שימוש בדוחות ובתרשימים ב- Business Contact Manager

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

דוח הוא כלי מצוין עבור קבלת תובנות לתוך שלך תיקי לקוחות, אנשי קשר עסקיים, הפניות, הזדמנויות, פרוייקטים עסקיים ופעילויות שיווקיות. אתה יכול לפתוח עשרות דוחות ברירת המחדל ב- Business Contact Manager for Outlook, בתוספת לשנות, לשמור, לעדכן ולהשתמש מחדש מספר בלתי מוגבל כמעט של דוחות נוספים.

מאמר זה מתאר את התכונות דוח ב- Business Contact Manager for Outlook וכיצד באפשרותך לעבוד עם דוחות, להתאים אותם אישית והשתמש בהם כדי להפעיל פעילויות עסקיים אחרים.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

פתיחה ושינוי של דוח

שמירה, רענון או להדפיס דוח פתוח

יצירת תרשים מדוח

ייצוא דוח ל- Excel או בתוכנית אחרת לצורך ניתוח

הפעל פעילות שיווקית מדוח

פתיחת דוח מתוך גאדג'ט

עיין ברשימה של דוחות סטנדרטיים

פתיחה ושינוי של דוח

Business Contact Manager for Outlook מספק דוחות מוגדרים מראש רבים. אם אינך רואה בדיוק את מה שאתה צריך, באפשרותך לפתוח דוח דומה, ולאחר מכן שנה אותו לפי הצורך. באפשרותך גם לשמור את דוחות מותאמים אישית לשימוש מאוחר יותר חוזר.

פתיחת דוח

  1. ברצועת הכלים, לחץ על הדוחות הזמינים הכרטיסיה דוחות מקובצים לפי שלהם סביבות עבודה קשור: ניהול אנשי קשר, מכירות, שיווק או פרוייקטים עסקיים. הקבוצה פתוחה מכילה דוחות יש ששינית ושמרת.

    הכרטיסיה 'דוחות' ברצועת הכלים

  2. כדי לפתוח דוח מוגדרות מראש, לחץ על הלחצן עבור סוג הדוח שברצונך להציג ולאחר מכן לחץ על שם הדוח ברשימה.

  3. כדי לפתוח דוח ששונתה שמרת, לחץ על Saved Reports, לחץ על שם הדוח בתיבת הדו-שיח פתיחת Saved Reports ולאחר מכן לחץ על פתח.

עצה: אם אינך בטוח באיזו קבוצה או קטגוריה מכילה את הדוח שאתה מחפש, עיין ברשימה של דוחות סטנדרטיים.

לקבלת סיוע משנה דוח, ראה שינוי דוח כדי להפוך אותו שימושי יותר.

לראש הדף

שינוי דוח

יש לך שליטה על המראה של הדוחות שלך רב ב- Business Contact Manager for Outlook.

בסעיף זה

שינוי הפריסה של דוח

שינוי דוח כדי להפוך אותו שימושי יותר

שינוי הפריסה של דוח

קיימות מספר דרכים לשינוי הפריסה, או המראה של דוח. באפשרותך להשתמש בשיטות אלה בנפרד או במשולב; סדר השינויים שאתה מבצע לא משנה.

  • השתמש חלונית התאמה אישית של דוח    ברצועת הכלים, בקבוצה ' פריסה ', לחץ על אחת מהאפשרויות כדי לפתוח את חלונית התאמה אישית של דוח:

    • בחר עמודה. אם ברצונך לשנות את העמודות שמוצגות, לחץ על לחצן זה, ולאחר מכן לחץ על + (סימן חיבור) להיכנס כדי להרחיב את הרשימה, ולאחר מכן להציג את כל הפריטים בתוכה. האפשרויות הזמינות ישתנו עם הדוח שאתה משנה. בחר את תיבות הסימון עבור העמודות שברצונך להציג ונקה את תיבות הסימון עבור פריטים שאין ברצונך לראות בדוח.

    • כותרת עליונה וכותרת תחתונה. אם ברצונך להוסיף כותרת עליונה או כותרת תחתונה לדוח, או להוסיף הערות לדוח, לחץ על לחצן זה, ולאחר מכן בחר את תיבות הסימון והזן מידע עבור העמודות שברצונך להציג. נקה את תיבות הסימון עבור עמודות שאינך מעוניין לראות בדוח.

    • גופנים. אם ברצונך לשנות את אופן ההצגה של גופנים ומספרים, לחץ על גופנים. לחץ על האפשרויות שברצונך לשנות ולעדכן אותם לפי הצורך. באפשרותך לשנות את הגופן בגוף הדוח, בתוויות עבור שורות ועמודות ולאחר מכן, בתיבה שדות מספריים עבור סכומים וסכומי ביניים.

  • השתמש בפקדים מיון וסינון     ברצועת הכלים, בקבוצה מיון וסינון, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • מסנן. באפשרותך להגביל את התוצאות המוצגות בדוח על-ידי סינון של הדוח. לקבלת מידע אודות סינון דוח, ראה סינון רשומות ב- Business Contact Manager.

    • בסדר עולה או יורד. לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות כדי לשנות את סדר המיון של הרשומות בדוח. כברירת מחדל, רשימות ממוינים בסדר אלפביתי בהתבסס על השדה הראשי בדוח. לדוגמה, בדוח שנקרא אנשי קשר עסקיים לפי תיק לקוח, הרשימה ממוינת בתחילה לפי שם החשבון. תחת שם החשבון, כל איש קשר עסקי המקושר לחשבון מוצג בסדר אלפביתי.

      עצה: שמות מוצגים על-ידי המידע בשדה שם מלא. אם תכלול כותרות בשם המלא, הכותרות נכללות במיון. לדוגמה, השם המלא Lacerda רונן Sr. להופיע תחת S.

  • סידור מחדש של עמודות     כדי לשנות את סדר העמודות בדוח, פשוט לחץ על שם העמודה ולאחר מכן גרור אותו למיקום הרצוי.

  • מיון פריטים בשדה נתונים משני    כדי להפוך את הסדר של טקסט או מספרים בשדה משני, לחץ על שם השדה בדוח. לדוגמה, בדוח שנקרא אנשי קשר עסקיים לפי חשבון, באפשרותך ללחוץ על העמודה שם איש קשר עסקי כדי למיין את השמות אנשי הקשר העסקיים המפורטות תחת כל שם חשבון בסדר אלפביתי הפוך מחדש. לחץ על כותרת העמודה שוב כדי לשחזר את הסדר המקורי. באופן דומה, אם תלחץ על שם העמודה כתובת - ZIP, רשימת אנשי קשר עסקיים תחת כל שם החשבון הוא למיין מחדש מספריים בסדר הפוך.

  • כיווץ או הרחבה של קבוצות בשדה נתונים משני     לחץ על לחצן - (החיסור) על כל שורה של הדוח כדי לכווץ את כל הפריטים משנה ולהציג רק את השורה הראשונה של ערך דוח. לדוגמה, בדוח שנקרא אנשי קשר עסקיים לפי חשבון, באפשרותך ללחוץ על - (החיסור) על-ידי שם חשבון כדי להסתיר את רשימת אנשי הקשר העסקיים מקושרות. כדי לציין כי רשימה מכווצת, (החיסור) משתנה ל- + (sign פלוס). תכונה זו עשויה להועיל הפחתת לגודל ולמורכבות של הדוח. כדי להרחיב קבוצה, לחץ על + פלוס סימן.

לראש הדף

שינוי דוח כדי להפוך אותו שימושי יותר

קיימות מספר דרכים אותם באפשרותך לשנות את דוחות כדי להפוך אותן שימושי יותר עבור עצמך או עמיתים לעבודה.

  • לסנן תוצאות    לאחר פתיחת דוח, השתמש במסננים Simpleומתקדם כדי לא לכלול רשומות ספציפיות מהדוח. סינון תוצאות הדוח יכולה להיות שימושית עבור מגוון של משימות. לדוגמה, דוח על הפניות מסוננת לפי מיקום הוא בסיס מצוינת עבור דיוור ישיר אודות אירוע תכנון באזור קמפיין שיווקי. לקבלת מידע נוסף אודות סינון, ראה סינון רשומות ב- Business Contact Manager.

  • שינוי המראה    עדכן את מראה הדוחות שלך עם המידע בנושא שינוי הפריסה של דוח

  • התאמות אישיות של נתונים    לפני שאתה פותח גם דוח, באפשרותך לבצע שינויים חשובים אליו, עם התאמות אישיות כגון שדות המוגדרים על-ידי המשתמש או שינויים על ערכי ברירת המחדל ברשימות שונות. להוסיף שדות המוגדרים על-ידי המשתמש ההפניה טופס, לדוגמה, כדי לתעד את המידע ספציפי לתעשייה שהדרוש לך ולאחר מכן, ליצירת דוחות ממנו. שינוי האפשרויות הזמינות ברשימה, ולחצן אפשרויות אלה לבלתי עמודות של נתונים בדוח הבא.

לקבלת מידע נוסף אודות עריכת ערכים ברשימות, ראה יצירה והתאמה אישית של רשימות וסוגי רשומות.

הערה: אם שדה מוגדרות משתמש שהוספת לדוח נמחקת משלך מסד נתונים של Business Contact Manager, הדוח שנשמר לא יוצג המידע מהשדה שנמחק. אם ייצוא דוח עם המידע ל- Excel לפני מחיקת השדה, דוחות אלה אינם מושפעים מכך.

לראש הדף

תיקון שגיאות נתונים בדוח

כפי תביט מעל דוח, ייתכן שמת לב שגיאות שברצונך לתקן. לדוגמה, ייתכן שתראה כי איש קשר עסקי ששויכו חשבון שגוי. שגיאה מסוג זה אין אפשרות לתקן בדוח, אך יש לתקן ברשומות בודדות המעורבים.

כדי לתקן את השגיאה בדוגמה זו, פתח את רשומת איש הקשר העסקי ולאחר העמוד הכללי של הרשומה, בשדה המקושרת של תיק לקוח, הזן את החשבון הנכון. אם לאחר מכן תחזור על הדוח ולאחר מכן בקבוצה פעולות, לחץ על רענן, הדוח יהיה נכון.

לראש הדף

שמירה, רענון או להדפיס דוח פתוח

לאחר שעיינת דוח, כדאי לך לשמור את השינויים שביצעת בו, לעדכן את הנתונים, או להדפיס את הדוח. התחל עם דוח פתוח כדי להשלים את כל הפעולות הללו.

שמירת דוח שעבר

אין צורך לשמור דוח ששינית טרם, מכיוון שהיא מהווה זמין מתוך הכרטיסיה ' דוחות ' של רצועת הכלים. דוחות שמורים מאוחסנים במסד הנתונים Business Contact Manager for Outlook.

  1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה Reports, ולאחר מכן לחץ על סוג הדוח שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח כדי לפתוח אותו.

  2. להתאים אישית את הדוח כפי שמתואר פתוח ולשנות דוח.

  3. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות, לחץ על שמירה בשם.

  4. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם שנפתחת, הקלד שם עבור הדוח ולאחר מכן לחץ על אישור.

כדי לפתוח דוח מותאם אישית, לחץ על Saved Reports.

עצה: הדוח נשמר באותה הקטגוריה של הדוח ששינית ליצירת דוח שנשמר.

רענון הנתונים בדוח

נתוני הדוח מרועננים בכל פעם שתפתח דוח שנשמר. כמו כן, באפשרותך לעדכן אותו לפי הצורך.

  1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה Reports, ולאחר מכן לחץ על סוג הדוח שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח כדי לפתוח אותו.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות, לחץ על רענן.

הדפסת דוח

  1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה Reports, ולאחר מכן לחץ על סוג הדוח שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח כדי לפתוח אותו.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות, לחץ על הדפס.

לראש הדף

יצירת תרשים מדוח

באפשרותך ליצור תרשים מרוב של הדוחות ב- Business Contact Manager for Outlook ולאחר מכן, מתוך את הדוחות המותאמים אישית שיצרת מדוח. דוחות שניתן להציג בטופס תרשים שיציג לחצן תרשים פעיל ( לחצן תרשים ), ברצועת הכלים. לא ניתן להציג דוחות שאינם מכילים נתונים לאלה של תרשימים.

  1. פתח את הדוח שברצונך להציג בתור תרשים.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה הצג, לחץ על תרשים. אם תרשים ארוך מכדי כדי להציג בצג, פס גלילה אופקי יופיעו מתחת התרשים.

    עצה: אם ברצונך ליצור מורכבות יותר תרשימים, לייצא את נתוני דוח ל- Excel והשתמש תוכנית זו ליצירת התרשים שלך. לקבלת מידע נוסף אודות ייצוא נתוני דוח ל- Excel, ראה ייצוא דוח ל- Excel או בתוכנית אחרת לצורך ניתוח.

דוגמה של תרשים

  1. השתמש בפקדי בקבוצה תרשים ברצועת הכלים כדי להתאים אישית את התרשימים שלך.

  2. תוויות     לחץ על תוויות כדי להוסיף או להסיר כותרות ציריםמקרא.

  3. ערכים     לחץ על ערכים כדי לבחור את הנתונים המוצגים בדוח. לדוגמה, בתרשים עבור הזדמנויות לפי מקור, באפשרותך להציג נתונים מספר של הזדמנויות    או הכנסה.

  4. צפוי    ו- Total    סמן תיבות סימון אלה אם ברצונך התרשים כדי להציג הכנסה בפועל, רווח צפוי או את שניהם.

    הערה: תיבות סימון אלה אינן זמינות על כל תרשים.

לראש הדף

ייצוא דוח ל- Excel או בתוכנית אחרת לצורך ניתוח

באפשרותך לייצא בקלות דוח Business Contact Manager for Outlook ל- Microsoft Excel או בתוכנית אחרת לצורך ניתוח מעמיק יותר. כדי לייצא את נתוני דוח לתוכנית שאינה Excel, התחל על-ידי ייצוא הנתונים ל- Excel. לאחר מכן ב- Excel, באפשרותך לשמור את הנתונים בתבנית קובץ יכול לפתוח התוכנית האחרת. לדוגמה, ניתן לפתוח קובץ Excel שנשמר בתבנית הקובץ ערכים מופרדים באמצעות פסיק (csv) במגוון של תוכניות.

בצע אחת מהפעולות הבאות:

שמור את הדוח כקובץ Excel במחשב שלך   

  1. פתח את הדוח שברצונך לייצא ל- Excel.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות, לחץ על ייצוא ל- Excel. הדוח נפתח ב- Excel.

  3. ב- Excel, לחץ על לחצן ' שמור ' כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח שמירה בשם. בחר מתוך יותר מ- 20 תבניות קובץ עבור שמירת הדוח.

דואר אלקטרוני הדוח כקובץ מצורף קובץ של Excel   

  1. פתח את הדוח שברצונך לשלוח כקובץ מצורף בדואר אלקטרוני.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות, לחץ על שלח כדואר אלקטרוני. פתיחת טופס הודעת דואר אלקטרוני של Outlook עם הדוח מצורף כקובץ Excel (תבנית. xlsx).

  3. מלא את השורות אל ו נושא, הקלד הודעה (אופציונלי) ולאחר מכן לחץ על שלח.

לראש הדף

הפעל פעילות שיווקית מדוח

באפשרותך להשתמש דוח המכיל את כתובות, מספרי טלפון או כתובות הדואר האלקטרוני של תיקי לקוחות, אנשי קשר עסקיים או הפניות כדי להפעיל פעילות שיווקית ב- Business Contact Manager for Outlook.

  1. פתח את הדוח שברצונך להשתמש בו כבסיס של פעילות שיווקית.

  2. לחץ על CTRL + A כדי לסמן את כל הרשומות ברשימה.

  3. ברצועת הכלים, בקבוצה Communicate, לחץ על רשימה חדשה שיחות, דואר אלקטרוני בנפח גדול או הדפסת דיוור ישיר ולאחר מכן לחץ על כל הנמענים או נמענים נבחרה.

  4. טופס פעילות שיווקית שנפתח, צור את רשימת הנמענים עבור הפעילות לבין התוכן.

    לקבלת מידע אודות יצירת רשימת שיחות, ראה יצירה ושימוש רשימות שיחות ב- Business Contact Manager. לקבלת מידע אודות יצירת פעילויות שיווקיות אחרות, ראה שיווק המוצרים והשירותים שלך ב- Business Contact Manager.

לראש הדף

פתיחת דוח מתוך גאדג'ט

כדי לפתוח דוח מהודעת גאדג'ט, לחץ על סמל דוח את הגאדג'ט. דוחות פתחת מדואר גאדג'טים פועלים בדיוק כמו דוחות נפתח מרצועת הכלים.

לקבלת מידע נוסף אודות גאדג'טים, ראה שימוש בגאדג'טים ב- Business Contact Manager.

לראש הדף

עיין ברשימה של דוחות סטנדרטיים

הרשימה הבאה דוחות סטנדרטיים זמינה ב- Business Contact Manager for Outlook מאורגנות לפי סוג רשומה.

עצה: ניתן להמיר רוב הדוחות לתרשים, כפי שמתואר בנושא יצירת תרשים מתוך דוח.

דוחות תיקי לקוחות    

  • חשבונות על-ידי שהוקצו

  • תיקי לקוחות לפי עיר

  • תיקי לקוחות לפי מדינה/מחוז

  • תיקי לקוחות לפי מיקוד

  • תיקי לקוחות לפי אזור

  • תיקי לקוחות לפי קטגוריה

  • תיקי לקוחות לפי דירוג

  • תיקי לקוחות לפי מצב תשלום

  • תיקי לקוחות לפי מקור

  • סיכום פעילות תיק לקוח

  • פעילות לפי תיק לקוח

  • תיקי לקוחות שלא טופלו

  • רשימה מהירה של תיקי לקוחות

דוחות אנשי קשר עסקיים    

  • אנשי קשר עסקיים לפי חשבון

  • אנשי קשר עסקיים לפי הוקצה ל

  • אנשי קשר עסקיים לפי עיר

  • אנשי קשר עסקיים לפי מדינה/מחוז

  • אנשי קשר עסקיים לפי מיקוד

  • אנשי קשר עסקיים לפי קטגוריה

  • אנשי קשר עסקיים לפי דירוג

  • אנשי קשר עסקיים לפי מצב תשלום

  • אנשי קשר עסקיים לפי מקור

  • אנשי קשר עסקיים לפי יום שנה

  • אנשי קשר עסקיים לפי יום הולדת

  • תקציר פעילות של איש קשר עסקי

  • פעילות לפי איש קשר עסקי

  • אנשי קשר עסקיים שלא טופלו

  • רשימת אנשי קשר עסקיים מהירה

דוחות הפניות

  • הפניות לפי הוקצה ל

  • הפניות לפי משא ומתן דירוג

  • הפניות לפי ניקוד

דוחות הזדמנויות

  • הזדמנויות לפי מוצר או פריט שירות

  • הזדמנויות לפי הוקצה ל

  • הזדמנויות לפי מקור

  • הזדמנויות לפי תיק לקוח

  • הזדמנויות לפי איש קשר עסקי

  • שתאריך היעד שלהן עבר הזדמנויות

  • משפך מכירות

  • צבר מכירות

  • פעילות לפי הזדמנות

דוחות מכירות אחרים

  • לקוחות בולטים לפי הכנסה: חשבונות

  • לקוחות בולטים לפי הכנסה: אנשי קשר עסקיים

  • מוצרים מובילים: מוצרים המכירה מיטבית

  • מוצרים מובילים: מוצרים רווחי ביותר

  • מוצרים מובילים: מוצרים השוליים הגבוהה ביותר

  • מפנים: לפי נפח הפניות

  • מפנים: על-ידי סך כל המכירות

  • לקוחות לא פעילים: ב- 30 הימים האחרונים

  • לקוחות לא פעילים: ב- 90 הימים האחרונים

  • לקוחות לא פעילים: ב- 180 הימים האחרונים

  • לקוחות לא פעילים: ב- 365 הימים האחרונים

דוחות שיווק

  • הזדמנויות לפי פעילות שיווקית

  • אנשי קשר עסקיים לפי פעילות שיווקית

  • תיקי לקוחות לפי פעילות שיווקית

  • פעילויות שיווקיות לפי קמפיין

  • פעילויות שיווקיות לפי סוג

  • יומני שיחות טלפון לפי רשימת שיחות

דוחות פרוייקט עסקיות

  • פרוייקטים עסקיים - הכל

  • פרוייקטים עסקיים - הבאים בתור

  • פרוייקטים עסקיים - שתאריך היעד שלהן חלף

  • פרוייקטים עסקיים לפי מצב

  • פרוייקטים עסקיים לפי תאריך יעד

  • פרוייקטים עסקיים לפי הוקצה ל

  • פרוייקטים עסקיים לפי סוג

  • פרוייקטים עסקיים לפי עדיפות

  • פרוייקטים עסקיים לפי חשבון

  • פרוייקטים עסקיים לפי איש קשר עסקי

  • משימות – פרוייקט כל

  • משימות – פרוייקט הבאים בתור

  • משימות פרוייקט-שתאריך היעד שלהן חלף

  • משימות פרוייקט לפי פרוייקט

  • משימות פרוייקט לפי הוקצה ל

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×