שיטות עבודה מומלצות עבור Outlook 2010

מאמר זה נכתב על-ידי צוות המוצר אשר יצר את Microsoft Outlook 2010 מהסיבה הטובה ביותר שניתן להעלות על הדעת - הלקוחות שלנו ביקשו זאת. Outlook 2010 מיועד לשימוש של קהל רחב בעל צרכים וסגנונות שונים של עבודה. אף על פי שאין "דרך נכונה" אחת, יש כמה דרכים לעבודה בתוכנית שידוע לנו שהיא קלה יותר מתוכניות אחרות. אנחנו מקווים שהמודעות לשיטות העבודה המומלצות תספק לך את חוויית השימוש הטובה ביותר האפשרית ב- Outlook.

מדריך זה מפרט את העצות שלנו שנועדו להפיק את המרב מ- Outlook 2010. עם זאת, זהו אינו מדריך מקיף. המדריך עוסק בכמה תרחישים עיקריים כדי לעזור לך לנצל את Outlook לטובת צרכי ניהול המידע שלך.

מדריך זה מיועד לאנשים אשר:

  • עובדים בחברה גדולה עם מחלקת IT.

  • מקבלים יותר מ- 30 הודעות דואר אלקטרוני ביום.

  • מקדישים זמן רב כל יום לשימוש ב- Outlook 2010 לשליחה ולקבלה של הודעות ולקביעה של פגישות או השתתפות בהן.

  • משתמשים ב- Outlook 2010 עם חשבון Microsoft Exchange Server.

ללא קשר להגדרת השרת או לגודל הארגון, מסמך זה יוכל להועיל לך.

עבור מנהלי IT

משפטים המופיעים אחרי סמל Office 2010 סמל office 2010 הם הפניות למוצרים אחרים של Microsoft Office 2010, כגון Microsoft OneNote 2010 ו- Microsoft SharePoint Server. משפטים המזכירים ארכיון אוטומטי וקבצי נתונים של Outlook‏ (‎.pst)‏ מסומנים בסמל של ארון תיוק סמל ארכיון . אם הארגון שלך אינו פורס מוצרים או תכונות אלה, ניתן להתעלם ממשפטים אלה מבלי שהדבר ישפיע על הזרימה הכוללת של המסמך והעבודה.

במאמר זה

עקרונות בסיסיים לניהול זמן מוצלח

הגדרת Outlook 2010: פריסה

תיקיות

כללים

שורת משימות לביצוע

הודעות

קטגוריות

שלבים מהירים

שליטה בתיבת הדואר הנכנס שלך באמצעות ארבע פעולות קבועות

סקירה יומית: ניהול הזמן והמשימות שלך

משימות: ביצוע העבודה שלך

איתור הודעות: חיפוש יעיל

כיצד לאתר הודעה מאדם מסוים

כתיבת הודעות דואר אלקטרוני נהדרות

לוח שנה ופגישות

אנשי קשר

שאלות נפוצות

חומרי עזר

אודות המחבר

עקרונות בסיסיים לניהול זמן מוצלח

Outlook 2010 הוא כלי שעוזר לך לנהל את הודעות הדואר האלקטרוני, לוח השנה, אנשי הקשר והמשימות שלך. לכן, הוא חיוני לא רק לניהול התקשורת שלך, אלא גם לניהול הזמן שלך. כדי להפיק את המרב מ- Outlook 2010, אנחנו מציעים כמה עקרונות בסיסיים:

  • צמצם את מספר המקומות שבהם אתה קורא הודעות. נתב את כל ההודעות שעליך לקרוא למקום אחד - תיבת הדואר הנכנס שלך - באמצעות סידרה של כללים.

  • התעלם מחלק מההודעות. השתמש בכללים כדי לשלוח את ההודעות שאתה צריך לקרוא לתיבת הדואר הנכנס שלך, ותן לשאר ההודעות לזרום, מבלי להתייחס אליהן, לתיקיות של קבוצת אנשי הקשר או רשימת התפוצה שלך (תיקיות של קבוצת אנשי קשר). אינך צריך - ובתקופות לחוצות כנראה גם אינך מצליח - לקרוא כל הודעה שנשלחת אליך. רק ההודעות החשובות צריכות להגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך. את שאר ההודעות כדאי לשמור - למקרה שיבקשו ממך להתערב בבעיה כלשהי, לדוגמה.

  • צמצם את מספר המקומות שבהם אתה מתייק הודעות באופן ידני. צמצם את האנרגיה שאתה מבזבז על תיוק על-ידי הסתמכות על חיפוש כדי לאתר הודעות.

  • עבד את ההודעות שלך באמצעות ארבע הפעולות הקבועות. בעת קריאת הודעה, החלט אם:

    • למחוק אותה.

    • לטפל בה (להשיב או לתייק לעיון נוסף).

    • להקצות אותה (להעביר).

    • לדחות אותה (באמצעות קטגוריות ודגלים) לעיון נוסף ברשימת המשימות שלך.

  • צמצם את רשימת המשימות לביצוע לכדי רשימה אחת. השתמש ברשימה יחידה של משימות לביצוע ובלוח שנה יחיד כדי לנהל את מה שעליך לבצע.

  • עבוד בקבוצות. השתמש בקטגוריות כדי לעזור בקיבוץ של משימות דומות.

  • הפעל שיקול דעת בעת שליחת הודעות. עקוב אחר הוראות "עשה ואל תעשה" לכתיבת הודעות נהדרות.

  • עיין בלוח השנה ובמשימות שלך באופן קבוע.

גם אם לא תשתמש בכל שיטות העבודה המומלצות המתוארות כאן, אימוץ של חלק מהן יביא לשיפור חוויית השימוש שלך ב- Outlook 2010.

לראש הדף

הגדרת Outlook 2010: פריסה

השלב הראשון ביישום שיטות עבודה מומלצות אלה הוא הגדרת מערכת למיטוב אופן השימוש ב- Outlook 2010. להלן כמה שיטות עבודה מומלצות:

לקבלת פרטים אודות אופן הגדרת הפריסה המומלצת, עיין בסעיף שאלות נפוצות.

לראש הדף

תיקיות

להלן כמה שיטות עבודה מומלצות:

  • אתה זקוק לתיבת דואר נכנס עבור הודעות שעליך לעבד (שיש לטפל בהן). תיבת הדואר הנכנס שלך מיועדת להודעות הנשלחות ישירות אליך או שקריאתן עשויה להיות חשובה לך.

אם אתה מקבל הודעות רבות שנשלחות הלוך ושוב בין כמה אנשים שונים, עבור לתצוגת שיחות. אחרת, השתמש בסידור לפי תאריך (סידור ברירת המחדל). השתמש באפשרות כללי עיצוב אוטומטי כדי לצבוע בכחול את כל ההודעות שנשלחו רק אליך.

  • אתה זקוק לתיקיית עיון אחת, תחת תיבת הדואר הנכנס, עבור כל החומרים שאולי תרצה לעיין בהם מאוחר יותר. שום הודעה אינה מתויקת באופן אוטומטי (כלומר, באמצעות כלל) לתוך תיקיה זו. קרא לתיקיה זו 1-עיון. (הוספת 1- יגרום לכך שהיא תהיה הפריט הראשון שיופיע תחת תיבת הדואר הנכנס.) תיקיה זו נוצרת תחת תיבת הדואר הנכנס, כך שתוכל לכווץ את תיבת הדואר הנכנס ולהסתיר אותה.

סמל ארכיון הגדר תיקיה זו לאחסון אוטומטי בארכיון מדי שנה.

הערה:  אם תיקיה זו נעשית גדולה מדי (10,000 פריטים או יותר), פעולת Outlook 2010 עלולה להיעשות איטית בעת המעבר לתיקיה זו.

  • אתה זקוק לתיקיות עבור הודעות הקשורות לעבודה, הודעות פרטיות והודעות אישיות. קיומן של תיקיות נפרדות להודעות אישיות ולהודעות הקשורות לעבודה מאפשר לך לחפש הודעות בזמן שאנשים אחרים עומדים מאחוריך, מבלי לדאוג לכך שתופיע הודעה הקשורה לנושא אישי רגיש. קרא לתיקיה זו 2-אישי. מנהלים יכולים לפתוח תיקיה אחת למשוב מהעובדים שלהם שתיקרא 3-ניהול.

סמל ארכיון הגדר תיקיות אלה לאחסון אוטומטי בארכיון מדי שנה.

  • אתה זקוק לקבוצת תיקיות להודעות של קבוצות אנשי קשר. אין זה הכרחי לקרוא את כל ההודעות הנשלחות לקבוצות אנשי קשר (הקרויות גם שרתי רשימות, רשימות דיוור או רשימות תפוצה). קבוצה זו של תיקיות מהווה מאגר של כל ההודעות של קבוצות אנשי הקשר שאינן מועברות לתיבת הדואר הנכנס באופן אוטומטי. צור תיקיה יחידה ברמה העליונה תחת תיבת הדואר הנכנס שתיקרא קבוצות אנשי קשר, ולאחר מכן צור תיקיית משנה עבור כל נושא של קבוצות אנשי קשר. בדרך כלל, תיקיה אחת לכל קבוצת אנשי קשר מספיקה, אך אם אתה נמצא במספר קבוצות אנשי קשר קשורות, שקול להעביר את כל ההודעות לאותה תיקיה.

כווץ את תיקיית קבוצת אנשי הקשר ברמה העליונה כדי שדעתך לא תוסח מההודעות הלא קשורות בתיקיות שמתחתיה.

הערה:  אם עליך לקרוא כל הודעה בקבוצת אנשי קשר כלשהי, אל תיצור תיקיה עבורה. הודעות אלה צריכות לעבור ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך.

סמל ארכיון הגדר את התיקיות של קבוצות אנשי הקשר לאחסון אוטומטי בארכיון כל חצי שנה או לעתים תכופות יותר אם הן תלויות זמן - לדוגמה, קבוצת אנשי קשר לחיפוש טרמפים לעבודה צריכה להיות מאוחסנת בארכיון מדי יום.

  • קבוצה של תיקיות עבור הזנות RSS. בדומה לקבוצת התיקיות של קבוצות אנשי הקשר, הזנות RSS מהוות סידרה נוספת של נתונים שעשויים לפעמים לכלול מידע מעניין, אבל אין צורך לקרוא אותם באופן עקבי או דחוף כמו הודעות הנשלחות אליך ישירות. Outlook 2010 יוצר תיקיות אלה באופן אוטומטי.

תיקיות חיפוש

תיקיות חיפוש עוזרות לאסוף מידע מתיקיות דואר ו- RSS שונות. תיקיות חיפוש יכולות להועיל במיוחד כאשר עליך לאסוף מידע שנשמר בתיקיות שונות - לדוגמה, כאשר אתה מתכונן לפגישת רבעון.

אם אתה מקבל כמות גדולה של הודעות (יותר מ- 200 הודעות ביום), תיקיות חיפוש מהוות דרך טובה לניתוח דואר משולחים שונים.

המקטע 'מועדפים' בחלונית הניווט

מועדפים (אופציונלי)

מועדפים מבליט תיקיות שאחרת יהיו קבורות ברשימת תיקיות הדואר שלך.

מועדפים, קבוצת משנה של תיקיות הדואר שלך, מופיעה בראש חלונית ניווט. השימוש במועדפים איננו הכרחי לתפקוד מוצלח של מערכת זו, אבל אם יש לך מסך קטן, תוכל למזער את חלונית הניווט ועדיין לתייק את ההודעות שלך בהצלחה על-ידי גרירת הודעות לסרגל הממוזער, ביצוע חיפושים נפוצים וניווט אל לוח השנה, אנשי קשר ו- משימות.

מומלץ להציג את התיקיות הבאות במועדפים: תיבת דואר נכנס, 1-עיון, פריטים שנשלחו ופריטים שנמחקו.

לראש הדף

כללים

מטרת ארגון ה- Outlook היא להפחית את כמות העומס הלא הכרחי בתיבת הדואר הנכנס שלך ולהעביר את הפריטים החשובים ביותר לקדמת הבמה. כללים עוזרים לביצוע תהליך זה על-ידי העברת הודעות לתיקיות בהתבסס על קריטריונים שהגדרת. כללים מסננים את ההודעות הנכנסות לתיבת הדואר הנכנס שלך ומציגים רק פריטים שחובה לקרוא אותם.

מומלץ להגדיר את הכללים הבאים (פרטים על הגדרת כללים אלה נמצאים בשאלות נפוצות בסוף מאמר זה):

  • תשובות אוטומטיות    העברת כל התגובות לפגישות ללא תוכן ל'פריטים שנמחקו'. באפשרותך לראות מי קיבל את ההזמנה על-ידי בדיקת כרטיסיית המעקב בתוך חלון הפגישה.

  • אל: אני    כל הודעה הנשלחת ישירות אליך או הכוללת אותך בשורה 'עותק' נשלחת לתיבת הדואר הנכנס שלך ואינה מעובדת לפי כללים אחרים, אפילו אם היא גם נשלחת לקבוצת אנשי קשר.

  • בקשות לפגישה נשלחות לתיבת הדואר הנכנס    כל הבקשות לפגישה, גם אם הן נשלחות לקבוצת אנשי קשר, צריכות להישלח לתיבת הדואר הנכנס.

  • דחה פריטים שנשלחו    כלל זה משהה שליחת הודעות בדקה אחת או יותר. בעת השימוש בכלל זה, ודא שההודעות שלך נשלחו לפני שאתה סוגר את המחשב.

הערה:  סמל office 2010 זהו כלל המיועד לצד הלקוח בלבד; הוא אינו חל על Outlook Web App ‏(OWA)‏.

  • קבוצות אנשי קשר    כל הודעת דואר אלקטרוני הנשלחת לקבוצת אנשי קשר נשלחת לתיקיית קבוצת אנשי קשר - אלא אם מילות המפתח שלה מצביעות על כך שמדובר בהודעה חשובה, ואז היא נשלחת לתיבת הדואר הנכנס. יש להשתמש בכלל זהה עבור קבוצות אנשי קשר מרובות הדומות זו לזו, ולתייק אותן באותה תיקיה. אם אתה חבר בקבוצת אנשי קשר שאתה צריך לקרוא כל הודעה שלה, אל תיצור כלל עבורה. כל ההודעות שעליך לקרוא צריכות להגיע ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך.

לאחר שתסיים לסדר אותה, קבוצת הכללים שלך צריכה להיראות בערך כך.

לראש הדף

שורת משימות לביצוע

שורת המשימות לביצוע היא הלוח בצד השמאלי של Outlook 2010. היא מציגה את לוח השנה, את הפעילויות הקרובות ואת רשימת המשימות המאוחדת שלך אשר מכילה:

  • הודעות שעליך להגיב להן (הודעות המסומנות בדגל).

  • אנשי קשר שעליך להתקשר אליהם (אנשי קשר המסומנים בדגל).

  • משימות אשר צצות באופן לא מתוכנן.

שיטת העבודה המומלצת להגדרת שורת המשימות לביצוע היא:

  • להציג נווט תאריכים (מופעל כברירת מחדל).

  • להציג רק שלוש פעילויות אם יש לך רזולוציית מסך קטנה או אם אין לך פגישות רבות ביום נתון (ברירת המחדל).

  • להציג חמש פעילויות אם יש לך רזולוציית מסך גדולה או אם יש לך פגישות רבות בכל יום (חמש או יותר).

  • להציג משימות (מופעל כברירת מחדל).

  • סמל office 2010 הצג אנשי קשר מהירים (זמין ומופעל כברירת מחדל אם Microsoft Office Communicator 2007 R2 מותקן אצלך).

הסידור המוגדר כברירת מחדל עבור משימות הוא לפי תאריך יעד, אך ייתכן שעדיף לשנות אותו לסידור לפי תאריך התחלה, בהתאם לאופן שבו אתה משתמש בדגלים. אם ברצונך לראות את המשימות שדחית לשבוע הבא ביום ראשון, סדר לפי תאריך התחלה. אם ברצונך לראות משימות ביום שבו חל תאריך היעד שלהן, סדר לפי תאריך יעד.

דגל ברירת מחדל

מומלץ להגדיר את דגל הלחיצה המהירה להיום (אפשרות ברירת המחדל).

לראש הדף

הודעות

אם אתה מקבל הודעות רבות או אם צליל ההודעה הנכנסת מסיח את דעתך, מומלץ לבטל את האפשרויות הבאות:

התראה של outlook בשולחן העבודה

  • סמל המעטפה המופיע על סמל Outlook בשורת המשימות של Windows

’הודעה על דואר חדש’ בשורת המשימות

  • הסמן משתנה לרגע למעטפה

  • הצליל הנלווה לכל ההגדרות לעיל

כדי לשנות הגדרות אלה, לחץ על לחצן קובץ, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על דואר.

תחת קבלת הודעה, נקה את כל תיבות הסימון.

הגדרות קבלת הודעה בתצוגת backstage

לראש הדף

קטגוריות

קטגוריות ב- Outlook 2010 מאפשרות לך לנהל פריטים בדרכים שונות ורבות. קיימים שלושה סוגים עיקריים של קטגוריות שמומלץ ליצור:

  • פרוייקט (יכול לכלול אנשים)

  • נושא

  • מיקום או פעילות

השימוש בקטגוריות אינו נדרש על-ידי המערכת, אך הן יהפכו את החיים שלך לקלים יותר אם תקפיד להשתמש בהן. לדוגמה, הן יכולות לעזור לך לזהות בקלות רבה יותר את הפעולות שתוכל לבצע כעת ולעזור לך לקבץ משימות דומות על מנת שתוכל לבצע אותן בו-זמנית.

כדי ליצור קטגוריות, בצע את הפעולות הבאות:

  • בכל תצוגה, בכרטיסיה בית, בקבוצה תגיות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על כל הקטגוריות.

מומלץ להגדיר קטגוריה עבור:

  • כל אחד מהעובדים הישירים והמנהל שלך, עבור פריטים שברצונך לבחון בפעם הבאה שתיפגשו (לדוגמה, קטגוריה בשם 1:1 מנהל).

  • כל אחד מהמיקומים או סוגי הפעילויות העיקריים שאתה מבצע, כך שתוכל לבצע פעולות רבות בבת אחת (היבט שימושי של ניהול המשימות), לדוגמה:

    • @נסיעה עבור משימות שניתן לבצע בדרך הביתה מהעבודה.

    • @דואר אלקטרוני עבור משימות הכוללות הודעות דואר אלקטרוני, פגישות או כל היבט אחר של Outlook 2010.

    • @בית עבור משימות שניתן לבצע רק בבית.

    • @פגישה עבור פריטים שאתה זקוק להם כדי להתכונן לפגישה.

    • @מצב לא מקוון עבור משימות שמתבצעות הרחק מהמחשב, כגון צילום עותק של מסמך.

    • @מצב מקוון עבור משימות שניתן לבצע רק במצב מקוון או באמצעות דפדפן אינטרנט.

    • @טלפון עבור שיחות שעליך לבצע או לקבל.

    • @קריאה עבור משימות הכוללות קריאה בלבד - אינו מגיב. קטגוריה זו שימושית במקרים של הודעות ארוכות או קבצים מצורפים שעליך לקרוא אך אין באפשרותך להתפנות אליהם באופן מיידי.

    • @המתנה עבור הודעות או משימות שעבורן אתה ממתין לתגובה, אך אין פעולה ברורה עבורך באופן מפורש.

תיבת הדו-שיח 'קטגוריות צבע'

הערה:  שימוש בסמל @ גורם לקטגוריות לבלוט ברשימת הקטגוריות. סימון @ לפני קטגוריות מסוימות עוזר לשמור קטגוריות אלה בחלק העליון של רשימת הקטגוריות ומזכיר לך היכן עליך להיות כאשר אתה מבצע משימה זו (לדוגמה, @טלפון הוא "בטלפון").

  • כל נושא או פרוייקט חשוב, כך שתוכל למצוא בקלות הודעות בנושא נתון - במיוחד אם אין מילים בגוף ההודעה או בנושא ההודעה שיכולות לגרום לה להופיע בחיפוש.

  • פריטים חשובים שיש לבצע היום ואינם יכולים לגלוש ליום אחר.

באפשרותך להחיל קטגוריות מרובות על פריט יחיד - בניגוד לתיוק, המאפשר למקם פריטים בתיקיה אחת בלבד בכל פעם. לדוגמה, הודעה חשובה שברצונך לדון בה עם המנהל שלך לפני שתשלח תגובה יכולה להשתייך הן לקטגוריה @דואר אלקטרוני והן לקטגוריה 1:1 מנהל.

משימה עם קטגוריות מרובות

קטגוריית הלחיצה המהירה צריכה להיות הקטגוריה שאתה מחיל ברוב המקרים.

כדי להגדיר את קטגוריית הלחיצה המהירה, בצע את הפעולות הבאות:

  • בכל תצוגה, בכרטיסיה בית, בקבוצה תגיות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על קביעת לחיצה מהירה.

כפי שתוכל לראות, הקטגוריות עוזרות להודעות ולמשימות לבלוט בשורת המשימות לביצוע, הופכות את החיפוש ליעיל יותר ועוזרות לך להתכונן לפגישות.

הערה:  נקוט משנה זהירות בעת חלוקת ההודעות היוצאות שלך לקטגוריות - ייתכן שהנמענים יוכלו לראות את הקטגוריות שהגדרת. אם הנמענים שלך אינם משתמשים ב- Outlook 2010 או ב- Exchange Server 2010, הם יוכלו לראות את הקטגוריות שהגדרת.

לראש הדף

שלבים מהירים

הגלריה ’שלבים מהירים’ התכונה 'שלבים מהירים', שהנה חדשה ב- Outlook 2010, מאפשרת לך לבצע פעולות מרובות בלחיצה אחת. זהו כלי שימושי שיעזור לך לשמור על תיבת דואר נכנס נקייה ולעבוד ביעילות רבה יותר באופן כללי בעת השימוש ב- Outlook. בכל פעם שאתה מוצא את עצמך מבצע כמה פעמים אותם שלבים ב- Outlook, נסה ליצור שלב מהיר.

הערה:  שלבים מהירים חלים על הודעות בלבד.

מומלץ להגדיר את השלבים המהירים הבאים. לקבלת מידע נוסף, ראה הפיכת משימות נפוצות או חוזרות לאוטומטיות באמצעות 'שלבים מהירים':

שלב מהיר

הפעולה המבוצעת

מתי להשתמש בה

הפניה

סימון ההודעה כהודעה שנקראה.

העברת ההודעה לתיקיה 1-עיון.

זהו לחצן תיוק בלחיצה אחת.

אישי*

סימון ההודעה כהודעה שנקראה.

העברת ההודעה לתיקיה 2-אישי.

לתיוק הודעות אישיות.

בוצע

סימון ההודעה כהודעה שנקראה.

סימון ההודעה כהודעה שהושלמה.

העברת ההודעה לתיקיה 1-עיון.

עבור הודעות לעיון שהשבת להן או שטיפלת בהן באופן אחר.

לדחות*

סימון ההודעה כהודעה שנקראה.

סימון ההודעה בדגל כמשימה להיום

העברת ההודעה לתיקיה 1-עיון.

עבור הודעות שברצונך לטפל בהן מאוחר יותר.

*השלבים המהירים 'אישי' ו'לדחות' אינם שלבים מהירים המוגדרים כברירת מחדל.

שלבים מהירים אופציונליים

בנוסף לשלבים המהירים המפורטים לעיל, בהתאם לתפקיד שלך ולפעילויות היומיומיות הכלליות שלך, מומלץ ליצור את סוגי השלבים המהירים הבאים:

שלב מהיר

הפעולה המבוצעת

מתי להשתמש בה

חלוקה לקטגוריות והעברה

סימון ההודעה כהודעה שנקראה.

סיווג ההודעה.

העברת ההודעה לתיקיה 1-עיון.

עליך לחלק את רוב ההודעות שלך לקטגוריות לפני התיוק כדי שתוכל למצוא אותן בקלות בהמשך. צור שלב אחד לכל קטגוריה שאתה משתמש בה לעתים קרובות.

סימון בדגל והעברה

סימון ההודעה כהודעה שנקראה.

סימון ההודעה בדגל.

העברת ההודעה לתיקיה 1-עיון.

עליך לסמן פריטים שונים בדגל לציון תאריכים שונים, כגון 'מחר', 'השבוע' וכולי. צור שלב אחד לכל דגל שבו אתה משתמש לעתים קרובות.

סימון בדגל, חלוקה לקטגוריות והעברה

סימון ההודעה כהודעה שנקראה.

סימון ההודעה בדגל.

סיווג ההודעה.

העברת ההודעה לתיקיה 1-עיון.

עליך להשתמש בכמה קטגוריות כדי להבין את ההקשר של המשימות שלך. דוגמה: @קריאה: סימון בדגל למחר, משויך לקטגוריה @קריאה.

לידיעתך והעברה

סימון ההודעה כהודעה שנקראה.

יצירת העברת הודעה כהודעת 'לידיעתך'

העברת ההודעה לתיקיה 1-עיון.

לעתים קרובות אתה מעביר דואר אלקטרוני לאנשים אחרים (מאמרים וכולי)

הקצאה

סימון ההודעה כהודעה שנקראה.

יצירת העברת הודעה לאדם ספציפי

העברת ההודעה לתיקיה 1-עיון.

כעת אתה מקבל הודעות המיועדות לאנשים אחרים.

משימה

יצירת משימה עם קובץ מצורף

מחיקת הודעה

אתה זקוק להקשר רחב יותר עבור ההודעות שסימנת בדגל.

קבוצת אנשי קשר

סימון ההודעה כהודעה שנקראה.

העברת ההודעה לתיקיית קבוצת אנשי הקשר שלך (או לתיקיית קבוצת אנשי קשר ספציפית).

אתה מקבל בטעות הודעות מסוימות מקבוצות אנשי קשר בתיבת הדואר הנכנס שלך כתוצאה מכללים שהוגדרו. דוגמה: יש לך כלל לפיו כל ההודעות מקבוצת אנשי קשר מסוימת יתויקו בתיקיה, אלא אם ההודעה כוללת את המילה סרגל במקום כלשהו בגוף הטקסט. מדי פעם, מישהו ישלח הודעה לקבוצת אנשי קשר מסוימת המכילה את המילה סרגל, אך היא אינה קשורה אליך.

השב ומחק

פתיחת חלון תשובה.

מחיקת ההודעה המקורית

לעתים קרובות אתה מקבל הודעות מהירות שעליך להשיב להן, אך לאחר מכן אינך זקוק להודעה המקורית. לדוגמה: "היי, אתה בא לאכול?" התגובה שלך: "בטח!"

לאחר שתתחיל ליצור שלבים מהירים, תגלה שעשויות להיות דרכים אחרות שבהן תוכל למטב את מספר הלחיצות הנדרש להשלמת משימות. בכל פעם שאתה מוצא את עצמך מבצע את אותה הפעולה כמה פעמים, נסה ליצור שלב מהיר. ובמקביל לתחלופת הפרוייקטים, עדכן את השלבים המהירים כדי שיכללו אך ורק את הפעולות שאתה באמת מבצע.

לראש הדף

שליטה בתיבת הדואר הנכנס שלך באמצעות ארבע הפעולות הקבועות

לאחר שהגדרת את המערכת שלך, אתה מוכן להתחיל לנהל הודעות נכנסות. על-ידי הפיכת תיבת הדואר הנכנס למקום המרכזי לקבלת הודעות חשובות, תוכל לעבור עליה מתוך ידיעה שכל פריט הוא פריט שעליך לטפל בו.

עבור כל הודעה בתיבת הדואר הנכנס:

  • אם היא לא חשובה, מחק אותה מיד.

  • אם היא ניתנת לביצוע בשתי דקות או פחות, עשה זאת (השב, תייק, התקשר וכולי).

  • אם ההודעה לא מיועדת לך או אם הדבר אפשרי, הקצה (העבר) אותה למישהו אחר.

  • אם ההודעה דורשת טיפול, אך משך הטיפול בה צפוי להיות יותר משתי דקות (כולל קריאה), דחה אותה ('עדיין לא' מופעל).

אם אתה זקוק להודעה כהודעה לעיון (גם אם החלטת לדחות את הטיפול בה), העבר אותה לתיקיית העיון. המטרה היא לצמצם את מספר הפעמים שאתה נוגע בכל הודעה.

מחיקת ההודעה

מחק הודעות שאינך צריך לקרוא. אם מדובר בהודעת זבל, מחק אותה.

אם אינך מעוניין לקבל הודעות נוספות במסגרת שיחה זו, התעלם ממנה.

הפקודה ’התעלם משיחה’

עשה זאת: נוהל של 2 דקות

מדהים מה ניתן לבצע תוך שתי דקות. לדוגמה, במקרים רבים ניתן להשיב להודעה תוך 2 דקות או פחות. אך אם הטיפול בהודעה יגזול זמן רב יותר משתי דקות, דחה אותה. כדי לקבל תחושת זמן מדויקת של שתי דקות, נסה לתזמן את עצמך.

לאחר שטיפלת בהודעה כלשהי, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • מחק אותה אם היא חסרת חשיבות.

  • תייק אותה באחת מתיקיות העיון (לדוגמה, 1-עיון) באמצעות שלב מהיר.

כדי לתעד את הדברים שביצעת, בעיקר לצורך עיון במהלך סקירות שנתיות וכולי, השתמש בשלב המהיר בוצע, אשר גם מסמן הודעות כהודעות שהושלמו.

הקצאת ההודעה

לפעמים אתה מקבל הודעה המיועדת למעשה לטיפולו של אדם אחר. במקרים אלה, השב וכלול את האדם שאתה מקצה לו את ההודעה בשורה אל. אם אתה מוצא את עצמך מבצע פעולה זו לעתים קרובות, מומלץ ליצור שלב מהיר להשבה ולהוספה של האדם שההודעה מוקצית לו בשורה אל.

אם ברצונך לעקוב אחר ההודעה במועד מאוחר יותר, סמן אותה בדגל לפני שליחתה. בשורת המשימות לביצוע, סמן את המשימה בקטגוריה @המתנה.

דחיית ההודעה

מתי לדחות הודעה

דחיית הודעה פירושה שתעיין בה מאוחר יותר, כאשר יהיה לך זמן.

סיבות לדחיית הודעה:

  • לא ניתן לטפל בה בפחות משתי דקות.

  • קריאתה תימשך זמן מה.

  • היא דורשת תגובה מנוסחת בקפידה.

  • היא דורשת פעולה נוספת בתוכנית אחרת (לדוגמה, "יש להוסיף למסמך <שם>").

כיצד לדחות הודעה: סמן אותה בדגל

כשאתה מחליט שאין לך זמן לטפל בהודעה באופן מיידי, באפשרותך לסמן אותה בדגל:

  • אם עליך לטפל בהודעה היום, סמן אותה בדגל להיום (פשוט לחץ באמצעות לחצן העכבר השמאלי על הדגל).

  • אם ניתן לדחות אותה למועד מאוחר יותר, לחץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני וסמן אותה בדגל לתאריך מאוחר יותר.

  • אם תצטרך לעיין בהודעה יותר מפעם אחת ואתה מעוניין שתהיה לך גישה נוחה אליה, גרור אותה לקבוצה מאוחר יותר בשורת המשימות לביצוע. אם אין לך קבוצה המוגדרת מאוחר יותר, הגדר את הדגל תאריך ההתחלה של המשימה ל- 100 שנים בעתיד. (השתמש בדגל זה לעתים רחוקות כדי שלא יהפוך למעין ברירת מחדל נפוצה מדי.)

  • אם מדובר בפריט שתזדקק לו בטווח הקצר, סמן אותו בדגל לללא תאריך כך שהוא יופיע בראש שורת המשימות לביצוע. השתמש בקבוצה זו לעתים רחוקות ונקה אותה באופן קבוע, מכיוון שהיא נמצאת בחלק העליון של רשימת המשימות שלך.

בנוסף לסימון הודעה בדגל, באפשרותך:

  • להוסיף קטגוריות מתאימות.

  • ללחוץ על השלב המהיר הפניה כדי לסמן את ההודעה כהודעה שנקראה, אם היא לא סומנה עדיין כהודעה שנקראה, ולתייק אותה בתיקיית העיון (1-עיון).

אם אתה מוצא את עצמך מחיל שוב ושוב אותן קטגוריות ואותם דגלים, צור שלב מהיר חדש המסמן הודעות בדגלים, מחלק אותן לקטגוריות ומתייק אותן.

לאחר סימון פריט מסוים בדגל, הוא מופיע בשורת המשימות לביצוע. סימון ההודעה בדגל והתיוק שלה בתיקיית העיון פירושם שעיבדת את ההודעה, וכעת באפשרותך להתפנות לדברים אחרים. אך מכיוון שהיא ברשימת המשימות שלך, תוכל לעבור להודעה הבאה בידיעה שתחזור לפריטים המסומנים בדגל מאוחר יותר.

אם ברצונך להוסיף מידע נוסף לפריטים המסומנים בדגל

אם שורת הנושא של ההודעה אינה מספקת די הקשר, ניתן לבצע אחת משתי פעולות, בהתאם לכמות המידע שעליך להוסיף:

  • שנה את שם המשימה על-ידי לחיצה עליה בשורת המשימות לביצוע או לחיצה עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ובחירה באפשרות שנה שם של משימה. שינוי שם המשימה לא ישנה את נושא ההודעה, אך הוא יקל עליך להבין במה כרוכה המשימה הבאה שלך.

  • צור משימה עם ההודעה כקובץ מצורף.

ניתן גם להוסיף קטגוריה שתעזור לך לראות במבט מהיר את מיקומה של הפעולה הבאה שלך. מבט מהיר על שורת המשימות לביצוע עם משימות המחולקות לקטגוריות מאפשר לך לדעת מה ניתן לביצוע באופן מיידי (@משרד), אילו משימות ממתינות לאנשים אחרים (@המתנה) ומה נושא הפגישה (@פגישה).

מתי עליך לטפל במשימות שנדחו?

לאחר עיבוד ההודעות שלך, תוכל להתחיל לטפל ברשימת המשימות. בשלב זה אתה משיב להודעות שדחית.

תיוק ההודעה בפשטות

לפעמים אתה מקבל הודעה שאינה מצריכה פעולה כלשהי, אך ייתכן שתזדקק לה בעתיד. דוגמה טובה לכך היא הודעה הכוללת הוראות. תייק הודעות מסוג זה בתיקיית העיון (1-עיון) על-ידי לחיצה על השלב המהיר 'עיון'. הוספת קטגוריה תקל על איתור ההודעה מאוחר יותר אם אתה זקוק לה (לדוגמה, @פרוייקט). עשה זאת לפני התיוק באמצעות השלב המהיר.

לאחר שתסיים לעבד את ההודעות, על תיבת הדואר הנכנס שלך להיות נקייה ותוכל להתמקד בלוח השנה ובמשימות.

לראש הדף

סקירה יומית: ניהול הזמן והמשימות שלך

מומלץ להקצות זמן בכל בוקר לניהול רשימת המשימות ולוח השנה שלך. אלה כוללים:

  • סקירה של הפעילויות והפגישות שלך במהלך אותו יום ואותו שבוע.

  • סקירה של המשימות שלך וביצוע שינויים.

  • הוספת פעילויות ללוח השנה שלך כדי לפנות זמן לביצוע עבודתך.

ללמוד להגיד 'לא'

בעת סקירת לוח השנה ורשימת המשימות שלך, היה מעשי לגבי הפעולות שבאפשרותך לבצע. כלומר, לפעמים עליך להגיד 'לא'. הנה כמה דרכים שבהן תוכל להרוויח זמן על-ידי אמירת 'לא':

  • דחה הזמנות לפגישות שאין לך צורך להשתתף בהן. כן, אתה יכול לעשות את זה.

  • מחק משימות שאין צורך שתבצע או שידוע לך שלא תבצע.

  • שלח הודעות כדי ליידע אנשים שאתה עובד על תגובה (והקפד לסמן אותן בדגל לשליחה, בעבורך). מוטב ליידע מישהו שתשיב לו במועד סביר מאשר שהוא יחשוב ששכחת את הבקשה שלו.

ניהול לוח שנה

בפועל, אם יש לך יום מלא בפגישות, יש לך פחות זמן להשלים משימות ולכתוב הודעות. לכן, העבר משימות לימים אחרים.

אם משימה כלשהי עומדת להימשך זמן רב או אם מדובר במשימה שאתה חייב לבצע (בניגוד למשימות שאתה מחליט שאין לך צורך לבצע אותן), גרור אותה מרשימת המשימות היומית אל לוח השנה כדי לשריין את הזמן.

דרכים ליצירת משימות

בזמן שאתה עובר על לוח השנה והמשימות שלך, לא מן הנמנע שתתחיל לחשוב על דברים נוספים שעליך לעשות. להלן כמה דרכים שבהן תוכל ליצור משימות ב- Outlook:

  • סמן את ההודעה בדגל.

  • הקלד בתיבה הקלד משימה חדשה בראש רשימת המשימות.

  • השתמש בקיצור המקשים Ctrl+Shift+K ליצירת משימה חדשה.

  • בזמן נהיגה, אם ניתן לעשות זאת באופן חוקי ובטוח, השתמש בפונקציית התזכיר הקולי במכשיר הנייד או בטלפון הנייד שלך כדי להקליט את המשימות ותעתק אותן מאוחר יותר ברשימת המשימות לביצוע.

  • סמל office 2010 אם אתה בפגישה, כתוב הערות ב- OneNote. פריטים המסומנים בדגל ב- OneNote מופיעים ברשימת המשימות ב- Outlook 2010.

דרכים לניהול משימות

הנה דרכים שיעזרו לך לטפל במשימות:

  • הוסף משימות ברגע שהן מגיעות אליך על-ידי הקלדה בתיבה הקלד משימה חדשה בשורת המשימות לביצוע בראש רשימת המשימות, במקום ריק ברשימת המשימות היומיות או על-ידי לחיצה על משימה חדשה ברצועת הכלים.

  • נקה משימות שאין צורך שתבצע. רשימת המשימות היא מקום בעל חשיבות עליונה - אל תיתן לה להתמלא בשטויות או שהיא תאבד את יעילותה. אם ברצונך לשמור הודעות המסומנות בדגל, לחץ על הסר מהרשימה, אחרת, פשוט לחץ על מחק.

  • סמן משימות שהשלמת כמשימות שהושלמו כדי להסיר אותן משורת המשימות לביצוע.

  • הפוך את ביצוע המשימות לקל יותר על-ידי שינוי נושא המשימה של הודעות המסומנות בדגל. לדוגמה, הודעה המסומנת בדגל עם שורת הנושא לא ניתן לשנות חברות בקבוצה באמצעות לוח המקשים ניתן לשנות להשב לערן, שהיא הפעולה הבאה עבור משימה זו. כדי לשנות את נושא המשימה, לחץ על הפריט בשורת המשימות לביצוע והקלד נושא חדש, או לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן לחץ על שנה שם של משימה. שינוי נושא המשימה לא ישנה את הנושא של ההודעה. רק הנושא שתראה ברשימת המשימות שלך משתנה.

  • החל קטגוריות כדי לזהות היכן עליך להיות כדי לעבור לשלב הבא ולגרום למשימות מסוימות להתבלט.

  • סדר מחדש את המשימות כדי לקבץ יחד משימות דומות, כגון משימות המשתייכות לאותה קטגוריה. כדי להעביר משימה, לחץ על המשימה ברשימת המשימות וגרור אותה. כך תוכל לעבוד על משימות דומות ביחד.

  • גרור משימות ברשימת המשימות היומית ובשורת המשימות לביצוע אל היום שבו אתה מתכנן לבצע את המשימה. עבור משימות שביצוען יימשך זמן מה, גרור את המשימות אל לוח השנה כדי להקצות זמן להשלמת משימות אלה.

על אף שתמיד טוב להיות מאורגן, אל תשקיע זמן רב מדי בדירוג לפי סדר עדיפויות ובניהול של רשימת המשימות שלך. תהליך הניהול של רשימת המשימות לא אמור להשתלט על החיים שלך!

השתמש בלוח השנה שלך: צור פעילויות לניהול הזמן שלך

זכור: תמיד יש יותר דברים לעשות מאשר זמן לעשות אותם.

כחלק מניהול זמן יעיל, אתה זקוק לזמן כדי לטפל בהודעות שלך, לנהל את הפעילויות והמשימות שלך ולחשוב על הדברים שעליך לעשות.

באפשרותך להקצות זמן זה לעצמך באמצעות פעילויות ופגישות קבועות בלוח השנה שלך. עליך להיות מחויב ללוח השנה שלך מבחינת הזמנים - אם קבעת פעילות כלשהי, בצע אותה באותה שעה.

הקצה זמן לשם:

  • טיפול בהודעות. אם אתה מקבל כמות גדולה של הודעות, חשוב במיוחד להקצות זמן לטיפול בהודעות. גם אם הגדרת כללים שלפיהם רק ההודעות החשובות יופיעו בתיבת הדואר הנכנס, אתה עדיין זקוק לזמן כדי לטפל בהודעות אלה.

עצה:  בעת העיבוד והקריאה של ההודעות שלך, ניתן להסיר את העומס הנראה לעין על-ידי מזעור חלונית הניווט, שורת המשימות לביצוע ורצועת הכלים על-ידי לחיצה על לחצן קריאה הפקודה 'תצוגת קריאה' בשורת המצב בשורת המצב. כדי לחזור ולפתוח את הכל, לחץ על רגיל הפקודה 'תצוגה רגילה' בשורת המצב (מימין לקריאה).

  • ביצוע סקירה יומית ושבועית של המשימות והפעילויות שלך. הבט בלוח השנה ובמשימות שלך, ואמוד את הפעילויות והמשימות שלך מול סדר העדיפויות שלך. אם לוח השנה שלך עמוס, זה הזמן:

  • לבטל פעילויות מתנגשות, מאחר שלא ניתן להיות בשני מקומות בבת אחת.

  • לקבוע זמן לביצוע עבודה.

  • לחשוב על מה שאתה עושה, אם אתה מנצל את הזמן שלך ביעילות ואם סדר העדיפויות שלך נכון.

  • להיפגש באופן קבוע עם המנהל שלך. פגישות קבועות עם המנהל שלך יעזרו לך להסביר על מה אתה עובד ולשנות את סדר העדיפויות במקרה הצורך. כדי לקבוע פגישה קבועה או פגישה חוזרת, לחץ על מופע חוזר תמונת לחצן .

לראש הדף

משימות: ביצוע העבודה שלך

סקירה שבועית

הצגת התמונה המלאה של הזמן והמשימות שלך תעזור לך להציב עבודה חשובה בראש סדר העדיפויות על-פני משימות פחות דחופות. היא תבהיר לאנשים אחרים מה ניתן ולא ניתן לצפות ממך באופן מעשי. סקירת השבוע שחלף והשבוע הקרוב היא דרך שימושית נוספת להתכונן לפגישה השבועית עם המנהל שלך או לנסח הודעת דואר אלקטרוני של מצב העבודה.

היכן לבצע את עבודתך

לאחר שעיבדת את ההודעות, המקום הטוב ביותר לבצע עבודה ב- Outlook (להשיב להודעות וכן הלאה) הוא ב'משימות'. על-ידי מעבר ל'משימות', דעתך לא תוסח מהודעות שמגיעות לתיבת הדואר הנכנס.

עיבוד מרוכז של משימות

כאשר אתה עובר על רשימת המשימות ועל לוח השנה, בצע משימות דומות ביחד. לדוגמה, אם יש לך דקות ספורות בלבד, בצע את כל שיחות הטלפון (אם עליך לבצע רק כמה שיחות). טפל במשימות הדורשות רמת ערנות גבוהה יותר (עבור חלק מהאנשים מדובר בהשבה להודעות) כאשר רמת הערנות שלך גבוהה. טפל במשימות שניתן לבצע אותן כאשר רמת הערנות נמוכה יותר, כגון קריאת הודעות מצב, בשעות מאוחרות יותר של היום או כאשר אתה מרגיש שרמת הערנות שלך נמוכה יותר. על-ידי "עיבוד מרוכז" של המשימות שלך, תוכל להתקדם בכל הפרוייקטים שלך בו-זמנית.

דרך אחת לבצע עיבוד מרוכז של משימות היא לשנות את הסידור מהפריטים מסודרים לפי: תאריך התחלה להפריטים מסודרים לפי: קטגוריות. לשם כך, לחץ על הכותרת הפריטים מסודרים לפי ולאחר מכן לחץ על קטגוריות.

הערה:  אם יש לך משימות שמונעות מאנשים אחרים לבצע את העבודה שלהם, בצע משימות אלה תחילה.

תפריט 'סידור'

סיום המשימות שלך

עם סיום המשימות שלך, סמן אותן כמשימות שהושלמו. Outlook 2010 שומר את רשימת המשימות שהושלמו באופן אוטומטי. רשימה זו יכולה להוות סיכום שימושי של כל המשימות שטיפלת בהן. אם אינך צריך לתעד את המשימה או את ההודעה, מחק אותה או נקה את הדגל.

הפקודה 'סמן השלמה' ברצועת הכלים

עבודה במצב לא מקוון

אם יש לך כמות גדולה של עבודה, שקול לעבור למצב לא מקוון כדי להדוף את זרם ההודעות הנכנסות על מנת שלא יסיחו את דעתך.

כאשר אתה עובר בין עבודה במצב מקוון לעבודה במצב לא מקוון, כל חשבונות הדואר האלקטרוני בפרופיל Outlook שלך משתנים.

  • בכרטיסיה שליחה/קבלה, בקבוצה העדפות, לחץ על עבוד במצב לא מקוון.

הפקודה 'עבוד במצב לא מקוון' ברצועת הכלים המציינת שמצב מקוון פועל

הפקודה עבוד במצב לא מקוון מסומנת כאשר אתה עובד במצב לא מקוון.

הפקודה 'עבוד במצב לא מקוון' ברצועת הכלים המציינת שמצב לא מקוון פועל

לחץ על הפקודה המסומנת עבוד במצב לא מקוון כדי לחזור למצב מקוון.

לראש הדף

איתור הודעות: חיפוש יעיל

כיצד לאתר הודעה מאדם מסוים

אם ברצונך לאתר הודעה מאדם מסוים, לחץ על התיבה חיפוש בתיקיה לעיון (לדוגמה, 1-עיון), ולאחר מכן בכרטיסיה חיפוש, לחץ על מאת.

הפקודה 'מאת' ברצועת הכלים

הקלד את שמו של האדם.

חיפוש מיידי עם קריטריוני חיפוש של ’מתוך’

לחלופין, התחל על-ידי הקלדת השם ולאחר מכן הקש על מקש החץ למטה כדי לבחור מאת, לצמצום התוצאות.

חיפוש מיידי עם קריטריונים מוצעים

כיצד לאתר הודעה עם קובץ מצורף

כדי לאתר הודעה עם קובץ מצורף, לחץ על התיבה חיפוש ובכרטיסיה 'חיפוש', לחץ על כולל קבצים מצורפים.

הפקודה 'כולל קבצים מצורפים' ברצועת הכלים

כל מונחי החיפוש פועלים באופן מצטבר. לכן, אם ברצונך לאתר הודעה ממישהו עם קבצים מצורפים, לחץ על הפקודות ברצועת הכלים (מאת, כולל קבצים מצורפים) כדי לבנות את החיפוש.

דוגמה לחיפוש מיידי עם קריטריוני חיפוש מרובים

כדי לאתר הודעות בתיבת הדואר הנכנס כולה

לפעמים לא ניתן למצוא הודעה רק על-ידי חיפוש בתיקיית העיון - יכול להיות שמדובר בהודעה ששלחת או שההודעה תויקה במקום הלא נכון. במקרים אלה, התחל בחיפוש בתיקיה כלשהי (תיבת דואר נכנס, 1-עיון וכדומה) ולאחר מכן לחץ על נסה לחפש שוב בכל פריטי הדואר.

חיפוש מיידי ללא תוצאות

באפשרותך גם ללחוץ על כל פריטי הדואר בכרטיסיה חיפוש.

’כל פריטי הדואר’ ברצועת הכלים

אם אתה חושב שהפריט שאתה מחפש נמצא בבקשה לפגישה שאושרה (ולכן היא בלוח השנה שלך), נסה לשנות את טווח החיפוש ל'כל פריטי Outlook'.

אם אתה מוצא את עצמך מבצע חיפושים בתיבת הדואר הנכנס כולה לעתים קרובות, באפשרותך להגדיר את טווח החיפוש המהווה ברירת מחדל לחיפוש בכל התיקיות תמיד על-ידי מעבר לתצוגת Backstage.

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן לחץ על אפשרויות.

  2. לחץ על חיפוש.

  3. תחת תוצאות, לחץ על כל התיקיות.

אפשרויות חיפוש מיידי בתצוגת backstage

כדי להפסיק את החיפוש

לאחר שאיתרת את הפריט שחיפשת וכאשר אתה מוכן לעבור למשימה הבאה, לחץ על לחצן 'סגור חיפוש' לצד התיבה 'חיפוש מיידי' או בכרטיסיה חיפוש, בקבוצה סגור, לחץ על סגור חיפוש.

פקודות ’סגור חיפוש' עבור חיפוש מיידי

כתיבת הודעות דואר אלקטרוני נהדרות

הכללים הבאים יסייעו לך להיראות מקצועי ולהעביר את המסר המבוקש.

כללים בסיסיים להודעות נהדרות: כללי "עשה"

  • קרא את ההודעה לפני שליחתה.

  • כתוב נושא המתאר את תוכן ההודעה ומתמקד בפעולה. לדוגמה: צוות המכירות: שלחו הצעות לתאריכים לחופשה של מועצת המנהלים, כאשר המילה צוות המכירות היא שם הקבוצה והמילה שלחו היא הפעולה. קידומות שימושיות נוספות הן לידיעתך: ופעולה נדרשת.

  • אם נדרשת פעולה, ציין את הפעולה הנדרשת בתיבה נושא.

  • שנה את נושא ההודעה אם נושא השיחה משתנה.

  • הקפד על כך שכל ההודעות יהיו קצרות ותמציתיות.

  • ארגן את תוכן ההודעה מהתוכן החשוב ביותר לתוכן החשוב פחות.

  • שקול להדגיש מידע חשוב.

  • כתוב את הפעולות הנדרשות או השאלות בשורות נפרדות על מנת להבליט אותן כך שישימו לב אליהן.

  • הדגש שמות של אנשים כאשר אתה שואל שאלות. לדוגמה: "ערן: מה מצב הפרוייקט?

  • הגבל את מספר האנשים שאתה שולח אליהם הודעה לאלה שצריכים לקרוא אותה.

  • הוסף אנשים שיש ליידע אותם בשורה 'עותק'.

  • הוסף אנשים שצריכים להשיב או לנקוט פעולה בשורה 'אל'.

  • השתמש בחתימה בעת הצורך, אך הקפד שהחתימה תהיה פשוטה, קצרה, מקצועית, ואם אפשר, נטולת גרפיקה.

  • אם אתה זקוק לתגובה מיידית, אל תשלח הודעה. התקשר או סמל office 2010 שלח הודעה מיידית.

  • אם אתה משתתף בשיחת דואר אלקטרוני המכילה למעלה מ- 10 הודעות ללא קבלת החלטה, שקול לקבוע פגישה כדי לדון בבעיה. דואר אלקטרוני אינו תמיד אמצעי יעיל לפתרון בעיות מורכבות. לאחר שבחרת את ההודעה, בכרטיסיה בית, בקבוצה השב, לחץ על פגישה.

הפקודה ’השב עם פגישה’

  • אשר קבלת הודעות שדורשות תגובה נרחבת יותר. אם אין לך זמן להגיב עם תשובה מלאה מיד, כתוב לשולח שאתה מטפל בבעיה ושתגיב עד שעה מסוימת או תאריך מסוים. סמן את ההודעה בדגל לביצוע במועד מאוחר יותר.

  • השתמש באפשרות חשיבות גבוהה סמל 'חשיבות גבוהה' לעתים רחוקות.

הקבוצה 'תגיות' ברצועת הכלים

  • אם אתה שואל שאלה ויש כמה אנשים שיכולים לענות, בחר אדם אחד בלבד במקום לשלוח את השאלה לכל הקבוצה.

המשך טיפול: סימון בדגל בשליחה

כאשר אתה שולח הודעה לאדם שאתה זקוק לתגובה ממנו, בצע את הפעולות הבאות:

  • סמן את ההודעה בדגל בשליחה.

  • שנה את שם המשימה של ההודעה המסומנת בדגל בשורת המשימות לביצוע כך שתתחיל במילים המשך טיפול.

  • שייך אותה לקטגוריה @המתנה.

  • לאחר שתבצע את שלושת השלבים, ידוע לך שהפעולה הבאה שלך היא לשלוח הודעה נוספת או לחכות לתגובה.

עצה:  לעתים קרובות, תזכורת עצמית לשליחת הודעה נוספת מועילה יותר מאשר סימון ההודעה בדגל עבור הנמען. בדומה, כאשר אתה מבטיח לבצע פעולה כלשהי בהודעה, סמן אותה בדגל כדי להציג אותה כמשימה בשורת המשימות לביצוע כתזכורת.

כללים בסיסיים להודעות נהדרות: כללי "אל תעשה"

  • אל תשתמש בנייר מכתבים.

  • אל תכלול את המנהל שלך בכל הודעה שאתה שולח.

  • אל תשלח הודעה כאשר אתה כועס. עדיף לכתוב אותה, לשמור אותה בתיקיית הטיוטות ולחזור אליה מאוחר יותר.

  • אל תצפה לתגובה מהירה לאחר שליחת הודעות ארוכות (יותר משתי פיסקאות).

  • אל תשלח הודעה של המשך טיפול לפני שעבר יום מאז שנשלחה ההודעה הראשונה. אם הנמען לא חוזר אליך במועד, נסה להשתמש בטלפון או סמל office 2010 בהעברת הודעות מיידיות.

  • אל תשתמש באישורי קריאה או באישורי מסירה בכל הודעה שאתה שולח. השתמש בהם רק אם אינך בטוח שהנמענים יקבלו את ההודעה.

  • אל תצרף דגלים או סמל 'חשיבות גבוהה' לכל הודעה שאתה שולח. הנמענים שלך יתחילו להתעלם מהם.

  • אל תשתמש באותיות רישיות בלבד.

  • אל תשלח קבצים מצורפים - שלח קישורים במקום זאת. כלל זה חל בעיקר על בקשות לפגישות, כאשר קבצים מצורפים עלולים לתרום רבות לעומס על השרת.

  • אל תרחיב את רשימות התפוצה. הרחבת רשימות תפוצה מקשה על קריאת הודעות וגורמת להן לעבור לתיקיות דואר שגויות אצל אנשים המשתמשים בכללים.

  • אל תשתמש בשפה עוקצנית. ייתכן שאנשים אחרים לא יבינו את חוש ההומור שלך.

  • אל תכתוב משהו שלא היית רוצה שכל האנשים בחברה שלך יקראו. לעולם אין לדעת לאן ההודעה שלך תגיע בסופו של דבר.

  • אל תשתמש בגופנים מחוברים או בגופנים "מצחיקים" שקשה לקרוא אותם.

  • אל תשתמש בגופנים אדומים מאחר שקשה לקרוא אותם והתוכן שלהם עלול להתפרש כתוכן דחוף.

  • אל תשתמש ב'השב לכולם' בהודעה של קבוצת אנשי קשר על מנת לבקש שיסירו אותך מהקבוצה. אף פעם.

עצות עבור קבוצות אנשי קשר (נקראו בעבר 'רשימות תפוצה')

אם אתה מגיב לקבוצת אנשי קשר גדולה, ציית לכל כללי "עשה" ו"אל תעשה" של ההודעה.

אם אתה זקוק למידע נוסף או אם אתה בודק את הבעיה בנפרד, השב לקבוצת אנשי הקשר כולה כדי ליידע את כולם שאתה מטפל בבעיה, ולאחר מכן השב לאדם הרלוונטי בנפרד. הקפד להשיב לקבוצת אנשי הקשר לאחר שהבעיה נפתרה ולכלול בהודעה את הפתרון. כך, אנשים אחרים בקבוצת אנשי הקשר יוכלו להתייחס לפתרון זה.

כיצד לנתב אנשים

אם מישהו שולח הודעה לקבוצת אנשי קשר שאתה חבר בה, ואדם אחר או קבוצת אנשי קשר אחרת יוכלו לענות על ההודעה בצורה טובה יותר, בצע את הפעולות הבאות:

  • השב עם קבוצת אנשי הקשר המתאימה או האדם המתאים בשורה אל.

  • הגדר שהתשובות יישלחו לקבוצת אנשי הקשר המתאימה או לאדם המתאים.

  • אל תכלול את קבוצת אנשי הקשר המקורית בשורה עותק מוסתר, מאחר שההודעה שלך לא תסונן לפי הכללים של אנשים אחרים. במקום זאת, השאר את קבוצת אנשי הקשר בשורה אל או עותק.

  • אם עברת לתפקיד חדש ואתה מוצא את עצמך מנתב אנשים מחדש על בסיס קבוע, הגדר שלב מהיר.

כיצד להסיר את עצמך מקבוצת אנשי קשר

אם אתה מקבל דואר מקבוצת אנשי קשר שאינך מעוניין להיות חבר בה, שלח הודעה למנהל הרשת או לבעלים של קבוצת אנשי הקשר ובקש שיסירו אותך. אל תשיב לקבוצת אנשי הקשר כולה. כדי למצוא את הבעלים של קבוצת אנשי הקשר, לחץ פעמיים על השם של קבוצת אנשי הקשר בשורה אל.

כיצד להשתמש בהערות מוטבעות

הוספת הערות מוטבעות להודעה שאתה מקבל היא דרך נוחה לענות על שאלות ולהגיב לבעיות באופן ישיר. מומלץ לבצע את הפעולות הבאות:

  1. בהודעה שלך, ציין שהוספת הערות מוטבעות. לדוגמה, כתוב "ראו הערות נוספות להלן".

  2. הבדל בין הטקסט שלך להודעה המקורית. להלן כמה הצעות:

    • שינוי צבע הגופן.

    • הוספת השם שלך או ראשי התיבות שלך בהתחלה בסוגריים מרובעים, לדוגמה, [אורי איטון].

      תמונה

    • שינוי הגופן לנטוי או מודגש או שניהם.

  3. אל תמחק משהו שלא אתה כתבת.

אם אתה מעוניין להעיר רק על חלק קטן מהודעה ארוכה, העתק קטע זה של ההודעה לתגובה שלך, תוך שימוש בצבע שונה והוספת מירכאות לציטוט, ולאחר מכן הקלד את התגובה.

מתי להשתמש בעותק מוסתר

כאשר אתה מוסיף שם של נמען לתיבה עותק מוסתר בהודעת דואר אלקטרוני, עותק של ההודעה יישלח לנמען, אך שם הנמען אינו גלוי בפני הנמענים האחרים של ההודעה.

השתמש בתכונה 'עותק מוסתר' כדי להסיר אנשים מיותרים משיחת דואר אלקטרוני אם אתה סבור שאין עוד צורך שהם יקבלו את הדואר או אם נושא השיחה השתנה.

לדוגמה, אם אתה אחד מחמישה אנשים שקיבלו שאלה וברצונך לענות עליה, העבר את ארבעת האנשים האחרים לשורה עותק מוסתר וכתוב משהו כמו "עותק מוסתר נשלח לאברי, חגי, אלעד ויעל. להלן התשובה..." לאחר מכן, ההודעות יועברו רק בינך לבין השולח המקורי.

אל תשתמש ב'עותק מוסתר' כדי ליידע גורם חיצוני (כגון המנהל שלך) על הודעה רגישה. ייתכן שהנמען של העותק המוסתר לא יהיה מודע לכך שהוא קיבל עותק מוסתר, והוא עלול להשיב לכולם ולחשוף את העובדה שהוא קיבל עותק מוסתר של ההודעה. הדבר עלול להתפרש כהתנהלות חשאית ולא ראויה מצדך.

במקום להשתמש בעותק מוסתר כדי ליידע צד שלישי בנוגע לבעיה, העבר את ההודעה לאחר שאתה שולח אותה.

לראש הדף

לוח שנה ופגישות

מתי יש צורך בקביעת פגישה?

קבע פגישה כאשר:

  • קבוצה חדשה של אנשים עובדת יחד בפעם הראשונה.

  • למעלה מ- 10 הודעות ארוכות יחסית נשלחו הלוך ושוב בין כמה אנשים שונים.

  • יש צורך בדיון, סיעור מוחות או שיתוף פעולה.

  • קבע פגישה כאשר זו הדרך היעילה ביותר להתקדם, והבהר את מטרת הפגישה לפני שאתה קובע אותה.

מי להזמין

הזמן רק אנשים שצריכים להיות מעורבים. כל אדם נוסף שאתה מזמין לפגישה מוסיף למורכבות שלה והופך אותה לקשה יותר לניהול. מצד שני, אם צריך לקבל החלטה, ודא שכל בעלי העניין המרכזיים נוכחים, אחרת הפגישה תהווה בזבוז של זמן ומשאבים.

כיצד לבחור מועד לפגישה

היעזר במידע אודות מועדים פנויים/לא פנויים בלוח השנה כדי לבחור מועד שבו כולם יכולים להיפגש. השתמש במסייע התזמון כדי להציג את הזמינות של כל המשתתפים בפגישה.

הרשת של מועדים פנויים/לא פנויים מציגה את זמינות המשתתפים. קו אנכי ירוק מייצג את תחילת הפגישה. קו אנכי אדום מייצג את סיום הפגישה.

הרשת של מועדים פנויים/לא פנויים ב- outlook

כדי להציג את מסייע התזמון בעת יצירת בקשה לפגישה, בצע את הפעולות הבאות:

  • בכרטיסיה פגישה, בקבוצה הצג, לחץ על מסייע התזמון.

החלונית מאתר החדרים כוללת הצעות למועדים הנוחים ביותר לפגישה שלך (המועדים בהם מרבית המשתתפים זמינים). כדי לבחור מועד לפגישה, לחץ על הצעה למועד בחלונית מאתר החדרים במקטע מועדים מוצעים, או בחר מועד מהרשת של מועדים פנויים/לא פנויים.

חלונית 'מועדים מוצעים' עבור בקשה לפגישה

הערה:  אם החלונית מאתר החדרים אינה מופיעה, בכרטיסיה פגישה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מאתר החדרים.

הפקודה 'מאתר החדרים' ברצועת הכלים

אם אתה מוצא את עצמך יוזם פגישות על בסיס קבוע עם אותה קבוצה של אנשים, צור קבוצה בחלונית הניווט על מנת שתוכל לראות את המידע אודות מועדים פנויים/לא פנויים של אנשים אלה ביתר קלות. קבוצות אלה יכולות לכלול גם חדרים, מה שיכול להקל על מציאת חדר פנוי לפגישה.

כדי ליצור קבוצה של לוח שנה, בצע את הפעולות הבאות:

  • ב'לוח שנה', בכרטיסיה בית, בקבוצה נהל לוחות שנה, לחץ על קבוצות של לוח שנה ולאחר מכן לחץ על צור קבוצה חדשה של לוח שנה.

מתי להיפגש באופן אישי ומתי להיפגש מרחוק

מומלץ להיפגש באופן אישי אם:

  • זו הפעם הראשונה שקבוצה זו עובדת יחד.

  • פריטים שאינם אלקטרוניים יוצגו או יועברו בין המשתתפים.

  • זוהי פגישת סיעור מוחות.

  • זוהי פגישה הדורשת שיתוף פעולה אינטנסיבי.

  • לא לכולם יש טלפון, סמל office 2010 Office Live Meeting או את התוכנה או הציוד הדרושים לקיום פגישה אלקטרונית.

אחרת, מומלץ להשתמש ב- Live Meeting או בפגישה טלפונית.

עצה:  אם אתה צריך לנסוע למקום הפגישה, הקצה זמן לנסיעה לפגישה ומהפגישה בלוח השנה.

כיצד לטפל במסמכים קשורים

בעת ההכנה לפגישה, במקרים רבים יש מסמכים שיש לשתף לפני הפגישה או במהלכה.

סמל office 2010 אם כל המשתתפים מחוברים לרשת הארגונית, העבר את המסמכים לאתר SharePoint או לכונן רשת משותף.

סמל office 2010 אם אחד מהמשתתפים אינו שייך לחברה (לדוגמה, ספק שאין לו גישה לאינטרא-נט), שקול להשתמש ב- SharePoint Workspace.

אל תשלח קבצים מצורפים בבקשות לפגישה.

הכנת סדר יום: תן למשימות לעזור

  • הקטגוריה '@פגישה' היא המקום המרכזי לפריטי סדר יום   .

צור משימה יחידה, שייך אותה לקטגוריה '@פגישה', והגדר את תאריך ההתחלה או תאריך היעד לתאריך של הפגישה. ככל שמתקרב תאריך הפגישה ומצטברות נקודות לדיון, הוסף הערות, נקודות ורעיונות למשימה מיד כשהם צצים לך בראש. משימה זו תהפוך לסדר היום של הפגישה.

לאחר הפגישה, סמן את המשימה כמשימה שהושלמה וצור משימות חדשות עבור פריטי הפעולה שלך.

  • אם ברצונך לדון בקבוצת הודעות או בהודעה אחת בלבד...   

אם יש לך הודעה שברצונך לדון בה בפגישה, סמן הודעה זו בדגל של יום הפגישה וסמן אותה באמצעות הקטגוריה '@פגישה'.

אם יש יותר משלוש הודעות שברצונך לדון בהן, אל תסמן כל אחת מהן בדגל מכיוון שהן ימלאו את רשימת המשימות שלך בדברים לא נחוצים. במקום זאת, צור משימה חדשה עם השם של הפגישה; לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני וגרור את ההודעות למשימה (תוך כדי העתקה). שייך משימה זו לקטגוריה '@פגישה'.

  • אם אתה רוצה לפנות מקום נוסף למחשבות שלך...   

סמל office 2010 אם אתה משתף פעולה עם אנשים אחרים או אם אתה פשוט מעוניין לפנות מקום למחשבות שלך, שקול להשתמש במחברת של OneNote, שניתן לשתף אותה באמצעות אתר SharePoint או בשרת מקומי. OneNote 2010 מספק חוויה עשירה יותר של כתיבת הערות מאשר עבודה עם משימות של Outlook 2010.

במהלך הפגישה: כיצד לשתף פעולה

הכלי שישמש אותך לשיתוף פעולה במהלך הפגישה תלוי במיקום ובגישה של המשתתפים.

אם אתה משתף פעולה במסמך וכולם נמצאים באותו החדר, השתמש בתכונות 'מעקב אחר שינויים' ו'הערות' ב- Word.

סמל office 2010 אם אתה מציג מצגת וחלק מהאנשים נמצאים במיקום מרוחק, השתמש בתכונות הפגישה המקוונת והצ'אט של Microsoft Lync, או אם מדובר בפגישות פחות רשמיות, צרף את כולם באמצעות צ'אט קבוצתי של Microsoft Lync ושתף את שולחן העבודה שלך או צג שני:

החלון microsoft lync עם אפשרויות שיתוף מסך

סמל office 2010 אם ברצונך לשתף פעולה בצורה מאולתרת יותר, תוכל להשתמש ב- OneNote כדי לרשום הערות יחד עם אנשים נוספים במחברת אחת. אם המחברת אינה מחברת משותפת, שלח את ההערות בהודעה לאחר הפגישה.

סמל office 2010 אם אתה רושם הערות או פרוטוקול עבור הפגישה, תוכל גם להשתמש ב- OneNote כדי להוסיף את פרטי הפגישה מ- Outlook לתוך ההערות שלך. לאחר הפגישה, באפשרותך לשלוח את ההערות שלך למשתתפים כהודעה.

כיצד לסיים פגישה חוזרת

לאחר תום סידרה של פגישות, במקום לבטל את הפגישה, פעולה אשר תביא להסרת כל המופעים ההיסטוריים של הפגישה, שנה את תבנית המופע החוזר כך שתסתיים במופע האחרון של הפגישה. לשם כך, לחץ על לחצן 'מופע חוזר' ושנה את תאריך הסיום.

מתי וכיצד לשתף את לוח השנה שלך

ייתכן שלא תצטרך לשתף את לוח השנה שלך, מאחר שכל אדם בארגון שלך יכול לראות מתי אתה פנוי או לא פנוי, אך אינו יכול בהכרח לראות את התוכן או את הנושא של הפגישות והפעילויות. עם זאת, באפשרותך לשתף בקלות את לוח השנה שלך עם חברי הצוות שלך אם תרצה שהם יוכלו לראות את כל הפגישות והפעילויות שלך.

כדאי שמישהו אחר ינהל את לוח השנה שלך מטעמך, לדוגמה, עוזר שיכול לקבל או לדחות פגישות עבורך. במקרה זה, באפשרותך להעביר את לוח השנה שלך לנציג. אם אתה מעביר את לוח השנה שלך לנציג, בחר אדם אחד בלבד: אל תהפוך את כולם לנציגים של לוח השנה שלך. מינוי יותר מנציג אחד עלול לגרום לשגיאות בלוח השנה שלך.

סמל office 2010 צור לוח שנה של SharePoint לפעילויות קבוצתיות שלכולם יש גישה אליו, במקום לשתף את לוח השנה שלך. לדוגמה, צור לוח שנה באתר SharePoint כדי לעקוב אחר לוחות זמני החופשה של הקבוצה.

שלח את לוח השנה שלך בהודעה כאשר אתה קובע פגישות עם אנשים שאין להם אפשרות לראות את המידע לגבי המועדים הפנויים/לא פנויים שלך, כגון אנשים מחוץ לחברה.

הערה:  השיתוף של לוח השנה שלך תלוי בגירסה של Microsoft Exchange Server שפועלת במערכת שלך, ובאופן שבו מנהל המערכת הגדיר את תצורת השרת.

לראש הדף

אנשי קשר

מתי להשתמש באנשי קשר של Outlook 2010 בסביבה ארגונית

גם אם אתה עובד בחברה שיש בה רשימת כתובות כללית, יהיו מקרים שבהם תרצה לשמור איש קשר ב- Outlook 2010. צור אנשי קשר עבור:

  • אנשים מחוץ לחברה.

  • אנשים שאתה מעוניין לזכור משהו שקשור אליהם או להוסיף מידע לכרטיס איש הקשר שלהם, כגון יום ההולדת שלהם.

  • אנשים שברצונך לסנכרן עם הטלפון הנייד שלך, במיוחד אם הטלפון שלך אינו מחובר לפנקס הכתובות הארגוני, או במקרים שבהם אין לך קישוריות.

מתי ליצור קבוצת אנשי קשר ב- Outlook 2010

צור קבוצות אנשי קשר (נקראו בעבר 'רשימות תפוצה אישיות') ב- Outlook 2010 כאשר ברצונך להקל על שליחת הודעות לקבוצת אנשים מחוץ לארגון. עבור כל הקבוצות בתוך הארגון, צור קבוצת אנשי קשר ציבורית (שאל את מנהל ה- IT כיצד לבצע פעולה זו).

לראש הדף

שאלות נפוצות

מהם שלבים מהירים?

'שלבים מהירים', תכונה חדשה ב- Outlook 2010, מאפשרת לך לבצע פעולות מרובות בלחיצה אחת. זהו כלי שימושי שיעזור לך לשמור על תיבת דואר נכנס נקייה ולעבוד ביעילות רבה יותר באופן כללי בעת השימוש ב- Outlook. בכל פעם שאתה מוצא את עצמך מבצע כמה פעמים אותם שלבים ב- Outlook, נסה ליצור שלב מהיר.

הערה:  שלבים מהירים חלים רק על פריטי דואר (לדוגמה פריטים בתיבת הדואר הנכנס שלך).

מדוע כדאי להציג את חלונית הקריאה בצד ימין ולא למטה (או לבטל אותה)?

קל יותר לקרוא עמודה ארוכה יותר של טקסט צר מאשר מקטע קצר יותר של טקסט רחב. הסיבה לכך היא שקל יותר להזיז את העיניים כלפי מטה מאשר מימין לשמאל למרחקים ארוכים, מה שיכול לאלץ אותך להזיז את הראש והצוואר ולהוביל לעייפות. עדיף להשאיר את חלונית הקריאה פתוחה, על מנת שלא יהיה צורך לפתוח כל הודעה כדי לקרוא את התוכן שלה.

מה לעשות עם תיקיות שאין לי עוד צורך בהן?

ברשימת התיקיות של חלונית הניווט רצוי שיהיו תיקיות שאתה משתמש בהן לעתים קרובות. אם הרשימה מלאה בתיקיות שאתה אפילו לא מזהה, העבר את כל הדואר לתיקיית העיון ומחק את התיקיות הקיימות.

כיצד ניתן לצבוע את כל ההודעות שנשלחות רק אלי בכחול?

  1. בכרטיסיה תצוגה, בקבוצה תצוגה נוכחית, לחץ על הגדרות תצוגה.

הפקודה 'הגדרות תצוגה' ברצועת הכלים

  1. בתיבת הדו-שיח הגדרות תצוגה מתקדמות, לחץ על עיצוב מותנה.

תיבת הדו-שיח 'הגדרות תצוגה מתקדמות'

  1. בתיבת הדו-שיח עיצוב מותנה, לחץ על הוסף.

  2. בתיבה שם, הקלד אני ולאחר מכן לחץ על גופן.

  3. בתיבת הדו-שיח גופן, תחת צבע, לחץ על כחול ולאחר מכן לחץ על אישור.

  4. בתיבת הדו-שיח עיצוב מותנה, לחץ על תנאי.

  5. בתיבת הדו-שיח סינון, בחר את תיבת הסימון המקום שבו אני נמצא לצד האדם היחיד בשורה 'אל' ולאחר מכן לחץ על אישור בכל תיבת דו-שיח פתוחה.

מתי כדאי להשתמש בתצוגת שיחה?

תצוגת שיחה שימושית כאשר:

  • אתה בודק את ההודעות שלך לעתים רחוקות יותר, ולכן עליך להציג כמות גדולה יותר של הודעות בכל פעם.

  • יש לך רצפי תגובות רבות של הודעות עם דיונים מתמשכים רבים.

  • עליך לראות את ההקשר של מי השיב למי.

  • אתה מקבל הודעות רבות.

על-ידי הצגת ההודעות שלך בתצוגת שיחה, באפשרותך לראות בקלות אילו שיחות כוללות את הדיונים המתמשכים ביותר. במקרים שכאלה, מומלץ לקרוא ולהגיב רק להודעה האחרונה בשיחה. ניתן גם לבחור שיחה שלמה ולבצע בה פעולות. לדוגמה, תיתכן סידרת הודעות ארוכה שבהודעה האחרונה בה כתוב פשוט, "תודה, ענית לי על השאלה", כך שאתה יכול פשוט למחוק את השיחה כולה.

ניתן גם לראות הודעות מתיקיות אחרות כאשר אתה בתצוגת שיחה, אפשרות שימושית מאוד בעת קבלת הודעה חדשה בשיחה ארוכה - תוכל לראות את ההיסטוריה כולה, כולל התגובות.

האם כדאי לשמור הודעות אישיות והודעות עסקיות יחד?

הפחתת מספר המקומות שבהם אתה קורא הודעות לא חייבת לשלב הודעות אישיות והודעות עסקיות. מומלץ לנהל חשבונות דואר נפרדים עבור תקשורת עסקית ועבור תקשורת אישית. עם זאת, מומלץ להפחית את מספר כתובות הדואר האלקטרוני שאתה עובד איתן. למרבה המזל, עם Outlook 2010, באפשרותך להציג חשבונות מרובים בו-זמנית. באפשרותך להציג את ההודעות של העבודה (Exchange Server) בקובץ נתונים אחד ואת חשבון Outlook.com (באמצעות Outlook Connector) ואת חשבון Gmail של Google בקובץ נתונים אחר, כל זאת, במסגרת עבודה באותו פרופיל ב- Outlook 2010.

כיצד להיעזר במצבים 'נקראה' ו'לא נקראה'?

המצבים 'נקראה' ו'לא נקראה' ב- Outlook 2010 עוזרים לך משום שהם מציינים בפניך במהירות אילו הודעות נקראו לפחות פעם אחת ואילו הודעות לא נקראו כלל. עם זאת, ניתן להפעיל בקלות את מצבי ההודעות 'נקראה' ו'לא נקראה' על-ידי לחיצה על אזור ההודעות, כך שלא מדובר בתיעוד מושלם - אלא רק בכלי.

כדי לסמן במהירות הודעה כהודעה שנקראה, הקש על קיצור המקשים Ctrl+Q. כדי לסמן אותה כהודעה שלא נקראה, הקש Ctrl+U.

מדוע לא ניתן להסתמך רק על המצבים 'נקראה'/'לא נקראה'?

אנשים מסוימים מנסים להשתמש במצבים 'נקראה' ו'לא נקראה' כדי לציין אם מדובר בהודעה חדשה או בפריט לעיון. אך המצב 'לא נקראה' אינו מהימן, מכיוון שמיד עם המעבר מההודעה (בעת לחיצה על הודעה אחרת), ההודעה מסומנת באופן אוטומטי כ'נקראה', ולעתים קרובות מדי מכשירים אחרים (טלפונים, לדוגמה) מסמנים הודעות כהודעות שנקראו. באופן בלתי נמנע, הודעות ייקראו מחדש, וכך תצטרך להשקיע מחדש אנרגיה בניסיון להבין מה עליך לקרוא. השימוש במצבים 'נקראה'/'לא נקראה' בתור "החיץ" המפריד בין פריטים בתיבת הדואר הנכנס שהם "משימות" לבין פריטים שפשוט טרם עובדו מאבד מהשפעתו כאשר אתה מקבל הודעות רבות, שחלקן לעולם לא תקרא מאחר שאתה יכול לראות לפי הנושא שאינך צריך לקרוא אותן. לניהול יעיל יותר של תיבת הדואר הנכנס, מומלץ לעבור על ההודעות שלך ולהחליט מה לעשות עם כל אחת מהן. לאחר מכן עליהן לצאת מתיבת הדואר הנכנס שלך - ולא להישאר במצב 'לא נקראה'.

מדוע עלי לתייק את ההודעות שלי?

מומלץ לנהל מאגר מרכזי עבור ההודעות שלך, כדי שתוכל לעיין בהן לאחר ש"טיפלת" בהן. אם יש לך מספר מוגבל של תיקיות לחפש בהן (1-עיון ו2-אישי), אינך צריך לדאוג לגבי תיוק לא נכון של הודעה, ואינך צריך להעתיק את ההודעה לתיקיות מרובות אם היא חלה על כמה נושאים או על כמה פרוייקטים.

אין זה אומר שאין צורך לעיין בהודעות שנמצאות כולן בנושא אחד או בפרוייקט אחד. Outlook 2010 מספק כלים טובים יותר - כגון קטגוריות ותיקיות חיפוש - כך שניתן לחפש ביעילות.

מדוע כדאי שתהיה לי תיקיה אחת בלבד לחומר לעיון?

עם תיקיה יחידה, אינך צריך לתהות אילו הודעות נמצאות באיזו תיקיה, ואתה יודע שכל ההודעות שנמצאות בתיקיה זו הן הודעות שקראת בעבר ורצית לשמור אותן.

תיקיות מרובות פירושן שבכל פעם שאתה מתייק הודעה, אתה נאלץ להחליט באיזו תיקיה להשתמש. העניין נעשה מורכב עוד יותר אם לכל הודעה יכולה להתאים יותר מתיקיה אחת. מאחר שתיקיות רבות אינן בשימוש כאשר יש אפשרויות בחירה מרובות, הדבר יוצר עומס.

אף על פי שנדמה שהשארת כל ההודעות בתיבת הדואר הנכנס היא עניין חשוב, בכל פעם שאתה מסתכל על הודעה ותוהה, "האם זה משהו שאני צריך לטפל בו או שזה רק כאן לעיון?" אתה משלם מחיר נסתר כלשהו. תוכל ליהנות משקט נפשי אם תדע שתיבת הדואר הנכנס שלך מכילה רק הודעות חדשות. תיבת הדואר הנכנס שלך היא מקום שאנשים אחרים יכולים לשלוט בו; לעומת זאת, רק אתה קובע אילו הודעות אתה מעביר לתיקיית העיון שלך.

מדוע יש צורך בתיקיות שונות עבור קבוצות אנשי קשר?

  • סמל ארכיון תדירות שונה של אחסון בארכיון    מומלץ לנהל תיקיות שונות עבור קבוצות אנשי קשר שונות על סמך הנושא והתדירות של האחסון האוטומטי בארכיון. לדוגמה, אם אתה חבר בקבוצת אנשי קשר של תורנות רכב, יש למחוק את ההודעות בתיקיה תורנות רכב על בסיס יומי. הודעות של קבוצת אנשי קשר העוסקת בנושא הקשור לעבודה יש לאחסן בתדירות נמוכה יותר, למשל מדי שנה.

  • קיבוץ שיחות יעיל    כאשר יש לך תיקיות נפרדות לקבוצות אנשי קשר לפי נושאים, באפשרותך לראות שיחות שלמות מקובצות יחד. בעת הצורך, באפשרותך לחפש ביעילות בתוך כל תיקיה.

מדוע אני זקוק לתיקיות נפרדות עבור קבוצות אנשי קשר ועבור RSS?

הודעות הנשלחות לרשימות תפוצה גדולות ולהזנות RSS עלולות ליצור בקלות עומס בתיבת הדואר הנכנס שלך. התייחס לזרימות מידע אלה כשם שהיית מתייחס לעיתון גדול - ייתכן שתמצא שם מאמר שימושי או מעניין, אך קריאת העיתון כולו תימשך זמן רב. הנח לכללים לעזור לך לקרוא את ההודעות שמעניינות אותך ושנוגעות לך.

אילו קבוצות אנשי קשר צריכות לעבור לתיקיה במקום לתיבת הדואר הנכנס שלי?

רצוי להגדיר כלל וליצור תיקיה עבור רשימות התפוצה הבאות:

  • רשימות המקבלות כמות גדולה של הודעות.

  • רשימות המופנות לאנשים רבים.

לא מומלץ להעביר לתיקיה הודעות ברמת החברה הכוללות חדשות חשובות (לדוגמה, מהמנכ"ל) והודעות ממחלקת ה- IT אודות זמני השבתה של השרת. מומלץ להגדיר כלל וליצור תיקיה עבור הודעות לקבוצת אנשי קשר שרק מדי פעם מכילות תוכן שימושי או מעניין, ללא קשר לתדירות.

כיצד להגדיר כללים עבור RSS?

אם אתה נרשם לכמה הזנות RSS, התייחס אליהן כפי שאתה מתייחס לרשימות תפוצה. העבר את פריטי ה- RSS המעניינים (בהתבסס על מילות מפתח) לתיבת הדואר הנכנס; אחרת, אפשר תיוק אוטומטי שלהם בתיקיות RSS.

מה אם יש לי מדיניות שמירה או ארכיון מקוון של Exchange Server?

השתמש בפתרון של הארגון שלך במקום בארכיון האוטומטי, וכמו תמיד, פעל בהתאם למדיניות הארגון שלך. אם המדיניות הארגונית מכתיבה שיש לנהל תיקיות מרובות עבור כל סוג פריט, פעל בהתאם למדיניות זו.

כיצד להגדיר את הכלל "תשובות אוטומטיות"?

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על ניהול כללים והתראות.

  3. בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, לחץ על כלל חדש.

  4. באשף הכללים, תחת התחל מכלל ריק, בחר החל את הכלל על הודעות שאני מקבל ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. תחת שלב 1, בחר את תיבת הסימון עושה שימוש בטופס שם טופס. (ייתכן שיהיה עליך לגלול כלפי מטה כדי למצוא אפשרות זו.)

  6. תחת שלב 2, לחץ על שם טופס ולאחר מכן בחר תגובה של קבלת פגישה ותגובה של קבלת פגישה באופן לא סופי. לאחר שתוסיף את שני הטפסים, לחץ על סגור ולאחר מכן על הבא בחלון הראשי אשף הכללים. הקפד לבחור בטפסי יישומים מהרשימה בחלק העליון של תיבת הדו-שיח, אחרת אתה עלול להחמיץ את תגובה של קבלת פגישה ותגובה של קבלת פגישה באופן לא סופי.

תיבת הדו-שיח 'בחירת טופס'

  1. בחר את החריגה הבאה: אלא אם גוף ההודעה מכיל מילים ספציפיות.

  2. בשלב 2, לחץ על מילים ספציפיות, הקלד רווח ולאחר מכן לחץ על הוסף ועל אישור.

  3. לחץ על סיום.

כיצד להגדיר את הכלל "אל: אני"?

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על ניהול כללים והתראות.

  3. בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, לחץ על כלל חדש.

  4. באשף הכללים, תחת התחל מכלל ריק, בחר החל את הכלל על הודעות שאני מקבל ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. בחר בתיבת הסימון כאשר שמי מופיע בתיבה אל או בתיבה עותק ולאחר מכן לחץ על הבא.

  6. בחר את התנאי הפסק עיבוד של כללים נוספים (ייתכן שיהיה עליך לגלול כלפי מטה כדי למצוא אפשרות זו), ולאחר מכן לחץ על סיום.

כיצד להגדיר את הכלל "הזמנות לפגישה שנשלחות אל תיבת הדואר הנכנס"?

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על ניהול כללים והתראות.

  3. בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, לחץ על 'כלל חדש'.

  4. באשף הכללים, תחת התחל מכלל ריק, בחר החל את הכלל על הודעות שאני מקבל ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. בחר את התנאי המהווה הזמנה או עדכון לפגישה (ייתכן שיהיה עליך לגלול כלפי מטה כדי למצוא אפשרות זו), ולאחר מכן לחץ על הבא.

  6. בחר את הפעולה הפסק עיבוד של כללים נוספים (ייתכן שיהיה עליך לגלול כלפי מטה כדי למצוא אפשרות זו), ולאחר מכן לחץ על סיום.

כיצד להגדיר את הכלל "דחה פריטים שנשלחו"?

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על ניהול כללים והתראות.

  3. בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, לחץ על כלל חדש.

  4. באשף הכללים, תחת התחל מכלל ריק, בחר החל את הכלל על הודעות שאני שולח ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. לחץ על הבא שוב, על מנת להחיל כלל זה על כל הודעה שאתה שולח.

  6. בחר באפשרות דחה את המסירה במספר דקות.

  7. בשלב 2, לחץ על מספר ולאחר מכן לחץ על אישור בתיבת הדו-שיח מסירה דחויה. (התיבה דקות מציגה 1 כערך ברירת המחדל.)

  8. לחץ על הבא.

  9. בחר את החריגה הבאה: אלא אם ההודעה מסומנת כהודעה בעלת חשיבות.

  10. בשלב 2, לחץ על חשיבות ולאחר מכן בחר חשיבות גבוהה.

  11. לחץ על הבא ותן לכלל זה את השם פריטים שנשלחו.

  12. לחץ על סיום.

הערה:  זהו כלל של לקוח בלבד, כלומר הוא לא עובד כאשר Outlook 2010 אינו פועל.

כיצד להגדיר את הכלל "רשימות תפוצה"?

צור כלל עבור כל רשימת תפוצה או קבוצת אנשי קשר שאתה חבר בה ושאינך חייב לקרוא כל הודעה שלה.

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על ניהול כללים והתראות.

  3. בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, בכרטיסיה כללי דואר אלקטרוני, לחץ על כלל חדש.

  4. באשף הכללים, תחת שמור על הסדר, בחר העבר לתיקיה הודעות ממשתמש מסוים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. בחר בתיבת הסימון מתוך אנשים או קבוצה.

  6. בשלב 2, לחץ על אנשים או על קבוצה ציבורית, הוסף את קבוצת אנשי הקשר ולאחר מכן לחץ על הבא.

  7. בחר בתיבות הסימון העבר את ההודעה אל התיקיה שצוינה והפסק עיבוד של כללים נוספים. (ייתכן שיהיה עליך לגלול כלפי מטה כדי למצוא אפשרות זו.)

  8. בשלב 2, לחץ על ציין ובחר את התיקיה של רשימת התפוצה המתאימה ולאחר מכן לחץ על הבא.

  9. בחר את החריגות הבאות: אלא אם שמי מופיע בתיבה אל או בתיבה עותק ואלא אם הנושא או גוף ההודעה מכילים מילים ספציפיות.

  10. בשלב 2, לחץ על מילים ספציפיות והקלד את כל מילות המפתח שיעוררו בך רצון לקרוא את ההודעה. לדוגמה, אם אתה חבר ברשימת תפוצה שעוסקת בבעיות כלליות, אך יש כמה בעיות שרק אתה מטפל בהן, הזן מילות מפתח עבור הבעיות שבתחום אחריותך. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

  11. לחץ על סיום.

עצה:  אם אתה לא רואה הצדקה לכך שהודעת דואר אלקטרוני שנשלחת לקבוצת אנשי קשר זו תישלח לתיבת הדואר הנכנס שלך, שקול לבקש להסיר אותך מקבוצת אנשי הקשר.

הערה:  חזור על שלבים 2 עד 10 עבור כל קבוצה של רשימות תפוצה (כלל אחד לכל תיקיה).

מדוע עלי להשתמש בכללים?

עם הזמן, סביר להניח שתקבל עוד ועוד הודעות. לא תוכל לקרוא כל הודעה שאתה מקבל - וגם אין צורך שתנסה. במקום זאת, פשוט קרא את ההודעות שחשוב לך לקרוא. כללים יעזרו לך לתת עדיפות להודעות חשובות ולהימנע מהסחות דעת.

עצה:  רק משום שהודעה נשלחה אליך (או לרשימת תפוצה שאתה רשום אליה), אין זה אומר שאתה חייב לקרוא אותה או שמצפים ממך להגיב לה.

אילו תאריכים מגדירים הדגלים

שלב מהיר

הפעולה המבוצעת

מתי להשתמש בה

היום

היום

היום

מחר

מחר

מחר

השבוע

יומיים מרגע זה או ביום האחרון של שבוע העבודה, הראשון מביניהם. (עם הגדרות ברירת המחדל, ביום ראשון, זה יהיה יום שלישי; ביום רביעי, זה יהיה יום שישי.)

ביום האחרון של שבוע העבודה

בשבוע הבא

ביום הראשון של שבוע העבודה הבא

ביום האחרון של שבוע העבודה הבא

מה לעשות עם משימות ועם דואר המסומן בדגל מלפני שנים בשורת המשימות לביצוע?

אם אינך משתמש במשימות או בדגלים באופן פעיל למטרה כלשהי, בחר את כל הפריטים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן בחר 'מחק'. פעולה זו תמחק משימות ישנות ותסיר את הדגל מהודעות ומאנשי קשר המסומנים בדגל מבלי למחוק את הפריטים.

מה לעשות עם קטגוריות שאינן בשימוש?

מחק את כל הקטגוריות שאין בכוונתך להשתמש בהן. אותה קבוצת קטגוריות חלה על כל הפריטים. לכן, אם אתה משתמש בקטגוריה עבור אנשי קשר, שמור אותה.

מהי הדרך הטובה ביותר לבחור צבעים?

בעת יצירת קטגוריות צבעים, השקע מחשבה בבחירת הצבעים שלך. לדוגמה, אל תבחר באותו צבע עבור @טלפון ועבור @דואר אלקטרוני, אך בחר צבעים דומים (גוונים של ירוק, למשל) לכל קטגוריות 1:1 שלך. במשך הזמן, תוכל להסתכל על רשימת המשימות שלך ולקבוע רק לפי הצבע אם המשימה ניתנת לביצוע כעת. לדוגמה, אם @בית צבוע בסגול ואתה בעבודה, אינך יכול לבצע את המשימות הסגולות.

מדוע כדאי לקבוע זמן לעצמי?

על-ידי קביעת זמן לעצמך בלוח השנה, המידע אודות מועדים פנויים/לא פנויים שלך יתעדכן וקיימת סבירות נמוכה יותר לכך שאנשים יזמנו אותך לאותו זמן. אם לוח השנה שלך עמוס, זו עשויה להיות הדרך היחידה שלך להקצות זמן לביצוע עבודתך.

כך אתה גם מתחייב לביצוע העבודה - אם הכנסת את זה ללוח השנה שלך, עליך להיות מחויב לבצע את העבודה במועד שנקבע. אם מישהו אחר קובע פגישה במועד המתנגש עם הזמן המוקצה לעבודה שלך, הקפד להקצות לעצמך זמן חדש. אל תרמה את עצמך!

כיצד לטפל ב- 10,000 ההודעות בתיבת הדואר הנכנס שלי?

אם יש לך יותר מ- 20 פריטים בתיבת הדואר הנכנס שלך, עבד את ההודעות שקיבלת בשבוע האחרון ולאחר מכן בחר את ההודעות הנותרות והעבר אותן לתיקיה 1-עיון. כן, אתה יכול לעשות את זה. ואחר כך תרגיש נהדר.

מדוע אני מקבל הודעות רבות כל כך?

אם אתה מרגיש שאתה מוצף בהודעות, אתה כנראה מקבל יותר הודעות מכפי שאתה מסוגל לטפל, וייתכן שתצטרך להגדיר כללים מחמירים יותר. נסה לנתח את מקורות ההודעות שלך על-ידי סידור ההודעות לפי מאת וכיווץ כל הכותרות. האם אתה קורא הודעות של קבוצות אנשי קשר שאין לך צורך לקרוא? אם כן, צור כלל. אם שינית את התצוגה, אל תשכח לשנות אותה בחזרה!

יש לי 10 דקות: מה כדאי לקרוא תחילה בתיבת הדואר הנכנס שלי?

אם אתה ממהר, למשל, אם אתה בין פגישה לפגישה, תוכל לקרוא את ההודעות שמופיעות בצבע כחול - אלה ההודעות שנשלחו אליך ישירות. לעתים קרובות האנשים ששלחו לך הודעות אלה ממתינים לתשובה ממך לפני שהם עוברים לשלב הבא, ולכן אלה ההודעות החשובות ביותר.

באיזו תדירות עלי לקרוא את ההודעות שלי?

אצל רובנו, קריאת הודעות היא פעולה ממכרת. הקדש 20 דקות בבוקר למעבר על ההודעות שלך, ולאחר מכן התמקד בסקירה יומית של רשימת המשימות שלך. לאחר מכן המשך בשגרת יומך! הגבלת הזמן שאתה מקדיש לקריאת הודעות לפעם אחת בבוקר ופעם אחת בסוף היום יכולה לשפר את היעילות שלך באופן משמעותי. נסה ליישם את השיטה הזו במשך שבוע שלם ותיווכח בעצמך.

כיצד ניתן לנהל משימות מורכבות?

סמל office 2010 משימות מסוימות דורשות תכנון נרחב יותר. עבור משימות אלה, השתמש ב- OneNote. לדוגמה, אם אתה מתכנן פרוייקט עם שלבים מרובים, משימות מקוננות וכן הלאה, OneNote הוא כלי מתאים יותר.

אם ברצונך רק לזכור כמה משימות קשורות, רשום אותן בגוף המשימה. אם קיימות הודעות קשורות, גרור אותן לתוך המשימה.

האם כדאי לשמור משימות אישיות ומשימות עסקיות יחד?

במידת האפשר, שמור את המשימות האישיות ואת המשימות העסקיות שלך במקום אחד. ניהול רשימה אחת מצמצם את מספר המקומות שעליך לעיין בהם כדי לראות מה עליך לעשות. גם אם כבר יש לך רשימה אחת בלבד, השתמש בקטגוריות כדי למיין את המשימות שלך למשימות אישיות ומשימות עסקיות ולנהל את הרשימה שלך ביעילות. המשימות האישיות שלך יאוחסנו ב- Exchange Server של החברה וייתכן שהן יהיו גלויות למחלקת ה- IT. לכן, הוסף לרשימה רק משימות אישיות מתאימות.

למה לא לשמור את המשימות בראש שלי?

שמירת משימות בראש היא לא פתרון. תרגיש משוחרר יותר אם תסמוך על Outlook 2010 לניהול מעקב אחר המשימות שלך, במקום על הראש הטרוד שלך. באפשרותך להפסיק להטריד את המוח שלך בתזכורות לגבי המשימות שלך ("טוב, אל תשכח לשלוח לדני הודעה בקשר לתבניות, לשלוח לדני הודעה בקשר לתבניות...") ולהתמקד בפעילויות שעליך לבצע.

מדוע כדאי לשמור את המשימות שלי ב- Outlook 2010?

מדוע רשימת משימות ב- Outlook 2010 יעילה יותר מרשימה הכתובה על נייר:

  • לא ניתן לעדכן באופן אוטומטי רשימות הכתובות על נייר.

  • לא ניתן לסדר מחדש בקלות רשימות הכתובות על נייר.

  • באפשרותך להשתמש ב- Outlook Web App להצגת רשימת המשימות שלך מכל מקום.

  • סמל office 2010 Outlook 2010 משתלב עם OneNote 2010, עם Microsoft SharePoint Server ועם הטלפון/המכשיר הנייד שלך.

  • ניתן לאבד בקלות רשימות הכתובות על נייר.

מתקדם: כיצד ניתן ליצור תיקיית חיפוש עבור הודעות דואר אלקטרוני?

באפשרותך ליהנות מגישה נוחה לקבוצות של הודעות בנושא מסוים עבור פגישה. צור קטגוריה עבור הפגישה שלך ולאחר מכן צור תיקיית חיפוש עם הקריטריונים הבאים: <שם> קטגוריה ו'לא הושלמה' ו'מפרק זמן מסוים'. בעת קבלת הודעות בנושא זה, סמן אותן באמצעות הקטגוריה. בעת הפגישה, סמן הודעות שדנת בהן עם המשתתפים כהודעות שהושלמו.

לראש הדף

חומרי עזר

המקורות הבאים כוללים תפיסות עולם וספרים רבים ומצוינים בנושא ניהול זמן:

ספרים ומשאבים אחרים

משאבים מקוונים נוספים

לראש הדף

אודות המחברת

מליסה מקבת' היא מנהלת תוכניות בכירה בקבוצת המוצרים של Office ב- Microsoft. היא עבדה על כמה תכונות לניהול זמן עבור Outlook, כולל שורת המשימות לביצוע, הדגלים, סימון בדגל בשליחה ורשימת המשימות היומית. היא מתגוררת בסיאטל ונהנית לעסוק בגינון.

לראש הדף

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×