שימוש באתר מרכז המסמכים

שימוש באתר מרכז המסמכים

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

SharePoint מציע תכונות רבות לניהול תוכן, והוא מתאים היטב לכל גודל. אם יש לך מאות או אלפי מסמכים, סרטי וידאו ועוד שעליך לנהל, כדאי שתשתמש בתבנית של אתר מרכז המסמכים (הכלולה ב- SharePoint כברירת מחדל). תבנית זו ממוטבת לניהול מסמכים בקנה מידה גדול. היא יכולה לחסוך זמן ולעזור לך להיות יעיל יותר. SharePoint כולל גם את תבנית אתר מרכז המסמכים. תכונות עיקריות כגון גירסאות מסמך, מזהי מסמכים, ערכות מסמכים, ניווט במטה-נתונים וסוגי תוכן מוכללות עבורך בתבנית.

אתר מרכז המסמכים פועל עבור שני תרחישים אלה:

  • סביבת עריכה    בסביבת עריכה של מרכז המסמכים, משתמשים יוצרים ועורכים אלפי מסמכים או נכסי מדיה המאוחסנים במאגר מרכזי.

  • ארכיון תוכן    בארכיון תוכן, כגון מאגר מידע, משתמשים מאחסנים או מציגים מסמכים.

מאמר זה מספק הסבר על התכונות של תבנית אתר מרכז המסמכים ועל אופן היצירה של אתר מרכז המסמכים.

כדי ליצור באתר מרכז המסמכים, ראה שימוש בתבניות כדי ליצור סוגים שונים של אתרי SharePoint

מה כלול באתר מרכז המסמכים?

תבנית אתר מרכז המסמכים כוללת תכונות המאפשרות ליצור ולנהל ערכות גדולות של מסמכים ביתר קלות ויעילות. ברוב המקרים, בעל אתר יכול להוסיף כל אחת מתכונות אלה בנפרד. אולם, תבנית אתר מרכז המסמכים הופכת אוטומטית את התכונות המומלצות של ניהול מסמכים לזמינות. הסעיפים הבאים מתארים בקצרה תכונות אלה.

באפשרותך להשתמש באתר מרכז המסמכים כסביבת עריכה או כארכיון תוכן. בסביבת עריכה, משתמשים מוציאים ומכניסים קבצים לעתים קרובות ויוצרים מבני תיקיות עבור קבצים אלה. ניהול גירסאות מוגדר כזמין, ועבור כל מסמך יכולות להתקיים 10 גירסאות קודמות או יותר. בנוסף, זרימות עבודה יכולות לשלוט במחזור החיים של מסמך.

לעומת זאת, בארכיון תוכן מתבצעת עריכה מועטת ביותר. משתמשים רק מציגים או מעלים מסמכים. תבנית אתר מרכז המסמכים תומכת ביצירת סוג של ארכיון תוכן הנקרא ארכיון מאגר ידע. בדרך כלל, מאגרי ידע מכילים גירסאות בודדות של מסמכים, ואתר יכול להגיע עד ל- 10 מיליון קבצים. בתרחיש טיפוסי, כגון במרכז תמיכה טכנית של ארגון גדול, 10,000 משתמשים עשויים לגשת לתוכן, בעיקר כדי לקרוא אותו. קבוצת משנה של 3,000 עד 4,000 משתמשים עשויה להעלות תוכן חדש לאתר.

הפריטים הבאים מתארים כמה תכונות SharePoint שבאפשרותך לכלול באתר מרכז המסמכים. רשימה זו מתארת רק כמה מהתכונות האפשריות. בנוסף ליכולות אלה, רוב העסקים מתאימים אישית את המראה והניווט של מרכז המסמכים, וכוללים רכיבי Web Part מותאמים אישית עבור פונקציונליות הייחודית לעסק.

מטה-נתונים מנוהלים הם מערכת המקצה מונחים מסוימים למסמכים ב- SharePoint. לאחר מכן, באפשרותך להשתמש במונחים אלו כדי לסווג את המסמכים. באפשרותך גם להשתמש במטה-נתונים כדי ליצור כלי ניווט רב-עוצמה שיכול לעזור למשתמשים למצוא את הרצוי להם במהירות.

לדוגמה, נניח שלחברה שלך יש מאגר ידע המכיל מאמרים המסייעים לאנשים לפתור בעיות במוצרים. תוכל ליצור מונחי מטה-נתונים המאפשרים למשתמשים לסנן את המידע לפי מוצר, לפי סוג בעיה או מאפיינים אחרים.

באתר מרכז המסמכים, כל תוכן מקבל מזהה ייחודי שאינו קשור למיקום המסמך, כגון קישור לכתובת URL. משמעות הדבר היא שאם תעביר את המסמך או תשנה את שמו, המזהה יישאר ללא שינוי. לכן, באפשרותך להשתמש במזהה כדי ליצור מעין קישור קבוע עבור המסמך ולצמצם את בזבוז הזמן העלול להיגרם בשל קישורים מנותקים.

גירסאות מסמך מוגדרות כזמינות באופן אוטומטי באתר מרכז המסמכים. פירוש הדבר שאתה מקבל באופן אוטומטי היסטוריה של כל הגירסאות השונות של מסמך. בתהליך סקירת מסמכים, לדוגמה, משמעות הדבר היא שיש לך תיעוד של כל העדכונים שהוזנו במהלך מחזור הסקירה. באפשרותך לעקוב אחר עדכונים, ליצור קשר עם משיבים ועוד. בנוסף, אם מתרחשת בעיה בגירסה הנוכחית של מאמר, באפשרותך לחזור במהירות לגירסה האחרונה הידועה כנכונה.

סוג תוכן הוא סוג מסוים של תוכן הכולל קבוצת הגדרות עבור התוכן. כאשר מישהו יוצר מסמך עם סוג תוכן מוגדר, הוא מקבל באופן אוטומטי את כל ההגדרות המתאימות עבור סוג תוכן זה. לדוגמה, מרכז המסמכים עשוי להכיל אוסף של סוגי תוכן - סוגים שונים של מסמכים, סרטי וידאו, תבניות ועוד.

סדרן התוכן אינו כלול באופן אוטומטי באתר מרכז המסמכים. עם זאת, משתמשים רבים מוסיפים אותו. סדרן התוכן הוא תכונה של SharePoint המאפשרת לך לנהל את הארגון והמבנה הכוללים של פריטים. באמצעות מטה-נתונים או סוגי תוכן, סדרן התוכן יכול לנתב אוטומטית מסמכים ופריטים אחרים למיקומים ספציפיים. לדוגמה, במאגר ידע, סדרן התוכן יכול לנתב עבורך באופן אוטומטי את כל הפריטים החדשים שנשלחים לספריה מיוחדת, שאוספת מאמרים עבור מוצר ספציפי.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×