שיטות עבודה מומלצות עבור שליחת ודיווח על עבודה בפועל

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

ארגונים בוחרים לעקוב אחר עבודה המתבצעת על-ידי משאבים בדרכים רבות. Microsoft Project Server 2010 תומך בגמישות עבור צרכי המעקב המשתנים של ארגונים. ארגונים מסוימים דורשים שהעבודה שתוגש על-ידי משאבים תוקלט על בסיס יומיומי, במיוחד אם העבודה בפועל משמשת לחיוב, משכורות או מטרות פיננסיות אחרות. ניתן להשתמש ב- Project Server 2010 כדי ללכוד את העבודה בפועל שהוגשו על-ידי משתמשים. ארגונים מסוימים בוחרים להעביר עבודה בפועל למערכות אחרות של תכנון משאבים ארגוניים (ERP) ומערכות דיווח. לדוגמה, ארגון עשוי לבחור להשתמש ב- Project Server 2010 כדי ללכוד עבודה בפועל, אך לאחר מכן להעביר את העבודה בפועל לכלי חשבונאות כדי להסיע את החשבונית ללקוחות פנימיים וחיצוניים.

מאחר ש-Project Server עוזר לך לנהל פרוייקטים, ניתן ללכוד את העבודה בפועל בדרכים מרובות, והוא מוצג באופן שבו הופך אותו לשימושי ביותר עבור המשתמש שניגש אליו. לדוגמה, בגליון הזמנים המוקד נמצא בנתונים המוזנים על-ידי המשתמש על בסיס של יום אחד (או לכל היותר), בעוד שבלקוח Microsoft Project המוקד נמצא בפעילות המצטברת, או הסקלרית, הערך לעבודה שהושלם ונותר בפעילות כדי לסייע בתכנון.

מאמר זה מתאר את קבוצת שיטות העבודה המומלצות לשליחה ולדיווח על עבודה בפועל ב- Project Server 2010.

במאמר זה

1. השתמש במצב כניסה יחידה

2. הגן על עדכוני משתמשים

3. השתמש בעבודה בפועל שנשלחה מגליונות זמנים, במקום בתוכניות פרוייקט, לצורך דיווח ביחידות זמן עבודה

4. השתמש בקטגוריות של זמן מנהלי כדי לעקוב אחר עבודה שאינה עבודה בפרוייקט

5. סגור משימות לעדכונים, במקום להשתמש בשדות ' פרסום והזמנת הזמנות '

סיכום

תודות

1. השתמש במצב כניסה יחידה

הדרך הטובה ביותר לסייע לך לוודא שעבודה בפועל מאוכלסת כראוי במהלך Project Server 2010 היא להשתמש במצב כניסה יחידה ולהעניק למשאבים להזין רק עבודה בפועל באמצעות תצוגת גליון הזמנים .

כדי להפעיל מצב כניסה בודדת:

  1. בהפעלה המהירה, במקטע הגדרות , לחץ על הגדרות שרת.

  2. בדף הגדרות שרת , במקטע זמן וניהול משימות, לחץ על הגדרות גליון זמנים וברירות מחדל.

  3. במקטע מצב הזנה בודד , בחר את תיבת הסימון מצב כניסה יחידה .

אם הארגון שלך משתמש במצב כניסה יחיד, ייתכן שהוא מומלץ להסתיר את התצוגה ' פעילויות ' לחלוטין כדי שמשאבים יוכלו להזין רק עבודה בפועל באמצעות התצוגה ' גליון זמנים '. כאשר שתי התצוגות זמינות, משתמשים יכולים להזין עבודה בפועל באחת מהתצוגות, והנתונים ממשיכים להתקיים בשתי התצוגות. אם הארגון שלך מושך נתונים מגליונות זמנים כדי להסיע חיוב או משכורות, לדוגמה, הדרך הטובה ביותר היא לאפשר למשתמשים להזין עבודה בפועל בתצוגת גליון הזמנים . פעולה זו מקטינה את האפשרות להחליף באופן שגוי את האפשרות של עבודה בפועל אם משתמש יכול גם להזין עבודה בפועל בתצוגה ' משימות '.

חריגה מהפרקטיקה הטובה ביותר היא אם ישנם משאבי חומרים. בעלי ההקצאה עבור משאבי חומרים חייבים להזין זמן עבור משאבי חומרים אלה באמצעות התצוגה ' משימות '. אם הארגון שלך כולל בעלי הקצאה שמקליטים זמן עבור משאבי חומרים, התצוגה ' פעילויות ' אמורה להיות גלויה, ומשתמשים אמורים להיות מוזמנים להיכנס רק לעבודה בפועל עבור ההקצאות שלהם בתצוגת גליון הזמנים .

כדי להסתיר את התצוגה ' משימות ':

  1. בהפעלה המהירה, במקטע הגדרות , לחץ על הגדרות שרת.

  2. בדף הגדרות שרת , במקטע מראה ותחושה , לחץ על הפעלה מהירה.

  3. תחת הגדרת פרטי פריט תפריט, לחץ על התצוגה פעילויות , בעמודה שם .

  4. לחץ על לאבקישור תצוגה ברשימת הפעלה מהירה ולאחר מכן לחץ על אישור.

יש כמה הערות חשובות שעליך לשקול כאשר מצב כניסה יחידה מופעל בארגון שלך. נניח שגליון הזמנים של המשתמש מכיל שורה עבור מטלה מסוימת, והקצאה זו נמחקת. בפעם הבאה שהמשתמש יפתח גליון זמנים זה, השורה המשויכת להקצאה שנמחקה עשויה להיות מוסרת, בהתאם לתנאים הבאים:

  • אם הקו אינו מכיל ערכי משתמש, הוא מוסר.

  • אם עדכוני משתמשים אינם מוגנים, והשורה מכילה עבודה בפועל מאושרת, היא תוסר.

  • אם עדכוני משתמשים מוגנים, והשורה מכילה עבודה בפועל שאושרה, הקו נשאר בגליון הזמנים. עם זאת, אם גליון הזמנים המאושר מתאחזר, השורה תוסר.

  • אם השורה מכילה את העבודה בפועל שהוזנה בגליון הזמנים, אך היא עדיין ממתינה לאישור, השורה תוסר, גם כאשר עדכוני משתמשים מוגנים.

מנהלי פרוייקטים צריכים להשתמש בזהירות בעת מחיקה או שינוי של הקצאות, כדי לוודא שכל העבודה בפועל הוגשה מתבצעת בסקירה לפני השינוי או המחיקה. פעולה זו מסייעת להבטיח שנתונים חוקיים שהוזנו על-ידי המשתמש לא יאבדו. ניתן לשנות את ההקצאות באופן מפורש או מרומז בכל אחד מהתרחישים המפורטים להלן:

  • מנהל הפרוייקט מוחק באופן מפורש מטלה שעבורה קיימים עדכוני עבודה בפועל ממתינים.

  • תוכנית הפרוייקט המכילה את ההקצאה משוחזרת מהארכיון שלה.

  • תוכנית הפרוייקט המכילה את ההקצאה נמחקת.

  • תוכנית הפרוייקט המכילה את ההקצאה מוחלפת, תוך שימוש בפונקציונליות ' שמירה בשם ' ב- Microsoft Project 2010.

לראש הדף

2. הגן על עדכוני משתמשים

ארגונים מסוימים עשויים לבחור למנוע ממנהל פרוייקט לעדכן עבודה בפועל של חבר צוות בתוך הפרוייקט.

הערה:  מנהלי פרוייקטים אינם יכולים לעדכן את העבודה בפועל של משאב שנרשם בגליון זמנים.

אם הארגון שלך מעוניין לשמור ערכים המוזנים על-ידי משאבים עבור עבודה בפועל בגליונות הזמנים ולוודא שהערך משתקף בתוכנית הפרוייקט, העבודה הטובה ביותר היא להפעיל את התכונה ב- Project Server 2010 המגנה על עדכוני משתמשים.

כדי להגן על עדכוני משתמשים:

  1. בהפעלה המהירה, במקטע הגדרות , לחץ על הגדרות שרת.

  2. בדף הגדרות שרת , במקטע זמן וניהול משימות, לחץ על הגדרות פעילות ותצוגה.

  3. במקטע הגנה על עדכוני משתמשים , בחר את תיבת הסימון אפשר רק עדכוני פעילויות באמצעות משימות וגליונות זמנים .

בעת הגנה על עדכוני משתמשים, גליונות זמנים מחזיקים תמיד בדיוק מה שהמשתמש הזין לעבודה ביחידות זמן עבודה, והערכים הסקלריים בין גליונות הזמנים ותוכנית הפרוייקט תמיד עקביים. עם זאת, ההתפלגות של הערך הסקלרי ביחידות זמן עבודה עשויה להיות שונה במקצת בתוכנית הפרוייקט, מכיוון שהיא מתועדת לתכנון העבודה העתידי ולא לתחזוקה של ערכים היסטוריים של עבודה בפועל. מנגנון התזמון עשוי להתאים מספר עבודה בפועל ביחידות זמן עבודה כדי לשמור על עקביות בתוכנית.

לראש הדף

3. השתמש בעבודה בפועל שנשלחה מגליונות זמנים, במקום בתוכניות פרוייקט, לצורך דיווח ביחידות זמן עבודה

ניתן ללכוד עבודה בפועל באמצעות הלקוח Project 2010 (תוכנית פרוייקט) או גליונות זמנים. עם זאת, משתמשים רבים לוכדים רק עבודה בפועל ישירות מהמשאבים שלהם באמצעות גליונות זמנים, במיוחד אם הם מגינים על עדכונים בפועל כפי שתוארו בעבר. כאשר אתה משתמש בגליונות זמנים כדי לעקוב אחר הגשת הנתונים בפועל על בסיס יומי או שבועי, השיטה הטובה ביותר היא לדווח ישירות נגד העבודה בפועל שנלכדה בגליונות זמנים בעת סינכרון עם מערכות ERP ודיווח חיצוניות. נתוני גליון הזמנים מעובדים באופן ספציפי כדי להבטיח דיוק באופן היסטורי ולפי תקופה בדיוק כפי שהמשתמש הזין אותו, גם כאשר התנאים בתוכנית הפרוייקט השתנו.

בעוד שחישובים רבים מתבצעים בתוכנית פרוייקט, כגון עלות בהתבסס על תעריפי עלויות, ניתן לשכפל אותם בקלות באמצעות נתוני גליון זמנים. תוכנית הפרוייקט, לעומת זאת, מעבדת את נתוני העבודה בפועל (ונתונים אחרים של לוח זמנים) עם דגש על תכנון עבודה עתידי (ניתוחים וחישובי ערך מזוכה). לכן, ייתכן שיהיו נסיבות שבהן הערך שהוזן על-ידי המשתמש בגליון הזמנים אינו מתאים בדיוק לאותו ערך בתוכנית הפרוייקט ליום ספציפי. עם זאת, הערך המצטבר הכולל, או הסקלרי, הערך עבור ההקצאה יהיה עקבי בין תוכנית הפרוייקט לבין גליון הזמנים כאשר נתונים בפועל מוגנים מופעלים.

אם אתה מדווח על עבודה בפועל שנשלחת מגליונות זמנים, חשוב לבקש מהמשאבים לא להקצות מחדש או להקצות משימות באופן אישי. כל ההקצאות אמורות לעבור דרך מנהל הפרוייקט או מנהל המשאבים. פעולה זו עוזרת להבטיח טיפול נכון בנתוני עבודה בפועל.

מרכז BI ב- Microsoft Project Web App מספק תבניות דוח שמנצלים את מסד הנתונים של הדיווח (T-SQL) ושירותי הניתוח (OLAP). תבניות אלה עשויות לעזור לך לחבר דוחות כנגד חנות הנתונים של גליון הזמנים.

לראש הדף

4. השתמש בקטגוריות של זמן מנהלי כדי לעקוב אחר עבודה שאינה עבודה בפרוייקט

ארגונים מסוימים דורשים מעקב אחר פעילויות ניהול או עבודה שאינה פועלת בפרוייקט. דוגמאות לפעילויות מנהליות כוללות זמן מחלה, חופשה ופעילויות חוזרות הקשורות לעבודה, כגון תמיכה בלקוחות, תחזוקת מערכת או פגישות. אנו ממליצים לעקוב אחר פעילויות אלה באמצעות קטגוריות זמן מנהליות. קטגוריות אלה דורשות תחזוקה מינימלית, והזמן הנלכד בקטגוריות אלה ניתן להשתמש כדי ליצור דוחות ניתוח נתונים מקוביית OLAP המתאימה.

אם קטגוריות של זמן מנהלי אינם עומדים בדרישות הארגון שלך, ואתה מחליט להשתמש בפרוייקטים כדי לעקוב אחר פעילויות ניהול, בעלי הפרוייקט צריך לפעול לפי הקווים המנחים הבאים לקבלת פרוייקטים יעילים יותר:

  • הגבל את מספר המשאבים שהוקצו לתוכנית הפרוייקט לפחות מ-100 משאבים.

  • הגבל את משך הזמן של תוכניות הפרוייקט למעקב אחר פעילויות ניהול בבסיס רבעוני או חצי שנתי.

  • שמור על משימות בתוכנית project מתוזמנות באופן אוטומטי, עם סוג פעילות של יחידות קבועות.

  • השאר את לוח הזמנים של תוכנית הפרוייקט בשורה עם תקופות דיווח של זמן.

לראש הדף

5. סגור משימות לעדכונים, במקום להשתמש בשדות ' פרסום והזמנת הזמנות '

מנהלי פרוייקטים עשויים למצוא את השדות ' פרסוםוהזמנת הזמנות ' שימושיים לשליטה על הניראות של פעילויות ומשאבים. ניתן להשתמש בשדה ' פרסום ' כדי לקבוע אילו משימות גלויות ב- Project Web App, והשדה ' סוג הזמנה ' יכול לשמש לקביעת המשאבים הגלויים במהלך תהליך תכנון המשאבים. עם זאת, שים לב ששדות אלה מהווים חלק מתהליך התכנון המוקדם. הם אינם מיועדים להגבלת היכולת של המשתמשים להמשיך לעקוב אחר זמן בפעילות מסוימת. אם השדות ' פרסום והזמנת הזמנות ' משמשים באופן שגוי, הם יכולים לגרום להסרת ערכי הפעילות מגליון הזמנים או ממצב הפעילות של המשתמש. פעולה זו קריטית במיוחד מאחר שהסרת ערכי הפעילות עשויה להיות משמעות לאבדן הזמן שהוגש.

אם ברצונך לסגור פעילות מסוימת כך שלא ניתן לשלוח זמן נוסף, באפשרותך להשתמש באפשרות סגור משימה לעדכון ב- Project Server 2010.

לראש הדף

סיכום

אם הארגון שלך משתמש בעבודה בפועל שנלכדה ב- Project Server 2010 יחד עם מערכות ERP או דיווח אחרות, לטובתך עליך לבצע את ההנחיות המתוארות במאמר זה:

  • שימוש במצב כניסה יחידה

  • הגנה על עדכוני משתמשים

  • שימוש בעבודה בפועל שנשלחה מגליונות זמנים, במקום תוכניות פרוייקט, לצורך דיווח ביחידות זמן עבודה

  • שימוש בקטגוריות של זמן מנהלי כדי לעקוב אחר עבודה שאינה עבודה בפרוייקט

  • סגירת משימות לעדכונים, במקום להשתמש בשדות ' פרסוםוהזמנת הזמנות '

על-ידי ביצוע שיטות עבודה מומלצות אלה, אתה עובד כדי לשמר את הדיוק של נתוני העבודה בפועל המוזנים בגליונות זמנים על-ידי משאבי הארגון שלך.

לראש הדף

תודות

צוות פרסום התוכן של Project Server מודה למשתתפים הבאים במאמר זה:

  • בובי ברנס, מנהל התוכנית II, project Server

  • Aik חן, מהנדס הסלמה של תמיכה בכיר, project Server

  • כריסטוף Fiessinger, מנהל מוצר טכני בכיר, פרוייקט/project Server

  • הת O'Cull, הפניה למנהל התוכנית הבכירה, project Server

  • Keshav Puttaswamy, מנהל המערכת של הקבוצה הראשית, project Server/project Server

  • מאט רו, מנהל התוכנית, project/project Server

  • קרין Sanghvi, מנהל התוכנית, project Server

  • אלי שלדון, מנהל התוכנית, project/project Server

  • בריאן סמית ', מהנדס בכיר של תמיכה במנעות, פרוייקט/project Server

  • Eric Zenz, מוביל מנהל התוכנית הבכיר, project Server

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×