן (נקרא גם הנחיה) בספריות נדרש אישור תוכן אילו, ניהול גירסאות ראשיות ומשניות זמינה. בעת שימוש בזרימת עבודה כדי לנהל את תהליך אישור תוכן, גירסאות משניות של מסמך נותרות במצב המתנה עד שהם מקבלים אישור או נדחים בתהליך זרימת העבודה. אם גירסה משנית מאושרת באמצעות זרימת, המצב שלה מעודכן מ ממתין למצב אושרולא אותו מפורסמת כגירסה ראשית ומוצגת לכולם עם הרשאה להצגת הספריה. אם גירסה משנית נדחה באמצעות זרימת עבודה, המצב שלה מעודכן מ ממתין ל נדחה והוא נותר גירסה משנית שגלוי רק עבור אנשים שיש להם הרשאה להציג גירסאות משניות בספריה. זרימת עבודה של אישור תוכן מתחילה באופן אוטומטי כאשר עורכים הכנסת גירסה משנית כגירסה ראשית, או כאשר הם יבחרו בפקודה פרסם גירסה ראשית עבור מסמך. באפשרותך גם לבחור לאפשר למשתמשים עם הרשאות ספציפיות להפעיל את זרימת העבודה של אישור תוכן באופן ידני.

חפש קישורים למידע נוסף אודות אישור תוכן וניהול גירסאות בסעיף למידע נוסף.

בסעיפים הבאים מוסברים השלבים המעורבים בהגדרת זרימת עבודה לניהול אישור תוכן עבור ספריה.

בנושא זה

שלב 1: הפיכת אישור תוכן עבור הספריה

שלב 2: הפיכת ניהול גירסאות ראשיות ומשניות לזמין עבור הספריה

שלב 3: הגדרת זרימת עבודה כדי לנהל אישור תוכן עבור ספריה

לראש הדף

שלב 1: הפוך אישור תוכן לזמין וציין אבטחת פריט טיוטה עבור הספריה

כשאתה מגדיר ספריה, באפשרותך לדרוש אישור לשינויים למסמכים שנשמרו בספריה זו.

כאשר נדרש אישור תוכן עבור ספריה, מסמך שהשתנה נשאר במצב המתנה עד שהוא מאושר או נדחה על-ידי משתמש בעל הרשאה לאשר אותו. אם הקובץ מאושר, מוקצה לו מצב מאושר בספריה, והוא מוצג לכל מי שיש לו הרשאה להצגת הספריה. אם הקובץ נדחה, מצבו מעודכן ל נדחה והוא נותר גלוי רק מחבר המסמך לאנשים בעלי הרשאה לניהול רשימות.

כברירת מחדל, מסמך ממתין גלוי רק למחברו ולמשתמשים בעלי הרשאה לנהל רשימות, אך באפשרותך לציין אם קבוצות משתמשים אחרות יוכלו להציג את המסמך.

  1. אם הספריה לא פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הספריה לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה.

    1. בכרטיסיה תפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

  2. תחת הגדרות כלליות, לחץ על הגדרות של ניהול גירסאות.

  3. במקטע אישור תוכן, תחת האם לדרוש אישור תוכן עבור פריטים שיישלחו?, לחץ על כן.

  4. במקטע אבטחת פריטי טיוטה, תחת מי צריך לראות פריטי טיוטה בספריית מסמכים זו?, בחר רק משתמשים שיכולים לאשר פריטים (והמחבר של הפריט).

    הערה: אם לא עדכנת בעבר את הגדרות ניהול הגירסאות עבור הספריה, אפשרות זו נבחרת אוטומטית כשאתה בוחר לחייב אישור תוכן.

  5. לחץ על אישור.

לראש הדף

שלב 2: הפיכת ניהול גירסאות ראשיות ומשניות לזמין עבור הספריה

עליך בנוסף להפוך ניהול גירסאות ראשיות ומשניות לזמין עבור הספריה לפני שתוכל להשתמש בזרימת עבודה כדי לנהל אישור תוכן.

  1. אם הספריה לא פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הספריה לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה.

    1. בכרטיסיה תפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

  2. תחת הגדרות כלליות, לחץ על הגדרות של ניהול גירסאות.

  3. במקטע היסטוריה של גירסת מסמך, לחץ על צור גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות).

  4. לחץ על אישור.

לראש הדף

שלב 3: התקנת זרימת עבודה כדי לנהל אישור תוכן עבור ספריה

זרימת העבודה המוגדרת מראש של 'אישור' הזמינה ב- Microsoft Office SharePoint Server 2007 ניתנת לשימוש לניהול אישור תוכן עבור ספריה. גם הארגון שלך יכול לפתח ולפרוס זרימת עבודה מותאמת אישית כדי לנהל אישור תוכן.

בעת שימוש בזרימת עבודה לשם ניהול אישור תוכן בספריה, זרימת העבודה של אישור תוכן מתחילה כאשר משתמשים הכנסת מסמך כגירסה ראשית, או כאשר הם יבחרו בפקודה פרסם גירסה ראשית עבור מסמך. בזמן שזרימת העבודה מתבצעת, המסמך נשאר גירסה משנית במצב ממתין. אם המסמך מאושר באמצעות זרימת עבודה של אישור תוכן, מצבו מעודכן למצב אושרולאחר והמסמך מפורסם כגירסה ראשית, שתהפוך אותו לגלוי לכל מי שיש לו הרשאה להציג מסמכים בספריה. אם המסמך נדחה באמצעות זרימת עבודה של אישור תוכן, מצבו מעודכן ל נדחה, והוא נותר גירסה משנית גלוי רק לקבוצת מחבר המסמך ומהרשימה לאותם משתמשים שיש להם הרשאה לניהול.

הערה: יכולה להיות רק זרימת תוכן אחת מיועדת של אישור תוכן עבור ספריה שתתחיל באופן אוטומטי כאשר מחברים יוציאו מסמכים כגירסאות ראשיות, או כאשר הם יבחרו בפקודה פרסם גירסה ראשית עבור מסמך.

  1. פתח את הספריה שאליה ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

    1. בכרטיסיה תפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

  2. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

    הערות: 

    • הפקודה הגדרות זרימת עבודה מופיעה רק אם זרימות עבודה מופעלות עבור אוסף האתרים.

    • אם זרימות עבודה כבר נוספות לספריה זו, שלב זה מעביר אותך ישירות לדף 'שינוי הגדרות זרימת עבודה' ועליך ללחוץ על הוסף זרימת עבודה כדי לעבור לדף 'הוספת זרימת עבודה'. אם לא נוספו זרימות עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן אלה, שלב זה יעביר אותך ישירות לדף 'הוספת זרימת עבודה'.

  3. בדף 'הוספת זרימת עבודה', במקטע זרימת עבודה, לחץ על שם תבנית זרימת העבודה בה ברצונך להשתמש כדי לנהל אישור תוכן.

    אם אתה מתכנן להשתמש בזרימת העבודה 'אישור' המוגדרת מראש הזמינה ב- Office SharePoint Server 2007, לחץ על תבנית זרימת העבודה אישור.

  4. במקטע שם הקלד שם ייחודי עבור זרימת העבודה.

    1. בסעיף רשימת משימות, ציין רשימת משימות שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו.

      הערות: 

      • באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות או ליצור רשימה חדשה. אם תשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות, המשתתפים בזרימת העבודה יוכלו לאתר ולהציג את משימות זרימת העבודה שלהם בקלות באמצעות התצוגה המשימות שלי של הרשימה משימות.

      • אם המשימות של זרימת עבודה זו יחשפו נתונים רגישים או סודיים שאותם ברצונך לשמור בנפרד מהרשימה משימות הכללית, עליך ליצור רשימת משימות חדשה.

      • אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות או אם בזרימות העבודה יהיו מעורבות משימות מרובות, עליך ליצור רשימת משימות חדשה. במקרה זה, ייתכן שתרצה ליצור רשימת משימות עבור כל זרימת עבודה.

  5. במקטע רשימת היסטוריה, בחר רשימת היסטוריה שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו. רשימת ההיסטוריה מציגה את כל האירועים המתרחשים במהלך כל מופע של זרימת העבודה.

    הערה: באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל היסטוריה או ליצור רשימה חדשה. אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות, ייתכן שתרצה ליצור רשימת היסטוריה נפרדת עבור כל זרימת עבודה.

  6. במקטע אפשרויות הפעלה, בחר בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט.

    הערה: אפשרות זו זמינה רק אם התמיכה בניהול גירסאות ראשיות ומשניות זמינה בספריה ואם תבנית זרימת העבודה שבחרת ניתנת לשימוש לשם אישור תוכן.

  7. אם ברצונך לאפשר את זרימת העבודה כך שתופעל באופן ידני, בחר את תיבת הסימון אפשר זרימת עבודה זו ניתנת להפעלה באופן ידני על-ידי משתמש מאומת בעל הרשאות לעריכת פריטים. בחר תיבת הסימון דרוש הרשאות לניהול רשימות כדי להפעיל את זרימת העבודה אם ברצונך לדרוש הרשאות נוספות כדי להפעיל את זרימת העבודה.

  8. אם ישנן אפשרויות התאמה אישית נוספות הזמינות עבור זרימת העבודה שלך, לחץ על הבא ולאחר מכן ציין את האפשרויות הרצויות עבור זרימת העבודה שלך בדף ההתאמה האישית.

    אם אתה משתמש זרימת העבודה של אישור מראש הזמינה ב- Office SharePoint Server 2007, ראה שימוש זרימת עבודה של אישור לקבלת פרטים אודות אופן ההתאמה האישית של זרימת העבודה שלך.

  9. אם אין אפשרויות התאמה אישית נוספות הזמינות עבור זרימת העבודה שלך, לחץ אישור.

    הערות: 

    • זרימת העבודה של אישור התוכן מופעלת אוטומטית כשמחבר מכניס טיוטה כגירסה ראשית, או כאשר מחבר בוחר בפקודה פרסם גירסה ראשית עבור מסמך.

    • משתמשים שלהם הרשאה לאישור מסמך באופן ישיר יכולים לעשות זאת על-ידי עריכת המאפיינים עבור מסמך זה ישירות בספריה. אם מסמך מאושר או נדחה, זרימת העבודה תסתיים אוטומטית.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×