שילוב השונות מעקב בתהליך ניהול שינוי פרוייקט

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

על-ידי Jane Suchan, PMP

ניהול פרוייקטים עוסק הבנת מה ברצונך לעשות, יצירת רשימת משימות לביצוע של העבודה הנדרשת שיש לבצע כדי שתוכל להגיע לשם, קביעה כמה זמן תימשך וחישוב כמות שהגירסה הנוכחית לבין העלות.     נשמע פשוט, huh? אך החלק הקשה באמת הוא תוציא מעקב אחר הפעמים הכל. הפרוייקט פועל זמן? אותו יבוצע מקדים את לוח הזמנים? זהו במסגרת התקציב? האם עדיין יהיה במסגרת התקציב לאחר השלמת כל העבודה?

אחת הדרכים להערכת התקינות של פרוייקט היא למעקב אחר ההבדל בין תוכנית הפרוייקט המקורי מה קורה בפועל. פער זה מכונה טוב יותר שונות, השוואה בין המיועדת או מתוקצבת לבין הסכום בפועל שהושקע. ניתוח שונות הוא התרגול של השוואת תוצאות פרוייקט בפועל מה היה מתוכנן או צפויים. הוא דרך כמת ― היטב כיצד או כיצד שגוי מתקדם ― פרוייקט.

תכנון עבור סטיות: עליך ליצור תוכניות בסיסיות

כדי לקבוע סטיות פרוייקט, עליך למקם שנקבע בהקרקע כנקודת התחלה: זוהי את התוכנית הבסיסית. ללא כך, אתה מתבצע ואתה מנסה לשלוט יעד נע. שתי תוכניות בסיסיות המפתח ליצירת לפני שתוכל להעביר השונות מעקב ודיווח לתוך הפעל הן ומתזמן עלות. אך לפני תוכל להגיע, ודאי תרצה nail מטה היקף הפרוייקט.

שימוש של מבנה התפלגות עבודה כדי ליצור טווח

התוכנית הבסיסית טווח כוללת את כל התוצרים של הפרוייקט; ככאלה, הוא מזהה את כל העבודה שיש לבצע. אחת הדרכים טווח מסמך היא כדי ליצור מבנה התפלגות עבודה (WBS), תצוגה היררכית של תוצרי פרוייקט. כל רמה למטה ההירארכיה מייצג תיאור מפורט יותר ויותר של תוצרים. לדוגמה, WBS עבור בנייה של בית חדש יכלול את foundation, המסגור, גג, וחשמל ומערכות אינסטלציה, כמו גם תוכניות תכנון הנוף, ציורים ארכיטקטוני, ומאפשר הבדיקה.

יצירת לוח זמנים ועלות תוכניות בסיסיות

תוכניות בסיסיות של תזמון וניהול של עלות נוצרים רק לאחר טווח נקבעת. ללא תמונה ברורה של מה ייצרו הפרוייקט, אין אפשרות לקבוע כמה זמן תימשך או אותו העלות.

התוכנית הבסיסית לוח הזמנים היא לוח הזמנים של הפרוייקט שאושרו, הבסיס עבור מדידת ודיווח על ביצועי לוח הזמנים. העלות הבסיסית היא שאושרו לפי יחידות זמן עבודה התקציב, כנגד אשר למדוד ביצועי עלות. נקבע על-ידי הוספת את העלויות עבור פרוייקט ספציפי נקודה או שלב, שתדרוש עלויות הקצאת משימות פרוייקט. הקצאת עלויות לרכיבי הפרוייקט עלול להימשך זמן רב, אך אותו תאפשר לך לבצע מדויקת ומפורט יותר עלות ביצועים דיווח, משהו בעלי העניין שלך ותהיה גורם המימון פרוייקט מתעניינים מאוד.

כדי ליצור תזמון וניהול של עלות תוכניות בסיסיות:

  1. פתח את לוח הזמנים על-ידי זיהוי את הפעילויות והמשימות להפקת תוצר כל אחת מהן ב- WBS.

  2. זהה משאבים עבור כל פעילות. שקול אילוצים או כמה זמן כל אדם באפשרותך להקדיש שבאפשרותך פרוייקט זה.

  3. הערכה משך הזמן (בשעות או ימים) שנדרש להשלמת כל פעילות.

  4. הערכת העלות של כל פעילות, באמצעות שיעור הממוצע מדי שעה או מדי יום, עבור כל משאב, בתוספת על עלויות קבועות המשויכות לפעילות.

  5. קבע אילו משימות תלויים אחרים ולאחר מכן לפתח את הנתיב הקריטי.

  6. פיתוח העלות הבסיסית; זהו תקציב לפי יחידות זמן עבודה כדי למדוד ביצועי עלות של הפרוייקט. לשם כך, הוסף את העלויות משוער, על-ידי פעילות או פרק זמן.

לראש הדף

תגובה סטיות: שנה פקד

לאחר שנוצר היקף, תזמון וניהול של תוכניות בסיסיות של עלות, צור את השלבים שיידרש הצוות כדי לנהל סטיות עבור תוכניות אלה. מידע זה הופך את תוכנית ניהול שינוי הפרוייקט שלך. תוכנית זו מגדיר כאשר אתה קובע שנדרשת בקשת שינוי פרוייקט (PCR), כיצד מסמך סטיות ושליחה לאישור ומה קורה לאחר אישור בקשת שינוי.

חישובים השונות משמשים כדי לקבוע אם PCR נחוצה ואם הפרוייקט בלוח הזמנים או בעלות התוכניות הבסיסיות ישתנה. סטיות עשויים להיות חיובי או שלילי:

  • שונות חיובי מציין הפרוייקט מקדים את לוח הזמנים או במסגרת התקציב. תרחישים חיובי ייתכן מאפשרים לך מחדש כסף ומשאבים לאלה בהאזור שלילי.

  • שונות שלילי הוא שלך מחוון שיישום הפרוייקט בלוח הזמנים או מהתקציב שעליך לבצע פעולה. ייתכן שיהיה עליך להגדיל התקציב שלך או לקבל שולי הרווח מופחת.

ערכי סף השונות הם תוכנית ניהול לשנות רכיב חשובים של כל פרוייקט. הם מהווים את השינויים חומרים לפרוייקט ולאחר לכן מצריך קביעות תיעוד ולאישור PCR. לא כל PCRs יגרום יצירה מחדש של טווח, לוח הזמנים, או תקציב. זוהי פעילות משמעותי, זה יכול להימשך זמן רב כדי להשלים, ותוכל obliged לקבל אישור למעלה ולמטה הארגון פרוייקט.

מעקב אחר סטיות עלות ומתזמן לאורך כל מחזור החיים של הפרוייקט מסייע לך לזהות אזורים ― נקודות חלשים עם השינויים שחוזרות על עצמן ― ולהגיב בהתאם. לדוגמה, אם אתה רואה כי הצוות הבדיקה נתקל עיכובים נמשך, ייתכן שתצטרך הקצאת משאבים נוספים כדי להישאר בלוח הזמנים.

לראש הדף

מעביר את הקובץ שלב אחד נוסף: ניתוח ערך מזוכה

ללא דיון אודות הפרוייקט סטיות הושלם ללא האזכור מזוכה ערך, טכניקה ניהול פרוייקט עבור הערכת עלות ומתזמן בכל זמן נתון. ניתוח ערך מזוכה משווה בעבודה המוגמר עם התוכניות הבסיסיות שנקבע. הוא מסייע לך להעריך ביצועי פרוייקט הנוכחי ולבצע תיקונים קורס הצורך.

כדי לבצע ניתוח ערך מזוכה, דרושה לך WBS, לוח זמנים של פרוייקט מפורט, והזמנות מתוכננות תקציב (על-ידי שלב או פרק זמן) עבור העבודה.

שאלות ערך מזוכה

בכל נקודה, ניתוח ערך מזוכה מודד תקינות הפרוייקט על-ידי הצגת שלוש שאלות מפתח:

  • ערך מתוכנן: מהו הסכום הנדרשים עבור העבודה?

  • ערך מזוכה: מה היה שהושלמו בפועל?

  • עלות בפועל: אותו העלות לך להשלמת העבודה?

ערך מתוכנן (PV) הוא העלות המתוקצבת של פעילויות מתוכננת. ערך מזוכה (EV) היא סכום כל העלויות המתוקצבת של עבודה שהושלמה. עלויות בפועל (AC) הם מה שנוצל על העבודה בלבד.

למידה אודות ניתוח ערך מזוכה

הדרך הקלה ביותר כדי לתאר ערך מזוכה היא באמצעות דוגמה. נניח שאתה מנהל פרוייקט ארבעה חודשים עם תקציב של 100,000. אתה שלושה חודשים לתוכו, והבנת כי הצוות הושלמה חצי רק את העבודה, וכך EV $50,000. בהתבסס על לוח הזמנים של הפרוייקט, 75 אחוז העבודה צריך להתבצע על-ידי כעת, וכך PV הוא $75,000. גם ידוע לך כי הצוות ניצל $90,000 עד כה, וכך ה-AC $90,000.

שימוש במספרים אלה, באפשרותך לחשב עלות ולתזמן סטיות. סטיית העלות (CV) מודד ההבדל בין העלויות בפועל של עבודה שבוצעה התקציב הפרוייקט:

CV = EV-AC   

השונות תזמון (SV) מודד התקדמות בפועל כנגד לוח הזמנים של הפרוייקט:

SV = EV-PV   

באמצעות הדוגמה לעיל, השוני בין העלויות עבור פרוייקט זה היא $50,000 – $90,000 = $40,000. השונות לוח הזמנים היא $50,000 – $75,000 = $25,000.

כל מנהל הפרוייקט לראות הפרוייקט ניצל 90 אחוזים תקציב שלו ואת הושלמה רק 50 אחוז העבודה. הפרוייקט ללוח הזמנים, והוא יהיה מהתקציב ברגע שהיא הושלמה, כך נדרש שינוי. למנהל הפרוייקט אמור צמצם את ההיקף, הרחב את לוח הזמנים או להשיג מימון נוסף כדי להשלים את העבודה.

לראש הדף

תחילת העבודה עם סטיית מעקב

שילוב השונות מעקב לתוך ניהול הפרוייקטים שלך היא פעולה פשוטה למדי, אך היא דורשת בגישה שיטתי. לאחר שהוספת את המשימה הפרוייקט שלך, לעבוד עם נותן החסות שלך כדי לקבוע את היקף, תקציב ולוח הזמנים. לאחר מכן לעבוד עם הצוות שלך כדי ליצור תוכנית ניהול שינוי חזקה, אשר מזהה ערכי סף השונות מתאר כיצד לטפל סטיות אם הם חורגים ערכי סף. לאחר לפתח את WBS ולהגדיר את לוח הזמנים של הפרוייקט מפורט, תוכל ליצור את לוח הזמנים של הפרוייקט ואת תקציב. לאחר כל הרכיבים יהיו במקום, אתה מוכן להתחיל מעקב סטיות ולמקם את התוכניות ניהול שינוי לתוך תרגול.

לראש הדף

אודות המחבר     Jane Suchan היא מנהלת תוכנית עם להיתקל יוזמות business ארגון וניהול וועם בפיתוח של ניהול פרוייקט. Jane שוכנים בחיפה.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×